Oprette en datakilde til en brevfletning

Noget af det, der står i dette emne, gælder ikke for alle sprog.

Hvilket Office-program bruger du?

Word

Word

Når du udfører en brevfletning, indsætter Word poster fra en datakilde eller liste over modtagere til din primært dokument. En modtagerliste til en brevfletning kan være et Excel-ark, Office-adressekartoteket, en FileMaker Pro-database, et Word-dokument eller en afgrænset tekstfil.

Du bruger brevfletning, hvis du vil oprette et dokument, f.eks. et standardbrev, der skal sendes ud til flere modtagere. Hvert bogstav indeholder de samme oplysninger, men modtagerne er entydige. I breve til dine kunder kan hvert brev f.eks. gøres personligt, så det henvender sig til hver enkelt kunde med navn. De unikke oplysninger i hvert brev kommer fra poster i en datafil. Du skal oprette en datakilde, før du kan oprette en brevfletning. Du kan finde flere oplysninger om at oprette en brevfletning under Oprette konvolutter ved hjælp brevfletning eller Oprette adresseetiketter ved hjælp af brevfletning.

Gør et af følgende:

Oprette en datafil i Word

  1. Klik på Udskriftslayout i menuen Vis.

  2. I værktøjslinjen Standard skal du klikke på Ny  Knappen Nyt dokument .

    Du bruger det tomme dokument til at oprette en datakilde.

  3. Klik på Styring af brevfletning i menuen Værktøjer.

  4. Under 1.Vælg Dokumenttype, klik på Opret ny, og klik derefter på Standardbreve.

  5. Under 2.Vælg Modtagerliste, klik på Hent Liste, og klik derefter på Ny datakilde.

  6. I feltet Feltnavne i kolonneoverskrift skal du klikke på et hvilket som helst feltnavn, du ikke ønsker at medtage i datakilden, klik på Fjern feltnavn, og klik derefter på OK.

  7. Skriv et navn, og vælg en placering for din datakilde, og klik derefter på Gem.

    Husk på, hvor du gemmer datakilden. Du får brug for placeringen senere.

  8. I dialogboksen Dataformular skal du skrive dataene til én datapost, f.eks. en modtagers fornavn i Fornavn, efternavn i Efternavn, adresse i Adresse 1 osv.

    Bemærk: Indsæt ikke mellemrum i afkrydsningsfelter, som skal være tomme.

  9. Når du har udfyldt felterne for én post, skal du klikke på Tilføj ny.

  10. Gentag trin 8 og 9 for hver post, du vil tilføje.

  11. Klik på OK, når du har tilføjet alle de ønskede poster.

    Tip: For at vende tilbage til dialogboksen Dataformular senere, skal du under Styring af brevfletning under 2.Vælg modtagerliste og klikke på Rediger datakilde Knappen Rediger datakilde .

  12. Klik på Luk i menuen Filer.

  13. Klik på Gem for at gemme datakilden.

  14. Klik på Gem ikke for at afvise det tomme åbne dokument.

Oprette en datakilde i Excel

Hver kolonne i Excel-arket indeholder en kategori af oplysninger eller datafelt – f.eks. navn, adresse, by og postnummer. Den første række af celler, der kaldes hovedposten, indeholder datafeltnavnene. Hver efterfølgende række indeholder én post, f.eks. navn og adresse på en person.

Vigtigt: Sørg for, at dataene er i liste-format. Hver kolonne med data skal have et navn i den første række. Der kan ikke være tomme rækker eller kolonner på listen.

  1. Åbn Excel.

  2. I den første række af arket skal du skrive en hovedpost til dine adresser.

    F.eks. i første kolonne i første række skal du skrive Navn, i den anden kolonne skal du skrive Adresse, i tredje kolonne skal du skrive By, i fjerde kolonne skal du skrive Stat, og i femte kolonne skal du skrive Postnummer, så dit Excel-ark ser nogenlunde sådan ud:

    Excel-ark med overskriftposter

    Bemærk: Senere, efterhånden som du får oprettet etiketterne, skal du bruge felterne i hovedposten til at specificere, hvilke data der skal hvorhen.

  3. I anden række skal du skrive navn og adresseoplysninger for én modtager.

    Tilføj så mange ekstra rækker med adresser, som du vil. Dit Excel-ark bør nu se nogenlunde sådan ud:

    Excel-regneark med adresser

  4. Klik på Gem  Knappen Gem .

  5. Skriv et navn på projektmappen – f.eks. Adresser.

    Husk på, hvor du gemmer arket. Du får brug for placeringen senere.

  6. Luk den Excel-projektmappe, som indeholder din modtagerliste.

    Hvis du ikke lukker Excel-projektmappen, der indeholder listen, eller hvis du åbner den, før du er færdig med brevfletningen, kan du ikke afslutte fletningen.

Se også

Oprette og udskrive en enkelt adresseetiket

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×