Oprettelse af adresseetiketter i Access

Microsoft Office Access 2007 giver flere forskellige muligheder for at oprette etiketter med data fra Access-tabeller. Det letteste er at bruge guiden Etiket i Access til at oprette og udskrive etiketter fra en rapport, som du opretter. Du kan også importere data til Access fra andre kilder, f.eks. Microsoft Office Excel 2007-projektmapper og lister over kontaktpersoner i Microsoft Office Outlook 2007, og flette disse data eller eksisterende Access-tabeller sammen med et Microsoft Office Word 2007-dokument og derefter oprette og udskrive etiketter fra Word.

Hvad vil du foretage dig?

Bruge Access til at oprette og udskrive etiketter

Få tip og gode råd om at oprette etiketter

Udskrive data fra Access ved hjælp af guiden Brevfletning i Word

Bruge Access til at oprette og udskrive etiketter

I Access opretter du etiketter som en rapport med en lille sidestørrelse, der passer til den ønskede etiket. Den mest almindelige anvendelse af etiketter er som brevetiketter med adresseoplysninger, men alle data i Access kan udskrives som etiketter til mange forskellige formål. Hvis der er tale om adresseetiketter, får rapporten adresseoplysningerne fra de tabeller eller forespørgsler, der indeholder adresserne. Når rapporten udskrives, udskrives én etiket med hver adresse fra den underliggende postkilde.

Bemærk: I trinene i denne artikel forudsættes det, at du allerede har oprettet en Access-database, som indeholder tabeller (eller tilknyttede tabeller) med data til etiketterne. Du kan finde et link til flere oplysninger om at komme i gang med Access i afsnittet Se også.

Guiden Etiket stiller dig en række spørgsmål om etiketterne og de data, der skal udskrives på dem. Guiden opretter derefter rapporten, som du eventuelt kan tilpasse, hvis der er brug for det.

Oprette etiketter ved hjælp af guiden Etiket i Access

  1. Vælg eller åbn den tabel eller forespørgsel, som skal være postkilden til etiketterne, i navigationsruden.

  2. Klik på Etiketter i gruppen Rapporter under fanen Opret Knapflade .

    Access starter guiden Etiket.

    Første side i guiden Etiket

  3. Benyt følgende fremgangsmåde, hvis du kender producenten af etiketterne og etiketternes produktnummer:

    • Vælg producenten i boksen Filtrer efter producent.

    • Vælg den aktuelle etiket i boksen Hvilken størrelse skal etiketten have?

      Ellers kan du prøve at finde et produkt, hvis værdier i kolonnerne Dimensioner og Antal i bredden svarer til de aktuelle etiketter.

      Hvis du ikke kan finde en tilsvarende etiket:    

    • Klik på Tilpas og derefter på Ny.

      Dialogboksen Ny etiket vises.

      Siden Ny etiket i guiden Etiket

    • Mål etiketterne, og angiv målene i de pågældende felter i dialogboksen Ny etiket.

    • Skriv et navn til de brugerdefinerede etiketter i tekstboksen Etiketnavn, vælg den ønskede etikettype og -retning, og klik derefter på OK.

      Hvis du allerede har oprettet en brugerdefineret etiket, og du vil vælge den, skal du benytte følgende fremgangsmåde:    

    • Klik på Vis brugerdefinerede etiketstørrelser, og klik derefter på den ønskede brugerdefinerede etiket.

  4. Marker Arkfødning eller Fortløbende under Etikettype, og klik derefter på Næste.

  5. Vælg den ønskede skrifttype, skriftstørrelse, skrifttykkelse og tekstfarve til etiketten, og klik på Næste.

  6. Vælg de ønskede felter til etiketterne på listen Tilgængelige felter på siden Hvad skal der stå på adresseetiketten? i guiden, og dobbeltklik på dem for at føje dem til boksen Prototypeetiket.

    Tilføjelse af felter i guiden Etiket

    • Tryk på MELLEMRUM for at øge afstanden mellem felterne i boksen Prototypeetiket.

    • Tryk på ENTER for at indsætte en ny linje.

    • Brug piletasterne til at flytte mellem felter og linjer.

    • Tryk på TILBAGE for at fjerne et felt fra boksen.

    • Hvis du vil indsætte tekst eller tegnsætningstegn (f.eks. et komma efter bynavnet), skal du klikke det pågældende sted for at placere markøren der og begynde at skrive. Denne tekst bliver gentaget på alle etiketterne.

      Bemærk: Du kan kun tilføje felter af følgende datatyper ved at bruge guiden Etiket: Tekst, Notat, Tal, Dato/klokkeslæt, Valuta, Ja/Nej eller Vedhæftet fil. Hvis du vil tilføje felter af datatyperne, OLE-objekt eller Hyperlink, skal du åbne etiketrapporten i designvisning, når du har udført guiden Etiket og derefter bruge ruden Feltliste til at tilføje felterne. Tryk på ALT+F8 for at åbne ruden Feltliste, når rapporten er åben i designvisning.

      Klik på Næste, når alle felterne er placeret på den ønskede måde på etiketten.

  7. På den næste side kan du vælge felter, som etiketterne skal sorteres efter. Du ønsker måske at sortere efter postnummer ved større udsendelse af breve. Vælg de felter, du vil sortere efter, på listen Tilgængelige felter, og dobbeltklik på dem for at føje dem til boksen Sorter efter. Klik på Næste, når du er færdig.

    Angivelse af sorteringsrækkefølge i guiden Etiket

  8. Skriv et navn til etiketterne på den sidste side, og klik på Udfør.

    Sidste side i guiden Etiket

    Hvis du vælger Se etiketterne, som de ser ud, når de udskrives på den sidste side i guiden Etiket, viser Access etiketterne med Vis udskrift. Du kan klikke på etiketten for at zoome ind og ud, eller du kan bruge zoomkontrolelementet på statuslinjen.

    Kontrolelementet Zoom

    Hvis du vælger Redigere etiketdesignet på den sidste side i guiden Etiket, viser Access etiketrapporten i designvisning.

Tilpasning af etikettens udseende

Hvis etiketterne ikke er kommet til at se ud, som du ønsker, kan du tilpasse layoutet ved at åbne rapporten i designvisning og foretage ændringer. Når du arbejder med etiketter, er det normalt lettest at bruge designvisning, hvor du mere nøjagtigt kan styre layoutet. Skift til Vis udskrift for at se resultatet af de ændringer, du har foretaget i designvisning.

Hvis dataene ikke er placeret korrekt i forhold til etiketterne

I mange tilfælde kan du rette mindre problemer med etiketternes layout ved at foretage justeringer i designvisning. Du kan flytte kontrolelementerne, og du kan justere etiketstørrelsen ved at ændre bredden eller højden af detaljesektionen.

Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning for at skifte til designvisning Knapflade i genvejsmenuen.

Du kan bruge dialogboksen Sideopsætning i designvisning til at ændre margenerne eller afstanden mellem etiketterne.

Klik på Kolonner Knapflade i gruppen Sidelayout under fanen Sideopsætning. Dialogboksen Sideopsætning vises med fanen Kolonner åben.

Fanen Kolonner i dialogboksen Sideopsætning

Du kan ændre følgende indstillinger i de tre sektioner i dialogboksen Sideopsætning:

Sektion

Indstilling

Beskrivelse

Gitterlinjeindstillinger

Antal kolonner

Dette skal være lig med antallet af etiketter på tværs af siden.

Rækkeafstand

Angiv en ny værdi for at øge eller formindske den lodrette afstand mellem etiketterne.

Kolonneafstand

Angiv en ny værdi for at øge eller formindske den vandrette afstand mellem etiketterne.

Kolonnestørrelse

Bredde

Vær opmærksom på margenindstillingerne og kolonneafstanden, når du angiver en værdi for denne indstilling.

Du kan kontrollere og justere margenerne ved at klikke på Udskriftsindstillinger i dialogboksen Sideopsætning.

Højde

Juster højden af etiketterne, hvis det er nødvendigt.

Samme som detalje

Hvis denne indstilling er markeret, sættes kolonnebredden og højden lig med bredden og højden af detaljesektionen i designvisning.

Kolonnelayout

Nedad og derefter henad

Hvis denne indstilling er markeret, udskrives etiketternes data først ned ad den første kolonne, derefter ned ad den anden kolonne, osv.

Henad og derefter nedad

Hvis denne indstilling er markeret, udskrives etiketternes data først hen ad den første række, derefter hen ad den anden række, osv.

Bemærk: Du kan også bruge dialogboksen Sideopsætning i Vis udskrift. Når du klikker på OK for at lukke dialogboksen, kan du se, hvordan de nye indstillinger påvirker etiketterne.

Det kan eventuelt være nødvendigt at eksperimentere for at opnå den optimale justering af dataenes placering på etiketterne, især hvis der er tale om etiketter med flere kolonner, hvor papiret føres ind i printeren som enkeltark. En etiketrapport består af et antal områder, f.eks. selve etiketterne, pladsen mellem etiketterne og pladsen til sidemargenerne. Hvis arket med etiketter er 215,9 mm bredt, og du bruger en margen på 6,35 mm til venstre og højre, er der kun 203,2 mm tilbage (215,9 minus 12,7). Hvis du designer rapporten til at have to kolonner med etiketter og bruger 6,35 mm til den vandrette afstand mellem etiketterne (indstillingen Kolonneafstand i dialogboksen Sideopsætning), er der kun 196,85 mm tilbage til selve etiketterne. Derfor må bredden af detaljesektionen ikke være større end 98,425 mm (196,85 / 2 kolonner), for at der er plads til dataene på etiketterne. Det samme gælder i den lodrette dimension – du skal være opmærksom på top- og bundmargenerne og den lodrette afstand mellem etiketterne, når du justerer etiketternes højde.

Hvis indstillingerne i dialogboksen Sideopsætning og/eller bredden af kontrolelementerne i rapportdesignet medfører, at der er nogle data, der ikke er plads til på siden, når den udskrives eller vises, viser Access meddelelsen "Enkelte data kan måske ikke vises". Dette er et sikkert tegn på, at du skal finjustere sideindstillingerne og måske justere størrelsen af kontrolelementerne i rapportdesignet. Prøv at benytte en af følgende fremgangsmåder, hvis du får vist denne meddelelse:

  • Reducer bredden af kontrolelementerne i detaljesektionen, så der er plads til dem inden for den beregnede plads, der er tilgængelig for en enkelt etiket. Se det tidligere eksempel for at finde ud af, hvordan du beregner den tilgængelige plads.

  • Reducer størrelsen af sidemargenerne i dialogboksen Sideopsætning. Dette øger den plads, der er tilgængelig til data på etiketterne.

Udskrive etiketterne

  1. Åbn rapporten i en visning (eller vælg rapporten i navigationsruden).

  2. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Udskriv. Knappen Udskriv

    Dialogboksen Udskriv åbnes.

  3. Vælg indstillinger for printer, udskriftsområde og antal kopier.

  4. Klik på OK.

Toppen af siden

Få tip og gode råd om at oprette etiketter

  • Valg af de adresser, du vil udskrive    Hvis du ikke ønsker at udskrive alle adresserne i den underliggende postkilde, kan du benytte en af følgende fremgangsmåder:

    • Vælge adresser ved at angive et eller flere kriterier    Opret en parameterforespørgsel, og angiv denne forespørgsel som etiketrapportens postkilde. Når du åbner rapporten, beder forespørgslen dig angive kriterierne for at hente poster. Derefter hentes de poster, der svarer til disse kriterier, og de gøres tilgængelige for etiketrapporten.

      Hvis du bruger Word til at oprette og udskrive adresserne, skal du angive parameterforespørgslen som datakilden under brevfletningen.

    • Vælge adresser ved at gennemse adresseposterne     Benyt følgende fremgangsmåde, hvis du vil gennemse adresselisten og udvælge de adresser, der skal udskrives på etiketter:

      1. Indsæt et Ja/Nej-felt med navnet UdskrivEtiket i den underliggende adressetabel i designvisning. Når du skifter til dataarkvisning, vises der et afkrydsningsfelt i hver række i kolonnen UdskrivEtiket.

      2. Brug guiden Simpel forespørgsel til at oprette en forespørgsel, der omfatter alle adressefelterne og feltet UdskrivEtiket.

      3. Åbn forespørgslen i designvisning, og skriv Ja i cellen Kriterier for feltet UdskrivEtiket. Forespørgslen henter kun de adresser, du vil udskrive.

      4. Indstil egenskaben Postkilde for etiketrapporten til navnet på forespørgslen.

      5. Før du udskriver etiketterne, skal du åbne tabellen i dataarkvisning og markere afkrydsningsfelterne for de adresser, du vil udskrive. Fjern en eventuel markering i afkrydsningsfelterne for de adresser, du ikke vil udskrive. Derefter kan du åbne rapporten og udskrive den.

  • Udskrivning af adresser direkte på konvolutter    Du kan også udskrive adresser direkte på konvolutter i stedet for at udskrive dem på etiketter, som skal sættes på konvolutterne. Hvis du vil udskrive en etiket på en konvolut, skal du oprette en brugerdefineret etiket. Klik på Tilpas, når du bliver bedt om at angive detaljerede oplysninger for etiketten i trin 1 i guiden, og følg anvisningerne i trin 4. Husk at indstille Etikettype til Arkfødning.

Toppen af siden

Udskrive data fra Access ved hjælp af guiden Brevfletning i Word

Hvis adresserne er gemt i Access, men du ønsker at eksportere dem til Word, så du kan bruge brevfletningsfunktionerne i Word til at formatere og udskrive etiketterne, kan du bruge guiden Brevfletning i Word.

  1. Vælg på den tabel eller forespørgsel, der indeholder de data, du vil udskrive, i navigationsruden.

  2. Klik på Mere i gruppen Eksporter under fanen Eksterne data, og klik derefter på Brevfletning med Microsoft Office Word.

    Guiden Brevfletning med Microsoft Word starter.

  3. Klik på Sammenkæde data med et eksisterende Microsoft Word-dokument, hvis du allerede har oprettet et dokument og ønsker at sammenkæde data med det. Ellers skal du klikke på Oprette et nyt dokument og sammenkæde dataene med det.

  4. Klik på OK.

    Hvis du vælger Oprette et nyt dokument og sammenkæde dataene med det, vises dialogboksen Vælg Microsoft Word-dokument. Marker det ønskede dokument, og klik på Åbn. Dokumentet åbnes i Word.

    Hvis du vælger at oprette et nyt dokument, starter Word og åbner et tomt dokument.

  5. Følg anvisningerne i ruden Brevfletning i Word. Yderligere oplysninger om guiden Brevfletning med Word finder du i Hjælp til Word.

Bemærk: Du kan bruge Word til at udskrive adresser, uanset hvor adresserne er gemt. Fra Word kan du oprette forbindelse til adresselister i mange forskellige programmer, f.eks. Excel, Outlook og Access. Hvis du ikke allerede har en adresseliste, kan du oprette en i Word og derefter udskrive etiketter. Yderligere oplysninger finder du i Hjælp til Word.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×