Oprette og tilpasse posttyper og lister

Med Business Contact Manager til Outlook kan du tilpasse dine formularer ved at tilføje felter, som er relevante for din virksomhed, fjerne felter, du ikke skal bruge, og flytte felter for at fremhæve de vigtigste oplysninger. Du kan også oprette nye formularer, tilføje lister, tilpasse rapporter, redigere salgsfaser og kriterier for kundeemneresultater samt vælge felter til dine kontaktpersonkort.

Denne artikel indeholder oplysninger om oprettelse og tilpasning af formularer samt oprettelse og redigering af lister.

Bemærk: Kun databaseejeren kan tilpasse formularer.

Se følgende artikler for at få oplysninger om tilpasning af rapporter, redigering af salgsfaser, salgsaktiviteter, påmindelser, ændring af kriterier for kundeemneresultater samt kontaktpersonkort:

Hvad vil du foretage dig?

Oprette en ny posttype

Tilpasse en formular

Slette en formular

Oprette eller redigere lister

Toppen af siden

Oprette en ny posttype

Business Contact Manager til Outlook indeholder en række forskellige typer formularer eller posttyper, der kan tilpasses, herunder Konto, forretningskontakt, kundeemner, Salgsmulighed og Forretningsprojekt.

Du kan bruge standardformularerne uden at ændre dem, eller du kan oprette nye posttyper, så de passer til behovene i din virksomhed.

Du kan også redigere formularer ved at tilføje og fjerne felter. Se Tilføje eller fjerne et felt senere i denne artikel for at få flere oplysninger.

Nye posttyper skal være baseret på posttypen Konto eller Forretningskontaktperson. Poster kan sammenkædes, og de oplysninger, der deles mellem dem, bibeholdes i nye posttyper, som du opretter.

Eksempel: Cykelgrossist opretter brugerdefinerede posttyper

En cykelgrossist har brug for at oprette poster af typen Butik og Butiksmedarbejder.

Hver butik, der køber fra grossisten, har flere medarbejdere, som er ansvarlige for indkøb. Cykelgrossisten sælger til mange butikker, og hver enkelt butik har deres egne medarbejdere, som træffer indkøbsbeslutninger. Grossisten har brug for at kunne knytte butiksmedarbejdere til de relevante butikker for at kunne se en medarbejderliste og eventuel kommunikation med butiksmedarbejderne ved gennemgang af oplysninger om en butik.

For at gøre dette opretter grossisten posten Butik, som er baseret på posttypen Konto, samt posten Butiksmedarbejder, som er baseret på posttypen Forretningskontaktperson. Grossisten vælger at basere posten Butik på posten Konto, fordi kontoposter viser en liste over relaterede forretningskontaktpersoner og alle kommunikationsoversigtsemner fra alle forretningskontaktpersoner.

Oprette en brugerdefineret posttype

Klik på knappen Microsoft Backstage  .

  1. Klik på fanen Business Contact Manager.

  2. Klik på knappen Tilpas, og klik derefter på Tilpas posttyper.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder i dialogboksen Tilpas posttyper:

    • Klik på Ny forretningskontaktpersontype for at oprette en ny formular baseret på posttypen Forretningskontaktperson.

    • Klik på Ny kontotype for at oprette en ny formular baseret på posttypen Konto.

      • The Customize Record Types dialog box with the New Business Contact Type button and the New Account Type button outlined.

        Bemærkninger: 

        • Hvis du skal bruge en ny posttype til enkeltpersoner, skal du vælge Ny forretningskontaktpersontype.

        • Hvis du skal bruge en ny posttype til virksomheder eller til grupper i en større virksomhed, skal du vælge Ny kontotype. Alle kommunikationsemner fra en vilkårlig post, der er kædet sammen med en Konto, er vist i kommunikationsoversigten til Konto-posten. Du kan finde flere oplysninger om kontoposter under Gemme oplysninger om dine konti i Business Contact Manager.

  4. Skriv et navn i ental eller flertal til den nye posttype i dialogboksen Ny forretningskontaktpersontype eller Ny kontotype.

  5. Du kan også klikke på Gennemse for at ændre det ikon, der vises for hver post af denne type.

  6. Klik på OK.

    Den nye posttype er nu med på listen over posttyper i dialogboksen Tilpas posttyper.

    Bemærk: Den nye posttype omfatter alle standardsider og -felter for de konto- eller forretningskontaktpersonposter, du har baseret den nye posttype på. Den omfatter ikke eventuelle tilpassede sider eller felter, du har føjet til andre formularer. Hvis du vil tilpasse formularen ved at ændre sider og felter, skal du læse næste afsnit Tilpasse en formular.

    Toppen af siden

Tilpasse en formular

Du kan tilpasse formularer på flere forskellige måder. Du kan tilføje eller fjerne sider, afsnit og felter. Du kan omarrangere felter, så det passer til din virksomhed.

Bemærk: Kun databaseejeren kan tilpasse formularer.

Du kan eksportere dine tilpassede formularer, så du kan dele dem med andre. Du kan få flere oplysninger om eksport under Eksportere forretningsposter fra Business Contact Manager.

Vigtigt: Eventuelle ændringer, du foretager i en formular, ændrer alle poster af den relevante type. Hvis du f.eks. fjerner et felt fra forretningskontaktformularen, fjernes feltet fra alle forretningskontaktposter.

Dette afsnit indeholder

Åbne en formular for at tilpasse den

Oprette en ny side

Navngive eller omdøbe en side

Tilføje eller fjerne sektioner

Tilføje eller fjerne et felt

Tilføje et felt

Tilføje et relationsfelt

Fjerne et felt

Omdøbe afsnit og redigere felter

Arrangere elementer på en formular

Toppen af siden

Åbne en formular for at tilpasse den.

Klik på knappen Microsoft Backstage  .

  1. Klik på fanen Business Contact Manager.

  2. Klik på knappen Tilpas, og klik derefter på Tilpas posttyper.

  3. Klik på den posttype, du vil redigere, på listen, og klik derefter på knappen Tilpas formular.

    the customize record types dialog box with the customize form button outlined.

    Tip: Du kan også tilpasse alle åbne formularer. Klik på knappen Formularlayout under Tilpas på båndet.

Der åbnes en version af formularen, som kan tilpasses. Nu kan du tilføje eller fjerne sider, afsnit og felter, eller du kan omarrangere afsnit og felter i formularen.

Bemærk: Siden Generelt vises som standard. Hvis du vil have vist en anden side, skal du klikke på Vis under Sider under fanen Tilpas og derefter klikke på sidenavnet.

Toppen af siden

Oprette en ny side

Du kan oprette op til fire ekstra sider i en formular. Som standard indeholder de fleste formularer siderne Generelt, Oplysninger og Oversigt.

  1. Åbne en formular for at tilpasse den.

  2. Under Sider under fanen Tilpas skal du klikke på Vis Show icon og derefter klikke på Brugerside 1 eller på en af de andre brugersider.

    Der vises en tom side.

    Bemærk: Hvis navnet på siden slutter med (skjult), er siden som standard skjult. Du skal slå denne funktion fra for at kunne indtaste data på denne side i formularen.

  3. Hvis siden er skjult, skal du slå skjult-funktionen fra for at få vist siden. Klik på Skjul under Sider Hide icon

    Bemærk: Klik på Vis under Sider for at kontrollere, at siden ikke længere er skjult. Hvis den valgte side ikke længere indeholder (skjult) efter sidenavnet, er den nu synlig.

Du kan nu omdøbe siden eller tilføje afsnit og felter. Se Tilføje eller fjerne afsnit og Tilføje og fjerne felter senere i denne artikel for at få flere oplysninger.

Toppen af siden

Navngive eller omdøbe en side

  1. Klik på Vis under Sider under fanen Tilpas, og klik derefter på den side, der skal omdøbes.

  2. Under Sider skal du klikke på Omdøb side Rename icon .

  3. Skriv det nye navn i feltet Sidenavn, og klik derefter på OK.

    Toppen af siden

Tilføje eller fjerne afsnit

Oplysningerne i en formular er inddelt i afsnit. På forretningskontaktpersonformularen er der f.eks. et afsnit, der hedder Telefonnumre, og det afsnit indeholder forskellige telefonnummerfelter, f.eks. Arbejde og Privat.

The Business Contact Form Layout screen with the Phone numbers section selected.

Tilføje et afsnit

  1. Åbn en formular for at tilpasse den.

  2. Klik på Tilføj sektion under fanen Tilpas under Layout Ikon til tilføjelse af gruppe .

  3. I feltet Sektionsnavn skal du skrive et navn til afsnittet, og derefter skal du klikke på OK.

    Bemærk: Hvis du vil ændre bredden af afsnittet, skal du vælge denne indstilling. Under fanen Tilpas skal du klikke på Bred Wide icon eller Smal Narrow icon .

Fjerne et afsnit

  1. Klik på den sektion, der skal fjernes.

    Tip: Et afsnit har et afsnitsnavn med en vandret linje ud for navnet. Klik på eller i nærheden af afsnitsnavnet for at markere et afsnit.

    The selected Phone numbers section

  2. Klik på Fjern under fanen Tilpas under Layout Remove icon .

    Bemærkninger: 

    • Alle felter i afsnittet fjernes, men de slettes ikke fra Business Contact Manager-databasen. Hvis du vil tilføje felterne i formularen igen, skal du læse Tilføje et felt senere i denne artikel. Hvis du fjerner felter, fjernes de indeholdte felter eller data ikke. Alle data, som er indtastet i felterne, gemmes i databasen, medmindre du sletter felterne permanent.

    • Når du fjerner et afsnit, slettes det fra Business Contact Manager-database. Felterne i afsnittet slettes ikke. Hvis du vil tilføje afsnittet igen, kan du tilføje et afsnit med samme navn og derefter føje felterne til afsnittet i formularen igen.

    Toppen af siden

Tilføje eller fjerne felter

Du kan tilføje forskellige typer felter i Business Contact Manager til Outlook, som du skal bruge i virksomheden. Felttypen bestemmer, hvilken type oplysninger der kan angives eller vælges i feltet.

Hvis du f.eks. vil indtaste oplysninger i et felt, kan du tilføje et tekstfelt. Hvis du vil klikke på et element på en liste, kan du tilføje en forududfyldt liste (også kaldet en rulleliste). Hvis du vil sammenkæde eller tilknytte en post med en anden post, kan du tilføje et relationsfelt.

En blomsterhandler kan f.eks. oprette et tekstfelt kaldet "Yndlingsblomst", hvor folk skal angive deres yndlingsblomst i feltet. Du kan finde flere oplysninger under Oprette og redigere lister senere i denne artikel.

Toppen af siden

Tilføje et felt

  1. Åbn en formular for at tilpasse den.

    Tip: Før næste trin skal du klikke på det afsnit, hvor feltet skal tilføjes. Hvis feltet ikke er placeret det ønskede sted, kan du trække det til en anden placering, efter at du har tilføjet det.

  2. Under Layout under fanen Tilpas skal du klikke på Tilføj felter Ikon til tilføjelse af gruppe .

  3. Gør et af følgende i dialogboksen Tilføj felter:

    • Klik på et af felterne på listen, og klik derefter på Føj til formular.

      The Add Fields dialog box

    • Hvis du vil oprette et nyt felt eller tilføje et felt, du allerede har oprettet til en anden formular, skal du klikke på Ny.

      Gør følgende i dialogboksen Opret et nyt felt:

      Oprette et nyt felt    

      1. Skriv et navn på feltet Feltnavn.

      2. Klik på den datatype, som feltet skal indeholde, f.eks. Tal, på listen Datatype.

      Til denne type data

      Vælg denne datatype

      Ord eller sætninger på indtil 96 tegn

      Tekst

      Tal med eller uden decimal

      Tal

      Procentdele

      Procent

      Priser, indtægt eller andre valutarelaterede data

      Valuta

      Svar på simple spørgsmål, f.eks. ja, nej, til eller fra, eller sand eller falsk

      Ja/Nej

      Oplysninger om dato eller klokkeslæt i et af de tilgængelige formater i Outlook

      Dato/klokkeslæt

      Hele tal

      Heltal

      En forhåndsudfyldt liste over elementer (værdier), som kan spare tid eller bevare ensartetheden i formularerne.

      Rulleliste

      Webadresse

      URL-adresse

      Et link til en anden post i databasen

      Relation

      1. Bemærk: Du kan ikke ændre datatypen for et felt, efter at du har oprettet feltet. Hvis du vil ændre datatypen, skal du slette feltet og tilføje et nyt felt med den ønskede datatype.

      2. Hvis det er nødvendigt, kan du klikke på et format for dataene i feltet på listen Format.

        Bemærk: Nogle datatyper har kun ét format.

      3. Klik på OK.

        Det oprettede felt vises på listen i dialogboksen Tilføj felter.

      4. Hvis du vil tilføje feltet i formularen, skal du klikke på feltet i dialogboksen Tilføj felter og derefter klikke på Føj til formular.

      Tilføje et felt fra en anden formular    

      1. Klik på indstillingen Tilføj felt fra en anden formular.

      2. Klik på et felt på listen, og klik derefter på OK.

        Bemærk: Du skal have oprettet et felt for at det vises på listen.

        Det valgte felt vises på listen i dialogboksen Tilføj felter.

      3. Hvis du vil tilføje feltet i formularen, skal du klikke på feltet i dialogboksen Tilføj felter og derefter klikke på Føj til formular.

      Toppen af siden

Tilføje et relationsfelt

Brug et relationsfelt til at sammenkæde relaterede poster. Alle poster, som har været kædet sammen med en bestemt post, er angivet på den valgte post, som kaldes destinationsposten på samme måde som en kontopost angiver alle forretningskontaktpersoner, der er knyttet til den.

Bemærk: Du kan sammenkæde poster af samme type samt poster, der er forskellige.

Hvis du f.eks. vil sammenkæde cykelhandlere i eksempeldatabasen med de leverandører, der leverer cykler til butikken, skal du:

  • Åbne leverandørposttypen for at tilpasse den. Relationsfeltet føjes til denne posttype.

    The Customize Record Types dialog box in the Sample Business database with the Vendor record type selected.

  • Føj et relationsfelt med navnet Butikker til leverandørposttypen med Butikker som destinationsposttype, og Leverandørnavne som destinationsfeltnavn.

    Bemærkninger: 

    • Hvis du føjer et relationsfelt til den oprindelige posttype, oprettes der en tabel med de relaterede poster på samme destinationspost. I dette eksempel har leverandørposterne (oprindelige poster) et relationsfelt, du kan bruge til at sammenkæde til butiksposter. Butiksposterne (destinationsposter) har en tabel med de leverandørposter, der er sammenkædet med dem.

    • Tabellen, eller destinationsfeltet, kan ikke redigeres. Hvis du vil ændre relaterede poster, skal du bruge relationsfeltet. I dette eksempel skal du gå til leverandørposten for at fjerne en butik eller tilføje en anden butik. Dette ændres listen over leverandører i tabellen på de relaterede butiksposter.

    Creating a new relationship field in the Create a New Field dialog box.

  • Brug relationsfeltet på leverandørposterne til at sammenkæde cykelbutikposterne med leverandørposterne.

    A vendor record with stores listed in the Retail Stores relationship field.

  • Kontrollér destinationsfeltet på cykelbutikposterne for at se listen over leverandører, der leverer cykler til disse butikker.

    A store record with a list of vendors that supply bicycles to the store.

Du kan finde oplysninger om eksempeldatabasen under Om Adventure Works og eksempeldatabasen.

Sådan tilføjes et relationsfelt

  1. Åbn en formular for at tilpasse den.

  2. Under fanen Tilpas under Layout skal du klikke på Tilføj felter Ikon til tilføjelse af gruppe .

  3. Klik på Ny i dialogboksen Tilføj felter.

    The Add Fields dialog box

  4. Skriv navnet på relationsfeltet i feltet Feltnavn i dialogboksen Opret et nyt felt.

  5. Klik på Relation i feltet Datatype.

  6. På listen Destinationsposttype skal du klikke på den posttype, der skal sammenkædes med den valgte post.

    Bemærk: Hvis destinationsposttypen er den samme som den posttype, du er ved at tilpasse, skal der være forskellige værdier i indstillingerne Feltnavn og Destinationsfeltnavn.

  7. Skriv navnet på destinationsfeltet i feltet Destinationsfeltnavn.

    Bemærk: Destinationsfeltnavn er navnet på den tabel, der indeholder alle relaterede poster, som er sammenkædet med destinationsposttypen.

  8. Klik på OK.

    Det valgte felt vises på listen i dialogboksen Tilføj felter.

  9. Hvis du vil føje et felt til formularen, skal du i dialogboksen Tilføj felter klikke på det felt, hvor der er angivet Relation i kolonnen Datatype, og derefter skal du klikke på Føj til formular.

    Bemærk: Det felt, der indeholder Relation i kolonnen Datatype er et dataindtastningsfelt. Feltet med Relationsdestinationsliste i kolonnen Datatype føjes automatisk til Destinationsposttype, og det er den tabel, der indeholder alle de relaterede poster, du har indtastet i relationsfeltet.

    Toppen af siden

Fjerne et felt

  1. Åbn en formular for at tilpasse den.

  2. Klik på det felt, du vil fjerne fra formularen.

    Bemærk: Krævede felter som f.eks. Kontonavn kan ikke fjernes.

  3. Klik på Fjern under fanen Tilpas under Layout Remove icon , eller tryk på Delete.

    Bemærk: Feltet og eventuelle data i feltet kan tilføjes i formularen igen, fordi feltet stadig gemmes i Business Contact Manager-databasen. Feltet kan også føjes til andre formularer fra dialogboksen Tilføj felter.

Slette et felt permanent

Advarsel: Hvis du sletter er felt fra dialogboksen Tilføj felter, sletter du feltet permanent, og alle data i feltet går tabt. Hvis du fjerne eller sletter et felt fra en formular, sletter du kun feltet fra formularen. Hvis du tilføjer feltet i formularen igen, kan du få adgang til dataene.

  1. Åbn en formular for at tilpasse den.

  2. Under fanen Tilpas under Layout skal du klikke på Tilføj felter Ikon til tilføjelse af gruppe .

  3. Klik på det felt, du vil slette, i dialogboksen Tilføj felter, og klik derefter på Slet.

    Bemærk: Du kan kun slette et felt permanent, hvis det ikke bruges i andre formularer.

    Toppen af siden

Omdøbe afsnit og redigere felter

Du kan omdøbe et afsnit på en formular, men du kan kun omdøbe felter, du selv har oprettet.

Du kan redigere felter ved at omdøbe dem og ved at ændre formatet på de data, der kan vælges i feltet.

Bemærk: Du kan ikke ændre datatypen for et felt. Du kan slette feltet og derefter tilføje et nye med den ønskede datatype.

  1. Åbn en formular for at tilpasse den.

  2. Klik på det afsnit eller felt, som du vil omdøbe eller redigere.

    Bemærk: Du kan kun omdøbe felter, du har oprettet.

  3. Under fanen Tilpas under Layout skal du klikke på Rediger felt eller sektion The Edit Field or Section Icon .

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Omdøbe en sektion     Skriv et andet navn til afsnittet i dialogboksen Rediger en sektion.

    • Redigere et felt du selv har oprettet     Skriv et andet navn til feltet i dialogboksen Rediger et felt.

      Hvis du vil ændre formatet for de data, der kan bruges i feltet, skal du klikke på et andet format i feltet Format. Nogle felttyper har kun én formateringsindstilling.

Arrangere elementer i en formular

På en formular, der kan tilpasses, kan du flytte afsnittene på en side eller flytte dem til en anden side og ændre rækkefølgen af felter.

Flytte et afsnit og omarrangere felter på en side

  1. Åbn en formular for at tilpasse den.

  2. Klik på det afsnit eller den fil, der skal flyttes.

    Tip: Et afsnit har et afsnitsnavn med en vandret linje ud for navnet. Klik på eller i nærheden af afsnitsnavnet for at markere et afsnit.

    The selected Phone numbers section

  3. Træk afsnittet eller filen til en ny placering på siden, eller brug piletasterne på tastaturet til at flytte afsnittet eller feltet.

    Toppen af siden

Flytte et afsnit til en anden side

  1. Klik på det afsnit, der skal flyttes.

    The selected Phone numbers section

  2. Klik på Flyt til under fanen Tilpas under Layout Move icon .

  3. Klik på den side, du vil flytte afsnittet til, i dialogboksen Flyt til side, og klik derefter på OK.

    Bemærk: Hvis en side er skjult, skal du slå skjulningsfunktionen fra for at kunne angive data på siden. Under fanen Tilpas under Vis skal du klikke på siden. Klik på Skjul under Sider Hide icon .

    Toppen af siden

Slette en formular

Advarsel: Hvis du sletter en posttype, mister du alle data, der var indtastet for denne posttype.

Klik på knappen Microsoft Backstage  .

  1. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Tilpas.

  2. Klik på Tilpas posttyper.

  3. Klik på den posttype, du vil oprette, i dialogboksen Tilpas posttyper.

    1. Bemærk: Du kan kun slette posttyper, du selv har oprettet. Du kan ikke slette standardposttyper.

  4. Klik på Slet posttype.

    Toppen af siden

Oprette eller redigere lister

Hvis du ofte indtaster de samme data i en formular, er det nyttigt og mere konsekvent at oprette en liste, du kan vælge fra.

Oprette en liste

  1. Åbn en formular for at tilpasse den.

  2. Under fanen Tilpas under Layout skal du klikke på Tilføj felter Ikon til tilføjelse af gruppe .

  3. Klik på Ny i dialogboksen Tilføj felter.

  4. Vælg Rulleliste på listen Datatype.

    Bemærk: For en liste kan du også kun vælge formatet Rulleliste.

  5. Klik på OK.

  6. Føj elementer til liste.

    Hvordan?

    1. Klik på Tilføj i dialogboksen Rediger lister for at føje et element (en værdi) til listen.

    2. Skriv navnet på værdien i feltet Elementnavn i dialogboksen Tilføj element.

    3. Klik på OK.

      Det tilføjede element vises i kolonnen Værdi i dialogboksen Rediger lister.

    4. Gentag denne proces for at føje et andet element til listen.

  7. Hvis du vil flytte et element op eller ned på listen, skal du klikke på den værdi, du vil flytte, og derefter klikke på pil op eller pil ned.

  8. Hvis du vil vælge ét element som standardværdi i feltet, skal du klikke på værdien og derefter klikke på knappen Søg til standard.

    Bemærk: Hvis der er et element, der oftest bliver brugt, kan du gøre det til standardværdien for at spare tid ved udfyldelse af formularer.

  9. Klik på OK.

Rediger en liste

Klik på knappen Microsoft Backstage  .

  1. Klik på fanen Business Contact Manager, og klik derefter på knappen Tilpas.

  2. Klik på Rediger lister.

  3. Klik på den liste, du vil redigere, i dialogboksen Rediger lister.

    1. Når du vælger en liste, vises elementerne i listen i kolonnen Værdi.

    2. The Edit Lists dialog box

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at redigere listen:

    1. Tilføje en værdi på listen      Klik på knappen Tilføj, skriv elementnavnet, og klik derefter på OK.

    2. Omdøbe en værdi     Klik på et element, og klik derefter på knappen Omdøb. Skriv navnet, og klik derefter på OK.

    3. Fjerne en værdi eller erstatte den med en anden værdi     Klik på et element, og klik derefter på knappen Slet. Hvis du vil erstatte værdien, skal du vælge en anden værdi og derefter klikke på OK. Hvis du vil fjerne den, skal du klikke på OK.

    4. Flytte en værdi op eller ned på listen     Klik på et element, og klik derefter på pil op eller pil ned.

    5. Gøre et element til standardværdi     Klik på elementet, og klik derefter på knappen Gør til standard.

  5. Når du har angivet alle dine ændringer, skal du klikke på OK i dialogboksen Rediger lister.

    Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×