Oprette og administrere dokumentgrupper

Når indholdstypen for en dokumentgruppe er føjet til et dokumentbibliotek, kan du bruge det til at oprette nye arbejdselementer med flere dokumenter. Og når du klikker på mappen for en dokumentgruppe for at åbne den, åbnes der en velkomstside, du kan bruge til at administrere indholdet i dokumentgruppen.

Denne artikel indeholder

Om at arbejde med dokumentgrupper

Oprette en ny forekomst af en dokumentgruppe

Føje eller overføre dokumenter til en eksisterende dokumentgruppe

Administrere tilladelser for en dokumentgruppe

Administrere versioner

Dele et link til dokumentgruppen

Om at arbejde med dokumentgrupper

Hvis det bibliotek, du arbejder i, både indeholder dokumenter og dokumentgrupper, kan du identificere dokumentgrupper i et dokumentbibliotek ved at søge efter det entydige mappeikon.

Mapper for dokkumentgrupper i et dokumentbibliotek

Når du arbejder med dokumentgrupper, kan du bruge fanen Administrer på båndet Dokumentgrupper, som vises på velkomstsiden for dokumentgruppen, til at udføre almindelige opgaver.

Administrere båndet Dokumentgruppe

Toppen af siden

Oprette en ny forekomst af en dokumentgruppe

  1. Gå til det dokumentbibliotek, der er konfigureret til at understøtte dokumentgrupper.

  2. Klik på fanen Dokumenter på båndet Biblioteksværktøjer.

  3. Klik på Nyt dokument, og klik derefter på Dokumentgruppe eller på navnet på den dokumentgruppe, du vil oprette. Hvis organisationen har oprettet brugerdefinerede indholdstyper for dokumentgrupper, har de måske entydige navne. Hvis biblioteket understøtter oprettelse af både enkelte dokumenter og dokumentgrupper, kan du identificere dokumentgruppen ved at søge efter mappeikonet.
    Menuen Nyt dokument med ikonet Dokumentgruppe fremhævet

  4. I dialogboksen Ny dokumentgruppe skal du skrive et navn til og en beskrivelse af den dokumentgruppe, du opretter, og derefter klikke på OK. Når dokumentgruppen er oprettet, vises velkomstsiden for dokumentgruppen i browseren.

    Hvis denne dokumentgruppe er konfigureret til automatisk at oprette dokumenter, når du opretter en ny forekomst af den, vises disse dokumenter i en webdel på velkomstsiden. Hvis der ikke er angivet standardindhold for denne dokumentgruppe, oprettes der en tom mappe for dokumentgruppen, og du kan føje eller overføre filer til mappen for at gøre dem til en del af dokumentgruppen. Du kan kun tilføje filer, der er af samme indholdstype som dem, der er tilladt i dokumentgruppen.

Toppen af siden

Føje eller overføre dokumenter til en eksisterende dokumentgruppe

Hvis den dokumentgruppe, du arbejder med, ikke er konfigureret til automatisk at oprette standardindhold, når du opretter en ny forekomst af en dokumentgruppe, kan du føje filer til dokumentgruppen manuelt. Det er kun filer af de tilladte indholdstyper for dokumentgruppen, der kan tilføjes.

  1. Gå til det dokumentbibliotek, der indeholder den dokumentgruppe, du vil opdatere, og klik derefter på navnet på dokumentgruppen for at gå til velkomstsiden.

  2. Klik på fanen Dokumenter på båndet på velkomstsiden for dokumentgruppen, og benyt derefter en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil føje en ny fil til dokumentgruppen, skal du klikke på Nyt dokument og derefter klikke på den type dokument, du vil oprette.

    • Hvis du vil overføre et dokument til dokumentgruppen, skal du klikke på pilen ud for Overfør dokument og derefter vælge indstillingen for overførsel af et enkelt dokument. Gå til placeringen for den ønskede fil, og klik derefter på OK. Angiv eventuelle påkrævede egenskabsoplysninger, når du bliver bedt om det, og klik derefter på Gem.

    • Hvis du vil overføre flere dokumenter til dokumentgruppen, skal du klikke på pilen ud for Overfør dokument og derefter klikke på Overfør flere dokumenter. Træk og slip eller søg efter de ønskede filer, klik på OK, og klik derefter på Udført, når du bliver bedt om det.

Toppen af siden

Administrere tilladelser for en dokumentgruppe

Dokumentgrupper arver som standard tilladelser fra det bibliotek, de er gemt i. Du kan vælge at angive entydige tilladelser for en dokumentgruppe, hvis du skal begrænse eller ændre, hvem der har adgang til dokumenterne i de enkelte dokumentgrupper.

Det kan være kompliceret og tidskrævende at administrere entydige tilladelser for de enkelte elementer eller mapper. Hvis de fleste dokumentgrupper skal kunne åbnes af lignende grupper, er det måske nemmere at administrere tilladelser for de enkelte biblioteker.

Hvis du vil administrere tilladelserne for en dokumentgruppe, skal du mindst have tilladelsesniveauet Design eller Fuld kontrol.

  1. Klik på fanen Administrer på båndet Dokumentgruppe på velkomstsiden for dokumentgruppen, og klik derefter på Tilladelser.

  2. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil ændre indstillingerne for tilladelser for dokumentbiblioteket, skal du klikke på Administrer overordnet.

    • Hvis du ikke længere vil arve tilladelser fra dokumentbiblioteket, men oprette entydige tilladelser for denne dokumentgruppe særskilt, skal du klikke på Stop nedarvning af tilladelser.

    • Hvis du vil have vist de specifikke tilladelser, en bruger har, skal du klikke på Kontrollér tilladelser og derefter skrive navnet på den bruger eller gruppe, du vil kontrollere.

    • Hvis du vil arve tilladelser fra det overordnede dokumentbibliotek (hvis dokumentgruppen tidligere er konfigureret til ikke længere at arve dem), skal du klikke på Nedarv tilladelser.

Du kan finde flere oplysninger om at arbejde med tilladelser ved at følge linkene under Se også.

Toppen af siden

Administrere versioner

Hvis versionsstyring er aktiveret for det dokumentbibliotek, hvor dokumentgruppen er gemt, kan du arbejde med versionshistorikken for dokumentgruppen eller de enkelte dokumenter i gruppen på flere måder.

Klik på fanen Administrer på båndet Dokumentgruppe på velkomstsiden for dokumentgruppen, og benyt derefter en af følgende fremgangsmåder:

Hvis du vil:

Skal du:

Hente et øjebliksbillede af de aktuelle egenskaber og dokumenter i en dokumentgruppe

Klikke på Hent version, angive en beskrivelse af de ændringer, der er foretaget i den version, du henter, og derefter klikke på OK.

Have vist versionshistorikken for en dokumentgruppe

Klikke på Versionshistorik under fanen Administrer på båndet Dokumentgruppe.

Gendanne dokumentgruppen til en tidligere version

  • Klikke på Versionshistorik under fanen Administrer på båndet Dokumentgruppe.

  • Peg på oplysningerne om dato og klokkeslæt for den version, du vil gendanne, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Gendan version.

Derved gendannes hele dokumentgruppen til den valgte gemte version. Eventuelle ændringer, der er foretaget af dokumentgruppen efter denne version, annulleres.

Slette øjebliksbilleder af en tidligere version af en dokumentgruppe

Klikke på Versionshistorik og derefter klikke på Slet alle versioner. Derved slettes øjebliksbilleder af versionshistorikken for dokumentgruppen. Selve dokumentgruppen slettes ikke.

Have vist versionshistorikken for de enkelte filer i en dokumentgruppe

Pege på det dokument, du vil have vist versionshistorikken for, klikke på den pil, der vises, og derefter klikke på Versionshistorik.

Gendanne et enkelt dokument til en tidligere version

  • Pege på det dokument, du vil have vist versionshistorikken for, klikke på den pil, der vises, og derefter klikke på Versionshistorik.

  • Peg på oplysningerne om dato og klokkeslæt for den version, du vil gendanne, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Gendan.

Toppen af siden

Dele et link til dokumentgruppen

Hvis du bruger et e-mail-program, der er kompatibelt med Microsoft SharePoint Server 2010, f.eks. Microsoft Outlook 2010, kan du hurtigt sende et link til velkomstsiden for en dokumentgruppe via e-mail.

  1. Klik på fanen Administrer på båndet Dokumentgruppe på velkomstsiden for dokumentgruppen, og klik derefter på Send et link med e-mail.

  2. Når du bliver spurgt, om du vil tillade, at webindholdet åbnes i Outlook, skal du klikke på Tillad.

  3. Skriv navnet på de ønskede modtagere på linjen Til i Microsoft Outlook-e-mailen, angiv et emne på linjen Emne, og skriv derefter flere oplysninger, du vil medtage i e-mailens brødtekst.

  4. Du kan evt. angive din egen e-mail-adresse på linjen Fra, så det ikke ser ud, som om meddelelsen er sendt fra serveren, og modtagerne ikke ignorerer den. Klik på pil ned ud for Fra, og klik derefter på Anden e-mail-adresse. Skriv eller vælg din e-mail-adresse.

  5. Når du er færdig med kladden til meddelelsen, kan du klikke på Send i Outlook.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×