Oprette en enkel rapport

Du kan oprette en række forskellige rapporter i Microsoft Access 2010, lige fra enkle til komplekse. I denne artikel beskrives de forskellige værktøjer, der er tilgængelige for at oprette rapporter, og situationer, hvor hver enkelt anbefales.

Denne artikel indeholder

Inden du går i gang

Vælg en postkilde

Opret en rapport: klient- og webkompatible rapportværktøjer

Opret en rapport ved hjælp af værktøjet Rapport

Opret en rapport ved hjælp af værktøjet Tom rapport

Opret en rapport: ikke-webkompatible rapportværktøjer

Opret en rapport i visningen Rapportdesign

Opret en rapport ved hjælp af guiden Rapport

Opret etiketter ved hjælp af guiden Etiket

Få oplysninger om sektionerne i en rapport

Forstå kontrolelementer

Indsæt kontrolelementer i rapporten

Oprette et kontrolelement ved hjælp af værktøjerne i gruppen Kontrolelementer

Vis egenskabsarket

Inden du begynder

De primære kriterie til valg af et værktøj til rapportopbygning er, om du opretter en database, der skal deles på internettet, og hvis det er tilfældet, om du rapporten skal gengives i browseren. Når du publicerer en database på en SharePoint-server, der kører Access-tjenester, konverteres rapporter til et specielt format, der kan gengives i browseren. De eneste rapportværktøjer, der er kompatible med denne funktion, er værktøjerne Rapport og Tom rapport. Men hvis du arbejder i en klientdatabase (eller hvis du arbejder i en webdatabase, men ikke vil have vist rapporten i browseren), kan du bruge alle de rapportværktøjer, som Access indeholder.

Du kan finde flere oplysninger om webdatabaser i artiklen Opbyg en Access-database til deling på internettet.

Toppen af siden

Vælg en postkilde

En rapport består af oplysninger, der er hentet fra tabeller eller forespørgsler samt oplysninger, der er gemt i rapportdesignet, såsom etiketter, overskrifter og grafik. De tabeller eller forespørgsler, som leverer de underliggende data, er også kendt som rapportens postkilde. Hvis de felter, du vil medtage, alle sammen findes i en enkelt tabel, skal du bruge den pågældende tabel som postkilde. Hvis felterne er indeholdt i mere end én tabel, skal du bruge en eller flere forespørgsler som postkilde. Disse forespørgsler findes måske allerede i din database, eller du skal muligvis oprette nye forespørgsler, der opfylder behovet i rapporten.

Du kan finde flere oplysninger om postkilder i artiklen Angiv postkilden for en rapport.

Toppen af siden

Opret en rapport: klient- og webkompatible rapportværktøjer

De følgende afsnit beskrives de værktøjer, der kan bruges til at oprette både klient- og webkompatible rapporter. Når du arbejder i en webdatabase, angiver globussymbolet på rapporteringsværktøjet, at den rapport, du opbygger, er webkompatibel.

Opret en rapport ved hjælp af værktøjet Rapport

Værktøjet Rapport er den hurtigste metode til at oprette en rapport, da det genererer en rapport omgående uden at bede dig om oplysninger. Rapporten viser alle felter fra den underliggende tabel eller forespørgsel. Værktøjet Rapport kan ikke oprette det endelige, elegante produkt, du i sidste ende ønsker, men det er meget nyttigt til at få et hurtigt kig på de underliggende data. Du kan derefter gemme rapporten og redigere den, så den bedre opfylder dit behov.

  1. Vælg den tabel eller forespørgsel, der skal fungere som postkilden til rapporten, i Navigationsruden.

  2. Klik på Rapport i gruppen Rapporter under fanen Opret.

Knapflade ELLER Knapflade

Access opretter rapporten og viser den i Layoutvisning.

Når du har set rapporten, kan du gemme den og derefter lukke både rapporten og den underliggende tabel eller forespørgsel, som du har brugt som postkilde. Næste gang du åbner rapporten, viser Access de nyeste data fra postkilden.

Opret en rapport ved hjælp af værktøjet Tom rapport

Hvis du ønsker at være mere selektiv vedrørende de viste data i rapporten, kan du bruge værktøjet Tom rapport til at oprette en rapport helt fra bunden. Det kan være en meget hurtig måde at oprette en rapport på, især hvis du kun vil vise nogle få felter. Sådan bruger du værktøjet Tom rapport:

  1. På fanen Opret i gruppen Rapporter skal du klikke på Tom rapport.
    Knapflade ELLER Knapflade

    Der vises en tom rapport i Layoutvisning, og opgaverude Feltliste vises i højre side af Access-vinduet.

  2. I opgaveruden Feltliste skal du klikke på Vis alle tabeller, hvis ingen tabeller er synlige.

  3. Klik på plustegnet (+) ud for den eller de tabeller, som indeholder de felter, du vil have vist i rapporten.

  4. Træk felterne til rapporten ét ad gangen, eller hold CTRL nede, og marker flere felter, som du så kan trække til rapporten på en gang.

  5. Brug værktøjerne i gruppen Sidehoved/sidefod på fanen Design til at tilføje logo, titel, sidetal eller dato og klokkeslæt i rapporten.

Toppen af siden

Opret en rapport: ikke-webkompatible rapportværktøjer

Du kan bruge de værktøjer, der er beskrevet i dette afsnit, til at oprette rapporter til både klient- og webdatabaser. De oprettede rapporter kan dog ikke vises i en browser. Med andre ord skal du åbne databasen i Access, før du kan få vist en rapport, du opretter ved hjælp af disse værktøjer. Hvis du arbejder i en webdatabase, er rapportværktøjerne angivet under Klientrapporter på fanen Opret.

Opret en rapport i visningen Rapportdesign

I Designvisning kan du nemt se, hvilke kontrolelementer, der er i hvilken sektion af rapporten. Du kan placere kontrolelementer enkeltvis uden brug af layout.

  1. På fanen Opret i gruppen Rapporter skal du klikke på Rapportdesign (i en webdatabase skal du klikke på Klientrapporter og derefter klikke på Rapportdesign).
    Knapflade

  2. I opgaveruden Feltliste skal du klikke på Vis alle tabeller, hvis ingen tabeller er synlige.

  3. Klik på plustegnet (+) ud for den eller de tabeller, som indeholder de felter, du vil have vist i rapporten.

  4. Træk felterne til rapporten ét ad gangen, eller hold CTRL nede, og marker flere felter, som du så kan trække til rapporten på en gang.

  5. Brug værktøjerne i gruppen Sidehoved/sidefod på fanen Design til at tilføje logo, titel, sidetal eller dato og klokkeslæt i rapporten.

  6. Føj kontrolelementer til layout, eller fjern dem fra layout, ved hjælp af kommandoerne på fanen Arranger i gruppen Tabel.

Oprette en rapport ved hjælp af guiden Rapport

Du kan bruge guiden Rapport til at være mere selektiv om, hvilke felter der skal vises i rapporten. Du kan også angive, hvordan data skal grupperes og sorteres, og du kan bruger felter fra flere forskellige tabeller og forespørgsler, hvis du på forhånd har angivet relationerne mellem tabellerne og forespørgslerne. Yderligere oplysninger om oprettelse af relationer finder du ved hjælp af hyperlinkene under Se også.

  1. På fanen Opret i gruppen Rapporter skal du klikke på Guiden Rapport(i en webdatabse skal du klikke på Klientrapporter og derefter klikke på Guiden Rapport).
    Knapflade

  2. Følg anvisningerne på siderne i guiden Rapport. Klik på Udfør på den sidste side.

    Når du får vist rapporten, kan du se rapporten, som det vil blive vist på udskriften. Du kan også øge forstørrelsen for at zoome ind på detaljer.

    Bemærk: Hvis du vil medtage felter fra flere tabeller og forespørgsler i rapporten, skal du undlade at klikke på Næste eller Udfør, når du har valgt felterne fra den første tabel eller forespørgsel på den første side i guiden Rapport. Gentag i stedet fremgangsmåden for at vælge en tabel eller forespørgsel, og klik på de yderligere felter, du vil medtage i rapporten. Klik derefter på Næste eller Udfør for at fortsætte.

Oprette etiketter ved hjælp af guiden Etiket

Med guiden Etiket kan du let oprette etiketter i mange forskellige standardstørrelser.

  1. Vælg den tabel eller forespørgsel, der skal fungere som postkilden for dine etiketter, i Navigationsruden.

  2. Klik på Etiketter i gruppen Rapporter under fanen Opret.
    Knapflade

  3. Følg anvisningerne på siderne i guiden Etiket. Klik på Udfør på den sidste side.

Access viser etiketterne i Vis udskrift, så du kan se dem, som de vises, når de udskrives. Du kan bruge skyderen på statuslinjen i Access til at zoome ind på detaljer.

Bemærk: Vis udskrift er den eneste visning du kan bruge for at få vist flere kolonner – de øvrige visninger viser dataene i en enkelt kolonne.

Toppen af siden

Forstå sektionerne i en rapport

Rapporter i Access er opdelt i sektioner. I en klientdatabase kan du få vist en rapport i designvisning for at se rapportens sektioner. For at kunne oprette nyttige rapporter er det nødvendigt at forstå, hvordan de forskellige sektioner fungerer. En sektion med et beregnet kontrolelement bestemmer for eksempel, hvordan resultaterne beregnes i Access. Den følgende liste er en oversigt over de forskellige typer sektioner og deres brug:

  • Rapporthoved    Denne sektion udskrives kun én gang i begyndelsen af rapporten. Du kan bruge rapporthovedet til oplysninger, der normalt står på en forside, f.eks. et logo, en titel eller en dato. Hvis du placerer et beregnet kontrolelement, der benytter funktionen Sum, i rapporthovedet, beregnes summen for hele rapporten. Rapporthovedet udskrives før sidehovedet.

  • Sidehoved    Denne sektion udskrives øverst på hver side. Du kan f.eks. bruge et sidehoved til at gentage rapportens titel øverst på hver side.

  • Gruppehoved    Denne sektion udskrives ved starten af posterne for hver ny gruppe. Du kan bruge gruppehovedet til at få udskrevet navnet på gruppen. I en rapport, der er grupperet efter produkter, kan du f.eks. bruge gruppehovedet til at få udskrevet navnet på produktet. Hvis du placerer et kontrolelement, der benytter funktionen Sum, i gruppehovedet, beregnes summen for den aktuelle gruppe.

  • Detalje    Denne sektion udskrives én gang for hver række i postkilden. Detaljesektionen er det sted, hvor du placerer kontrolelementer, der udgør selve indholdet i rapporten.

  • Gruppefod    Denne sektion udskrives ved afslutningen af hver gruppe poster. Du kan bruge en gruppefod til at få udskrevet opsummerende oplysninger om en gruppe.

  • Sidefod    Denne sektion udskrives ved afslutningen af hver side. Du kan bruge en sidefod til at få udskrevet sidetal eller oplysninger, der er relateret til hver side.

  • Rapportfod    Denne sektion udskrives kun én gang ved slutningen af rapporten. Du kan bruge en rapportfod til at få udskrevet totaler eller andre opsummerede oplysninger om indholdet af hele rapporten.

    Bemærk: I designvisning vises rapportfoden under sidefoden, men når selve rapporten udskrives eller vises med Vis udskrift, står rapportfoden over sidefoden lige efter den sidste gruppefod eller detaljelinje på den sidste side.

Toppen af siden

Få oplysninger om kontrolelementer

Kontrolelementer er objekter, der viser data, udfører handlinger, giver dig mulighed for at arbejde med data og forbedrer brugergrænsefladen, f.eks. etiketter og billeder. I Access understøttes tre typer kontrolelementer: bundne, ubundne og beregnede.

  • Bundet kontrolelement    Et kontrolelement, hvis datakilde er et felt i en tabel eller forespørgsel, er et bundet kontrolelement. Du kan bruge bundne kontrolelementer til at vise værdier fra felter i din database. Værdierne kan være tekst, datoer, tal, Ja/Nej-værdier, billeder eller grafer. Et tekstfelt er den mest udbredte type bundet kontrolelement. Et tekstfelt, der vises en medarbejders efternavn, kan f.eks. hente disse oplysninger i feltet Efternavn i tabellen Medarbejdere.

  • Ubundne kontrolelementer    Kontrolelementer, der ikke har en datakilde (et felt eller et udtryk) er et ubundet kontrolelement. Du kan bruge ubundne kontrolelementer til at vise oplysninger, streger, rektangler og billeder. En etiket, der viser titlen på en rapport, er et eksempel på et ubundet kontrolelement.

  • Beregnede kontrolelementer    Kontrolelementer, hvis datakilde er et udtryk og ikke et felt, er et beregnet kontrolelement. Du angiver den værdi, du ønsker i kontrolelementet, ved at definere et udtryk som datakilden for kontrolelementet. Et udtryk er en kombination af operatorer (f.eks. = og + ), kontrolelementnavne, feltnavne, funktioner, der returnerer en enkelt værdi, og konstanter. Følgende udtryk beregner f.eks. prisen på en enhed med 25 procents rabat ved at gange værdien i feltet Enhedspris med en konstant værdi (0,75).

    =[Enhedspris] * 0,75

    I et udtryk kan der anvendes data fra et felt i rapportens underliggende tabel eller forespørgsel eller fra et kontrolelement i rapporten.

    Yderligere oplysninger om udtryk finder du under afsnittet Se også.

Når du opretter en rapport, er det normalt mest effektivt at tilføje og arrangere alle de bundne kontrolelementer først, især hvis de udgør de fleste kontrolelementer i rapporten. Derefter kan du tilføje de ubundne og beregnede kontrolelementer ved hjælp af værktøjerne i gruppen Kontrolelementer under fanen Design.

Du binder et kontrolelement til et felt ved at identificere det felt, hvorfra kontrolelementet henter sine data. Du kan oprette et kontrolelement, der er bundet til et bestemt felt, ved at trække feltet fra ruden feltlisten til rapporten. Ruden Feltliste viser felterne i rapportens underliggende tabel eller forespørgsel. Du får vist feltlisten ved at klikke på Tilføj eksisterende felt i gruppen Kontrolelementer under fanen Design.

Du kan også binde et felt til et kontrolelement ved at skrive feltnavnet i selve kontrolelementet eller i boksen til værdien for Kontrolelementkilde i kontrolelementets egenskabsark. Egenskabsarket definerer de forskellige egenskaber for kontrolelementet, f.eks. dets navn, datakilde og format.

Der er to grunde til, at ruden Feltliste er den bedste måde at oprette et kontrolelement på:

  • Et bundet kontrolelement har en tilknyttet etiket, og etikettens tekst er som standard navnet på feltet (eller den titel, der er defineret for det pågældende felt i den underliggende tabel eller forespørgsel), så du ikke selv behøver at skrive titlen.

  • Et bundet kontrolelement arver mange af indstillingerne fra feltet i den underliggende tabel eller forespørgsel (f.eks. egenskaberne Format, AntalDecimaler og Inputmaske). Derfor er du sikker på, at disse egenskaber forbliver uændrede, når du opretter en tekstboks, der er bundet til det pågældende felt.

Hvis du allerede har oprettet et ubundet kontrolelement og vil binde det til et felt, skal du angive kontrolelementets egenskab Kontrolelementkildetil navnet på feltet.

Toppen af siden

Føj kontrolelementer til rapporten

Nogle kontrolelementer oprettes automatisk, f.eks. det bundne tekstbokskontrolelement, der oprettes, når du indsætter et felt fra ruden Feltliste i rapporten. Mange andre kontrolelementer kan oprettes i Layoutvisning eller Designvisning via værktøjerne i gruppen Kontrolelementer under fanen Design.

Bemærk:  Du kan se navnet på hvert værktøj ved at placere musemarkøren over værktøjet og derefter læse det viste værktøjstip.

Opret et kontrolelement ved hjælp af værktøjerne i gruppen Kontrolelementer

  1. Klik på værktøjet for den type kontrolelement, du vil tilføje.

  2. Klik på det sted i rapporten, hvor kontrolelementet skal placeres.

  3. Hvis du ikke får placeret kontrolelementet helt rigtigt i første forsøg, kan du flytte det ved at benytte følgende fremgangsmåde:

    1. Klik på kontrolelementet for at markere det.

    2. Placer musemarkøren over kontrolelementet, indtil den ændres til en markør med fire pile Flyttemarkør .

    3. Træk kontrolelementet til den ønskede placering.

Med denne fremgangsmåde oprettes et ubundet kontrolelement. Hvis kontrolelementet er af en type, der kan vise data (f.eks. en tekstboks eller et afkrydsningsfelt), skal du angive et feltnavn eller et udtryk i egenskaben Kontrolelementkilde for det pågældende kontrolelement, før det kan vise data. Yderligere oplysninger finder du i afsnittet Få oplysninger om kontrolelementer i dette emne.

Få vist egenskabsarket

Hvis du vil have vist egenskabsarket i designvisning, skal du gøre et af følgende:

  • Klik på Egenskabsark i gruppen Funktioner under fanen Design.

ELLER

  • Tryk på F4.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×