Opret og udskriv breve ved hjælp af brevfletning i Word 2016 til Mac

Når du har masseforsendelser til personer på din adresseliste, kan du bruge brevfletning til at oprette en gruppe af tilpassede breve. Hvert brev, som er produceret, har identisk layout, formatering, tekst og grafik. Kun bestemte afsnit af brevet varierer og er tilpasset.

Der er tre filer forbundet med at oprette og udskrive breve ved hjælp af brevfletningsprocessen:

  • Dit hoveddokument
    Dette dokument indeholder tekst og grafik (f.eks. et logo eller billede), som er identisk for hver version af det flettede dokument. Brødteksten i brevet er et eksempel med identisk indhold.

  • Din adresseliste
    Dette dokument indeholder de data, der bruges til at udfylde oplysninger i brevet. Adresselisten indeholder f.eks. navne, og hoveddokumentet er det brev, som vil blive knyttet til navnene på listen.

  • Det flettede dokument
    Dette dokument er en kombination af hoveddokumentet og adresselisten. Brevfletning henter informationen fra adresselisten og placerer den i dit hoveddokument, hvilket resulterer i et tilpasset brev for hver person.

Følg trinnene nedenfor for at oprette og udskrive tilpassede breve ved hjælp af brevfletning.

Forbered dit brev, inden du går i gang med brevfletningen. Hvis du fortæller folk om et kommende arrangement, kan du f.eks. inkludere navn, dato, klokkeslæt og sted for arrangementet. Det er disse oplysninger, der ville være vigtige for alle modtagere af dit brev.

  1. Vælg Start brevfletning > Breve på fanen Forsendelser i gruppen Start brevfletning.

    standardbreve

  2. Skriv den brødtekst, du til sende til alle, i Word.

Adresselisten er din datakilde. Den kan være et Excel-regneark, en mappe af Outlook-kontakter, en Access-database eller en Office-adresseliste. Den indeholder de poster, som Word bruger til at hente oplysninger fra til at opbygge dit brev.

Tip

  • Hvis du ikke har en adresseliste, kan du oprette en under brevfletningen. Før du starter brevfletningprocessen, skal du samle alle dine dataposter og tilføje dem til datakilden.

  • Hvis du bruger et Excel-regneark, skal du sørge for, at kolonnen til postnumre er formateret som tekst, så der ikke går nuller tabt.

  • Hvis du vil bruge dine Outlook-kontakter, skal du sørge for, at Outlook er dit standardmailprogram. For at gøre dette skal du åbne Apple Mail og vælge Indstillinger på menuen Mail. På fanen Generelt ved siden af Standardprogram til mail skal du vælge Microsoft Outlook.

  • Du kan også bruge dine Apple-kontakter, her skal du sørge for, at Apple Mail er dit standardmailprogram.

  • Brug FileMake Pro-databasen som din datakilde til brevfletning.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Vælg modtagere og derefter vælge en indstilling.

    På fanen Forsendelser er Vælg modtagere fremhævet med en liste med indstillinger

    Vælg

    Om du vil

    Oprette en ny liste

    Starte en ny adresseliste, mens du konfigurerer brevfletningen.

    Bruge en eksisterende liste

    Bruge et Excel-regneark eller en anden type datafil som din adresseliste

    Vælge fra Outlook-kontakter

    Vælge navne direkte fra dine Outlook-kontakter til adresselisten

    Apple-kontakter

    Vælge navne direkte fra dit Apple-adressekartotek til adresselisten

    FileMaker Pro

    Importere data fra en FileMaker Pro-database

  2. Hvis du har valgt Oprette en ny liste, skal du følge disse trin:

    1. I dialogboksen Redigere listefelter opretter Word automatisk felter til grundlæggende oplysninger, f.eks. fornavn, efternavn og adresse. Hvis du vil tilføje et nyt felt, f.eks. et meddelelsesfelt, skal du tilføje det nu, så du kan udfylde det, når du angiver posterne. Under Nyt feltnavn skal du skrive navnet på det felt, du vil tilføje, og derefter vælge plustegnet (+).

      Tip:  Hvis du vil ændre rækkefølgen af felterne, skal du vælge det felt, du vil flytte, og derefter bruge pilene op eller ned for at flytte det felt, hvorhen du vil på listen.

    2. Når alle felterne er konfigureret på den måde, du ønsker, skal du vælge Opret for at oprette listen.

  3. Hvis du har valgt Brug en eksisterende liste, skal du følge disse trin:

    1. Gå til den fil, du vil bruge, og vælg Åbn.

    2. Hvis du vælger at åbne et Excel-regneark, skal du i dialogboksen Åbn projektmappe markere det ark, du vil bruge, og lade Celleområde være tomt, hvis du vil bruge hele regnearket, eller angive et celleområde for de data, du vil bruge, og derefter markere OK.

  4. Hvis du har valgt Vælg fra Outlook-kontakter eller Apple-kontakter, skal du følge disse trin:

    1. Vælg Filtrer modtagere for at markere de modtagere, du vil medtage.

    2. For Outlook-kontakter skal du i dialogboksen Forespørgselsindstillinger ud for Vis brevfletningsmodtagere efter markere Fuldstændig post. På listen over kontakter skal du vælge de kontakter, du vil sende massemails til, og derefter vælge OK.

    3. For Apple-kontakter skal du i dialogboksen Forespørgselsindstillinger under Apple-gruppekontakter, vælge den gruppe, du vil sende massemails og derefter vælge OK.

    4. For FileMaker Pro-database skal du vælge databasefilen i dialogboksen Vælg en FileMaker Pro-database, der skal bruges som datakilde, og vælge Åbn

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Indsæt fletfelt og markere det felt, du vil tilføje.

    På fanen Forsendelser er Indsæt fletfelt fremhævet

    Fortsæt med at tilføje felter, indtil du har tilføjet alle de ønskede oplysninger på brevet.

  2. Formatér felterne i brevet, så det ser ud på den måde, som du vil have resten af dine konvolutter til at se ud. Du kan f.eks. skrive et mellemrum mellem felterne Fornavn og Efternavn og trykke på Enter for at begynde en ny linje for adressefeltet.

    Tip: Hvis du vil sortere modtagerlisten eller fjerne modtagere, skal du på fanen Forsendelser vælge Filtrer modtagere og derefter vælge Sortér poster eller Filtrer poster. Vælg OK, når du er færdig.

  1. På fanen Forsendelser skal du vælge Vis resultater for at se, hvordan brevet kommer til at se ud. Brug venstre og højre pil på fanen Forsendelser for at rulle gennem hvert bogstav.

    Vis resultater er fremhævet på fanen Forsendelser

  2. Hvis du vil foretage yderligere formateringsændringer, skal du vælge Vis resultater igen, så du kan tilføje eller fjerne fletfelter.

  3. Når bogstaverne ser ud som ønsket, skal du på fanen Forsendelser vælge Afslut og flet > Udskriv dokumenter for at afslutte brevfletningen.

    På fanen Forsendelser er Afslut og flet og indstillingen Udskriv dokumenter fremhævet

    Tip: Hvis du vil gennemse og opdatere hvert brev enkeltvis før udskrivning, skal du på fanen Forsendelser vælge Afslut og flet > Rediger enkelte dokumenter. Når du er færdig, skal du klikke på Filer > Udskriv for at udskrive brevene.

Når du gemmer brevfletningsdokumentet, forbliver det knyttet til din adresseliste, så du kan bruge det til din næste masseforsendelse.

For at genbruge dit brevfletningsdokument

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Ja, når Word beder dig om at opretholde forbindelsen.

For at ændre adresser i brevfletningsdokument

  • Åbn brevfletningsdokumentet, og vælg Rediger modtagerliste for at sortere, filtrere og vælge bestemte adresser.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×