Oprette en grupperet oversigtsrapport

Det er ofte lettere at få mening ud af data, der er opdelt i grupper. En rapport, der grupperer salgstallene efter geografiske regioner, kan f.eks. fremhæve tendenser, der ellers ikke ville blive bemærket. Desuden kan man indsætte totaler for hver gruppe i en rapport og derved undgå et større arbejde med en lommeregner.

Microsoft Office Access 2007 gør det let at arbejde med grupperede rapporter. Du kan oprette en enkel grupperet rapport ved hjælp af guiden Rapport, du kan gruppere og sortere eksisterende rapporter, og du kan ændre tidligere definerede grupperings- og sorteringsindstillinger.

Denne artikel indeholder

Beskrivelse af gruppering, rapportsektioner og forskellige kontrolelementer

Oprette en ny, grupperet rapport med guiden Rapport

Finjustere en rapport

Føje felter eller andre kontrolelementer til en eksisterende rapport

Tilføje eller ændre gruppering og sortering i en eksisterende rapport

Gemme, udskrive eller sende en rapport

Bemærkninger

Beskrivelse af gruppering, rapportsektioner og forskellige kontrolelementer

Hvis grupperede rapporter er nyt for dig, hjælper det at have et vist kendskab til gruppering, sortering og de forskellige typer rapportsektioner og kontrolelementer. Hvis du kender disse begreber, kan du springe dette afsnit over og gå til artiklen Oprette en ny, grupperet rapport med guiden Rapport.

Om gruppering og sortering

Når du udskriver en rapport, ønsker du normalt at strukturere posterne i en bestemt rækkefølge. Hvis du udskriver en leverandørliste, kunne du f.eks. ønske at udskrive posterne i alfabetisk rækkefølge efter firmanavn.

I mange rapporter er det ikke nok at sortere posterne. Det kan også være ønskeligt at opdele dem i forskellige grupper. En gruppe er en samling poster med indledende og opsummerende oplysninger, der vises sammen med posterne, f.eks. en overskrift. En gruppe består af et gruppehoved (overskrift), eventuelle indlejrede grupper, de enkelte poster og en gruppefod (afsluttende oplysninger).

Ved hjælp af gruppering kan du adskille grupper af poster visuelt og få vist indledende og opsummerende data for hver gruppe. I den følgende rapport er salgstallene f.eks. grupperet efter afsendelsesdato, og der er en beregning af salgstallene for hver dag.

Grupperet rapport med totaler

1. Datoen indleder gruppen.

2. Totalen opsummerer gruppen.

Du kan se, hvordan gruppering fungerer ved at sammenligne rapporten med listen over produkter opdelt efter kategori (vist i den følgende illustration) med dataarket for den tilsvarende forespørgsel, listen over produkter. Både i rapporten og forespørgslen er produkterne sorteret efter kategori, men i rapporten er der også en angivelse af navnet på kategorien på en separat linje i begyndelsen af hver gruppe (i gruppehovedet) og en angivelse af antallet af produkter i hver kategori på en separat linje i slutningen af hver gruppe (gruppefoden).

Rapport over produkter efter kategori

1. Kategorinavnet vises i hver række i dataarket.

2. Kategorinavnet vises én gang for hver gruppe i rapporten i gruppehovedet.

3. Totalen for kategorien vises i slutningen af hver gruppe i gruppefoden.

4. Posterne vises som en stor gruppe i dataarket.

5. Posterne for hver kategori vises som en separat sektion i rapporten efter et gruppehoved og efterfulgt af en gruppefod.

Du kan gruppere på alle felter og udtryk, du sorterer efter (op til 10). Du kan godt gruppere på et bestemt felt eller udtryk flere gange. Når du grupperer efter flere felter eller udtryk, indlejrer Office Access 2007 grupperne efter deres grupperingsniveau. Det første felt, du grupperer efter, er det første og vigtigste grupperingsniveau, det andet felt, du grupperer efter, er det næste grupperingsniveau osv. Følgende illustration viser, hvordan grupperne indlejres i Office Access 2007.

Hierarki af gruppehoved og gruppefod

1. Hvert gruppehoved danner par med en gruppefod.

Man benytter normalt et gruppehoved til at få vist oplysninger til identifikation af gruppen i en separat sektion i begyndelsen af gruppen, og en gruppefod til at opsummere dataene i gruppen i en separat sektion i slutningen af gruppen.

Toppen af siden

Sektionerne i en rapport

Rapporter i Access er opdelt i sektioner. For at kunne oprette gode rapporter er det nødvendigt at forstå, hvordan de forskellige sektioner fungerer. En sektion med et beregnet kontrolelement bestemmer for eksempel, hvordan resultaterne beregnes i Access. Følgende liste viser de forskellige typer sektioner og deres brug.

  • Rapporthoved    Udskrives én gang i begyndelsen af rapporten. Du kan bruge rapporthovedet til oplysninger, der normalt står på en forside, f.eks. et logo eller en titel og en dato. Rapporthovedet udskrives før sidehovedet. Hvis du placerer et beregnet kontrolelement i rapporthovedet, beregnes værdien for hele rapporten. Hvis du f.eks. placerer et kontrolelement, der benytter funktionen Sum, i rapporthovedet, beregnes summen for hele rapporten.

  • Sidehoved    Udskrives øverst på hver side. Du kan f.eks. bruge et sidehoved til at gentage rapportens titel øverst på hver side.

  • Gruppehoved    Udskrives ved starten af posterne for hver ny gruppe. Du kan bruge gruppehovedet til at få udskrevet navnet på gruppen. I en rapport, der er grupperet efter produkter, kan du f.eks. bruge gruppehovedet til at få udskrevet navnet på produktet. Hvis du placerer et kontrolelement, der benytter funktionen Sum, i gruppehovedet, beregnes summen for den aktuelle gruppe.

  • Detaljesektion    Udskrives én gang for hver række i postkilden. Detaljesektionen er det sted, hvor du placerer de kontrolelementer, der udgør selve indholdet i rapporten.

  • Gruppefod    Udskrives ved afslutningen af hver gruppe poster. Du kan bruge en gruppefod til at få udskrevet opsummerende oplysninger om en gruppe.

  • Sidefod    Udskrives nederst på hver side. Du kan bruge en sidefod til at få udskrevet sidenumre eller oplysninger om indholdet på hver side.

  • Rapportfod    Udskrives én gang ved afslutningen af rapporten. Du kan bruge rapportfoden til at få udskrevet totaler eller andre oplysninger for hele rapporten.

    Bemærk: I designvisning vises rapportfoden under sidefoden, men når selve rapporten udskrives eller vises, vises rapportfoden over sidefoden lige efter den sidste gruppefod eller detaljelinje på den sidste side.

Toppen af siden

Kontrolelementer

Kontrolelementer er objekter, der viser data, udfører handlinger, giver dig mulighed for at arbejde med data og forbedrer brugergrænsefladen, f.eks. etiketter og billeder. I Access understøttes tre typer kontrolelementer: bundne, ubundne og beregnede. Følgende liste viser de forskellige kontrolelementer og deres brug.

  • Bundne kontrolelementer    Kontrolelementer, hvis datakilde er et felt i en tabel eller forespørgsel. Du kan bruge bundne kontrolelementer til at få vist værdier fra felterne i databasen. Disse værdier kan f.eks. være tekst, datoer, tal, Ja/Nej-værdier, billeder eller grafer. En tekstboks er det mest almindelige bundne kontrolelement. En tekstboks i en formular, der viser en medarbejders efternavn, kunne f.eks. få oplysningerne fra feltet Efternavn i tabellen Ansatte.

  • Ubundne kontrolelementer    Kontrolelementer, der ikke har en datakilde. Du kan bruge ubundne kontrolelementer til at få vist oplysninger, streger, rektangler og billeder. En etiket, der viser titlen på en rapport, er et eksempel på et ubundet kontrolelement.

  • Beregnede kontrolelementer    Kontrolelementer, hvis datakilde er et udtryk og ikke et felt. Du angiver den værdi, du ønsker i det beregnede kontrolelement, ved at definere et udtryk som datakilden for kontrolelementet. Et udtryk er en kombination af operatorer (f.eks. = og + ), kontrolelementnavne, feltnavne, funktioner, der returnerer en enkelt værdi, og konstanter. Følgende udtryk beregner f.eks. prisen på en enhed med 25 procents rabat ved at gange værdien i feltet Pris pr. enhed med en konstant værdi (0,75).

= [Unit Price] * .75

I et udtryk kan der anvendes data fra et felt i rapportens underliggende tabel eller forespørgsel eller fra et kontrolelement i rapporten.

Når du opretter en rapport, er det nok mest effektivt at tilføje og arrangere alle de bundne kontrolelementer først, især hvis de udgør de fleste kontrolelementer i rapporten. Derefter kan du tilføje de ubundne og beregnede kontrolelementer ved hjælp af værktøjerne i gruppen Kontrolelementer under fanen Design.

Billede af Access-båndet

Du binder et kontrolelement til et felt ved at identificere det felt, hvor kontrolelementet henter sine data. Du kan oprette et kontrolelement, der er bundet til det valgte felt, ved at trække feltet fra ruden Feltliste til rapporten. I ruden Feltliste vises felterne i rapportens underliggende tabel eller forespørgsel. For at få ruden Feltliste skal du gøre et af følgende:

  • Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Funktioner på fanen Design. Knapflade

  • Tryk på ALT+F8.

Hvis du dobbeltklikker på et felt i eller trækker det fra ruden Feltliste til rapporten, oprettes der et bundet kontrolelement.

Du kan også binde et felt til et kontrolelement ved at skrive feltnavnet i selve kontrolelementet eller i boksen til værdien af Kontrolelementkilde i kontrolelementets egenskabsark. Egenskabsarket definerer de forskellige egenskaber for kontrolelementet, f.eks. dets navn, datakilde og format. Du kan få vist egenskabsarket ved at trykke på F4.

Der er to grunde til, at ruden Feltliste er den bedste måde at oprette et bundet kontrolelement på:

  • Et bundet kontrolelement har en tilknyttet etiket, og etikettens tekst er som standard navnet på feltet (eller den titel, der er defineret for det pågældende felt i den underliggende tabel eller forespørgsel), så du ikke selv behøver at skrive titlen.

  • Et bundet kontrolelement overtager mange af indstillingerne fra feltet i den underliggende tabel eller forespørgsel (f.eks. egenskaberne Format, AntalDecimaler og Inputmaske). Derfor er du sikker på, at disse egenskaber forbliver uændrede, når du opretter et kontrolelement, der er bundet til det pågældende felt.

Hvis du allerede har et ubundet kontrolelement og vil binde det til et felt, skal du indstille kontrolelementets egenskab Kontrolelementkilde til navnet på feltet.

Toppen af siden

Oprette en ny, grupperet rapport med guiden Rapport

Guiden Rapport stiller dig en række spørgsmål og opretter derefter en rapport på grundlag af dine svar. Bland disse spørgsmål er et, hvor du bliver spurgt, hvilke felter du vil bruge til at gruppere rapporten efter. Når rapporten er oprettet, kan du bruge den, som den er, eller redigere den, så den bedre svarer til dine behov. Før du starter guiden Rapport, skal du beslutte dig for en datakilde.

Vælge en postkilde

En rapport består af data, der er hentet fra en tabel eller en forespørgsel, og oplysninger, der er lagret i rapportens design, f.eks. etiketter, overskrifter og grafik. Den tabel eller forespørgsel, der ligger til grund for rapportens data, kaldes også rapportens postkilde. Før du går i gang med at udforme rapporten, skal du overveje, hvilke oplysninger den skal indeholde. Du skal bl.a. vælge at medtage de felter, du vil gruppere efter eller opsummere. Hvis de felter, du vil medtage, findes i en enkelt tabel, kan du bruge den pågældende tabel som postkilde. Hvis felterne hentes fra flere tabeller, skal du bruge en forespørgsel som postkilde. Måske findes denne forespørgsel allerede i databasen, ellers skal du oprette en forespørgsel, der svarer til dine behov i rapporten.

Yderligere oplysninger om forespørgsler finder du ved hjælp af hyperlinkene under Se også i denne artikel.

Starte guiden Rapport

  1. Klik på Guiden Rapport i gruppen Rapporter på fanen Opret. Knapflade

    Access starter guiden Rapport.

    Markering af felter i guiden Rapport

  2. Klik på rullelisten Tabeller/forespørgsler, og vælg den tabel eller forespørgsel, der indeholder de felter, du ønsker i rapporten.

  3. Dobbeltklik på felterne på listen Tilgængelige felter for at vælge dem.

    De føjes til listen Valgte felter. Alternativt kan du klikke på knapperne mellem boksen Tilgængelige felter og boksen Valgte felter, hvis du vil tilføje eller fjerne det valgte felt, eller hvis du vil tilføje eller fjerne alle felterne.

  4. Hvis der er felter i en anden tabel eller forespørgsel, som du også ønsker medtaget i rapporten, skal du klikke på rullelisten Tabeller/forespørgsler igen for at vælge den anden tabel eller forespørgsel og fortsætte med at tilføje felter.

  5. Klik på Næste, når du er færdig med at tilføje felter.

Gruppere poster i guiden Rapport

Ved hjælp af gruppering kan du strukturere og arrangere poster i grupper, f.eks. efter Region eller Sælger. En gruppe kan indlejres i en anden gruppe, så du let kan få overblik over relationerne mellem de forskellige grupper og kan finde de ønskede oplysninger hurtigt. Du kan også bruge gruppering til at beregne forskellige opsummeringsoplysninger, f.eks. totaler og procentdele.

Hvis du medtager flere tabeller i en rapport, undersøger guiden relationerne mellem tabellerne og finder ud af, hvordan du kunne tænkes at ville have vist oplysningerne.

  1. Klik på et af feltnavnene på listen på den side i guiden Rapport, hvor du bliver spurgt Vil du tilføje grupperingsniveauer?, og klik derefter på Næste.

  2. Hvis du vil tilføje grupperingsniveauer, skal du dobbeltklikke på et eller flere feltnavne på listen for at føje dem til rapporten.

    Du kan også fjerne et grupperingsniveau ved at dobbeltklikke på det i højre side af dialogboksen. Brug pileknapperne til at tilføje eller fjerne grupperingsniveauer, og du kan justere prioriteten af et grupperingsniveau ved at markere det og klikke på prioritetsknapperne op eller ned. Access tilføjer de forskellige grupperingsniveauer og viser dem indlejret i de overordnede grupperingsniveauer.

    Tilføjelse af gruppeniveauer i guiden Rapport

  3. Klik på Grupperingsindstillinger for at få vist dialogboksen Grupperingsintervaller.

    Grupperingsintervaller i guiden Rapport

  4. For hvert grupperingsniveaufelt kan du vælge et grupperingsinterval.

    Grupperingsintervallet giver mulighed for at tilpasse, hvordan posterne grupperes. I den forrige illustration er posterne grupperet efter feltet Forsendelsesdato, som er af typen Dato og klokkeslæt. Guiden Rapport viser valgmuligheder, der passer til felttypen, på listen Grupperingsintervaller. Da feltet Forsendelsesdato er af typen Dato og klokkeslæt, kan du vælge at gruppere efter faktisk værdi (Normal), År, Kvartal, Måned, Uge, Dag, Time og Minut. Hvis feltet var af datatypen Tekst, kunne du vælge at gruppere efter hele feltet (Normal) eller efter de første op til fem tegn. Hvis der er tale om et numerisk felt, kan du vælge at gruppere efter værdien (Normal) eller efter intervaller i bestemte spring.

    Klik på OK, når du her valgt et grupperingsinterval.

  5. Klik på Næste for at gå til den næste side i guiden.

Sortere og opsummere poster

Du kan sortere posterne efter op til fire felter i stigende eller faldende rækkefølge.

  1. Klik på den første rulleliste, og vælg et felt, som der skal sorteres efter.

    Du kan klikke på knappen til højre for listen for at skifte mellem stigende og faldende rækkefølge (Stigende er standard). Du kan eventuelt klikke på den anden, tredje og fjerde rulleliste for at vælge yderligere sorteringsfelter.

    Sorteringsrækkefølger i guiden Rapport

  2. Klik på Opsummeringsindstillinger, hvis du vil opsummere et eller flere numeriske felter.

    Bemærk, at knappen Opsummeringsindstillinger kun er synlig, hvis der er et eller flere numeriske felter i detaljesektionen i rapporten.

    Opsummeringsindstillinger i guiden Rapport

  3. Marker afkrydsningsfeltet under det ønskede (Sum, Gennemsnit, Min eller Maks) for at medtage de pågældende beregninger i gruppefoden.

    Du kan også vælge at få vist detaljer og oversigt eller kun oversigten. I sidste tilfælde ville der blive vist totaler for hver værdi af Forsendelsesdato, hvis du f.eks. har markeret afkrydsningsfeltet for Sum, men de detaljerede oplysninger om de enkelte ordrer udelades. Du kan også vælge at få vist en beregning af procentdelen af totalen for summerne.

  4. Klik på OK.

  5. Følg vejledningen på de resterende sider i guiden Rapport. På den sidste side kan du redigere rapportens titel. Denne titel vises på rapportens første side, og Access gemmer rapporten ved at bruge titlen som dokumentnavn. Både titlen og dokumentnavnet kan eventuelt redigeres senere.

  6. Klik på Udfør. Access gemmer automatisk rapporten og viser den, som den vil se ud, når den udskrives.

Du kan bruge navigationsknapperne i bunden af ruden Vis udskrift til at få vist siderne i rapporten i rækkefølge eller til at gå til en bestemt side i rapporten. Klik på en af navigationsknapperne, eller skriv sidetallet på den side, du ønsker at se, i sidetalsfeltet, og tryk på ENTER.

I Vis udskrift kan du zoome ind for at se detaljer eller zoome ud for at se, om data er placeret fornuftigt på siden. Placer musemarkøren på rapporten, og klik én gang. Klik igen for at ophæve zoomeffekten. Du kan også bruge zoomkontrolelementet på statuslinjen.

Toppen af siden

Finjustere en rapport

Det er sandsynligt, at guiden Rapport ikke giver dig nøjagtig det resultat, du ønsker for rapporten. Du ønsker måske at tilføje tekst, justere kolonnebredder, tilføje et logo osv. Access indeholder to visninger, hvor du kan foretage ændringer af rapporten: layoutvisning og designvisning. Disse to visninger er beskrevet kort i dette afsnit.

Layoutvisning

Layoutvisning er den visning, der er lettest at bruge til at foretage ændringer af en rapport, og den har de fleste af de værktøjer, du har brug for til at finjustere en rapport. Du kan justere kolonnebredder, flytte rundt på kolonner og tilføje eller ændre grupperingsniveauer og totaler. Du kan tilføje nye felter i rapporten og angive egenskaber for rapporten og dens kontrolelementer. Fordelen ved layoutvisning er, at du kan se dine data, mens du ændrer rapportformatet, så du straks kan se, hvordan disse ændringer påvirker visningen af dataene.

Hvis du vil åbne en rapport i layoutvisning, skal du højreklikke på rapporten i navigationsruden og derefter klikke på Layoutvisning Knapflade .

Du kan bruge egenskabsarket til at redigere egenskaberne for rapporten og dens kontrolelementer og sektioner. Du kan åbne egenskabsarket ved at trykke på F4.

Du kan bruge ruden Feltliste til at føje felter fra den underliggende tabel eller forespørgsel til rapportdesignet. For at få vist ruden Feltliste skal du gøre følgende:

  • Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Kontrolelementer på fanen Formater. Knapflade

Designvisning

Hvis du ikke kan foretage en bestemt ændring af rapporten i layoutvisning, kan du prøve designvisning. I designvisning vises rapportens underliggende struktur, og der er flere designværktøjer og -funktioner end i layoutvisning. Du kan f.eks. indsætte flere forskellige kontrolelementer i rapporten, styre placeringen af kontrolelementerne mere nøjagtigt og angive flere egenskaber end i layoutvisning.

Hvis du vil åbne en rapport i designvisning, skal du højreklikke på rapporten i navigationsruden og derefter klikke på Designvisning Knapflade .

Toppen af siden

Føje felter eller andre kontrolelementer til en eksisterende rapport

Alle felter, etiketter, streger eller billeder, du ser i en rapport, er oprettet ved hjælp af et kontrolelement. Det mest almindelige kontrolelement i en rapport er en tekstboks. En tekstboks bruges normalt til at få vist data fra rapportens underliggende postkilde. Du kan oprette tekstbokse, der allerede er bundet til felter i postkilden, ved at tilføje felter fra ruden Feltliste, eller du kan føje dem til rapporten, mens du arbejder i designvisning (men så skal du selv binde dem til felter i postkilden). Fordelen ved at benytte designvisning er, at du kan tilføje mange andre typer kontrolelementer ud over bundne tekstbokse, f.eks. rektangler, sideskift og diagrammer. I dette afsnit er der en beskrivelse af begge metoder til indsættelse af kontrolelementer i en rapport.

Føje felter til en eksisterende rapport

Det anbefales at bruge layoutvisning til at føje felter til en rapport, men det kan også gøres i designvisning. Hvis du vil tilføje et felt, skal du først sikre dig, at ruden Feltliste vises. Ruden Feltliste er en liste over alle de felter, der kan indsættes i rapporten. Tryk på ALT+F8 for at få vist ruden Feltlisten.

Tilføje felter fra ruden Feltliste

  • Hvis du vil tilføje et enkelt felt, kan du trække feltet fra ruden Feltliste til den sektion i rapporten, hvor det skal vises.

  • Hvis du vil tilføje flere felter på en gang, kan du klikke på det første af de ønskede felter og derefter holde CTRL nede, mens du klikker på de øvrige felter, du vil tilføje. Derefter kan du trække alle de markerede felter til rapporten.

Når du slipper felterne, opretter Access et bundet tekstkontrolelement for hvert felt og placerer automatisk et etiketkontrolelement ved siden af hvert felt.

Bemærk: 

  • Hvis du tilføjer et felt fra en relateret tabel, tilføjer Access et passende grupperingsniveau for dig.

  • Hvis du tilføjer et felt fra en anden (ikke-relateret) tabel, viser Access en dialogboks, hvor du kan angive, hvordan tabellen skal relateres til rapportens eksisterende datakilde.

Hvis du vil se, hvilke tabelrelationer der allerede er angivet for databasen, eller hvis du vil tilføje nye tabelrelationer:

  • Klik på Relationer i gruppen Vis/skjul på fanen Databaseværktøjer. Knapflade

Du kan finde flere oplysninger i artiklen Oprette, redigere eller slette en relation.

Føje andre kontrolelementer til en eksisterende rapport

Når du føjer et felt fra ruden Feltliste til en rapport, oprettes der automatisk et bundet tekstkontrolelement for det. Du kan tilføje andre kontrolelementer, f.eks. etiketter, streger og billeder, ved at skifte til designvisning og bruge værktøjerne i gruppen Kontrolelementer under fanen Design.

Billede af Access-båndet

Finde navnet på et værktøj

  • Placer musemarkøren over værktøjet.

    Access viser navnet på værktøjet.

Oprette et kontrolelement ved hjælp af værktøjerne i gruppen Kontrolelementer

  • Klik på værktøjet for den type kontrolelement, du vil tilføje. Hvis du f.eks. vil oprette et afkrydsningsfelt, skal du klikke på værktøjet Afkrydsningsfelt Knapflade .

  • Klik på det sted i rapportdesignet, hvor du vil placere kontrolelementets øverste venstre hjørne. Klik én gang for at oprette et kontrolelement med standardstørrelse, eller klik og træk i rapporten for at oprette et kontrolelement med den ønskede størrelse.

  • Hvis du ikke får placeret kontrolelementet helt rigtigt i første forsøg, kan du flytte det ved at benytte følgende fremgangsmåde:

    • Klik på kontrolelementet for at markere det.

    • Placer markøren over kontrolelementet, indtil den ændres til en markør med fire pile Flyttemarkør , og træk derefter kontrolelementet til den ønskede placering.

Under denne proces oprettes et ubundet kontrolelement. Hvis kontrolelementet er af en type, der kan vise data (f.eks. en tekstboks eller et afkrydsningsfelt), skal du angive et feltnavn eller et udtryk i egenskaben Kontrolelementkilde for det pågældende kontrolelement, før det kan vise data.

Få vist egenskabsarket

  • Tryk på F4.

Bemærk: Husk at gemme den nye rapport, når den er færdig.

Toppen af siden

Tilføje eller ændre gruppering og sortering i en eksisterende rapport

Hvis du har en eksisterende rapport og vil tilføje sortering eller gruppering, eller hvis du vil ændre rapportens eksisterende sortering eller gruppering, kan oplysningerne i dette afsnit være en hjælp til at komme i gang.

Tilføje gruppering, sortering og totaler i layoutvisning

Du kan udføre enkel sortering, gruppering og beregning af totaler ved at højreklikke på felter i layoutvisning og derefter vælge den ønskede handling i genvejsmenuen. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning for at skifte til layoutvisning Knapflade .

Bemærk: Selvom anvisningerne i dette afsnit ikke bruger ruden Gruppering, sortering og total direkte, er det en god ide at åbne ruden og se, hvordan den ændres undervejs. Du får en bedre ide om, hvad Access gør, og når du bliver mere fortrolig med ruden Gruppering, sortering og total, kan du bruge den til at foretage yderligere justeringer af rapporten. Sådan får du vist ruden Gruppering, sortering og total:

  • Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Formater. Knapflade

Sortere efter et enkelt

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil sortere efter.

  • Klik på den ønskede indstilling i genvejsmenuen. Hvis du f.eks. vil sortere i stigende rækkefølge efter et tekstfelt, skal du klikke på Sorter fra A til Å Knapflade . Hvis du vil sortere i faldende rækkefølge efter et numerisk felt, skal du klikke på Sorter med største først Knapflade .

Access sorterer rapporten efter dine indstillinger. Hvis ruden Gruppering, sortering og total er åben, kan du se, at der er blevet tilføjet en ny linje Sorter efter.

Sorter efter flere felter

Bemærk: Når du opretter sortering ved at højreklikke på et felt i layoutvisning, kan du kun sortere efter ét felt ad gangen. Hvis du opretter sortering efter et andet felt, fjernes sorteringen efter det første felt. Det er anderledes end den måde, sortering fungerer på i formularer, hvor du kan oprette sortering efter flere felter ved at højreklikke på de ønskede felter ét efter ét og vælge den sorteringsrækkefølge, du ønsker. Hvis du vil oprette flere sorteringsniveauer, kan du finde flere oplysninger i afsnittet Tilføje gruppering, sortering og totaler ved at bruge ruden Gruppering, sortering og total.

Gruppere efter et felt

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil gruppere på.

  • Klik på Grupper på Knapflade i genvejsmenuen.

Access tilføjer grupperingsniveauet og opretter et gruppehoved til det. Hvis ruden Gruppering, sortering og total er åben, kan du se, at en ny linje Grupper på er tilføjet for feltet.

Føje en total til et felt

Med denne funktion kan du beregne en sum, et gennemsnit, et antal eller en anden aggregat for et felt. Der indsættes en hovedtotal i slutningen af rapporten og gruppetotaler for hver gruppe i rapporten.

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil beregne en total for.

  • Klik på Total.

  • Klik på den funktion, du vil beregne: Sum, Gennemsnit, Tæl poster (for at tælle alle poster), Tæl værdier (for kun at tælle posterne med værdierne i dette felt), Max, Min, Standardafvigelse eller Varians.

Access indsætter en beregnet tekstboks i rapportfoden, som opretter en hovedtotal. Hvis der er grupperingsniveauer i rapporten, tilføjer Access også gruppefødder (hvis de ikke allerede findes i rapporten) og placerer totalen i hver gruppefod.

Bemærk: Du kan også indsætte totaler ved at klikke på det felt, der skal beregnes en total for, og derefter klikke på Totaler i gruppen Gruppering og totaler under fanen Formatering Knapflade .

Tilføje gruppering, sortering og totaler ved hjælp af ruden Gruppering, sortering og total

Når du bruger ruden Gruppering, sortering og total, opnår du den største fleksibilitet, hvis du vil tilføje eller ændre indstillingerne for gruppering, sorteringsrækkefølge og totaler i en rapport. Det er igen bedst at arbejde i layoutvisning, da det er meget lettere at se, hvordan ændringerne påvirker visningen af data.

Få vist ruden Gruppering, sortering og total

  • I layoutvisning:

    Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Formater. Knapflade

  • I designvisning:

    Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Design. Knapflade

Access viser ruden Gruppering, sortering og total.

Ruden Gruppering, sortering og total

Hvis du vil tilføje et nyt sorterings- eller grupperingsniveau, skal du klikke på Tilføj en gruppe eller Tilføj en sortering.

Der indsættes en ny linje i ruden Gruppering, sortering og total, og der vises en liste over tilgængelige felter.

Feltliste i ruden Gruppering, sortering og total

Du kan klikke på et af disse feltnavne for at vælge det pågældende felt, eller du kan klikke på udtryk under listen over felter for at indtaste et udtryk. Når du har valgt et felt eller har angivet et udtryk, føjer Access grupperingsniveauet til rapporten. Hvis du arbejder i layoutvisning, vises grupperingen eller sorteringsrækkefølgen med det samme.

Bemærkninger: 

  • Hvis der allerede er defineret flere sorterings- eller grupperingsniveauer, kan det være nødvendigt at rulle ned i ruden Gruppering, sortering og total, før du kan se knapperne Tilføj en gruppe og Tilføj en sortering.

  • Du kan definere op til 10 grupperings- og sorteringsniveauer i en rapport.

Ændre grupperingsindstillinger

Hvert sorterings- og grupperingsniveau har et antal indstillinger, du kan angive for at opnå de ønskede resultater.

Grupperingsindstillinger

  • Klik på Mere på det niveau, du vil ændre, for at få vist alle indstillingerne for det pågældende grupperings- eller sorteringsniveau.

    Grupperingsindstillinger (udvidede)

  • Klik på Færre for at skjule indstillingerne.

Sorteringsrækkefølge    Du kan ændre sorteringsrækkefølgen ved at klikke på rullelisten Sorteringsrækkefølge og klikke på den ønskede indstilling.

Grupperingsinterval    Denne indstilling bestemmer, hvordan posterne grupperes. Du kan f.eks. gruppere efter det første tegn i et tekstfelt, så alt, hvad der starter med "A", grupperes sammen, alt, hvad der starter med "B", grupperes sammen, osv. Hvis der er tale om et datofelt, kan du gruppere efter dag, uge, måned eller et brugerdefineret interval.

Totaler    Klik på denne indstilling for at tilføje totaler. Du kan tilføje totaler for flere felter, og du kan foretage flere forskellige typer totalberegninger på samme felt.

Pop-up-vinduet Totaler

  • Klik på rullepilen Total på, og klik på det felt, du vil beregne summen af.

  • Klik på rullepilen Type, og klik derefter på den type beregning, der skal udføres.

  • Vælg Vis hovedtotal for at indsætte en hovedtotal i slutningen af rapporten (i rapportfoden).

  • Vælg Vis gruppetotaler som procentdel af hovedtotal for at føje et kontrolelement til gruppefoden, som beregner procentdelen af hovedtotalen for hver gruppe.

  • Vælg Vis i gruppehoved eller Vis i gruppefod for at få vist totalen det ønskede sted.

Når du har valgt alle indstillingerne for et felt, kan du gentage processen og opsummere et andet felt ved at vælge det på rullelisten Total på. Ellers kan du klikke et sted uden for pop-up-vinduet Totaler for at lukke det.

Titel    Her kan du ændre titlen på det felt, der opsummeres. Det bruges til kolonneoverskrifter og til at beskrive opsummeringsfelter i hoveder og fødder.

Sådan tilføjes eller ændres en titel:

  • Klik på den blå tekst efter med titel.

    Dialogboksen Zoom vises.

  • Skriv den nye titel i dialogboksen, og klik derefter på OK.

Med/uden en gruppehovedsektion    Brug denne indstilling til at tilføje eller fjerne den hovedsektion, der indleder hver gruppe. Når du tilføjer en hovedsektion, flytter Access automatisk grupperingsfeltet til hovedet. Når du fjerner en hovedsektion, der indeholder andre kontrolelementer end grupperingsfeltet, beder Access dig om at bekræfte sletningen af kontrolelementerne.

Med/uden en gruppefodsektion    Brug denne indstilling til at tilføje eller fjerne den fodsektion, der afslutter hver gruppe. Når du fjerner en fodsektion, der indeholder kontrolelementer, beder Access dig om at bekræfte sletningen af kontrolelementerne.

Hold gruppen samlet    Denne indstilling bestemmer, hvordan grupper placeres, når rapporten udskrives. Du ønsker måske at holde grupper samlet så meget som muligt for at reducere det antal sider, en gruppe breder sig over, men det betyder normalt, at rapporten fylder flere sider, da de fleste sider får tom plads i bunden.

  • Hold ikke gruppen samlet på én side     Brug denne indstilling, hvis du ikke har noget imod, at grupper deles op af sideskift. En gruppe med 30 elementer kan f.eks. have 10 elementer nederst på én side og de resterende 20 elementer øverst på den næste side.

  • Hold hele gruppen samlet på én side     Denne indstilling hjælper Access med at minimere antallet af sideskift i udskriften af en gruppe. Hvis der ikke er plads til hele gruppen på den resterende plads på siden, lader Access denne plads være tom og starter i stedet gruppen på den næste side. Store grupper kan stadig strække sig over flere sider, men med denne indstilling minimeres antallet af sideskift i udskriften af gruppen så meget som muligt.

  • Hold sidehovedet og den første post samlet på én side     For grupper med gruppehoveder forhindrer denne indstilling, at gruppehovedet bliver udskrevet for sig selv nederst på en side. Hvis Access finder ud af, at der ikke er plads til at udskrive mindst én række data efter hovedet, startes udskriften af gruppen på den næste side.

Ændre prioriteten af grupperings- og sorteringsniveauer

Hvis du vil ændre prioriteten af et grupperings- eller sorteringsniveau, skal du klikke på rækken i ruden Gruppering, sortering og total og derefter klikke på pil op eller pil ned i højre side af rækken.

Slette grupperings- eller sorteringsniveauer

Hvis du vil slette et grupperings- eller sorteringsniveau, skal du klikke på den række, du vil slette, i ruden Gruppering, sortering og total og derefter trykke på DELETE eller klikke på knappen Slet i højre side af rækken. Når du sletter et grupperingsniveau, flytter Access det til rapportens detaljesektion, hvis grupperingsfeltet var placeret i gruppehovedet eller gruppefoden. Hvis der er andre kontrolelementer i gruppehovedet eller gruppefoden, slettes de.

Toppen af siden

Oprette en opsummeringsrapport (uden postdetaljer)

Hvis du ønsker at få vist kun totaler (dvs. kun oplysningerne i hoved- og fodrækker), skal du klikke på Skjul detaljer i gruppen Gruppering og totaler under fanen Formatering (eller under fanen Design i Designvisning). Derved skjules posterne på næste lavere grupperingsniveau, og resultatet er en meget mere kompakt præsentation af opsummeringsdataene. Selvom posterne er skjult, betyder det ikke, at kontrolelementerne i den skjulte sektion er slettet. Klik på Skjul detaljer igen for at vise detaljerækkerne i rapporten igen.

Oprette en grupperingseffekt uden at bruge hovedsektioner

Du kan opnå en grupperingseffekt i en rapport uden at bruge hovedsektioner. Hvis du fjerner hovedsektionerne, får du en mere kompakt rapport, da der bruges færre linjer, når der ikke udskrives hovedsektioner.

Generelt udføres dette ved at fjerne hovedsektionen for hver gruppe og derved flytte hvert grupperingsfelt til rapportens detaljesektion. For at genskabe den visuelle effekt af grupperingen indstilles egenskaben SkjulDubletter til Ja.

Eksempel

Se på denne typiske grupperede rapport, der bruger gruppehoveder:

Grupperet rapport med gruppehoveder

Som det fremgår, fylder hvert firmanavn en hel linje, og det gør hvert ordrenummer også.

I dette eksempel skal du redigere rapporten, så den kommer til at se ud som i følgende illustration:

Grupperet rapport, hvor gruppehoveder er fjernet

  1. Åbn rapporten i layoutvisning ved at højreklikke på den i navigationsruden og derefter klikke på Layoutvisning Knapflade .

  2. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Formater. Knapflade

    Bemærk:  Det er en god ide at starte med gruppen på laveste niveau og arbejde op derfra. Ellers kan visningen af rapporten blive forvirrende under arbejdet.

  3. Klik på det laveste grupperingsniveau på listen, og klik derefter på Mere.

  4. Vælg uden en gruppehovedsektion på hovedsektionsrullelisten.

    Når du fjerner en hovedsektion, bevarer Access tekstboksen til grupperingsfeltet ved at flytte den til detaljesektionen, men alle andre kontrolelementer i gruppehovedet kan blive slettet. Access advarer dig, hvis der vil blive slettet nogen kontrolelementer som følge af denne handling. Hvis der er kontrolelementer i gruppehovedet, som du vil bevare, skal du flytte dem til en anden rapportsektion, før du udfører dette trin. Du er nødt til at skifte til designvisning for at flytte kontrolelementerne til andre sektioner.

    Resultatet vises i følgende illustration. Bemærk, at det første ordrenummer er på samme linje som den første detaljerede post og ikke på en linje for sig selv.

    Grupperet rapport, hvor Ordrenr-hovedet er fjernet

    Desværre gentages ordrenummeret på hver detaljelinje, og det gør det svært at se, nøjagtig hvor mange ordrer der er. Her er egenskaben SkjulDubletter for tekstbokskontrolelementet nyttigt. Følg denne fremgangsmåde for at indstille denne egenskab:

    • Marker en eller flere af de værdier, der gentages.

    • Hvis egenskabsarket ikke vises, skal du trykke på F4 for at få det vist.

    • Klik på rullelisten for SkjulDubletter under fanen Format for egenskabsarket, og klik derefter på Ja.

      Dubletterne af ordrenummeret bliver skjult. Bemærk, at du kan se, hvor mange ordrer der er, og hvor mange produkter der er pr. ordre.

      Grupperet rapport, hvor dubletter af ordrenumre er skjult

  5. I dette eksempel gentages trin 4 for grupperingsniveauet Firmanavn. Den endelige rapport ser sådan ud:

    Grupperet rapport, hvor gruppehoveder er fjernet

    Firmanavn-værdien står nu på samme linje som den første detaljepost, og egenskaben SkjulDubletter forhindrer, at Firmanavn-værdien gentages på hver eneste linje. Hvis der er tale om en lang rapport med flere grupperingsniveauer, kan det betyde en væsentlig papirbesparelse.

Toppen af siden

Gemme, udskrive eller sende en rapport

Når du har gemt rapportdesignet, kan du bruge det flere gange. Rapportens design ændres ikke, men du ser aktuelle data, hver gang du udskriver rapporten. Hvis dine rapporteringsbehov ændres, kan du ændre rapportdesignet eller oprette en ny, lignende rapport, der er baseret på den oprindelige rapport.

Gemme rapporten

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem, eller tryk på Ctrl+S. Knapflade

    Du kan også klikke på Gem Knapflade på værktøjslinjen Hurtig adgang.

  2. Hvis rapporten ikke har et navn, skal du skrive et navn i feltet Rapportnavn og derefter klikke på OK.

Gemme rapportdesignet med et nyt navn

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem som. Knapflade

  2. Skriv et navn i feltet Gem rapport som i dialogboksen Gem som, klik på Rapport i boksen Som, og klik derefter på OK.

Udskrive rapporten

Du kan udskrive en rapport fra Vis udskrift, layoutvisning, designvisning, rapportvisning eller navigationsruden. Inden du udskriver, skal du kontrollere sideindstillingerne, f.eks. margener og sideretning. Access gemmer sideindstillingerne sammen med rapporten, så du skal kun angive dem én gang. Du kan gemme indstillingerne senere, hvis dine behov ændres.

Ændre sideindstillingerne

  1. Åbn rapporten i en visning.

  2. Klik på en indstilling i gruppen Side under fanen Sidelayout:

    • Størrelse Knapflade giver dig mulighed for at vælge blandt et antal papirformater eller angive en brugerdefineret papirstørrelse.

    • Stående Knapflade , hvis siden skal vende lodret.

    • Liggende Knapflade , hvis siden skal vende vandret.

    • Margener Knapflade giver dig mulighed for at vælge mellem et antal foruddefinerede margenbredder, eller du kan klikke på Avanceret... for at angive brugerdefinerede margenbredder ved hjælp af dialogboksen Sideopsætning.

    • Vis margener skifter mellem at slå visningen af margener til og fra (kun i layoutvisning).

    • Spalter viser dialogboksen Sideopsætning. Skriv det ønskede antal spalter, angiv den ønskede spaltebredde, og klik derefter på OK.

    • Kun data undertrykker udskrivningen af eventuelle etiketter, du har indsat i rapporten. Det er kun de kontrolelementer, der er bundet til data i den underliggende tabel eller forespørgsel, der udskrives. Denne funktion kan være nyttig i rapporter, som du af og til udskriver på fortrykte formularer. Du kan undertrykke udskrivningen af etiketter i disse situationer og aktivere udskrivningen af etiketter igen, når du udskriver rapporten på tomt papir.

Bemærk: Hvis du vil vælge mere detaljerede sideindstillinger, kan du klikke på knappen Sideopsætning i nederste højre side af gruppen Sidelayout for at få vist dialogboksen Sideopsætning. Du kan bruge dialogboksen Sideopsætning til at justere alle de indstillinger, der er tilgængelige under fanen Sidelayout, og til at vælge en bestemt printer til rapporten.

Sende rapporten til en printer

  1. Åbn rapporten i en visning, eller vælg rapporten i navigationsruden.

  2. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Udskriv. Knappen Udskriv

  3. Vælg indstillinger for printer, udskriftsområde og antal kopier i dialogboksen Udskriv.

  4. Klik på OK.

Toppen af siden

Sende rapporten som e-mail

Du kan sende rapporten til brugere som e-mail i stedet for at udskrive den på papir:

  1. Klik på rapporten i navigationsruden for at vælge den, klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på E-mail Knapflade .

  2. Klik på det filformat, du vil bruge, i dialogboksen Send objekt som.

    Dialogboksen Send objekt som

  3. Udfyld eventuelle andre dialogbokse.

  4. Skriv teksten i e-mailen, når e-mail-programmet vises, og send den.

Toppen af siden

Bemærkninger

Der kan opstå et problem, hvis du har en rapport i en .accdb-fil, der sorterer eller grupperer efter et opslagsfelt, og du vil importere denne rapport til en .mdb-fil og derefter åbner den med en tidligere version af Access.

Den metode, der internt benyttes til at sortere og gruppere opslagsfelter i .accdb-filer, er ikke kompatibel med .mdb-filer. Hvis du opretter en rapport i en .accdb-fil, der bruger gruppering eller sortering efter et opslagsfelt, og du derefter eksporterer den til en .mdb-fil (eller bruger kommandoen Gem som til at gemme databasen som en .mdb-fil) og forsøger at åbne rapporten med en tidligere version af Access, kan rapporten ikke indlæses.

For at redigere rapporten, så du kan importere den til en .mdb-fil og åbne den i en tidligere version af Access, skal du benytte følgende fremgangsmåde:

  1. Opret en kopi af rapporten i .accdb-filen.

  2. Åbn kopien af rapporten i layoutvisning.

  3. Hvis ruden Gruppering, sortering og total ikke vises:

    • Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Formater. Knapflade

  4. Slet alle linjer i ruden Gruppering, sortering og total ved at klikke på knappen Slet til højre for hver linje.

  5. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem, eller tryk på Ctrl+S. Knapflade

  6. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Luk database. Knapflade

  7. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn. Knapflade

  8. Find den .mdb-fil, du vil importere rapporten til, og klik derefter på Åbn.

  9. Importer rapportkopien til .mdb-filen.

    Sådan gør du

    1. Klik på Access på fanen Eksterne data i gruppen Importer. Knapflade

    2. Klik på Gennemse.

    3. Find den .accdb-fil, der indeholder rapporten, og klik på Åbn.

    4. Du importerer ikke tabeller på nuværende tidspunkt, så det er ligegyldigt, om du vælger at importere eller sammenkæde med kildedataene. Klik på OK for at fortsætte.

    5. Klik på fanen Rapporter i dialogboksen Importer objekter.

    6. Klik på den rapport, du vil importere, og klik derefter på OK.

    7. Hvis importen lykkes, bliver du spurgt, om du vil gemme importtrinnene til senere brug. Hvis du vil gemme trinnene, skal du markere afkrydsningsfeltet Gem importtrin, angive de ønskede oplysninger og klikke på Gem import. Hvis du ikke vil gemme trinnene, skal du klikke på Luk.

      Access importerer rapporten og viser den i navigationsruden.

  10. Åbn rapporten i layoutvisning.

  11. Hvis ruden Feltliste ikke vises:

    1. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Kontrolelementer på fanen Formater. Knapflade

  12. Find den tabel, der indeholder det felt, du vil vise i rapporten, i ruden Tilgængelige felter i relaterede tabeller. Dette felt indeholder de samme værdier som de værdier, der aktuelt vises af opslagsfeltet i rapporten.

  13. Træk feltet til rapporten.

    De samme oplysninger vises nu i to kolonner.

  14. Højreklik på det viste felt, du lige har tilføjet, og klik på den sorteringsindstilling, du vil bruge.

  15. Slet det viste felt, du lige har tilføjet og sorteret.

  16. Hvis ruden Gruppering, sortering og total ikke vises:

    1. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering & totaler på fanen Formater. Knapflade

  17. Klik på Tilføj en gruppe.

  18. Klik på navnet på opslagsfeltet i rapporten i pop-up-vinduet Felt/udtryk.

Rapporten er nu sorteret og grupperet på samme måde som i .accdb-filen. Gem og luk rapporten.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×