Oprette Visio-organisationsdiagrammer ud fra personalefiler

Gælder for

Microsoft Office Visio® 2003

Microsoft Visio 2002

Du kan automatisk oprette et diagram med Guiden Organisationsdiagram i Visio, hvis du har gemt personaledata i en elektronisk datafil eller har nøjagtige medarbejderdata i dit adressekartotek i Microsoft Exchange Server.

I dette emne kan du læse, hvordan du kan:

Og du kan få:


Formater, som guiden Organisationsdiagram kan læse

Guiden Organisationsdiagram kan læse data i flere forskellige formater, herunder:

  • Microsoft Office Excel® (.xls).

  • Microsoft Exchange Server Directory (dataene i e-mail-adressekartoteket i Microsoft Exchange).

  • Tabulator- eller kommasepareret tekst (.txt)

  • Org Plus (.txt).

  • Filformatet til en database oprettet i et ODBC-kompatibelt (Open Database Connectivity) databaseprogram, f.eks. Microsoft Office Access®.

Strukturere datafiler

Krævede data

Hvis du vil oprette et organisationsdiagram på grundlag af din personaledatafil, skal Guiden Organisationsdiagram kunne identificere:

  • Hver medarbejder entydigt.

  • Hver medarbejders navn. Den måde, navnene står på i datafilen, er også den måde, de vil vises på i placeringsfigurerne til organisationsdiagrammet.

  • Hvem hver medarbejder rapporterer til.


Eksempel på en datafil

Feltet Medarbejder-id i denne datafil indeholder numre, som entydigt identificerer hver medarbejder. Hvis der ikke er nogen medarbejdere med samme navn, kan Navn bruges som entydigt id. Feltet Refererer til skal indeholde overordnedes entydige id. Lad feltet Refererer til stå tomt til personen øverst i diagrammet.

Bemærk:  Hvis du vælger at oprette et organisationsdiagram fra adressekartoteket i Microsoft Exchange Server, finder og læser Guiden Organisationsdiagram automatisk den pågældende fil. Husk, at det organisationsdiagram, som guiden opretter, ikke bliver mere nøjagtigt end dataene i adressekartoteksfilen.

Valgfrie data

Din datafil indeholder sandsynligvis et antal felter ud over felterne Entydigt id, Navn og Refererer til. Du kan f.eks. have felter til stillingsbetegnelse, telefonnummer, afdeling m.m. I Guiden Organisationsdiagram kan du bestemme, hvad du vil gøre med disse data. Du kan vælge at:

  • Vise medarbejdernavnet og én oplysning derudover i stillingsfigurerne i organisationsdiagrammet.

  • Gemme nogle eller alle data i egenskabsfelter, som er tilknyttet figurerne, så andre kan få adgang til dataene fra genvejsmenuen.

  • Lade data blive i datafilen, men ignorere dem med henblik på organisationsdiagrammet.

Køre guiden Organisationsdiagram

Når du har struktureret datafilen, så guiden kan bruge de oplysninger, den indeholder, er du klar til at oprette et organisationsdiagram.

  1. Peg på Ny i menuen Filer, peg på Organisationsdiagram, og klik derefter på guiden Organisationsdiagram.

  2. Klik på Oplysninger, der allerede er gemt i en fil eller database på det første skærmbillede, og klik derefter på Næste.

  3. Følg vejledningen på siderne i guiden. Klik på spørgsmålstegnet, hvis du vil have hjælp til en bestemt side.

Tip om, hvordan du bruger guiden Organisationsdiagram

Emne

Tip!

Du vil undgå at skulle stoppe guiden på grund af fejl i din datafil.

Kontroller, om der er nogen af disse typiske fejl i datafilen, før du kører guiden:

  • Dobbelte forekomster af navne eller id-numre

  • Ugyldige oplysninger i feltet Refererer til

  • Feltet Refererer til står ikke tomt til personen øverst i diagrammet

Du vil have vist nogle af oplysningerne fra din datafil i hver organisationsdiagramfigur.

De oplysninger, du har valgt skal vises i hver figur, kan komme fra et hvilket som helst felt i din datafil. Du har stadig adgang til de oplysninger, der ikke vises. Marker en figur, og klik derefter på Vinduet Brugerdefinerede egenskaber i menuen Vis.

Organisationsdiagrammet er for stort til at kunne være på én A4-side.

Vælg den indstilling i guiden, hvor du kan angive, hvor meget af organisationen der skal vises på hver side i et organisationsdiagram med flere sider. Du kan vælge antal sider, hvilken medarbejder der skal stå øverst på hver side osv.

Du vil se de data, der er knyttet til diagramfigurerne i det nye diagram.

Klik på Vinduet Brugerdefinerede egenskaber i menuen Vis. Marker en figur.

Oprette et diagram ud fra data med kommandolinje- eller med kørselsmetoden

Hvis du vedligeholder virksomhedsdata ved hjælp af ERP-software (Enterprise Resource Planning), f.eks. PeopleSoft eller SAP/R3, kunne du muligvis være interesseret i at udvikle en løsning, som brugere kan benytte til hurtigt at oprette et organisationsdiagram ud fra en datafil uden at skulle gennemgå alle siderne i Guiden Organisationsdiagram.

Hvis du vil udvikle løsningen, skal du oprette en makro eller en eksekverbar fil, som kører Guiden Organisationsdiagram fra kommandolinjen. Makroen eller den eksekverbare fil skal indeholde følgende sætning:

OrgWiz.exe <arguments>

hvor argumenterne angiver, hvordan organisationsdiagrammet skal opbygges. De mulige argumenter er anført nedenfor. Hvis en argumentværdi indeholder mellemrum, skal du indsætte anførselstegn omkring argumentet.

Kommandoargumenter til organisationsdiagrammer

Argument

Formål

/USE-LAST-VALUES

Læser de værdier fra registreringsdatabasen, som blev anvendt af den person, der sidst brugte guiden Organisationsdiagram. Hvis dette argument er angivet, ignoreres alle efterfølgende argumenter.

/FILENAME=<filnavn>

Obligatorisk, medmindre /DATASOURCE eller /MICROSOFT-EXCHANGE er angivet. Angiver navnet på den datafil, som guiden skal læse. Hvis filnavnet indeholder mellemrum, skal du indsætte anførselstegn omkring navnet.

/DATASOURCE=<datakildenavn>, TABLE=<tabelnavn>, DBQUALIFIER=<databaseoperator>

Obligatorisk, medmindre /FILENAME eller /MICROSOFT-EXCHANGE er angivet. Angiver navn, tabel og operator for den ODBC-kompatible database, som guiden skal læse.

/MICROSOFT-EXCHANGE

Obligatorisk, medmindre /FILENAME eller /DATASOURCE er angivet. Angiver, at guiden skal læse dataene fra Microsoft Exchange Server.

/NAME-FIELD=<feltnavn>

Valgfrit. Angiver det felt i datafilen, hvor guiden kan finde navne på medarbejdere. Hvis du ikke angiver dette felt, søger guiden efter almindelige navne, f.eks. Navn, Medarbejder, Medarbejdernavn eller Medarbejdere. Hvis der ikke findes et sandsynligt felt, vises en fejlmelding.

/MANAGER-FIELD=<feltnavn>

Valgfrit. Angiver det felt i datafilen, hvor guiden kan finde refererer-til-oplysninger. Hvis du ikke angiver dette felt, søger guiden efter almindelige navne, f.eks. Overordnet, Refererer til eller Refererer-til. Hvis der ikke findes et sandsynligt felt, vises en fejlmelding.

/FIRSTNAME-FIELD=<feltnavn>

Valgfrit. Angiver et felt i datafilen, hvor guiden kan finde medarbejdernes fornavne. Hvis du ikke angiver dette felt, søger guiden efter almindelige navne, f.eks. Fornavn eller For-navn. Hvis der ikke findes et sandsynligt felt, fortsætter guiden med at oprette organisationsdiagrammet.

/UNIQUEID-FIELD

Valgfrit. Angiver det felt, der indeholder det entydige id. Hvis dette argument ikke er angivet, søger guiden efter et felt, der indeholder de samme dataværdier, som findes i feltet MANAGER-FIELD. Hvis der ikke findes et sandsynligt felt, vises en fejlmelding.

/SHAPE-FIELD=<feltnavn>

Valgfrit. Angiver et felt i datafilen, hvor guiden kan finde navnet på den organisationsdiagrammaster i Microsoft Office Visio, som guiden skal bruge. Hvis du ikke angiver dette felt, søger guiden efter almindelige navne, f.eks. Masterfigur eller Master-figur. Hvis der ikke findes et sandsynligt felt, fortsætter guiden med at oprette organisationsdiagrammet ved hjælp af figurer, som vælges på basis af referencestrukturen.
Du kan for eksempel anbringe Direktør i feltet Figur for personen øverst i organisationsdiagrammet for at angive, at guiden bør bruge figuren Direktør til denne person, når den opretter organisationsdiagrammet.

/HYPERLINK-FIELD=<feltnavn>

Valgfrit. Angiver et felt i datafilen, hvor guiden kan finde teksten til en figurs hyperlink. Guiden søger efter en kolonne ved navn HYPERLINK eller URL i datafilen. Hvis der ikke findes et sandsynlig felt, fortsætter guiden med at oprette organisationsdiagrammet. Guiden læser indholdet i kolonnen og gemmer teksten i figurerne som hyperlinks. Du får adgang til hyperlinkdestinationen ved at højreklikke på figuren og derefter klikke på et hyperlink.

/PAGES=<øverste medarbejder> <antal niveauer> PAGENAME=<sidenavn>,<øverste medarbejder> <antal niveauer> PAGENAME=<sidenavn>...

Valgfrit. Angiver, hvordan du ønsker, at guiden skal sideopdele organisationsdiagrammet. Hvis du angiver dette argument, skal du angive øverste medarbejder på hver side (obligatorisk). Du kan eventuelt medtage det antal referenceniveauer, der skal være på en side, samt sidenavnet. Hvis du ikke angiver antallet af niveauer, medtager guiden alle niveauer på en side. Navne, der indeholder mellemrum, skal stå i anførselstegn. Indsæt altid et mellemrum mellem <øverste medarbejder> og <antal niveauer> og PAGENAME=<sidenavn>. Hvis du ikke angiver siderne, definerer guiden dem og indsætter et passende antal figurer på hver side.

/DISPLAY-FIELDS=<feltnavn>,<feltnavn>, ...

Valgfrit. Angiver de felter fra datafilen, som skal vises i hver boks i organisationsdiagrammet. Hvis du ikke angiver felter, viser guiden medarbejdernavnet. Listens rækkefølge svarer til den, der vises på figurerne.

/CUSTOM-PROPERTY-FIELDS=<feltnavn> HIDDEN, <feltnavn> HIDDEN, ...

Valgfrit. Angiver de felter i datafilen, der skal føjes til figurerne i organisationsdiagrammet som brugerdefinerede egenskabsfelter. Du kan eventuelt indsætte modifikatoren HIDDEN efter de brugerdefinerede egenskaber, som brugeren ikke skal kunne se.
Datafilen kan for eksempel indeholde felter for afdelingsnavn, telefonnummer og kontornummer. Hvis du tilføjer disse felter som brugerdefinerede egenskabsfelter på figurer i organisationsdiagrammer, kan brugere af diagrammerne få adgang til dataene i disse felter ved at højreklikke på de figurer, der repræsenterer medarbejdere.
Du kan også bruge modifikatoren HIDDEN til at gemme oplysninger om kildedataene i figurerne uden at vise oplysningerne i vinduet Brugerdefinerede egenskaber. Hvis du for eksempel vil oprette et organisationsdiagram, der viser hierarkiet af opgaver i Microsoft Project, kan du gemme værdien Projektopgave-id som en skjult brugerdefineret egenskab.

/LINK-TO-DB

Kun gyldig, når /DATASOURCE og /CUSTOM-PROPERTY-FIELDS også er angivet. Kræves ikke, hvis du angiver /LINK-PAGE-ACTIONS eller /LINK-SHAPE-ACTIONS.
Angiver, at der skal oprettes en kæde mellem den datakilde, der indeholder organisationsdataene, og organisationsdiagramtegningen. Når en kæde er oprettet, kan brugeren af tegningen sende ændringer i datakilden til tegningen og omvendt.
Når kæden er oprettet, omfatter standardsiden og figurhandlingerne UPDATE-SHAPES-ONOPEN, UPDATE-RECORD og UPDATE-SHAPE. Det betyder, at hvis du foretager ændringer i datakilden, sendes ændringerne automatisk til tegningen, næste gang du åbner filen. Du kan også sende ændringer frem og tilbage ved at højreklikke på en figur på tegningen og opdatere figuren, hvis datakilden er blevet ændret, eller ved at opdatere en celle i datakilden, hvis figuren er blevet ændret.

/LINK-PAGE-ACTIONS="/<handling>", "/<handling>", ...

Kun gyldig, når /DATASOURCE og /CUSTOM-PROPERTY-FIELDS også er angivet. Hvis du angiver /LINK-PAGE-ACTIONS, behøver du ikke at bruge argumentet /LINK-TO-DB.
Angiver, at der skal oprettes en kæde mellem den datakilde, der indeholder organisationsdataene, og organisationsdiagramtegningen. Når der er oprettet en kæde, kan du sende de ændringer, du foretager i datakilden, til tegningen og omvendt.  

EKSEMPELVÆRDIER

UPDATE-SHAPES betyder, at du kan højreklikke på siden og vælge denne kommando for at sende ændringer fra datakilden til alle figurer i organisationsdiagrammet.
UPDATE-DATABASE betyder, at du kan højreklikke på siden og vælge denne kommando for at sende ændringer fra organisationsdiagrammet til datakilden.
UPDATE-SHAPES-ONOPEN betyder, at hvis du ændrer datakilden, sendes ændringerne automatisk til tegningen, næste gang du åbner filen.
UPDATE-SHAPES-ONINTERVAL betyder, at ændringer i datakilden automatisk sendes til tegningen med de intervaller, du angiver.

/LINK-SHAPE-ACTIONS="/<handling>", "/<handling>", ...

Kun gyldig, når /DATASOURCE og /CUSTOM-PROPERTY-FIELDS også er angivet. Hvis du angiver /LINK-SHAPE-ACTIONS, behøver du ikke at bruge argumentet /LINK-TO-DB.
Angiver, at der skal oprettes en kæde mellem den datakilde, der indeholder organisationsdataene, og organisationsdiagramtegningen. Når der er oprettet en kæde, kan du sende de ændringer, du foretager i datakilden, til tegningen og omvendt.

EKSEMPELVÆRDIER

SELECT-RECORD betyder, at du kan højreklikke på en figur i organisationsdiagrammet og vælge en post i datakilden, som figuren skal repræsentere. Dataene i posten sendes til figuren.
UPDATE-RECORD betyder, at du kan højreklikke på en figur i diagrammet og vælge denne kommando for at sende ændringerne af figuren til en post i datakilden.
UPDATE-SHAPE betyder, at hvis du har ændret datakilden, kan du højreklikke på en figur i diagrammet og opdatere figuren, så den afspejler ændringerne.
UPDATE-SHAPE-AND-RECORD betyder, at du kan højreklikke på en figur i diagrammet og vælge denne kommando for at slette både figuren fra diagrammet og posten i den tilhørende datakilde.

/SHOW-DIVIDER-LINE

Valgfrit. Angiver en skillelinje på figurer i organisationsdiagrammer, som adskiller den første linje i vist tekst (f.eks. medarbejdernavn) fra den anden (f.eks. en titel).

/SYNC-ACROSS-PAGES

Valgfrit. Angiver, at alle figurer, der repræsenterer samme medarbejder på forskellige sider i diagrammet, synkroniseres, så en ændring af en af figurens tekster eller brugerdefinerede egenskaber foretages på alle figurer.

/HYPERLINK-ACROSS-PAGES

Valgfrit. Angiver, at alle figurer, der repræsenterer den samme medarbejder på forskellige sider i diagrammet, vil være kædet sammen ved hjælp af hyperlinks. Du får adgang til hyperlinkdestinationen ved at højreklikke på figuren og derefter klikke på et hyperlink.

/LAUNCHGUI

Valgfrit. Angiver, at tegningsdefinitionen på siderne i guiden Organisationsdiagram vises for brugeren, så brugeren interaktivt kan ændre kommandolinjeargumenterne. Brugeren kan ikke ændre datakilden, der er angivet i /FILENAME, /DATASOURCE eller /MICROSOFT-EXCHANGE.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×