Oprette en e-mail-fletning

Du kan bruge e-mail-fletning, når du vil sende et stort antal meddelelser, hvor meget af indholdet er identisk, men nogle oplysninger dog er entydige for hver enkelt meddelelse. Du kan f.eks. bruge e-mail-fletning til at oprette særskilt tilpassede meddelelser, der indeholder personlige bemærkninger eller varierende indhold, der er rettet mod særskilte kundesegmenter. E-mail-fletning kan også bruges til at oprette en produktmeddelelse, der skal sendes til de 100 største kunder, og hvor hele teksten eller det meste af teksten i publikationen er identisk, men e-mail-adressen til hver kunde er entydig.

Bemærk: E-mail-fletning kræver brug af Microsoft Office Outlook 2007 eller Microsoft Outlook Express (version 5.0 eller nyere).

Brug opgaveruden E-mail-fletning til at oprette en e-mail-fletning. Du kan åbne opgaveruden E-mail-fletning i en ny eller en eksisterende publikation ved at pege på Brevfletning og Katalogfletning i menuen Funktioner og derefter klikke på E-mail-fletning.

I denne artikel

Oprette eller oprette forbindelse til modtagerlisten

Forberede din publikation

Oprette den flettede publikation

Annullere en fletning

Oprette eller oprette forbindelse til modtagerlisten

Hvis du vil udføre en e-mail-fletning, skal du åbne en ny eller eksisterende publikation og derefter oprette forbindelse til en datakilde. En datakilde er en fil, der indeholder de entydige data, du vil medtage. En datafil kan indeholde en liste med navne og e-mail-adresser, produktdata eller billeder. Datafilen kan have forskellige formater, bl.a.:

  • Liste over Microsoft Outlook-kontaktpersoner

  • Microsoft Office Excel-regneark

  • Microsoft Office Word-tabeller

  • Microsoft Office Access-databasetabeller

  • Tekstfiler, hvor tabulatorstop, kommaer, semikolon eller andre separatorer adskiller kolonnerne, og afsnit adskiller rækkerne

Du kan oprette forbindelse til en eksisterende liste eller datakilde, eller du kan oprette en ny modtagerliste. Hvis du kun vil bruge nogle af posterne i fletningen, kan du filtrere listen ud fra et bestemt kriterium. Du kan også sortere posterne i alfabetisk rækkefølge.

Bemærk: Hvis du vil indflette billeder på publikationssider, skal datakilden enten indeholde filnavne eller sti til de billedfiler, som du vil flette. Medtag ikke selve billederne i datakilden.

Bruge en eksisterende liste

  1. Klik på Brug en eksisterende liste under Opret modtagerliste. Klik derefter på Næste: Opret eller etabler forbindelse til en modtagerliste.

    Som standard gemmes datakilder i Microsoft Office Publisher i mappen Datakilder. Du skal måske selv søge efter datakilden.

  2. Klik på den ønskede datakilde i dialogboksen Vælg datakilde.

  3. Klik på Åbn.

    Afhængigt af, hvilken type datakilde du vælger, vil der kunne vises andre dialogbokse, hvor du skal angive bestemte oplysninger.

    Hvis datakilden f.eks. er en Microsoft Office Excel-projektmappe, som indeholder oplysninger i flere regneark, skal du vælge det regneark, der indeholder de ønskede oplysninger, og derefter klikke på OK.

    Alle kontaktpersoner i mappen vises i dialogboksen Brevfletning - modtagere, hvor du kan filtrere og sortere listen over modtagere, som skal medtages i brevfletningen.

Vælge modtagere fra kontaktpersoner i Outlook

  1. Klik på Vælg fra kontaktpersoner i Outlook under Opret modtagerliste. Klik derefter på Næste: Opret eller etabler forbindelse til en modtagerliste.

  2. Hvis du bliver bedt om at vælge en brevprofil, skal du klikke på den ønskede profil og derefter klikke på OK.

  3. Klik på den ønskede kontaktliste i dialogboksen Vælg kontaktpersoner, og klik derefter på OK.

    Alle kontaktpersoner i mappen vises i dialogboksen Brevfletning - modtagere, hvor du kan filtrere og sortere listen over modtagere, som skal medtages i brevfletningen.

Skrive en ny liste

Hvis du ikke har en eksisterende liste, der kan oprettes forbindelse til, kan du oprette en ny liste.

  1. Klik på Skriv en ny liste under Opret modtagerliste. Klik derefter på Næste: Opret eller etabler forbindelse til en modtagerliste.

  2. Tilføj nye felter eller kolonneoverskrifter i dialogboksen Ny adresseliste.

    Sådan gør du 

    Klik på Tilpas kolonner i dialogboksen Ny adresseliste, og benyt derefter en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du vil tilføje et felt, skal du klikke på navnet på det felt, du vil tilføje, og derefter klikke på Tilføj.

    • Hvis du vil fjerne et felt, skal du klikke på navnet på det felt, du vil fjerne, og derefter klikke på Slet.

    • Hvis du vil omdøbe et felt, skal du klikke på navnet på det felt, du vil omdøbe, og derefter skrive et nyt navn i feltet Til i dialogboksen Omdøb felt.

    • Hvis du vil flytte et felt opad eller nedad på listen, skal du klikke på navnet på det felt, du vil flytte, og derefter klikke på Flyt opad eller Flyt nedad, indtil feltet har den ønskede placering.

  3. Skriv oplysningerne til den første post i de relevante felter, herunder modtagerens e-mail-adresse. Du behøver ikke at udfylde alle felterne.

  4. Klik på Ny adresse, når du er færdig med at skrive oplysninger til den første adresse.

  5. Gentag trin 3 og 4, indtil du er færdig med at skrive oplysninger, og klik derefter på OK.

  6. Skriv et navn til adresselisten i boksen Filnavn i dialogboksen Gem adresseliste, og vælg derefter en mappe, hvor du vil gemme listen.

    Som standard gemmes adresselister i Microsoft Office Publisher i mappen Datakilder. Det er bedst at gemme adresselisten her, fordi dette også er den standardmappe, som Publisher søger efter datakilder i.

    Alle kontaktpersoner på den nye liste vises i dialogboksen Brevfletning - modtagere, hvor du kan filtrere og sortere listen over modtagere, som skal medtages i brevfletningen.

Vælge modtagere

Du kan markere afkrydsningsfelterne ud for de modtagere, du vil medtage i fletningen, i dialogboksen Brevfletning - modtagere. Marker afkrydsningsfeltet ud for hver enkelt modtager, der skal medtages, og fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for hver modtager, der skal udelades.

Markere eller fjerne alle poster på listen

  • Marker eller fjern markeringen i afkrydsningsfeltet i kolonneoverskriften.

Hvis du kun vil bruge nogle af posterne i fletningen, kan du filtrere listen ud fra et bestemt felt eller kriterium. Når du har filtreret listen, kan du medtage eller udelade poster ved hjælp af afkrydsningsfelterne.

Filtrere poster på listen

  1. Klik på pilen ud for kolonneoverskriften på den post, du vil filtrere efter.

  2. Klik på en af følgende:

    • (Tomme) viser alle de poster, hvor det tilsvarende felt er tomt.

    • (Ikke-tomme) viser alle poster, hvor det tilsvarende felt indeholder oplysninger.

    • (Avanceret) åbner dialogboksen Filtrer og sorter, som du kan bruge til at filtrere efter flere kriterier. Du kan åbne dialogboksen Filtrer og sorter ved at klikke på Filtrer under Indskrænk modtagerliste i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

      Tip: Hvis datakilden indeholder flere poster med identiske oplysninger i nogle af felterne, og hvis der er 10 eller færre entydige værdier i en kolonne, kan du filtrere efter bestemte oplysninger. Hvis der f.eks. er flere adresser med Australien som land/område, kan du filtrere på Australien.

      Dialogboksen Brevfletning - modtagere indeholder poster, der svarer til kriterierne. Hvis du vil se alle posterne igen, skal du klikke på (Alle).

Hvis du vil have vist posterne på listen i alfabetisk orden, kan du sortere dem.

Sortere poster på listen

  • Klik på kolonneoverskriften for den post, du vil sortere efter, i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

    Hvis listen f.eks. skal vises alfabetisk efter efternavn, skal du klikke på kolonneoverskriften Efternavn.

  • Hvis du vil sortere efter flere kriterier, skal du klikke på Sorter under Indskrænk modtagerliste i dialogboksen Brevfletning - modtagere. Vælg det kriterium, du vil sortere efter, i dialogboksen Filtrer og sorter.

Klik på OK for at vende tilbage til opgaveruden E-mail-fletning.

Toppen af siden

Forberede din publikation

En e-mail-fletning består af en meddelelse, der indeholder de oplysninger, som er fælles for alle eksemplarer, og en eller flere pladsholdere til de oplysninger, der er entydige for hvert enkelt eksemplar. Når du har oprettet publikationen, skal du kun indsætte ekstra tekst, som skal stå i alle udgaver af e-mail-flettepublikationen, f.eks. en hilsen, og pladsholderne til de entydige oplysninger, f.eks. navne på modtagere.

Indsæt en tekstboks og skriv den tekst, der skal vises i alle udgaver af e-mail-flettepublikationen, og tilføj pladsholdere til de entydige oplysninger, hvis du ikke allerede har gjort det.

Indsætte en tekstboks

  1. Klik på Tekstboks på værktøjslinjen Objekter Knapflade .

  2. Peg på det sted i publikationen, hvor et af tekstboksens hjørner skal vises, og træk derefter diagonalt, indtil tekstboksen har den ønskede størrelse.

Indsætte den tekst, der skal stå i alle versioner af publikationen

  • Klik i tekstboksen, og skriv derefter den tekst, der skal vises i alle udgaver af e-mail-flettepublikationen.

Indsætte datafelter i publikationen

  1. Klik inde i den tekstboks i e-mail-publikationen, hvor du vil indsætte datafelt.

  2. Du kan indsætte følgende:

    Adressefelter

    Træk det felt, der skal medtages, til den oprettede tekstboks, på listen under Forbered din publikation i opgaveruden E-mail-fletning (Forbered din publikation).

    Bemærk: 

    • Du kan også klikke på Adressefelter under Flere elementer og derefter klikke på hvert enkelt adresseelement, du vil medtage, i dialogboksen Indsæt adressefelt.

    • Hvis navnene på datafelterne i datakilden ikke svarer til navnene på de felter, der bruges til adressefelterne, kan du klikke på Match felter i dialogboksen Indsæt adressefelt. Brug rullelisterne i dialogboksen Match felter til at vælge de felter i datakilden, der svarer til Publisher-felterne.

    Personligt hyperlink

    1. Klik i opgaveruden E-mail-fletning (Forbered din publikation) på Indsæt personligt hyperlink under Flere elementer.

    2. Skriv i dialogboksen Indsæt personligt hyperlink den tekst, der skal vises, og adressen til det websted, modtagerne skal gå til, når de klikker på hyperlinket.

    3. Hvis du vil indsætte et datafelt i den viste tekst, skal du klikke i den tekstboks, hvor du vil indsætte datafeltet, og derefter klikke på det datafelt, du vil indsætte.

      Bemærk: Hvis du indsætter et datafelt, kan du angive en alternativ tekst, der skal vises, og en alternativ webadresse til evt. tomme poster, som svarer til det indsatte datafelt. Marker afkrydsningsfelterne Brug standardtekst til tomme poster og Brug standardhyperlinks til tomme poster efter behov, og skriv den alternative tekst og webadresse.

    Billedfelt

    1. Klik i opgaveruden E-mail-fletning (Forbered din publikation) på Billedfelt under Flere elementer.

    2. Klik i dialogboksen Indsæt billedfelt på det felt, der svarer til den liste med billedfilnavne, der skal indsættes.

    Hilsen

    1. Klik i opgaveruden E-mail-fletning (Forbered din publikation) på Hilsen under Flere elementer.

    2. Vælg formatet for hilsenen i dialogboksen Indsæt hilsen. Hvert format for en hilsen omfatter hilsenen, navneformatet og efterfølgende tegnsætning,

    3. Vælg den tekst, der skal vises, hvis Publisher ikke kan fortolke modtagerens navn, f.eks. hvis datakilden ikke indeholder fornavn eller efternavn på en modtager, men kun et firmanavn. 

      Bemærk: Hvis navnene på datafelterne ikke svarer til navnene på de felter, som Publisher bruger til hilsenen, kan du klikke på Match felter i dialogboksen Indsæt hilsen. Brug rullelisterne i dialogboksen Match felter til at vælge de felter i datakilden, der svarer til Publisher-felterne.

Formatere datafelter

Du kan anvende tekstformater på de datafelter og på den tekst, du har tilføjet (f.eks. hilsenen Hej eller en starthilsen som Kære) for at ændre udseendet af de flettede data. Hvis du vil formatere de flettede data, skal du formatere de flettede felter i e-mail-flettepublikationen.

  1. Marker det felt i e-mail-flettepublikationen, der indeholder de data, du vil formatere.

  2. Klik på Skrifttype i menuen Formater, og vælg derefter de ønskede indstillinger.

Gennemse modtagerdata i datafelterne i publikationen

Nu kan du se, hvordan publikationen kommer til at se ud, når de pågældende vises i de flettede datafelter.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at få vist publikationen:

    • Du kan få vist, hvordan posterne vil se ud i den flettede publikation, ved at klikke på navigationsknapperne under Vis modtager i opgaveruden E-mail-fletning knappen Frem Knappen Tilbage .

      Datafelterne udfyldes med dataene fra den første post i datakilden. Du kan ikke redigere dataene fra datakilden på publikationssiderne, men du kan formatere, flytte eller slette datafelter.

    • Klik på Søg efter en modtager for at søge efter og se et eksempel på en bestemt post i datakilden, og skriv derefter søgekriterierne i dialogboksen Søg efter adresse.

  2. Rediger evt. modtagerlisten ved at benytte en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på Udeluk denne modtager, hvis du vil udelukke en bestemt modtager fra fletningen.

    • Klik på Rediger modtagerliste, hvis du vil redigere listen over modtagere, og udfør derefter ændringerne i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

  3. Klik på Gem som i menuen Filer, når du har færdiggjort e-mail-flettepublikationen og indsat alle fletfelterne. Skriv et navn til publikationen i boksen Filnavn, og klik derefter på Gem.

  4. Klik på Næste: Opret flettede publikationer.

Toppen af siden

Oprette den flettede publikation

Under Vælg output for e-mail-fletning i opgaveruden E-mail-fletning kan du:

  • Send den flettede publikation som en e-mail.

  • Gennemse den flettede publikation (for at se, hvordan den ser ud, før du sender alle eksemplarer, og for at løse eventuelle problemer)

Gennemse den flettede publikation

  1. Klik på Vis e-mail.

  2. Klik på knappen Næste og Forrige for at få vist hver enkelt e-mail, som den vil se ud, når den sendes.

    Bemærk: Hvis Designkontrol har fundet problemer, der kan forhindre, at e-mail-fletningen udføres, får du besked om det under Vis e-mail i opgaveruden E-mail-fletning. Du kan få vist og løse de eventuelle problemer ved at klikke på Designkontrol.

Toppen af siden

Sende den flettede publikation

  1. Klik på Send e-mail.

  2. Vælg modtagerfeltet på rullelisten Til i dialogboksen Flet til e-mail. I de fleste tilfælde er E-mail-adresse det korrekte valg for en e-mail-fletning.

  3. Skriv emnet under Emne. Klik under Elementer, der skal indsættes på det eller de datafelter, du vil indsætte i emnelinjen.

  4. Klik på Indstillinger for at angive andre indstillinger, f.eks. Cc eller Bcc eller vedhæftede filer.

  5. Klik på Send.

    Dialogboksen Send flettede e-mail, så du kan bekræfte adresselisten ved at se en liste med modtagere, som e-mailen blev sendt til eller ikke blev sendt til.

Toppen af siden

Annullere en fletning

Før du sender de flettede e-mails, kan du når som helst annullere en fletning og afbryde en e-mail-flettepublikations forbindelse til datakilden.

  1. Peg på Brevfletning og Katalogfletning i menuen Funktioner, og klik derefter på Annuller Flet.

  2. Når du bliver spurgt, om du vil annullere fletningen, skal du klikke på Ja.

Forbindelsen til datakilden afbrydes.

Bemærk: Hvis du annullerer en e-mail-fletning, konverteres visse datafelter til tekst, mens adresseblokke og hilsener forbliver aktive datafelter.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×