Oprette og administrere et chatrum i Lync

Hvis din Lync-administrator har godkendt det, kan du nemt oprette dine egne faste chatrum. I følgende afsnit forklares det, hvordan du kan oprette, administrere og deaktivere chatrum.

Oprette et nyt chatrum

  1. Klik på knappen Tilføj et rum i visningen Chatrum i hovedvinduet i Lync Tilføj et rum , og klik derefter på Opret et chatrum i rullemenuen. Hvis du ikke kan se disse indstillinger, har administratoren ikke givet dig tilladelse til at oprette og administrere chatrum.

  2. Klik på Opret et nyt rum på siden Mine rum, som åbnes.

    Opret et chatrum

Navngive dit nye chatrum

Når du opretter et chatrum, skal du give det et entydigt og beskrivende navn.

  1. Skriv et navn i feltet Rumnavn i vinduet Opret et rum. Navnet på rummet kan indeholde op til 256 bogstaver, tal eller specialtegn, inklusive mellemrum, i en hvilken som helst kombination.

  2. Klik på ikonet Kontrollér navne for at sikre dig, at navnet ikke allerede er taget. Hvis det er taget, bliver du bedt om at vælge et andet navn.

Hvis du beslutter at ændre navnet på rummet senere, bliver det nye navn fremover vist for dig og medlemmer af rummet samt personer, der følger det. Det er en god ide at finde det rigtige navn fra starten og beholde det. Hvis du ændrer det, kan det skabe forvirring for brugere, som har konfigureret meddelelser eller tilføjet rummet under Favoritter.

Skrive en beskrivelse af chatrummet

Når du opretter chatrummet, skal du klikke på Beskrivelse i vinduet Opret et rum, og derefter skal du skrive en forklaring af rummets formål. Hold beskrivelsen kort (maks. 256 tegn), og skriv den, så den hjælper andre med at beslutte, om de skal anmode om medlemskab, og om de skal konfigurere meddelelser for at holde sig opdateret med, hvad der diskuteres i rummet. Du kan når som helst ændre beskrivelsen.

Vælge en indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger

Alle chatrum i Lync har en indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger, som afgør, hvem der kan finde rummet og deltage i det. De tre mulige indstillinger er:

  • Åbent – Alle kan finde dette rum (via søgning), åbne det samt læse og skrive i det. Åbne rum har som sådan ingen medlemmer.

  • Lukket – Personer, som ikke er medlemmer, kan finde dette rum og se, hvem der er medlem, men det er kun medlemmer, der kan åbne rummet, læse og skrive i det. Dette er standardindstillingen. For at deltage i et lukket rum skal brugeren anmode en rumadministrator om at blive føjet til listen over medlemmer. Kortet for rummet identificerer administratorerne for chatrummet.

  • Hemmeligt – De personer, som ikke er medlemmer, vil ikke kunne finde dette rum eller dets kort, se hvem der er medlem af rummet, eller læse og skrive i det.

Du kan når som helst ændre rummets indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger. Hvis du vil have mere at vide om indstillinger for beskyttelse af personlige oplysninger i et chatrum og medlemskab af rum, skal du se Sådan fungerer medlemskab af chatrum i Lync.

Føje webprogrammer til dit chatrum

Afhængigt af hvordan din organisation har besluttet at bruge faste chatrum i Lync, har du muligvis adgang til en lang række praktiske webbaserede programmer, som kan gøre rummet til et meget mere produktivt sted for medlemmerne at bruge tid i. Hvis der er webbaserede programmer tilgængelige for rummet, vil overskriften Tilføjelsesprogram være vist i vinduet Opret et rum. Klik på rullepilen under overskriften, og vælg derefter de webapps, du vil tilføje.

Tilføje eller fjerne administratorer for chatrummet

Som rumadministrator kan du tilføje andre som rumadministratorer, hvis du vil dele administratorforpligtelserne for et rum, du har oprettet. Som der er forklaret nedenfor, skal administratorer vises i mængden af mulige medlemmer af den rumkategori, rummet tilhører.

Hvis du vil tilføje en administrator for et rum, skal du åbne chatrumsvinduet og skrive navnet på vedkommende i feltet Administratorer. Disse rumadministratorer kan ligesom dig tilføje medlemmer og redigere visse indstillinger for rummet. Når du har tilføjet navnene på administratorerne (adskilt af semikolon), skal du klikke på knappen Kontrollér navne for at sikre dig, at Lync kan identificere disse personer. Dine nye administratorer bliver ikke automatisk medlem af rummet, men du skal tilføje dem som medlemmer.

Tilføje eller fjerne medlemmer af chatrummet

Som administrator for rummet kan du styre, hvem der kan deltage i de lukkere eller hemmelige rum, du opretter. Rum med en "åben" indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger hverken kræver eller giver mulighed for medlemskab. Det vil sige, at du kan tilføje medlemmer efter eget skøn (igen gælder det, at de skal vises i mængden af mulige medlemmer for den kategori, dit rum tilhører. Du kan også fjerne medlemmer fra rummet. Skriv navnene på de personer, du vil invitere til at blive medlem af rummet, under Medlemmer. Du er automatisk medlem af eventuelle lukkede eller hemmelige rum, du opretter.

Hvis du ikke vil give dine kontakter besked om, at de er blevet gjort til medlemmer af dit nye rum, skal du vælge knappen Ingen invitationer sendt til medlemmer. Ellers vil der, afhængigt af den tilsvarende indstilling for den overordnede rumkategori, som rummet identificeres med, enten blive vist eller ikke blive vist meddelelser på listen Ny hos hvert medlem (ligesom en besked om ny kontakt) i chatrumsvisningen i hovedvinduet i Lync.

Bekræfte indstillinger for dit chatrum

Når du har valgt de rette indstillinger, sådan som det er beskrevet ovenfor, skal du klikke på knappen Opret.

Administrere et chatrum

Hvem er administrator for et chatrum?

Du kan administrere et Lync-chatrum under disse omstændigheder:

  • Du har oprettet et chatrum, hvilket automatisk gør dig til administrator for chatrummet.

  • Du har fået tildelt administratortilladelser af Lync-administratoren.

  • Du er blevet udnævnt til administrator for et chatrum af vedkommende, der har oprettet rummet.

  • Du har tilladelser som administrator for et chatrum. Dette giver dig mulighed for at administrere alle chatrum i de Lync-miljøer du styrer.

Hvis du er administrator for et chatrum, står dit navn i feltet Administratorer på kortet for rummet.

Som administrator for et rum styrer du de fleste indstillinger for de chatrum, du administrerer. Foruden at oprette dine egne faste chatrum kan du ændre rummets niveau for beskyttelse af personlige oplysninger, give ansvar til flere administratorer for rummet samt tilføje eller fjerne medlemmer. Du kan ændre navne og beskrivelser for de rum, du administrerer, og du kan tilføje flere webprogrammer i rummets miljø, hvis administratoren af Lync har gjort disse tilgængelige. Du kan også deaktivere et rum, hvorved medlemmerne låses ude af rummet.

I denne tabel kan du se, hvilke handlinger du kan foretage og ikke kan foretage som rumadministrator.

Handling

Kan rumadministratoren udføre denne handling?

Oprette et chatrum

Ja

Navngive eller omdøbe et chatrum

Ja

Oprette eller revidere en beskrivelse af et chatrum

Ja

Vælge eller ændre en indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger for chatrum

Ja

Tilføje eller fjerne medlemmer i et chatrum

Ja

Vælge ikke at sende meddelelser (“invitationer”) til nye medlemmer

Ja

Tilføje eller fjerne administratorer i et chatrum

Ja

Tilføje eller fjerne et tilføjelsesprogram (webprogram)

Ja

Tildele en rumkategori til et chatrum (hvis administratoren har gjort flere kategorier tilgængelige)

Ja

Deaktivere et chatrum

Ja

Aktivere et deaktiveret chatrum

Nej

Slette et chatrum

Nej

Gendanne et slettet chatrum

Nej

Slette et chatrumsindlæg

Nej

Slette historikken for at chatrum

Nej

Du kan udføre dine administratoropgaver for rum på siden Rediger et rum. Sådan kommer du dertil:

  1. Klik på ikonet Chatrum i hovedvinduet i Lync for at få vist visningen af chatrum.

Skærmbillede af sektionen i hovedvinduet i Lync til visningsikoner med chatrum markeret

  1. Klik på pivotnavnet Medlem af for at se en liste over de rum, du har adgang til.

  2. Hold markøren over ikonet Chatrum '' på listen for det rum, hvis indstillinger du vil ændre.

  3. Klik på ikonet Åbn rum Ikon for Åbn chatrum .

  4. Klik på knappen Mere knappen Mere (nederste højre hjørne i chatrumsvinduet).

  5. Klik på Administrer dette rum.

Skærmbillede af rulleliste, hvor Administrer dette rum er markeret

  1. Du er nu på siden Rediger et rum, hvor du kan ændre rummets indstillinger, sådan som det er beskrevet tidligere. Når du er færdig, skal du klikke på Udfør ændringer.

Om chatrumskategorier

En "kategori" af et Lync-chatrum er en samling af rumegenskaber, der af praktiske årsager kan anvendes på flere rum. Et ejendomsmæglerfirma kunne f.eks. synes, at det var nyttigt at konfigurere en kategori af rum, som især gjaldt salgsteamet, en anden kategori til den juridiske afdeling, en anden til ledelsesteamet osv. De enkelte rumkategorier kan have forskellige politikker vedrørende opbevaring af poster, en obligatorisk indstilling for beskyttelse af personlige oplysninger osv. Alle rum, som indgår i den pågældende rumkategori, ville så arve disse egenskaber.

Konceptet med rumkategorier påvirker rummedlemskab samt indstillinger. Når Microsoft Lync 2013 Fast chattjeneste er installeret, opretter din Lync-administrator en liste over mulige chatrumsdeltagere. Når denne liste er blevet konfigureret, kan administratoren oprette underkategorier baseret på organisationens behov. Omfanget af en bestemt underkategori identificerer alle de brugere og grupper, der kan være medlemmer af et chatrum i den pågældende kategori. Hvis administratoren f.eks. indstiller omfanget af en rumkategori til contoso.com, kan grupper eller brugere hos Contoso blive tilføjet som medlemmer af rummene i den pågældende underkategori. Hvis omfanget er angivet til salgsafdelingen, er det kun grupper eller brugere på denne distributionsliste, der kan tilføjes som medlemmer.

Hvis du som rumadministrator har flere rumkategorier, er disse kategorier angivet i vinduet Opret et rum. Vælg den kategori, hvis indstillinger og medlemskab du vil bruge.

Vigtigt: Lync-administratoren kan låse de fleste indstillinger for en given rumkategori, og det forhindrer, at du og andre chatrumsadministratorer kan ændre indstillingerne. Din administrator kan også begrænse den gruppe af brugere, fra hvilken du og andre chatrumsadministratorer kan vælge dine medlemmer. Hvis du støder på en af disse situationer (dvs. du kan ikke ændre en rumindstilling, eller du kan ikke tilføje en bestemt bruger som medlem af dit rum), skal du spørge Lync-administratoren for at finde ud af, om der er opsat begrænsninger.

Deaktivere et chatrum

Nogle gange kan det være nødvendigt at deaktivere et chatrum, du administrerer. Når du har deaktiveret et rum, kan brugerne ikke finde det eller deltage i det, og alle dem, der deltager (herunder dig selv som rumadministrator) fjernes.

Der kan være flere forskellige grunde til at deaktivere et rum. Det kan være, at rummets formål ikke længere er aktuelt eller er blevet erstattet af et mere aktivt rum, som har et overlappende fokus. Sådan åbnes dokumentet:

  1. Åbn vinduet Rumadministration (se herover), og klik på Deaktiver. Du får vist en dialogboks, hvor du bliver bedt om at bekræfte, at du vil deaktivere rummet.

Skærmbillede af dialogboks, der beder om en bekræftelse i forbindelse med deaktivering af chatrum

  1. Klik på OK for at fortsætte. Du kan annullere denne handling ved at klikke på Annuller.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×