Oprette en delt postkasse

Bidragydere: Diane Faigel Nino Bilic
Senest opdateret: 19. juli 2017

Det er nemt at oprette delte postkasser, så en gruppe af personer kan overvåge og sende mails fra en fælles mailadresse som f.eks. info@contoso.com. Når en person i gruppen besvarer en meddelelse, der er sendt til den delte postkasse, vises afsenderen som den delte postkasse og ikke den enkelte bruger.

Delte postkasser omfatter en delt kalender! Mange små virksomheder foretrækker at bruge den delte kalender som et sted, hvor alle kan lægge deres aftaler ind. Hvis virksomheden f.eks. har 3 personer, der tager på kundebesøg, kan alle lægge aftalerne ind i den delte kalender. Dette er en nem måde for alle at holde styr på, hvor folk er.

Opret en delt postkasse, og tilføj medlemmer

Din browser understøtter ikke video. Installer Microsoft Silverlight, Adobe Flash Player eller Internet Explorer 9.
Video: Oprette en delt postkasse

Prøv det!

  1. Log på med din Office 365-administratorkonto på https://portal.office.com/adminportal/home.

    Log på med din administratorkonto til Office 365.

    Log på Office 365 drevet af 21Vianet

  2. I administration skal du gå til Grupper > Delte Postkasser.

    Vælg for at åbne en delt postkasse
  3. På siden Tilføj en postkasse skal du skrive navnet på den delte postkasse. Guiden vælger derefter mailadressen, men du kan redigere den.

    Navngiv din delte postkasse.

  4. Klik på Tilføj. Der kan gå nogle minutter, før du kan tilføje medlemmer.

  5. Under Næste trin skal du vælge Føj medlemmer til denne postkasse. Medlemmer er de personer, der vil kunne få vist de indgående mails til denne delte postkasse samt udgående svar.

    Vælg Tilføj medlemmer

  6. Vælg knappen +Tilføj medlemmer. Sæt flueben ud for de personer, du ønsker skal bruge denne delte postkasse, og klik på Gem.

    Vælg medlemmer, der skal tildeles den delte postkasse.

  7. Vælg Luk.

Du er færdig! Gå derefter videre til næste trin: Tillad alle at se den sendte mail.

Tillad alle at se den sendte mail (svarene)

Som standard gemmes meddelelser, der sendes fra den delte postkasse, ikke i mappen Sendt post i den delte postkasse. I stedet gemmes de i mappen Sendt post for den person, der har sendt meddelelsen.

Hvis du ønsker, at alle skal kunne se den sendte mail, skal du i Office 365 Administration redigere indstillingerne for delte postkasser. Vælg derefter Sendt post > Rediger.

Vælg Sendt post > Rediger.

Tilføj den delte postkasse til Outlook

Hvis du har aktiveret automapping i din virksomhed (det har de fleste som standard), vil den delte postkasse automatisk vises i dine brugeres Outlook-app, efter de lukker og genstarter appen.

Du kan få mere at vide under:

  • Åbne og bruge en delt postkasse i Outlook 2016 og Outlook 2013

  • Åbn og brug en delt postkasse i Outlook på internettet: Når brugere skal svare som den delte adresse (f.eks. sales@contoso.com), er det MEGET INDVIKLET FØRSTE GANG! Dine brugere skal bruge denne løsning (denne fejl vil ikke blive rettet):

    1. Åbn Outlook på internettet, og gå til den delte postkasse.

    2. Åbn en meddelelse, der er blevet sendt til den delte adresse.

    3. Klik på Besvar.

    4. Nederst i meddelelsen skal du klikke på pilen Mere > Vis fra.

      Klik på pilen Mere, og derefter på Vis fra

    5. Højreklik på Fra-adressen – f.eks Ina@weewalter.me – og klik på Fjern.

      Fjern FRA-aliasset.

    6. Indtast derefter den delte adresse (f.eks. support@contoso.com) og send mailen. Næste gang du svarer fra den delte postkasse, vises dens adresse som en valgmulighed på rullelisten Fra.

      Aliasset for den delte postkasse vises i rullelisten FRA.

Brug en delt postkasse på en mobilenhed (telefon eller tablet)

Du kan tilgå en delt postkasse på en mobilenhed ved at åbne din browser, logge på Office 365 og gå til Outlook på internettet. Se det ovenstående punkttegn for at få en vejledning i, hvordan du åbner og bruger en delt postkasse: Åbn og brug en delt postkasse i Outlook på internettet. Du kan tilgå den delte postkasse fra Outlook på internettet.

Du kan ikke tilgå den delte postkasse på Outlook-appen, der er installeret på mobilenheden.

Brug den delte kalender

Vi foretrækker kalenderen i den delte postkasse frem for SharePoint-kalenderen, når vi skal holde styr på aftaler og personer. En delt kalender er integreret i Outlook, genererer påmindelser og er meget nemmere at oprette og bruge end en SharePoint-kalender.

  1. Gå til kalendervisningen i Outlook-appen, og vælg den delte postkasse.

    Vælg Kalendervisningen

  2. Når du lægger aftaler ind, vil alle, der er medlem af den delte postkasse, kunne få dem vist.

Videresend mails, der sendes til en delt postkasse

  1. I Office 365 Administration skal du vælge den delte postkasse, du vil redigere.

  2. Vælg Videresendelse af mail > Rediger.

  3. Sæt til/fra knappen på Til, og angiv en mailadresse til videresendelse. Du kan kun angive én mailadresse. Det kan være en adresse uden for organisationen, f.eks en gmail-adresse eller en anden delt postkasse.

  4. Vælg Gem.

Send Automatiske svar fra en delt postkasse

  1. I Office 365 Administration skal du vælge den delte postkasse, du vil redigere.

  2. Vælg Autosvar > Rediger.

  3. Sæt til/fra knappen på Til, og vælg, om du vil sende svar til personer i organisationen eller uden for organisationen. Skriv din meddelelse.

  4. Indtast det svar, du ønsker at sende til personer i din organisation. Du kan ikke tilføje billeder, kun tekst.

  5. Hvis du også ønsker at sende et svar til personer uden for organisationen, skal du markere afkrydsningsfeltet ud for de personer, som du ønsker skal have svaret. Skriv så teksten. Det er ikke muligt kun at sende til personer uden for din organisation uden også at gøre det til personer inde i organisationen.

  6. Vælg Gem.

Grænse for delt postkasse: 50 GB

Din delte postkasse kan indeholde op til 50 GB data, uden at du tildeler den en licens. Herefter skal du tildele postkassen en licens for at lagre yderligere data.

Når en delt postkasse når lagergrænsen, vil du kunne modtage mail i et stykke tid, men du kan ikke sende nye mails. Og senere igen vil du heller ikke kunne modtage mails længere. Folk, der sender mails til postkassen, får en meddelelse om manglende levering.

Forebyg, at medlemmer sletter meddelelser i en delt postkasse

Du kan desværre ikke forebygge, at medlemmer sletter meddelelser i en delt postkasse. Antag f.eks., at du har 5 personer, der bruger en delt postkasse. En af dem sletter en mail efter at have læst den. Mailen er nu blevet slettet for alle, også selvom de ikke har læst meddelelsen. Den eneste løsning på dette er at oprette en Office 365-gruppe i stedet for en delt postkasse.

En gruppe i Outlook er ligesom en delt postkasse. Se en sammenligning af de to i Sammenlign grupper. Du kan få flere oplysninger om grupper i Find ud af mere om grupper, især grupperne i afsnittet om Outlook-sektionen længere nede på siden.

Hvad du i øvrigt bør vide om delte postkasser

  • Du behøver ikke at tildele licenser til delte postkasser, der er under 50 GB.

  • Du skal give brugere tilladelse (medlemskab) til at bruge den delte postkasse. Det er kun personer inden for din organisation, der kan bruge en delt postkasse.

  • Du kan ikke give personer uden for din virksomhed (f.eks. personer med en Gmail-konto) adgang til din delte postkasse. Hvis du vil gøre dette, kan du overveje at oprette en gruppe i Outlook i stedet. Du kan få mere at vide ved at gå til Opret en Office 365-gruppe i Administration.

  • Du kan ikke tilgå en delt postkasse i Outlook til iPhone, Android eller Mac. Hvis du vil tilgå en delt postkasse på en af disse enheder, skal du bruge Outlook på internettet.

  • Du kan ikke kryptere mails, der sendes fra en delt postkasse.

  • Du kan konvertere postkasser til delte postkasser. Se Konverter en brugerpostkasse til en delt postkasse.

Ret problemer med at oprette delte postkasser

  • Fejlmeddelelse: Proxyadressen "smtp:<delt postkassenavn>" er allerede i brug i de proxyadresser eller LegacyExchangeDN af "<navn>." Vælg venligst en anden proxyadresse.

    Dette problem opstår, når du forsøger at give den delte postkasse et navn, der allerede er i brug. Lad os f.eks. sige, at du vil kalde de delte postkasser info@domain1 og info@domain2. Der er to måder, at gøre det på:

Sådan fungerer automapping med delte postkasser

Automapping er angivet på brugerens postkasse og ikke den delte postkasse.

Det betyder, at hvis du forsøger at bruge sikkerhedsgruppen til at styre, hvem der har adgang til den delte postkasse, fungerer automapping ikke. Så hvis du vil bruge automapping, skal du tildele tilladelser eksplicit.

Sådan oprettes en delt postkasse i Exchange Administration

Nogle kunder bruger Exchange Administration til al deres administration af postkasser. Her er instruktioner i at oprette delte postkasser ved hjælp af denne grænseflade.

For at se hvilke tilladelser, du skal have for at udføre disse trin, skal du læse posten "Brugerpostkasser" i Modtagertilladelser.

  1. Klik på Modtagere > Delt > Tilføj .

  2. Udfyld de obligatoriske felter:

    • Visningsnavn

    • Mailadresse

  3. For at give Fuld adgang eller Send som-tilladelser, skal du klikke på Tilføj og derefter vælge de brugere, du vil give tilladelser til. Du kan markere flere brugere vha. CTRL-tasten. Er du i tvivl om hvilken tilladelse, du skal bruge? Så læs Hvilken tilladelse bør du bruge?.

    Bemærk: Tilladelsen Fuld adgang giver en bruger mulighed for at åbne postkassen samt oprette og redigere elementer i den. Tilladelsen Send som gør det muligt for alle andre end ejeren af postkassen at sende mails fra den pågældende delte postkasse. Begge tilladelser kræves for, at den delte postkasse kan bruges korrekt.

  4. Klik på Gem for at gemme ændringerne og oprette den delte postkasse.

  1. Klik på Modtagere > Delt > Rediger .

  2. Klik på Postkassedelegering

  3. For at give eller fjerne tilladelserne Fuld adgang eller Send som, skal du klikke på Tilføj eller Fjern og derefter vælge de brugere, du vil give tilladelser til.

    Bemærk: Tilladelsen Fuld adgang giver en bruger mulighed for at åbne postkassen samt oprette og redigere elementer i den. Tilladelsen Send som gør det muligt for alle andre end ejeren af postkassen at sende mails fra den pågældende delte postkasse. Begge tilladelser kræves for, at den delte postkasse kan bruges korrekt.

  4. Klik på Gem for at gemme ændringerne.

  • Fuld adgang Tilladelsen Fuld adgang tillader, at en bruger kan logge på den delte postkasse og fungere som ejeren af den pågældende postkasse. Mens du er logget på, kan brugeren oprette kalenderemner; læse, få vist, slette og ændre mails samt oprette opgaver og kontakter i kalenderen. En bruger med tilladelsen Fuld adgang kan dog ikke sende mails fra den delte postkasse, medmindre pågældende også har tilladelsen Send som eller Send på vegne af.

  • Send som Med tilladelsen Send som kan en bruger agere som den delte postkasse, når vedkommende sender mail. Hvis Kweku f.eks. logger på den delte postkasse Marketingafdeling og sender en mail, vil det se ud som om Marketingafdelingen har sendt mailen.

    De vil dog ikke kunne se nogen af de mails, der bliver sendt til eller fra den delte adresse.

  • Send på vegne af Med tilladelsen Send på vegne af kan brugeren sende mails på vegne af den delte postkasse. Hvis John f.eks. logger på den delte postkasse Reception i Bygning 32 og sender en mail, vil det se ud som om, mailen er sendt af "John på vegne af Receptionen i bygning 32." Du kan ikke bruge EAC til at give tilladelserne Send på vegne af. Du skal i stedet bruge cmdlet'en Set-Mailbox med parameteren GrantSendonBehalf.

Brug PowerShell-cmdlet'en Ny-postkasse for at oprette delte postkasser.

Det følgende eksempel viser, hvordan du opretter den delte postkasse Salgsafdeling og giver tilladelserne Fuld adgang og Send på vegne af til sikkerhedsgruppen MarketingSG. Brugere, der er medlemer af sikkerhedsgruppen, tildeles tilladelser til postkassen.

Bemærk: I dette eksempel antages det, at du allerede har oprettet sikkerhedsgruppen MarketingSG, og at den pågældende sikkerhedsgruppe er mailaktiveret. Læs Administrer mailaktiverede sikkerhedsgrupper.

New-Mailbox -Shared -Name "Sales Department" -DisplayName "Sales Department" -Alias Sales | Set-Mailbox -GrantSendOnBehalfTo MarketingSG | Add-MailboxPermission -User MarketingSG -AccessRights FullAccess –InheritanceType All

Skal jeg oprette en delt postkasse eller en Office 365-gruppe i Outlook?

Se Sammenlign grupper for at få lidt vejledning.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×