Du kan oprette forbindelse til en ekstern liste, der indeholder kunder, opgaver, aftaler eller poster med Microsoft Outlook 2013. Når du har oprettet forbindelse, kan du få vist, redigere og udskrive dataene ved hjælp af den velkendte Outlook-brugergrænseflade, som om det var oprindelige Outlook-oplysninger.
Hvis de data, du opdaterer, er kontaktoplysninger, som er relateret til dine kunder, kan du ringe til dem, sende dem e-mails og tage mødeindkaldelser. Synkroniseringen af dataene er tovejs eller tovejs. Ændringer, der er foretaget i Outlook 2013 , synkroniseres automatisk med den eksterne datakilde. Ændringer, der er foretaget i den eksterne datakilde, synkroniseres med elementerne i Outlook 2013, selvom en opdateringshandling muligvis er nødvendig.
Se Finde indhold om eksterne data for at få flere oplysninger.
Hvad vil du foretage dig?
Inden du går i gang
Der kræves en række nødvendige opgaver for at give sikker adgang, når du arbejder med eksterne data. Følgende oplysninger kan hjælpe dig med at planlægge dine næste trin. Hvis du får problemer med at arbejde med eksterne data, kan disse oplysninger være med til at identificere problemet. Hvis du vil have adgang til eksterne data, skal du eller din administrator gøre følgende:
Almindelige nødvendige opgaver
Forberede den eksterne datakilde En administrator kan have brug for at oprette en konto og give tilladelser til datakilden for at sikre, at de rette personer har adgang til dataene, og at dataene ikke ender i de forkerte hænder. I en ekstern database kan administratoren også få brug for at oprette bestemte tabeller, visninger, forespørgsler og så videre for at kunne begrænse resultaterne til det, der er nødvendigt, og for at forbedre ydeevnen.
Konfigurere SharePoint-tjenester og -konti En administrator skal aktivere Business Data Connectivity Services og Secure store-tjenester.
Konfigurere Secure Store Services En administrator skal gøre følgende: bestemme den bedste adgangstilstand for den eksterne datakilde, oprette et destinationsprogram og angive legitimationsoplysninger for destinationsprogrammet.
Konfigurer Business Data Connectivity Services En administrator skal sørge for, at den bruger, der opretter den eksterne indholdstype, har adgangstilladelse til Business Data Connectivity Metadata Store, og at relevante brugere har adgang til den eksterne indholdstype, som den eksterne liste er baseret på.
Oprette en ekstern indholdstype En bruger skal definere en ekstern indholdstype, som indeholder oplysninger om forbindelser, adgang, handlingsmetoder, kolonner, filtre og andre metadata, der bruges til at hente dataene fra den eksterne datakilde.
Oprette en ekstern liste En bruger skal oprette en ekstern liste, der er baseret på den eksterne indholdstype, og en eller flere visninger af den eksterne liste efter behov.
Kontrollere, om Office-produkter er klar til brug Hvis du vil synkronisere eksterne data med Office-produkter, skal du have Windows 7 eller nyere og følgende gratis softwareprodukter, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 og WCF data Services 5,0 til OData v3 på hver klientcomputer (hvis det er nødvendigt, bliver du automatisk bedt om at hente softwaren). Sørg også for, at Office-indstillingen Business Connectivity Services er aktiveret (dette er standard). Denne indstilling installerer Business Connectivity Services Client Runtime, som gør følgende: cachelagrer og synkroniserer med eksterne data, oversætter virksomhedsdata til eksterne indholdstyper, viser de eksterne elementer i Office-produkter og kører brugerdefinerede løsninger i Office-produkter.
Outlook-specifikke opgaver
Aktivere funktionen til offline synkronisering af eksterne lister Farmen og websteds funktionen, offline synkronisering for eksterne lister, skal også være aktiv. Denne funktion er som standard aktiv på farmniveau, men er ikke aktiv som standard på webstedsniveau.
Oprette en Outlook-understøttet ekstern indholdstype Når du opretter en ekstern indholdstype, skal en brugerAktivere indstillingen understøttelse af offline synkronisering og angive feltet Office-elementtype til en af følgende: kontakt, aftale, opgaveeller post.
Tilknytte tilsvarende felter En bruger skal knytte et eller flere af de eksterne indholdstype felter til deres respektive Outlook-felter.
Når du tilknytter en ekstern indholdstype, f. eks en kunde, til en Outlook-elementtype, f. BusinessPhoneeks en kontakt, skal du eksplicit knytte de individuelle felter i den eksterne indholdstype, såsom kundens fornavn, kundens efter navn, Kundeadresseog kundens telefon, til deres respektive Outlook-elementtype felter, f. eks en kontakts fornavnBusinessAddress
Du behøver ikke at tilknytte alle de tilsvarende felter, men følgende felter skal være tilknyttet.
|
Outlook-element type |
Outlook-element felt |
|---|---|
|
Kontakt |
Efternavn |
|
Opgave |
Emne |
|
Aftale |
Start, slut og emne |
|
Meddelelse |
Emne |
Ikke-tilknyttede felter, afhængigt af nummeret, vises som udvidede egenskaber som følger:
-
Tilstødende Føjes til formularområdet nederst i en Outlook-formulars standardside (2 til 5 felter).
-
Sig Tilføjes som en ny side i en Outlook-formular (6 eller flere felter).
Hvis den eksterne indholdstype ikke tilknyttes direkte til en Outlook-elementtype, kan du knytte felterne til en post af typen post Outlook-element, som er den mest almindelige type element.
Oprette forbindelse til en ekstern liste til Outlook 2013
-
Gå til det SharePoint-websted, der indeholder den eksterne liste.
-
Klik på liste > oprette forbindelse til Outlook.
-
Hvis det er nødvendigt, åbnes Outlook 2013 , og der oprettes en ny Outlook-datafil (BCSStorage. pst), der kaldes eksterne SharePoint-lister i navigationsruden, og derefter oprettes en mappe med navnet <websted>-<ekstern liste>.
Tip!: Dataene opdateres som standard automatisk hver sjette time, men denne værdi kan ændres. Hvis du vil sikre dig, at du får vist aktuelle data fra den eksterne datakilde, skal du højreklikke på mappen og derefter klikke på Synkroniser nu.
Bemærk!: Som standard viser Outlook 2013 kun de felter, der eksplicit er knyttet til de respektive Outlook-felter af forfatteren af den eksterne indholdstype. Du kan også gøre følgende for at få vist alle felterne fra den eksterne liste, uanset om de er tilknyttet eller ikke-tilknyttet:
-
Åbn et enkelt element i en formular (Klik på <navn> detaljeri gruppen Vis under fanen kontakt .
-
Oprette en brugerdefineret Outlook-visning og medtage alle felterne fra den eksterne liste.
Du kan finde flere oplysninger om at vise felter og oprette brugerdefinerede visninger i Outlook Hjælp-systemet.
