Oprette et formularbibliotek

Et bibliotek er en nem metode til at dele og spore XML-baserede formularer, som anvendes til at indsamle oplysninger. Du kan f.eks. oprette et formularbibliotek til dit teams formularer til udgiftsrapporter.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Oprette et formularbibliotek

Redigere formularskabelonen

Angive en brugerdefineret skabelon

En formular er baseret på en skabelon. Forestil dig, at du designer en skabelon til en udgiftsrapport til dit team. Hver udgiftsrapport, som en person udfylder, er en formular.

Den formular, som brugerne udfylder, er blot en .xml-fil, som indeholder dataene (og kun dataene), der blev indtastet i formularen, f.eks. udgiftsdatoen og beløbet. Alt andet, der udgør udgiftsrapporten, findes i formularskabelonen. Når formularerne er blevet udfyldt, kan du flette formulardataene eller eksportere dem til analyse.

Du kan i et formularbibliotek bruge versions- og godkendelsesfunktionerne til at administrere formularerne på samme måde, som du administrerer filer i andre typer biblioteker. Du kan holde styr på versioner og få vist en versionshistorik og om nødvendigt gendanne tidligere versioner. Du kan også angive, at formularers status er midlertidig, indtil de er godkendt eller afvist af den person, der har tilladelse til det.

Et formularbibliotek er praktisk til at opbevare dine formularer på ét sted, men du kan opbevare andre typer biblioteker, f.eks. dokumentbiblioteker. Du kan bruge indholdstyper til at gøre formularer tilgængelige i andre biblioteker som f.eks. et teams dokumentbibliotek. Du kan finde hyperlinks til yderligere oplysninger om indholdstyper i afsnittet Se også.

Med et formularbibliotek følger en pladsholderfil, som du skal erstatte med din skabelon. Hvis du vil oprette eller tilpasse en skabelon, skal du bruge et XML-baseret formulardesignprogram, f.eks. Microsoft Office InfoPath 2007, eller et XML-redigeringsprogram, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0.

Når du udgiver en skabelon til et formularbibliotek, er kolonnerne i biblioteket baseret på kolonnerne i skabelonen.

Selvom formularbiblioteker kan indeholde andre filtyper, er der fordele ved at arbejde med XML-filer og tilpasse skabelonen med et kompatibelt program. Du kan flette data fra formularerne, og de overskrifter eller felter, du angiver i skabelonen, vises som kolonner i formularbiblioteket.

Bemærk: Hvis du vil oprette et formularbibliotek, skal du have tilladelse til at administrere lister på det websted, hvor du vil oprette formularbiblioteket.

Toppen af siden

Oprette et formularbibliotek

Med nogle XML-baserede formulardesignprogrammer, f.eks. Office InfoPath 2007, kan du oprette et bibliotek på et SharePoint-websted, når du udgiver en formularskabelon fra formulardesignprogrammet. I de fleste tilfælde begynder du med at gemme en kopi af skabelonen og derefter udgive den til biblioteket. Yderligere oplysninger om udgivelse af formularskabeloner finder du i Hjælp i det XML-baserede formulardesignprogram eller XML-redigeringsprogrammet.

Hvis formulardesignprogrammet opretter biblioteket for dig, behøver du ikke følge denne fremgangsmåde for at oprette biblioteket fra Windows SharePoint Services 3.0. Når programmet har oprettet biblioteket, kan du ændre de ønskede indstillinger i biblioteket på SharePoint-webstedet.

Formulardesignprogrammet kan også give mulighed for at udgive en skabelon til et eksisterende bibliotek. Benyt denne fremgangsmåde for at oprette et formularbibliotek, inden skabelonen udgives. Du vil måske oprette biblioteket, ændre indstillingerne og tilføje brugere og grupper, inden formularskabelonen udgives.

Klik på Vis alt indhold på webstedet, og klik derefter på Opret på siden Alt indhold på webstedet.

Tip: I de fleste tilfælde kan du bruge menuen Webstedshandlinger Knapflade i stedet for at udføre dette trin.

  1. Klik på Formularbibliotek under Biblioteker.

    Skriv et navn til biblioteket i boksen Navn. Biblioteksnavnet er obligatorisk.

    Navnet vises øverst på bibliotekssiden, bliver en del af adressen på bibliotekssiden og vises i de navigationselementer, som hjælper brugerne med at finde og åbne biblioteket.

    Angiv en beskrivelse af formålet med biblioteket i boksen Beskrivelse. Beskrivelsen er valgfri.

    Beskrivelsen vises øverst på bibliotekssiden, neden under navnet på biblioteket. Hvis du har planer om at give biblioteket mulighed for at modtage indhold via e-mail, kan du angive e-mail-adressen til biblioteket i beskrivelsen, så den er nem at finde.

  2. Hvis du vil føje et hyperlink til dette bibliotek på Hurtig start, skal du kontrollere, at der er valgt Ja i sektionen Navigation.

  3. Hvis afsnittet indgående e-mail vises, har administratoren konfigureret webstedet, så indhold kan modtages via e-mail. Hvis brugerne skal kunne føje formularer til formularbiblioteket ved at sende dem via e-mail, skal du klikke på Ja under Aktiver dette dokumentbibliotek til at modtage e-mail. Skriv derefter den første del af den adresse, som brugere skal benytte til formularbiblioteket, i boksen E-mail-adresse.

  4. Klik på Ja i afsnittet Oversigt over dokumentversioner for at oprette en version, hver gang en fil tjekkes ind i formularbiblioteket.

    Du kan senere vælge, om du vil gemme både overordnede og underordnede versioner, og hvor mange versioner af hver du vil spore.

  5. Vælg i afsnittet Dokumentskabelon den formularskabelon, du vil angive som formulartypen for alle formularer i biblioteket.

  6. Klik på Opret.

Bemærk: Når en bruger opretter en formular, åbnes den som standard i et formularredigeringsprogram, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services 3.0, hvis et sådant er installeret på brugerens harddisk. Hvis der ikke er installeret et kompatibelt program, åbnes formularen i en webbrowser. Du kan angive, at formularen altid åbnes i en webbrowser ved at ændre de avancerede indstillinger for biblioteket.

Toppen af siden

Redigere formularskabelonen

Nogle XML-redigeringsprogrammer eller XML-baserede formulardesignprogrammer, der er kompatible med Windows SharePoint Services, f.eks. Office InfoPath 2007, redigerer og udgiver formularskabelonen fra XML-redigeringsprogrammet eller formulardesignprogrammet.

Nogle formulardesignprogrammer kan kræve, at du redigerer en lokal version af skabelonen og derefter udgiver den igen til biblioteket fra programmet. Yderligere oplysninger om udgivelse af formularskabeloner finder du i Hjælp i det XML-baserede formulardesignprogram eller XML-redigeringsprogrammet.

Benyt følgende fremgangsmåde, hvis du ikke har en lokal kopi af skabelonen og skal hente en kopi fra SharePoint-webstedet. Afhængigt af formulardesignprogrammet kan skabelonen blive åbnet som skrivebeskyttet. Det kan være nødvendigt først at gemme den reviderede skabelon på harddisken og derefter udgive den.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

  2. Klik på Indstillinger for formularbibliotek i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

  3. Klik på Avancerede indstillinger under Generelle indstillinger.

  4. Klik på Rediger skabelon under boksen URL-adresse til skabelon i afsnittet Dokumentskabelon.

  5. Skabelonen åbnes i et XML-redigeringsprogram eller et XML-baseret formulardesignprogram, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services, f.eks. Office InfoPath 2007.

  6. Foretag de ønskede ændringer, og gem derefter skabelonen.

    Afhængigt af formulardesignprogrammet kan du være nødt til at udgive skabelonen igen til biblioteket på SharePoint-webstedet fra programmet.

  7. Klik på OK nederst på siden Avancerede indstillinger for formularbibliotek på SharePoint-webstedet.

Bemærk: Hvis brugerne på webstedet allerede har udfyldt formularer, der var baseret på den oprindelige skabelon, skal du overveje, hvordan ændringer af skabelonen påvirker disse formularer. Hvis du f.eks. tilføjer et felt, som brugerne skal udfylde, kan det medføre fejl i de oprindelige formularer, der blev udfyldt, inden feltet blev tilføjet.

Toppen af siden

Angive en brugerdefineret skabelon

Hvis du vil tilpasse en formularskabelon, skal du bruge et XML-redigeringsprogram eller et XML-baseret formulardesignprogram, der er kompatibelt med Windows SharePoint Services. Programmet kan anbefale, at du tilpasser skabelonen og udgiver den igen fra programmet. Du foretager f.eks. ændringer af en lokal kopi af en skabelon i Office InfoPath 2007 og udgiver den derefter på SharePoint-webstedet. Du behøver ikke at angive stien til en brugerdefineret skabelon fra SharePoint-webstedet. Yderligere oplysninger finder du i Hjælp i programmet.

Følgende fremgangsmåde viser, hvordan du angiver en brugerdefineret skabelon fra SharePoint-webstedet. Du skal først udgive eller kopiere den brugerdefinerede skabelon til mappen Formularer i biblioteket og derefter sørge for, at biblioteket peger på skabelonens placering.

  1. Hvis biblioteket ikke er åbent i forvejen, skal du klikke på navnet på værktøjslinjen Hurtig start.

    Hvis navnet på biblioteket ikke vises, skal du klikke på Vis alt indhold på webstedet og derefter klikke på navnet på biblioteket.

  2. Klik på Åbn i Windows Explorer i menuen Handlinger Menubillede .

  3. Find den brugerdefinerede skabelon, du har oprettet, i Windows Stifinder.

  4. Højreklik på filen, og klik derefter på Kopiér i genvejsmenuen.

  5. Klik på knappen Tilbage, indtil du vender tilbage til biblioteket, og klik derefter på mappen Formularer for at åbne den.

  6. Højreklik på et tomt område i mappevinduet, og klik derefter på Sæt ind i genvejsmenuen.

  7. Luk Windows Explorer, og vend tilbage til biblioteket på webstedet.

  8. Klik på Indstillinger for formularbibliotek i menuen Indstillinger Menuen Indstillinger .

  9. Klik på Avancerede indstillinger under Generelle indstillinger.

  10. Skriv adressen på den skabelon, du vil bruge, i boksen URL-adresse til skabelon i afsnittet Dokumentskabelon. Placeringen er skabelonens webadresse på SharePoint-webstedet i forhold til webstedets navn. Hvis skabelonen f.eks. hedder Ordre.xml, og du føjer den til mappen Formularer i biblioteket Delte dokumenter, skal du skrive /Delte dokumenter/Formularer/Ordre.xml i boksen URL-adresse til skabelon.

    Hvis indstillingerne i afsnittet Dokumentskabelon ikke er tilgængelige, kan der være aktiveret flere indholdstyper. Du kan se, om der er aktiveret flere indholdstyper, ved at kontrollere, at Ja er valgt under Tillad styring af indholdstyper? i afsnittet Indholdstyper. Hvis det er tilfældet, skal du redigere skabelonen for indholdstypen, hvis du har tilladelse til at ændre indstillingerne for biblioteket.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×