Oprette og anvende politikker for administration af oplysninger

Med politikker for administration af oplysninger kan du styre, hvem der må få adgang til virksomhedens data, hvad de må gøre med dem, og hvor længe de må opbevare dem. En politik kan være med til at gennemtvinge overholdelse af juridiske vedtægter og bekendtgørelser fra offentlige myndigheder eller interne forretningsprocesser. Som administrator kan du oprette en politik, som styrer, hvordan dokumenter spores, hvem der må få adgang til dokumenter, og hvor længe dokumenter må opbevares.

Hver politik fastlægger et sæt regler for en indholdstype. Hver regel i en politik er en politikfunktion. En funktion i en politik for administration af oplysninger kan f.eks. angive, hvor længe en indholdstype skal bevares.

En politik for administration af oplysninger kan oprettes på et websted på tre forskellige måder:

  1. Opret en politik for administration af oplysninger til brug på flere indholdstyper i en gruppe af websteder.

  2. Opret en politik for administration af oplysninger for en webstedsindholdstype.

  3. Opret en politik for administration af oplysninger for en liste eller et bibliotek.

Hvad vil du foretage dig?

Oprette en politik for flere indholdstyper i en gruppe af websteder

Oprette en politik for en indholdstype for et websted

Opbevare en politik for en liste, et bibliotek eller en mappe (placeringsbaseret opbevaringspolitik)

Anvende en politik for en gruppe af websteder for en indholdstype

Anvende en politik på tværs af en gruppe af websteder

Oprette en skabelon fra en eksisterende politik til brug på tværs af en gruppe af websteder

Eksportere en politk

Importere en politik til en anden gruppe af websteder

Oprette en politik for flere indholdstyper i en gruppe af websteder

Du kan sikre, at en politik for administration af oplysninger anvendes på alle dokumenter af en bestemt type i en gruppe af websteder ved at oprette politikken på niveauet for grupper af websteder og derefter anvende politikken på indholdstyper. Dette omtales som politikker for grupper af websteder. Du kan finde flere oplysninger i Anvende en politik for en gruppe af websteder for en indholdstype.

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden for gruppe af websteder, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Politikker for gruppe af websteder på listen Administration af gruppe af websteder på siden Indstillinger for websted.

  3. Klik på Opret på siden Politikker for gruppe af websteder.

  4. Skriv et navn til og en beskrivelse af politikken på siden Rediger politik, og skriv derefter en kort politikbeskrivelse, som forklarer formålet med politikken over for brugere. En politikerklæring kan være på op til 512 tegn.

  5. Se Oprette en politk for en indholdstype for at lære, hvordan funktionerne, du ønsker at knytte til politikken, kan angives.

  6. Klik på OK for at vende tilbage til siden Politikker for gruppe af websteder.

Oprette en politik for en indholdstype for et websted

Når en politik for administration af oplysninger føjes til en indholdstype, er det let at knytte politikfunktioner til flere lister eller biblioteker. Du kan vælge at føje en eksisterende politik for administration af oplysninger til en indholdstype eller oprette en politik, som er entydig for en individuel indholdstype.

Bemærk:  Du kan også føje en politik til administration af oplysninger til en indholdstype, som er specifik for lister. Herved anvendes politikken kun på elementer på den pågældende liste, som bruger indholdstypen.

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden for en gruppe af websteder, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Indholdstyper for websted på siden Indstillinger for websted i sektionen Gallerier.

  3. Vælg den indholdstype, du vil føje en politik til, på siden Indholdstyper for websted.

  4. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger på siden Indholdstyper for websted i sektionen Indstilinger.

  5. VælgAngiv politikken på siden Indstillinger for politik til administration af oplysninger, og klik derefter på OK.

  6. Skriv et navn til og en beskrivelse af politikken på siden Rediger politik, og skriv derefter en kort politikbeskrivelse, som forklarer formålet med politikken over for brugere. En politikerklæring kan være på op til 512 tegn.

  7. Vælg de politikfunktioner, som du vil føje til politikken for administration af oplysninger, i de næste sektioner.

  8. Klik på Aktiver opbevaring for at angive en opbevaringsperiode for dokumenter og elementer, som er underlagt denne politik, og angiv derefter opbevaringsperioden og de handlinger, der skal udføres, når elementerne udløber.

    Sådan angives en opbevaringsperiode

1.

Klik på Tilføj en opbevaringsfase for poster…

2.

Vælg en indstilling for opbevaringsperiode for at angive, hvornår dokumenter eller elementer udløber. Udfør en af følgende handlinger:

  • Hvis du vil angive udløbsdatoen på grundlag af en datoegenskab, skal du klikke på Denne fase er baseret på en datoegenskab på elementet i afsnittet Begivenhed , og derefter vælge dokument- eller elementhandlingen (f.eks. Oprettet eller Ændret) samt tidsintervallet efter denne handling (f.eks. antallet af dage, måneder eller år), hvor elementet skal udløbe.

  • Klik på Angives af en brugerdefineret opbevaringsformel, der er installeret på denne server for at bruge en brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløbet.

Bemærk:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis din administrator har oprettet en brugerdefineret formel.

3.

Indstillingen Start en arbejdsproces er kun tilgængelig, hvis du definerer en politik for en liste- eller biblioteksindholdstype, som allerede har en tilknyttet arbejdsproces.

4.

Vælg Gentag handlingen for denne fase... i sektionen Gentagelse, og indtast, hvor hyppigt handlingen skal gentages.

Bemærk:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis den valgte handling kan gentages. Du kan f.eks. ikke angive gentagelse af handlingen Slet permanent.

5.

Klik på OK.

  1. Klik på Aktiver overvågning for at aktivere overvågning for de dokumenter og elementer, som er underlagt denne politik, og angiv derefter de hændelser, som skal overvåges.

    Sådan aktiveres overvågning

1.

Vælg Aktiver overvågning i sektionen Overvågning på siden Rediger politik, og marker derefter afkrydsningsfelterne ud for de hændelser, du vil føre en overvågningslog for.

2.

Marker afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en stregkode, før der gemmes eller udskrives, hvis brugere skal spørges, om disse stregkoder skal indsættes i dokumenter.

3.

Klik på OK for at anvende overvågningsfunktionen på politikken.

Overvågningspolitikfunktionen sætter virksomheder i stand til at oprette og analysere overvågningslogfiler for dokumenter og listeelementer som f.eks. opgavelister, lister over problemer, diskussionsgrupper og kalendere. Denne politikfunktion giver en overvågningslog, som registrerer hændelser, som f.eks. når indhold ses, redigeres eller slettes.

Når overvågning er aktiveret som et led i en politik for administration af oplysninger, kan administratorer se overvågningsdata i politikanvendelsesrapporter, som findes i Microsoft Office Excel, og som opsummerer den aktuelle brug. Administratorer kan bruge disse rapporter til at se, hvordan oplysninger bruges i virksomheden. Disse rapporter kan også hjælpe virksomheder med at kontrollere og dokumentere, at lovforskrifter overholdes, eller undersøge eventuelle problematiske anliggender.

Overvågningsloggen registrerer følgende oplysninger: hændelsesnavn, dato og klokkeslæt for hændelsen og systemnavn på den bruger, der har udført handlingen.

  1. Når stregkoder er aktiveret som en del af en politik, føjes de til dokumentegenskaber og vises i sidehovedområdet af det dokument, som stregkoden er anvendt på. Ligesom etiketter kan stregkoder også fjernes manuelt fra et dokument. Du kan angive, om brugere skal spørges, om stregkoden skal medtages, når et element udskrives eller arkiveres, eller om stregkoden skal indsættes manuelt fra fanen Indsæt i 2010 Office-programmer.

    Sådan aktiveres stregkoder

1.

Marker afkrydsningsfeltet Aktiver stregkoder i sektionen Stregkoder på siden Rediger politik.

2.

Marker afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en stregkode, før der gemmes eller udskrives, hvis brugere skal spørges, om disse stregkoder skal indsættes i dokumenter.

3.

Klik på OK for at anvende stregkodefunktionen på politikken.

Bemærk:  Stregkodepolitikken resulterer i standardstregkoder af typen kode 39. I hvert stregkodebillede er der tekst under stregkodesymbolet, som repræsenterer stregkodeværdien. Dette gør det muligt at anvende stregkodedataene, også selvom det ikke kan lade sig gøre at bruge scanningshardware. Brugere kan skrive stregkodenummeret manuelt i søgefeltet for at finde frem til elementet online.

  1. Klik på Aktiver etiketter for at gøre det obligatorisk, at dokumenter, som er underlagt denne politik, har etiketter, og angiv derefter de ønskede indstillinger for etiketterne.

    Sådan aktiveres etiketter

1.

Marker afkrydsningsfeltet Spørger brugerne, om der skal indsættes en etiket, før de gemmer eller udskriver, hvis du vil gøre det obligatorisk for brugere at føje en etiket til et dokument.

Bemærk:  Hvis du vil lade brugeren bestemme, om der skal bruges etiketter, skal du ikke markere dette afkrydsningsfelt.

2.

Marker afkrydsningsfeltet Bloker for ændringer af etiketter, efter de er tilføjet for at blokere, at en etiket kan ændres, efter den er indsat.

Bemærk:  Hvis etiketten skal opdateres, når egenskaberne for dette dokument eller dette element opdateres, skal du ikke markere dette afkrydsningsfelt.

3.

Skriv teksten til etiketten, som den skal vises, i boksen EtiketformatEtiketter kan indeholde indtil ti kolonnereferencer, som hver kan være på indtil 255 tegn. Benyt følgende fremgangsmåde til at oprette formatet for etiketten:

Skriv navnene på kolonnerne, du vil medtage, i den rækkefølge, de skal vises i. Sæt kolonnenavne i klammeparenteser ({}), som vist i eksemplet på siden Rediger politik.

Skriv ord, som identificerer kolonnerne uden for parenteserne, som vist i eksemplet på siden Rediger politik.

4.

Du kan indsætte et linjeskift ved at skrive \n, hvor linjeskiftet skal vises.

5.

Vælg den ønskede skriftstørrelse og typografi, og angiv, om etiketten skal placeres til venstre, centreret eller til højre i dokumentet.

Tip:  Vælg en skrifttype og typografi, som er tilgængelig på brugernes computere. Skriftstørrelsen spiller også en rolle for, hvor megen tekst der kan vises på etiketten.

6.

Angiv etikettens højde og bredde. Etiketten kan være fra 0,25 til 20 tommer (fra 0,63 til 50,8 cm) høj og ligeledes fra 0,25 til 20 tommer bred. Etikettekst er altid centreret lodret i etiketbilledet.

7.

Klik på Opdater for at se en forhåndsvisning af etiketindholdet.

  1. Klik på OK.

Opbevare en politik for en liste, et bibliotek eller en mappe (placeringsbaseret opbevaringspolitik)

Du kan definere en opbevaringspolitik, som kun kan anvendes på en bestemt liste, bibliotek eller mappe. Hvis du opretter en opbevaringspolitik på denne måde, kan du ikke genbruge denne politik til andre lister, biblioteker eller websteder.

Bemærk:  Du kan ikke anvende en politik for en gruppe af websteder på en placeringsbaseret politik.

Hvis du ønsker en enkelt opbevaringspolitik for alle indholdstyper på en bestemt placering, vil det være praktisk at benytte placeringsbaseret opbevaring. I det fleste andre tilfælde, har du brug for at bekræfte af en opbevaringspolitik er angivet for alle indholdstyper.

Bemærk:  Hver undermappe nedarver opbevaringspolitiekken fra den overordnede mappe, medmindre du vælger at afbryde nedarvning og definere en ny opbevaringspolitk på det underordnede niveau.

Hvis du udover opbevaringspolitikken vil definere en politik for administration af oplysninger for en liste eller et bibliotek, skal du definere en politik for administration af oplysninger for hver enkelt listeindholdstype, der er knyttet til den pågældende liste eller det pågældende bibliotek. Du kan finde flere oplysninger i Oprette en politik for en webstedsindholdstype.

Vigtigt:  Hvis du på et tidspunkt beslutter at skifte fra politikker for indholdstyper til placeringsbaserede politikker, er det kun opbevaringspolitikken, der anvendes som placeringsbaseret politik. Alle andre administrationspolitikker (for overvågning og stregkoder) nedarves fra de tilknyttede indholdstyper.

Tip:  Placeringsbaserede politikker kan deaktiveres for en gruppe af websteder ved at deaktivere funktionen Biblioteks- og mappebaseret opbevaring. Dette giver administratorer af grupper af websteder mulighed for at sikre, at deres politikker for indholdstyper ikke tilsidesættes af en listeadministrators placeringsbaserede politikker.

Du skal mindst have tilladelse til at administrere lister for at kunne ændre indstillingerne for en politik til administration af oplysninger for en liste eller et bibliotek.

  1. Gå til listen eller biblioteket, du vil angive en politik for administration af oplysninger for.

  2. Klik på fanen Bibliotek eller Liste i båndet, og klik derefter på Indstillinger for bibliotek eller Indstillinger for liste afhængigt af, om du arbejder med et bibliotek eller en liste.

  3. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger under Tilladelser og administration.

  4. Kontroller, at kilden for opbevaring for listen eller biblioteket er angivet til Bibliotek og mapper på siden Indstillinger for politik til administration af oplysninger. Udfør følgende, hvis Indholdstype vises som kilden:

    • Klik på Skift kilde.

      Skift kilde for politik

    • Vælg Bibliotek og mapper i sektionen Kilde til opbevaring på siden Rediger politk. Du vil få besked om, at opbevaringspolitikker for indholdstyper ignoreres.

    • Klik på OK.

  5. Skriv en kort beskrivelse af den politik, du er ved at oprette, i sektionen Biblioteksbaseret opbevaringsplan på siden Rediger politk.

  6. Klik på Tilføj en opbevaringsfase... under Ikke-poster

    Vigtigt:  Bemærk, at du kan vælge et definere andre opbevaringspolitikker for poster ved at markere indstillingen Definer forskellige opbevaringsfaser for poster under Poster .

  7. Vælg en indstilling for opbevaringsperiode i dialogboksen Egenskaber for fase for at angive, hvornår et dokument eller element udløber. Udfør én af følgende handlinger:

    • Klik på Denne fase er baseret på en datoegenskab på elementet i afsnittet Begivenhed for at angive udløbsdatoen på grundlag af en datoegenskab, og vælg derefter dokument- eller elementhandlingen (f.eks. Oprettet eller Ændret) ) samt tidsintervallet efter denne handling (f.eks. antallet af dage, måneder eller år), hvor elementet skal udløbe.

    • Klik på Angives af en brugerdefineret opbevaringsformel, der er installeret på denne server for at bruge en brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløbet.

      Bemærk:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis din administrator har oprettet en brugerdefineret formel.

    • Angiv underHandling, hvad der skal ske, når dokumentet eller elementet udløber. Hvis du vil aktivere en bestemt handling, som skal udføres på dokumentet eller elementet (f.eks. sletning), skal du vælge en handling på listen.

  8. Indstillingen Start en arbejdsproces er kun tilgængelig, hvis du definerer en politik for en liste, et bibliotek eller en indholdstype, som allerede har en tilknyttet arbejdsproces. Du kan herefter vælge mellem forskellige arbedsprocesser.

  9. Vælg Gentag handlingen for denne fase, indtil næste fase aktiveres... i sektionen Gentagelseog angiv, hvor hyppigt handlingen skal gentages.

    Bemærk:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis den valgte handling kan gentages. Du kan f.eks. ikke angive gentagelse af handlingen Slet permanent .

  10. Klik på OK.

Anvende en politik for en gruppe af websteder for en indholdstype

Hvis der i forvejen er oprettet politikker for administration af oplysninger for webstedet som politikker for en gruppe af websteder, kan du anvende en af disse politikker for en indholdstype. Du kan ved at gøre dette anvende den samme politik for flere indholdstyper i en gruppe af websteder, der ikke deler den samme overordnede indholdstype.

Bemærk:  Hvis du vil anvende flere indholdstyper i en gruppe af websteder, og du har konfigureret Managed Metadata-tjenesten, kan du bruge Indholdstypepublicering til at publicere og distribuere politikker til administration af oplysninger til flere grupper af websteder. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet Anvende en politik for indholdstyper på tværs af grupper af websteder.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, som indeholder den indholdstype, du vil anvende en politik for.

  2. Klik på fanen Bibliotek eller List på båndet, og klik derefter på Indstillinger for bibliotek eller Indstillinger for liste afhængigt af, om du arbejder med et biblioteke eller en liste.

  3. Klik på Indstillinger for politik til administration af oplysninger under Tilladelser og administration.

  4. Kontroller, at politikkilden er angivet til Indholdstyper, og marker den indholdstype, du vil anvende politikken for, under Indholdstypepolitikker s.

  5. Klik på Opret en ny politik for gruppe af webstede i sektionen Angiv politikken, og vælg derefter politikken, du vil anvende på listen.

    Bemærk:  Hvis indstillingen Brug en politik for en gruppe af websteder ikke er tilgængelig, er der ikke defineret nogen politikker for den pågældende gruppe af websteder.

  6. Klik på OK.

    Vigtigt:  Hvis listen eller biblioteket, du arbejder med, understøtter administration af flere indholdstyper, kan du under Indholdstyper vælge den indholdstype, du vil angive en politik for administration af oplysninger for. Dette fører dig direkte til trin 5 ovenfor.

Anvende en politik på tværs af en gruppe af websteder

Del indholdstyper på tværs af grupper af websteder ved at bruge et Managed Metadata-tjenesteprogram til at konfigurere indholdstypeudgivelse. Indholdstypeudgivelse hjælper dig med at administrere indhold og metadata, så de er ensartede på tværs af dine websteder, da indholdstyper kan oprettes og opdateres fra en central placering, og da opdateringer kan publiceres og distribueres til flere grupper af abonnementswebsteder eller webprogrammer.

Du kan få mere at vide om indholdstypepublicering under Administrere indholdstypeudgivelse.

Oprette en skabelon fra en eksisterende politik til brug på tværs af en gruppe af websteder

Du kan definere en politik til administration af oplysninger og derefter oprette en skabelon ud fra den, som du kan bruge efter behov på tværs af flere grupper af websteder. Denne metode kan anvendes, når du opretter en sikkerhedskopi af dine oplysningspolitikker, eller den kan bruges som en alternativ metode til brug af indholdstypepublicering ved anvendelse af én politk på tværs af en gruppe af websteder. Du kan oprette en skabelon eller en sikkerhedskopi af politikken ved at eksportere politikken fra en gruppe af websteder og derefter importere den til en bestemt placering eller en anden gruppe af websteder.

Vigtigt:  Hvis du bruger eksport/import-funktionen som en måde at oprette et sæt af skabeloner på, skal du være opmærksom på, at der findes et entydigt id i .xml-filen med politikken. Dette entydige id skal ændres, hvis du vil importere den pågældende politik ind i et websted mere end én gang.

Eksportere en politk

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden for gruppen af websteder, hvor politikken findes, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Politikker for gruppe af websteder under sektionen Administration af gruppe af websteder på siden Indstillinger for websted.

  3. Klik på den politik, du vil eksportere, rul til bunden af politikken, og klik derefter på Eksporter.

  4. Klik på Gem, når du bliver spurgt, om du vil gemme eller åbne filen, og vælg derefter et sted, hvor filen skal gemmes. Sørg for at vælge en placering, der er tilgængelig for de grupper af websteder, som importerer politikken.

  5. Klik på Luk, når dialogboksen Overførslen er fuldført åbnes.

Importere en politik til en anden gruppe af websteder

Hvis du importerer en politik for administration af oplysninger, kan du anvende den på indholdstyper på websteds- eller listeniveau i en vilkårlig gruppe af websteder. Der er to fordele ved at gøre dette: Du behøver ikke at omdefinere og anvende politikken på hver enkelt indholdstype, og du kan lettere administrere politikændringer ved at udføre ændringer på politikken på kun ét sted.

  1. Klik på Webstedshandlinger på startsiden for gruppen af websteder, som politikken skal anvendes på, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Politikker for gruppe af websteder i sektionen Administration af gruppe af websteder.

  3. Klik på Importer på siden Politikker for gruppe af websteder, og klik derefter på Gennemse for at finde XML-filen for politikken.

  4. Vælg den XML-fil, som politikken er gemt i, og klik derefter på Åbn.

  5. Klik på Importer på siden Importer en politik for gruppe af websteder for at føje politikken til samlingen af websteder.

Den importerede politik kan nu anvendes på en eller flere indholdstyper på websted- eller listeniveauet. Se Anvende en politik for en gruppe af websteder for en indholdstype ovenfor.

Valg af en oplysningspolitik, der skal anvendes for en indholdstype

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×