Oprette en ny database til pc

I denne artikel beskrives den grundlæggende proces med at starte Access 2010 og oprette en database, der skal bruges på computere, ikke på internettet. Det forklares, hvordan du kan oprette en database til pc ved hjælp af en skabelon, og hvordan du kan opbygge en database fra bunden ved at oprette dine egne tabeller, formularer, rapporter og andre databaseobjekter. Der angives også nogle teknikker, som du kan bruge til at hente eksisterende data til din nye database.

Bemærk: Access 2010 understøtter også oprettelse af webdatabaser, der installeres på en server, der kører Access Services, en ny komponent i SharePoint Server. Du kan bruge en webdatabase sammen med en webbrowser – Access er ikke påkrævet, medmindre du foretager designændringer. Det forklares ikke i denne artikel, hvordan du opbygger en webdatabase. Du kan finde flere oplysninger om at oprette en database i artiklen Opbygge en database til deling på internettet.

Denne artikel indeholder

Oversigt

Oprette en database ved hjælp af en skabelon

Oprette en database uden at bruge en skabelon

Kopiere data fra en anden kilde til en Access-tabel

Importere, tilføje eller oprette en kæde til data fra en anden kilde

Tilføje en programdel

Åbne en eksisterende Access-database

Oversigt

Når du første gang starter Access eller lukker en database uden at lukke Access, vises Backstage-visning i Microsoft Office.

Fanen Ny i Backstage-visning

Backstage-visningen er det udgangspunkt, du bruger til at oprette en ny database, åbne en eksisterende database, få vist indhold fra Office.com – alt, hvad du kan bruge Access til at udføre en databasefil eller uden for en database i modsætning til i en database.

Oprette en database

Når du åbner Access, angiver Backstage-visningen fanen Ny. Fanen Ny giver dig flere måder, hvorpå du kan oprette en ny database:

  • En tom database    Du kan starte fra bunden, hvis du ønsker det. Dette er en god idé, hvis du har meget specifikke designkrav eller har eksisterende data, som du skal inkludere.

  • En skabelon, der følger med Access    Overvej at bruge en skabelon, hvis du starter på et nyt projekt og gerne vil spare tid. Access leveres med flere skabeloner, der er installeret som standard.

  • En skabelon fra Office.com    Ud over de skabeloner, der følger med Access, kan du finde mange flere skabeloner på Office.com. Du behøver ikke engang åbne en browser, for skabelonerne er tilgængelige via fanen Ny.

Føje til en database

Når du arbejder i en database, kan du tilføje felter, tabeller eller programdele.

Programdele er en ny funktion, der gør det muligt at bruge flere relaterede databaseobjekter sammen, som om de var ét objekt. En programdel kan f.eks. bestå af en tabel og en formular, der er baseret på tabellen. Du kan tilføje tabellen og formularen samtidig ved hjælp af programdelen.

Du kan også oprette forespørgsler, formularer, rapporter, makroer – alle de databaseobjekter, du er vant til at arbejde med.

Oprette en database ved hjælp af en skabelon

Access leveres med en bred vifte af skabeloner, du kan bruge, som de er, eller som udgangspunkt. En skabelon er en database, der er klar til brug, og som indeholder alle de tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter, der skal bruges til at udføre en bestemt opgave. Der er f.eks. skabeloner, du kan bruge til at registrere problemer, styre kontaktpersoner eller holde styr på udgifter. Nogle skabeloner indeholder et par eksempelposter, der viser deres anvendelighed.

Hvis en af skabelonerne kan opfylde dine behov, er det som regel den hurtigste måde at oprette en database på. Hvis du derimod har data i et andet program, som du vil importere til Access, kan det være bedre at oprette en database uden at bruge en skabelon. Skabeloner har en foruddefineret datastruktur, og det kan kræve en del arbejde at indpasse eksisterende data i skabelonens struktur.

  1. Hvis du har en database åben, skal du klikke på Luk database under fanen Filer Knapflade . Backstage-visningen angiver fanen Ny.

  2. Der vises en række skabeloner på fanen Ny, hvoraf nogle af dem er indbygget i Access. Du kan hente flere skabeloner fra webstedet Office.com. Yderligere oplysninger finder du i næste afsnit af denne artikel.

  3. Vælg den skabelon, du vil bruge. Skabelonikonet vises i ruden til højre, lige over boksen Filnavn.

  4. Access foreslår et filnavn til databasen i boksen Filnavn. Du kan redigere filnavnet efter behov. Du kan gemme databasen i en anden mappe end den mappe, der er vist under filnavnet, ved at klikke på Knapflade , navigere til den ønskede mappe og derefter klikke på OK. Du kan også oprette og sammenkæde databasen med et SharePoint Foundation-websted.

    Bemærk: Selvom de begge bruger SharePoint, er en computerdatabase, der er sammenkædet med et SharePoint-websted, ikke det samme som en webdatabase, der bruger Access Services. Hvis du vil bruge en computerdatabase, skal du have installeret Access. En webdatabase kan bruges via en webbrowser.

  5. Klik på Opret.

    Access opretter en database ud fra den valgte skabelon og åbner derefter databasen. I mange skabeloner vises en formular, hvor du kan begynde at indtaste data. Hvis skabelonen indeholder eksempeldata, kan du slette den enkelte post ved at klikke på postvælgeren (den nedtonede boks eller linje til venstre for posten) og derefter gøre følgende:

    Klik på Slet i gruppen Poster på fanen Startside. Knapflade

  6. Du kan gå i gang med at indtaste data ved at klikke på den første tomme celle i formularen og begynde at skrive. Brug Navigationsrude til at søge efter andre formularer eller rapporter, du eventuelt vil bruge.

Du kan finde flere oplysninger om at arbejde med skabeloner i artiklen Vælge og bruge en Access-skabelon.

Toppen af siden

Oprette en database uden at bruge en skabelon

Hvis du ikke er interesseret i at bruge en skabelon, kan du oprette en database ved at bygge dine egne tabeller, formularer, rapporter og andre databaseobjekter. I de fleste tilfælde indebærer det, at der bruges den ene eller begge af disse fremgangsmåder:

  • Indtastning, indsætning eller import af data i den tabel, der oprettes, når du opretter en ny database, og derefter gentagelse af processen med de nye tabeller, du opretter med kommandoen Tabel under fanen Opret.

  • Import af data fra andre kilder og oprettelse af nye tabeller under processen.

Du kan få flere oplysninger om, hvordan du planlægger og designer en database i afsnittet Se også.

Oprette en tom database

  1. Klik på Ny på fanen Filer, og klik derefter på Tom database.

  2. I højre rude under Tom database skal du skrive et filnavn i boksen Filnavn. Hvis du vil ændre placeringen af filen fra standardplaceringen, skal du klikke på Søg efter den placering, hvor databasen skal gemmes Knapflade (ud for boksen Filnavn), navigere til den nye placering og derefter klikke på OK.

  3. Klik på Opret.

    Databasen oprettes med en tom tabel med navnet Tabel1, hvorefter Tabel1 åbnes i dataarkvisning. Markøren er placeret i den første tomme celle i kolonnen Klik for at tilføje.

  4. Begynd at skrive for at tilføje data, eller indsæt data fra en anden kilde, sådan som det er beskrevet i afsnittet Kopiere data fra en anden kilde til en Access-tabel.

Indtastning af data i dataarkvisning minder meget om arbejdet i et Excel-regneark. Tabelstrukturen oprettes, mens du indtaster data. Når du tilføjer en ny kolonne i dataarket, defineres et nyt felt i tabellen. Access indstiller automatisk hvert felts datatype ud fra de data, du indtaster.

Hvis du ikke vil indtaste data i Tabel1 på nuværende tidspunkt, skal du klikke på Luk Knapflade . Hvis du har ændret tabellen, bliver du spurgt, om du vil gemme ændringerne af tabellen. Klik på Ja for at gemme ændringerne, klik på Nej for at kassere dem, eller klik på Annuller for at lade tabellen forblive åben.

Vigtigt: Hvis du lukker Tabel1 uden at gemme den ene eneste gang, slettes hele tabellen, selvom du har indtastet data i den.

Tilføje en tabel

Du kan føje nye tabeller til en eksisterende database ved hjælp af kommandoerne i gruppen Tabeller under fanen Opret.

Billede af båndet i Access

Oprette en tabel ved at starte i dataarkvisning    I dataarkvisning kan du straks indtaste data og overlade det til Access at skabe tabelstrukturen i baggrunden. Feltnavne tildeles numerisk (Felt1, Felt2 osv.), og Access indstiller automatisk hvert felts datatype ud fra de data, du indtaster.

  1. Klik på Tabel i gruppen Tabeller på fanen Opret. Knapflade

    Tabellen oprettes, og den første tomme celle i kolonnen Klik for at tilføje markeres.

  2. Klik på den felttype, du vil tilføje, på fanen Felter i gruppen Tilføj og slet. Hvis du ikke kan finde den ønskede type, kan du klikke på Flere felter Knapflade .

    Access viser en liste over de mest almindeligt anvendte felttyper. Klik på den ønskede felttype, hvorefter det nye felt føjes til dataarket ved indsættelsesstedet.

    Du kan flytte et felt ved at trække i det. Når du trækker i et felt i et dataark, vises en lodret indsætningslinje på det sted, hvor feltet bliver placeret.

  3. Begynd at skrive i den første tomme celle for at tilføje data, eller indsæt data fra en anden kilde, sådan som det er beskrevet i afsnittet Kopiere data fra en anden kilde til en Access-tabel.

  4. Hvis du vil omdøbe en kolonne (et felt), skal du dobbeltklikke på kolonneoverskriften og derefter skrive det nye navn.

    Giv hvert felt et navn, der beskriver dets indhold, så du kan se, hvad de indeholder, når de vises i ruden Feltliste.

  5. Hvis du vil flytte en kolonne, skal du klikke på dens overskrift for at markere kolonnen og derefter trække den til den ønskede placering.

    Du kan også markere flere sammenhængende kolonner og trække dem samlet til en ny placering. Hvis du vil markere flere sammenhængende kolonner, skal du klikke på den første kolonnes overskrift og derefter holde SKIFT-tasten nede, mens du klikker på den sidste kolonneoverskrift.

Oprette en tabel ved at starte i designvisning    I designvisning opretter du først den nye tabelstruktur. Du kan derefter skifte til dataarkvisning for at indtaste data, eller du kan indtaste data ved hjælp af en anden metode som f.eks. indsætning eller import.

  1. Klik på Tabeldesign i gruppen Tabeller på fanen Opret. Knapflade

  2. Skriv et navn i kolonnen Feltnavn for hvert felt i tabellen, og vælg derefter en datatype på listen Datatype.

  3. Du kan evt. indtaste en beskrivelse af hvert enkelt felt i kolonnen Beskrivelse. Derefter vises beskrivelsen på statuslinjen, når markøren er placeret i det pågældende felt i dataarkvisning. Beskrivelsen vises også på statuslinjen for alle kontrolelementer i en formular eller rapport, du har oprettet ved at trække feltet fra ruden Feltliste, og for alle kontrolelementer, der er oprettet til feltet ved hjælp af guiden Formular eller Rapport.

  4. Når du har tilføjet alle felterne, skal du gemme tabellen:

    • Klik på Gem under fanen Filer.

  5. Du kan begynde at skrive data i tabellen, når du vil, ved at skifte til dataarkvisning og klikke på den første tomme celle. Du kan også indsætte data fra en anden kilde, sådan som det er beskrevet i afsnittet Kopiere data fra en anden kilde til en Access-tabel.

Angive feltegenskaber i designvisning    Uanset om tabellen er oprettet i dataarkvisning eller designvisning, er det en god ide at undersøge og angive feltegenskaber. Nogle egenskaber er tilgængelige i dataarkvisning, men andre egenskaber kan kun angives i designvisning. Du kan skifte til designvisning ved at højreklikke tabellen i navigationsruden og derefter klikke på Designvisning. Du kan få vist egenskaberne for et felt ved at klikke på feltet i designgitteret. Egenskaberne vises under designgitteret under Feltegenskaber.

Hvis du vil se en beskrivelse af hver enkelt feltegenskab, skal du klikke på egenskaben og læse beskrivelsen i boksen ud for egenskabslisten under Feltegenskaber. Du kan få flere oplysninger ved at trykke på knappen Hjælp.

I nedenstående tabel beskrives nogle af de mest almindelige feltegenskaber.

Egenskab

Beskrivelse

Feltstørrelse

I forbindelse med tekstfelter kan du angive det maksimale antal tegn, der kan gemmes i feltet. Maksimum er 255. Til talfelter indstiller denne egenskab den taltype, der gemmes, (langt heltal, dobbelt reelt tal osv.). For at opnå den mest effektive datalagring anbefales du at tildele den mindst mulige plads, du regner med er nødvendig til dataene. Du kan øge værdien senere efter behov.

Format

Denne egenskab angiver, hvordan dataene vises. Den påvirker ikke de faktiske data, som de gemmes i feltet. Du kan vælge et foruddefineret format eller angive et brugerdefineret format.

Inputmaske

Brug denne egenskab til at angive et mønster for alle de data, der skal indtastes i dette felt. Det er med til at sikre korrekt indtastning af alle data, og at feltet indeholder det nødvendige antal tegn. Hvis du ønsker hjælp til oprettelsen af en inputmaske, skal du klikke på Knappen Generator i højre side af egenskabsboksen.

Standardværdi

brug denne egenskab til at angive den standardværdi, der vises i feltet, hver gang en ny post tilføjes. Hvis du f.eks. har et dato-/klokkeslætsfelt, hvor du altid vil registrere den dato, hvor posten er tilføjet, kan du indtaste "Date()" (uden anførselstegn) som standardværdien.

Obligatorisk

Denne egenskab angiver, om en værdi er obligatorisk i dette felt. Hvis du indstiller egenskaben til Ja, kan du ikke tilføje en ny post, medmindre der er indtastet en værdi i dette felt.

Toppen af siden

Kopiere data fra en anden kilde til en Access-tabel

Hvis dataene er gemt i et andet program som f.eks. Excel, kan du kopiere og indsætte dem i en Access-tabel. Det virker normalt bedst, hvis dataene allerede er inddelt i kolonner på samme måde som i et Excel-regneark. Hvis dataene er gemt i et tekstbehandlingsprogram, er det bedst at adskille datakolonnerne ved hjælp af tabulatorer eller ved at konvertere dataene til en tabel i tekstbehandlingsprogrammet, før dataene kopieres. Hvis dataene kræver redigering eller anden manipulation (f.eks. adskillelse af fulde navne i for- og efternavne), kan du gøre det, før du kopierer dataene, især hvis du ikke har kendskab til Access.

Når du indsætter data i en tom tabel, indstiller Access det enkelte felts datatype i overensstemmelse med dataenes karakter. Hvis et indsat felt f.eks. kun indeholder datoværdier, anvendes datatypen Dato og klokkeslæt på feltet. Hvis det indsatte felt kun indeholder ordene "ja" og "nej", anvendes datatypen Ja/Nej på feltet.

Access navngiver felterne, afhængigt af hvad der findes i den første række med indsatte data. Hvis den første række med indsatte data har en type, der ligner andre rækkers, afgør Access, at den første række er en del af dataene og tildeler felterne generiske navne (F1, F2 osv.). Hvis den første indsatte række ikke minder om de efterfølgende rækker, afgør Access, at den første række består af feltnavne. Access navngiver felterne i overensstemmelse hermed og medtager ikke den første række i dataene.

Hvis Access tildeler generiske feltnavne, skal du omdøbe felterne så hurtigt som muligt for at undgå forvirring. Benyt følgende fremgangsmåde:

  1. Tryk på Ctrl+S for at gemme tabellen.

  2. Dobbeltklik på hver kolonneoverskrift i dataarkvisning, og skriv derefter et beskrivende feltnavn til hver kolonne.

  3. Save the table again.

Bemærk: Du kan også omdøbe felter ved at skifte til designvisning og redigere feltnavnene der. Du kan skifte til designvisning ved at højreklikke på tabellen i navigationsruden og derefter klikke på Designvisning. Du kan skifte tilbage til dataarkvisning ved at dobbeltklikke på tabellen i navigationsruden.

Toppen af siden

Importere, tilføje eller oprette en kæde til data fra en anden kilde

Du har måske data, der er gemt i et andet program, og som du vil importere til en ny tabel eller føje til en eksisterende tabel i Access. Eller du samarbejder måske med personer, der opbevarer deres data i andre programmer, og du ønsker at arbejde med disse data i Access ved at oprette en kæde til dem. I begge tilfælde gør Access det nemt for dig at arbejde med data fra andre kilder. Du kan importere data fra et Excel-regneark, fra en tabel i en anden Access-database, fra en SharePoint Foundation-liste eller fra forskellige andre kilder. Fremgangsmåden varierer en smule i forhold til kilden, men følgende fremgangsmåde er et godt udgangspunkt.

  1. Klik på kommandoen for den filtype, du vil importere til Access, i gruppen Importer og sammenkæd under fanen Eksterne data.

    Importer og sammenkæd på fanen Eksterne data

    Hvis du f.eks. importerer data fra et Excel-regneark, skal du klikke på Excel. Hvis du ikke kan se den ønskede programtype, skal du klikke på Mere.

    Bemærk: Hvis du ikke kan finde den ønskede formattype i gruppen Importer, kan det være nødvendigt at starte det program, hvor dataene oprindeligt er oprettet, og derefter bruge det pågældende program til at gemme dataene i et fælles filformat (f.eks. afgrænset tekstfil), før du kan importere dataene til Access.

  2. Klik på Gennemse i dialogboksen Hent eksterne data for at finde kildedatafilen, eller skriv den fulde sti til kildedatafilen i boksen Filnavn.

  3. Klik på den ønskede indstilling (i alle programmer kan du importere, og i nogle af dem kan du tilføje eller oprette en kæde til data) under Angiv, hvor og hvordan dataene skal gemmes i den aktuelle database. Du kan oprette en ny tabel, der bruger de importerede data, eller (i nogle programmer) tilføje dataene i en eksisterende tabel eller oprette en sammenkædet tabel med en kæde til dataene i kildeprogrammet.

  4. Hvis en guide startes, skal du følge vejledningen på siderne i guiden. Klik på Udfør på den sidste side af guiden.

    Hvis du importerer objekter eller sammenkæder tabeller fra en Access-database, vises enten dialogboksen Importer objekter eller Sammenkæd tabeller. Vælg de ønskede elementer, og klik derefter på OK.

    Den nøjagtige proces afhænger af, om du importerer, tilføjer eller sammenkæder data.

  5. Access spørger, om du vil gemme detaljerne vedrørende den importhandling, du netop har udført. Hvis du mener, at du vil udføre den samme importhandling igen senere, skal du klikke på Gem importtrin og derefter angive detaljerne. Derefter kan du nemt gentage handlingen efterfølgende ved at klikke på Gemte importer Knapflade i gruppen Importer og sammenkæd under fanen Eksterne data. Hvis du ikke vil gemme detaljerne for handlingen, skal du klikke på Luk.

Hvis du vælger at importere en tabel, importeres dataene til den nye tabel, som derefter vises under gruppen Tabeller i navigationsruden. Hvis du vælger at føje data til en eksisterende tabel, tilføjes dataene i tabellen. Hvis du vælger at oprette en kæde til data, oprettes en sammenkædet tabel under gruppen Tabeller i navigationsruden.

Du kan finde specifikke oplysninger om import af forskellige datatyper til Access finder du ved hjælp af hyperlinkene i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Tilføje en programdel

Du kan bruge en programdel til at føje funktionalitet til en eksisterende database. En programdel kan være noget så enkelt som en enkelt tabel, eller den kan omfatte flere relaterede objekter såsom en tabel og en bundet formular.

F.eks. består programdelen Kommentarer af en tabel med et felt med autonummerering af id, et datofelt og et notatfelt. Du kan føje det til en ny database og bruge den, som den er eller med en lille smule tilpasning.

  1. Åbn den database, som du vil føje en programdel til.

  2. Klik på fanen Opret.

  3. Klik på Programdele i gruppen Skabeloner. Der åbnes en liste over tilgængelige dele.

  4. Klik på den programdel, du vil tilføje.

Åbne en eksisterende Access-database

  1. Klik på Åbn under fanen Filer.

  2. Find og åbn den ønskede database i dialogboksen Åbn.

  3. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Dobbeltklik på databasen for at åbne den i den standardtilstand, der er angivet i dialogboksen Access-indstillinger, eller i den tilstand, der er bestemt af en administrativ politik.

    • Klik på Åbn, hvis du vil åbne databasen med delt adgang i et flerbrugermiljø, så du og andre brugere kan læse og skrive i databasen.

    • Klik på pilen ud for knappen Åbn, og klik derefter på Åbn som skrivebeskyttet for at åbne databasen som skrivebeskyttet, så du kan få den vist men ikke kan redigere den. Andre brugere kan stadig læse og skrive i databasen.

    • Klik på pilen ud for knappen Åbn, og klik derefter på Åbne udelt for at åbne databasen med udelt adgang. Når en databasen er åben med udelt adgang, modtager alle, der forsøger at åbne databasen, en meddelelse om, at "filen allerede er i brug".

    • Klik på pilen ud for knappen Åbn, og klik derefter på Åbn udelt og skrivebeskyttet for at åbne databasen med skrivebeskyttet adgang. Andre brugere kan stadig åbne databasen, men de er begrænset til skrivebeskyttet tilstand.

Bemærk: Du kan direkte åbne en datafil i et eksternt filformat, f.eks. dBASE, Microsoft Exchange eller Excel. Du kan også åbne en ODBC-datakildedirekte, f.eks. Microsoft SQL Server. Der oprettes automatisk en ny Access-database i den samme mappe som datafilen, og kæder føjes til alle tabeller i den eksterne database.

Tip!

  • Hvis du vil åbne en af de databaser, der senest har været åbnet, skal du klikke på Seneste på fanen Filer og derefter klikke på filnavnet for den pågældende database. Databasen åbnes med de samme indstillinger, databasen havde, sidste gang du åbnede den. Hvis listen over de senest anvendte filer ikke vises, skal du klikke på Indstillinger på fanen Filer. Klik på Klientindstillinger i dialogboksen Access-indstillinger. Du kan angive det antal dokumenter, der skal vises på listen over senest åbnede domenter (maksimalt 50), under Vis.

    Du kan også vise de senest åbnede databaser i navigationslinjen i Backstage-visning. Sådan åbner du med to klik 1) fanen Filer, 2) den senest åbnede database, du vil åbne. Tæt på bunden af fanen Seneste skal du markere Få hurtig adgang til dette antal seneste databaser, og tilpas derefter det antal databaser, der skal vises.

  • Hvis du åbner en database ved at klikke på kommandoen Åbn på fanen Filer, kan du få vist en liste over genveje til de databaser, som du tidligere har åbnet, ved at klikke på Seneste dokumenter i dialogboksen Åben.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×