Oprette og udskrive adresseetiketter for en adresseliste i Excel

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Hvis du vil sende en rundsendelse til en adresseliste, du vedligeholder i et Microsoft Office Excel-regneark, kan du bruge brevfletning i Microsoft Office Word. Ved brevfletning oprettes der et ark med adresseetiketter, som du kan udskrive, og hver etiket på arket indeholder en adresse fra listen.

Hvis du vil oprette og udskrive adresseetiketterne, skal du først forberede datene i regnearket i Excel og derefter bruge Word til at konfigurere, organisere, gennemse og udskrive adresseetiketterne. Hvis du vil bruge adresseetiketter til at udsende en rundsendelse til en adresseliste, kan du bruge brevfletning til at oprette et ark med adresseetiketter. Hver etiket indeholder en adresse fra adresselisten.

Brevfletningsprocessen består af følgende generelle trin:

  1. Forbered dataene i regnearket i Excel til brevfletningen    Inden du påbegynder brevfletningsprocessen, skal din adresseliste stemme overens med den tabelopdelte struktur, som brevfletning kræver.

  2. Konfigurer etiketterne til brevfletningen i Word    Du konfigurerer etiketternes layout én gang for alle etiketter i brevfletningen. Det dokument, du bruger i en brevfletning til at gøre dette, kaldes hoveddokumentet. I hoveddokumentet for etiketter kan du også indsætte indhold, der skal gentaget på hver etiket, f.eks. firmalogo eller afsenderadresse på forsendelsesetiketter.

  3. Forbind etiketterne med dine regnearkdata    Din adresseliste er den datakilde, som Microsoft Word bruger i brevfletningen. I dette tilfælde er det et Excel-regneark, der indeholder de adresser, der skal udskrives på etiketterne.

  4. Tilpas listen over de modtagere, du vil medtage på etiketterne    I Word oprettes der en etiket for hver adresse på adresselisten. Hvis du kun vil oprette etiketter for bestemte adresser på adresselisten, kan du vælge, hvilke adresser (eller poster) du vil medtage.

  5. Føje pladsholdere kaldet fletfelter til etiketterne    Når du udfører brevfletningen, fyldes fletfelterne med oplysninger fra adresselisten.

  6. Eksemplet skal fuldføre fletningen og udskrive etiketterne    Du kan gennemse hver etiket, inden du udskriver eller sender hele sættet.

  7. Gem etiketterne til fremtidig brug   

Tip: Hvis Microsoft Office Access er installeret på computeren, kan du i stedet eksportere adresselisten fra Excel til Access og derefter bruge Access til at oprette og udskrive adresseetiketter. Få mere at vide under udveksle (kopiere, importere, eksportere) data mellem Excel og Access og oprettelse af adresseetiketter i Access.

Trin 1: Forbered dataene i regnearket i Excel til brevfletningen

I Excel skal adresselisten stemme overens med den tabulatorstruktur, som kræves i en brevfletning.

  1. Benyt følgende fremgangsmåde i et regneark for at arrangere adresselisten:

    1. Brug kolonneoverskrifter, der tydeligt identificerer den type af data, som hver kolonne indeholder.

      Tip: Brug f.eks. kolonneoverskrifter som Fornavn, Efternavn, Adresse og By i stedet for Kolonne 1, Kolonne 2, Kolonne 3 og Kolonne 4.

    2. Brug en separat kolonne for hvert element, du vil medtage i brevfletningen.

      Tip: Hvis du gemmer fornavne og efternavne i separate kolonner, kan du også bruge brevfletning til at oprette standardbreve, der adresserer hver modtager med deres fornavn. Du kan også tilføje en separat kolonne for en titel, f.eks. Hr. eller Fru.

    3. Medtag kun de rækker og kolonner, der indeholder data. Du skal ikke medtage tomme rækker eller kolonner på adresselisten, da den liste med etiketter, der oprettes, muligvis ikke er fuldstændig efter de tomme rækker og kolonner, når du konfigurerer etiketterne for brevfletningen i Word.

  2. Gør følgende for at definere et navn på adresselisten, så det bliver nemmere at finde og vælge adresselisten under brevfletningen:

    1. Markér hele adresselisten, herunder de celler, der indeholder kolonneoverskrifter, i regnearket.

    2. Klik på Definer navn i gruppen Definerede navne under fanen Formler.

      Billede af båndet

    3. Skriv et navn på adresselisten i feltet Navn, f.eks. Feriekort, og klik derefter på OK.

      Tip: Det første tegn i et navn skal være et bogstav, og du må ikke bruge mellemrum mellem ord. I stedet for et mellemrum, kan du bruge et understregningstegn (_).

  3. Gem og luk projektmappen.

Toppen af siden

Trin 2: Konfigurer etiketterne til brevfletningen i Word

Du skal kun konfigurere layoutet af etiketterne én gang for alle etiketterne i brevfletningen. I en brevfletning kaldes det dokument, du konfigurerer til layoutet, for hoveddokumentet for etiketter (eller etikethoveddokumentet). I dette dokument kan du også konfigurere det indhold, der skal gentages på hver etiket, f.eks. firmalogo eller afsenderadresse på forsendelsesetiketter.

Du har sandsynligvis allerede en pakke med etiketark fra en producent af etiketark, f.eks. Avery, AOne eller Formtec. Hvert etiketark har en bestemt størrelse og indeholder et bestemt antal etiketter med bestemte mål.

Hvis du vil konfigurere hoveddokumentet for etiketter, skal du matche dets mål med målene på etiketterne i de regneark, du vil bruge.

  1. Start Word.

    Der åbnes som standard et tomt dokument. Lad det være åbent. Hvis du lukker det, er kommandoerne på næste trin ikke tilgængelige.

  2. Klik på Start brevfletning i gruppen Start brevfletning under fanen Forsendelser.

    Office 2010-båndet

  3. Klik på Etiketter.

  4. I dialogboksen Etiketindstillinger skal du vælge forskellige indstillinger.

    Dialogboksen Etiketindstillinger

    1. Den type printer, du bruger til at udskrive etiketterne.

    2. den leverandør, der produceret dine etiketark.

    3. det tal, der svarer til produktnummeret på pakken med etiketark.

  5. Klik på den type printer, du vil bruge til at udskrive etiketterne, under Printeroplysninger.

  6. Klik på navnet på det firma, der har produceret de ark med etikketter, som du bruger, på listen Etiketter leverandører.

  7. Klik på det produktnummer på listen Produktnummer, der vises på listen over etiketark.

    Produktnummeret for mine etiketark matcher ikke nogen af valgmulighederne i dialogboksen Etiketindstillinger.

    Du kan alligevel udskrive dine etiketter. Du skal blot tilpasse indstillingerne.

    1. Mål etiketterne på dit etiketark. Noter målene og det antal etiketter, der er på et enkelt ark.

      Bemærk: Mål etiketterne omhyggeligt. Den faktiske etiketstørrelse kan være en smule mindre end den størrelse, der er angivet fra producentens side. En etiket med størrelsen 1 x 2 tommer kan i realiteten være 15/16 tommer høj og 1 15/16 tommer bred.

    2. Vælg en etikettype, der svarer til dine egne etiketter, på listen Produktnummer.

      Hvis den type etiketter, du vil bruge, ikke vises på listen Produktnummer, kan du vælge en af de andre etiketter på listen, eller du kan oprette en ny etiketstørrelse.

    3. Klik på Detaljer, og sammenlign derefter etiketstørrelserne og antallet af etiketter pr. side for etiketter, der er beregnet til udskrivning på laser- eller inkjetprintere, eller antallet af kolonner på etiketarket for etiketter, der er beregnet til udskrivning på matrix-printere.

    4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

      • Brug den markerede etiket, hvis dens størrelse og etiketlayout svarer til størrelsen og layoutet på dine egne etiketter.

      • Klik på Annuller, og gå videre til trin 5, hvis dette ikke er tilfældet.

    5. Klik på printertypen (enten Printere til papir i endeløse baner eller Sideprintere) i dialogboksen Etiketindstillinger, og klik derefter på Ny etiket.

    6. Skriv et navn i feltet Etiketnavn, markér indstillinger for højde, bredde og andet til etiketten, og klik derefter på OK.

    Den nye etiket vises i kategorien Andre/brugerdefineret. Næste gang du bruger disse etiketter, skal du vælge Andre/brugerdefineret på listen Etiketleverandører.

  8. Klik på OK, når du har valgt etiketindstillinger.

    Der oprettes et dokument, som bruger en tabel til at konfigurere layoutet for etiketterne. Hvis etiketterne ikke er adskilt af linjer i layoutet, skal du klikke på fanen Layout under Tabelværktøjer og derefter klikke på Vis gitterlinjer i gruppen Tabel.

Afbryde og fortsætte en brevfletning

Hvis du har brug for at afbryde en brevfletning, kan du gemme hoveddokumentet for etiketterne og derefter fortsætte brevfletningen på et senere tidspunkt. Datakilden og feltoplysningerne i det dokument, du gemmer, bevares i Word. Hvis du bruger opgaveruden Brevfletning, da du afbrød arbejdet med brevfletningen, startes der fra det samme sted i opgaveruden i Word, når du fortsætter brevfletningen.

  1. Når du er klar til at fortsætte brevfletningen, skal du åbne det hoveddokument for etiketter, du gemte.

    I Word vises der en meddelelse, hvor du skal bekræfte, at du vil åbne dokumentet og køre en SQL-kommando. SQL-kommandoen knytter Word til Excel-kildefilen.

  2. Klik på Ja for at tilknytte Excel-kildefilen og hente adresselisten.

    Teksten i hoveddokumentet for etiketter vises sammen med eventuelle felter, du har sat ind.

  3. Klik på fanen Forsendelser, og genoptag dit arbejde.

Toppen af siden

Trin 3: Forbind etiketterne med dine regnearkdata

Hvis du vil flette adresseoplysningerne med etiketterne, skal du knytte etiketterne til det regneark, der indeholder adresselisten.

  1. Benyt følgende fremgangsmåde, hvis dette er første gang, du tilknytter et regneark:

    1. Klik på Indstillinger i menuen Filer.

    2. Klik på Avanceret.

    3. Rul til afsnittet Generelt, og marker afkrydsningsfeltet Bekræft konvertering af filformat ved åbning.

    4. Klik på OK.

  2. Når hoveddokumentet til brevfletning er åbent, skal du klikke på Vælg modtagere i gruppen Start brevfletning under fanen Forsendelser og derefter klikke på Brug eksisterende liste.

    Office 2010-båndet

  3. Find Excel-regnearket i dialogboksen Vælg datakilde, og dobbeltklik på det.

  4. Klik på MS Excel-regneark via DDE (*.xls) i dialogboksen Bekræft datakilde, og klik derefter på OK.

    Bemærk: Hvis MS Excel-regneark via DDE (*.xls) ikke vises på listen, skal du markere afkrydsningsfeltet Vis alt.

  5. Markér det celleområde eller regneark, der indeholder de oplysninger, som du vil flette, under Navngivet område eller celleområde i dialogboksen Microsoft Office Excel, og klik derefter på OK.

Bemærk: Etiketterne er nu knyttet til dataene i regnearket, men arket med etiketter er stadig tomt. Hvis der er behov for det, kan du definere en liste over modtagere som beskrevet på trin 4, eller du kan begynde at udfylde etiketterne med pladsholdere for adresseoplysningerne som beskrevet på trin 5.

Toppen af siden

Trin 4: Tilpas listen over de modtagere, du vil medtage på etiketterne

I Word oprettes der en etiket for hver adresse på adresselisten. Hvis du kun vil oprette etiketter for bestemte adresser på adresselisten, kan du vælge, hvilke adresser (poster) du vil medtage.

Hvis du vil begrænse listen over modtagere eller bruge et undersæt af poster i datafilen, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Klik på Rediger modtagerliste. under fanen forsendelser i gruppen Start brevfletning

    Office 2010-båndet

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder i dialogboksen Brevfletning - modtagere:

    • Vælg individuelle poster    Denne fremgangsmåde egner sig bedst, hvis listen er kort. Markér afkrydsningsfelterne ud for de modtagere, der skal medtages, og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de modtagere, som ikke skal medtages.

      Tip: Hvis du ved, at du vil medtage kun nogle få poster i fletningen, kan du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet i rækken med kolonneoverskrifter og derefter vælge kun de ønskede poster. På samme måde, hvis du vil medtage de fleste af på listen, Markér afkrydsningsfeltet i kolonneoverskriften, og fjern derefter markeringen i afkrydsningsfelterne for de poster, du ikke vil medtage.

    • Sortér poster    Klik på den kolonneoverskrift, du vil sortere efter. I Word sorteres listen i stigende alfabetisk rækkefølge (fra A til Å). Klik på kolonneoverskriften igen, hvis du vil sortere i faldende alfabetisk rækkefølge (Å til A).

      Hvis du vil angive mere avancerede sorteringsindstillinger, skal du klikke på Sortér under Indskrænk modtagerliste og vælge sorteringsindstillingerne under fanen Sortér poster i dialogboksen Filtrer og sortér. Du kan f.eks. angive, at modtageradresser skal være sorteret alfabetisk efter efternavn inden for hvert enkelt postnummer, og at postnumre er angivet i numerisk rækkefølge.

    • Filtrer poster    Denne metode er praktisk, hvis listen indeholder poster, du ikke vil have vist eller medtage i brevfletningen. Når du har filtreret listen, kan du markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfelterne for at medtage eller udelade bestemte poster.

      Benyt følgende fremgangsmåde, hvis du vil filtrere poster:

      1. Klik på Filtrer under Indskrænk modtagerliste.

      2. Vælg de kriterier, du vil bruge til at filtrere posterne, under fanen Filtrer poster i dialogboksen Forespørgselsindstillinger.

        Hvis du f.eks. kun vil oprette etiketter til adresser i Australien, skal du klikke på Land eller område på listen Felt, Lig med på listen Sammenligning og Australien på listen Sammenlign med.

      3. Hvis du vil indskrænke filteret yderligere, skal du klikke på Og eller Eller og derefter vælge flere kriterier.

        Hvis du f.eks. kun vil oprette etiketter til virksomheder i München, skal du angive de poster, hvor feltet By indeholder München, og hvor feltet Virksomhedsnavn ikke er tomt. Hvis du bruger Eller i stedet for Og i dette filter, medtages alle adresser i München og alle de adresser, der indeholder et virksomhedsnavn uanset by, i brevfletningen.

Hvis du har installeret software til validering af adresser på computeren, kan du klikke på Valider adresser i dialogboksen Brevfletning - modtagere for at kontrollere modtagernes adresser.

Toppen af siden

Trin 5: Føj pladsholdere (fletfelter) til etiketterne

Når du har forbundet etiketterne med adresselisten, er du klar til at indsætte pladsholdere, som angiver, hvor adresserne indsættes på hver etiket. Du kan også skrive tekst, du ønsker gentaget på hver etiket, f.eks. et firmalogo eller en afsenderadresse på en forsendelsesetiket.

Pladsholderne for adresserne kaldes fletfelter. Når du udfører brevfletningen, fyldes fletfelterne med oplysninger fra adresselisten. Fletfelterne i Word svarer til kolonneoverskrifterne i dit Excel-regneark.

Datafil med kolonner (kategorier) og rækker (poster)

1. Kolonner i en datafil repræsenterer kategorier af oplysninger. De fletfelter, du føjer til etiketterne, er pladsholdere for disse kategorier.

2. Rækker i en datafil repræsenterer poster af oplysninger. Word genererer en etiket for hver post, når du udfører en brevfletning.

Når du indsætter et fletfelt i den oprindelige etiket, du konfigurerede i hoveddokumentet for etiketter, angiver du, at en bestemt kategori af oplysninger, f.eks. et navn eller en adresse, skal vises på det pågældende sted.

Felter, der er indsat i et Word-dokument

Bemærk: Når du indsætter et fletfelt i hoveddokumentet for etiketter, er feltnavnet altid omgivet af vinkeltegn (« »). Disse vinkeltegn vises ikke på de færdige etiketter. De hjælper dig blot med at skelne felterne i hoveddokumentet for etiketter fra den almindelige tekst.

Hvad sker der under fletningen   

Når du udfører brevfletningen, erstattes felterne i den første etiket med oplysningerne i første række i datafilen. Derefter erstatter oplysningerne fra den anden række i datafilen felterne i den anden etiket osv.

Fletning af oplysninger fra datafil ind i etiket

Arbejde med felter: Eksempler   

Når du designer etiketter, kan du knytte en hvilken som helst kolonneoverskrift fra datafilen til et felt i en etiket.

Du har f.eks. en forsendelsesliste over abonnenter på dit nyhedsbrev, og datafilen indeholder kolonnen Udløbsdato med oplysninger om datoen for udløbet af hvert abonnement. Hvis du indsætter feltet «Udløbsdato» i hoveddokumentet, inden du kører fletningen af etiketterne, kan abonnenterne se deres egen udløbsdato på deres adresseetiket.

Du kan kombinere felter og adskille dem med tegnsætningstegn. Hvis du f.eks. vil oprette en adresse, kan du konfigurere felterne i hoveddokumentet for etiketter på følgende måde:

«Fornavn» «Efternavn»

«Adresse»

«Postnummer» «By» «Land»

For de kombinationer, du ofte bruger, f.eks. adresseblokke og hilsener, indeholder Word sammensatte felter, som grupperer et antal felter. Feltet Adresseblok er f.eks. en kombination af flere felter, herunder fornavn, efternavn, adresse, postnummer og by.

Elementer i feltet Adresseblok

Du kan tilpasse indholdet af hvert af disse sammensatte felter. I adressen kan du f.eks. vælge et formelt navneformat, Hr. Jørgen Rasmussen, Administrerende direktør. I hilsenen kan det være, at du foretrækker at bruge "Til" i stedet for "Kære".

Knytte fletfelter til datafilen   

Du skal muligvis knytte fletfelterne til kolonnerne i datafilen for at sikre, at Word kan finde den kolonne i Excel-regnearket, der svarer til hvert adresseelement.

Klik på Match felter i gruppen Felterne Skriv og Indsæt under fanen Forsendelser for at tilknytte felterne.

Office 2010-båndet

Dialogboksen Match felter vises.

Dialogboksen Match felter

Elementerne i en adresse vises til venstre. Kolonneoverskrifterne fra datafilen vises til højre.

Word søger efter den kolonne, der svarer bedst til hvert element. Som det fremgår af illustrationen blev kolonnen Titel i datafilen automatisk matchet med Stilling, mens andre elementer, f.eks. Mellemnavn ikke kunne matches.

På listen til højre kan du vælge den kolonne i datafilen, der svarer til elementet til venstre. Det gør ikke noget, at Entydigt id og Mellemnavn ikke er matchet, fordi brevfletningsetiketten ikke behøver at bruge alle felterne. Hvis du tilføjer et felt, der ikke indeholder data fra datafilen, vises den som en tom pladsholder i det flettede dokument – som regel som en tom linje eller et større tomt område.

Skrive indholdet og tilføje pladsholdere eller felter   

  1. I den oprindelige etiket, du opretter (i hoveddokumentet for etiketten), skal du skrive det indhold, der skal vises på alle etiketter.

    Hvis du vil indsætte et billede, f.eks. et logo, skal du klikke på Billede i gruppen Illustrationer under fanen Indsæt.

  2. Klik på det sted, hvor du vil indsætte feltet.

  3. Brug gruppen Felterne Skriv og Indsæt under fanen Forsendelser.

    Office 2010-båndet

  4. Tilføj et af følgende elementer:

    Adresseblok med navn, adresse og andre oplysninger

    1. Klik på Adresseblok.

    2. Markér de adresseelementer, der skal indgå, og angiv de formater, du vil anvende, i dialogboksen Indsæt adresseblok, og klik derefter på OK.

    3. Hvis dialogboksen Match felter vises, betyder det, at alle de oplysninger, der er nødvendige for at fuldføre adresseblokken, ikke blev fundet i Word. Klik på pilen ud for (ikke tilsvarende), og vælg derefter det felt fra datakilden, der svarer til det felt, der skal bruges til brevfletningen.

    Individuelle felter

    Du kan indsætte oplysninger fra individuelle felter, f.eks. et fornavn eller et beløb fra en liste over bidragsydere. Hvis du hurtigt vil føje et felt fra datafilen til hoveddokumentet for etiketter, skal du klikke på pilen ud for Indsæt fletfelt og derefter klikke på feltnavnet.

    Benyt følgende fremgangsmåde for at indsætte de valgfrie felter i dokumentet:

    1. Klik på Adresseblok i gruppen Indsæt fletfelt under fanen Forsendelser.

    2. Benyt en af følgende fremgangsmåder i dialogboksen Indsæt fletfelt:

      • Hvis du vil vælge adressefelter, der automatisk svarer til felter i datakilden, selvom navnene på felterne ikke er de samme som feltnavnene i Word, skal du klikke på Adressefelter.

      • Hvis du vil vælge felter, som altid henter data direkte fra en kolonne i datafilen, skal du klikke på Databasefelter.

    3. Klik på det ønskede felt i boksen Felter.

    4. Klik på Indsæt, og klik derefter på Luk.

    5. Hvis dialogboksen Match felter vises, betyder det, at alle de oplysninger, der er nødvendige for at indsætte feltet, ikke blev fundet i Word. Klik på pilen ud for (ikke tilsvarende), og vælg derefter det felt fra datakilden, der svarer til det felt, der skal bruges til brevfletningen.

      Bemærk: Hvis du indsætter et felt fra listen Databasefelter og senere skifter til en datakilde, som ikke indeholder en kolonne med det samme navn, kan feltoplysningerne ikke indsættes i det flettede dokument.

    Brugerdefinerede felter fra Microsoft Office Outlook-kontaktpersoner

    Du kan kun indsætte brugerdefinerede kontaktpersonfelter i hoveddokumentet, hvis du starter brevfletningen fra Outlook. Opret først en visning af kontaktpersonerne med de felter, du vil bruge i fletningen. Start derefter brevfletningen. Når du har valgt de ønskede indstillinger, åbnes Word automatisk, og du kan udføre fletningen.

    Oprette en visning af kontaktpersoner, som indeholder brugerdefinerede felter

    1. Klik på Skift visning under fanen Visning i Outlook Kontaktpersoner, og klik derefter på Liste.

    2. Højreklik på en kolonneoverskrift, og klik derefter på Feltvælger i genvejsmenuen.

    3. Vælg Brugerdefinerede felter i mappe på rullelisten øverst i dialogboksen Feltvælger.

    4. Træk det felt, du vil tilføje, fra dialogboksen til kolonneoverskrifterne. En lille rød pil hjælper dig med at indsætte feltet på det ønskede sted.
      trække et brugerdefineret felt fra feltvælgeren til mappevisning

      Bemærk: Du kan tilføje et nyt felt i dialogboksen Feltvælger ved at klikke på Ny nederst.

    5. Når du har føjet alle de brugerdefinerede felter til visningen, skal du lukke dialogboksen Feltvælger.

    6. Hvis du vil fjerne et felt, som du ikke vil medtage i brevfletningen, skal du klikke på kolonneoverskriften i visningen Liste og trække det væk fra kolonneoverskriften.

      Køre brevfletningen fra Outlook

    7. Vælg de enkelte kontaktpersoner i Outlook-kontaktpersoner ved at holde SKIFT nede og klikke for at markere et område eller holde CTRL nede og klikke for at vælge enkeltpersoner. Hvis du vil medtage alle de kontaktpersoner, der aktuelt vises i visningen, skal du ikke klikke på nogen kontaktpersoner.

    8. Klik på Brevfletning under fanen Startside.

    9. Hvis du har valgt individuelle kontaktpersoner, der skal medtages i brevfletningen, skal du klikke på Kun de markerede kontaktpersoner. Hvis du vil medtage alle de kontaktpersoner, der aktuelt vises i visningen, skal du klikke på Alle kontaktpersoner i den aktuelle visning.

    10. Hvis du har konfigureret visningen Liste, så kun de felter, du vil bruge i brevfletningen, vises, skal du klikke på Kontaktpersonfelter i den aktuelle visning. Ellers skal du klikke på Alle kontaktpersonfelter for at gøre alle kontaktpersoner tilgængelige i brevfletningen.

    11. Hvis du vil generere et nyt hoveddokument til brevfletningen, skal du klikke på Nyt dokument. Ellers skal du klikke på Eksisterende dokument og derefter klikke på Gennemse for at finde det dokument, du vil bruge som hoveddokument.

    12. Hvis du vil gemme de valgte kontaktpersoner og felter, så de kan bruges igen, skal du markere afkrydsningsfeltet Permanent fil og derefter klikke på Gennemse for at gemme filen. Oplysningerne gemmes i et Word-dokument som kommaseparerede data.

    13. Klik på Adresseetiketter under Dokumenttype.

    14. Klik på OK. Når dokumentet åbnes i Word, skal du klikke på pilen ud for Indsæt fletfelt i gruppen Felterne Skriv og Indsæt under fanen Forsendelser og derefter klikke på de felter, du vil indsætte i hoveddokumentet for etiketter.

  5. Efter at du er færdig med at oprette den første etiket, skal du klikke på Opdater etiketter i gruppen Felterne Skriv og Indsæt.

    Layoutet af den første etiket kopieres til alle de andre etiketter i Word.

  • Du kan ikke skrive fletfelttegn («« »») manuelt eller bruge kommandoen Symbol i menuen Indsæt i Word. Du skal bruge brevfletning.

  • Hvis fletfelterne vises i krøllede parenteser, f.eks. {MERGEFIELD By }, vises der feltkoder i Word i stedet for feltresultater. Det påvirker ikke brevfletningen, men hvis du vil se resultaterne i stedet, skal du højreklikke på feltkoden og derefter klikke på Feltkoder til/fra.

Formatere de flettede data   

I database‑ og regnearksprogrammer som Access og Excel gemmes de oplysninger, du skriver i celler, som rådata. Den formatering, f.eks. skrifttyper og farver, som du anvender i Access eller Excel, gemmes ikke med rådataene. Når du fletter oplysninger fra en datafil til et Word-dokument, fletter du rådataene uden den anvendte formatering.

Hvis du vil formatere dataene i dokumentet, skal du markere fletfeltet og formatere det som enhver anden tekst. Sørg for, at markeringen omfatter vinkeltegnene ( « »), som omgiver feltet.

Toppen af siden

Trin 6: Gennemse og udskriv etiketterne

Når du har føjet felter til den oprindelige etiket, du konfigurerede i hoveddokumentet for etiketter, er du klar til at gennemse resultaterne af brevfletningen. Når du er tilfreds med resultatet, skal du fuldføre brevfletningen og udskrive etiketterne. Du kan derefter gemme hoveddokumentet for etiketter til fremtidig brug.

Gennemse brevfletningen

Du kan gennemse etiketterne og foretage ændringer, inden du gennemfører brevfletningen.

Benyt en af følgende fremgangsmåder i gruppen Vis resultater under fanen Forsendelser, hvis du vil gennemse resultaterne:

Billede af Word-båndet

  • Klik på Vis resultater.

  • Gennemgå hver etiket ved at klikke på knapperne Næste post og Forrige post i gruppen Vis resultater under fanen Forsendelser.

  • Få vist et bestemt etiketdokument ved at klikke på Find modtager.

Bemærk: Klik på Rediger modtagerliste i gruppen Start brevfletning under fanen Forsendelser for at åbne dialogboksen Brevfletning - modtagere, hvor du kan filtrere listen eller fjerne modtagere fra fletningen, hvis du opdager poster, du ikke vil medtage.

Billede af Word-båndet

Bemærk: Et ark etiketter opstilles på siden ved hjælp af en tabel. Når du bladrer gennem etiketterne, vises den aktive post i den første celle i tabellen, og de efterfølgende poster vises i de efterfølgende celler.

Afslutte brevfletningen

Benyt følgende fremgangsmåde for at udskrive etiketterne:

  1. Klik på Afslut og flet i gruppen Afslut under fanen Forsendelser, og klik derefter på Udskriv dokumenter.

    Billede af båndet i Word

  2. Vælg, om du vil udskrive alle etiketterne, kun den etiket, der er synlig, eller et angivet delsæt af etiketterne.

Hvis du vil ændre enkelte etiketter, skal du gøre følgende:

  • Klik på Afslut og flet i gruppen Afslut under fanen Forsendelser, og klik derefter på Rediger enkelte dokumenter.

    Billede af båndet i Word

  • Vælg, om du vil redigere alle etiketterne, kun den etiket, der er synlig, eller et angivet delsæt af etiketterne. De etiketter, du vil redigere, gemmes i en separat fil i Word.

Toppen af siden

Trin 7: Gem etiketterne til fremtidig brug

Husk, at de flettede etiketter, du gemmer, er adskilt fra den oprindelige etiket, du konfigurerede i hoveddokumentet for etiketter. Det er en god ide at gemme selve hoveddokumentet for etiketter, hvis du vil bruge det til endnu en brevfletning.

Når du gemmer hoveddokumentet for etiketter, gemmer du også dets forbindelse til datafilen. Næste gang du åbner hoveddokumentet for etiketter, bliver du i Word bedt om at vælge, om oplysningerne i datafilen skal flettes ind i hoveddokumentet for etiketter igen.

  • Klik på Ja for at åbne dokumentet med oplysningerne fra den første af de poster, der blev flettet.

  • Klik på Nej, hvis forbindelsen mellem hoveddokumentet for etiketter og datafilen skal brydes. Omformater hoveddokumentet for etiketter til et standarddokument i Word, og erstattes felterne med entydige oplysninger fra den første post.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×