Oprette og registrere tildelte opgaver

Ud over at oprette dine egne opgaver kan du oprette opgaver, som du vil tildele andre.

Denne artikel indeholder

Om tildeling af opgaver

Tildele en person en opgave

Videresende en opgave, som skal registreres af en anden person

Kræve ejerskab over en afslået opgavetildeling

Registrere opgaver, som du har tildelt

Acceptere eller afslå en opgavetildeling

Sende en statusrapport eller kommentar om en opgavetildeling

Om tildeling af opgaver

Når du har oprettet en opgave og har tildelt en person den, kan der være nogle administrative opgaver med at følge op på den, indtil den er fuldført. Du kan f.eks. have brug for at få statusrapporter om og opdateringer på opgavens forløb. Desuden kan det være, at du vil tildele en anden opgaven, hvis den person, du i første omgang har tildelt den, afviser den.

Når du vil tildele en opgave, skal du først oprette den og derefter sende den som en opgaveanmodning til en anden person. Den person, der modtager opgaveanmodningen, bliver den midlertidige ejer af opgaven. Denne person kan afslå opgaven, acceptere den eller tildele en anden den. Hvis opgaven afslås, returneres den til dig.

Bemærk: Selvom den afslåede opgave returneres til dig, ejes den stadig af modtageren, indtil du kræver ejerskabet ved at returnere opgaven til din egen opgaveliste.

Hvis modtageren accepterer opgaven, bliver den pågældende person opgavens permanente ejer. Hvis denne person tildeler en anden opgaven, bliver denne anden person ejer af opgaven. Det er kun ejeren, der kan foretage ændringer i opgaven. Når en ejer opdaterer en opgave, opdaterer Microsoft Outlook alle kopier af opgaven, dvs. den kopi, der opbevares af den, der oprindeligt sendte opgaveanmodningen, samt alle kopier, der opbevares af alle andre tidligere ejere af opgaven. Når ejeren afslutter opgaven, sendes der automatisk en statusrapport til den person, der oprindeligt tildelte opgaven, alle tidligere ejere og andre, der har anmodet om en rapport. 

Tip: Hvis du tildeler mere end én person en opgave ad gangen, kan du ikke beholde en opdateret kopi af den pågældende opgave på opgavelisten. Hvis du vil tildele et projekt, som involverer mere end én person, og stadig holdes opdateret om projektets forløb gennem Outlook, skal du derfor dele projektet i separate opgaver og tildele hver opgave for sig. Vil du f.eks. registrere en rapport, som skal skrives af tre forfattere, skal du oprette følgende tre separate opgaver: Skriv rapport, forfatter 1, Skriv rapport, forfatter 2 og Skriv rapport, forfatter 3 og tildele de respektive forfattere hver enkelt opgave.

Det kan også være dig, der modtager en opgavetildeling. Hvis du gør det, skal du beslutte, om du vil acceptere eller afslå opgaven. Du kan også blive bedt om at rapportere, hvordan opgaven skrider frem. I Outlook er det hurtigt og let at styre opgaver.

Toppen af siden

Tildele en person en opgave

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil tildele en ny opgave:     Peg på Ny i menuen Filer, og klik derefter på Opgaveanmodning.

      Sende en opgaveanmodning til en person

    • Hvis du vil tildele en eksisterende opgave:     Åbn opgaven på opgavelisten. Klik på Tildel opgave i gruppen Administrer opgave under fanen Opgaver.

  2. Skriv navnet eller e-mail-adressen på den person, du vil tildele opgaven, i boksen Til.

    Klik på knappen Til, hvis du vil vælge navnet på en liste.

  3. Skriv et navn til opgaven i boksen Emne.

    Bemærk: Ved en eksisterende opgave er boksen Emne allerede udfyldt.

  4. Vælg de ønskede indstillinger for Forfaldsdato og Status.

  5. Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfelterne Gem en opdateret kopi af denne opgave på opgavelisten og Send mig en statusrapport, når denne opgave er fuldført.

  6. Hvis opgaven skal gentages, skal du klikke på Gentagelse i gruppen Indstillinger under fanen Opgave, vælge de ønskede indstillinger og derefter klikke på OK.

  7. Skriv eventuelle oplysninger, du vil medtage i opgaven, i tekstområdet i den tilbagevendende opgave.

  8. Klik på Send Knapflade .

    Bemærk: Hvis du tildeler en tilbagevendende opgave, gemmes en kopi af opgaven på opgavelisten, men den opdateres ikke. Hvis du har markeret afkrydsningsfeltet Send mig en statusrapport, når denne opgave er fuldført, modtager du en statusrapport for hver fuldført forekomst af opgaven.

Toppen af siden

Videresende en opgave, som skal registreres af en anden person

  1. Åbn den opgave, der skal sendes.

  2. Klik på Videresend i gruppen Administrer opgave under fanen Opgaver.

    Genvejstaster  Tryk på CTRL+F for at videresende en opgave.

  3. Skriv modtagernavne eller e-mail-adresser i felterne Til og Cc.

  4. Skriv eventuelle meddelelser, du vil medtage, i opgavens tekstfelt. Hvis du vil sende mere end én opgave, skal du trække de øvrige opgaver fra opgavelisten til tekstfeltet i den opgave, du videresender.

  5. Klik på Send Knapflade .

Toppen af siden

Kræve ejerskab over en afslået opgavetildeling

  1. Åbn den e-mail, der indeholder opgaveanmodningen. Denne meddelelse findes typisk i mappen Sendt post.

  2. Klik på Vend tilbage til opgaveliste i gruppen Administrer opgave under fanen Opgaver.

Du kan også fjerne opgaven fra den meddelsen med den afslåede opgave ved at klikke på Vend tilbage til opgaveliste.

Toppen af siden

Registrere opgaver, som du har tildelt

Der findes tre måder at registrere de opgaver på, som du har tildelt andre:

  • Gemme kopier af opgaver, du tildeler, automatisk og modtage automatiserede statusrapporter    

    1. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner

    2. Klik på Opgaveindstillinger.

    3. Marker afkrydsningsfeltet Gem opdaterede kopier af tildelte opgaver på opgavelisten.

    4. Marker afkrydsningsfeltet Send statusrapporter, når tildelte opgaver er fuldført.

  • Få vist opgaver, du har tildelt andre    

    1. Klik på Opgaver.

    2. Peg på Aktuel visning i menuen Vis, og klik derefter påTildeling.

  • Få vist listen over personer, der modtager en opdateret kopi af en tildelt opgave    

    1. Åbn den tildelte opgave, som du vil se listen for.

    2. Se navnene i boksen Opdateringsliste under fanen Detaljer.

Toppen af siden

Acceptere eller afslå en opgavetildeling

  1. Åbn opgaven eller opgaveanmodningen.

  2. Klik på Accepter eller Afslå i gruppen Administrer opgave under fanen Opgaver.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på Rediger svaret før afsendelse, skriv din kommentar i meddelelsen, og klik derefter på Send.

    • Klik på Send svaret nu.

Toppen af siden

Sende en statusrapport eller kommentar om en opgavetildeling

  1. Åbn den opgave, som du vil sende en statusrapport eller kommentar for.

  2. Klik enten på Send statusrapport, Svar eller Svar til alle i gruppen Administrer opgave under fanen Opgave.

  3. Skriv modtagernavne eller e-mail-adresser i felterne Til og Cc.

    Hvis du er tildelt opgaven, tilføjes navnene på personer, som skal holdes opdaterede, automatisk.

  4. Skriv eventuelle oplysninger, du vil medtage i statusrapporten, i tekstområdet i meddelelsen.

  5. Klik på Send Knapflade .

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×