Oprette et organisationsdiagram i Visio 2007 fra Excel 2007-regnearksdata

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Bogomslag til Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out

Advanced Microsoft® Office Documents 2007 Edition Inside Out
af Stephanie Krieger

Stephanie Krieger er en Microsoft Office System MVP samt forfatter til bøgerne Advanced Microsoft Office Documents 2007 Edition Inside Out og Microsoft Office Document Designer. Som professionel dokumentkonsulent har hun hjulpet mange globale virksomheder med at udvikle virksomhedsløsninger til Microsoft Office og undervist adskillige erhvervsfolk i at oprette flotte dokumenter og lære at forstå, hvordan Office-programmer »tænker«. Stephanie skriver jævnligt for flere Microsoft-websider og laver ofte Office-webcasts.

Hvis du vil vide mere om andre bøger om 2007 Microsoft Office, skal du gå til Microsoft Press.

Oprette et organisationsdiagram i Visio ud fra regnearksdata

Denne funktion er ikke ny, men den er ret imponerende. Du skal blot skrive en liste over navne, titler og ledere i et Excel-regneark. Herefter opretter Visio selv det mest omfattende organisationsdiagram til dig via et par klik.

Bemærk: Afhængigt af dit behov for et organisationsdiagram kan det være en god idé at bruge denne funktion eller de nye SmartArt-diagrammer i PowerPoint. Til store og komplekse organisationsdiagrammer er Visio det mest fleksible valg. Men når du opretter SmartArt-diagrammer i PowerPoint, kan du konvertere en liste med punkttegn til et diagram med to klik og derefter tilføje eller redigere diagramposterne blot ved at skrive tekst. Visio er også et bedre valg, når du vil gemme data i diagrammer eller oprette diagrammer, der er interaktive, f.eks. diagrammer med links, der er publiceret på en webside. Men hvis du har brug for et simpelt organisationsdiagram i høj kvalitet, som kan føjes til et dokument, uden at det er nødvendigt at tegne figurer, kan du overveje, om ikke det er nemmere at løse opgaven med et SmartArt-diagram. I modsætning til Visio-diagrammer bruger SmartArt-diagrammer desuden dokumenttemaer, hurtige typografier og grafiske effekter, der er tilgængelige på tværs af Word, Excel og PowerPoint. SmartArt-organisationsdiagrammet kan automatisk koordineres med dit dokument.

For at oprette et Visio-organisationsdiagram ud fra data, der er gemt i Excel, skal du gøre følgende.

  1. Opret dine data i Excel i kolonner med en enkelt overskriftsrække. Overskrifter bliver til feltnavne, som kan bruges til at oprette organisationsdiagrammet. De eneste obligatoriske felter er et felt til personens navn og et felt til den person, som personen refererer til. Medtag andre felter efter behov for at oprette indhold, du vil inkludere i diagrammet, som du kan se i følgende eksempeldata.

    Excel-data, som anvendes i en Visio-organisationsplan

  2. I Visio i menuen Filer skal du pege på Ny, pege på Virksomhed og derefter klikke på Guiden Organisationsdiagram.

  3. Klik på Næste på det første skærmbillede for at vælge data fra en eksisterende kildefil. Bemærk, at dataene kan være i en Excel-fil, en tekstfil, et Microsoft Office Exchange Server-bibliotek eller en database. På det andet skærmbillede skal du vælge den indstilling, der omfatter Excel-fil, og derefter klikke på Næste igen. Find frem til og marker filen, og klik derefter på Næste igen.

    Bemærk: Det første skærmbillede i guiden Organisationsdiagram angiver, at .xls-filer er den Excel-filtype, du skal bruge. Dette skærmbillede er simpelthen ikke blevet opdateret. Excel 2007-filer (f.eks. det angivne datafileksempel) fungerer fint.

  4. Når Visio får adgang til dine data, forsøger programmet at matche feltnavne (kolonneoverskrifter) med felterne Navn og Refererer til for organisationsdiagrammet. Bekræft, at Visio har valgt de rigtige felter, og klik derefter på Næste.

    På dette tidspunkt kan du blot klikke på Næste, indtil knappen Udfør bliver tilgængelig, og derefter klikke på Udfør for at oprette dit diagram. Vær dog opmærksom på indstillingerne på hvert enkelt skærmbillede i guiden. På de sidste skærmbilleder i guiden kan du angive felter fra dine data, der skal vises i diagrammet, og vælge den rækkefølge, hvori de skal vises i figurer. Herefter kan du markere felter, der skal gemmes i figurer som figurdata og angive layoutkrav.

Når organisationsdiagrammet genereres ud fra de eksempeldata, der er vist i de foregående trin, ser det sådan ud.

Visio-organisationsplan

Det kræver kun to yderligere klik at formatere dette diagram med temafarver og temaeffekter. Derefter kan du tilføje figurer fra organisationsdiagrammets figurer eller en anden stencil og formatere dem, som du ville gøre med en hvilken som helst Visio-figur. Du kan også bruge indstillingerne i menuen Organisationsdiagram (denne menu vises kun for denne diagramtype), herunder følgende:

  • Vælg Indstillinger for at anvende formateringsindstillinger globalt, f.eks. figurstørrelse og tekstformatering for hvert synligt felt (f.eks. kursivering af overskrifter).

  • Rediger stillingstypen (f.eks. direktør eller leder) for de markerede figurer.

  • Klik på Eksporter organisationsdata for at eksportere alle data fra dit færdige organisationsdiagram til en ny Excel-fil. Skriv et navn til den nye fil, og klik på Gem.

    Bemærk, at det fungerer lige så godt med organisationsdiagrammer, som du opretter fra andre kilder, eller med at tegne figurer. Hvis du f.eks. opretter et organisationsdiagram ud fra Excel-data og derefter føjer figurer til diagrammet manuelt i Visio, vil det automatisk indeholde de figurer, du har tilføjet, samt de figurer, der er blevet oprettet automatisk, når du eksporterer data til Excel. Bemærk også, at den eksporterede fil som standard gemmes som en .xlsx-fil.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×