Oprette en brevfletning

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Brug brevfletning, når du vil oprette et stort antal dokumenter, der er mere eller mindre identiske, men som indeholder visse entydige oplysninger. Du kan f.eks. bruge brevfletning til at oprette individuelt tilpassede publikationer med personlige noter. Du kan også bruge brevfletning til at oprette et tilbud, som du sender til dine 100 bedste kunder. Teksten i publikationen er den samme, men navn og adresse varierer fra kunde til kunde.

Brug opgaveruden Brevfletning til at gennemgå de trin, en brevfletning består af. Hvis du vil åbne opgaveruden Brevfletning i en ny eller eksisterende publikation, skal du klikke på menuen Funktioner, pege på Brevfletning og Katalogfletning, og derefter klikke på Brevfletning.

Denne artikel indeholder

Oprette eller oprette forbindelse til modtagerlisten

Forberede din publikation

Oprette den flettede publikation

Annullere en fletning

Oprette eller oprette forbindelse til modtagerlisten

Hvis du vil udføre en brevfletning, skal du åbne en ny eller eksisterende publikation og derefter oprette forbindelse til en datakilde. En datakilde er en fil, der indeholder de entydige data, du vil medtage. En datafil kan indeholde en liste med navne og adresser, produktdata eller billeder. Datafilen kan have forskellige formater, bl.a.:

  • Liste over Microsoft Outlook-kontaktpersoner

  • Microsoft Office Excel-regneark

  • Microsoft Office Word-tabeller

  • Microsoft Office Access-databasetabeller

  • Tekstfiler, hvor tabulatorstop eller kommaer adskiller kolonnerne, og afsnit adskiller rækkerne

Du kan oprette forbindelse til en eksisterende liste eller datakilde, eller du kan oprette en ny modtagerliste. Hvis du kun vil bruge bestemte poster på listen, kan du filtrere listen ud fra et bestemt kriterium. Du kan også sortere posterne i alfabetisk rækkefølge.

Bemærk: Hvis du vil flette billeder til dine sider i publikationen, skal din datakilde Medtag filnavne eller stier til de billedfiler, du vil flette. Medtag ikke faktisk billeder eller billeder i datakilden.

Bruge en eksisterende liste

  1. Klik på Brug en eksisterende liste under Opret modtagerliste. Klik derefter på Næste: Opret eller opret forbindelse til en modtagerliste.

    Som standard gemmes datakilder i Microsoft Publisher i mappen Datakilder. Du skal måske selv finde frem til datakilden.

  2. Klik på den ønskede datakilde i dialogboksen Vælg datakilde.

  3. Klik på Åbn.

    Afhængigt af, hvilken type datakilde du vælger, vil der kunne vises andre dialogbokse, hvor du skal angive bestemte oplysninger.

    Hvis din datakilde f.eks. er en Microsoft Office Excel-projektmappe, som indeholder oplysninger på flere regneark, skal du vælge det regneark, der indeholder de ønskede oplysninger, og derefter klikke på OK.

Vælge fra kontaktpersoner i Outlook

  1. Klik på Vælg fra kontaktpersoner i Outlook under Opret modtagerliste. Klik derefter på Næste: Opret eller opret forbindelse til en modtagerliste.

  2. Hvis du bliver bedt om at vælge en brevprofil, skal du klikke på den ønskede profil og derefter klikke på OK.

  3. Klik på den ønskede kontaktliste i dialogboksen Vælg kontaktpersoner, og klik derefter på OK.

    Alle kontaktpersoner i mappen vises i dialogboksen Brevfletning - modtagere, hvor du kan filtrere og sortere listen over modtagere, som skal medtages i brevfletningen.

Skrive en ny liste

Hvis du ikke har en eksisterende liste, der kan oprettes forbindelse til, kan du oprette en ny liste.

  1. Klik på Skriv en ny liste under Opret modtagerliste. Klik derefter på Næste: Opret eller opret forbindelse til en modtagerliste.

  2. Skriv oplysningerne til den første post i de pågældende felter i dialogboksen Ny adresseliste. Du behøver ikke at udfylde hvert eneste felt.

  3. Klik på Ny adresse, når du er færdig med at skrive oplysninger til den første adresse.

  4. Gentag trin 2 og 3, indtil du er færdig med at skrive oplysninger, og klik derefter på OK.

  5. Skriv et navn til adresselisten i feltet Filnavn i dialogboksen Gem adresseliste, og vælg en mappe, hvor du vil gemme listen.

    Som standard gemmes adresselister i Microsoft Publisher i mappen Datakilder. Det er bedst at gemme adresselisten her, fordi dette også er den standardmappe, som Publisher søger efter datakilder i.

    Alle kontaktpersoner på den nye liste vises i dialogboksen Brevfletning - modtagere, hvor du kan filtrere og sortere listen over modtagere, som skal medtages i brevfletningen.

Vælge modtagere

Du kan markere afkrydsningsfelterne ud for de modtagere, du vil medtage i brevfletningen, i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

Hvis du kun vil bruge bestemte modtagerposter på listen, kan du filtrere listen ud fra et bestemt felt eller kriterium. Når du har filtreret listen, kan du medtage eller udelukke poster ved hjælp af afkrydsningsfelterne.

Filtrere modtagerposter på listen

  1. Klik på pilen ud for kolonneoverskriften på den post, du vil filtrere efter.

  2. Klik på en af følgende:

    • (Tomme) viser alle de poster, hvori det tilsvarende felt er tomt.

    • (Ikke-tomme) viser alle poster, hvori det tilsvarende felt indeholder oplysninger.

    • (Avanceret) åbner dialogboksen Filtrer og Sorter, som du kan bruge til at filtrere efter flere kriterier. Du kan også klikke på Filtrer under Indskrænk modtagerliste i dialogboksen Brevfletning-modtagere for at åbne dialogboksen Filtrer og Sorter.

      Tip: Hvis datakilden indeholder poster med ens data, er der ti eller færre entydige værdier i kolonnen, som du kan filtrere efter bestemte data. Hvis der f.eks. er flere adresser, hvor Australien står anført som land/område, kan du filtrere på Australien.

      Dialogboksen Brevfletning - modtagere indeholder kun de angivne poster. Hvis du vil se alle posterne igen, skal du klikke på (Alle).

Hvis du vil have posterne vist i alfabetisk orden, kan du sortere dem på listen.

Sortere poster på listen

  • Klik på kolonneoverskriften for den post, du vil sortere efter, i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

    Hvis listen f.eks. skal vises alfabetisk efter efternavn, skal du klikke på kolonneoverskriften Efternavn.

  • For hurtigt at markere eller rydde alle elementer, markere eller fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet kolonneoverskrift.

  • Hvis du vil sortere efter flere kriterier, skal du klikke på Sorter under Indskrænk modtagerliste i dialogboksen Brevfletning - modtagere. Vælg det kriterium, du vil sortere efter, i dialogboksen Filtrer og sorter.

Klik på OK for at vende tilbage til opgaveruden Brevfletning.

Toppen af siden

Forberede din publikation

En brevfletning består af et dokument, der indeholder de oplysninger, som er fælles for alle eksemplarer, og nogle pladsholdere til de oplysninger, der er entydige for hver enkelt eksemplar. Når du har oprettet publikationen, skal du kun indsætte ekstra tekst, som skal stå i alle udgaver af brevfletningspublikationen, f.eks. en hilsen, og pladsholderne til de entydige oplysninger, f.eks. adresser.

Indsæt en tekstboks og skriv den tekst, der skal vises i alle udgaver af brevfletningspublikationen, og tilføj pladsholdere til de entydige oplysninger, hvis du ikke allerede har gjort det.

Indsætte en tekstboks

  1. Klik på Tekstboksen Knapflade på værktøjslinjen objekter.

  2. Peg på det sted i publikationen, hvor du vil placere det ene hjørne af tekstboksen, og træk derefter diagonalt, indtil tekstboksen har den ønskede størrelse.

Indsætte den tekst, der skal stå i alle versioner af publikationen

  • Klik i tekstboksen, og skriv derefter den tekst, der skal vises i alle udgaver af brevfletningspublikationen.

Indsætte datafelter i publikationen

  1. Klik inde i den tekstboks i brevfletningspublikationen, hvor du vil indsætte datafelt.

  2. Du kan indsætte følgende:

    Adresseblok med navn, adresse og andre oplysninger

    1. Klik på Adresseblok i opgaveruden Brevfletning (Trin 2: Forbered din publikation ) under Flere elementer.

    2. Klik på de adresseelementer, du vil medtage, i dialogboksen Indsæt adresseblok, og klik derefter på OK.

      Bemærk: Hvis navnene på datafelt i datakilden ikke svarer til navnene på de felter, Publisher bruger til adresseblokken, kan du klikke på Match felter i dialogboksen Indsæt adresseblok. Brug rullelisterne i dialogboksen Match felter til at vælge de felter i datakilden, der svarer til Publisher-felterne.

    Hilsen

    1. Klik på Hilsen i opgaveruden Brevfletning (Trin 2: Forbered din publikation ) under Flere elementer.

    2. Vælg det format for hilsenen, der indeholder en hilsen, navneformat og efterfølgende tegnsætning, i dialogboksen Hilsen.

    3. Vælg den tekst, som skal vises i tilfælde af, at Publisher ikke kan fortolke modtagerens navn, f.eks. når datakilden ikke indeholder fornavn eller efternavn på en modtager, men kun et firmanavn.

    4. Klik på OK.

      Bemærk: Hvis navnene på datafelterne ikke svarer til navnene på de felter, som Publisher bruger til hilsenen, kan du klikke på Match felter i dialogboksen Hilsen. Brug rullelisterne i dialogboksen Match felter til at vælge de felter i datakilden, der svarer til Publisher-felterne.

    Adressefelter

    1. I opgaveruden Brevfletning (trin 2: forberede publikationen ) under flere elementer, skal du klikke på adressefelter.

    2. Klik på de adresseelementer, du vil medtage, i dialogboksen Indsæt adressefelt.

      Bemærk: Hvis navnene på datafelterne i datakilden ikke stemmer overens med navnene på de felter, der bruges til adressefelterne, skal du klikke på Match felter i dialogboksen Indsæt adressefelt. Brug de rullelister til at vælge felterne fra datakilden, der svarer til Publisher-felterne i dialogboksen Match felter.

    Andre datafelter

    I opgaveruden Brevfletning (trin 2: forberede publikationen ), på listen under Klargør publikationen, træk det felt, du vil medtage i tekstfeltet, du har oprettet for den.

Formatere datafelter

Du kan anvende formater på de datafelter og den tekst, du har tilføjet (f.eks. hilsenen Hej eller en starthilsen som Kære ...) for at ændre udseendet af de flettede data. Hvis du vil formatere de flettede data, skal du formatere de flettede felter i brevfletningspublikationen.

  1. Marker det felt i brevfletningspublikationen, der indeholder de data, du vil formatere.

  2. Klik på Skrifttype i menuen Formater, og vælg derefter de ønskede indstillinger.

Vis modtager data i datafelterne i publikationen

Nu kan du se, hvordan publikationen kommer til at se ud med de pågældende data i de flettede felter.

  1. Benyt en af følgende fremgangsmåder for at få vist publikationen:

    • Klik på navigation knapperne knappen Frem Knappen Tilbage for at se, hvordan hvert element vises i den flettede publikation for at få vist posterne i rækkefølge.

      Fletfelter udfyldes med dataene fra den første post i datakilden. Du kan ikke redigere dataene fra datakilden på publikationssiderne, men du kan formatere, flytte eller slette datafelter her.

    • Klik på Søg efter en modtager for at søge efter og se et eksempel på en bestemt post i datakilden, og skriv derefter søgekriterierne i dialogboksen Søg efter adresse.

  2. Rediger evt. modtagerlisten ved at benytte en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på Udeluk denne modtager, hvis du vil udelukke en bestemt modtager fra fletningen.

    • Klik på Rediger modtagerliste, hvis du vil redigere listen over modtagere, og udfør derefter ændringerne i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

  3. Klik på Gem som i menuen Filer, når du har færdiggjort brevfletningspublikationen og indsat alle fletfelterne. Skriv et navn til publikationen i boksen Filnavn, og klik derefter på Gem.

  4. Klik på Næste: Opret flettede publikationer.

Toppen af siden

Oprette den flettede publikation

Under Opret flettede publikationer i opgaveruden Brevfletning kan du:

  • Udskrive den flettede publikation (f.eks. til forsendelse)

  • Gennemse den flettede publikation (for at se, hvordan den ser ud, før du udskriver alle eksemplarer, og så du kan løse eventuelle problemer)

  • Gemme den flettede publikation til senere brug

  • Føje de flettede sider til en anden publikation

Gennemse den flettede publikation

  • Klik på Vis udskrift.

Udskrive en flettet publikation

  1. Klik på Udskriv.

  2. Vælg de ønskede indstillinger i dialogboksen Udskriv, og klik derefter på OK.

    Vigtigt: Hvis du vil udskrive forskellige sæt flettede data – f.eks. forskellige navne og adresser – på hvert enkelt papirark, skal du klikke påFlere sider pr. ark i sektionen Printindstillinger. Hvis du vælger Flere kopier pr. ark, vil hvert enkelt papirark indeholde flere kopier af de samme data.

    Dialogboksen Udskriv med indstillingen Flere sider pr. ark

Gemme den flettede publikation til senere brug

Hvis du vil redigere de flettede sider, gemme dem til senere brug eller udskrive dem på et senere tidspunkt, kan du samle og gemme alle de flettede sider som en enkelt ny flettet publikation, der indeholder de faktiske data – for eksempel navne og adresser – i stedet for fletfelter.

  1. Klik på Flet til en ny publikation.

    Der oprettes en ny publikation med de flettede sider.

  2. Klik på Gem publikationen i opgaveruden Brevfletning. Skriv et navn til den nye publikation i boksen Filnavn, og klik derefter på Gem.

Tilføje de flettede sider i en eksisterende publikation

Hvis du regner med at skulle føje sammenflettede sider til slutningen af en eksisterende publikation, skal publikationen til brevfletning svare til den eksisterende publikation på følgende måder:

  • Sidestørrelse (højde og bredde)

  • Sidevisning (en- eller tosidet opslag)

  • Publikationstype (web eller tryk)

  • Siderækkefølge (venstre mod højre eller højre mod venstre)

Med Publisher kan du indsætte flettede sider i en ny eller eksisterende publikation, men du kan ikke føje dem til en eksisterende publikation. Hvis du arbejder på den publikation, du vil indflette data i, skal du gemme og lukke den, før du kan udføre fletningen

  1. Klik på Føj til eksisterende publikation.

  2. Find den publikation, du vil indsætte de flettede sider i, i dialogboksen Åbn publikation, og klik derefter på Åbn.

    De flettede sider indsættes i den eksisterende publikation.

  3. Klik på Gem publikationen i opgaveruden Brevfletning i den eksisterende publikation for at gemme opdateringerne.

Gemme brevfletningspublikationen

Hvis du også gemmer den publikation, som indeholder de flettede felter, kan du gå tilbage og redigere felterne og oprette en ny flettet publikation, som indeholder nye flettede felter eller en opdateret modtagerliste. Hvis du vil gemme publikationen med brevfletning, skal du gøre følgende:

  1. Sørg for, at du er i publikationen med brevfletning.

  2. Klik på Gem i menuen Filer.

  3. Navngiv publikationen med brevfletningen, og klik derefter på Gem.

Toppen af siden

Annullere en fletning

Du kan annullere en fletning for at fjerne tilknytningen mellem en publikation med brevfletning eller en skabelon til katalogfletning og datakilde.

  1. Peg på Brevfletning og Katalogfletning i menuen Funktioner, og klik derefter på Annuller Flet.

  2. Når du bliver spurgt, om du vil annullere fletningen, skal du klikke på Ja.

Forbindelsen til datakilden afbrydes.

Bemærk: Hvis du annullerer en brevfletning, konverteres alle andre felter end adressefelter, hilsener og adresseblokke til almindelig tekst.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×