Oprette tabeller i en database

Når du opretter en database, gemmes data i tabeller – emnebaserede lister med rækker og kolonner. Du kan f.eks. oprette tabellen Kontaktpersoner med en liste over navne, adresser og telefonnumre eller tabellen Produkter til oplysninger om produkter. Du bør altid starte designet af en database ved først at oprette dens tabeller, selv før du opretter andre databaseobjekter.

Denne artikel forklarer, hvordan du kan oprette tabeller. Du skal lære at oprette en tabel, føje felter til tabellen og definere en tabels primære nøgle. Der findes også oplysninger om datatyper, og hvordan du kan angive felt- og tabelegenskaber.

Før du opretter tabeller, skal du nøje overveje kravene til og formålene med databasen, så du er klar over, hvilke tabeller du skal bruge. Der findes en introduktion til planlægning og design af en database i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Denne artikel indeholder

Hvad er en tabel?

Oprette en ny tabel

Oprette en tabel på basis af en tabelskabelon

Importere eller sammenkæde data for at oprette en tabel

Oprette en tabel på basis af en SharePoint-liste

Føje felter til en tabel i dataarkvisning

Tilføje felter ved hjælp af feltskabeloner

Tilføje et felt fra en eksisterende tabel

Indstille et felts datatype i dataarkvisning

Gemme en tabel

Indstille den primære nøgle

Angive feltegenskaber

Angive tabelegenskaber

Hvad er en tabel?

En tabel indeholder data om et bestemt emne som f.eks. medarbejdere eller produkter. Hver post i en tabel indeholder oplysninger om ét element, f.eks. en bestemt medarbejder. En post består af felter som f.eks. navn, adresse og telefonnummer. En post kaldes også for en række, og et felt kaldes også for en kolonne.

Kundetabel i Access, der viser layout for poster og felter

1. Post eller række

2. Felt eller kolonne

En database kan indeholde mange tabeller, der hver især indeholder oplysninger om et særskilt emne. Hver tabel kan indeholde mange felter af forskellige typer, herunder tekst, tal, datoer og billeder.

På følgende liste vises nogle almindelige eksempler på tabeller, du kan oprette.

  • En kundetabel med en liste over firmaets kunder og deres adresser

  • Et katalog med produkter, der er til salg, med priser og billeder af produkterne

  • En opgavetabel med opgaver og forfaldsdatoer

  • En inventarliste eller en lagerbeholdning

Du bør planlægge og designe databasen med omhu for at sikre dig, at den er korrekt og ikke skal ændres for meget senere. Oplysninger om planlægning og design af en database finder du i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Toppen af siden

Oprette en ny tabel

En simpel database som f.eks. en liste over kontaktpersoner bruger måske kun en enkelt tabel. Mange databaser bruger dog flere tabeller. Når du opretter en ny database, oprettes en fil på computeren, der fungerer som container for alle objekterne i databasen, herunder tabellerne.

Du kan oprette en tabel ved at oprette en ny database, ved at indsætte en tabel i en eksisterende database eller ved at importere eller kæde data fra en anden datakilde til en tabel. Det kan f.eks. være en Microsoft Office Excel 2007-projektmappe, et Microsoft Office Word 2007-dokument, en tekstil eller en anden database. Når du opretter en ny tom database, indsættes automatisk en ny tom tabel. Du kan derefter indtaste data for at definere felterne.

Oprette en ny tabel i en ny database

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Ny.

  2. Skriv et filnavn i boksen Filnavn. Hvis du vil skifte placering, skal du klikke på mappeikonet for at gå til den ønskede placering.

  3. Klik på Opret.

    Den nye database åbnes, og en ny tabel med navnet Tabel1 oprettes og åbnes i dataarkvisning.

Oprette en ny tabel i en eksisterende database

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. Klik på Tabel i gruppen Tabeller på fanen Opret.

    Billede af Access-båndet

    Der indsættes en ny tabel i databasen, og tabellen åbnes i dataarkvisning.

Toppen af siden

Oprette en tabel på basis af en tabelskabelon

Hvis du vil oprette en tabel til kontaktpersoner, opgaver, problemer, begivenheder eller aktiver, kan du starte med tabelskabelonerne til disse emner i Office Access 2007. Tabelskabelonerne er designet, så de er kompatible med Windows SharePoint Services 3.0-lister af samme navn.

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. Klik på Tabelskabeloner i gruppen Tabeller på fanen Opret, og vælg derefter en af de tilgængelige skabeloner på listen.

    Billede af Access-båndet

    Der indsættes en ny tabel, som er baseret på den tabelskabelon, du har valgt.

Toppen af siden

Importere eller sammenkæde data for at oprette en tabel

Du kan oprette en tabel ved at importere eller oprette en kæde til data, der er gemt et andet sted. Du kan f.eks. importere eller oprette en kæde til oplysninger i et Excel-regneark, en SharePoint-liste en XML-fil, en anden Access-database, en Microsoft Office Outlook 2007-mappe og en række andre kilder. Når du importerer oplysningerne, oprettes en kopi af oplysningerne i en ny tabel i den aktuelle database. Hvis du opretter en kæde til oplysningerne, oprettes en sammenkædet tabel i den aktuelle database, der repræsenterer en dynamisk kæde til de eksisterende oplysninger, der er gemt et andet sted. Når du derefter ændrer data i den sammenkædede tabel, ændrer du også datakilden (med visse undtagelser – se bemærkningen nedenfor). Når kildeoplysningerne bliver ændret i et andet program, kan ændringen ses i den sammenkædede tabel.

Bemærk: I nogle tilfælde kan du ikke ændre datakilden via en sammenkædet tabel, især hvis datakilden er et Excel-regneark.

Oprette en ny tabel ved at importere eller oprette en kæde til eksterne data

  1. Klik på Åbn i menuen Filer for at bruge en eksisterende database.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. Klik på Ny i menuen Filer for at oprette en ny database.

    • Skriv et filnavn i tekstboksen Filnavn. Hvis du vil skifte placering, skal du klikke på mappeikonet.

    • Klik på Opret.

      Den nye database åbnes, og en ny tabel med navnet Tabel1 oprettes og åbnes i dataarkvisning.

  4. Klik på en af de tilgængelige datakilder i gruppen Importer under fanen Eksterne data.

    Billede af Access-båndet

  5. Følg vejledningen i dialogboksene.

    Der oprettes en ny tabel, som vises i navigationsruden.

Bemærk: Du kan også importere eller oprette en kæde til en SharePoint-liste ved at bruge en kommando under fanen Opret. Der findes en detaljeret vejledning i nedenstående afsnit.

Toppen af siden

Oprette en tabel på basis af en SharePoint-liste

Du kan oprette en databasetabel, der importerer data fra eller er sammenkædet med en SharePoint-liste. Listen kan eksistere i forvejen, så du kan importere eller oprette en kæde til den, eller du kan oprette en ny brugerdefineret liste eller en ny liste, der er baseret på en foruddefineret skabelon. De foruddefinerede skabeloner i Office Access 2007 omfatter Kontaktpersoner, Opgaver, Problemer og Begivenheder.

Åbn først den database, hvor du vil oprette tabellen.

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. Klik på SharePoint-lister i gruppen Tabeller på fanen Opret.

    Billede af Access-båndet

Benyt derefter en af følgende fremgangsmåder:

Oprette listen ud fra en skabelon

  1. Klik på enten Kontaktpersoner, Opgaver, Problemer eller Begivenheder.

  2. Skriv URL-adressen for det SharePoint-websted, hvor du vil placere listen, i dialogboksen Opret ny liste. Indtast navnet på den nye SharePoint-liste og en beskrivelse af den.

  3. Hvis den sammenkædede tabel skal åbnes, når den er oprettet, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn listen ved afslutning (er som standard markeret). Ellers skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.

  4. Klik på OK.

Oprette en ny brugerdefineret liste

  1. Klik på Brugerdefineret.

  2. Skriv URL-adressen for det SharePoint-websted, hvor du vil placere listen, i dialogboksen Opret ny liste. Indtast navnet på den nye SharePoint-liste og en beskrivelse af den.

  3. Hvis den sammenkædede tabel skal åbnes, når den er oprettet, skal du markere afkrydsningsfeltet Åbn listen ved afslutning (er som standard markeret). Ellers skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.

  4. Klik på OK.

Importere data fra en eksisterende liste

  1. Klik på Eksisterende SharePoint-liste.

  2. Skriv URL-adressen for det SharePoint-websted, der indeholder listen, i dialogboksen Hent eksterne data.

  3. Klik på Importer kildedataene til en ny tabel i den aktuelle database.

  4. Klik på Næste.

  5. Marker afkrydsningsfeltet ud for den eller de SharePoint-lister, du vil importere.

  6. Klik på OK.

Sammenkæde med en eksisterende liste

  1. Klik på Eksisterende SharePoint-liste.

  2. Skriv URL-adressen for det SharePoint-websted, der indeholder listen, i dialogboksen Hent eksterne data.

  3. Klik på Opret en kæde til datakilden ved at oprette en sammenkædet tabel.

  4. Klik på Næste.

  5. Marker afkrydsningsfeltet ud for den eller de SharePoint-lister, du vil oprette en kæde til.

  6. Klik på OK.

Toppen af siden

Føje felter til en tabel i dataarkvisning

De dataelementer, du vil registrere, gemmes i felter (også kaldet kolonner). I en tabel med kontaktpersoner kan du f.eks. oprette felterne Efternavn, Fornavn, Telefonnummer og Adresse. I en tabel med produkter kan du f.eks. oprette felterne Produktnavn, Produkt-id og Pris.

Du skal vælge felterne med omhu. Det er f.eks. en dårlig idé at oprette et felt til en beregnet værdi. Du kan normalt få Office Access 2007 til at beregne værdien efter behov. Når du vælger felter, skal du gemme oplysningerne i så små brugbare dele som muligt. I stedet for feltet FuldeNavn bør du gemme feltet Efternavn og Fornavn. Generelt set skal du, hvis du har brug for at rapportere, sortere, søge efter eller beregne et element med oplysninger, placere det i en kolonne for sig. Yderligere oplysninger om design af en database og udvælgelse af felter finder du i artiklen Grundlæggende oplysninger om databasedesign.

Til hvert felt er der defineret visse egenskaber. Hvert felt har f.eks. et navn, der entydigt identificerer feltet i en tabel. Et felt har også en datatype, der passer til de oplysninger, der skal gemmes. Datatypen bestemmer de værdier, der kan gemmes, og de handlinger, der kan udføres, samt mængden af lagerplads for hver værdi. Hvert felt er også knyttet til en række indstillinger, der kaldes for egenskaber, og som definerer feltets udseende eller funktionsmåde. Egenskaben Format definerer f.eks. feltets visningslayout - dvs. som det skal se ud på skærmen.

Når du opretter en ny tabel, åbnes den i dataarkvisning. Du kan straks tilføje et felt ved at skrive oplysninger i kolonnen Tilføj nyt felt.

Dataark i Access med kolonnen Tilføj et nyt felt

Føje et nyt felt til en eksisterende tabel

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. Dobbeltklik på en af de tilgængelige tabeller i navigationsruden for at åbne den.

  4. Skriv dataene i cellen under kolonneoverskriften Tilføj nyt felt.

Føje et nyt felt til en ny tabel

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. Klik på Tabel i gruppen Tabeller på fanen Opret.

    Billede af Access-båndet

    Der indsættes og åbnes en ny tabel i databasen i dataarkvisning.

  4. Skriv dataene i cellen under kolonneoverskriften Tilføj nyt felt.

Når du indtaster data i den nye kolonne, bruger Office Access 2007 de indtastede oplysninger til at fastlægge feltets datatype. Hvis du f.eks. skriver en dato i kolonnen som f.eks. 11-11-2006, kan Office Access 2007 se, at der er tale om en dato og indstiller feltets datatype til Dato og klokkeslæt. Hvis Access ikke kan bruge de oplysninger, du har indtastet, til at genkende datatypen, indstilles datatypen til Tekst.

I nedenstående tabel vises, hvordan den automatiske genkendelse af datatypen fungerer i dataarkvisning.

Hvis du skriver:

Office Access 2007 opretter et felt med datatypen:

John

Tekst

http://www.contoso.com

Du kan bruge ethvert gyldigt internetprotokolpræfiks som f.eks. http://, https:// og mailto:

Hyperlink

50000

Tal, Langt heltal

50.000

Tal, Langt heltal

50.000,99

Tal, Dobbelt reelt tal

50000,389

Tal, Dobbelt reelt tal

31-12-2006

De genkendte dato- og klokkeslætsformater er lig med brugerens landestandard.

Dato og klokkeslæt

31. december 2006

Dato og klokkeslæt

10:50:23

Dato og klokkeslæt

10:50

Dato og klokkeslæt

17:50

Dato og klokkeslæt

kr 12,50

Det genkendte valutasymbol er lig med brugerens landestandard.

Valuta

21,75

Tal, Dobbelt reelt tal

123,00%

Tal, Dobbelt reelt tal

3,46E+03

Tal, Dobbelt reelt tal


Foruden fastlæggelsen af datatypen kan Office Access 2007 også indstille egenskaben Format alt efter, hvad du indtaster. Hvis du f.eks. skriver 10:50, angives datatypen Dato og klokkeslæt, og egenskaben Format indstilles til Mellemlangt klokkeslætsformat.

Hvis du manuelt vil angive datatype og format for et felt og tilsidesætte det valg, som Office Access 2007 foretager, kan du gøre dette ved hjælp af kommandoerne i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark.

Angive datatypen manuelt

  1. Klik på Datatype i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark.

    Billede af gruppen for datatype og -formatering på båndet i Access

  2. Klik på den ønskede datatype.

Angive formatet manuelt

  1. Klik på Format i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark.

  2. Klik på det ønskede format.

Når du tilføjer et felt ved at skrive oplysninger i cellen under overskriften Tilføj nyt felt, tildeler Office Access 2007 automatisk feltet et navn. Navnet er Felt1 for det første felt, Felt2 for det andet felt osv. Det er en god idé et bruge mere sigende feltnavne. Du kan omdøbe et felt ved at højreklikke på dets overskrift og derefter klikke på Omdøb kolonne i genvejsmenuen.

Feltnavne kan bestå af op til 64 tegn (bogstaver eller tal), herunder mellemrum. Du bør give felter sigende navne, som du nemt kan identificere, når du læser og redigerer poster. Du kan f.eks. bruge feltnavnene Fornavn, Efternavn, Adresse og Telefonnummer.

Toppen af siden

Tilføje felter ved hjælp af feltskabeloner

Det kan være nemmere at foretage valg på en foruddefineret liste over felter, når du vil oprette et felt manuelt. Du kan bruge opgaveruden Feltskabeloner til at vælge foruddefinerede felter på en liste. Office Access 2007 er leveret med et sæt indbyggede feltskabeloner, som kan spare dig for en masse tid, når du opretter felter. Hvis du vil oprette et nyt felt ved hjælp af en feltskabelon, skal du få vist ruden Feltskabeloner og derefter trække en eller flere skabeloner til den tabel, der er åben i dataarkvisning.

Et feltskabelon er et foruddefineret sæt indstillinger og egenskaber, der beskriver feltet. Feltskabelonens definition omfatter et feltnavn, en datatype, en indstilling for feltets formategenskab og en række andre feltegenskaber, der tilsammen danner en model, der er udgangspunktet for oprettelsen af et nyt felt.

  1. Sørg for, at tabellen er åben i dataarkvisning.

  2. Klik på Nyt felt i gruppen Felter & kolonner på fanen Dataark.

    Billede af båndet i Access

    Ruden Feltskabeloner vises.

  3. Marker et eller flere felter i ruden Feltskabeloner, og træk dem til tabellen. Når indsætningslinjen vises, skal du slippe felterne på den ønskede plads.

    Felterne vises i dataarket.

Feltskabeloner er modeller. De skaber et grundlag, som du kan oprette et nyt felt ud fra. Men de er ikke alene et grundlag for oprettelsen af et nyt felt. Du kan også bruge en feltskabelon til at oprette et nyt felt ud fra et eksisterende felt i en anden tabel.

Toppen af siden

Tilføje et felt fra en eksisterende tabel

Hvis du bruger en database, der indeholder mere end én tabel, kan du tilføje et felt fra en anden tabel. Nogle af tabellerne vil typisk være relateret. I en relationsdatabase gemmes oplysninger i separate emnebaserede tabeller, og du skal definere relationerne for at give databasestyringssystemet de oplysninger, det skal bruge for at kunne sammensætte oplysningerne på den ønskede måde. I Office Access 2007 kan du oprette et nyt felt ved at tilføje det fra en anden relateret tabel eller ved at tilføje det fra en anden tabel, som du endnu ikke har oprettet en relation for. Du skal tilføje feltet i ruden Feltliste, hvor du kan se de felter, der er tilgængelige i andre tabeller i databasen.

Ruden Feltliste

Åbne ruden Feltliste

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. I navigationsruden skal du dobbeltklikke på den tabel, du vil føje et eksisterende felt til.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  4. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Felter & kolonner på fanen Dataark.

    Billede af båndet i Access

    Ruden Feltliste vises.

I ruden Feltliste vises alle de andre tabeller i databasen, og de er inddelt i kategorier. Når du arbejder med en tabel i dataarkvisning, vises kategorier i ruden Feltliste: Tilgængelige felter i relaterede tabeller og Tilgængelige felter i andre tabeller. I den første kategori vises alle de tabeller, der har en relation til den åbne tabel. I den anden kategori vises alle de tabeller, som tabellen ikke har en relation til.

Yderligere oplysninger om tabelrelationer finder du i artiklen Oprette, redigere eller slette en relation.

Når du klikker på plustegnet (+) ud for en tabel, vises en liste over alle de felter, der er tilgængelige i denne tabel. Hvis du vil tilføje et felt i tabellen, skal du trække det ønskede felt fra ruden Feltliste til tabellen i dataarkvisning.

Tilføje et felt fra ruden Feltliste

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn.

  2. Vælg og åbn databasen i dialogboksen Åbn.

  3. I navigationsruden skal du dobbeltklikke på den tabel, du vil føje et eksisterende felt til.

    Tabellen åbnes i dataarkvisning.

  4. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Felter & kolonner på fanen Dataark.

    Billede af båndet i Access

    Ruden Feltliste vises.

  5. Klik på plustegnet (+) ud for en tabel for at få vist listen over felterne i denne tabel.

  6. Træk det ønskede felt fra ruden Feltliste til tabellen i dataarkvisning.

  7. Når indsætningslinjen vises, skal du slippe feltet på den ønskede plads.

    Indsætningslinje til at indsætte et felt fra ruden Feltliste

    Guiden Opslag starter.

  8. Følg vejledningen på skærmen for at fuldføre guiden Opslag.

    Når du har fuldført guiden, vises feltet i tabellen i dataarkvisning.

Bemærk: Når du trækker et felt fra en ikke-relateret tabel og derefter fuldfører guiden Opslag, oprettes automatisk en ny en-til-mange-relation mellem tabellen i ruden Feltliste og den åbne tabel.

Toppen af siden

Indstille et felts datatype i dataarkvisning

Office Access 2007 er god til automatisk at genkende datatypen for et felt, du opretter i dataarkvisning. Du kan dog få brug for at tilsidesætte det valg, som Access har foretaget. Du har måske eksisterende produkt-id'er, der identificerer de produkter, du sælger. Hvis du skriver et numerisk id som f.eks. 1003 i en tabel i dataarkvisning, indstiller den automatiske genkendelse af datatypen en numerisk datatype for feltet. Du bør dog kun bruge en numerisk datatype til felter, der skal bruges i matematiske beregninger. Normalt skal identifikatorer som f.eks. produkt-id gemmes som datatypen Tekst.

Hvis du manuelt vil angive datatype og format for et felt og tilsidesætte det valg, som Office Access 2007 foretager, kan du gøre dette ved hjælp af kommandoerne i gruppen Datatype og -formatering under fanen Data.

Angive datatypen manuelt

  1. Klik på Datatype i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark.

    Billede af gruppen for datatype og -formatering på båndet i Access

  2. Klik på den ønskede datatype.

Brug nedenstående tabel til at fastlægge den korrekte datatype.

Angive formatet manuelt

  1. Klik på Format i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark.

  2. Klik på det ønskede format.

I nedenstående tabel beskrives de datatyper, der er tilgængelige for felter i Office Access 2007.

Datatype

Beskrivelse

Størrelse

Tekst

Alfanumeriske tegn.

Bruges til tekst eller tekst og tal, der ikke anvendes i beregninger (f.eks. produkt-id).

Op til 255 tegn.

Notat

Alfanumeriske tegn (længere end 255 tegn) eller tekst med RTF-formatering.

Bruges til tekst, der er længere end 255 tegn, eller til tekst med RTF-formatering. Notatfelter kan f.eks. bruges til noter, længere beskrivelser og tekstafsnit med formatering som f.eks. fed eller kursiv skrift.

Op til 1 gigabyte tegn eller 2 gigabyte lagerplads (2 byte pr. tegn), hvoraf du kan få vist 65.535 tegn i et kontrolelement.

Tal

Numeriske værdier (heltal og brøker).

Bruges til at gemme tal, der skal medtages i beregninger, bortset fra valutabeløb (brug datatypen Valuta til valutabeløb).

1, 2, 4 eller 8 byte eller 16 byte til replikerings-id.

Dato og klokkeslæt

Datoer og klokkeslæt.

Bruges til at gemme dato- og klokkeslætsværdier. Bemærk, at alle de gemte værdier både har en datokomponent og en klokkeslætskomponent.

8 byte.

Valuta

Valutabeløb.

Bruges til at gemme valutabeløb.

8 byte.

Autonummerering

En entydig numerisk værdi, som Office Access 2007 automatisk indsætter, når der tilføjes en post.

Bruges til at oprette entydige værdier, der kan bruges som primær nøgle. Bemærk, at autonummereringsfelter kan stige med et bestemt interval eller udvælges vilkårligt.

4 byte eller 16 byte til replikerings-id.

Ja/Nej

Booleske værdier.

Bruges til Sand/Falsk-felter, der kan indeholde den ene af to mulige værdier: f.eks. Ja/Nej eller Sand/Falsk.

1 bit (8 bit = 1 byte).

OLE-objekt

OLE-objekter eller andre binære data.

Bruges til at gemme OLE-objekter fra andre Microsoft Windows-baserede programmer.

Op til 1 gigabyte.

Vedhæftet fil

Billeder, grafikfiler, binære filer, Office-filer.

Dette er den foretrukne datatype til lagring af digitale billeder og alle former for binære filer.

2 gigabyte til komprimerede vedhæftede filer. Ca. 700 KB til ikke-komprimerede vedhæftede filer, afhængig af omfanget af komprimeringen.

Hyperlink

Hyperlinks.

Bruges til at gemme hyperlinks, så et enkelt klik giver adgang til websider via URL-adresser (Uniform Resource Locator) eller filer med et navn i UNC-format (Universal Naming Convention). Du kan også oprette hyperlinks til Access-objekter, der er gemt i en database.

Op til 1 gigabyte tegn eller 2 gigabyte lagerplads (2 byte pr. tegn), hvoraf du kan få vist 65.535 tegn i et kontrolelement.

Guiden Opslag

Egentlig ikke en datatype. Den kalder guiden Opslag.

Bruges til at starte guiden Opslag, så du kan oprette et felt, der bruger en kombinationsboks til at slå en værdi op i en anden tabel, forespørgsel eller værdiliste.

Tabel- eller forespørgselsbaseret: Størrelsen af den bundne kolonne.

Værdibaseret: Størrelsen af det tekstfelt, der bruges til at gemme værdien.


Tip: Til telefonnumre, varenumre og andre numre, der ikke skal bruges i matematiske beregninger, skal du vælge datatypen Tekst i stedet for datatypen Tal.

Til datatyperne Tekst og Tal kan du angive feltstørrelsen eller datatypen mere specifikt ved at angive en værdi i egenskabsboksen Feltstørrelse.

Toppen af siden

Gemme en tabel

Når du har føjet felter til en tabel, bør du gemme dens design. Når du gemmer en ny tabel for første gang, skal du give den et navn, der beskriver dens indhold. Navnet kan bestå af op til 64 tegn (bogstaver eller tal), herunder mellemrum. Du kan f.eks. give en tabel navnet Kunder, Varelager eller Produkter.

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem, eller tryk på Ctrl+S.

    Eller

    Højreklik på tabellens dokumentfane, og klik derefter på Gem i genvejsmenuen.

    Eller

    Klik på GemVærktøjslinjen Hurtig adgang.

  2. Hvis du gemmer tabellen for første gang, skal du skrive tabellens navn og derefter klikke på OK.

Toppen af siden

Indstille den primære nøgle

En tabels primære nøgle består af et eller flere felter, der entydigt identificerer hver række, der gemmes i tabellen. Der er ofte et entydigt identifikationsnummer som f.eks. et id-nummer, et serienummer eller en kode, der fungerer som primær nøgle. Du kan f.eks. have tabellen Kunder, hvor hver kunde har et entydigt kundenummer. Feltet Kunde-id er den primære nøgle i tabellen.

En velegnet primær nøgle har flere egenskaber. For det første skal den entydigt identificere den enkelte række. For det andet er den aldring tom eller en Null-værdi: Den indeholder altid en værdi. For det tredje ændres den sjældent (ideelt set aldring). I Access bruges primære nøglefelter til at sammensætte data fra forskellige tabeller.

Du bør altid angive en primær nøgle for en tabel. Access opretter automatisk et indeks til den primære nøgle, så det er hurtigere at udføre forespørgsler og andre handlinger. Access sørger også for, at hver post har en værdi i det primære nøglefelt, og at den altid er entydig.

Når du opretter en ny tabel i dataarkvisning, opretter Access automatisk en primær nøgle, som tildeles et feltnavn med id og datatypen Autonummerering. Feltet er skjult i dataarkvisning, men du kan se det, hvis du skifter til designvisning.

Skifte til designvisning

  1. Højreklik på dokumentfanen, og klik derefter på Designvisning.

    Eller

    Højreklik på tabelnavnet i navigationsruden, og klik derefter på Designvisning.

    Eller

    Klik på Designvisning på statuslinjen i Access.

Hvis du vil ændre eller fjerne den primære nøgle eller oprette den primære nøgle for en tabel, der ikke allerede har en sådan, skal du bruge designvisning.

Angive eller ændre den primære nøgle

  1. Åbn tabellen i designvisning.

  2. Marker det eller de felter, du vil bruge som den primære nøgle.

    Hvis du vil markere ét felt, skal du klikke på rækkevælgeren for det ønskede felt.

    Hvis du vil markere mere end ét felt, skal du holde CTRL-tasten nede, mens du klikker på rækkevælgeren for hvert felt.

  3. Klik på Primær nøgle i gruppen Funktioner under fanen Design.

    Gruppen Funktioner under fanen Design

    Der tilføjes en nøgleindikator til venstre for det eller de felter, du har angivet som primær nøgle.

Fjerne den primære nøgle

  1. Åbn tabellen i designvisning.

  2. Klik på rækkevælgeren for den aktuelle primære nøgle.

    Hvis den primære nøgle består af et enkelt felt, skal du klikke på rækkevælgeren for dette felt.

    Hvis den primære nøgle består af flere felter, skal du klikke på rækkevælgeren for et vilkårligt felt i den primære nøgle.

  3. Klik på Primær nøgle i gruppen Funktioner under fanen Design.

    Gruppen Funktioner under fanen Design

    Nøgleindikatoren fjernes fra det eller de felter, du tidligere har angivet som primær nøgle.

Bemærk: Når du gemmer en ny tabel uden at angive en primær nøgle, bliver du spurgt, om du vil oprette den. Hvis du vælger Ja, oprettes et id-felt af datatypen Autonummerering, så der er defineret en entydig værdi for hver post. Hvis tabellen allerede indeholder feltet Autonummerering, bruges det som primær nøgle.

Toppen af siden

Angive feltegenskaber

Du kan bestemme udseendet af oplysninger, forhindre forkerte indtastninger, angive standardværdier, gøre søgning og sortering hurtigere samt angive andre visnings- og funktionalitetsindstillinger ved at angive feltegenskaber. Du kan f.eks. formatere tal før at gøre dem mere læsevenlige, og du kan definere en valideringsregel, der skal være overholdt, før oplysningerne kan indtastes i feltet.

Feltets datatype bestemmer de egenskaber, du kan indstille. Egenskaben VedhæftKun kan f.eks. kun anvendes på felter med datatypen Notat. Du kan ikke angive denne egenskab for et felt med andre datatyper.

I Access bruges feltegenskaber, når du ser og redigerer data. Egenskaberne Format, Inputmaske og Titel påvirker f.eks. visningen af oplysninger i tabellens og forespørgslens dataark. Som standard anvendes de samme egenskaber også på eventuelle kontrolelementer i nye formularer og rapporter, der baseres på felterne i tabellen. Du skal bruge andre egenskaber til at angive en standardværdi for et felt eller til at tvinge brugeren til at indtaste en værdi, som Access altid bruger, når du tilføjer eller redigerer data i tabellen.

Oprette en feltegenskab for en tabel i dataarkvisning

  1. Åbn tabellen i dataarkvisning.

  2. Klik i det felt, hvor du vil oprette egenskaben.

  3. Vælg en af følgende kommandoer i gruppen Datatype og -formatering under fanen Dataark:

    Billede af gruppen for datatype og -formatering på båndet i Access

    • Entydig: Indstiller egenskaben Indekseret.

    • Kræves: Aktiverer eller deaktiverer egenskaben Obligatorisk. Hvis indstillingen er Ja, bliver den til Nej. Hvis indstillingen er Nej, skifter den til Ja.

      Du kan kun angive nogle få af de tilgængelige feltegenskaber i dataarkvisning. Hvis du vil angive flere feltegenskaber, skal du åbne tabellen i designvisning.

Hvis du vil have adgang til hele listen over feltegenskaber, skal du arbejde i designvisning.

Oprette en feltegenskab for en tabel i designvisning

  1. Åbn tabellen i designvisning.

  2. Klik på det felt, du vil angive egenskaber for, i den øverste del af tabeldesigngitteret (eller flyt markøren til feltet ved hjælp af piletasterne).

  3. Egenskaberne for dette felt vises i den nederste del af tabeldesigngitteret. Feltets datatype bestemmer de egenskaber, du kan indstille.

  4. Klik på boksen for den feltegenskab, du vil indstille, under Feltegenskaber i den nederste del af vinduet. Du kan også trykke på F6 og derefter gå til egenskaben ved hjælp af piletasterne.

  5. Skriv en indstilling for egenskaben, eller, hvis der vises en pil i højre side af boksen, klik på pilen for at foretage et valg på en liste over egenskabsindstillinger.

    I nedenstående tabel vises de tilgængelige feltegenskaber.

Brug denne
feltegenskab

Hvis du vil

Feltstørrelse

Angive maksimumstørrelsen af de data, der gemmes som datatypen Tekst, Tal eller Autonummerering.

Format

Tilpasse feltets udseende på skærmen eller udskrifter.

AntalDecimaler

Angive det antal decimaler, der skal vises i tal.

NyeVærdier

Angive, om feltet Autonummerering skal have en stigende nummerrækkefølge eller en vilkårlig værdi.

Inputmaske

Vise redigeringstegn som vejledning i dataindtastning.

Titeltekst

Angive den tekst, der vises som standard i etiketter til formularer, rapporter og forespørgsler.

Standardværdi

Tildele et felt en automatisk standardværdi, når der tilføjes nye poster.

Valideringsregel

Angive et udtryk, der skal være sandt, når du tilføjer eller ændrer værdien i dette felt.

Valideringsmeddelelse

Indtaste tekst, der vises, når en værdi overtræder udtrykket i valideringsreglen.

Obligatorisk

Kræve, at der indtastes data i et felt.

TilladNullængde

Tillade indtastning (med indstillingen Ja) af en streng med længden nul ("") i et tekst- eller notatfelt.

Indekseret

Give hurtigere adgang til data i dette felt ved at oprette og bruge et indeks.

UnicodeKomprimering

Komprimere tekst i dette felt, når der gemmes en stor mængde tekst (> 4.096 tegn)

IME-tilstand

Styre konverteringen af tegn i en asiatisk version af Windows.

IME-sætningstilstand

Styre konverteringen af tegn i en asiatisk version af Windows.

i-mærker

Knytte et i-mærke til dette felt.

VedhæftKun

Tillade versionsstyring (med indstillingen Ja) af et notatfelt.

Tekstformat

Vælge RTF-format for at gemme tekst i HTML-format med RTF-formatering. Vælg Almindelig tekst for kun at gemme tekst.

Tekstjustering

Angive standardjusteringen af tekst i et kontrolelement.

Nøjagtighed

Angive det samlede antal tilladte cifre, herunder både til højre og venstre for decimaltegnet.

Decimaler

Angive det højeste antal cifre, der kan gemmes til højre for decimaltegnet.

Hvis du har brug for mere plads til indtastning eller redigering af en egenskabsindstilling i boksen, skal du trykke på SKIFT+F2 for at åbne dialogboksen Zoom. Hvis du skal indtaste en inputmaske eller et valideringsudtryk og vil have hjælp til oprettelsen, skal du klikke på Knappen Generator ud for egenskabsboksen for at få vist generatoren.

  1. Gem ændringerne ved at klikke på Gemværktøjslinjen Hurtig adgang.

    Eller

    Højreklik på tabellens dokumentfane, og klik derefter på Gem i genvejsmenuen.

    Eller

    Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem, eller tryk på Ctrl+S.

I nedenstående tabel findes yderligere oplysninger om feltegenskaberne Feltstørrelse, Format og NyeVærdier.

Egenskaben Feltstørrelse

Beskrivelse

Tekst

Indtast en værdi fra 1 til 255. Tekstfelter kan bestå af 1 til 255 tegn. Hvis du vil skrive en længere tekst, skal du bruge datatypen Notat.

Tal

Vælg en af følgende indstillinger:

  • Byte: Numeriske værdier fra 0 til 255. Lagerkravet er en enkelt byte.

  • Heltal: Numeriske værdier fra -32.768 til +32.768. Lagerkravet er to byte.

  • Langt heltal: Numeriske værdier fra -2.147.483.648 til +2.147.483.647. Lagerkravet er fire byte.

    Tip: Brug Langt heltal til at gemme en fremmed nøgleværdi i en anden tabels primære nøglefelt af typen Autonummerering.

  • Reelt tal: Numeriske værdier med flydende tal fra -3,4 x 1038 til +3,4 x 1038 og op til syv betydende cifre. Lagerkravet er fire byte.

  • Dobbelt reelt tal: Numeriske værdier med flydende tal fra -1,797 x 10308 til +1,797 x 10308 og op til 15 betydende cifre. Lagerkravet er otte byte.

  • Replikerings-id: Globalt entydig identifikator til replikering. Lagerkravet er 16 byte. Bemærk, at replikering ikke understøttes af filformatet .accdb.

  • Decimal: Numeriske værdier fra -9,999... x 1027 til +9,999... x 1027. Lagerkravet er 12 byte.

Autonummerering

Vælg en af følgende indstillinger:

  • Langt heltal: Entydige, numeriske værdier fra 1 til +2.147.483.648, når feltegenskaben NyeVærdier er indstillet til Stigende, og -2.147.483.648 til +2.147.483.647, når feltegenskaben NyeVærdier er indstillet til Vilkårligt. Lagerkravet er fire byte.

  • Replikerings-id: Globalt entydig identifikator til replikering. Lagerkravet er 16 byte. Bemærk, at replikering ikke understøttes af filformatet .accdb.

Egenskaben Format

Tekst

Du kan definere dit eget format. Du kan finde flere oplysninger under Formatere data i tabeller, formularer og rapporter.

Tal

Vælg en af følgende indstillinger:

  • Tal: Viser tallet, som det indtastes.

    3456,789 vises f.eks. som 3456,789.

  • Valuta: Viser tallet med tusindeseparator og anvender indstillingerne i Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel for negative beløb, decimaltegn og valutasymboler samt antal decimaler.

    3456,789 vises f.eks. som kr 3.456,79.

  • Euro: Viser tal med valutasymbolet Euro, uanset hvilket symbol der er angivet i Internationale og sproglige indstillinger.

  • Fast: Viser mindst ét ciffer og anvender indstillingerne i Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel for negative beløb, decimaltegn og valutasymboler samt antal decimaler.

    3456,789 vises f.eks. som 3456,79.

  • Standard: Viser tallet med tusindeseparator og anvender indstillingerne i Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel for negative beløb, decimaltegn og antal decimaler. I dette format vises intet valutasymbol.

    3456,789 vises f.eks. som 3.456,79.

  • Procent: Ganger værdien med 100 og viser tallet med et procenttegn i slutningen. Anvender indstillingerne i Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel for negative beløb, decimaltegn og antal decimaler.

    0,3456 vises f.eks. som 35%

  • Videnskabeligt: Viser værdien i videnskabeligt standardformat.

    3456,789 vises f.eks. som 3,46E+03

Dato og klokkeslæt

Vælg en af følgende foruddefinerede visningsformater:

  • Standarddatoformat: Viser værdien som en kombination af indstillingerne for Kort datoformat og Langt datoformat.

  • Langt datoformat: Viser værdien ved hjælp af indstillingen for Langt datoformat i Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel.

  • Mellemlangt datoformat: Viser værdien i formatet dd-mmm-åå (f.eks. 14-jul-06).

  • Kort datoformat: Viser værdien ved hjælp af indstillingen for Kort datoformat i Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel.

  • Langt klokkeslætsformat: Viser værdien ved hjælp af indstillingen for Klokkeslæt i Internationale og sproglige indstillinger i Kontrolpanel.

  • Mellemlangt klokkeslætsformat: Viser værdien i formatet TT:MM PM, hvor TT er timetallet, MM er minuttallet, og PM er enten AM eller PM. Timetallet kan være fra 1 til 12. Minuttallet kan være fra 0 til 59.

  • Kort klokkeslætsformat: Viser værdien i formatet TT:MM, hvor TT er timetallet, og MM er minuttallet. Timetallet kan være fra 0 til 23. Minuttallet kan være fra 0 til 59.

Ja/Nej

Vælg en af følgende indstillinger:

  • Sand/Falsk: Viser værdien som enten Sand eller Falsk.

  • Ja/Nej: Viser værdien som enten Ja eller Nej.

  • Til/Fra: Viser værdien som enten Til eller Fra.

Bemærk: I ovenstående svarer Til, Sand og Ja til hinanden, mens Falsk, Nej og Fra svarer til hinanden.

Egenskaben NyeVærdier

Autonummerering

Vælg en af følgende indstillinger (kun for datatypen Autonummerering):

  • Stigende: Startværdien er 1, og den stiger med 1 for hver ny post.

  • Vilkårligt: Starter med en vilkårlig værdi, og tildeler hver ny post en vilkårlig værdi.


Toppen af siden

Angive tabelegenskaber

Foruden feltegenskaber kan du også angive egenskaber, der gælder for en hel tabel og hele poster. Du skal angive disse egenskaber i tabellens egenskabsark.

Angive en tabelegenskab

  1. Åbn tabellen i designvisning.

  2. Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner på fanen Design.

    Gruppen Vis/skjul under fanen Design i Access

    Tabellens egenskabsark vises.

  3. Klik på boksen for den egenskab, du vil angive.

  4. Skriv en indstilling for egenskaben.

    I nedenstående tabel vises de tilgængelige tabelegenskaber.

Brug denne tabelegenskab

Hvis du vil

Beskrivelse

Indtaste en beskrivelse af tabellen.

Standardvisning

Angive Dataark, Pivottabel eller Pivotdiagram som standardvisning, når du åbner tabellen.

Valideringsregel

Angive et udtryk, der skal være sandt, når du tilføjer eller ændrer en post.

Valideringsmeddelelse

Indtaste tekst, der vises, når en post overtræder udtrykket i valideringsreglen.

Filter

Definere kriterier, så det kun er de rækker, der matcher, som er synlige i dataarkvisning.

SorterEfter

Markere et eller flere felter for at angive standardsorteringsrækkefølgen af rækker i dataarkvisning.

UnderdataarkNavn

Angive, om der skal vises et underdataark i dataarkvisning, og hvilken tabel eller forespørgsel der i så fald skal levere rækkerne i underdataarket.

UnderordnedeFelter

Have vist en liste over de felter i den tabel eller forespørgsel, der bruges som underdataark, der matcher denne tabels primære nøglefelt(er).

OverordnedeFelter

Hvis vist en liste over det eller de primære nøglefelter i denne tabel, der matcher de underordnede felter i underdataarket.

UnderdataarkHøjde

Angive, om alle tilgængelige underdataarkrækker skal vises (standard), eller indstille højden af underdataarkvinduet, når det vises.

UnderdataarkUdvidet

Angive, om alle underdataark skal vises, når du åbner tabellen.

Retning

Angive, om tekst skal skrives fra venstre mod højre eller omvendt.

VisVisningerISharePoint

Angive, om de formularer og rapporter, der er tilknyttet denne tabel, skal være tilgængelige i menuen Vis i Windows SharePoint Services, hvis databasen udgives til et SharePoint-websted.

FiltrerVedIndlæsning

Anvende filterkriterierne i egenskaben Filter (ved at indstille den til Ja) automatisk, når tabellen åbnes i dataarkvisning.

SorterEfterVedIndlæsning

Anvende sorteringskriterierne i egenskaben SorterEfter (ved at indstille den til Ja) automatisk, når tabellen åbnes i dataarkvisning.

Hvis du har brug for mere plads til indtastning eller redigering af en egenskabsindstilling i boksen, skal du trykke på SKIFT+F2 for at åbne boksen Zoom. Hvis du skal indstille egenskaben Valideringsregel til et udtryk og vil have hjælp til oprettelsen, skal du klikke på Knappen Generator ud for egenskabsboksen Valideringsregel for at få vist Udtryksgenerator..

  1. Gem ændringerne ved at klikke på Gemværktøjslinjen Hurtig adgang.

    Eller

    Højreklik på tabellens dokumentfane, og klik derefter på Gem i genvejsmenuen.

    Eller

    Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem, eller tryk på Ctrl+S.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×