Overordnet set kan du administrere dokumenter i et 2010-dokumentværktøj på samme måde som i Windows Stifinder. Bemærk, at nogle opgaver til filhåndtering, f.eks. omdøbning eller sletning af filer, kan være styret af de tilladelser til SharePoint-webstedet eller værktøjet, der er tildelt til din rolle (hvis dokumentværktøjet er i et Groove-arbejdsområde). Afhængigt af tilladelserne kan du administrere dokumenterne på følgende måde:
Hvad vil du foretage dig?
Kopiere eller flytte dokumenter
Hvis du vil kopiere et dokument til en anden mappe (enten i et dokumentværktøj eller til en mappe i Windows Stifinder), skal du bruge kommandoerne Kopier og Sæt ind i genvejsmenuen, eller du kan Ctrl-trække filen. Hvis du vil flytte et dokument til en anden mappe, skal du trække og slippe det.
Nedenstående tabel indeholder en beskrivelse af træk og slip-funktionaliteten.
|
Hvis du vil |
Skal du benytte følgende fremgangsmåde: |
|
Kopiere et dokument til en anden mappe i det samme dokumentværktøj. |
Ctrl-træk dokumentet, eller brug Kopier og Sæt ind. |
|
Kopiere et dokument til en mappe i et andet dokumentværktøj eller til en Windows-mappe uden for SharePoint-arbejdsområde. |
Træk og slip dokumentet, eller brug Kopier og Sæt ind. |
|
Flytte et dokument til en undermappe i samme dokumentværktøj. |
Brug Klip og Sæt ind. |
|
Flytte et dokument til en mappe i et andet dokumentværktøj eller til en Windows-mappe uden for SharePoint-arbejdsområde. |
Brug Klip og Sæt ind. |
Tip!: Hvis du trækker et dokument til Microsoft Outlook, åbnes der automatisk en ny Outlook-meddelelse med dokumentet som vedhæftet fil.
Slette dokumenter
Hvis du vil slette et dokument, skal du højreklikke på det og derefter klikke på Slet. Klik på Ja for at bekræfte, at du gerne vil slette dokumentet. Hvis dokumentet findes i et SharePoint-dokumentbibliotek, vises en meddelelse om, at hvis du sletter dokumentet, bliver det også slettet på SharePoint-serveren.
Omdøbe dokumenter
Hvis du vil omdøbe et dokument, skal du højreklikke på det og derefter klikke på Omdøb.
Ændre den aktuelle visning
I et SharePoint-arbejdsmiljø svarer de tilgængelige visninger til de visninger, der er defineret på SharePoint-webstedet. Du kan skifte visninger for at få vist forskellige grupper af elementer, afhængigt af de filtre, der er konfigureret for den valgte visning.
-
Klik på fanen Vis.
-
Klik på menuen Aktuel visning, og klik på den ønskede visning.
Sortere dokumenter
-
Vælg den mappe, hvor der skal sorteres dokumenter.
-
På fanen Visning i et SharePoint-arbejdsområde skal du klikke på menuen Sorter dokumenter og derefter klikke på en sorteringsindstilling.
Det kan være nødvendigt at indstille den aktuelle visning til "Standardindstilling for arbejdsområde" for at se sorteringsindstillingerne. Klik på menuen Aktuel visning på fanen Vis, og klik derefter på Standardindstilling for arbejdsområde.
-
Gå til et Groove-arbejdsområde og klik på menuen Sortér dokumenter på fanen Vis og derefter på en sorteringsindstilling.
Få vist dokumentegenskaber
-
Vælg dokumentet.
-
Klik på Egenskaber på fanen Startside.
Hvis dokumentet er i et SharePoint-arbejdsområde, åbnes vinduet Egenskaber fra SharePoint-webstedet.
Hvis dokumentet er i et Groove-arbejdsområde, åbnes dialogboksen Egenskaber til SharePoint-arbejdsområde.
Oprette nye dokumentmapper
Du kan oprette og arrangere dokumentmapper i en trælignende struktur på samme måde som i Windows Stifinder. Alle dokumentværktøjer indeholder som udgangspunkt én "rodmappe". Denne mappe er altid på øverste niveau på listen (parallelt med diskdrevnavnet, f.eks. (C:\) på din computer). Alle mapper, du tilføjer, vises under "rodmappen" i hierarkiet.
Oprette en ny mappe
Nye mapper placeres altid under den valgte mappe i hierarkiet.
-
Vælg den mappe, den nye mappe skal placeres i.
-
Klik på Ny mappe på fanen Startside.
Hvis du opretter en ny mappe i et dokumentbibliotek i et SharePoint-arbejdsområde, åbnes vinduet Ny mappe, der er overført fra SharePoint-webstedet. Skriv et navn til den nye mappe, og klik derefter på Gem og luk.
Hvis du opretter en ny mappe i et dokumentværktøj i et Groove-arbejdsområde, åbnes dialogboksen Ny mappe. Skriv et navn til den nye mappe, og tryk derefter på Enter.
Omdøbe en mappe
-
Højreklik på mappen, og klik derefter på Omdøb.
-
Skriv et nyt navn til den nye mappe, og tryk derefter på Enter.
Se mappeegenskaber
-
Klik på mappen.
-
Klik på Egenskaber på fanen Startside.
Hvis mappen er i et SharePoint-arbejdsområde, åbnes vinduet Egenskaber fra SharePoint-webstedet.
Hvis mappen er i et Groove-arbejdsområde, åbnes dialogboksen Egenskaber til SharePoint-arbejdsområde.
Fejlfinding på overførselsproblemer
Når andre medlemmer af arbejdsområdet tilføjer nye dokumenter til et dokumentværktøj, overføres disse dokumenter automatisk til din kopi af arbejdsområdet. Der vedhæftes et synkroniseringsikon til alle dokumenter, der stadig er i gang med at blive overført. Eksempel:
Hvis du forsøger at åbne et dokument, for hvilket synkroniseringsikonet stadig vises, vises meddelelsen "Indhold ikke tilgængeligt" for at fortælle dig, at dokumentets indhold endnu ikke er overført eller stadig er i gang med at blive overført.
I visse tilfælde skal du blot vente et minut eller to, indtil dokumentet er overført. Der kan dog godt gå et stykke tid, inden meget store dokumenter er helt overført. Men du oplever måske det samme problem, hvis det arbejdsområdemedlem, der tilføjede dokumentet, går offline, inden dokumentet er helt overført til computeren. I så fald er du nødt til at vente, indtil personen igen kommer online, for at kunne modtage dokumentet.
