Oprette regler for lister over indhold til distribution af dokumenter

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Liste over indhold bruger de regler, som du opretter for at bestemme, hvordan et dokument distribueres. Regler er baseret på en kombination af indholdstyper og metadata.

I denne artikel beskrives det, hvordan du opretter regler til organisering og distribution af dokumenter eller poster. Alle SharePoint-virksomhedswebsteder kan aktiveres til dokumentdistribution.

Vigtigt: Du skal først aktivere funktionen Liste over indhold og konfigurere listen til distribution af poster. Du kan få mere at vide om at konfigurere listen over indhold ved hjælp af linkene under Se også.

Denne artikel indeholder

Inden du opretter regler: Første trin

Forstå, hvordan dokumenter distribueres

Oprette regler til distribution af dokumenter

Inden du opretter regler: Første trin

Du skal følge flere vigtige trin, før du opretter regler til distribution af dokumenter.

  1. Aktivere funktionen til Liste over indhold.

  2. Opret de biblioteker og mapper, dokumenter skal distribueres til. Du vil måske oprette mapper til alle de dokumenttyper, som du distribuerer. Opret f.eks. et bibliotek kun til e-mail-poster eller Excel-regneark. Du kan få mere at vide om, hvordan du oprette biblioteker ved hjælp af linkene i afsnittet Se også.

  3. Indholdstyper skal knyttes til de dokumenter, der skal distribueres. Derved kan indholdstypen være en del af de kriterier, der afgør den endelige placering, hvor et dokument gemmes.

Toppen af siden

Forstå, hvordan dokumenter distribueres

Dokumenter kan distribueres til et bibliotek eller en mappe på et websted af typen Datacenter eller ethvert andet SharePoint-websted. Biblioteket til indlevering, som oprettes automatisk, når du aktiverer funktionen til listen over indhold, fungerer som standardplacering. Dokumentdistributionsprocessen består af flere elementer.

  • Destinationsbiblioteker og -mapper    Indhold indholdsforvaltere eller dataadministratorer opretter manuelt, biblioteker og mapper, dokumenter skal distribueres, og angiver disse biblioteker som destinationsbiblioteker.

  • Typer af webstedsindhold    Alle dokumenter skal have en indholdstype, og brugere manuelt kan føje relevante typer af webstedsindhold til destinationsbibliotekerne.

  • Bibliotek til indlevering    Dokumenter, der ikke svarer til en regel eller, der mangler nødvendige metadata sendes til bibliotek til indlevering, så brugerne kan angive nødvendige metadata. Eller du kan konfigurere listen over indhold, så alle overførte dokumenter distribueres midlertidigt til bibliotek til indlevering.

  • Liste til dokumentregler    Dette er en samling af alle distributionsregler. Indholdsforvaltere eller dataadministratorer besøger denne liste for at oprette, administrere og se distributionsregler.

I følgende diagram vises, hvordan dokumenter og mails distribueres på basis af specifikke kriterier, og hvordan dokumenter, der mangler oplysninger, returneres til biblioteket til indlevering.

Dokumentdistribution ved hjælp af listen over indhold. Viser adskillige kilder og viser, at dokumenter med manglende metadata returneres til bibliotek til indlevering.

Toppen af siden

Oprette regler til distribution af dokumenter

For hver posttype, du føjer til listen Postdistribution, skal du angive en posttitel og en beskrivelse. Du skal også angive den placering på webstedet, hvor posten skal gemmes. Hvis du vil sikre dig, at alle relevante poster distribueres til den relevante placering, kan du angive alternative navne til posttypen.

Bemærk: Du skal mindst have tilladelse som webstedsejer til at oprette regler til distribution af dokumenter.

  1. Gå til det websted, du vil oprette regler for lister over indhold for.

  2. Klik på Mere… for at se indstillingerne for webstedsinhold på panelet Hurtig start.

  3. Klik på Indstillinger på menulinjen Apps.

  4. Klik på Regler for liste over indhold i sektionen Webstedsfunktioner på siden Indstillinger for websted.

  5. Klik på Tilføj i Click to add a new item på siden for regler til liste over indhold.

  6. Angiv et navn, der beskriver reglens betingelser og handlinger, i sektionen Regelnavn.

  7. Vælg i Aktiv i sektionen Regelstatus og prioritet for at anvende reglen til indkommende indhold. Vælg derefter en prioritet, der bestemmer, hvordan indhold skal distribueres, hvis mere end én regel for listen over indhold er opfyldt.
    Hvis du ikke ønsker at denne regel skal gælde på indkommende indhold, skal du vælge Inaktiv.

  8. Knyt derefter reglen til en indholdstype i sektionen Indholdstype for afsendelse..Når du gør det, markeres afsendelser til listen med den valgte indholdstype, og de egenskaber, der skal bruges i reglens betingelser, identificeres.

    • Vælg den relevante indholdsgruppe. Den valgte gruppe afgør, hvilke indholdstyper du kan vælge mellem i næste trin.

    • Vælg den relevante indholdstype.

    • Hvis den indholdstype, du har valgt har et andet navn på et andet SharePoint-websted, skal du vælge afkrydsningsfeltet under alternative navne. Derefter skrive det navn, der bruges på webstedet i det viste felt, og klik påTilføj. Navne for alternative indholdstyper vises på listen under.

  9. Vælg de betingelser i sektionen Betingelser, som egenskaberne for en afsendelse skal opfylde til reglen. Du ønsker f.eks., at reglen skal anvendes på alle de dokumenter, der indeholder ordet "budget" i titlen. Du kan tilføje flere betingelser ved at klikke på linket Tilføj en anden betingelse.

    Bemærk: De egenskaber, der er tilgængelige fra rullelisten egenskab egenskab, afhænger af den indholdstype, du valgte i trin 6.

  10. Angiv eller søg efter en placering, hvor du vil placere indhold, der opfylder reglen i sektionen Måldestination. Markér afkrydsningsfeltet Opret automatisk en regel for at gruppere lignende dokumenter sammen i mapper. Hvis du f.eks. har en egenskab, der viser alle dokumenter til projekter i virksomheden, kan du gennemtvinge, at listen opretter en separat mappe til hvert projekt.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×