Oprette en venteposition for at annullere dokumenter eller elementer

Med funktionen Venteposition og eDiscovery, der er tilgængelig for alle websteder, kan organisationer finde og annullere elementer som dokumenter, billeder og sider fra udløbspolitikker. Du vil typisk bruge disse funktioner til de elementer, der er underlagt begivenheder, f.eks. procesførelse, revision eller undersøgelser. Virksomheder kan bruge ventepositioner til at forhindre, at de elementer, som kan være relevante for igangværende procesførelser eller undersøgelser, udløber eller slettes, før den hændelse, som de har relevans for, er afsluttet. Når et element sættes i venteposition, kan du desuden låse det, så det ikke kan redigere eller slettes.

Du skal være administrator af gruppen af websteder for at kunne angive, ændre eller fjerne ventepositioner.

I denne artikel

Sådan fungerer en venteposition

Oprette en venteposition

Sætte elementer i venteposition

Søge efter de elementer, som skal sættes i venteposition

Få vist alle elementer i venteposition

Få vist alle ventepositioner for et element

Fjerne et element fra en venteposition

Frigive alle elementer fra en venteposition

Sådan fungerer en venteposition

Funktionen Venteposition og eDiscovery skal være aktiveret for de websteder, der indeholder elementerne, inden du kan bruge funktionen Venteposition. Som standard har alle datacenterwebsteder en liste over ventepositioner, som administratorer af dataposter kan bruge til at oprette og styre ventepositioner for hændelser som f.eks. procesførelse, revision eller undersøgelser. Du er dog ikke begrænset til kun at bruge funktionen Venteposition og eDiscovery på et datacenterwebsted. Du kan tilføje en liste over ventepositioner for et hvilket som helst websted ved at gå til siden Indstillinger for websted for webstedet og aktivere funktionen Venteposition og eDiscovery.

Du kan oprette en ny venteposition for en bestemt hændelse ved at tilføje en ny post på listen Ventepositioner. Listen Ventepositioner indeholder værktøjer, som kan bruges til at finde og opbevare relevante elementer, vise elementer, som aktuelt er i venteposition, eller frigive en venteposition, der ikke længere er brug for.

Når et element føjes til en venteposition, opdateres dens ventepositionsstatus som tegn på, at den er i venteposition, og programmet forhindrer, at elementet udløber eller slettes. Når elementerne er tilføjet i ventepositionen, bliver de typisk revideret af virksomhedens juridiske personale med henblik på at bestemme, om de er relevante for den hændelse, der afstedkom oprettelsen af ventepositionen. Individuelle dataposter kan fjernes fra en venteposition, hvis det viser sig, at de ikke er relevante.

En virksomhed kan have flere aktive ventepositioner på én gang. Det er også muligt at tilføje ét element i forskellige ventepositioner. Hvis et element placeres i flere ventepositioner, annulleres det fra den oprindelige politik for administration af oplysninger, indtil alle de ventepositioner, den er tilføjet, frigives.

Vigtigt:  Brugere med tilladelsen Vis til listen Ventepositioner kan tilføje eller fjerne elementer i ventepositioner. Brugere med tilladelsen Rediger til listen Ventepositioner kan ændre selve ventepositionerne.

Toppen af siden

Oprette en venteposition

På et websted, hvor funktionen Venteposition og eDiscovery er aktiveret, kan du oprette en venteposition, som du kan føje elementer til.

  1. Klik på Webstedshandlinger Handlinger på webstedet på et datacenterwebsted, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Ventepositioner i sektionen Venteposition og eDiscovery på siden Indstillinger for websted. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du aktiverer funktionen Venteposition og eDiscovery, ved at følge linkene i afsnittet Se også.

  3. Klik på Elementer under fanen Listeværktøjer på båndet på siden Ventepositioner.

  4. Klik på Nyt element på båndet.


    Nyt element


  1. Skriv et navn på den venteposition, du vil oprette, i feltet Titel. Titler identificerer typisk oplysninger om hændelsen (f.eks. procesførelser, revisioner eller undersøgelser), som forårsager ventepositionen.

  2. Skriv eventuelt flere oplysninger om ventepositionen i feltet Beskrivelse. Du kan f.eks. anføre flere oplysninger om den hændelse, som udløste ventepositionen.

  3. Skriv navnet på den person eller gruppe, der er dataadministrator, og som er ansvarlig for administrationen af ventepositionen, i feltet Administreret af.

  4. Klik på OK.

Toppen af siden

Sætte elementer i venteposition

Hvis du ved, at et bestemt element er relevant for en venteposition, kan du føje elementet til ventepositionen direkte fra den liste eller det bibliotek, hvor det er gemt.

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, som indeholder det element, du vil føje til ventepositionen.

  2. Peg på det element, du vil føje til ventepositionen, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Oplysninger om overholdelse af angivne standarder.

  3. Klik på Føj til/fjern fra venteposition på siden Oplysninger om overholdelse af angivne standarder.

  4. Vælg indstillingen Føj til en venteposition i sektionen Føj til eller fjern fra en venteposition,og vælg derefter den venteposition, du vil føje elementet til.


    Føj til eller fjern fra en venteposition

  5. Skriv eventuelle kommentarer om, hvorfor du føjer dette element til ventepositionen, i feltet Kommentarer.

    Bemærk:  Disse kommentarer overvåges.

  6. Klik på Gem.

Toppen af siden

Søge efter de elementer, som skal sættes i venteposition

Du kan bruge søgefunktionen til at finde og føje flere elementer til en venteposition på én gang. Du kan søge efter elementer på tværs af flere websteder, hvis funktionen Venteposition og eDiscovery er aktiveret for de enkelte websteder. Hvis du vil søge efter elementer på tværs af flere websteder, skal du aktivere Venteposition og eDiscovery-funktionen for webstedet på øverste niveau i gruppen af websteder.

  1. Klik på Webstedshandlinger Handlinger på webstedet på det websted, som indeholder de elementer, du vil søge efter, og klik derefter på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Find og sæt indhold i venteposition i sektionen Venteposition og eDiscovery på siden Indstillinger for websted.

    Bemærk:  Hvis du vil vide mere om nøgleord og syntaksen for nøgleord, skal du følge linkene i afsnittet Se også

    .

  3. Klik på Vælg websted i sektionen Søgekriterier på siden Søg efter og føj til venteposition.

    Vælge websted til søgning efter elementer

  4. I dialogboksen Vælg websted skal du vælge det websted, hvor du vil søge efter de elementer, der skal føjes til en venteposition, og vælge OK.

  5. Skriv de nøgleord, du vil bruge til at finde de relevante elementer med, i feltet Søg, og klik derefter på Vis resultater.

    Bemærk:  Hvis du vil vide mere om nøgleord og syntaksen for nøgleord, skal du følge linkene under Se også.

    Søge efter elementer, der skal føjes til en venteposition

  6. Når listen med resultater vises, skal du vælge den venteposition, du vil anvende på elementerne på listen, i sektionen Relevante ventepositioner .

  7. Klik på OK.

Toppen af siden

Få vist alle elementer i venteposition

Hver venteposition, som du opretter, har en ventepositionsrapport, som du kan bruge til hurtigt at se alle de elementer, som er føjet til ventepositionen. Som standard er rapporter for ventepositioner planlagt til at køre kl. 23:00, hvilket er det tidligste tidspunkt, du kan få vist alle de elementer, der er knyttet til en venteposition. Din administrator kan konfigurere, hvornår disse rapporter oprettes, eller administratoren kan når som helst køre rapporterne manuelt. Hvis du vil vide mere om at konfigurere tidsplaner for rapporter, skal du se linkene under Se også.

Bemærk:  Du kan få vist rapporter for ventepositioner fra ethvert websted, hvor funktionen Venteposition og eDiscovery er aktiveret.

  1. På det websted, der indeholder de elementer, der skal føjes til en venteposition, skal du klikke på Webstedshandlinger Handlinger på webstedet og derefter klikke på Indstillinger for websted.

  2. Klik på Ventepositionsrapporter i sektionen Venteposition og eDiscovery på siden Indstillinger for websted for at åbne listen Ventepositionsrapporter.

    Bemærk:  Hvis sektionen Venteposition og eDiscovery ikke vises på siden Indstillinger for websted, er funktionen Venteposition og eDiscovery ikke aktiveret på webstedet.

  3. Klik på navnet på den rapport, du vil have vist, på listen Ventepositionsrapporter.

  4. Rapporten åbnes i regnearksformat.

  5. Klik på fanen Elementer i venteposition for at få vist alle de elementer, der er en del af den valgte venteposition.


    Ventepositionsrapport

Toppen af siden

Få vist alle ventepositioner for et element

Hvis et element er tilføjet i mere end én venteposition, kan du få vist listen over de ventepositioner, som hører til elementet, ved hjælp af kommandoen Oplysninger om overholdelse af angivne standarder.

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, der indeholder det element, du vil se ventepositionsoplysninger for.

  2. Peg på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Oplysninger om overholdelse af angivne standarder.

  3. Klik på Føj til/fjern fra venteposition i dialogboksen Oplysninger om overholdelse af angivne standarder.

  4. Klik på pilen under indstillingen Fjern fra venteposition på Status for venteposition for at få vist en liste over de ventepositioner, som elementet er tilknyttet.

    Ventepositioner, der er tilknyttet et element

Toppen af siden

Fjerne et element fra en venteposition

Du kan bruge kommandoen Oplysninger om overholdelse af angivne standarder til at fjerne separate elementer fra en venteposition.

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, som indeholder det element, du vil fjerne fra en venteposition.

  2. Peg på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Oplysninger om overholdelse af angivne standarder.

  3. Klik på Føj til/fjern fra venteposition i sektionen Status for venteposition.

  4. Vælg indstillingen Fjern fra venteposition på siden Status for elementer i venteposition, og vælg derefter den venteposition, du vil frigive elementet fra.

    Fjern element fra venteposition

  5. Klik på Gem.

Bemærk:  Et element kan være knyttet til mere end én venteposition, så det er vigtigt, at du frigiver elementet fra den korrekte venteposition.

Toppen af siden

Frigive alle elementer fra en venteposition

Hvis der er fundet en løsning for en venteposition for et eller flere elementer, og der ikke længere er brug for ventepositionen, kan du frigive alle de elementer, som har været tilføjet i ventepositionen. Når du frigiver en venteposition, genoptages politikken for administration af oplysninger på normal vis for de elementer, som var sat i venteposition.

Som standard er rapporter for ventepositioner planlagt til at køre kl. 23:00, hvilket er det tidligste tidspunkt, du kan kontrollere, at elementerne er blevet frigivet fra en venteposition. Din administrator kan dog konfigurere, hvornår disse rapporter oprettes, eller administratoren kan når som helst køre rapporterne manuelt.

  1. På det websted, der indeholder de elementer, der skal føjes til en venteposition, skal du klikke på Webstedshandlinger Handlinger på webstedet og derefter klikke på Indstillinger for websted.

  1. Klik på Ventepositioner i sektionen Venteposition og eDiscovery på siden Indstillinger for websted for at åbne listen Venteposition.

    Bemærk:  Hvis sektionen Venteposition og eDiscovery ikke vises på siden Indstillinger for websted, er funktionen Venteposition og eDiscovery ikke aktiveret på webstedet.

  2. Peg på den venteposition, der indeholder de elementer, du vil frigive fra ventepositionen, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Oplysninger om overholdelse af angivne standarder.

  3. Klik på Føj til/fjern fra venteposition i sektionen Status for venteposition på siden Oplysninger om overholdelse af angivne standarder.

  4. Klik på Frigiv venteposition i sektionen Status for venteposition i dialogboksen Ventepositioner.

  5. Skriv eventuelle kommentarer, du vil anføre, om årsagen til, at du frigiver ventepositionen, på siden Frigiv venteposition.

    Bemærk:  Disse kommentarer overvåges.

    Løse en venteposition

    1. Klik på Frigiv venteposition.

      Vigtigt:  Når du frigiver en venteposition, genoptages politikken for administration af oplysninger på normal vis for alle de elementer, som fandtes i denne venteposition. Dette betyder, at elementerne ikke længere er fritaget for at udløbe eller slettes. Hvis bestemte elementer er placeret i mere end én venteposition, kan de først komme ind under den normale politik igen, når alle de ventepositioner, som de tilhører, har fundet en løsning og er blevet frigivet.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×