Oprette og anvende politikker for administration af oplysninger

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Politikker for administration af oplysninger aktivere organisationen at styre, hvor lang tid til at bevare indhold, overvåge foretage personer med indhold og føje stregkoder eller etiketter til dokumenter. En politik kan hjælpe dig med at gennemtvinge overholdelse af juridiske og offentlige eller interne forretningsprocesser. Som administrator, kan du konfigurere en politik til at styre, hvordan du kan spore dokumenter og hvor lang tid til at bevare dokumenter.

Du kan oprette en oplysninger management politik kan på tre forskellige steder i webstedshierarkiet, fra den længste til den smalleste:

  • Oprette en politik om at bruge flere indholdstyper i en gruppe af websteder.

  • Oprette en politik for en webstedsindholdstype.

  • Oprette en politik for en liste eller et bibliotek.

Se Introduktion til politikker for administration af oplysningerkan finde flere oplysninger.

Opret en politik for flere indholdstyper inden for en gruppe af websteder

Overvej at oprette politikken på niveauet for gruppen af websteder for at sikre, at en oplysningspolitik anvendes på alle dokumenter af en bestemt type inden for en gruppe af websteder, og anvend derefter politikken på indholdstyper. Disse kaldes for politikker for grupper af websteder.

  1. På hjemmesiden gruppe af websteder > Indstillinger for Knappen Indstillinger på titellinjen i SharePoint 2016. > Indstillinger for websted.

    I et SharePoint gruppe tilsluttet websted, klik på Indstillinger, klik på Webstedsindhold og derefter klikke på Indstillinger for websted.

  2. På siden Indstillinger for websted under Administration af gruppe af websteder > Indhold Type politikskabeloner.
    Link til indholdstype for politikskabelon på siden Indstillinger for websted

  3. På siden politikker > Opret.

  4. Angiv et navn og en beskrivelse af regel, og derefter skrive en kort erklæring, der forklarer til brugere, hvad politikken er beregnet til.

  5. Se næste afsnit om at oprette politikker for en webstedsindholdstype at lære, hvordan du konfigurerer de funktioner, du vil knytte til politikken.

  6. Vælg OK.

Opret en politik for en type af webstedsindhold

Når du føjer en politik for administration af oplysninger til en indholdstype, bliver det nemt at knytte politikfunktioner til flere lister eller biblioteker. Du kan vælge at føje en eksisterende politik for administration af oplysninger til en indholdstype eller at oprette en entydig politik, som er specifik for en enkelt indholdstype.

Du kan også føje en politik for administration af oplysninger til en indholdstype, der er specifik for lister. Hermed anvendes politikken udelukkende på elementer i den pågældende liste, der anvender indholdstypen.

  1. På hjemmesiden gruppe af websteder > Indstillinger for Knappen Indstillinger på titellinjen i SharePoint 2016. > Indstillinger for websted.

    I et SharePoint gruppe tilsluttet websted, klik på Indstillinger, klik på Webstedsindhold og derefter klikke på Indstillinger for websted.

  2. På siden Indstillinger for websted under Gallerier til Webdesigner > webstedsindholdstyper.
    Link til webstedsindholdstyper på siden Indstillinger for websted

  3. Vælg den indholdstype, du vil tilføje en politik for, på siden Indstillinger for webstedsindholdstype.

  4. På siden indholdstype for websted under Indstillinger > Indstillinger for politik til administration af oplysninger.

  5. Angiv et navn og beskrivelse til politikken på siden Rediger politik, og derefter skrive en kort beskrivelse, der forklarer, at brugere hvad politikken er beregnet til.

  6. Vælg de enkelte politikfunktioner, du vil føje til din politik for administration af oplysninger i de næste afsnit.
    Politikker om Typer af indhold

  7. For at angive en opbevaringsperiode til dokumenter og elementer, der er underlagt denne politik skal du vælge Aktivér opbevaring og derefter angive opbevaringsperioden og de handlinger, der skal udføres, når elementerne udløber.

    Angive en opbevaringsperiode

1.

Vælg Tilføj en opbevaringsfase for poster...

2.

Vælg en indstilling for opbevaringsperiode for at angive, hvornår dokumenter eller elementer skal være indstillet til at udløbe. Gør et af følgende:

  • Angive udløbsdatoen baseret på en datoegenskab under begivenhed > denne fase er baseret på en datoegenskab for elementet, og vælg derefter handlingen dokument eller et element (for eksempel oprettet eller redigeret) og intervallet af tiden efter denne handling (for eksempel antallet af dage, måneder eller år), når du vil elementet til at udløbe.

  • For at bruge en brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløb skal du vælge Angiv af en brugerdefineret opbevaringsformel, der er installeret på serveren.

Bemærk:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis administratoren har konfigureret en brugerdefineret formel.

3.

Indstillingen Start en arbejdsproces er kun tilgængelig, hvis du vil definere en politik for en liste, et bibliotek eller en indholdstype, der allerede har en arbejdsproces tilknyttet. Du får derefter vist arbejdsprocesser, du kan vælge mellem.

4.

I sektionen Gentagelse skal du vælge Gentag denne fases handling ... og angive, hvor ofte du ønsker, at handlingen skal gentages.

Bemærk:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis den valgte handling kan gentages. Du kan f.eks. ikke angive gentagelse for handlingen Slet permanent.

5.

Vælg OK.

  1. Vælg Aktivér overvågning for at aktivere overvågning for dokumenter og elementer, der er underlagt denne politik skal, og derefter angive de hændelser, du vil overvåge.

    Aktivere overvågning

1.

I feltet Rediger politik side under Revision > aktivere overvågning , og markér derefter afkrydsningsfelterne ud for de hændelser, du vil beholde en overvågningslog for for.

2.

Til at bede brugere til at indsætte disse stregkoder i dokumenter Vælg Spørg brugerne skal indsætte en stregkode før du gemmer eller udskriver .

3.

Vælg OK anvende overvågningsfunktionerne til politikken.

Funktionen Overvågningspolitik gør det muligt for organisationer at oprette og analysere revisionsspor for dokumenter og for listeelementer som opgavelister, problemlister, diskussionsgrupper og kalendere. Denne politikfunktion giver dig en overvågningslog, der registrerer hændelser, f.eks. når indhold bliver vist, redigeres eller slettes.

Når overvågning er aktiveret som en del af en politik til administration af oplysninger, kan administratorer kan få vist overvågningsdataene i anvendelsesrapporter for politikker, der er baseret i Microsoft Excel og, opsummere aktuelle brugen. Administratorer kan bruge disse rapporter til at finde ud af, hvordan du kan finde oplysninger bruges i organisationen. Disse rapporter kan også hjælpe organisationer med at bekræfte og dokumentere deres overholdelse af lovgivningen eller for at undersøge potentielle problemstillinger.

Overvågningsloggen registrerer følgende oplysninger: Hændelsens navn, dato og klokkeslæt for hændelsen samt systemnavnet på den bruger, der udfører handlingen.

  1. Når stregkoder er aktiveret som en del af en politik, er de føjet til dokumentegenskaber og vises i sidehovedet på det dokument, som stregkoden anvendes. Som etiketter, kan stregkoder også fjernes manuelt fra et dokument. Du kan angive, om brugere bliver bedt om at medtage stregkode når udskrive eller gemme et element, eller hvis stregkoden skal indsættes manuelt ved hjælp af fanen Indsæt i 2010 Office udgivelsesprogrammer.

    Aktivere stregkoder

1.

På siden Rediger politik under stregkoder > Aktivér stregkoder.

2.

Vælg Spørg brugerne skal indsætte en stregkode før du gemmer eller udskriver for at spørge brugerne skal indsætte disse stregkoder i dokumenter.

3.

Vælg OK for at anvende funktionen stregkode til politikken.

Stregkodepolitikken genererer standardstregkoder med Code 39-standarden. Hvert stregkodebillede har tekst under stregkodesymbolet, som repræsenterer stregkodeværdien. Således kan stregkodedataene bruges, selvom der ikke er scanningsudstyr tilgængeligt. Brugeren kan skrive stregkodetallet manuelt i søgefeltet for at finde elementet på et websted.

  1. Vælg Aktivér navne for at kræve, at dokumenter, der er underlagt denne politik har etiketter, og derefter angive de indstillinger, du vil bruge til etiketterne.

    Sådan aktiveres etiketter

1.

Hvis brugerne til at føje en etiket til et dokument, skal du vælge Spørg brugerne skal indsætte en etiket, før gemmes eller udskrives.

Bemærk:  Hvis etiketter skal være valgfri, skal du ikke markere dette afkrydsningsfelt.

2.

For at låse en etiket, så den ikke kan ændres, når den er blevet indsat, skal du vælge forhindre ændringer af navne, når de er blevet tilføjet.

Denne indstilling forhindrer, at etikettekst opdateres, når først etiketten er blevet indsat i et element i en klientapplikation som Word, Excel eller PowerPoint. Hvis du vil have, at etiketten opdateres, når egenskaberne for dette dokument eller element opdateres, skal du ikke markere dette afkrydsningsfelt.

3.

Skriv teksten til etiketten, i feltet navn, som det skal vises. Etiketter kan indeholde op til 10 kolonnereferencer, hver især kan bestå af op til 255 tegn. Hvis du vil oprette formatet til etiketten, skal du gøre følgende:

Skriv navnene på de kolonner, du vil medtage i etiketterne, i den rækkefølge, de skal vises i. Sæt kolonnenavnene i klammeparenteser ({}), sådan som det er vist i eksemplet på siden Rediger politik.

Skriv ord for at identificere kolonnerne uden for parenteserne, sådan som det er vist i eksemplet på siden Rediger politik.

4.

Hvis du vil tilføje et linjeskift, Angiv \n, hvor du vil linjeskiftet skal vises.

5.

Vælg den ønskede skriftstørrelse og typografi, og angiv, om du vil have etiketten placeret til venstre, centreret eller til højre i dokumentet.

Vælg en skrifttype og en typografi, der er tilgængelig på brugernes computere. Størrelsen på skrifttypen påvirker, hvor meget tekst der kan vises på etiketten.

6.

Angiv højden og bredden af navnet. Etikethøjde kan variere fra.25 tommer til 20 tommer og etiketbredde kan variere fra.25 tommer til 20 tommer. Etikettekst er altid lodret centreret i etiket billedet.

7.

Vælg Opdater for at få vist et eksempel på etiketindhold.

  1. Vælg OK.

Opret en politik for en liste, et bibliotek eller en mappe (placeringsbaseret opbevaringspolitik)

Du kan angive en opbevaringspolitik, som gælder kun for en bestemt liste, bibliotek eller den mappe. Hvis du opretter en opbevaringspolitik på denne måde, du kan genbruge denne politik på andre lister, biblioteker, mapper eller websteder, og du kan ikke anvende en politik for gruppe af websteder til en politik til placeringen af basis.

Hvis du vil anvende en enkelt opbevaringspolitik for alle de typer af indhold i en enkelt placering, vil du sandsynligvis bruge placering mappebaseret opbevaring. I de fleste tilfælde vil du kontrollere, at der er angivet en opbevaringspolitik for alle indholdstyper.

Hver undermappe nedarver opbevaringspolitikken fra den overordnede mappe, medmindre du vælger at bryde nedarvningen og definere en ny opbevaringspolitik på den underordnede mappe.

Hvis du vil angive en politik til administration af oplysninger end opbevaring til en liste eller bibliotek, skal du definere en politik til administration af oplysninger for hver enkelt listeindholdstype, der er knyttet til listen eller biblioteket.

Hvis du på noget tidspunkt beslutter at skifte fra indholdstypebaserede til placeringsbaserede politikker for en liste eller et bibliotek, vil kun opbevaringspolitikken blive brugt som placeringsbaseret politik. Alle andre politikker for administration (overvågning, revision og stregkoder) nedarves fra de tilknyttede indholdstyper.

Placeringsbaserede politikker kan deaktiveres for en gruppe af websteder ved at deaktivere funktionen Biblioteks- og mappebaseret opbevaring. Dette gør det muligt for administratorer af websteder at sikre, at deres indholdstypepolitikker ikke tilsidesættes af en listeadministrators placeringsbaserede politikker.

Du skal mindst have tilladelsen Administrer lister til at ændre oplysninger om administration af politikindstillinger for en liste eller bibliotek.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, du vil angive en politik for administration af oplysninger for.

  2. Vælg fanen bibliotek eller liste på båndet > Indstillinger for bibliotek eller Liste over indstillinger.

    Klik på Indstillinger i SharePoint Online, og klik derefter på Listeindstillinger eller Indstillinger for bibliotek.

  3. Under tilladelser og administration > Indstillinger for politik til administration af oplysninger.
    Link til politikker for administration af oplysninger på siden med indstillinger for dokumentbibliotek

  4. Sørg for, at kilde til opbevaring for listen eller biblioteket er indstillet til biblioteket og mapper på siden Indstillinger for politik til administration af oplysninger.

    Hvis Indholdstype vises som kilde, skal du klikke på Skift kilde, og klik derefter på bibliotek og mapper. Du får en påmindelse, indholdstype opbevaringspolitikker, blive ignoreret. Klik på OK.

  5. Skriv en kort beskrivelse af den regel, du opretter på siden Rediger politik under Bibliotek baseret opbevaring tidsplan.

  6. Vælg Tilføj en opbevaringsfase...

    Bemærk, at du under Poster kan vælge at definere forskellige opbevaringspolitikker for poster ved at vælge indstillingen Definer forskellige opbevaringsfaser for poster.

  7. I egenskabsdialogboksen for fase, Vælg en opbevaring periode indstilling for at angive, hvornår dokumenter eller elementer er konfigureret til at udløbe. Gør et af følgende:

    • Angive udløbsdatoen baseret på en datoegenskab under begivenhed > denne fase er baseret på en datoegenskab for elementet, og vælg derefter handlingen dokument eller et element (for eksempel oprettet eller redigeret) og intervallet af tiden efter denne handling (for eksempel antallet af dage, måneder eller år), når du vil elementet til at udløbe.

    • For at bruge en brugerdefineret opbevaringsformel til at bestemme udløb skal du vælge Angiv af en brugerdefineret opbevaringsformel, der er installeret på serveren.

      Bemærk:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis administratoren har konfigureret en brugerdefineret formel.

    • Under Handling skal du angive, hvad der skal ske, når et dokument eller et element udløber. Hvis du vil aktivere en bestemt handling, der skal udføres for dokumentet eller elementet (f.eks. sletning), skal du vælge en handling på listen.

  8. Indstillingen Start en arbejdsproces er kun tilgængelig, hvis du vil definere en politik for en liste, et bibliotek eller en indholdstype, der allerede har en arbejdsproces tilknyttet. Du får derefter vist arbejdsprocesser, du kan vælge mellem.

  9. Vælg under Gentagelse, gentage dette trin... og angive, hvor ofte du vil handlingen igen.

    Bemærk:  Denne indstilling er kun tilgængelig, hvis den valgte handling kan gentages. Du kan f.eks. ikke angive gentagelse for handlingen Slet permanent.

  10. Vælg OK.

Anvend en politik for grupper af websteder på en indholdstype

Hvis der allerede er oprettet politikker for administration af oplysninger for dit websted som politikker for grupper af websteder, kan du anvende en af politikkerne på en indholdstype. Ved at gøre dette kan du anvende den samme politik på flere indholdstyper i en gruppe af websteder, der ikke deler den samme overordnede indholdstype.

Hvis du vil anvende politikker til flere indholdstyper på en gruppe af websteder, og du har en administrerede metadatatjeneste konfigureret, kan du bruge indhold publicering til at publicere ud af politikker (information Management) til flere grupper af websteder. I afsnittet anvende en politik til indholdstyper på tværs af grupper af websteder kan finde flere oplysninger.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, der indeholder den indholdstype, som du vil anvende en politik på.

  2. Vælg fanen bibliotek eller liste på båndet > Indstillinger for bibliotek eller Liste over indstillinger.

    Klik på Indstillinger i SharePoint Online, og klik derefter på Listeindstillinger eller Indstillinger for bibliotek.

  3. Under tilladelser og administration > Indstillinger for politik til administration af oplysninger.
    Link til politikker for administration af oplysninger på siden med indstillinger for dokumentbibliotek

  4. Kontrollér, at kilden til politikken er angivet til Indholdstyper, og vælg den indholdstype, du vil anvende politikken på, under Indholdstypepolitikker.

  5. Under Angiv politikken > Brug en politik for gruppe af websteder, og vælg derefter den politik, du vil anvende på listen.

    Bemærk:  Hvis indstillingen Brug en politik for en gruppe af websteder ikke er tilgængelig, er der ikke defineret nogen politikker for en gruppe af websteder for denne gruppe af websteder.

  6. Vælg OK.

    Hvis listen eller biblioteket, du arbejder med understøtter for administration af flere indholdstyper, kan du vælge den indholdstype, du vil angive en politik til administration af oplysninger under Indholdstyper . Dette kommer du direkte til trin 5 ovenfor.

Anvend en politik på tværs af grupper af websteder

Del indholdstyper på tværs af grupper af websteder ved at bruge et administreret tjenesteprogram til metadata til at konfigurere indholdstypepublicering. Indholdstypepublicering hjælper dig med at administrere indhold og metadata på en ensartet måde på tværs af dine websteder, da indholdstyper kan oprettes og opdateres centralt, og opdateringer kan publiceres ud til flere abonnerende grupper af websteder eller webprogrammer.

Opret en skabelon ud fra en eksisterende politik til brug på tværs af grupper af websteder

Du kan definere en politik for administration af oplysninger og derefter oprette en skabelon ud fra den, som kan bruges efter behov på tværs af flere grupper af websteder. Denne metode kan bruges, hvis du vil have en sikkerhedskopi af dine oplysningspolitikker, eller den kan bruges som en anden metode til at bruge indholdstypepublicering til at anvende én politik på tværs af grupper af websteder. Du kan oprette en skabelon eller en sikkerhedskopi af politikken ved at eksportere politikken fra én gruppe af websteder og derefter importere den på en gemt placering eller en anden gruppe af websteder.

Vigtigt:  Hvis du bruger eksport/import-funktionen som en metode til at oprette et sæt af politikskabeloner, skal du huske på, at der findes et entydigt id i .XML-filen for politikken. Derfor kan du ikke importere denne politik til et websted mere end én gang uden at ændre dette entydige id.

Eksportere en politik

  1. Vælg Indstillinger for Lille tandhjul for indstillinger, der overtog pladsen fra Indstillinger for websted. på hjemmesiden gruppe af websteder > Indstillinger for websted.

    I et SharePoint gruppe tilsluttet websted, klik på Indstillinger, klik på Webstedsindhold og derefter klikke på Indstillinger for websted.

  2. På siden Indstillinger for websted under Administration af gruppe af websteder > Indhold Type politikskabeloner.
    Link til indholdstype for politikskabelon på siden Indstillinger for websted

  3. Vælg den politik, du vil eksportere > Rul til bunden > Eksportér.

  4. Vælg Gem kommandoprompten til at gemme eller åbne filen, og vælg derefter en placering til at gemme filen. Sørg for at vælge en placering, der er tilgængelige for de grupper af websteder, importeres politikken.

  5. Når overførslen er fuldført dialogboksen vises, skal du vælge Luk.

Importere en politik til en anden gruppe af websteder

Ved at importere en politik for administration af oplysninger kan du anvende den på flere indholdstyper på websteds- eller listeniveau inden for en hvilken som helst gruppe af websteder. Fordelene ved at gøre dette er dobbelte: Du behøver ikke at definere og anvende politikken på hver indholdstype igen, og du kan nemmere administrere politikændringer ved kun at foretage ændringer i politikken ét sted.

  1. Vælg Indstillinger for Lille tandhjul for indstillinger, der overtog pladsen fra Indstillinger for websted. på startsiden for gruppen af websteder, du vil anvende politikken, > Indstillinger for websted.

    I et SharePoint gruppe tilsluttet websted, klik på Indstillinger, klik på Webstedsindhold og derefter klikke på Indstillinger for websted.

  2. På siden Indstillinger for websted under Administration af gruppe af websteder > Indhold Type politikskabeloner.

  3. På siden politikker > Importer > til find XML-fil til politikken.

  4. Vælg den XML-fil, som er blevet gemt politikken > Åbn.

  5. På siden Importér en politik for gruppe af websteder side > Importer for at føje politikken til gruppen af websteder.

Din importerede politik kan nu anvendes til et eller flere indholdstyper på niveauet for webstedet eller -listen.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×