Oprette en grupperet oversigtsrapport

Oprette en grupperet oversigtsrapport

Det er ofte lettere at få mening ud af data, der er opdelt i grupper. En rapport, der grupperer salgstallene efter geografiske regioner, kan f.eks. fremhæve tendenser, der ellers ikke ville blive bemærket. Desuden kan man indsætte totaler (f.eks. en sum eller et gennemsnit) for hver gruppe i en rapport og derved undgå et større arbejde med en lommeregner.

Access gør det let at arbejde med grupperede rapporter. Du kan oprette en enkel grupperet rapport ved hjælp af guiden Rapport, du kan gruppere og sortere eksisterende rapporter, og du kan ændre tidligere definerede grupperings- og sorteringsindstillinger.

Bemærk!: Denne artikel gælder ikke for Access-webapps – den type database, du kan designe med Access og udgive online.

I denne artikel

Opret en hurtig grupperet eller sorteret rapport

Opret en ny grupperet rapport med guiden Rapport

Tilføj eller rediger gruppering og sortering i en eksisterende rapport

Oprette en hurtig, grupperet eller sorteret rapport

Selvom grupperede rapporter er nyt for dig, kan du hurtigt oprette en enkel en ved at følge denne fremgangsmåde:

  1. Vælg en tabel eller forespørgsel, der indeholder de poster, du vil have i din rapport, i navigationsruden.

  2. Klik på Rapport under fanen Opret.

    Access opretter en enkel rapport i tabelformat og viser den i layoutvisningen. Hvis der er mange felter i rapporten, fylder den sikkert mere end én side. Før du anvender nogen gruppering eller sortering, er det en god ide at tilpasse kolonnernes størrelse (og slette ønskede kolonner), så rapporten passer med sidens bredde. Hvis du vil slette en kolonne, skal du højreklikke på den og derefter klikke på Slet kolonne.

  3. Højreklik på en kolonne, du vil gruppere eller sortere i, og klik derefter på Gruppér på [feltnavn], eller klik på en af indstillingerne for Sortér. Hvis du f.eks. vil gruppere kolonnen Prioritet, skal du højreklikke på kolonnen Prioritet og derefter klikke på Gruppér efter prioritet.

    Når du anvender gruppering, flyttes grupperingsfeltet i Access til kolonnen længst til venstre, og de resterende kolonner grupperes ud fra denne kolonne. I nogle tilfælde vil Access også indsætte en hovedtotal i sektionen Rapportfod.

  4. Du kan vælge at få vist og finjustere din grupperings- og sorteringsindstillinger ved at følge fremgangsmåderne i afsnittet Tilføje eller ændre gruppering og sortering i en eksisterende rapport.

Opret en ny grupperet rapport med guiden Rapport

Guiden Rapport stiller dig en række spørgsmål og opretter derefter en rapport på baggrund af dine svar. Bland disse spørgsmål er et, hvor du bliver spurgt, hvilke felter du vil bruge til at gruppere rapporten efter. Når rapporten er oprettet, kan du bruge den, som den er, eller redigere den, så den bedre svarer til dine behov. Før du starter guiden Rapport, skal du beslutte dig for en datakilde.

Starte guiden Rapport

  1. Klik på Guiden Rapport i gruppen Rapporter under fanen Opret.

    Access starter guiden Rapport.

    Markering af felter i guiden Rapport

  2. Klik på rullelisten Tabeller/forespørgsler, og vælg den tabel eller forespørgsel, der indeholder de felter, du ønsker i rapporten.

  3. Dobbeltklik på felterne på listen Tilgængelige felter for at vælge dem.

    De føjes til listen Valgte felter. Alternativt kan du klikke på knapperne mellem boksen Tilgængelige felter og boksen Valgte felter, hvis du vil tilføje eller fjerne det valgte felt, eller hvis du vil tilføje eller fjerne alle felterne.

  4. Hvis der er felter i en anden tabel eller forespørgsel, som du også ønsker medtaget i rapporten, skal du klikke på rullelisten Tabeller/forespørgsler igen for at vælge den anden tabel eller forespørgsel og fortsætte med at tilføje felter.

  5. Klik på Næste, når du er færdig med at tilføje felter.

Gruppere poster i guiden Rapport

Ved hjælp af gruppering kan du strukturere og arrangere poster i grupper, f.eks. efter Region eller Sælger. En gruppe kan indlejres i en anden gruppe, så du let kan få overblik over relationerne mellem de forskellige grupper og kan finde de ønskede oplysninger hurtigt. Du kan også bruge gruppering til at beregne forskellige opsummeringsoplysninger, f.eks. totaler og procentdele.

Hvis du medtager flere tabeller i en rapport, undersøger guiden relationerne mellem tabellerne og finder ud af, hvordan du kunne tænkes at ville have vist oplysningerne.

  1. Klik på et af feltnavnene på listen på den side i guiden Rapport, hvor du bliver spurgt Vil du tilføje grupperingsniveauer?, og klik derefter på Næste.

  2. Hvis du vil tilføje grupperingsniveauer, skal du dobbeltklikke på et eller flere feltnavne på listen for at føje dem til rapporten.

    Du kan også fjerne et grupperingsniveau ved at dobbeltklikke på det i højre side af dialogboksen. Brug pileknapperne til at tilføje eller fjerne grupperingsniveauer, og du kan justere prioriteten af et grupperingsniveau ved at markere det og klikke på prioritetsknapperne op eller ned. Access tilføjer de forskellige grupperingsniveauer og viser dem indlejret i de overordnede grupperingsniveauer.

    Tilføjelse af gruppeniveauer i guiden Rapport

  3. Klik på Grupperingsindstillinger for at få vist dialogboksen Grupperingsintervaller.

    Grupperingsintervaller i guiden Rapport

  4. For hvert grupperingsniveaufelt kan du vælge et grupperingsinterval.

    Grupperingsintervallet giver mulighed for at tilpasse, hvordan posterne grupperes. I den forrige illustration er posterne grupperet efter feltet Forsendelsesdato, som er af typen Dato og klokkeslæt. Guiden Rapport viser valgmuligheder, der passer til felttypen, på listen Grupperingsintervaller. Da feltet Forsendelsesdato er af typen Dato og klokkeslæt, kan du vælge at gruppere efter faktisk værdi (Normal), År, Kvartal, Måned, Uge, Dag, Time og Minut. Hvis feltet var af datatypen Tekst, kunne du vælge at gruppere efter hele feltet (Normal) eller efter de første op til fem tegn. Hvis der er tale om et numerisk felt, kan du vælge at gruppere efter værdien (Normal) eller efter intervaller i bestemte forøgelser.

    Klik på OK, når du her valgt et grupperingsinterval.

  5. Klik på Næste for at gå til den næste side i guiden.

Sortere og opsummere poster

Du kan sortere posterne efter op til fire felter i stigende eller faldende rækkefølge.

  1. Klik på den første rulleliste, og vælg et felt, som der skal sorteres efter.

    Du kan klikke på knappen til højre for listen for at skifte mellem stigende og faldende rækkefølge (Stigende er standard). Du kan eventuelt klikke på den anden, tredje og fjerde rulleliste for at vælge yderligere sorteringsfelter.

    Sorteringsrækkefølger i guiden Rapport

  2. Klik på Opsummeringsindstillinger, hvis du vil opsummere et eller flere numeriske felter.

    Bemærk, at knappen Opsummeringsindstillinger kun er synlig, hvis der er et eller flere numeriske felter i detaljesektionen i rapporten.

    Opsummeringsindstillinger i guiden Rapport

  3. Markér afkrydsningsfeltet under dit valg af Sum, Gennemsnit, Min eller Maks for at medtage de pågældende beregninger i gruppefoden.

    Du kan også vælge at få vist detaljer og oversigt eller kun oversigten. I sidste tilfælde ville der blive vist totaler for hver værdi af Forsendelsesdato, hvis du f.eks. har markeret afkrydsningsfeltet for Sum, men de detaljerede oplysninger om de enkelte ordrer udelades. Du kan også vælge at få vist en beregning af procentdelen af totalen for summerne.

  4. Klik på OK.

  5. Følg vejledningen på de resterende sider i guiden Rapport. På den sidste side kan du redigere rapportens titel. Denne titel vises på rapportens første side, og Access gemmer rapporten ved at bruge titlen som dokumentnavn. Både titlen og dokumentnavnet kan eventuelt redigeres senere.

  6. Klik på Udfør. Access gemmer automatisk rapporten og viser den, som den vil se ud, når den udskrives.

Du kan bruge navigationsknapperne i bunden af ruden Vis udskrift til at få vist siderne i rapporten i rækkefølge eller til at gå til en bestemt side i rapporten. Klik på en af navigationsknapperne, eller skriv sidetallet på den side, du ønsker at se, i sidetalsfeltet, og tryk på ENTER.

I Vis udskrift kan du zoome ind for at se detaljer eller zoome ud for at se, om data er placeret fornuftigt på siden. Placer musemarkøren på rapporten, og klik én gang. Klik igen for at ophæve zoomeffekten. Du kan også bruge zoomkontrolelementet på statuslinjen.

Tilføje eller ændre gruppering og sortering i en eksisterende rapport

Hvis du har en eksisterende rapport og vil tilføje sortering eller gruppering, eller hvis du vil ændre rapportens eksisterende sortering eller gruppering, kan oplysningerne i dette afsnit være en hjælp til at komme i gang.

Tilføje gruppering, sortering og totaler

Du kan udføre enkel sortering, gruppering og beregning af totaler ved at højreklikke på felter i layoutvisning og derefter vælge den ønskede handling i genvejsmenuen. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning for at skifte til layoutvisning .

Bemærk!: Selvom anvisningerne i dette afsnit ikke bruger ruden Gruppering, sortering og total direkte, er det en god ide at åbne ruden og se, hvordan den ændres undervejs. Du får en bedre ide om, hvad Access gør, og når du bliver mere fortrolig med ruden Gruppering, sortering og total, kan du bruge den til at foretage yderligere justeringer af rapporten. Sådan får du vist ruden Gruppering, sortering og total:

  • Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Design.

Sortere efter et enkelt

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil sortere.

  • Klik på den ønskede indstilling i genvejsmenuen. Hvis du f.eks. vil sortere i stigende rækkefølge efter et tekstfelt, skal du klikke på Sortér fra A til Å. Hvis du vil sortere i faldende rækkefølge efter et numerisk felt, skal du klikke på Sortér med største først.

Access sorterer rapporten efter dine indstillinger. Hvis ruden Gruppering, sortering og total er åben, kan du se, at der er blevet tilføjet en ny linje Sorter efter.

Sorter efter flere felter

Bemærk!: Når du anvender sortering ved at højreklikke på et felt i layoutvisning, kan du kun sortere efter ét felt ad gangen. Hvis du anvender sortering efter et andet felt, fjernes sorteringen efter det første felt. Det er anderledes end den måde, sortering fungerer på i formularer, hvor du kan anvende sortering efter flere felter ved at højreklikke på de ønskede felter ét efter ét og vælge den sorteringsrækkefølge, du ønsker. Hvis du vil oprette flere sorteringsniveauer, kan du finde flere oplysninger i afsnittet Tilføj gruppering, sortering og totaler ved hjælp af ruden Gruppering, sortering og total.

Gruppere efter et felt

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil gruppere på.

  • Klik på Gruppér påi genvejsmenuen.

Access tilføjer grupperingsniveauet og opretter et gruppehoved til det. Hvis ruden Gruppering, sortering og total er åben, kan du se, at en ny linje Grupper på er tilføjet for feltet.

Føje en total til et felt

Med denne funktion kan du beregne en sum, et gennemsnit, et antal eller en anden aggregat for et felt. Der indsættes en hovedtotal i slutningen af rapporten og gruppetotaler for hver gruppe i rapporten.

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil beregne en total for.

  • Klik på Total.

  • Klik på den funktion, du vil beregne: Sum, Gennemsnit, Tæl poster (for at tælle alle poster), Tæl værdier (for kun at tælle posterne med værdierne i dette felt), Max, Min, Standardafvigelse eller Varians.

Access indsætter en beregnet tekstboks i rapportfoden, som opretter en hovedtotal. Hvis der er grupperingsniveauer i rapporten, tilføjer Access også gruppefødder (hvis de ikke allerede findes i rapporten) og placerer totalen i hver gruppefod.

Bemærk!: Du kan også indsætte totaler ved at klikke på det felt, der skal beregnes en total for, og derefter klikke på Totaler i gruppen Gruppering og totaler under fanen Design.

Tilføje gruppering, sortering og totaler ved hjælp af ruden Gruppering, sortering og total

Når du bruger ruden Gruppering, sortering og total, opnår du den største fleksibilitet, hvis du vil tilføje eller ændre indstillingerne for gruppering, sorteringsrækkefølge og totaler i en rapport. Det er igen bedst at arbejde i layoutvisning, da det er meget lettere at se, hvordan ændringerne påvirker visningen af data.

Få vist ruden Gruppering, sortering og total

  • Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Design.

    Access viser ruden Gruppering, sortering og total.

Ruden Gruppering, sortering og total

Hvis du vil tilføje et nyt sorterings- eller grupperingsniveau, skal du klikke på Tilføj en gruppe eller Tilføj en sortering.

Der indsættes en ny linje i ruden Gruppering, sortering og total, og der vises en liste over tilgængelige felter.

Feltliste i ruden Gruppering, sortering og total

Du kan klikke på et af disse feltnavne for at vælge det pågældende felt, eller du kan klikke på udtryk under listen over felter for at indtaste et udtryk. Når du har valgt et felt eller har angivet et udtryk, føjer Access grupperingsniveauet til rapporten. I layoutvisning, vises grupperingen eller sorteringsrækkefølgen med det samme.

Du kan finde flere oplysninger om at oprette udtryk i artiklen Opret et udtryk.

Bemærkninger!: 

  • Hvis der allerede er defineret flere sorterings- eller grupperingsniveauer, kan det være nødvendigt at rulle ned i ruden Gruppering, sortering og total, før du kan se knapperne Tilføj en gruppe og Tilføj en sortering.

  • Du kan definere op til 10 grupperings- og sorteringsniveauer i en rapport.

Ændre grupperingsindstillinger

Hvert sorterings- og grupperingsniveau har et antal indstillinger, du kan angive for at opnå de ønskede resultater.

Grupperingsindstillinger

  • Klik på Mere på det niveau, du vil ændre, for at få vist alle indstillingerne for det pågældende grupperings- eller sorteringsniveau.

    Grupperingsindstillinger (udvidede)

  • Klik på Færre for at skjule indstillingerne.

Sorteringsrækkefølge    Du kan ændre sorteringsrækkefølgen ved at klikke på rullelisten Sorteringsrækkefølge og klikke på den ønskede indstilling.

Grupperingsinterval    Denne indstilling bestemmer, hvordan posterne grupperes. Du kan f.eks. gruppere efter det første tegn i et tekstfelt, så alt, hvad der starter med "A", grupperes sammen, alt, hvad der starter med "B", grupperes sammen, osv. Hvis der er tale om et datofelt, kan du gruppere efter dag, uge, måned eller et brugerdefineret interval.

Totaler    Klik på denne indstilling for at tilføje totaler. Du kan tilføje totaler for flere felter, og du kan foretage flere forskellige typer totalberegninger på samme felt.

Pop-up-vinduet Totaler

  • Klik på rullepilen Total på, og klik på det felt, du vil beregne summen af.

  • Klik på rullepilen Type, og klik derefter på den type beregning, der skal udføres.

  • Vælg Vis hovedtotal for at indsætte en hovedtotal i slutningen af rapporten (i rapportfoden).

  • Vælg Vis gruppetotaler som procentdel af hovedtotal for at føje et kontrolelement til gruppefoden, som beregner procentdelen af hovedtotalen for hver gruppe.

  • Vælg Vis i gruppehoved eller Vis i gruppefod for at få vist totalen det ønskede sted.

Når du har valgt alle indstillingerne for et felt, kan du gentage processen og opsummere et andet felt ved at vælge det på rullelisten Total på. Ellers kan du klikke et sted uden for pop-up-vinduet Totaler for at lukke det.

Titel    Her kan du ændre titlen på det felt, der opsummeres. Det bruges til kolonneoverskrifter og til at beskrive opsummeringsfelter i hoveder og fødder.

Sådan tilføjes eller ændres en titel:

  • Klik på den blå tekst efter med titel.

    Dialogboksen Zoom vises.

  • Skriv den nye titel i dialogboksen, og klik derefter på OK.

Med/uden en gruppehovedsektion    Brug denne indstilling til at tilføje eller fjerne den hovedsektion, der indleder hver gruppe. Når du tilføjer en hovedsektion, flytter Access automatisk grupperingsfeltet til hovedet. Når du fjerner en hovedsektion, der indeholder andre kontrolelementer end grupperingsfeltet, beder Access dig om at bekræfte sletningen af kontrolelementerne.

Med/uden en gruppefodsektion    Brug denne indstilling til at tilføje eller fjerne den fodsektion, der afslutter hver gruppe. Når du fjerner en fodsektion, der indeholder kontrolelementer, beder Access dig om at bekræfte sletningen af kontrolelementerne.

Hold gruppen samlet    Denne indstilling bestemmer, hvordan grupper placeres, når rapporten udskrives. Du ønsker måske at holde grupper samlet så meget som muligt for at reducere det antal sider, en gruppe breder sig over, men det betyder normalt, at rapporten fylder flere sider, da de fleste sider får tom plads i bunden.

  • Hold ikke gruppen samlet på én side     Brug denne indstilling, hvis du ikke har noget imod, at grupper deles op af sideskift. En gruppe med 30 elementer kan f.eks. have 10 elementer nederst på én side og de resterende 20 elementer øverst på den næste side.

  • Hold hele gruppen samlet på én side     Denne indstilling hjælper Access med at minimere antallet af sideskift i udskriften af en gruppe. Hvis der ikke er plads til hele gruppen på den resterende plads på siden, lader Access denne plads være tom og starter i stedet gruppen på den næste side. Store grupper kan stadig strække sig over flere sider, men med denne indstilling minimeres antallet af sideskift i udskriften af gruppen så meget som muligt.

  • Hold sidehovedet og den første post samlet på én side     For grupper med gruppehoveder forhindrer denne indstilling, at gruppehovedet bliver udskrevet for sig selv nederst på en side. Hvis Access finder ud af, at der ikke er plads til at udskrive mindst én række data efter hovedet, startes udskriften af gruppen på den næste side.

Ændre prioriteten af grupperings- og sorteringsniveauer

Hvis du vil ændre prioriteten af et grupperings- eller sorteringsniveau, skal du klikke på rækken i ruden Gruppering, sortering og total og derefter klikke på pil op eller pil ned i højre side af rækken.

Slette grupperings- eller sorteringsniveauer

Hvis du vil slette et grupperings- eller sorteringsniveau, skal du klikke på den række, du vil slette, i ruden Gruppering, sortering og total og derefter trykke på DELETE eller klikke på knappen Slet i højre side af rækken. Når du sletter et grupperingsniveau, flytter Access det til rapportens detaljesektion, hvis grupperingsfeltet var placeret i gruppehovedet eller gruppefoden. Hvis der er andre kontrolelementer i gruppehovedet eller gruppefoden, slettes de.

Oprette en opsummeringsrapport (uden postdetaljer)

Hvis du ønsker at få vist kun totaler (dvs. kun oplysningerne i hoved- og fodrækker), skal du klikke på Skjul detaljer i gruppen Gruppering og totaler under fanen Design. Derved skjules posterne på næste lavere grupperingsniveau, og resultatet er en meget mere kompakt præsentation af opsummeringsdataene. Selvom posterne er skjult, betyder det ikke, at kontrolelementerne i den skjulte sektion er slettet. Klik på Skjul detaljer igen for at vise detaljerækkerne i rapporten igen.

Til toppen af siden

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×