Opret en mappe med navne, adresser og andre oplysninger

Du kan flette dataene til et enkelt dokument, f.eks. en medlemsoversigt, et katalog eller en stykliste, ved hjælp af funktionen Mappe i Word.

  1. På fanen Mailinglister skal du klikke på Start brevfletning og derefter klikke på Guiden trinvis brevfletning.

    Start guiden Brevfletning

  2. I opgaveruden Brevfletning i højre side af skærmen skal du under Vælg dokumenttype klikke på Mappe.

  3. Nederst i ruden Brevfletning skal du klikke på Næste: startdokument.

    Klik dig gennem brevfletningsprocessen i 6 trin

  4. Under Vælg startdokument får du vist følgende indstillinger:

    • Brug det aktuelle dokument: Brug det aktuelle dokument på skærmen som hoveddokumentet.

    • Start fra en skabelon: Vælg en af de færdiglavede brevfletningsskabeloner.

    • Start fra et eksisterende dokument: Åbn et eksisterende dokument, du vil bruge som hoveddokument for brevfletningen.

      Vælg den indstilling, du ønsker, og klik derefter på Næste: vælg modtagere.

  5. Når du åbner eller opretter en datakilde ved hjælp af guiden Brevfletning, beder du samtidig Word om at bruge et bestemt sæt variable oplysninger til brevfletningen. Brug en af følgende metoder til at vedhæfte hoveddokumentet til datakilden.

    1. I opgaveruden Brevfletning under Vælg modtagere skal du klikke på Brug en eksisterende liste.

    2. Under Brug en eksisterende liste skal du klikke på Gennemse.

    3. I dialogboksen Vælg datakilde skal du vælge den fil, der indeholder de variable oplysninger, du vil bruge, og derefter klikke på Åbn.

    4. I dialogboksen Brevfletningsmodtagere skal du vælge de navne, du vil medtage.

      Sådan gør du

      1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

        Brug afkrydsningsfelterne til at angive navnene

        Denne fremgangsmåde egner sig bedst, hvis listen er kort. Markér afkrydsningsfelterne ud for de navne, du vil medtage, og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de navne, som ikke skal medtages.

        Tip: Hvis du vil medtage de fleste af navnene på listen i din mappe, kan du starte med at klikke på Markér alt, hvorefter det er nemt at fravælge enkelte personer på listen. Og omvendt, hvis du kun vil medtage nogle få personer på listen, kan du klikke på Ryd alt og derefter markere de personer, som skal medtages.

        Sortér elementer på listen

        Denne fremgangsmåde er nyttig, hvis du vil have vist elementer i alfabetisk eller numerisk orden. Klik på kolonneoverskriften for det element, du vil sortere efter. Hvis du f.eks. vil have vist listen alfabetisk efter efternavn, skal du klikke på kolonneoverskriften Efternavn.

        Filtrér elementer på listen

        Denne fremgangsmåde er nyttig, hvis listen indeholder poster, som du ikke vil have vist eller medtage i mappen. Når først du har filtreret listen, kan du bruge afkrydsningsfelterne til at medtage eller fravælge poster som beskrevet i ovenstående afsnit.

        Klik på pilen ud for kolonneoverskriften på det element, du vil filtrere efter, og klik derefter på en af følgende:

        • (Tomme) viser alle poster, hvori det tilsvarende felt er tomt.

        • (Ikke-tomme) viser alle poster, hvori det tilsvarende felt indeholder oplysninger.

        • Hvis datakilden indeholder poster med ens data, er der ti eller færre entydige værdier i kolonnen, som du kan filtrere efter bestemte data. Hvis der f.eks. er flere adresser, hvor Australien står anført som land/område, kan du filtrere på Australien.

          Dialogboksen Brevfletningsmodtagere indeholder kun de angivne poster. Hvis du vil se alle posterne igen, skal du klikke på (Alle).

          Tip!: 

          • Du kan foretage avanceret sortering og filtrering ved at klikke på pilen ud for et vilkårligt kolonnenavn og derefter klikke på (Avanceret). Brug fanerne Filtrer poster og Sortér poster til at konfigurere den sorterings- eller filtreringsforespørgsel, du ønsker.

          • Hvis du har installeret software til validering af adresser, kan du klikke på Valider adresser i dialogboksen Brevfletningsmodtagere for at kontrollere de angivne adresser.

      2. Klik på OK for at vende tilbage til opgaveruden Brevfletning. Word bruger de navne, du har angivet i mappen.

    1. I opgaveruden Brevfletning under Vælg modtagere skal du klikke på Vælg fra Outlook-kontaktpersoner.

    2. Under Vælg fra Outlook-kontaktpersoner skal du klikke på Vælg mappen Kontaktpersoner.

    3. Vælg den ønskede mappe med Outlook-kontaktpersoner i dialogboksen, og klik på OK.

    4. I dialogboksen Brevfletningsmodtagere skal du vælge de navne, du vil medtage.

      Sådan gør du

      1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

        Brug afkrydsningsfelterne til at angive navnene

        Denne fremgangsmåde egner sig bedst, hvis listen er kort. Markér afkrydsningsfelterne ud for de navne, du vil medtage, og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de navne, som ikke skal medtages.

        Tip: Hvis du vil medtage de fleste af navnene på listen i din mappe, kan du starte med at klikke på Markér alt, hvorefter det er nemt at fravælge enkelte personer på listen. Og omvendt, hvis du kun vil medtage nogle få personer på listen, kan du klikke på Ryd alt og derefter markere de personer, som skal medtages.

        Sortér elementer på listen

        Denne fremgangsmåde er nyttig, hvis du vil have vist elementer i alfabetisk eller numerisk orden. Klik på kolonneoverskriften for det element, du vil sortere efter. Hvis du f.eks. vil have vist listen alfabetisk efter efternavn, skal du klikke på kolonneoverskriften Efternavn.

        Filtrér elementer på listen

        Denne fremgangsmåde er nyttig, hvis listen indeholder poster, som du ikke vil have vist eller medtage i mappen. Når først du har filtreret listen, kan du bruge afkrydsningsfelterne til at medtage eller fravælge poster som beskrevet i ovenstående afsnit.

        Klik på pilen ud for kolonneoverskriften på det element, du vil filtrere efter, og klik derefter på en af følgende:

        • (Tomme) viser alle poster, hvori det tilsvarende felt er tomt.

        • (Ikke-tomme) viser alle poster, hvori det tilsvarende felt indeholder oplysninger.

        • Hvis datakilden indeholder poster med ens data, er der ti eller færre entydige værdier i kolonnen, som du kan filtrere efter bestemte data. Hvis der f.eks. er flere adresser, hvor Australien står anført som land/område, kan du filtrere på Australien.

          Dialogboksen Brevfletningsmodtagere indeholder kun de angivne poster. Hvis du vil se alle posterne igen, skal du klikke på (Alle).

          Tip!: 

          • Du kan foretage avanceret sortering og filtrering ved at klikke på pilen ud for et vilkårligt kolonnenavn og derefter klikke på (Avanceret). Brug fanerne Filtrer poster og Sortér poster til at konfigurere den sorterings- eller filtreringsforespørgsel, du ønsker.

          • Hvis du har installeret software til validering af adresser, kan du klikke på Valider i dialogboksen Brevfletningsmodtagere for at kontrollere de angivne adresser.

      2. Klik på OK for at vende tilbage til opgaveruden Brevfletning. Word bruger de navne, du har angivet i mappen.

    1. I opgaveruden Brevfletning under Vælg modtagere skal du klikke på Skriv en ny liste.

    2. Klik på Opret under Skriv en ny liste.

    3. I dialogboksen Ny adresseliste skal du skrive de oplysninger, du vil medtage til den første post. Du behøver ikke at udfylde hvert eneste felt.

    4. For at fuldføre den første post og fortsætte til en ny post skal du klikke på Ny post.

    5. Bliv ved med at tilføje poster, indtil du er færdig, og klik derefter på Luk.

    6. I dialogboksen Gem adresseliste skal du skrive et navn til adresselisten i feltet Filnavn og derefter vælge en mappe, hvor du vil gemme listen.

      Som standard gemmes adresselisten i mappen Mine datakilder. Det er bedst at gemme adresselisten på denne placering, da dette også er standardmappen, hvori Word søger efter datakilder. Hvis du vil bruge denne adresseliste i en senere brevfletning, vil det derfor ikke være nødvendigt at gennemse filer og mapper for at finde den.

    7. Klik på Gem.

    8. I dialogboksen Brevfletningsmodtagere skal du vælge de navne, du vil medtage.

      Sådan gør du

      1. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

        Brug afkrydsningsfelterne til at angive navnene

        Denne fremgangsmåde egner sig bedst, hvis listen er kort. Markér afkrydsningsfelterne ud for de navne, du vil medtage, og fjern markeringen i afkrydsningsfelterne ud for de navne, som ikke skal medtages.

        Tip: Hvis du vil medtage de fleste af navnene på listen i din mappe, kan du starte med at klikke på Markér alt, hvorefter det er nemt at fravælge enkelte personer på listen. Og omvendt, hvis du kun vil medtage nogle få personer på listen, kan du klikke på Ryd alt og derefter markere de personer, som skal medtages.

        Sortér elementer på listen

        Denne fremgangsmåde er nyttig, hvis du vil have vist elementer i alfabetisk eller numerisk orden. Klik på kolonneoverskriften for det element, du vil sortere efter. Hvis du f.eks. vil have vist listen alfabetisk efter efternavn, skal du klikke på kolonneoverskriften Efternavn.

        Filtrér elementer på listen

        Denne fremgangsmåde er nyttig, hvis listen indeholder poster, som du ikke vil have vist eller medtage i mappen. Når først du har filtreret listen, kan du bruge afkrydsningsfelterne til at medtage eller fravælge poster som beskrevet i ovenstående afsnit.

        Klik på pilen ud for kolonneoverskriften på det element, du vil filtrere efter, og klik derefter på en af følgende:

        • (Tomme) viser alle poster, hvori det tilsvarende felt er tomt.

        • (Ikke-tomme) viser alle poster, hvori det tilsvarende felt indeholder oplysninger.

        • Hvis datakilden indeholder poster med ens data, er der ti eller færre entydige værdier i kolonnen, som du kan filtrere efter bestemte data. Hvis der f.eks. er flere adresser, hvor Australien står anført som land/område, kan du filtrere på Australien.

          Dialogboksen Brevfletningsmodtagere indeholder kun de angivne poster. Hvis du vil se alle posterne igen, skal du klikke på (Alle).

          Tip!: 

          • Du kan foretage avanceret sortering og filtrering ved at klikke på pilen ud for et vilkårligt kolonnenavn og derefter klikke på (Avanceret). Brug fanerne Filtrer poster og Sortér poster til at konfigurere den sorterings- eller filtreringsforespørgsel, du ønsker.

          • Hvis du har installeret software til validering af adresser, kan du klikke på Valider i dialogboksen Brevfletningsmodtagere for at kontrollere de angivne adresser.

      2. Klik på OK for at vende tilbage til opgaveruden Brevfletning. Word bruger de navne, du har angivet i mappen.

  6. Klik på Næste: Arranger mappen.

  7. Hvis du ikke allerede har gjort det, skal du i dokumentvinduet skrive den tekst, der skal gentages for hvert element i mappen. Medtag f.eks. etiketter som Navn: og Adresse:.

    Bemærk: På nuværende tidspunkt skal du ikke inkludere tekst, du kun vil udskrive én gang i det resulterende mappedokument.

  8. Indsæt fletfelter, hvor du vil flette navne, adresser og andre data fra datakilden. Du kan f.eks. indsætte et fletfelt efter en elementetiket, som f.eks. Virksomhed: «Virksomhed».

    Sådan gør du

    1. Klik på det sted i hoveddokumentet, hvor du vil indsætte et felt.

    2. Indsæt en af følgende:

      Adresseblok med navn, adresse og andre oplysninger

      1. Klik på Adresseblok.

      2. I dialogboksen Indsæt adresseblok skal du vælge de adresseelementer, du vil medtage, samt de ønskede formater og derefter klikke på OK.

        Hvis dialogboksen Match felter vises, kan det skyldes, at Word ikke kan finde alle de relevante oplysninger til adresseblokken. Klik på pilen ved siden af (ikke tilgængelig), og vælg derefter det felt fra datakilden, der svarer til det felt, der skal bruges til brevfletningen.

      Andre oplysningsfelter

      1. Klik på Flere elementer, og gør derefter ét af følgende:

        • Hvis du vil vælge adressefelter, som automatisk svarer til felter i din datakilde, selvom felterne i datakilden har andre navne end dine felter, skal du klikke på Adressefelter.

        • Hvis du vil vælge felter, som altid henter data direkte fra en kolonne i en datafil, skal du klikke på Databasefelter.

      2. Klik på det ønskede felt i boksen Felter.

      3. Klik på Indsæt, og klik derefter på Luk.

        Hvis dialogboksen Match felter vises, kan det skyldes, at Word ikke kan finde alle de oplysninger, der er nødvendige for, at feltet kan indsættes. Klik på pilen ved siden af (ikke tilgængelig), og vælg derefter det felt fra datakilden, der svarer til det felt, der skal bruges til brevfletningen.

        Bemærk: Hvis du indsætter et felt fra listen Databasefelter og senere skifter til en datakilde, som ikke har en kolonne med det samme navn, kan feltoplysningerne ikke indsættes i det flettede dokument.

    3. Gentag trin a og b for alle de felter, du vil indsætte.

      Bemærkninger: 

      • Du kan ikke skrive fletfelttegn (« ») manuelt eller bruge kommandoen Symbol i menuen Indsæt. Du skal i stedet bruge opgaveruden Brevfletning.

      • Hvis fletfelterne vises i krøllede parenteser, f.eks. { FLETFELT By }, vises der feltkoder i Word i stedet for feltresultater. Dette påvirker ikke fletningen, men hvis du vil have vist resultaterne i stedet, skal du højreklikke på feltkoden og derefter klikke på Slå feltkoder til/fra i genvejsmenuen.

    4. Hvis du ønsker det, kan du ændre formatet på de flettede data.

      Sådan gør du

      Hvis du vil formatere flettede data, skal du formatere fletfelterne i hoveddokumentet. Du skal ikke formatere dataene i datakilden, da formateringen ikke vil bevares, når du fletter dataene i dokumentet.

      1. I hoveddokumentet skal du markere det felt, som indeholder de oplysninger, du vil formatere. Du skal også markere de omsluttende fletfelttegn (« »).

      2. Rediger skrifttypen eller anden formatering efter behov.

  9. Når du har fuldført hoveddokumentet og indsat alle fletfelterne, skal du klikke på Gem som i menuen Filer. Navngiv dokumentet, og klik derefter på Gem.

  10. Klik på Næste: Gennemse mappen.

  11. For at få vist elementerne i rækkefølge skal du klikke på pilene Tilbage og Frem. Hvis du vil finde og gennemse et bestemt element, skal du klikke på Søg efter modtager og derefter angive søgekriterierne i dialogboksen Find posten.

  12. Finjuster modtagerlisten, om nødvendigt. Benyt en af følgende fremgangsmåder:

    • Klik på Udeluk denne modtager, hvis du vil udelukke en bestemt modtager fra fletningen.

    • Klik på Rediger modtagerliste, hvis du vil redigere listen over modtagere, og udfør derefter ændringerne i dialogboksen Brevfletning - modtagere.

  13. Klik på Næste: Afslut fletningen.

  14. Under Flet skal du klikke på Til nyt dokument.

  15. I dialogboksen Flet til et nyt dokument skal du gøre et af følgende og derefter klikke på OK.

    • Hvis du vil flette alle posterne, skal du klikke på Alle.

    • Hvis du kun vil flette den post, der vises i dokumentvinduet, skal du klikke på Aktuel post.

    • Hvis du vil flette et område af poster, skal du klikke på Fra og derefter skrive postnumrene i felterne Fra og Til.

      Word åbner et enkelt nyt dokument, der indeholder alle de enkelte poster.

  16. Tilføj sidehoveder, sidefødder og enhver anden tekst, du vil bruge.

    Hvis de flettede data f.eks. er formateret som en tabel, kan du føje kolonneoverskrifter til tabellen, efter dataene er flettet.

  17. Gem eller udskriv mappen, som var det ethvert andet dokument.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×