Oprette og administrere listen over projektets interessenter

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Af Karen Suchan, PMP

Hvad er en interessent på et projekt?     Der er mange definitioner, og de varierer fra kilde til kilde og fra virksomhed til virksomhed. Alle er de enige om, at interessenter er personer eller grupper, der har en selvstændig interesse i udfaldet af et projekt. Interessentstyring er synonymt med relationsstyring: målet er at opnå og bevare engagement i projektet.

Interessenter er enkeltpersoner eller grupper i organisationen, som har en interesse i eller vil blive påvirket af projektets resultat. Men før du begynder at oprette og vedligeholde en liste over interessenter, skal du sørge for, at din definition af en interessent flugter med definitionen i din organisation.

Hvorfor er det vigtigt at styre interessenter?

Uanset hvor ofte vi bilder os selv ind, at alle vil være 100 procent begejstrede for projektet, er vi nødt til at anerkende, at det næppe er tilfældet. Interessenter skal muligvis lære nye værktøjer eller processer, skal afgive kontrol eller kan i ekstreme tilfælde miste deres job. Det er nu op til projektlederen og dennes sponsorer at lette interessenternes bekymringer, og det er usandsynligt, at du kan gøre alle personer glade hele tiden. Nogle skal håndteres på en sådan måde, at de ikke kan sabotere dit arbejde.

Hvis du forstår folks motivation, kan det hjælpe dig med at imødekomme problemer og undgå negativ adfærd og taktik, f.eks.:

  • Forsinke nødvendigt input eller nødvendige godkendelser.

  • Starte på et konkurrerende projekt.

  • Tildele ressourcer til andre projekter.

  • Sladre i det skjulte for at underminere projektet.

Fordelene ved effektiv interessentstyring er:

  • Kortere projektperiode ved at sikre, at der ikke bliver blandet politik ind i projektet.

  • Effektivisering af godkendelsesprocessen.

  • Det sikres, at projektressourcerne er tilgængelige og hele tiden bevarer fokus.

  • Informationen flyder uhindret.

Toppen af siden

Udarbejde en interessentliste

Tidligt i projektet bør du i samråd med din projektsponsor udarbejde en liste over alle potentielle interessenter. Afhængigt af hvordan du definerer denne rolle og af, hvordan projektet vil påvirke organisationen, kan det være en lang liste.

Interessentlisten er et værktøj til projektlederen og giver vigtigt input til projektets kommunikationsplan. Baseret på vurderingen af listen kan du planlægge en effektiv kommunikationsstrategi. Det er ikke nødvendigt at dele oplysningerne på listen med andre end projektsponsoren.

De fleste projekter ledsages af politik, så du kan forvente at skulle fiske i oprørte vande, skal vurdere dine interessenter.

Toppen af siden

Vurdere interessentlisten

Bestemme hver interessents gennemslagskraft, og inddel dem i kategorier efter indflydelse. Nogle har den fornødne indflydelse til at sikre fremdrift i projektet. Det kan omfatte projektsponsorer eller chefer. På grund af deres position og status som beslutningstagere skal du følge disse interessenter tæt. Der kan også være personer, der – selvom de ikke kan stoppe et projekt – kan arbejde bag kulisserne for at underminere og måske endda få det afsluttet.

Et andet niveau af interessenter er dem, der skal leve med produktet – nogle gange hver eneste dag. Denne gruppe leverer input i form af forretningskrav, der skal opfyldes. De har mest at vinde, hvis projektet bliver gennemført, fordi det påvirker dem direkte. Selvom de som regel ikke kan afslutte et projekt direkte eller indirekte, er de alligevel vigtige for projektets succes. Hvis deres behov eller bekymringer ikke imødekommes, kan de hurtigt gå fra at være dine største støtter til at blive dit største problem.

En anden måde at organisere interessenter på er at gruppere dem efter engagement og ansvar. Én gruppe kan være aktivt involveret i projektet og udfører arbejdet, en anden kan være engageret på et tidspunkt, og en helt tredje kan bestå af interessenter, der ikke er aktivt engagerede, men skal modtage kommunikation om projektet.

Toppen af siden

Bruge RACI til at kategorisere interessenter

RACI (Responsible, Accountable, Consulted and Informed – ansvarlig, forpligtet, konsulteret og informeret) er et værktøj, der bruges i organisationsdesign til at tildele og udpege interessenter efter deres involveringsgrad og ansvar i forbindelse med projektet. Det er en praktisk metode til at kategorisere dine interessenter, så du kan planlægge den mest effektive kommunikationsstrategi for hver enkelt person eller gruppe. Disse interessenter defineres på denne måde:

  • Responsible (ansvarlig)    Denne person har ansvaret for at udføre en opgave.

  • Accountable (forpligtet)    Denne person har pligt til at sikre, at opgaven fuldføres, og er muligvis leder for den person, der er ansvarlig for at fuldføre opgaven. Projektledere har ofte denne rolle.

  • Consulted (konsulteret)    Selvom denne person ikke er ansvarlig eller forpligtet, bliver personen konsulteret omkring aspekter af opgaven.

  • Informed (informeret)    En person, der har denne passive rolle, bliver holdt informeret, men er ikke forpligtet eller ansvarlig i forbindelse med opgaver.

Toppen af siden

En lille smule forebyggelse...

Projektstyring handler om forventningsafstemning. Brug tid i starten af dine projekter på at samarbejde med din sponsor med henblik på at identificere og vurdere dine interessenter. Sørg for at opdatere listen gennem hele projektets levetid. Du skal vide, hvem dine interessenter er, og hvad deres interesser er, for at kunne styre dem effektivt. Det sparer dig for problemer på lang sigt og sikrer, at projektet holder sig på sporet.

Toppen af siden

Om forfatteren     Jane Suchan er Program Manager med erfaring i styring af forretningsinitiativer i virksomheder og udvikling af projektstyringsmetoder. Jane bor i Seattle, Washington, USA.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×