Opret og administrer listen over projektinteressenter

Af Jane Suchan, PMP

Så hvad er et projekt interessent?     Der er mange definitioner, og de varierer fra kilde til kilde og virksomhed til virksomhed. Alle foreslår, at interessenter er personer eller grupper, der har en interesse i resultatet af et projekt. Interessentadministration er synonymt med relationsledelse: Målet er at opnå og opretholde engagementet i dit projekt.

Heri er interessenter enkeltpersoner eller grupper i organisationen, der har en interesse i eller vil blive påvirket af projektresultatet. Men før du begynder at etablere og administrere din liste over interessenter, skal du sørge for, at din definition af en interessent stemmer overens med organisationens.

Hvorfor er det vigtigt at administrere interessenter?

Så meget som vi gerne vil tro, at dette ikke er tilfældet, er vi nødt til at indse, at ikke alle vil være 100 procent begejstrede for projektet. Interessenter kan være nødt til at lære nye værktøjer eller processer, opgive kontrol eller i nogle ekstreme tilfælde miste deres job. Den byrde falder på projektlederen og sponsorer for at lette interessenternes bekymringer, og det er usandsynligt, at du vil være i stand til at gøre alle mennesker glade, hele tiden. Nogle skal håndteres på en sådan måde, at de ikke kan sabotere din indsats.

Forståelse af motivationer hjælper dig med at løse problemer og undgå negative adfærd og taktikker, f.eks.:

• Forsinke nødvendige input eller godkendelser.

• Starte et konkurrerende projekt.

• Gentildeling af ressourcer til andre projekter.

• Engagere sig i back-room politicking at underminere projektet.

Fordelene ved en effektiv styring af interessenter er:

• Reduktion af projektcyklustiden ved at forhindre, at den bliver kørt fast i politik.

• Strømlining af godkendelsesprocessen.

• Hjælp til at sikre, at projektressourcer er tilgængelige og forbliver fokuserede.

• Hold oplysninger flydende.

Toppen af siden

Udvikl en liste over interessenter

Tidligt i projektet skal du arbejde med din projektsponsor for at oprette en liste over alle mulige interessenter. Afhængigt af hvordan du definerer denne rolle, og hvilken indvirkning dit projekt vil have på organisationen, kan denne liste være lang.

Listen over interessenter er et værktøj for projektlederen og et vigtigt input til projektets kommunikationsplan. Baseret på vurderingen af din liste kan du planlægge en stærk kommunikationsstrategi. Og du behøver ikke at dele listeoplysningerne ud over projektsponsoren.

Med de fleste projekter kommer politik, så forvent at falde i nogle skumle farvande, når du vurderer dine interessenter.

Toppen af siden

Vurder listen over interessenter

Bestem hver interessents indflydelse, og kategoriser dem efter grad af indflydelse. Nogle vil have styrken til at holde et projekt fremadrettet. Dette kan omfatte projektets sponsor eller seniorledere. På grund af deres stillinger og beslutningsroller skal du overvåge disse interessenter nøje. Andre kan være mennesker, der, selv om de ikke kan trække stikket på et projekt, kan arbejde bag kulisserne for at underminere og muligvis endda afslutte det.

Et andet niveau af interessenter er dem, der vil leve med produktet – nogle gange dagligt. Denne gruppe leverer input i form af forretningsmæssige krav, der skal opfyldes. De har mest at vinde, hvis projektet lykkes, fordi det vil påvirke dem direkte. Selvom de ofte ikke direkte eller indirekte kan afslutte et projekt, er de ikke desto mindre afgørende for dets succes. Hvis deres behov eller bekymringer ikke opfyldes, vil de hurtigt gå fra at være dine største tilhængere til dit største problem.

En anden måde at organisere interessenter på er at gruppere dem efter graden af engagement og ansvar. En gruppe kan være aktivt involveret i projektet og udføre arbejdet, en anden kan være engageret på et tidspunkt, og endnu en kan være interessenter, der ikke aktivt er engageret, men skal modtage meddelelser om projektet.

Toppen af siden

Brug RACI til at kategorisere interessenter

Ansvarlig, ansvarlig, konsulteret og informeret (RACI) er et værktøj, der bruges i organisationsdesign til at tildele og udpege interessenter ud fra graden af projektinddragelse og ansvar. Det er en nyttig måde at kategorisere dine interessenter på, så du kan planlægge den mest effektive kommunikationsstrategi for hver person eller gruppe. Disse interessenter defineres således:

• Ansvarlig    Denne person er ansvarlig for at fuldføre en opgave.

• Ansvarlig    Denne person bliver kaldt til konto, hvis opgaven ikke er fuldført, og kan administrere den person, der er ansvarlig for at fuldføre opgaven. Projektledere har ofte denne rolle.

• Hørt    Selvom denne person ikke er ansvarlig eller ansvarlig for fuldførelsen, bliver vedkommende hørt om aspekter af opgaven.

• Informeret    Indehaveren af denne passive rolle holdes informeret, men er ikke ansvarlig for opgaver.

Toppen af siden

En ounce af forebyggelse ...

Projektstyring handler om at administrere forventningerne. Tag dig tid tidligt i dine projekter til at arbejde sammen med din sponsor for at identificere og vurdere dine interessenter. Sørg for at opdatere listen i hele projektets levetid. Du skal vide, hvem dine interessenter er, og deres interesser for effektivt at kunne administrere dem. Det vil spare dig for problemer på lang sigt og sikre, at projektet lykkes.

Toppen af siden