Oprette og styre brugerdefinerede kategorier og grupper (oversigter) i navigationsruden

Microsoft Office Access 2007 indeholder en ny funktion, der hedder navigationsruden. Ruden erstatter et ældre værktøj – databasevinduet. Du bruger navigationsruden til at starte og administrere objekterne i en database - tabeller, rapporter, formularer osv. Du kan også bruge navigationsruden i stedet for oversigter. Hvis du vil gøre det, skal du oprette brugerdefinerede kategorier og grupper, der indeholder genveje til kun de objekter, brugerne skal kunne se. I denne artikel forklares det, hvordan du opretter og administrerer brugerdefinerede kategorier og grupper i navigationsruden.

Hvad vil du foretage dig?

Beskrivelse af navigationsruden

Oprette brugerdefinerede kategorier og grupper (oversigter)

Vise eller skjule grupper og objekter i en kategori

Fjerne og gendanne objekter i brugerdefinerede grupper

Beskrivelse af navigationsruden

I tidligere versioner af Access skulle du bruge databasevinduet til at køre og håndtere objekterne – tabeller, rapporter, formularer osv. – i en database. Hvis du f.eks. ville starte guiden Rapport eller ændre designet af en dataindtastningsformular, skulle du gøre dette i databasevinduet.

Hvis du ville gøre det lettere at finde og bruge et sæt objekter, f.eks. dataindtastningsformularer eller rapporter, du kørte hver uge, oprettede du en oversigt. Oversigter er små skærme med knapper eller hyperlinks, der f.eks. åbner en formular eller en rapport. Brug af en oversigt er en måde at skjule databaseobjekter på, som du ikke ønsker, at andre brugere kan se og muligvis beskadige. Hvis du f.eks. ikke ønsker, at brugere ændrer data i en underliggende tabel, kan du konfigurere du databasen, så den kun viser oversigten, og brugerne på denne måde blev begrænset til at kunne anvende et relevant sæt værktøjer.

Navigationsruden gør det lettere og hurtigere at bruge en database på flere måder:

  • Ruden sørger for, at objekterne i databasen hele tiden er synlige. Du kan ikke utilsigtet komme til at skjule navigationsruden bag andre skærmbilleder.

  • Du kan begrænse de objekter, som andre kan se og bruge, hvis du opretter brugerdefinerede kategorier og grupper med objekter inden for disse kategorier. Antag f.eks., at du kører et sæt bestående af tre rapporter hver fredag morgen. I stedet for at rulle gennem en lang liste med databaseobjekter for at finde rapporterne, kan du oprette en brugerdefineret kategori i navigationsruden og placere en gruppe genveje til rapporterne i denne kategori.

  • Du kan maksimalt oprette 10 brugerdefinerede kategorier, og du kan når som helst ændre eller slette brugerdefinerede kategorier.

Fremgangsmåderne i følgende afsnit forklarer, hvordan du opretter og håndterer brugerdefinerede kategorier og grupper. Oplysningerne i dette emne stammer fra et mere omfattende emne, Vejledning i navigationsruden, som indgående forklarer, hvordan du bruger navigationsruden. Se det mere omfattende emne, hvis du har brug for at forstå en funktion eller fuldføre en opgave, der ikke er beskrevet her.

Endelig skal du huske, at du stadig kan oprette og bruge oversigter i Office Access 2007. Du kan finde flere oplysninger i artiklen Hvor er oversigterne?.

Toppen af siden

Oprette brugerdefinerede kategorier og grupper (oversigter)

Når du opretter en brugerdefineret kategori, opretter du den for den database, der er åben, og den følger med denne database. Du kan ikke overføre brugerdefinerede kategorier og grupper til andre databaser.

Du skal bruge dialogboksen Navigationsindstillinger til at oprette og styre brugerdefinerede kategorier og grupper. Processen har disse generelle trin:

  • Først skal du oprette en brugerdefineret kategori. Access indeholder en, du kan bruge: Brugerdefineret. Du kan omdøbe denne kategori og tilføje eller fjerne grupper efter behov. Du kan når som helst oprette en ny kategori.

  • Når du har oprettet en kategori, skal du oprette en eller flere grupper i den nye kategori.

  • Luk dialogboksen Navigationsindstillinger, og træk eller kopier eller indsæt de ønskede databaseobjekter, som du vil tildele til den brugerdefinerede gruppe, i navigationsruden. Du trækker eller kopierer objekterne fra en speciel gruppe, der kaldes Ikke-tildelte objekter, som oprettes for dig i Access, når du opretter en brugerdefineret kategori.

    Bemærk: Når du føjer et databaseobjekt fra gruppen Ikke-tildelte objekter til en brugerdefineret gruppe, opretter Access en genvej til det pågældende objekt – selve objektet bliver ikke flyttet eller kopieret. Hvis du omdøber eller sletter en genvej i en brugerdefineret gruppe, påvirker disse ændringer ikke selve objektet, men kun genvejen til det.

  • Når du har placeret objekterne i de brugerdefinerede grupper, kan du skjule gruppen Ikke-tildelte objekter og eventuelle andre grupper, du ikke ønsker at få vist.

Oprette en brugerdefineret kategori

  1. Højreklik på menuen øverst i navigationsruden, og klik derefter på Navigationsindstillinger.

  2. I dialogboksen Navigationsindstillinger skal du klikke på Tilføj element på listen Kategorier. Der vises en ny kategori på listen. En ny brugerdefineret kategori er vist i denne figur:

    En ny brugerdefineret kategori i navigationsruden

  3. Skriv et navn til den nye kategori, og tryk derefter på ENTER.

    Opret et navn, der giver mening for brugerne af databasen. Når du har angivet navnet, vil du se, at titelteksten for listen til højre ændres, så den svarer til dette navn. Hvis du f.eks. navngiver den nye kategori Min oversigt, vil titelteksten i listen til højre være Grupper for "Min oversigt". Bemærk også, at listen indeholder en gruppe med navnet Ikke-tildelte objekter. I Access oprettes denne gruppe som standard. Gruppen indeholder alle objekterne i databasen, og du bruger disse objekter til at udfylde den brugerdefinerede gruppe.

    Når du har oprettet en brugerdefineret kategori, skal du oprette en eller flere grupper i den pågældende kategori. Du kan oprette alle de grupper, du har brug for. Lad dialogboksen Navigationsindstillinger være åben, og udfør de næste trin.

Oprette en brugerdefineret gruppe

  1. Klik på Tilføj gruppe under listen Grupper for"Gruppenavn", og skriv derefter gruppens navn. Du kan gentage denne proces, lige så mange gange du har brug for. Min oversigt kan f.eks. indeholde tre grupper – Dataindtastningsformularer, Rapporter og Forespørgsler. Brugernes behov og dine egne ønsker bestemmer, hvilke grupper du tilføjer på dette trin.

  2. Sørg for, at afkrydsningsfeltet ud for Ikke-tildelte objekter er markeret, og klik derefter på OK. Access lukker dialogboksen Navigationsindstillinger og føjer den nye brugerdefinerede gruppe til navigationsruden, men du kan endnu ikke se den nye gruppe.

  3. Gå til næste fremgangsmåde for at gøre den nye gruppe synlig og føje objekter til gruppen.

Føje objekter til en brugerdefineret gruppe

  1. Klik på menuen øverst i navigationsruden, og klik på din nye kategori i øverste del af menuen. Den eller de grupper, du har oprettet i denne kategori, vises i den nederste del af menuen sammen med gruppen Ikke-tildelte objekter.

  2. Marker de elementer, du vil anvende i den brugerdefinerede gruppe, i gruppen Ikke-tildelte objekter, og flyt dem derefter til gruppen. I Access er der forskellige måder at flytte de markerede elementer på. Du kan:

    • Trække enkeltvist i elementerne.

    • Holde CTRL nede, klikke på flere elementer og derefter trække elementerne til den brugerdefinerede gruppe.

    • Højreklikke på et af de markerede elementer, pege på Føj til gruppe og derefter klikke på navnet på den brugerdefinerede gruppe.

Når du er færdig, kan du lade gruppen Ikke-tildelte objekter være synlig i navigationsruden, eller du kan skjule den.

Skjule gruppen Ikke-tildelte objekter

  1. Højreklik på menuen øverst i navigationsruden, og klik på Navigationsindstillinger.

  2. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Ikke-tildelte objekter i ruden Grupper forkategori.

Når du har oprettet en brugerdefineret kategori og gruppe, og du har tilføjet nogle genveje til gruppen, kan du bruge genvejene til at oprette flere grupper. I følgende fremgangsmåde beskrives hvordan.

Oprette en ny brugerdefineret gruppe ved hjælp af et objekt i en eksisterende brugerdefineret gruppe

Bemærk: Hvis du vil bruge denne teknik, skal du først oprette en brugerdefineret kategori og gruppe ved at benytte den fremgangsmåde, der er beskrevet i ovenstående afsnit.

  1. Der skal være en åben brugerdefineret kategori og gruppe i navigationsruden. Højreklik derefter på et objekt, du vil placere i den nye gruppe.

  2. Peg på Føj til gruppe, og klik derefter på Ny gruppe.

    Der vises en ny gruppe i navigationsruden. En ny brugerdefineret gruppe i navigationsruden Skriv et navn til den nye gruppe, og træk derefter flere genveje til den nye gruppe efter behov.

Toppen af siden

Vise eller skjule grupper og objekter i en kategori

Du kan skjule nogle eller alle grupper i en brugerdefineret kategori og nogle eller alle objekter i en gruppe. Husk på følgende under arbejdet:

  • I Access er der to måder, du kan skjule et objekt på. Du kan bruge kommandoer, der findes i navigationsruden til at skjule et objekt fra dets overordnede gruppe og kategori, eller du kan vælge en egenskab til hvert objekt og skjule den for alle grupper og kategorier i den åbne database.

  • Du kan gøre skjulte objekter og grupper fuldstændigt usynlige, eller du kan få dem vist i navigationsruden som nedtonede, utilgængelige ikoner. Du vælger ved at markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Vis skjulte objekter i dialogboksen Navigationsindstillinger. Dette afkrydsningsfelt bruges også, når du vil vise eller gendanne en gruppe eller et objekt.

Fremgangsmåderne i de følgende afsnit viser, hvordan du udfører hver enkelt opgave.

Skjule en gruppe i en kategori

  • Højreklik i navigationsruden på titellinjen for den gruppe, du vil skjule, og klik derefter på Skjul.

    Bemærk: Du kan også udføre denne opgave ved at bruge dialogboksen Navigationsindstillinger. Åbn dialogboksen (se fremgangsmåden i næste afsnit, hvis du ikke ved, hvordan du gør det), og fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for den gruppe, du vil skjule, på listen Grupper for"kategori".

Gendanne en skjult gruppe i en kategori

  1. Højreklik på menulinjen i navigationsruden, og klik derefter på Navigationsindstillinger i genvejsmenuen.

  2. Vælg den kategori, der indeholder den skjulte gruppe, på listen Kategorier.

  3. Marker afkrydsningsfeltet ud for den skjulte gruppe på listen Grupper for "kategori".

  4. Klik på OK.

Skjule et objekt i dens overordnede gruppe

  • Højreklik på objekterne i navigationsruden, og klik derefter på Skjul.

Skjule et objekt i alle kategorier og grupper

  1. Højreklik på det objekt, du vil skjule, og klik derefter på Objektegenskaber.

    Dialogboksen Egenskaber vises, og navnet på objektet føjes til dialogboksens titel. Hvis du f.eks. åbner formularen Ordrer, er dialogboksens titel Egenskaber for Ordrer. Dialogboksen vises i følgende figur.

    Dialogboksen Egenskaber for et databaseobjekt i Access

  2. Marker afkrydsningsfeltet Skjult.

  3. Klik på OK.

Gendanne (vise) et skjult objekt

  1. Højreklik på menuen øverst i navigationsruden, og klik på Navigationsindstillinger i genvejsmenuen.

  2. Marker afkrydsningsfeltet Vis skjulte objekter under Indstillinger for visning.

  3. Klik på OK, og vend tilbage til navigationsruden. Der vises et nedtonet ikon for alle skjulte objekter i ruden.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du kun har skjult objektet fra dets overordnede gruppe og kategori, skal du højreklikke på objektet og derefter klikke på Vis.

    • Hvis du har skjult objektet fra alle kategorier og grupper ved at angive egenskaben Skjult, skal du højreklikke på objektet, klikke på Vis egenskaber og derefter fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Skjult.

Toppen af siden

Fjerne og gendanne objekter i brugerdefinerede grupper

De brugerdefinerede grupper kan blive ændret med tiden i takt med skiftende brugerbehov og forretningsmæssige krav. Du kan tilføje eller fjerne objekterne i en gruppe efter behov. Det fremgår af nedenstående procedurer, hvad du skal gøre.

Slette objekter fra en brugerdefineret gruppe

  • Højreklik på det objekt, du vil fjerne, i navigationsruden, og klik derefter på Slet.

Gendanne et objekt i en brugerdefineret gruppe

  1. Hvis gruppen Ikke-tildelte objekter er skjult, skal du få den vist.

    Hvordan viser jeg gruppen Ikke-tildelte objekter?

    1. Højreklik på menuen øverst i navigationsruden, og klik på Navigationsindstillinger i genvejsmenuen.

    2. Marker afkrydsningsfeltet ud for Ikke-tildelte objekter i ruden Grupper for "kategori".

  2. Træk, eller kopier og indsæt efter behov det ønskede objekt fra gruppen Ikke-tildelte objekter i den brugerdefinerede gruppe.

Omdøbe et objekt i en brugerdefineret gruppe

  1. Højreklik på det objekt, du vil omdøbe, i navigationsruden, og klik derefter på Omdøb genvej.

  2. Skriv genvejens nye navn, og tryk derefter på ENTER.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×