Oprette en løsning til sporing af aktiver ved hjælp af InfoPath og Excel

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Med Microsoft Office InfoPath kan du oprette formularskabeloner til dataindtastning og -indsamling. Microsoft Office Excel 2007 giver brugerne mulighed for at beregne, oprette diagrammer for og analysere data. Ved hjælp af begge disse programmer og XML kan du nemt oprette en enkelt, men effektiv virksomhedsløsning uden brug af kode til sporing af aktiver i en virksomhed.

oversigt over løsning til at spore aktiver

Denne artikel indeholder

Introduktion til oprettelse af en løsning til sporing af aktiver

Trin 1: Tilpasse formularskabelonen for sporing af aktiver

Trin 2: Tilknytte skemafilen og tilpasse tabellayoutet i Excel

Trin 3: Oprette en oversigtsrapport for pivottabeller og pivotdiagrammer

Trin 4: Indsamle aktivdata fra brugere

Trin 5: Importere formularer til Excel

Endelige overvejelser: Overvej at bruge en SharePoint-liste eller en Access-database

Introduktion til oprettelse af en løsning til sporing af aktiver

Du kan udveksle XML-data mellem InfoPath og Excel. Selvom kommandoen Eksportér i Infopath er en enkel og nem metode til at sende formulardata til Excel, findes der en anden fremgangsmåde, som giver dig meget større fleksibilitet. Ved at tilknytte InfoPath XML-skemafilen (.xsd) udtrykkeligt i Excel og derefter importere InfoPath-formularfiler (.xml) i Excel kan du tilpasse layoutet af dine data og bedre udnytte funktionerne i Excel til at hjælpe dig med at håndtere og analysere dine data mere effektivt.

I denne artikel bruger vi formularskabelonen til sporing af aktiver i InfoPath til at illustrere, hvordan du kan få InfoPath, XML og Excel til at samarbejde. Forestil dig, at din organisation laver en opgørelse over aktiver på hver medarbejders kontor hvert år. Derefter køres der en Excel-rapport for at afgøre, hvordan udstyrsbudgettet skal tildeles for det følgende år. I nedenstående diagram kan du se en oversigt over, hvordan du kan indsamle, registrere og rapportere aktivdata i din afdeling.

a

1. Formularskabelonen for sporing af aktiver oprettes.

2. Skemafilen knyttes til en Excel-tabel, og tabellayoutet tilpasses.

3. Der oprettes en oversigtsrapport for pivottabeller og pivotdiagrammer.

4. Formularen til sporing af aktiver bruges til at indsamle data fra brugere.

5. Alle formulardata eksporteres til Excel-tabellen, og rapporten om pivottabeller og pivotdiagrammer opdateres.

Denne løsning involverer følgende brugerroller og produkter:

Ikon for fuld understøttelse = Obligatorisk Ikonet Ingen support = Ikke obligatorisk

Softwarekrav

Roller

Office InfoPath 2007

Office Outlook 2007

Office Excel 2007

Løsningsdesigner

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Beslutningstager

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Medarbejdere

Ikon for fuld understøttelse

Ikon for fuld understøttelse

Ikonet Ingen support

Toppen af siden

Trin 1: Tilpasse formularskabelonen for sporing af aktiver

Formularskabelonen for sporing af aktiver, som er inkluderet i InfoPath, gør det muligt at indsamle oplysninger om hvert aktiv på en medarbejders kontor, den afdeling, som medarbejderen tilhører, kategorier af aktiver samt oplysninger om hvert aktiv. I denne løsning sender en formulardesigner formularskabelonen beslutningstagerens mailkonto ved hjælp af Office Outlook 2007.

skabelon til sporing af aktiver

Opgave 1: Åbne og tilpasse formularskabelonen for sporing af aktiver

Da du ikke kan publicere en formularskabelon til en liste med mailmodtagerne, hvis den har et RTF-kontrolelement med sammenkædede billeder, skal du foretage en lille ændring i skabelonformulareksemplet for sporing af aktiver.

  1. Klik på Design en formularskabelon i menuen Filer.

  2. I dialogboksen Design en formularskabelon under Åbn en formularskabelon skal du klikke på Tilpas en eksempelformular.

  3. I dialogboksen Introduktion skal du klikke på Eksempel - Sporing af aktiver og derefter klikke på Design denne formular under Formularopgaver.

  4. Højreklik på kontrolelementet assetNotes, peg på RTF-egenskaberne, klik på fanen Vis,, og fjern markeringen i afkrydsningsfeltet Sammenkædede billeder under Tilgængelig formatering.

Opgave 2: Definere afsendelsesindstillingerne

Den næste opgave er at definere afsendelsesindstillingerne, så medarbejderne kan sende en formularfil (.xml) med et entydigt navn til beslutningstagerens mailkonto som en vedhæftet fil.

  1. Klik på Indstillinger for afsendelse i menuen Funktioner.

  2. Markér afkrydsningsfeltet Tillad brugere at afsende denne formular i dialogboksen Indstillinger for afsendelse.

  3. Klik på Send formulardata til en enkelt destination, og klik derefter på E-mail på listen.

  4. Klik på Tilføj.

    Guiden Dataforbindelse vises.

  5. I feltet Til skal du skrive aliaset på den beslutningstager, der modtager alle de sendte formularer.

  6. Hvis du vil angive en entydig emnelinje, skal du gøre følgende i feltet Emne:

    • Klik på Indsæt formel Knapflade .

    • Skriv følgende formel:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  • Klik på Bekræft formel, og klik derefter to gange på OK.

  • I feltet Introduktion skal du skrive en relevant meddelelse eller tilføje vigtige anvisninger til denne løsning.

  • Klik på Næste.

  • På den næste side i guiden skal du klikke på Send formulardataene som en vedhæftet fil og derefter markere afkrydsningsfeltet Vedhæft formularskabelonen for at sikre, at brugerne kan åbne formularen.

    Det er med til at sikre, at medarbejdere har adgang til formularskabelonfilen (.xsn), selvom de ikke kan få adgang til den via dens placering på netværket.

  • Sådan angiver du et entydigt filnavn for hver formularfil (.xml) i feltet Navn på vedhæftet fil:

    1. Klik på Indsæt formel Knapflade .

    2. Skriv den samme formel som den på linjen Emne:

concat(my:employee/my:employeeName, my:employee/my:employeeDepartment)

  1. Klik på Bekræft formel, og klik derefter to gange på OK.

  • Klik på Næste.

  • På næste side i guiden i feltet Skriv et navn til dataforbindelsen skal du skrive et beskrivende navn for denne forbindelse til afsendelse af data.

  • Kontrollér, at oplysningerne er korrekte i afsnittet Oversigt, og klik derefter på Udfør.

  • Gem formularen i en offentlig netværksmappe, der er tilgængelig for beslutningstageren og for alle medarbejdere.

Toppen af siden

Trin 2: Tilknytte skemafilen og tilpasse tabellayoutet i Excel

Det kræver tre opgaver at konfigurere forbindelsen mellem InfoPath og Excel: du skal udtrække skemafilen for formularskabelonen til sporing af aktiver, tilknytte denne skemafil i Excel og tilpasse standardlayoutet for den Excel-tabel, der kommer til at indeholde alle de importerede filer med XML-formulardata.

Opgave 1: Udtrække skemafilen fra InfoPath

  1. Åbn formularskabelonfilen for sporing af aktiver i InfoPath.

  2. Klik på Design denne formular i menuen Funktioner.

  3. Klik på Gem som kildefiler i menuen Filer.

  4. I dialogboksen Angiv en mappe skal du vælge en mappe eller oprette en ny mappe, hvor du vil gemme skemafilen.

Bemærk placeringen for den mappe, hvor alle kildefilerne er gemt, og navnet på skemafilen, i dette tilfælde myschema.xsd, som indeholder skemadefinitionen for XML-dataformularen.

Opgave 2: Tilknytte InfoPath-skemafilen i Excel

  1. Opret en ny Excel-fil, og gem den derefter på en placering, der er tilgængelig for beslutningstageren.

  2. Hvis fanen Udvikler ikke er tilgængelig i Excel, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

    1. Klik på knappen Microsoft Office Office-knapflade , og klik derefter på Excel-indstillinger.

    2. Marker afkrydsningsfeltet Vis fanen Udvikler på båndet i kategorien Populær under Vigtigste indstillinger for arbejde med Excel, og klik derefter på OK.

      Bemærk: Båndet er en Brugergrænsefladen Microsoft Fluent (båndet)-komponent.

  3. Klik på Kilde i gruppen XML under fanen Udvikler.

    Gruppen XML på båndet

    Opgaveruden XML-kilde vises.

  4. Klik på XML-tilknytninger, og klik derefter på Tilføj i dialogboksen XML-tilknytninger.

  5. På en computer, der kører Windows Vista   

    1. I adresselinjen skal du klikke på det drev eller den mappe, der indeholder den myschema.xsd-fil, du oprettede i trin 2 i afsnittet Opgave 1: Udtrække skemafilen fra InfoPath.

      På en computer, der kører Microsoft Windows XP   

    2. På listen Søg i skal du klikke på det drev eller den mappe, der indeholder den myschema.xsd-fil, du oprettede i trin 2 i afsnittet Opgave 1: Udtrække skemafilen fra InfoPath.

  6. Klik på filen, og klik derefter på Åbn.

  7. Når dialogboksen Flere rødder åbnes, skal du klikke på rodnoden assetTracking, der er defineret i filen myschema.xsd, og derefter klikke på OK.

    XML-tilknytningen vises i opgaveruden XML-kilde.

  8. Træk nodeelementet ns1:asset, som er et element, der gentages, til det sted i regnearket, hvor Excel-tabellen skal vises.

    kortlægning af inopath-skemafilen i excel

Opgave 3: Tilpasse layoutet for Excel-tabellen

Excel bruger som standard XML-elementernes navne som kolonneoverskrifter for tabellen. Du kan dog ændre kolonneoverskrifterne ved at redigere kolonneoverskriftscellerne.

  1. For at ændre standardkolonneoverskrifterne skal du markere Excel-tabellen, finde præfiksstrengen ns1:asset og fjerne den. Du kunne f.eks. ændre ns1:assetID til ID.

    tilpasse overskrifter i excel-tabel

  2. Hvis du vil justere kolonnebredden, skal du klikke på knappen Markér alt og derefter dobbeltklikke på kanten på en af kolonneoverskrifterne.

Toppen af siden

Trin 3: Oprette en oversigtsrapport for pivottabeller og pivotdiagrammer

Beslutningstagere bruger rapporter over pivottabeller og pivotdiagrammer til at analysere, strukturere og visualisere opsummerede data. Ved at oprette de rapporter for pivottabeller og pivotdiagrammer, du vil bruge i dette scenarie, i forvejen, er det nemt for en beslutningstager at køre rapporten senere med de fuldførte data.

  1. Markér en celle i Excel-tabellen.

  2. Klik på Pivottabel i gruppen Tabeller under fanen Indsæt, og klik derefter på Pivottabel.

    billede af båndet i excel

    Dialogboksen Opret pivottabel åbnes i Excel.

  3. Klik på Nyt regneark, hvis du vil placere pivottabellen i et nyt regneark med start i celle A1, og klik derefter på OK.

    Der føjes en tom pivottabel til den angivne placering, og Pivottabelfeltlisten vises, så du kan tilføje felter, oprette et layout og tilpasse pivottabellen.

  4. For at oprette en rapport over dataene på tværs af tabellerne skal du trække feltet ID til området med værdier, trække feltet Afdeling til området med kolonneetiketter, trække feltet Kategori til området med rækkeetiketter og trække feltet TildeltTil til området med rapportfilteret.

  5. Klik på pivottabelrapporten.

  6. Klik på diagramtypen Liggende søjle i gruppen Diagram under fanen Indsæt.

    billede af båndet i excel

  7. Vælg Grupperet liggende søjle under 2D-liggende søjle.

  8. Justér størrelsen og placeringen af pivotdiagramrapporten i overensstemmelse med dine præferencer.

de tomme pivottabel- og pivotdiagramrapporter

Toppen af siden

Trin 4: Indsamle aktivdata fra brugere

Nu hvor formularskabelonen er klar til at blive udfyldt af alle medarbejdere, skal du publicere formularen og sende den til de enkelte medarbejdere. Når hver enkelt medarbejder sender den udfyldte formular, sendes den som en XML-datafil (.xml) som vedhæftet fil i en mail til beslutningstagerens mailkonto. Beslutningstageren kan derefter flytte alle meddelelserne til en dedikeret InfoPath-mappe i Outlook. I dette scenarie anbefales det, at du tildeler en bestemt periode, hvor alle brugere kan udfylde formularerne, så beslutningstageren kan køre rapporten med alle de udfyldte formularer, når deadlinen for dataindsamlingen er nået.

indtastning af data i formularer til sporing af aktiver

  1. I InfoPath skal du åbne den formularskabelon (.xsn), du har gemt i Trin 1: Designe formularskabeloneksemplet for sporing af aktiver

  2. Klik på Design denne formular i menuen Funktioner.

  3. Klik på Udgiv i menuen Filer.

  4. Klik på Til en liste over mailmodtagere i guiden Udgivelse, og klik derefter på Næste.

  5. Skriv et navn til formularskabelonen i boksen Formularskabelonnavn på næste side i guiden, og klik derefter på Næste. Formularskabelonnavnet vises på emnelinjen i den meddelelse, der sendes til dine e-mail-modtagere.

  6. På den næste side i guiden kan du også vælge at oprette kolonner, der vil blive vist i dine Outlook-mapper for at hjælpe dig med at organisere dine mails.

  7. Klik på Næste.

  8. Klik på Publicer.

  9. Når guiden Udgivelse har afsluttet udgivelsen af formularskabelonen, åbnes en mail med formularen.

  10. Udfyld meddelelsen, angiv medarbejdernes navne, eller brug en distributionsliste, og send derefter meddelelsen.

I Outlook kan beslutningstageren organisere alle de sendte XML-formularer på en af to måder:

  • Hvis meddelelsesfeltet InfoPath-formularmapper vises, første gang meddelelsen åbnes, skal du klikke på Opret formularmappe.

  • Opret en regel i Outlook om, at de relaterede InfoPath-formularer skal flyttes til en InfoPath-mappe.

    Yderligere oplysninger finder du se administrere meddelelser ved hjælp af regler.

Toppen af siden

Trin 5: Importere formularer til Excel

Da du allerede har oprettet Excel-projektmappen i trin 2 og 3, er det nemt for beslutningstageren at eksportere og gennemgå formulardataene. Beslutningstageren skal blot eksportere XML-datafilerne (.xml) fra Outlook, importere alle formularfilerne (.xml) til Excel-projektmappen og derefter opdatere dataene.

Opgave 1: Eksportere formularerne fra Outlook til en Windows-mappe

  1. I Outlook skal du vælge den mappe, der indeholder alle de formularer, du har modtaget fra medarbejdere, og derefter trykke på CTRL+A for at markere alle mails med formularer.

  2. Højreklik på markeringen, peg på InfoPath-handlinger, og klik derefter på Eksportér formularer.

  3. I dialogboksen Eksportér formularer skal du vælge en mappe og trykke på OK.

Opgave 2: Importere formularerne til Excel

  1. I den Excel-projektmappe, som du oprettede i Trin 2: Tilknytte skemafilen og tilpasse tabellayoutet i Excel, skal du vælge en af de tilknyttede celler i Excel-tabellen.

  2. Under fanen Udvikler i gruppen XML skal du klikke på Importér.

    Gruppen XML på båndet

    Dialogboksen Importér XML vises.

  3. På en computer, der kører Windows Vista   

  4. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis filerne er sammenhængende, skal du trykke på Skift og derefter klikke på den første og sidste fil på listen.

    • Hvis filerne ikke er sammenhængende, skal du trykke på CTRL og derefter klikke på hver enkelt fil, som du vil importere, på listen.

  5. Klik på Importer.

    excel-tabel med importerede data

Som standard overskriver Excel eksisterende data i de tilknyttede celler, hvilket er den ønskede fremgangsmåde for denne virksomhedsløsning. En beslutningstager kan dog f.eks. vælge at importere dataene flere gange for at vurdere fremdriften før den planlagte deadline.

Bemærk: I Excel kan du også tilføje dataene ved hjælp af indstillingen Føj nye data til eksisterende XML-tabeller (under fanen Udvikler i gruppen XML skal du klikke på Egenskaber for tilknytning), som kan være relevante for andre løsninger.

Du kan finde flere oplysninger, se Excel Hjælp-emnerne importere XML-data og Føj eller overskrive tilknyttede XML-data.

Opgave 3: Opdatere rapporterne for pivottabeller og pivotdiagrammer

  • Klik på en celle i pivottabelrapporten.

  • Under fanen Indstillinger i gruppen Data skal du klikke på pilen ud for Opdater alle og derefter klikke på Opdater.

    Billede af Outlook-båndet

endelig pivottabel og pivotdiagram-rapport

Excel-projektmappen indeholder nu alle de data og oversigtsrapporter, du skal bruge til at hjælpe dig med at fordele udstyrsbudgettet for næste år. Du kan selvfølgelig foretage yderligere analyser i din Excel-projektmappe, hvis det er nødvendigt, f.eks. sortering, filtrering eller betinget formatering af dataene.

Toppen af siden

Endelige overvejelser: Overvej at bruge en SharePoint-liste eller en Access-database

Som et alternativ kan du overveje at bruge en SharePoint-liste eller en Access-database i stedet for XML til at overføre data mellem InfoPath og Excel.

Bruge en SharePoint-liste

I InfoPath kan du nemt bruge en SharePoint-liste som en skrivebeskyttet datakilde. Du kan gøre en af to ting:

  • På SharePoint-listen kan du eksportere data til Excel, der automatisk opretter en dataforbindelse i Excel.

  • Fra Excel skal du udtrykkeligt oprette en dataforbindelse til SharePoint-listen.

Når der er oprettet en dataforbindelse, kan du opdatere dataene i Excel for at hente opdaterede data.

Du kan bruge en SharePoint-liste til at tilføje og opdatere dataene, bruge en InfoPath-formular til at vise et element på listen (f.eks. et kompleks eller langt element, der vises bedst lodret) og derefter bruge Excel til at analysere dataene yderligere.

kombinerer infopath, sharepoint og excel

1. Få vist et enkelt element, så det er nemt at gennemgå i InfoPath.

2. Tilføje og opdatere data på en SharePoint-liste.

3. Opdatere og rapportere med Excel.

Du kan finde flere oplysninger under Føje en dataforbindelse til et dokumentbibliotek eller en liste i SharePoint og Importere data fra en SharePoint-liste.

Bruge en Access-database

Fra InfoPath kan du oprette en læse/skrive-forbindelse til en Access-database. Fra Excel kan du udtrykkeligt oprette en dataforbindelse til den Access-database, som du kan opdatere for at hente opdaterede data. Du kan endda definere forbindelsen til at opdatere automatisk, når projektmappen åbnes, eller opdatere med jævne mellemrum, f.eks. hvert 5. minut.

Du kan bruge en Access-database som mellemled mellem InfoPath og Excel. Når du sender en InfoPath-formular til Access, opdaterer du Access-databasen. Når du opdaterer dataforbindelsen i Excel, henter du opdaterede data fra Access. Det vil sige, at du sender data indirekte fra InfoPath til en Excel-projektmappe.

kombinerer infopath, access og excel

1. Få vist og sende en formular til en Access-database.

2. Gemme data i en Access-database.

3. Opdatere og rapportere med Excel.

Du kan finde flere oplysninger under Designe en formularskabelon, der er baseret på Microsoft Access-database.

Tip: Vidste du, at du kan oprette en InfoPath-formular direkte fra Access 2007? Hvis dine brugere har Outlook 2007 og InfoPath 2007 installeret på deres computere, kan du indsamle data fra forskellige brugere direkte fra Access 2007 ved hjælp af guiden Indsaml data via e-mail. Du kan finde flere oplysninger i følgende Hjælp-emne i Access 2007: Indsamle data ved hjælp af e-mail.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×