Oprette en kolonne med administrerede metadata

En kolonne med administrerede metadata er en ny kolonnetype, der kan føjes til lister, biblioteker eller indholdstyper for at aktivere webstedsbrugere til at vælge værdier fra et bestemt ordsæt med administrerede ord og anvende disse værdier til deres indhold. Du kan oprette og konfigurere en kolonne med administrerede metadata, der skal tilknyttes et eksisterende ordsæt eller ord, eller du kan oprette et nyt ordsæt specifikt for en kolonne med administrerede metadata.

I denne artikel

Fordele ved at bruge en kolonne med administrerede metadata

Autoudfyldning, fjernelse af flertydige udtryk, beskrivelser, synonymer

Vælger til træstruktur

Opret en kolonne med administrerede metadata, der er tilknyttet et eksisterende ordsæt eller ord

Opret en ny kolonne med administrerede metadata med et nyt ordsæt

Opret og konfigurer et nyt ordsæt

Relaterede opgaver

Fordele ved at bruge en kolonne med administrerede metadata

Kolonner med administrerede metadata fremmer konsekvent brug af metadata på tværs af websteder, fordi de giver brugere en liste over ord, som de kan anvende til deres indhold. Disse ord kommer fra et ordsæt, der administreres centralt i værktøjet Ordbankadministration af en ordbankadministrator eller andre personer med tilladelse til at administrere ord og udtryk.

Da dette ordsæt opdateres og administreres separat fra selve kolonnen, er der ingen grund til at opdatere kolonnen (eller evt. indholdstyper, lister eller biblioteker, der er tilknyttet den) for at gøre opdaterede ord tilgængelige for brugere. Hver gang det ordsæt, som en bestemt kolonne med administrerede metadata er bundet til, opdateres, bliver de opdaterede ord automatisk tilgængelige for brugere, uanset hvor den pågældende kolonne med administrerede metadata er tilgængelig. Det gør en kolonne med administrerede metadata meget forskelligt fra en valgkolonne, der skal opdateres, hver gang du vil ændre listens med valgværdier, som en bruger kan vælge.

Kolonner med administrerede metadata har desuden adskillige unikke funktioner og egenskaber, som hjælper brugerne med at vælge og anvende ord til indhold, f.eks. understøttelse af "autoudfyldning" samt understøttelse af fjernelse af flertydige udtryk for ord, beskrivelser, synonymer og værdier på flere sprog.

Autoudfyldning, fjernelse af flertydige udtryk, beskrivelser, synonymer

Når en brugeren begynder at skrive en værdi i et felt med administrerede metadata, vises alle ordene i det tilknyttede ordsæt, der starter med de tegn, som brugeren har skrevet. Navnet på ordsættet og ordets placering i hierarkiet kan angives sammen med selve ordet, så brugerne kan vælge det relevante ord.

Når du begynder at skrive, bliver der foreslået ord.

Brugere kan flytte markøren hen over foreslåede ord for at få vist beskrivende tekst, der kan hjælpe dem med at træffe relevante beslutninger.

Forklarende tekst hjælper brugerne med at vælge det rigtige ord.

Hvis der er specificeret synonymer for et ord, kan brugerne angive disse, så tildeles det korrekte ord.

Vælger til træstruktur

Når brugere opdaterer en kolonne med administrerede metadata, kan de skrive den værdi, de ønsker, eller de kan klikke på ikonet for mærker, der vises ud for feltet Administrerede metadata for at starte dialogboksen med vælger til ord, som de kan bruge til at vælge en værdi i hierarkiet til ordsættet. Det er nyttigt for brugere, som muligvis ikke er fortrolige med de ord, der er tilgængelige. Hvis et ordsæt er konfigureret til at være åbent, og kolonnen med administrerede metadata til det tillader udfyldningsværdier, kan brugere have mulighed for at føje et nyt ord til ordsættet. Eller de kan simpelthen have mulighed for at sende feedback til den angivne kontakt for ordsættet.

Du kan vælge administrerede ord fra en trævælger.

Opret en kolonne med administrerede metadata, der er tilknyttet et eksisterende ordsæt eller ord

Du kan knytte en kolonne med administrerede metadata, til et ordsæt eller til et enkelt ord, der repræsenterer et undersæt af ordsættet (noget, der kan være nyttige for hierarkiske ordsæt). Hvis du knytter kolonnen til et ordsæt, vil det vise alle tilgængelige ord i det pågældende ordsæt. Hvis du knytter kolonnen til et enkelt ord i et ordsæt, vil kolonnen vise det pågældende ord og evt. ord under det i hierarkiet.

Du kan oprette en kolonne med administrerede metadata, der er tilknyttet et eksisterende ordsæt eller ord på et hvilken som helst niveau på et websted (f.eks. som en webstedskolonne eller en kolonne, der er lokal for en bestemt liste eller et bestemt bibliotek). Men hvis du vil have, at en kolonne med administrerede metadata skal kunne anvendes igen og være generelt anvendelig for andre, som måske opretter nye indholdstyper til websteder eller konfigurerer lister og biblioteker, vil du måske hellere oprette den som en webstedskolonne. Hvordan og hvor du opretter kolonner med administrerede metadata skal være en del af overvejelserne i forbindelse med planlægning i hele organisationen af administrerede metadata, indholdstyper, dokumentstyring og styring af websteder.

Du skal være administrator for gruppen af websteder for at kunne oprette eller konfigurere webstedskolonner. Du skal have tilladelsesniveauet Administrer lister for at kunne oprette kolonner for lister eller biblioteker. Webstedsejere har som standard denne tilladelse.

Når du vil oprette en ny webstedskolonne med administrerede metadata, der er tilknyttet et eksisterende ordsæt, skal du gøre følgende:

Når du vil oprette en ny kolonne med administrerede metadata for en liste eller et bibliotek, der er tilknyttet et eksisterende ordsæt, skal du gøre følgende:

  1. Klik på Indstillinger for websted i menuen Webstedshandlinger.

  2. Klik på Webstedskolonner under Gallerier.

  3. Klik på Opret i galleriet med webstedskolonner.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en ny kolonne med administrerede metadata.

  2. Klik på Listeindstillinger eller Indstillinger for bibliotek under fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

  3. Klik på Opret kolonne i sektionen Kolonner.

  1. På siden Ny webstedskolonne eller Opret kolonne (afhængigt af, hvilken type kolonne du vil oprette) i sektionen Navn og Type skal du skrive det navn, kolonnen skal have.

  2. Klik på Administrerede metadata under Typen af oplysninger i denne kolonne er.

  3. I sektionen Gruppe skal du vælge eller oprette den gruppe, du vil organisere kolonnen i.

  4. I sektionen Yderligere indstillinger for kolonne skal du indtaste en beskrivelse og angive, om du ønsker, at brugerne skal angive en værdi for denne kolonne. Du kan også angive, om du vil gennemtvinge entydige værdier for kolonnen.

  5. Hvis du vil føje en kolonne til en liste eller et bibliotek, kan du muligvis angive, om du vil føje denne nye kolonne med administrerede metadata til alle indholdstyper for listen eller biblioteket (hvis flere indholdstyper er aktiveret for biblioteket). Du kan også angive, om du vil føje denne kolonne til standardvisningen for listen eller biblioteket.

  6. I sektionen Felt med flere værdier skal du angive, om du vil tillade flere værdier i kolonnen. Hvis du tillader flere værdier, kan brugerne ikke sortere på denne kolonne i listevisninger.

  7. I sektionen Visningsformat skal du angive, om kolonnen kun skal vise navnet på ordet, eller om kolonnen skal vise ordet og hele stien til ordet i hierarkiet for ordsættet.
    I situationer, hvor sammenhængen for selve ordet er uklar, kan det være en god hjælp at få vist den fulde hierarkiske sti.

  8. I sektionen Indstillinger for ordsæt skal du vælge Brug et administreret ordsæt, og derefter gøre et af følgende:

    • Hvis du vil søge efter et ordsæt, der indeholder de ord, du vil bruge, skal du skrive navnet på et ord og klikke på knappen Søg. Du kan vælge ordsættet eller ordet, du vil bruge, i de resultater, der vises i feltet. Hvis du vil søge igen, skal du klikke på knappen Nulstil.

    • Hvis du vil søge efter det ordsæt eller ord, du vil knytte til denne kolonne, skal du klikke på pilen til venstre for programmet Administreret metadatatjeneste, der vises i feltet for at udvide den og søge efter det ønskede ordsæt. Fortsæt med at udvide noder, indtil du finder det ordsæt eller udtryk, du ønsker. Klik for at markere ordsættet eller ordet.

  9. I sektion Tillad udfyldning skal du angive, om du vil kunne tillade brugere at føje nye værdier til ordsættet. Hvis det ordsæt, du vælger, er lukket, kan du ikke tillade udfyldning.

  10. I sektion Standardværdi kan du vælge at angive det ord, du vil bruge som standardværdi for kolonnen. Du kan skrive ordet, eller du kan klikke på ikonet for mærker for at søge efter ordet ved hjælp af vælgeren til ord.

  11. Klik på OK.

Øverst på siden

Opret en ny kolonne med administrerede metadata med et nyt ordsæt

Hvis der ikke er et eksisterende ordsæt, som du vil bruge, kan du også oprette et nyt ordsæt til en ny kolonne med administrerede metadata. Det ordsæt, du opretter, bliver et "lokalt" ordsæt, der kun kan bruges inden for gruppen af websteder, hvor du har oprettet den. Alle ord, du føjer til et lokalt ordsæt, vil ikke blive tilbudt som forslag i Virksomhedsnøgleord-kolonner (i modsætning til ordene i global ordsæt).

Du skal være administrator for gruppen af websteder for at kunne oprette eller konfigurere webstedskolonner. Du skal have tilladelsesniveauet Administrer lister for at kunne oprette kolonner for lister eller biblioteker. Webstedsejere har som standard denne tilladelse.

Hvis du vil oprette en ny webstedskolonne med administrerede metadata med et nyt ordsæt, skal du gøre følgende:

Hvis du vil oprette en ny kolonne med administrerede metadata for en liste eller bibliotek med et nyt ordsæt, skal du gøre følgende:

  1. Klik på Indstillinger for websted i menuen Webstedshandlinger.

  2. Klik på Webstedskolonner under Gallerier.

  3. Klik på Opret i galleriet med webstedskolonner.

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor du vil oprette en ny kolonne med administrerede metadata.

  2. Klik på Listeindstillinger eller Indstillinger for bibliotek under fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

  3. Klik på Opret kolonne i sektionen Kolonner.

  1. På siden Ny webstedskolonne eller Opret kolonne (afhængigt af, hvilken type kolonne du vil oprette) i sektionen Navn og Type skal du skrive det navn, kolonnen skal have.

  2. Klik på Administrerede metadata under Typen af oplysninger i denne kolonne er.

  3. I sektionen Yderligere indstillinger for kolonne skal du indtaste en beskrivelse af kolonnen og angive, om du vil kræve, at brugerne skal angive en værdi for kolonnen. Du kan også angive, om du vil gennemtvinge entydige værdier for kolonnen.

  4. Hvis du føjer en kolonne til en liste eller et bibliotek, kan du muligvis også angive, om du vil føje denne nye kolonne med administrerede metadata til alle indholdstyper for listen eller biblioteket (hvis flere indholdstyper er aktiveret for biblioteket). Du kan også angive, om du vil føje denne kolonne til standardvisningen for listen eller biblioteket.

  5. I sektionen Felt med flere værdier skal du angive, om du vil tillade flere værdier i kolonnen. Hvis du tillader flere værdier, kan brugerne ikke sortere på denne kolonne i listevisninger.

  6. I sektionen Visningsformat skal du angive, om kolonnen kun skal vise navnet på ordet, eller om kolonnen skal vise ordet og hele stien til ordet i hierarkiet for ordsættet.
    I situationer, hvor sammenhængen for selve ordet er uklar, kan det være en god hjælp at få vist den fulde hierarkiske sti.

  7. I sektionen Indstillinger for ordsæt skal du vælge Tilpas ordsættet, og indtast derefter en beskrivelse af ordsættet.

  8. Klik på Rediger ved hjælp af Ordsætsstyring, og klik derefter på OK når du bliver bedt om at gemme ændringerne.

  9. Følg trinnene i afsnittet Opret og konfigurer et nyt ordsæt for at konfigurere ordsættet.

Øverst på siden

Opret og konfigurer et nyt ordsæt

  1. I ruden Egenskaber i Værktøj til styring af ordbank skal du angive følgende oplysninger om det nye ordsæt:

I dette felt

Skal du:

Navn på ordsæt

Skriv et navn for ordsættet. Dette felt skulle allerede være udfyldt med kolonnens navn, men du kan opdatere eller ændre navnet

Beskrivelse

Indtast en beskrivelse, der gør det nemmere for brugerne at forstå, hvordan de skal bruge ordene.

Ejer

Hvis ejeren af ordsættet skal være en anden end dig selv, kan du ændre Ejer til en anden person eller gruppe. Du kan kun angive ét element.

Kontakt

Skriv en mailadresse, hvis brugerne af webstedet skal kunne give feedback på ordsæt, når de opdaterer værdien for en kolonne med administrerede metadata.

Interessenter

Tilføj navnene på de brugere eller grupper, som skal have besked om større ændringer i ordsættet.

Fremsendelsespolitik

Angiv, om ordsættet skal være Lukket eller Åbent.

Hvis et ordsæt er lukket, kan brugere ikke føje nye ord til det, når de opdaterer værdien for en kolonne med administrerede metadata, der er bundet til dette ordsæt, og ordsættet kan kun opdateres af personer med tilladelse til at opdatere administrerede metadata. Hvis ordsættet er åbent, kan brugerne føje nye ord til ordsættet, hvis kolonnen også er konfigureret til at tillade udfyldningsvalg.

Tilgængelig til markering

Markér afkrydsningsfeltet for at gøre ordene i ordsættet tilgængelige for mærkning. Hvis du fjerner markeringen i afkrydsningsfeltet, vil ordsættet ikke kunne ses af de fleste brugere.

Hvis ordsættet stadig er under udvikling eller bare ikke er klart til brug, kan du evt. fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet.

  1. Klik på Gem for at gemme egenskabsopdateringerne.

  2. For at føje ord til ordsættet skal du pege på ordsæt i kontrolelementet træ til venstre, klikke på den pil, der vises, og derefter klikke på Opret ord og derefter skrive det navn, du vil have for ordet.

  3. I ruden Egenskaber skal du angive følgende oplysninger om det nye udtryk:

I dette felt:

Skal du:

Tilgængelig til markering

Markér afkrydsningsfeltet for at gøre udtrykket tilgængeligt for mærkning. Hvis du fjerner markeringen i afkrydsningsfeltet, vil udtrykket kunne ses, men det er deaktiveret i værktøjerne til mærkning.

Sprog

Vælg sprog for navnet for ordet.

Beskrivelse

Skriv en beskrivelse, der gør det nemmere for brugerne at forstå, hvordan ordet skal bruges, eller som gør det nemt at skelne det fra lignende ord.

Standardnavn

Angiv det ord eller den sætning, du vil bruge som standardnavn for ordet på dette sprog.

Andre navne

Angiv et vilkårligt synonym for dette udtryk. Gør dette, hvis du vil have, at flere ord eller sætninger med samme betydning skal behandles som et enkelt objekt med henblik på metadatastyring. Vil du tilføje flere synonymer, skal du skrive et ord og derefter trykke på ENTER for at oprette flere linjer.

Hvis du f.eks. opretter et ord for farven "blå", og "blå" er standardetiketten for ordet, kan du tilføje "azurblå", "safir", "indigo" og "kobolt" som mulige synonymer.

  1. Klik på Gem.

  2. Gentag trin 3 -5 til at tilføje nye ord.

  3. Hvis du vil oprette underordnede ord under ord, skal du pege på et enkelt ord under hvilket du vil indlejre et andet ord, klikke på pilen, der vises, og derefter klikke på Opret ord og skrive det navn, du vil have til ordet.

  4. Gentag trin 4 og 5 for angive egenskaber dine underordnede ord (markér det ord, du vil opdatere først).

  5. Som standard vises ord inde i ordsæt i standardsorteringsrækkefølgen for sproget. Hvis du vil angive en brugerdefineret sorteringsrækkefølge, så ord vises i en ensartet rækkefølge uanset sproget eller ændringer af navne på ord, kan du gøre dette ved at markere ordsættet i kontrolelementet i træstrukturen og derefter klikke på fanen Brugerdefineret sortering til højre. Klik på Brugerdefineret sorteringsrækkefølge, og brug derefter listerne til at arrangere ordene i den ønskede numeriske rækkefølge.

    Øverst på siden

Relaterede opgaver

Øverst på siden

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×