Oprette en datakilde til en brevfletning

Hvis dine oplysninger ikke allerede er organiseret i et datakildeformat, som Microsoft Office Publisher kan bruge, kan du oprette en datakilde til brug sammen med brev- eller e-mail-fletning. En datakilde kan indeholde en liste med navne og adresser eller også stier til billeder, produktdelenumre, postnummerstregkoder, en oversigt over kundekøb og en række ekstra data, som du ønsker at bruge i en brev- eller e-mail-fletning.

I denne artikel

Datakildestrukturen

Oprette en adresselistedatakilde til en brevfletning

Datakildestrukturen

Før du opretter datakilden, skal du overveje, hvilken type oplysninger du ønsker at medtage i den endelige flettede publikation. Sørg for at strukturere datakildefilen, så den indeholder alle de data, du har brug for til fletningen.

Den første række i datakilden, kolonneoverskriften i tabellen nedenfor, viser kolonnenavnene. Disse kolonnenavne er navnene på de datafelter, som du kan indsætte i brev- eller e-mail-fletningspublikationen som pladsholdere til teksten eller billeddataene.

Under kolonneoverskriften er kolonnerne med data eller datafelterne, der indeholder specifikke oplysninger, der vises i stedet for det tilknyttede fletfelt. Hver række eller post i tabellen under kolonneoverskriften viser et fuldstændigt sæt oplysninger til hver post.

Kolonner i et Excel-regneark skal passer til felter i en postkortpublikation

Toppen af siden

Oprette en adresselistedatakilde til en brevfletning

Du kan bruge Microsoft Office Publisher, Microsoft Office Excel, Microsoft Office Access, Microsoft Office Outlook eller Microsoft Office Outlook med Business Contact Manager til at oprette en datakilde til brev- eller e-mail-fletningen. Når du har oprettet og gemt en adresseliste, kan du bruge den igen og igen til senere brevfletningsprojekter.

Mail Merge Recipients dialog box

Bruge Publisher til at oprette en adresseliste

  1. Åbne en publikation.

  2. Peg på Brevfletning og Katalogfletning i menuen Funktioner, og klik derefter på Opret adresseliste.

  3. Hvis du vil tilpasse kolonnerne i dialogboksen Ny adresseliste, skal du klikke på Tilpas kolonner og benytte en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på Tilføj for at tilføje et felt. Skriv et navn til det nye felt i dialogboksen Tilføj felt, og klik derefter på OK.

    • Hvis du vil fjerne et felt, skal du markere et feltnavn under Feltnavne og derefter klikke på Slet.

    • Hvis du vil omdøbe et felt, skal du gå ind under Feltnavne, markere et feltnavn og derefter klikke på Omdøb. I dialogboksen Omdøb felt skal du indtaste et nyt navn i boksen Til: og derefter klikke på OK.

      Når du har tilpasset alle de ønskede felter, skal du klikke på OK.

  4. Skriv oplysningerne til den første post i de relevante felter på den første tomme linje i dialogboksen Ny adresseliste.

    Hvis du planlægger at flette fotos i den endelige publikation, skal du enten skrive filnavnet eller sti til hver billedfil, du vil bruge, i den relevante kolonne eller i det relevante datafelt for hver post. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Hvis du gemte billedfilerne og datakilden i den samme mappe, skal du skrive filnavnet til det relevante billede. Skriv f.eks. førstefoto.jpg.

    • Hvis du gemte billedfilerne i en anden mappe end den med datakilden, skal du skrive den fulde sti til det relevante billede. Skriv f.eks. C:\Documents and Settings\brugernavn\Dokumenter\Billeder\Katalogprojekt\førstefoto.jpg.

    • Hvis du har gemt billedfilerne i en undermappe, der indeholder datakilden, skal du skrive noget af stien til det relevante billede. Hvis datakildemappen indeholder undermappen Billeder skal du f.eks. skrive \Billeder\førstefoto.jpg.

  5. Når du er færdig med at angive oplysninger til den første post, skal du klikke på Ny post eller trykke på tabulatortasten.

  6. Gentag trin 4 og 5, indtil du er færdig med at tilføje adresser.

  7. Klik på OK.

  8. Skriv et navn til adresselisten i boksen Filnavn i dialogboksen Gem adresseliste, og klik derefter på Gem.

    Adresselisten gemmes som standard i mappen Datakilder. Det anbefales, at adresselisten gemmes her, fordi det er den standardmappe, Publisher søger efter datakilder i. Hvis du gemmer datakildefilen et andet sted end mappen Datakilder, skal du søge efter den, når du vil tilknytte en datakilde under en fletning.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×