Opret og brug opkaldslister i Business Contact Manager

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

En af de vigtigste opgaver, når du har en virksomhed, er at bevare kontakten med nuværende og potentielle kunder. Et enkelt telefonopkald er ofte den bedste måde at gøre det på.

Måske vil du følge på kundeemner, der har givet dig deres visitkort eller har skrevet oplysninger på din webside, ringe til kunder, der vil vide, hvornår udsolgte varer igen er på lager, eller tale med nuværende firmaer eller forretningskontaktpersoner, som er bagud med deres betalinger.

I denne artikel beskrives det, hvordan du kan arbejde med og måle effektiviteten af opkaldslister i Business Contact Manager til Outlook, og du får oplysninger om oprettelse af målrettede modtagerlister og opkaldsmanuskripter, samt hvordan du kan holde styr på dine aktiviteter og resultater.

Hvad vil du foretage dig?

Promovere din virksomhed gennem telefonopkald

Åbne en opkaldsliste

Redigere din opkaldsliste

Promovere din virksomhed gennem telefonopkald

Med Business Contact Manager til Outlook kan du sammensætte en opkaldsliste ud fra dine firma- og forretningskontaktpersoner, oprette et opkaldsmanuskript og registrere resultaterne af hvert enkelt telefonopkald. Du kan også oprette en opkaldsliste ud fra navnene i en rapport. Hvis du vil have oplysninger om at oprette en opkaldsliste ud fra en rapport, skal du se Brug af rapporter og diagrammer i Business Contact Manager.

En opkaldsliste er også en væsentlig markedsføringsaktivitet og kan være en del af en marketingkampagne.

For at spore resultaterne af en opkaldslisteaktivitet skal du registrere navnet på aktiviteten i feltet Startet af for hver enkelt Firma-, Forretningskontakt-, Kundeemne- eller Salgsmulighed-post, der genereres af aktiviteten. Derudover skal du registrere oplysninger om de budgetterede og faktiske omkostninger på siderne Detaljer og Spor for opkaldslisteposten.

Hvis du vil se resultaterne af opkaldslisten, kan du derefter bruge siden Spor i opkaldslisteformularen. Hvis opkaldslisten er en del af en marketingkampagne, kan de overordnede resultater af kampagnen spores under fanen Analyse for marketing arbejdsområde.

Oprette en opkaldsliste

En opkaldsliste i Business Contact Manager til Outlook er mere end blot en liste over navne og numre. Det er et system, der hjælper dig til at være parat og selvsikker på telefonen, og som hjælper dig med at spore resultaterne af hvert sæt af opkald.

Modtagerlisten til en marketingaktivitet kan kun omfatte én posttype, enten Firma eller Forretningskontaktperson. Forretningskontaktpersoner og Kundeemner kan være på den samme liste, fordi posten Kundeemne er baseret på posttypen Forretningskontaktpost.

  1. Klik på Marketing under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. På båndet på fanen Hjem i gruppen Ny skal du klikke på knappen Opkaldslister Opkaldslisteikon .

  3. På opkaldlisteformularen skal du under Aktivitet i feltet Navn skrive et navn til opkaldslisten, f.eks. "Californien – potentielle kunder".

    Opkaldslistepost

    Bemærk:  Hvis denne opkaldsliste er en del af en marketingkampagne, skal du skrive navnet på kampagnen i tekstfeltet Kampagne eller klikke på pilen for at vælge navnet på en eksisterende kampagne. Hvis den ikke er en del af en kampagne, bliver opkaldslisten vedhæftet standardkampagnen Igangværende aktiviteter.

  4. I sektionen Modtagerliste skal du klikke på den type post, du vil nå ud til med opkaldslisten, Alle firmaer, Alle forretningskontaktpersoner og kundeemner, Alle forretningskontaktpersoner eller Alle kundeemner.

    Eller du kan klikke på en af følgende muligheder:

    • Søgemappe. Vælg en søgemappe, der indeholder en filtreret liste over modtagere, hvis du vil oprette en brugerdefineret liste. Feltet omdøbes til Brugerdefineret liste, efter at du vælger en mappe.

    • Igangværende marketingaktivitet. Vælg den modtagerliste, du brugte til en tidligere marketingaktivitet.

    • Ny liste. Åbn dialogboksen Filtrer forretningskontaktpersoner, og vælg kriterier til filtrering af listen.

      Du kan også oprette en liste over modtagere ud fra en rapport. Du kan få mere at vide under Brugsrapporter og -diagrammer i Business Contact Manager.

      Hvis du har oprettet nye posttyper ud fra typen Firma, vises de på listen over Alle firmaer. Hvis du har oprettet nye posttyper ud fra typen Forretningskontaktperson, vises de på listen over Alle forretningskontaktpersoner og kundeemner.

  5. Hvis du vil redigere den markerede liste ved at filtrere den, skal du klikke på Gennemse og filtrer.

    Hvis du vil have mere at vide om filtrering af lister, skal du se Filtrer poster i Business Contact Manager.

  6. På båndet under fanen Hjem i gruppen Vis skal du klikke på Detaljer for at åbne siden Detaljer om aktivitet. Hvis du vil, kan du angive værdier for Kampagnekode, Budgetterede omkostninger, Startdato, Slutdato og Kommentarer.

    Hvis du vil vende tilbage til opkaldslisteformularens hovedside, skal du klikke på Generelt på båndet under fanen Marketing i gruppen Vis.

  7. Der vises oplysninger om hver enkelt modtager på siden Generelt under Oplysninger om modtager. Hvis du vil ændre, hvilke sektioner fra posten der skal vises, skal du klikke på knappen Markér sektioner Knappen Markér afsnit og derefter vælge de sektioner, der skal vises.

  8. Hvis du vil, kan du oprette et manuskript for at gøre dine opkald ensartede og for at sikre, at du kommer rundt om alle de relevante punkter. Desuden hjælper et manuskript dig med at holde dig til emnet og hurtigt at tilpasse din tilgang, når telefonsamtalen ikke går som forventet.

    Opret et opkaldsmanuskript

    • På båndet i gruppen Log over telefonopkald skal du klikke på Kald script Opkaldslisteikon .

    • Gør et af følgende for at oprette et manuskript til dine opkald:

      • Skriv manuskriptet i vinduet Kald script.

      • I gruppen Handlinger skal du klikke på Indlæs indhold Ikonet Indlæs script , og gå derefter til et allerede gemt dokument.

      • Kopiér og indsæt et manuskript fra et andet dokument.

        Manuskriptet vises i loggen over telefonopkald for hver modtager.

        Opkaldsliste med script

        Bemærk:  Hvis du redigerer manuskriptet i sektionen Log over telefonopkald i opkaldslisteposten, ændrer du kun versionen af manuskriptet for den valgte modtager. Hvis du vil redigere manuskriptet for alle opkald, skal du klikke på Kald script Opkaldslisteikon på båndet og derefter redigere manuskriptet i vinduet Kald script.

  9. Hvis du vil, kan du bruge funktionen Kategorisering i Outlook til at føje en farvekategori til opkaldslisten. På båndet under fanen Marketing og i gruppen Mærker skal du klikke på Kategoriser, og derefter skal du klikke på en farvekategori.

  10. Hvis du vil i gang med dine opkald straks, kan du starte med det første navn på listen. Ellers kan du gemme opkaldslisten.

Før du foretager uopfordrede opkald, bør du se eventuelle nationale forbudslister som det amerikanske Do Not Call Registry og FCC-bestemmelserne på www.fcc.gov/cgb/donotcall/. Do Not Call-reglerne gælder ikke for virksomheder, som en forbruger har en eksisterende forretningsrelation til.

Toppen af siden

Åbn en opkaldsliste

Du får muligvis brug for at genoptage dit arbejde på en opkaldsliste, hvis du ikke kunne ringe til alle i løbet af én session, eller det kan være nødvendigt at foretage ændringer på listen over modtagere eller i manuskriptet.

  1. Klik på Marketing under Business Contact Manager i navigationsruden.

  2. På fanen Opkaldslister skal du dobbeltklikke på den opkaldsliste, du vil åbne, i listeruden.

Toppen af siden

Rediger din opkaldsliste

Opkaldslister er nemme at oprette og ændre. Du kan ændre typen af poster, der vises på listen, du kan afgrænse listen ved at filtrere eller vælge modtagerne, og du kan ændre manuskriptet for alle eller nogle af modtagerne.

  1. Åbn den opkaldsliste, du vil ændre.

  2. Hvis du foretager ændringer af opkaldslisten, skal du følge instruktionerne i Opret en opkaldsliste.

Vigtigt: Du kan ikke ændre en opkaldsliste, efter at du har ændret opkaldsstatus for en post på listen. I stedet skal du højreklikke på opkaldslisten og derefter klikke på Kontakt via opkaldsliste for at oprette en ny opkaldsliste baseret på en eksisterende.

Toppen af siden

Foretag og spor dine opkald ved hjælp af en opkaldsliste

  1. Åbn eller opret en opkaldsliste.

    Under Modtagerliste er det første navn på listen fremhævet.

    Modtagerliste for opkaldsliste uden foretagede opkald

    Bemærk:  De viste navne er taget fra feltet Arkivér som i kildeposten. Det navn, som vises under Modtageroplysninger er taget fra feltet Fulde navn.

  2. Ring til kontakten ved hjælp af telefonnummeret under Modtageroplysninger.

  3. Åbn manuskriptet. På båndet i gruppen Log over telefonopkald skal du klikke på Kald script. Når du får fat på kontakten, skal du læse manuskriptet på en naturlig måde, og hvis der ikke er noget manuskript, skal du koncentrere dig om at levere dit budskab.

    Bemærk:  Hvis du redigerer manuskriptet i sektionen Log over telefonopkald i opkaldslisteposten, ændrer du kun manuskriptet for den valgte modtager.

  4. Under Log over telefonopkald skal du i Samlet varighed klikke på eller skrive længden af telefonopkaldet. Du kan også automatisk tage tid på opkaldet.

    Sådan tager du automatisk tid på opkaldet

    1. På båndet i gruppen Log over telefonopkald skal du klikke på Start timer Ikonet Start timer , når du påbegynder opkaldet eller genoptager det efter en pause.

    2. Klik på Afbryd timer midlertidigt Ikonet Afbryd timer midlertidigt , når der er en pause i opkaldet, eller når du er færdig med opkaldet.

      Længden af opkaldet registreres under Log over telefonopkald i feltet Samlet varighed. Du kan også klikke på eller skrive længden af opkaldet manuelt.

  5. Hvis du vil tilføje noter til samtalen, skal du på båndet i gruppen Log over telefonopkald klikke på Tilføj tidsstempel og skrive dine kommentarer i den boks, hvor manuskriptet vises.

    Bemærk:  Hvis du vil ændre udseendet af teksten, skal du på båndet klikke på fanen Formatér tekst for at bruge formateringskommandoerne. Hvis du vil tilføje filer, billeder eller tabeller, skal du klikke på fanen Indsæt.

  6. Under opkaldet, eller når det er afsluttet, skal du klikke på en eller flere af følgende indstillinger på båndet under fanen Marketing i gruppen Modtagerhandlinger:

    • Nyt oversigtsemne for at tilføje et element i kommunikationsoversigten, f.eks. en forretningsnote, opgave, fil eller mail til en post for modtageren. Der oprettes automatisk en ny log over telefonopkald for modtageren af opkaldslisten.

    • Opfølgning for at føje et opfølgningsflag til posten, eller for at markere et opfølgningselement som fuldført med indstillingen Markér som fuldført.

    • Åbn for at få vist posten for modtageren.

    • Webside for at få vist den webside, der er knyttet til modtagerens post, hvis den er tilgængelig.

  7. Ved afslutning af opkaldet skal du opdatere posten i sektionen Opkaldsstatus. Ikke ringet op er valgt som standard. Klik på et af de følgende afkrydsningsfelter:

    1. Indtalt besked

    2. Opkald fuldført

    3. Ring ikke

      Vigtigt:  Du kan ikke ændre en opkaldsliste, efter at du har ændret opkaldsstatus for nogen post på listen. Du kan dog oprette en ny opkaldsliste, som er en kopi af en eksisterende opkaldsliste. Højreklik på opkaldslisten i Marketing arbejdsområde, og klik derefter på Kontakt via opkaldsliste.

  8. Hvis en modtager beder om at blive fjernet fra opkaldslisten, skal du markere afkrydsningsfeltet Ring ikke. Firmaet eller forretningskontakten markeres som Ring ikke både på Modtagerliste på siden Detaljer for firma- eller forretningskontaktpersonposten. Denne modtager medtages ikke på fremtidige opkaldslister.

  9. Klik på Gem/Næste for at foretage følgende ændringer:

    1. Gemme ændringerne som en log over telefonopkald i kommunikationsoversigten for den markerede post, og gå til den næste post, der skal ringes til.

    2. Stoppe timeren og registrere den samlede varighed af opkaldet i loggen over telefonopkald.

    3. Angive opkaldsstatus på Modtagerliste.

      Opkaldsliste med to foretagede opkald

      1 – Indtalt besked. 2 – Opkald fuldført. 3 – Ring ikke. 4 – Aktuel modtager.

      Bemærk:  Selvom status opdateres på Modtagerliste, når du gemmer posten, skal indstillingerne i sektionen Opkaldsstatus ændres manuelt.

  10. Når du har ringet til alle på listen, kan du lukke aktiviteten. Klik på Markér som lukketbåndet i gruppen Marketing.

Toppen af siden

Mål effektiviteten af dine marketingopkaldslister

Du kan oprette opkaldslister og manuskripter til mange formål. Men når du foretager marketingopkald, vil du gerne kende resultatet af dit arbejde. Gennemse resultaterne af en opkaldsliste på siden Spor for opkaldslisten.

  1. Åbn en opkaldsliste.

  2. På båndet på fanen Hjem i gruppen Vis skal du klikke på Spor Ikonet Spor side .

  3. På siden Spor skal du gennemgå følgende elementer:

    • Under Aktivitetsresultater kan du se oversigtsoplysninger om Påbegyndte kundeemner, Påbegyndte salgsmuligheder, Påbegyndte firmaer, Påbegyndte kontakter, Påbegyndte telefonlogge og Forventet omsætning for aktiviteten. Hvert felt har også en Vis rapport-knap, som viser en detaljeret rapport over dataene for det pågældende felt.

      Bemærk:  Oplysningerne på siden Spor, herunder forventet omsætning, opdateres, når poster af typen Firma, Forretningskontaktperson, Kundeemne eller Salgsmulighed indeholder navnet på opkaldslisten i feltet Startet af.

    • I området Aktivitetsoplysninger kan du opdatere følgende oplysninger:

      • Faktiske omkostninger    Angiv de faktiske omkostninger for opkaldslisten, så du kan beregne dit investeringsafkast.

      • Lukket    Markér dette afkrydsningsfelt for at angive, at opkaldslisten er afsluttet, og at aktiviteten nu er lukket. Ryd markeringen af afkrydsningsfeltet for at genaktivere opkaldslisten.

    • I sektionen Modtagere kan du gennemgå listen over opkald, du har foretaget, og hvis du vil, kan du oprette en salgsmulighedspost direkte fra modtagerens post. Klik blot på navnet på listen, og klik derefter på Påbegynd salgsmulighed.

      Bemærk:  Du kan også oprette en salgsmulighedspost fra modtagerlisten på siden Generelt for opkaldslisten. Vælg et navn på Modtagerliste, derefter skal du på båndet, fanen Marketing, i gruppen Modtagerhandlinger klikke på Nyt oversigtsemne Ikonet Nyt historikelement og derefter klikke på Salgsmulighed.

  4. Klik på Gem og luk Gem og luk-ikon .

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×