Oprette en arbejdsproces

Med Microsoft Office SharePoint Designer 2007 kan du oprette arbejdsprocesser, der tilføjer programlogik til dit websted eller program, uden at du behøver at skrive brugerdefineret kode. Ved brug af Workflow Designer opretter du regler, der knytter betingelser og handlinger sammen med elementer på Microsoft SharePoint-lister og -biblioteker, så ændringer i elementer på lister eller i biblioteker starter handlinger i arbejdsprocessen.

Du kan f.eks. oprette arbejdsprocesser til automatisering af forretningsprocesser i din virksomhed – som f.eks. dokumentgranskning, -godkendelse og -arkivering m.v. Eller du kan hurtigt oprette arbejdsprocesser til blot at håndtere rutineprocesser i dit teamwebsted, som f.eks. udsendelse af meddelelser eller oprettelse af opgaver.

I denne artikel får du hjælp til at komme i gang gennem forklaring af nogle nøgleovervejelser og den grundlæggende procedure. I det sidste afsnit kan du finde links til komplette eksempler på arbejdsprocesser.

Yderligere oplysninger om arbejdsprocesser finder du i Introduktion til arbejdsprocesser.

Vigtigt: For at der kan oprettes arbejdsprocesser, skal SharePoint-webstedet være placeret på en server, der kører Windows SharePoint Services 3.0 eller Microsoft Office SharePoint Server 2007.

I denne artikel

Hvordan evaluerer en arbejdsproces trin?

Inden du starter

Oprette arbejdsprocessen

Forslag til næste trin

Hvordan evaluerer en arbejdsproces trin?

Du kan tænke på et trin i en arbejdsproces som en side i Workflow Designer, der grupperer et sæt relaterede betingelser og handlinger. Alle betingelserne og handlingerne på siden evalueres og behandles på en gang. En arbejdsproces startes (enten manuelt eller automatisk), de betingelser, der evt. er blevet oprettet, evalueres for hvert trin, og derefter udføres de handlinger, du vælger i Workflow Designer. Et trin i en arbejdsproces kan udføre alle handlinger som at sende en besked via e-mail, oprette, kopiere, flytte eller slette listeelementer.

Når du opretter en arbejdsproces med mange trin, er det en nøgleovervejelse, hvordan du grupperer handlingerne og betingelserne i hvert trin i arbejdsprocessen. Reglerne i det ene trin udføres til afslutning, inden der fortsættes med næste trin, så du vil gruppere i samme trin alle de regler, der er nødvendige for at udføre den/de specifikke handling(er), som du ønsker.

Du skal også oprette arbejdsprocessen, så hvert trin følger efter det andet i en logisk rækkefølge. Hvis arbejdsprocessen f.eks. afhænger af et svar fra en deltager i arbejdsprocessen, skal arbejdsprocessen indeholde alle nødvendige betingelser og handlinger til at håndtere alle mulige svar.

Når du opretter en arbejdsproces, er det vigtigt at forstå, hvordan arbejdsprocesser evaluerer hvert trin. Følgende udsagn er alle sande:

  • Hvis et trin kun indeholder handlinger og ingen betingelser, udfører arbejdsprocessen altid disse handlinger.

  • Hvis et trin har betingede grene, og hver gren har en betingelse, udfører arbejdsprocessen kun en handling, når betingelsen i en af grenene er opfyldt. Hvis ingen af betingelserne i grenene er opfyldt, går arbejdsprocessen som standard videre til næste trin.

  • Hvis et trin har betingede grene, og hver gren undtagen den sidste har en betingelse, udfører arbejdsprocessen kun en handling, når betingelsen i en af grenene er opfyldt. Ellers, hvis ingen betingelse er opfyldt, udfører arbejdsprocessen handlingen i den sidste gren, som ikke har nogen betingelse.

Toppen af siden

Inden du starter

Inden du opretter arbejdsprocessen, skal du foretage nødvendige ændringer eller tilpasninger på webstedet, listen eller biblioteket – f.eks.:

  • En arbejdsproces er altid knyttet til nøjagtig en SharePoint-liste eller et SharePoint-bibliotek. Webstedet skal have mindst en liste eller et bibliotek, før du kan oprette en arbejdsproces. Hvis der ikke er nogen lister på webstedet, bliver du bedt om at oprette en, når du opretter en arbejdsproces.

  • Hvis du vil have arbejdsprocessen til at bruge brugertilpassede kolonner eller indstillinger, skal du foretage disse ændringer, inden du opretter arbejdsprocessen, så disse kolonner og indstillinger er tilgængelige i Workflow Designer.

  • Hvis du vil have arbejdsprocessen til at bruge liste- eller biblioteksfunktioner, der ikke er aktiveret som standard, f.eks. indholdsgodkendelse, skal du aktivere disse funktioner, inden du opretter arbejdsprocessen.

Bemærk: Arbejdsprocesfunktionen er bygget på Microsoft Windows Workflow Foundation, der er en komponent i Microsoft Windows. Den samme version af Workflow Foundation skal være installeret på computeren og serveren. Den første gang du opretter en arbejdsproces, bliver du måske bedt om at installere Workflow Foundation.

Toppen af siden

Oprette arbejdsprocessen

De grundlæggende trin til at oprette en arbejdsproces er altid de samme: Først definerer du arbejdsprocessen, og derefter opretter du reglerne ved at vælge betingelser og handlinger.

  1. Klik på Åbn websted i menuen Filer.

  2. Find og marker det websted, hvor du vil oprette arbejdsprocessen, i dialogboksen Åbn websted, og klik derefter på Åbn.

  3. Peg på Ny i menuen Filer, og klik på Arbejdsproces.

    Workflow Designer åbnes.

    Første side i Workflow Designer

  4. Skriv et navn til arbejdsprocessen i boksen Giv arbejdsprocessen et navn.

    Besøgende på webstedet ser dette navn, når de ser på arbejdsprocessens status og sider i webbrowseren. Som standard får nye arbejdsprocesser navnene Arbejdsproces 1, Arbejdsproces 2 osv.

  5. Klik på en indstilling på listen Hvilken SharePoint-liste skal arbejdsprocessen knyttes til?

    Workflow Designer viser alle tilgængelige lister, som det kan knyttes til

    Du skal knytte arbejdsprocessen til en SharePoint-liste eller et SharePoint-dokumentbibliotek. Hvilken liste du knytter arbejdsprocessen til afgør, hvor arbejdsprocesdeltagerne starter arbejdsprocessen. Hvis du f.eks. vil have en arbejdsproces til at starte, når et element oprettes eller ændres i Delte dokumenter, skal du vælge det bibliotek. Den tilknyttede liste er det sted, du går til for at undersøge status og historik for arbejdsprocessen eller for at starte arbejdsprocessen manuelt.

    Bemærk: Arbejdsprocesser, der starter automatisk, når et element oprettes eller ændres, kan køre i uendelige løkker, hvilket bør undgås. En arbejdsproces der starter, når et element er blevet ændret, bør f.eks. aldrig ændre et element på den liste, som den er knyttet til. En arbejdsproces, der starter, når et element oprettes, bør tilsvarende aldrig tilføje et element på den liste, den er knyttet til. Dette er også relevant ved flere arbejdsprocesser. Eksempel: Arbejdsproces A er knyttet til liste A, og arbejdsproces B er knyttet til liste B, og begge arbejdsprocesser starter automatisk, når et nyt element oprettes. Arbejdsproces A opretter et element på liste B, og arbejdsproces B opretter et element på liste A. Sådan et scenario opretter en uendelig løkke. Den bedste fremgangsmåde er at vide, hvilke arbejdsprocesser der allerede kører på lister eller biblioteker, når arbejdsprocesserne opretter eller ændrer elementer.

  6. Benyt en eller flere af følgende fremgangsmåder under Marker startindstillinger for arbejdsproces for elementer på denne liste:

    • Marker afkrydsningsfeltet Tillad, at denne arbejdsproces startes manuelt fra et element.

      Denne indstilling føjer en Arbejdsprocesser-kommando til et listeelement, så brugere kan klikke på kommandoen for at starte arbejdsprocessen for det element.

    • Marker afkrydsningsfeltet Start automatisk denne arbejdsproces, når der oprettes et nyt element.

    • Marker afkrydsningsfeltet Start automatisk denne arbejdsproces, når et element ændres.

      Bemærk: Du kan markere to eller tre indstillinger, men du skal markere mindst en indstilling, hvis du vil køre arbejdsprocessen. Hvis du ikke markere en indstilling, kan du oprette arbejdsprocessen og klikke på Udfør, men arbejdsprocessen kan ikke startes. Du kan senere åbne arbejdsprocessen (kommandoen Åbn arbejdsproces i menuen Filer), markere en startindstilling og derefter klikke på Udfør. Dette er nyttigt, mens du er i gang med at oprette arbejdsprocessen.

  7. Klik på Næste.

  8. Skriv et navn til det første trin i arbejdsprocessen i boksen Trinnavn.

    Anden side i Workflow Designer

    Herefter opretter du reglerne for arbejdsprocessen ved at vælge de handlinger, som du vil have den til at udføre, og de betingelser, der skal være opfyldt, for at handlingerne udføres.

    Bemærk: Ikke alle trin behøver indeholde en betingelse. Du kan f.eks. have trin, der blot er en liste over handlinger, der skal udføres. Men hvert trin kan højst have en betinget gren, der indeholder en handling uden en tilknyttet betingelse. Dette er fordi, en betinget gren, der ikke har en betingelse, fungerer som "ellers"-grenen i en "elles hvis"-betinget gren. Hvis betingelse A er sand, udfør handling B – ellers – udfør handling C. Som sådan ville det ikke give mening at have mere end en "ellers"-gren, fordi den sidste gren aldrig ville blive nået.

  9. For hver betingelse, du vil angive, skal du klikke på Betingelser og derefter klikke på betingelsen på listen. Gentag, indtil du har angivet alle de betingelser, du vil tilføje.

    Bemærk: Du kan vælge mere end en betingelse. Hvis du gør det, bliver de sammenknyttet af og, hvilket betyder at alle betingelserne skal være opfyldt, før arbejdsprocessen udfører de tilknyttede handlinger. Flere betingelser opretter et progressivt filter, hvor rækkefølgen har betydning, fordi den første betingelse evalueres først. Hvis du vil flytte en betingelse op eller ned på listen med betingelser, skal du klikke på betingelsen, klikke på den pil, der vises, og derefter klikke på enten Flyt betingelse op eller Flyt betingelse ned på listen.

    Office SharePoint Designer 2007 indeholder et antal foruddefinerede betingelser. Derudover kan du oprette avancerede og brugerdefinerede betingelser. Med brugerdefinerede betingelser kan du sammenligne et felt på den aktuelle liste med en værdi. Med avancerede betingelser kan du sammenligne en værdi med en anden. Du kan således oprette en sammenligning mellem et felt på en vilkårlig liste og en værdi fra et bredt udvalg af kilder.

    Betingelsesliste

  10. Når du har indsat en betingelse, skal du klikke på hvert hyperlink og vælge en værdi for de krævede parametre.

    En betingelse kan f.eks. indeholde hyperlinks til at vælge et felt på listen, en sammenligning og en værdi.

    Trin 1 i Workflow Designer viser en brugerdefineret betingelse

  11. For hver handling, du vil tilføje, skal du klikke på Handlinger og derefter klikke på handlingen på listen. Gentag, indtil du har angivet alle de handlinger, du vil tilføje.

    Hvis handlingen ikke er på listen, skal du klikke på Flere handlinger, klikke på den ønskede handling og derefter klikke på Tilføj.

    Handlingsliste

    Bemærk:  Du kan operette mere end en handling til en betingelse. Hvis du gør det, kan handlingerne enten køre en efter en (sammenføjet med "så") eller samtidig (sammenføjet med "og"). Du kan skifte mellem at handlingerne køres i rækkefølge og parallelt ved at klikke på pilen i øverste højre hjørne af reglen og derefter klikke på enten Kør alle handlinger i rækkefølge eller Kør alle handlinger parallelt.

  12. Når du har indsat en handling, skal du klikke på hvert hyperlink og vælge en værdi for de krævede parametre.

    En handling kan f.eks. indeholde et hyperlink til oprettelse af en e-mail.

    Trin 1 i Workflow Designer viser betingelse og handling

  13. Hvis du vil tilføje en betinget gren, skal du klikke på Tilføj 'Ellers hvis'-betinget gren og gentage trin 9–12 for at oprette endnu en regel.

    En regel er sæt relaterede betingelser og handlinger, som det ses af foregående illustration. Når betingelsen er sand, udfører arbejdsprocessen til tilknyttede handling. Men hvad sker der, hvis betingelsen ikke er sand? Ved at tilføje betingede grene kan du angive yderligere betingelser. Du kan f.eks. oprette tre forskellige betingelser for, når et dokuments status ændres til hhv. godkendt, afvist eller afventer. Du kan også oprette en "ellers"-betingelse, hvor arbejdsprocessen kun udfører handlingen, hvis ingen af de forudgående betingelser var opfyldt. En "ellers"-betingelse oprettes ved at den sidste regel i det trin er en handling uden betingelser. Arbejdsprocessen evaluerer alle betingelserne, og hvis ingen af dem er opfyldt, udføres handlingerne i den sidste gren, som ikke har nogen betingelse.

  14. Klik på Næste, når dette trin i arbejdsprocessen er afsluttet.

  15. Gentag trinene 8-14 for hvert trin i arbejdsprocessen for at oprette yderligere sæt at betingelser og handlinger.

    Efterhånden som du tilføjer trin, skal du tænke på, at hvert trin kun kan indeholde et sæt 'Ellers hvis'-betingede grene, hvor handlingerne i hver gren kun udføres, når den tilknyttede betingelse er opfyldt. I dette tilfælde skal du tilføje ekstra tin, når:

    • Flere sæt af 'Ellers hvis'-betingede grene skal evalueres.

    • Du skal adskille en forgrenet sætning fra en ikke-forgrenet sætning.

  16. Du kan kontrollere arbejdsprocessen for fejl, inden du afslutter Workflow Designer, ved at klikke på Kontroller arbejdsproces.

    Hvis der er en fejl i arbejdsprocessen, skifter hyperlinket farve, og der sættes stjerne før og efter den ugyldige parameter. Desuden vises der under Arbejdsprocestrin et fejlsymbol ved siden af hvert trin, der indeholder en fejl. Kontroller at de angivne parametre er gyldige for hver fejl.

  17. Klik på Udfør. Arbejdsprocessen gemmes og knyttes til den liste, du har angivet.

    Bemærk: Du kan ikke ændre, hvilken liste en arbejdsproces er knyttet til, efter du ar gemt arbejdsprocessen. Du skal i stedet for oprette en ny arbejdsproces og knytte den til den ønskede liste.

Toppen af siden

Forslag til næste trin

Nu da du forstår nøglebegreberne og designovervejelserne, vil du måske oprette en arbejdsproces, til et specifikt brug. Du kan finde links til artikler, der viser færdige eksempler på arbejdsprocesser, i afsnittet Se også.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×