Oprette og dele en offentlig mappe i Outlook

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Offentlige mapper i Outlook giver dig godt plads til at indsamle, organisere og dele oplysninger om bestemte emner inden for en organisation. "Offentlig" betyder i denne sammenhæng, at indholdet kan ses af alle i organisationen, ikke hele verden. Når du skriver et indlæg i en offentlig mappe, sender du den ikke til alle, og du tilstopper derfor ikke nogen indbakker. I stedet for kan folk se i mappen, når de vil se efter interessante indlæg.

Vigtigt: Du skal bruge en Microsoft Exchange Server-konto og en Exchange-mailkonto for at bruge offentlige mapper sammen med Outlook. De fleste private og personlige mailkonti bruger ikke Exchange.

Trin 1: Spørge din Exchange-administrator

Organisationen tillader muligvis ikke offentlige mapper, eller der kan være politikker for, hvordan de må bruges. Spørg administratoren for at komme på rette spor. Hvis organisationen tillader og understøtter brugen af offentlige mapper, men der endnu ikke findes nogen offentlig mappe på øverste niveau, skal du bede jeres Exchange-administrator om at oprette en.

Når mappen på øverste niveau er blevet oprettet, skal du bare trykke på Ctrl + 6 for at få vist den med indhold i ruden Mapper i Outlook.

Trin 2: Oprette og navngive en mappe

  1. Tryk på Ctrl+6 for at få vist Offentlige mapper i ruden Mapper.

    Vigtigt: Hvis du ikke kan se et afsnit under Offentlige mapper i mapperuden, se din lokale Exchange mailadministrator. De skal angive den til du.

  2. Højreklik på Offentlige mapper, og klik på Ny mappe.

    Offentlige mapper

  3. Navngiv mappen, og klik på OK.

Tip!: 

  • Du kan føje en offentlig mappe til dine Foretrukne mapper. Derefter i Outlook Web App, du kan udføre bestemte funktioner i de samme offentlige mapper, f.eks oprette, opdatere eller slette elementer. Disse handlinger kan udføres i kalender, kontakter, Mail og indlæg offentlige mapper.

  • Føje en offentlig mappe til Favoritter, skal du højreklikke på mappen og derefter vælge Føj til Favoritter....

  • Oplysninger om, hvordan du bruger Foretrukne mapper i Outlook Web App, kan du se arbejde med meddelelsesmapper i Outlook Web App.

Trin 3: Angive mappetilladelser for brugere og grupper

Som standard tildeler Outlook tilladelser kun for dig, som forfatteren af offentlige mapper, så du behøver at specifikt give tilladelser til de personer, så de kan læse og skrive indhold i mappen. Lær, hvordan du kan ændre tilladelser for en offentlig mappe.

Introduktion til offentlige mapper

Her er nogle typiske måder at bruge offentlige mapper på i en organisation:

Onlinediskussioner

Gem hvert diskussionsemne i en separat undermappe. Angiv tilladelser for hver undermappe efter behov. Det kan være en god ide at begrænse adgangen til mapper, der indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger. Et emne kan have sin egen moderator, der kan kontrollere, om et emne er blevet lagt ud, og som kan slette indlæg, der ikke lever op til organisationens standarder, eller som ikke overholder de gældende politikker.

Del kalendere, lister over kontakter samt opgavelister

Vedhæft kalendere, kontakter og opgaver eller opgavelister til indlæg for at dele oplysninger med personer, som har adgang til mappen. Denne type central placering letter kommunikationen og samarbejdet på teamprojekter.

Forskelle mellem mailmapper og offentlige mapper

  • Når du skifter fra en mailmappe til en offentlig mappe, ændres knappen Nyt indlæg oven over ruden Mapper til Ny mail – fordi du typisk vil skrive et indlæg i stedet for at sende mails i en offentlig mappe.

  • Når du svarer på et indlæg i en offentlig mappe, er der ikke nogen Svar til alle-knap. Alle, der ser indholdet af mappen, kan se dit indlæg.

Mere om Outlook-mapper

Skifte mellem Outlook-mapper

Ændre tilladelser for en offentlig mappe

Oprette en offentlig mappe, og Angiv tilladelser, visninger, formularer og regler

Hvis du vil oprette en offentlig mappe, skal du have tilladelse til at oprette mapper i en eksisterende offentlige mappe. Du kan finde oplysninger om, hvordan du få din administrator.

  1. Peg på Ny i menuen filer, og klik derefter på mappe.

  2. Skriv et navn til mappen i feltet Navn.

  3. Klik på den mappe, du vil oprette, i boksen Mappen indeholder.

  4. Klik på en placering til mappen på listen Vælg, hvor mappen skal placeres.

    Hurtigt starte en offentlig mappe med eksisterende elementer:

    1. På mappelisten, i navigationsruden, klik på den mappe, du vil kopiere.

    2. Peg på mappe i menuen filer, og klik derefter på Kopiér mappenavn.

    3. Klik på den placering, du vil kopiere mappen til listen.

  1. Højreklik på den offentlige mappe, du vil dele i Mappeliste, i Navigationsrude, og klik derefter på Egenskaber i genvejsmenuen.

    Du skal have ejertilladelse til en offentlig mappe for at angive tilladelser for mappen deling. Du kan angive tilladelser for kun én mappe ad gangen.

  2. Klik på fanen tilladelser.

  3. Klik på Tilføj.

  4. Skriv navnet på den person, du vil give tilladelser til deling, i feltet Søg.

  5. Klik på Tilføj, og klik derefter på OK.

  6. Klik på navnet på den person, du lige har tilføjet, på listen navn.

  7. Vælg de ønskede indstillinger under tilladelser.

    Bemærk: Du kan tildele alle, der har adgang til mappen, de samme tilladelser ved at klikke på standard på listen navn.

Gør et af følgende:

  • Oprette en visning fra bunden

    1. Peg på Aktuel visning i menuen Vis, og klik derefter på Definer visninger.

    2. Klik på Ny.

    3. Skriv et navn i feltet Navn på ny visning.

    4. Vælg visningstype, du vil, i feltet Type visning.

    5. Hvis du vil ændre, hvor visning skal være tilgængelig, skal du klikke på en indstilling under kan bruges på.

    6. Klik på OK.

    7. Klik på en knap for yderligere at tilpasse visningen under Beskrivelse, og vælg derefter de indstillinger, du vil bruge.

    8. Klik på OK, når du er færdig med at angive indstillinger.

    9. Klik på Anvend visning for at anvende visningen med det samme.

  • Oprette en visning, der er baseret på en standardvisning

    1. Skifte til visning, du vil basere den nye visning på.

    2. Peg på Aktuel visning i menuen Vis, og klik derefter på Tilpas aktuel visning.

    3. Klik på en knap for hver type ændring, du vil gøre, under Beskrivelse, og vælg derefter de ønskede indstillinger.

    4. Når du er færdig med at foretage ændringer, skal du lukke dialogboksen Tilpas visning .

    5. Peg på Aktuel visning i menuen Vis, og klik derefter på Definer visninger.

    6. Klik på aktuelle indstillinger for visningen i feltet visninger for mappen mappenavn.

    7. Klik på Kopiér.

    8. Skriv et navn i feltet Navn på ny visning.

    9. Klik på en indstilling under Kan bruges på, hvis du vil ændre, hvor visningen skal være tilgængelig.

      Bemærk: Nye visninger føjes til den Aktuelle visning   undermenu (i menuen Vis, pege på Arranger efter).

Hvis du vil ændre standardvisningen for en offentlig mappe, du skal have ejertilladelse til mappen, og der skal være mindst én brugerdefineret visning, der er defineret for den mappe, der er synlig for alle.

  1. Højreklik på den offentlige mappe i Mappeliste, i Navigationsrude, og klik derefter på Egenskaber i genvejsmenuen.

  2. Klik på fanen Administration.

    Hvis fanen Administration ikke vises, kan du ikke har ejertilladelse.

  3. Klik på den visning, der skal vises hver gang mappen åbnes på listen første visning på mappe.

    Normal visning viser Microsoft Outlook standardvisningen for typen elementer i mappen.

Du skal have tilladelse som redaktør, udgivende redaktør eller ejer om at føje formularer til en privat delt mappe eller til en offentlig mappe. Hvis mappen er en offentlig mappe, og du har ejertilladelse, kan du begrænse de formularer, der er tilgængelige for andre personer, der bruger mappen.

  1. Højreklik på mappen i Mappeliste, i Navigationsrude, og klik derefter på Egenskaber i genvejsmenuen.

  2. Klik på fanen formularer.

  3. Hvis du vil tilføje en formular til listen over formularer, der er knyttet til denne mappe, skal du klikke på Administrer, skal du angive formularen.

  4. Klik på Luk.

  5. Hvis du vil begrænse de formularer, der skal være tilgængelig for andre personer, der bruger mappen, skal du klikke på en indstilling under Tillad disse formularer i denne mappe.

Du skal have ejertilladelse til en offentlig mappe for at oprette eller ændre regler for den.

  1. Højreklik på den offentlige mappe, du vil oprette eller ændre regler for i Mappeliste, i Navigationsrude, og klik derefter på Egenskaber i genvejsmenuen.

  2. Klik på fanen Administration.

  3. Klik på mappen assistent.

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil oprette en regel, skal du klikke på Tilføj regel.

    • Ændre en eksisterende regel, skal du klikke på en regel på listen, og klik derefter på Rediger regel.

  5. Indtast de betingelser, som elementet skal opfylde for at handlingen kan udføres. Klik på Avanceret for flere betingelser.

  6. Marker de ønskede indstillinger under Udfør disse handlinger.

    Bemærk: Når du opretter en regel, er det aktive som standard.

Gør et af følgende:

  • Dele en kalender

    1. Oprette en ny mappe, og vælg kalenderelementer i listen mappen indeholder.

    2. Klik på Kalender på listen Vælg, hvor mappen skal placeres, og klik derefter på OK.

    3. Tilføj møder og begivenheder til mappen.

  • Dele en liste over kontakter

    1. Oprette en ny mappe, og vælg Kontakt elementer på listen mappe indeholder.

    2. Klik på kontakter på listen Vælg, hvor mappen skal placeres, og klik derefter på OK.

    3. Føje kontakter til mappen.

      Bemærk: Den delte liste over kontakter vises i Outlook/kontaktpersonerne i adressekartoteket.

  • Dele en opgaveliste

    1. Oprette en ny mappe, og vælg opgave-emner på listen mappen indeholder.

    2. Klik på opgaver på listen Vælg, hvor mappen skal placeres, og klik derefter på OK.

    3. Føje opgaver til mappen.

      Bemærk: Mens du kan kopiere en opgaveliste til en offentlig mappe, kan ikke du kopiere en opgaveanmodning til en offentlig mappe eller oprette en opgaveanmodning fra en offentlig mappe.

  • Anbringe oplysninger i en offentlig mappe

    1. Åbn den offentlige mappe, du vil sende oplysninger i.

    2. For at bruge standardformularen til at sende oplysninger, klik på menuen filer, peg på Ny og klik derefter på Send i denne mappe.

    3. Angiv de oplysninger, du vil sende i formularen.

    4. Klik på Send.

Oprette en begrænset offentlig mappe

Du skal have ejertilladelse til en offentlig mappe for at angive den som en begrænset mappe.

  1. Højreklik på den offentlige mappe i Mappeliste, i Navigationsrude, og klik derefter på Egenskaber i genvejsmenuen.

  2. Klik på Mappen begrænset under fanen Administration.

  3. Markér afkrydsningsfeltet Angiv mappen som en begrænset mappe.

  4. I feltet Videresend nye elementer skal du skrive navnet på den person, der modtager indgående meddelelser eller navnet på en anden offentlig mappe, hvor meddelelserne, der er gemt til gennemsyn. Redaktøren, der står på Gennemse er angivet i trin 6.

  5. Valgfrit: Hvis du vil sende et svar automatisk, når der modtages en ny meddelelse redaktøren, Vælg en indstilling under svar på nye elementer med.

    Vælg en af følgende:

    • Standardsvar   

      "Tak for dit bidrag. Vær opmærksom på, at anmodninger til nogle mapper eller diskussionsgrupper gennemses for at afgøre, om de skal gøres offentligt tilgængeligt. I disse tilfælde vises der en forsinkelse før godkendte indlæg kan ses af andre."

    • Brugerdefinerede svar   

      Klik på brugerdefineret svar, og klik derefter på skabelon. Skriv teksten til det brugerdefinerede svar.

    Redaktører vil ikke modtage nogen af disse svar, når de skriver meddelelser.

  6. Klik på Tilføj eller Fjern for at tilføje eller fjerne navne på redaktører.

  7. Valgfrit: For at få vist egenskaberne for en markeret redaktør, klik på Egenskaber.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×