Oprette en grupperet oversigtsrapport

Det er ofte lettere at få mening ud af data, der er opdelt i grupper. En rapport, der grupperer salgstallene efter geografiske regioner, kan f.eks. fremhæve tendenser, der ellers ikke ville blive bemærket. Desuden kan du indsætte totaler for hver gruppe i en rapport og derved undgå et større arbejde med en lommeregner.

Microsoft Office Access 2007 gør det let at arbejde med grupperede rapporter. Du kan oprette en enkel grupperet rapport ved hjælp af guiden Rapport, du kan gruppere og sortere eksisterende rapporter, og du kan ændre tidligere definerede grupperings- og sorteringsindstillinger.

I denne artikel

Forstå gruppering, sektioner i en rapport og kontrolelementer

Opret en ny, grupperet rapport med guiden Rapport

Finjuster din rapport

Tilføj felter eller andre kontrolelementer i en eksisterende rapport

Tilføj eller rediger gruppering og sortering i en eksisterende rapport

Gem, udskriv eller send rapporten

Bemærkninger

Forstå gruppering, sektioner i en rapport og kontrolelementer

Hvis du er ny bruger af grupperede rapporter, kan det hjælpe at have nogle baggrundsoplysninger om gruppering og sortering, samt om de forskellige rapportsektioner og typer af kontrolelementer. Hvis du føler, at du har styr på disse ting, kan du springe denne sektion over og gå til sektionen Opret en ny, grupperet rapport med guiden Rapport.

Om gruppering og sortering

Når du udskriver en rapport, vil du normalt organisere posterne i en bestemt rækkefølge. Hvis du eksempelvis udskriver en liste over leverandører, vil du måske sortere posterne alfabetisk efter firmanavn.

For mange rapporter er det ikke nok at sortere posterne. Du vil måske også inddele dem i grupper. En gruppe er en samling af poster samt indledende og opsummerede oplysninger, der vises sammen med posterne, f.eks. et sidehoved. En gruppe består af et gruppehoved, indlejrede grupper (hvis relevant), detaljeposter og en gruppefod.

Gruppering gør det muligt at separere grupper af poster visuelt og vise indledende og opsummerede data for hver gruppe. Eksempelvis grupperer følgende rapport salg efter forsendelsesdato og beregner det samlede salg for hver dag.

Grupperet rapport med totaler

1. Datoen introducerer gruppen.

2. Totalen opsummerer gruppen.

Du kan se, hvordan gruppering fungerer ved at sammenligne rapporten Liste over produkter efter kategori (vist i nedenstående illustration) med dataarket for dens underliggende forespørgsel, Produktliste. Både rapporten og forespørgslen sorterer produkterne efter kategori, men rapporten udskriver også navnet på hver kategori på en separat linje i begyndelsen af hver gruppe (i gruppehovedet) samt antallet af produkter i hver kategori på en separat linje i slutningen af hver gruppe (i gruppefoden).

Rapport over produkter efter kategori

1. Kategorinavnet vises i hver række i dataarket.

2. Kategorinavnet vises i gruppehovedet én gang for hver gruppe i rapporten.

3. Totalen for kategorien vises i gruppefoden i slutningen af hver gruppe.

4. Posterne vises som én stor gruppe i dataarket.

5. Posterne for hver kategori vises som en separat sektion i rapporten, som kommer efter et gruppehoved og efterfølges af en gruppefod.

Du kan gruppere efter alle felter og udtryk, du sorterer i (op til 10). Du kan gruppere efter det samme felt eller udtryk mere end én gang. Når du grupperer efter mere end ét felt eller udtryk, indlejrer Office Access 2007 grupperne ud fra deres grupperingsniveau. Det første felt, du grupperer efter, er det første og mest betydningsfulde grupperingsniveau. Det andet felt, du grupperer efter, er det næste gruppeniveau osv. Følgende illustration viser, hvordan Office Access 2007 indlejrer grupperne.

Hierarki af gruppehoved og gruppefod

1. Hvert gruppehoved parres med en gruppefod.

Du bruger normalt et gruppehoved til at vise data, der identificerer gruppen, i en separat sektion i starten af gruppen. Du bruger normalt en gruppefod til at opsummere data i gruppen i en separat sektion i slutningen af gruppen.

Tilbage til toppen

Om rapportsektionerne

I Access er designet af en rapport opdelt i sektioner. Hvis du vil oprette nyttige rapporter, skal du forstå, hvordan hver sektion fungerer. Eksempelvis bestemmer den sektion, hvor du vælger at placere et beregnet kontrolelement, hvordan Access beregner resultaterne. I følgende liste vises der en oversigt over de forskellige sektionstyper og deres anvendelsesområder.

  • Rapporthoved    Udskrives én gang i starten af rapporten. Du kan bruge rapporthovedet til oplysninger, som normalt vises på en forside, f.eks. et logo eller en titel og en dato. Rapporthovedet udskrives før sidehovedet. Når du placerer et beregnet kontrolelement i rapporthovedet, beregnes værdien for hele rapporten. Hvis du eksempelvis placerer et kontrolelement, der anvender aggregeringsfunktionen Sum i rapporthovedet, beregnes summen for hele rapporten.

  • Sidehoved    Udskrives øverst på hver side. Brug et sidehoved til f.eks. at gentage rapportens titel på hver side.

  • Gruppehoved    Udskrives i begyndelsen af hver ny gruppe af poster. Brug gruppehovedet til at udskrive gruppenavnet. Eksempelvis kan du i en rapport, der er grupperet efter produkt, bruge gruppehovedet til at udskrive produktnavnet. Når du placerer et beregnet kontrolelement, der anvender aggregeringsfunktionen Sum i gruppehovedet, er dette summen for den aktuelle gruppe.

  • Detalje    Udskrives én gang for hver række i postkilden. Detaljesektionen er det sted, hvor du placerer de kontrolelementer, der udgør hoveddelen af rapporten.

  • Gruppefod    Udskrives i slutningen af hver gruppe af poster. Brug en gruppefod til at udskrive oversigtsoplysninger for en gruppe.

  • Sidefod    Udskrives i slutningen af hver side. Du kan bruge en sidefod til at udskrive sidetal eller specifikke oplysninger for hver side.

  • Rapportsidefod    Udskrives én gang i slutningen af rapporten. Du kan bruge rapportsidefoden til at udskrive rapporttotaler eller andre oversigtsoplysninger for hele rapporten.

    Bemærk: I designvisningen vises rapportsidefoden under sidefoden. Men når rapporten udskrives eller vises som udskrift, vises rapportsidefoden imidlertid over sidefoden lige efter den sidste gruppefod eller detaljelinje på den sidste side.

Tilbage til toppen

Om kontrolelementer

Kontrolelementer er objekter, der viser data, udfører handlinger og gør det muligt at få vist og arbejde med oplysninger, der forbedrer brugergrænsefladen, f.eks. navne og billeder. Access understøtter tre typer kontrolelementer: bundne, ubundne og beregnede. I følgende liste vises der en oversigt over disse kontrolelementer og deres anvendelsesområder.

  • Bundet objekt    Et kontrolelement, hvis datakilde er et felt i en tabel eller forespørgsel. Du kan bruge bundne objekter til at vise værdier fra felter i din database. Værdierne kan være tekst, datoer, tal, Ja/Nej-værdier, billeder eller grafer. Et tekstfelt er den mest udbredte type bundne objekt. Et tekstfelt i en formular, der viser en medarbejders efternavn, kan f.eks. hente disse oplysninger fra feltet Efternavn i tabellen Medarbejdere.

  • Ubundet kontrolelement    Et kontrolelement, som ikke har en datakilde. Du kan bruge ubundne kontrolelementer til at vise oplysninger, linjer, rektangler og billeder. Et navn, der viser titlen på en rapport, er f.eks. et ubundet kontrolelement.

  • Beregnet kontrolelement    Et kontrolelement, hvis datakilde er et udtryk i stedet for et felt. Du angiver den ønskede værdi i kontrolelementet ved at definere et udtryk som datakilde for kontrolelementet. Et udtryk er en kombination af operatorer (f.eks. = og + ), kontrolelementnavne, feltnavne og funktioner, der returnerer en enkelt værdi, samt konstante værdier. Eksempelvis beregner følgende udtryk prisen på en vare med 25 % rabat ved at multiplicere værdien i feltet Enhedspris med en konstant værdi (0,75).

= [Unit Price] * .75

Et udtryk kan anvende data fra et felt i rapportens underliggende tabel eller forespørgsel eller fra et kontrolelement i rapporten.

Når du opretter en rapport, er det sandsynligvis mest effektivt at tilføje og arrangere alle de bundne kontrolelementer først, især hvis de udgør størstedelen af kontrolelementerne i rapporten. Derefter kan du tilføje de ubundne og beregnede kontrolelementer, der fuldender designet, ved hjælp af værktøjerne i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.

Billede af båndet i Access

Du binder et kontrolelement til et felt ved at identificere det felt, hvorfra kontrolelementet henter sine data. Du kan oprette et kontrolelement, der er bundet til det markerede felt, ved at trække feltet fra ruden Feltliste til rapporten. Ruden Feltliste viser felterne i rapportens underliggende tabel eller forespørgsel. Gør et af følgende for at få vist ruden Feltliste:

  • Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Værktøjer under fanen Design. Knapflade

  • Tryk på Alt+F8.

Når du dobbeltklikker på et felt eller trækker det fra ruden Feltliste til rapporten, opretter du et bundet objekt.

Du kan også binde et felt til et kontrolelement ved at skrive feltnavnet i selve kontrolelementet eller i feltet til værdien Kontrolelementkilde i kontrolelementets egenskabsark. Egenskabsarket definerer egenskaberne for kontrolelementet, f.eks. dets navn, kilden til dets data og dets format. Tryk på F4 for at få vist egenskabsarket.

Der er to årsager til, at ruden Feltliste er den bedste måde at oprette et bundet kontrolelement på:

  • Et bundet kontrolelement har et tilknyttet etiketnavn, og etiketnavnet tager som standard navnet fra feltet (eller den billedtekst, der er defineret for det pågældende felt i den underliggende tabel eller forespørgsel), som dets billedtekst, så du ikke behøver at skrive billedteksten selv.

  • Et bundet kontrolelement nedarver mange af de samme indstillinger som feltet i den underliggende tabel eller forespørgsel (f.eks. egenskaberne Format, AntalDecimaler og Inputmaske). Derfor skal du sørge for, at disse egenskaber for feltet forbliver de samme, når du opretter et kontrolelement, der er bundet til feltet.

Hvis du allerede har et ubundet kontrolelement og vil binde det til et felt, kan du angive egenskaben Kontrolelementkilde for kontrolelementet til navnet på feltet.

Tilbage til toppen

Oprette en ny, grupperet rapport med guiden Rapport

Guiden Rapport stiller dig en række spørgsmål og opretter derefter en rapport på grundlag af dine svar. Bland disse spørgsmål er et, hvor du bliver spurgt, hvilke felter du vil bruge til at gruppere rapporten efter. Når rapporten er oprettet, kan du bruge den, som den er, eller redigere den, så den bedre svarer til dine behov. Før du starter guiden Rapport, skal du beslutte dig for en datakilde.

Vælg en postkilde

En rapport består af oplysninger, der hentes fra en tabel eller forespørgsel, og oplysninger, der gemmes sammen med rapportens design, såsom navne, overskrifter og grafik. Den tabel eller forespørgsel, der leverer de underliggende data, kaldes også for rapportens postkilde. Før du begynder at oprette rapporten, skal du først tænke over, hvilke oplysninger du vil medtage. De felter, du vil gruppere efter eller opsummere, skal være blandt dem, du vælger. Hvis de felter, du vil medtage, alle findes i en enkelt tabel, skal du bruge den pågældende tabel som postkilde. Hvis felterne hentes fra mere end én tabel, skal du bruge en forespørgsel som postkilde. Denne forespørgsel findes muligvis allerede i databasen, eller det kan være nødvendigt at oprette en forespørgsel, der specifikt passer til rapportens krav.

Hvis du vil have mere at vide om forespørgsler, skal du følge linkene i sektionen Se også i denne artikel.

Starte guiden Rapport

  1. Klik på Guiden Rapport i gruppen Rapporter under fanen Opret. Knapflade

    Access starter guiden Rapport.

    Markering af felter i guiden Rapport

  2. Klik på rullelisten Tabeller/forespørgsler, og vælg den tabel eller forespørgsel, der indeholder de felter, du ønsker i rapporten.

  3. Dobbeltklik på felterne på listen Tilgængelige felter for at vælge dem.

    De føjes til listen Valgte felter. Alternativt kan du klikke på knapperne mellem boksen Tilgængelige felter og boksen Valgte felter, hvis du vil tilføje eller fjerne det valgte felt, eller hvis du vil tilføje eller fjerne alle felterne.

  4. Hvis der er felter i en anden tabel eller forespørgsel, som du også ønsker medtaget i rapporten, skal du klikke på rullelisten Tabeller/forespørgsler igen for at vælge den anden tabel eller forespørgsel og fortsætte med at tilføje felter.

  5. Klik på Næste, når du er færdig med at tilføje felter.

Gruppere poster i guiden Rapport

Ved hjælp af gruppering kan du strukturere og arrangere poster i grupper, f.eks. efter Region eller Sælger. En gruppe kan indlejres i en anden gruppe, så du let kan få overblik over relationerne mellem de forskellige grupper og kan finde de ønskede oplysninger hurtigt. Du kan også bruge gruppering til at beregne forskellige opsummeringsoplysninger, f.eks. totaler og procentdele.

Hvis du medtager flere tabeller i en rapport, undersøger guiden relationerne mellem tabellerne og finder ud af, hvordan du kunne tænkes at ville have vist oplysningerne.

  1. Klik på et af feltnavnene på listen på den side i guiden Rapport, hvor du bliver spurgt Vil du tilføje grupperingsniveauer?, og klik derefter på Næste.

  2. Hvis du vil tilføje grupperingsniveauer, skal du dobbeltklikke på et eller flere feltnavne på listen for at føje dem til rapporten.

    Du kan også fjerne et grupperingsniveau ved at dobbeltklikke på det i højre side af dialogboksen. Brug pileknapperne til at tilføje eller fjerne grupperingsniveauer, og du kan justere prioriteten af et grupperingsniveau ved at markere det og klikke på prioritetsknapperne op eller ned. Access tilføjer de forskellige grupperingsniveauer og viser dem indlejret i de overordnede grupperingsniveauer.

    Tilføjelse af gruppeniveauer i guiden Rapport

  3. Klik på Grupperingsindstillinger for at få vist dialogboksen Grupperingsintervaller.

    Grupperingsintervaller i guiden Rapport

  4. For hvert grupperingsniveaufelt kan du vælge et grupperingsinterval.

    Grupperingsintervallet giver mulighed for at tilpasse, hvordan posterne grupperes. I den forrige illustration er posterne grupperet efter feltet Forsendelsesdato, som er af typen Dato og klokkeslæt. Guiden Rapport viser valgmuligheder, der passer til felttypen, på listen Grupperingsintervaller. Da feltet Forsendelsesdato er af typen Dato og klokkeslæt, kan du vælge at gruppere efter faktisk værdi (Normal), År, Kvartal, Måned, Uge, Dag, Time og Minut. Hvis feltet var af datatypen Tekst, kunne du vælge at gruppere efter hele feltet (Normal) eller efter de første op til fem tegn. Hvis der er tale om et numerisk felt, kan du vælge at gruppere efter værdien (Normal) eller efter intervaller i bestemte spring.

    Klik på OK, når du her valgt et grupperingsinterval.

  5. Klik på Næste for at gå til den næste side i guiden.

Sortere og opsummere poster

Du kan sortere posterne efter op til fire felter i stigende eller faldende rækkefølge.

  1. Klik på den første rulleliste, og vælg et felt, som der skal sorteres efter.

    Du kan klikke på knappen til højre for listen for at skifte mellem stigende og faldende rækkefølge (Stigende er standard). Du kan eventuelt klikke på den anden, tredje og fjerde rulleliste for at vælge yderligere sorteringsfelter.

    Sorteringsrækkefølger i guiden Rapport

  2. Klik på Opsummeringsindstillinger, hvis du vil opsummere et eller flere numeriske felter.

    Bemærk, at knappen Opsummeringsindstillinger kun er synlig, hvis der er et eller flere numeriske felter i detaljesektionen i rapporten.

    Opsummeringsindstillinger i guiden Rapport

  3. Marker afkrydsningsfeltet under det ønskede (Sum, Gennemsnit, Min eller Maks) for at medtage de pågældende beregninger i gruppefoden.

    Du kan også vælge at få vist detaljer og oversigt eller kun oversigten. I sidste tilfælde ville der blive vist totaler for hver værdi af Forsendelsesdato, hvis du f.eks. har markeret afkrydsningsfeltet for Sum, men de detaljerede oplysninger om de enkelte ordrer udelades. Du kan også vælge at få vist en beregning af procentdelen af totalen for summerne.

  4. Klik på OK.

  5. Følg vejledningen på de resterende sider i guiden Rapport. På den sidste side kan du redigere rapportens titel. Denne titel vises på rapportens første side, og Access gemmer rapporten ved at bruge titlen som dokumentnavn. Både titlen og dokumentnavnet kan eventuelt redigeres senere.

  6. Klik på Udfør. Access gemmer automatisk rapporten og viser den, som den vil se ud, når den udskrives.

Du kan bruge navigationsknapperne i bunden af ruden Vis udskrift til at få vist siderne i rapporten i rækkefølge eller til at gå til en bestemt side i rapporten. Klik på en af navigationsknapperne, eller skriv sidetallet på den side, du ønsker at se, i sidetalsfeltet, og tryk på ENTER.

I Vis udskrift kan du zoome ind for at se detaljer eller zoome ud for at se, om data er placeret fornuftigt på siden. Placer musemarkøren på rapporten, og klik én gang. Klik igen for at ophæve zoomeffekten. Du kan også bruge zoomkontrolelementet på statuslinjen.

Tilbage til toppen

Finjuster din rapport

Det er muligt, at guiden Rapport ikke returnerer de nøjagtige resultater, du leder efter, i rapporten. Det kan f.eks. være, at du vil tilføje tekst, justere bredden på kolonnerne, tilføje et logo osv. Access indeholder to visninger, hvor du kan foretage ændringer i rapporten: Layoutvisning og Designvisning. Disse gennemgås kort i dette afsnit.

Om Layoutvisning

Layoutvisning er den mest brugervenlige visning til at foretage ændringer i rapporten, og den indeholder de fleste af de værktøjer, du skal bruge til at finjustere din rapport. Du kan justere bredden på kolonnerne, omarrangere kolonner og tilføje eller ændre grupperingsniveauer og totaler. Du kan indsætte nye felter i rapporten og angive egenskaber for rapporten og dens kontrolelementer. Fordelen ved Layoutvisning er, at du kan se dine data, mens du foretager ændringer i rapportformatet, så du straks kan se, hvordan disse ændringer påvirker visningen af dataene.

Du åbner rapporten i layoutvisningen ved at højreklikke på den i navigationsruden og derefter klikke på Layoutvisning Knapflade .

Du kan bruge egenskabsarket til at redigere egenskaberne for rapporten og dens kontrolelementer og sektioner. Tryk på F4 for at få vist egenskabsarket.

Du kan bruge ruden Feltliste til at tilføje felter fra den underliggende tabel eller forespørgsel i dit rapportdesign. Sådan får du vist ruden Feltliste:

  1. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Kontrolelementer under fanen Format Knapflade .

    Tip:  Access 2010 indeholder nye funktioner til betinget formatering, som i høj grad kan forbedre en rapports læsbarhed.

Om Designvisning

Hvis du ikke kan foretage en bestemt ændring i rapporten i Layoutvisning, kan du prøve med Designvisning. Designvisning viser dig den underliggende struktur i rapporten og indeholder flere designværktøjer og funktioner end Layoutvisning. Du kan f.eks. anbringe et bredere udvalg af kontrolelementer i rapporten, du kan tilpasse justeringen af kontrolelementer mere nøjagtigt, og du kan angive flere egenskaber, end det er muligt i Layoutvisning.

Hvis du vil åbne en rapport i layoutvisningen, skal du højreklikke på den i navigationsruden og derefter klikke på Layoutvisning Knapflade .

Tilbage til toppen

Tilføj felter eller andre kontrolelementer i en eksisterende rapport

Alle felter, navne, linjer eller billeder, du kan se i rapporten, er oprettet ved hjælp af en form for kontrolelement. Det oftest benyttede kontrolelement i en rapport er tekstfeltet. Det er dette, der normalt bruges til at vise data fra rapportens underliggende postkilde. Du kan oprette tekstfelter, der allerede er bundet til felter i postkilden, ved at tilføje felter fra ruden Feltliste, eller du kan føje dem til rapporten, mens du arbejder i Designvisning (men så skal du selv "binde" dem til felterne i postkilden). Fordelen ved Designvisning er, at du kan tilføje mange andre typer kontrolelementer ud over bundne tekstfelter, f.eks. rektangler, sideskift og diagrammer. I denne sektion beskrives begge metoder til at tilføje kontrolelementer i en rapport.

Føj felter til en eksisterende rapport

Layoutvisning er den anbefalede visning til at tilføje felter i en rapport, men det kan også gøres i Designvisning. Hvis du vil tilføje et felt, skal du først sørge for, at ruden Feltliste er vist. Ruden Feltliste indeholder en liste over alle de felter, der kan placeres i rapporten. Tryk på Alt+F8 for at få vist ruden Feltliste.

Tilføj felter fra ruden Feltliste

  • Hvis du vil tilføje et enkelt felt, skal du trække feltet fra ruden Feltliste til den sektion i rapporten, hvor det skal vises.

  • Hvis du vil tilføje flere felter på én gang, skal du klikke på det første af de ønskede felter, og derefter skal du holde Ctrl nede, mens du klikker på hvert af de ekstra felter, du vil bruge. Træk derefter de markerede felter til rapporten.

Når du slipper felterne, opretter Access et bundet tekstfelt for hvert felt og placerer automatisk et navneelement ud for hvert felt.

Bemærk: 

  • Hvis du vil tilføje et felt fra en relateret tabel, tilføjer Access det passende grupperingsniveau for dig.

  • Hvis du tilføjer et felt fra en anden (ikke-relateret) tabel, vises der en dialogboks, hvor du kan angive, hvordan tabellen skal relateres til den eksisterende datakilde for rapporten.

Sådan gør du, hvis du vil se, hvilke tabelrelationer der allerede er angivet for databasen, eller hvis du vil tilføje nye:

  1. Klik på Relationer i gruppen Vis/skjul under fanen Databaseværktøjer. Knapflade

Du kan få mere at vide i artiklen Opret, rediger eller slet en relation.

Tilføj andre kontrolelementer i en eksisterende rapport

Når du tilføjer et felt fra ruden Feltliste i rapporten, oprettes der automatisk et bundet tekstfelt for det. Andre kontrolelementer som navne, linjer og billeder kan tilføjes ved at skifte til Designvisning og bruge værktøjerne i gruppen Kontrolelementer på fanen Design.

Billede af båndet i Access

Bestem navnet på et værktøj

  • Placer musemarkøren over værktøjet.

    Access viser navnet på værktøjet.

Opret et kontrolelement ved hjælp af værktøjerne i gruppen Kontrolelementer

  • Klik på værktøjet for den type kontrolelement, du vil tilføje. Hvis du f.eks. vil oprette et afkrydsningsfelt, skal du klikke på værktøjet Afkrydsningsfelt Knapflade .

  • Klik det sted i rapportdesignet, hvor du vil placere det øverste venstre hjørne af kontrolelementet. Klik én gang for at oprette et kontrolelement i standardstørrelse, eller klik og træk i rapporten for at oprette et kontrolelement i den størrelse, du ønsker.

  • Hvis du ikke placerer kontrolelementet perfekt i første forsøg, kan du flytte det ved at gøre følgende:

    • Klik på kontrolelementet for at markere det.

    • Placer markøren over kontrolelementet, indtil den omdannes til en firdobbelt pil Flyttemarkør , og træk derefter kontrolelementet til den ønskede placering.

Denne proces opretter et "ubundet" kontrolelement. Hvis kontrolelementet er af den type, der kan vise data (f.eks. et tekstfelt eller et afkrydsningsfelt), skal du skrive et feltnavn eller udtryk i egenskaben Kontrolelementkilde for kontrolelementet, før det kan vise nogen data.

Vis egenskabsarket

  • Tryk på F4.

Bemærk: Husk at gemme dit arbejde, når den nye rapport er færdig.

Tilbage til toppen

Tilføje eller ændre gruppering og sortering i en eksisterende rapport

Hvis du har en eksisterende rapport og vil tilføje sortering eller gruppering, eller hvis du vil ændre rapportens eksisterende sortering eller gruppering, kan oplysningerne i dette afsnit være en hjælp til at komme i gang.

Tilføj gruppering, sortering og totaler i Layoutvisning

Du kan udføre enkel sortering, gruppering og beregning af totaler ved at højreklikke på felter i Layoutvisning og derefter vælge den ønskede handling i genvejsmenuen. Højreklik på rapporten i navigationsruden, og klik derefter på Layoutvisning Knapflade for at skifte til Layoutvisning.

Bemærk: Selvom anvisningerne i dette afsnit ikke bruger ruden Gruppering, sortering og total direkte, er det en god ide at åbne ruden og se, hvordan den ændres undervejs. Du får en bedre ide om, hvad Access gør, og når du bliver mere fortrolig med ruden Gruppering, sortering og total, kan du bruge den til at foretage yderligere justeringer af rapporten. Sådan får du vist ruden Gruppering, sortering og total:

  1. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Format. Knapflade

Sortere efter et enkelt

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil sortere.

  • Klik på den ønskede indstilling i genvejsmenuen. Hvis du f.eks. vil sortere i stigende rækkefølge efter et tekstfelt, skal du klikke på Sortér fra A til Å Knapflade . Hvis du vil sortere i faldende rækkefølge efter et numerisk felt, skal du klikke på Sortér med største først Knapflade .

Access sorterer rapporten efter dine indstillinger. Hvis ruden Gruppering, sortering og total er åben, kan du se, at der er blevet tilføjet en ny linje Sorter efter.

Sorter efter flere felter

Bemærk: Når du anvender sortering ved at højreklikke på et felt i Layoutvisning, kan du kun sortere efter ét felt ad gangen. Hvis du anvender sortering efter et andet felt, fjernes sorteringen efter det første felt. Det er anderledes end den måde, sortering fungerer på i formularer, hvor du kan anvende sortering efter flere felter ved at højreklikke på de ønskede felter ét efter ét og vælge den sorteringsrækkefølge, du ønsker. Hvis du vil oprette flere sorteringsniveauer, kan du finde flere oplysninger i sektionen Tilføj gruppering, sortering og totaler ved hjælp af ruden Gruppering, sortering og total.

Gruppere efter et felt

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil gruppere på.

  • Klik på Gruppér på Knapflade i genvejsmenuen.

Access tilføjer grupperingsniveauet og opretter et gruppehoved til det. Hvis ruden Gruppering, sortering og total er åben, kan du se, at en ny linje Grupper på er tilføjet for feltet.

Føje en total til et felt

Med denne funktion kan du beregne en sum, et gennemsnit, et antal eller en anden aggregat for et felt. Der indsættes en hovedtotal i slutningen af rapporten og gruppetotaler for hver gruppe i rapporten.

  • Højreklik på en værdi i det felt, du vil beregne en total for.

  • Klik på Total.

  • Klik på den funktion, du vil beregne: Sum, Gennemsnit, Tæl poster (for at tælle alle poster), Tæl værdier (for kun at tælle posterne med værdierne i dette felt), Max, Min, Standardafvigelse eller Varians.

Access indsætter en beregnet tekstboks i rapportfoden, som opretter en hovedtotal. Hvis der er grupperingsniveauer i rapporten, tilføjer Access også gruppefødder (hvis de ikke allerede findes i rapporten) og placerer totalen i hver gruppefod.

Du kan også indsætte totaler ved at klikke på det felt, der skal beregnes en total for, og derefter klikke på Totaler i gruppen Gruppering og totaler under fanen Format Knapflade .

Tilføje gruppering, sortering og totaler ved hjælp af ruden Gruppering, sortering og total

Når du bruger ruden Gruppering, sortering og total, opnår du den største fleksibilitet, hvis du vil tilføje eller ændre indstillingerne for gruppering, sorteringsrækkefølge og totaler i en rapport. Det er igen bedst at arbejde i layoutvisning, da det er meget lettere at se, hvordan ændringerne påvirker visningen af data.

Få vist ruden Gruppering, sortering og total

  • I Layoutvisning:

    Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Format. Knapflade

  • I Designvisning:

    Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Design. Knapflade

Access viser ruden Gruppering, sortering og total.

Ruden Gruppering, sortering og total

Hvis du vil tilføje et nyt sorterings- eller grupperingsniveau, skal du klikke på Tilføj en gruppe eller Tilføj en sortering.

Der indsættes en ny linje i ruden Gruppering, sortering og total, og der vises en liste over tilgængelige felter.

Feltliste i ruden Gruppering, sortering og total

Du kan klikke på et af disse feltnavne for at vælge det pågældende felt, eller du kan klikke på udtryk under listen over felter for at indtaste et udtryk. Når du har valgt et felt eller har angivet et udtryk, føjer Access grupperingsniveauet til rapporten. Hvis du er i Layoutvisning, vises grupperingen eller sorteringsrækkefølgen med det samme.

Bemærkninger: 

  • Hvis der allerede er defineret flere sorterings- eller grupperingsniveauer, kan det være nødvendigt at rulle ned i ruden Gruppering, sortering og total, før du kan se knapperne Tilføj en gruppe og Tilføj en sortering.

  • Du kan definere op til 10 grupperings- og sorteringsniveauer i en rapport.

Ændre grupperingsindstillinger

Hvert sorterings- og grupperingsniveau har et antal indstillinger, du kan angive for at opnå de ønskede resultater.

Grupperingsindstillinger

  • Klik på Mere på det niveau, du vil ændre, for at få vist alle indstillingerne for det pågældende grupperings- eller sorteringsniveau.

    Grupperingsindstillinger (udvidede)

  • Klik på Færre for at skjule indstillingerne.

Sorteringsrækkefølge    Du kan ændre sorteringsrækkefølgen ved at klikke på rullelisten Sorteringsrækkefølge og klikke på den ønskede indstilling.

Grupperingsinterval    Denne indstilling bestemmer, hvordan posterne grupperes. Du kan f.eks. gruppere efter det første tegn i et tekstfelt, så alt, hvad der starter med "A", grupperes sammen, alt, hvad der starter med "B", grupperes sammen, osv. Hvis der er tale om et datofelt, kan du gruppere efter dag, uge, måned eller et brugerdefineret interval.

Totaler    Klik på denne indstilling for at tilføje totaler. Du kan tilføje totaler for flere felter, og du kan foretage flere forskellige typer totalberegninger på samme felt.

Pop-up-vinduet Totaler

  • Klik på rullepilen Total på, og klik på det felt, du vil beregne summen af.

  • Klik på rullepilen Type, og klik derefter på den type beregning, der skal udføres.

  • Vælg Vis hovedtotal for at indsætte en hovedtotal i slutningen af rapporten (i rapportfoden).

  • Vælg Vis gruppetotaler som procentdel af hovedtotal for at føje et kontrolelement til gruppefoden, som beregner procentdelen af hovedtotalen for hver gruppe.

  • Vælg Vis i gruppehoved eller Vis i gruppefod for at få vist totalen det ønskede sted.

Når du har valgt alle indstillingerne for et felt, kan du gentage processen og opsummere et andet felt ved at vælge det på rullelisten Total på. Ellers kan du klikke et sted uden for pop-up-vinduet Totaler for at lukke det.

Titel    Her kan du ændre titlen på det felt, der opsummeres. Det bruges til kolonneoverskrifter og til at beskrive opsummeringsfelter i hoveder og fødder.

Sådan tilføjes eller ændres en titel:

  • Klik på den blå tekst efter med titel.

    Dialogboksen Zoom vises.

  • Skriv den nye titel i dialogboksen, og klik derefter på OK.

Med/uden en gruppehovedsektion    Brug denne indstilling til at tilføje eller fjerne den hovedsektion, der indleder hver gruppe. Når du tilføjer en hovedsektion, flytter Access automatisk grupperingsfeltet til hovedet. Når du fjerner en hovedsektion, der indeholder andre kontrolelementer end grupperingsfeltet, beder Access dig om at bekræfte sletningen af kontrolelementerne.

Med/uden en gruppefodsektion    Brug denne indstilling til at tilføje eller fjerne den fodsektion, der afslutter hver gruppe. Når du fjerner en fodsektion, der indeholder kontrolelementer, beder Access dig om at bekræfte sletningen af kontrolelementerne.

Hold gruppen samlet    Denne indstilling bestemmer, hvordan grupper placeres, når rapporten udskrives. Du ønsker måske at holde grupper samlet så meget som muligt for at reducere det antal sider, en gruppe breder sig over, men det betyder normalt, at rapporten fylder flere sider, da de fleste sider får tom plads i bunden.

  • Hold ikke gruppen samlet på én side     Brug denne indstilling, hvis du ikke har noget imod, at grupper deles op af sideskift. En gruppe med 30 elementer kan f.eks. have 10 elementer nederst på én side og de resterende 20 elementer øverst på den næste side.

  • Hold hele gruppen samlet på én side     Denne indstilling hjælper Access med at minimere antallet af sideskift i udskriften af en gruppe. Hvis der ikke er plads til hele gruppen på den resterende plads på siden, lader Access denne plads være tom og starter i stedet gruppen på den næste side. Store grupper kan stadig strække sig over flere sider, men med denne indstilling minimeres antallet af sideskift i udskriften af gruppen så meget som muligt.

  • Hold sidehovedet og den første post samlet på én side     For grupper med gruppehoveder forhindrer denne indstilling, at gruppehovedet bliver udskrevet for sig selv nederst på en side. Hvis Access finder ud af, at der ikke er plads til at udskrive mindst én række data efter hovedet, startes udskriften af gruppen på den næste side.

Ændre prioriteten af grupperings- og sorteringsniveauer

Hvis du vil ændre prioriteten af et grupperings- eller sorteringsniveau, skal du klikke på rækken i ruden Gruppering, sortering og total og derefter klikke på pil op eller pil ned i højre side af rækken.

Slette grupperings- eller sorteringsniveauer

Hvis du vil slette et grupperings- eller sorteringsniveau, skal du klikke på den række, du vil slette, i ruden Gruppering, sortering og total og derefter trykke på DELETE eller klikke på knappen Slet i højre side af rækken. Når du sletter et grupperingsniveau, flytter Access det til rapportens detaljesektion, hvis grupperingsfeltet var placeret i gruppehovedet eller gruppefoden. Hvis der er andre kontrolelementer i gruppehovedet eller gruppefoden, slettes de.

Tilbage til toppen

Oprette en opsummeringsrapport (uden postdetaljer)

Hvis du ønsker kun at få vist totaler (dvs. kun oplysningerne i hoved- og fodrækker), skal du klikke på Skjul detaljer i gruppen Gruppering og totaler under fanen Format (eller under fanen Design i Designvisning). Derved skjules posterne på næste lavere grupperingsniveau, og resultatet er en meget mere kompakt præsentation af opsummeringsdataene. Selvom posterne er skjult, betyder det ikke, at kontrolelementerne i den skjulte sektion er slettet. Klik på Skjul detaljer igen for at vise detaljerækkerne i rapporten igen.

Opret en grupperingseffekt uden brug af sidehoveder

Du kan opnå en grupperingseffekt i rapporten uden brug af sidehoveder. Hvis du fjerner sidehoveder, får du en mere kompakt rapport, fordi der bruges mindre plads på den lodrette led til linjerne i sidehovedet.

Den generelle fremgangsmåde indebærer at fjerne sidehovedet for hver gruppe, hvilket flytter hvert grupperingsfelt til detaljesektionen i rapporten. Hvis du vil gendanne den visuelle grupperingseffekt, skal du angive egenskaben Skjul dubletter for hver gruppering til Ja.

Eksempel

Se denne typiske grupperede rapport, der anvender gruppehoveder:

Grupperet rapport med gruppehoveder

Som du kan se, fylder hvert firmanavn en hel linje, og det samme gør hvert ordre-id.

I dette eksempel skal du redigere rapporten, så den ser ud som i følgende illustration:

Grupperet rapport, hvor gruppehoveder er fjernet

  1. Åbn rapporten i Layoutvisning ved at højreklikke på den i navigationsruden og derefter klikke på Layoutvisning Knapflade .

  2. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Format. Knapflade

    Bemærk:  Det er en god ide at starte med gruppen på laveste niveau og arbejde sig opad. Ellers kan visningen af rapporten blive forvirrende, mens du arbejder.

  3. Klik på det laveste grupperingsniveau på listen, og klik derefter på Mere.

  4. Vælg uden en gruppehovedsektion på rullelisten i sidehovedsektionen.

    Når du fjerner et sidehoved, bevarer Access tekstfeltet for grupperingsfeltet ved at flytte det til detaljesektionen. Andre kontrolelementer i gruppehovedet kan dog blive slettet. Access advarer dig, hvis nogle af kontrolelementerne bliver slettet som resultat af denne handling. Hvis der er kontrolelementer i gruppehovedet, som du vil bevare, skal du sørge for at flytte dem til en anden sektion i rapporten, før du udfører dette trin. Du skal skifte til Designvisning for at flytte kontrolelementerne til andre sektioner.

    Resultatrapporten er vist i nedenstående illustration. Bemærk, at det første ordre-id er på samme linje som den første detaljepost i stedet for på sin egen linje.

    Grupperet rapport, hvor Ordrenr-hovedet er fjernet

    Desværre gentages ordre-id på hver detaljelinje, og det gør det svært at se nøjagtigt, hvor mange ordrer der er. På nuværende tidspunkt kan det være nyttigt at angive egenskaben Skjul dubletter for tekstfeltet. Følg disse trin for at angive denne egenskab:

    • Vælg en af de værdier, der gentages.

    • Hvis egenskabsarket ikke aktuelt vises, skal du trykke på F4 for at få det vist.

    • På fanen Format i egenskabsarket skal du klikke på rullelisten for Skjul dubletter og derefter klikke på Ja.

      De duplikerede ordre-id'er skjules. Bemærk, at du kan se, hvor mange ordrer, der er, og hvor mange produkter, der er pr. ordre.

      Grupperet rapport, hvor dubletter af ordrenumre er skjult

  5. I dette eksempel gentager vi trin 4 for grupperingsniveauet Firmanavn. Den endelige rapport ser ud som i følgende illustration.

    Grupperet rapport, hvor gruppehoveder er fjernet

    Værdien for Firmanavn er nu på samme linje som den første detaljepost, og egenskaben Skjul dubletter forhindrer, at værdien Firmanavn gentages på hver linje. Dette kan give betydelige papirbesparelser til en lang rapport, der anvender flere grupperingsniveauer.

Tilbage til toppen

Gem, udskriv eller send rapporten

Når du gemmer dit rapportdesign, kan du bruge det flere gange. Rapportens design forbliver det samme, men du kan se de aktuelle data, hver gang du udskriver rapporten. Hvis dine rapporteringsbehov ændrer sig, kan du ændre rapportens design eller oprette en ny lignende rapport, der er baseret på den oprindelige.

Gem rapporten

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem, eller tryk på Ctrl+S Knapflade .

    Alternativt kan du klikke på Gem Knapfladeværktøjslinjen Hurtig adgang.

  2. Hvis rapporten ikke er navngivet, skal du skrive et navn i feltet Rapportnavn og klikke på OK.

Gem dit rapportdesign under et nyt navn

  1. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem som Knapflade .

  2. I dialogboksen Gem som skal du skrive et navn i feltet Gem rapport til, klikke på Rapport i feltet Som og derefter klikke på OK.

Udskriv din rapport

Du kan udskrive en rapport fra Vis udskrift, Layoutvisning, Designvisning, Rapportvisning eller fra Navigationsruden. Før du udskriver, skal du dobbelttjekke sideindstillinger som f.eks. margener og sideretning. Access gemmer sideindstillingerne sammen med rapporten, så du behøver kun at angive dem én gang. Du kan gemme indstillingerne senere, hvis dine behov ændrer sig.

Rediger sideindstillingerne

  1. Åbn rapporten i en hvilken som helst visning.

  2. Klik på en indstilling i gruppen Side under fanen Sidelayout:

    • Størrelse Knapflade gør det muligt at vælge mellem en række papirstørrelser eller at angive en brugerdefineret papirstørrelse.

    • Stående Knapflade vender siden lodret.

    • Liggende Knapflade vender siden vandret.

    • Margener Knapflade gør det muligt at vælge mellem mange foruddefinerede margenbredder, eller du kan klikke på Avanceret for angive brugerdefinerede margenbredder ved hjælp af dialogboksen Sideopsætning.

    • Vis margener slår visning af margener til og fra (kun Layoutvisning).

    • Kolonner viser dialogboksen Sideopsætning. Angiv det ønskede antal kolonner, angive den ønskede kolonnestørrelse, og klik derefter på OK.

    • Udskriv kun data deaktiverer udskrivning af eventuelle navne, du har placeret på rapporten. Kun de kontrolelementer, der er bundet til dataene i den underliggende tabel eller forespørgsel, bliver udskrevet. Denne funktion kan være nyttig i rapporter, som du indimellem udskriver på fortrykte formularer. Du kan undertrykke udskrivning af navne i sådanne situationer og derefter aktivere udskrivning af navne, når du udskriver rapporten på blankt papir.

Bemærk: Hvis du vil bruge mere detaljerede sideindstillinger, skal du klikke på knappen Sideopsætning i nederste højre hjørne af gruppen Sidelayout for at få vist dialogboksen Sideopsætning. Du kan bruge dialogboksen Sideopsætning til at justere alle de indstillinger, der er tilgængelige på fanen Sidelayout, og til at vælge en bestemt printer til rapporten.

Send rapporten til en printer

  1. Åbn rapporten i en hvilken som helst visning, eller markér blot rapporten i navigationsruden.

  2. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Udskriv. Knappen Udskriv

  3. I dialogboksen Udskriv skal du angive dine valg for indstillinger, f.eks. printer, udskriftsområde og antal kopier.

  4. Klik på OK.

Tilbage til toppen

Send din rapport som en mail

Du kan sende rapporten til brugere som en mail i stedet for at udskrive en papirkopi.

  1. I navigationsruden skal du klikke på rapporten for at markere den, klikke på Microsoft Office-knappen Office-knapflade og derefter klikke på Mail Knapflade .

  2. I dialogboksen Send objekt som skal du klikke på det ønskede filformat.

    Dialogboksen Send objekt som

  3. Udfyld eventuelle resterende dialogbokse.

  4. Når mailprogrammet vises, skal du skrive meddelelsesoplysningerne og sende meddelelsen.

Tilbage til toppen

Bemærkninger

Der kan opstå problemer, hvis du har en rapport i en .accdb-fil, der sorterer eller grupperer efter et opslagsfelt, og du vil importere den pågældende rapport til en .mdb-fil og derefter åbne den med en tidligere version af Access.

Den interne metode, som opslagsfelter sorteres og grupperes efter i .accdb-filer, er kompatibel med .mdb-filer. Hvis du opretter en rapport i en .accdb-fil, der anvender gruppering eller sortering efter et opslagsfelt, og du derefter eksporterer den til en .mdb-fil (eller bruger kommandoen Gem som til at gemme databasen som en .mdb-fil) og derefter forsøger at åbne rapporten med en tidligere version af Access, kan rapporten ikke indlæses.

Hvis du vil revidere rapporten, så du kan importere dataene til en .mdb-fil og åbne den i en tidligere version af Access, skal du gøre følgende:

  1. Opret en kopi af rapporten i .accdb-filen.

  2. Åbn kopien af rapporten i layoutvisning.

  3. Hvis ruden Gruppering, sortering og total ikke vises:

    1. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Format. Knapflade

  4. Slet alle linjer i ruden Gruppering, sortering og Total ved at klikke på knappen Slet til højre for hver linje.

  5. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Gem, eller tryk på Ctrl+S Knapflade .

  6. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Luk database. Knapflade

  7. Klik på Microsoft Office-knappen Office-knapflade , og klik derefter på Åbn. Knapflade

  8. Gå til den .mdb-fil, som du vil importere rapporten til, og klik derefter på Åbn.

  9. Importér kopien af rapporten til .mdb-filen.

    Sådan gør du

    1. På fanen Eksterne Data i gruppen Importér skal du klikke på Access. Knapflade

    2. Klik på Gennemse.

    3. Gå til den .accdb-fil, der indeholder rapporten, og klik på Åbn.

    4. Du importerer ikke nogen tabeller på nuværende tidspunkt, så det er ligegyldigt, om du vælger at importere eller linke til kildedataene. Klik på OK for at fortsætte.

    5. I dialogboksen Importér objekter skal du klikke på fanen Rapporter.

    6. Klik på den rapport, du vil importere, og klik derefter på OK.

    7. Hvis importen gennemføres, spørger Access, om du vil gemme importtrinnene til senere brug. Hvis du vil gemme trinnene, skal du markere afkrydsningsfeltet Gem importtrin, angive de nødvendige oplysninger og klikke på Gem import. Hvis du ikke vil gemme trinnene, skal du klikke på Luk.

      Access importerer rapporten og viser den i navigationsruden.

  10. Åbn rapporten i Layoutvisning.

  11. Hvis ruden Feltliste ikke vises:

    1. Klik på Tilføj eksisterende felter i gruppen Kontrolelementer under fanen Format Knapflade .

  12. I ruden Tilgængelige felter i relaterede tabeller skal du finde den tabel, der indeholder det felt, du vil have vist i rapporten. Dette felt vil indeholde de samme værdier, der i øjeblikket vises i opslagsfeltet i rapporten.

  13. Træk feltet til rapporten.

    Du har nu to kolonner, der viser de samme oplysninger.

  14. Højreklik på det viste felt, du lige har tilføjet, og klik på den sorteringsindstilling, du vil bruge.

  15. Slet det viste felt, du lige har tilføjet og sorteret.

  16. Hvis ruden Gruppering, sortering og total ikke vises:

    1. Klik på Gruppér og sortér i gruppen Gruppering og totaler under fanen Format. Knapflade

  17. Klik på Tilføj en gruppe.

  18. I pop op-vinduet Felt/Udtryk skal du klikke på navnet på opslagsfeltet i rapporten.

Rapporten er nu sorteret og grupperet, som den var i .accdb-filen. Gem og luk rapporten.

Tilbage til toppen

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×