Opdatere opgaveoplysninger for Project Web Access

Med 2007-versionen af Microsoft Office Project Web Access kan du få vist og opdatere dine opgavetildelinger i Microsoft Office Outlook ved hjælp af mappen Opgaver og Kalender, uanset om du er online eller ej. Dette er nyttigt for personer, som ikke altid har netværksadgang. Hvis du opdaterer dine opgavetildelinger, mens du er offline, kan du opdatere serveren med dine opdaterede klokkeslæts- og statusoplysninger, når du er online igen.

Bemærk: For at kunne få vist og opdatere opgaver fra Outlook skal du have tilføjelsesprogrammet Microsoft Office 2007 Project til Outlook installeret. Dette tilføjelsesprogram fungerer med Microsoft Office Outlook 2007 og Microsoft Office Outlook 2003. Du kan finde flere oplysninger om at hente og installere tilføjelsesprogrammet Microsoft Office 2007 Project til Outlook i Importere tildelinger fra Project Web Access til Outlook.

Denne artikel indeholder

Om at opdatere opgaveoplysninger i Outlook

Sende opgavestatus til Project Web Access og din chef

Sende timeseddeltimer til Project Web Access

Sende kombinerede oplysninger om opgavestatus og timeseddeltimer til Project Web Access

Konfigurere automatisk opgaveopdatering i Outlook

Om at opdatere opgaveoplysninger i Outlook

Mange virksomheder og projektledere vælger at spore opgavestatus separat fra arbejdstimer med forskellige godkendere for de enkelte datatyper. Du kan f.eks. være blevet tildelt en opgave på 40 timer, men du er i stand til at udføre opgaven på 30 timer. Hvis virksomheden sporer opgavestatus separat fra arbejdstimer, kan du rapportere, at opgaven er 100% udført, men kun krævede 30 af de 40 timer, der var afsat til opgaven. Hvis virksomheden sporer opgavestatus og arbejdstimer sammen, og du har udført 30 af de 40 timer, der var afsat til opgaven, ville opgavestatus vise, at 75% af arbejdet er udført.

De formularer, der bruges til at rapportere status og arbejdstimer i Outlook, er forskellige, afhængigt af den sporingsmetode, der bruges af virksomheden eller projektlederen.

Sådan afgøres, hvilken metode der bruges til en bestemt opgavetildeling:

  1. Åbn en Outlook-opgave eller -aftale, der er importeret fra Office Project Web Access.

    • Hvis du har åbnet en aftale, skal du klikke på Project Web Access i gruppen Vis under fanen Aftale for at få vist den formular, der er brugt til at rapportere om opgaverne.

    • Hvis du har åbnet en opgave, vises den formular, der er brugt til at rapportere om opgaverne, som standard.

  2. Benyt følgende fremgangsmåde på den formular, der er brugt til at rapportere om dine opgaver:

Toppen af siden

Sende opgavestatus til Project Web Access og din chef

De oplysninger om opgavestatus, der sendes ved hjælp af Outlook, overskriver eventuelle opgavestatusdata, der allerede er registreret i Office Project Web Access. Hvis du er i tvivl om, hvilke data der allerede er registreret i Office Project Web Access, kan du kontrollere statusoplysningerne i Office Project Web Access, inden du sender dine opgaveoplysninger ved hjælp af Outlook.

  1. Åbn den synkroniserede opgave eller aftale, du rapporterer om, fra mappen Opgaver eller Kalender i Outlook. Hvis du har åbnet en aftale, skal du klikke på Project Web Access i gruppen Vis under fanen Aftale for at få vist formularen til opgaverapportering. Hvis du har åbnet en opgave, vises formularen til opgaverapportering som standard.

  2. Skriv de relevante data i boksen Procent arbejde færdigt, Resterende arbejde eller Faktisk arbejde, afhængigt af virksomhedens indstillinger, under fanen Opgavestyring på formularen til opgaverapportering. Når du skriver data i en af disse bokse, beregnes de to andre bokse automatisk.

    Hvis en opgave f.eks. kræver i alt 40 timers arbejde, og du skriver 20% i boksen Procent arbejde færdigt, opdateres boksen Faktisk arbejde automatisk, så der står én dags arbejde (1 d), og boksen Resterende arbejde opdateres til at vise, at der mangler fire dage, før opgaven er udført (4 d). Hvis du tror, at det resterende arbejde på opgaven tager mere end fire dage, kan du øge det resterende arbejde, hvorved opgavens samlede varighed øges.

  3. Hvis du vil sende din status til både Office Project Web Access og din chef, skal du markere afkrydsningsfeltet Og send til projektleder.

  4. Klik på Gem i Project Web Access.

    Tip: Hvis du vil sende din status senere, skal du klikke på Gem og luk i gruppen Gem under fanen Opgave eller Aftale. Dine ændringer gemmes lokalt i Outlook, uden at de sendes til Office Project Web Access eller din chef. Brug denne indstilling, når du arbejder offline.

Hvis du har registreret statusoplysninger for flere opgaver, og du vil sende dem alle til Office Project Web Access, kan du også klikke på Opdater Project Web Access på værktøjslinjen Project Web Access i Outlook. Herved sendes alle dine ændringer samtidigt, i stedet for at du skal sende hver opgave individuelt.

Bemærk: Denne metode til afsendelse af opgavestatus sender også timeseddelændringer.

Toppen af siden

Sende timeseddeltimer til Project Web Access

Timeseddeltimer, der sendes ved hjælp af Outlook, overskriver eventuelle timeseddeltimer, der allerede er registreret i Office Project Web Access. Hvis du er i tvivl om, hvilke data der allerede er registreret i Office Project Web Access, kan du kontrollere timeseddeltimerne i Office Project Web Access, inden du sender opgaveoplysninger ved hjælp af Outlook.

  1. Åbn den synkroniserede opgave eller aftale, du rapporterer om, fra mappen Opgaver eller Kalender i Outlook. Hvis du har åbnet en aftale, skal du klikke på Project Web Access i gruppen Vis under fanen Aftale for at få vist formularen til opgaverapportering. Hvis du har åbnet en opgave, vises formularen til opgaverapportering som standard.

  2. Skriv dine faktiske timer på opgaven for hver dag, der vises i gitteret under fanen Timeseddel i formularen til opgaverapportering. Disse timer ændrer ikke eventuelle statusdata, du har indtastet under fanen Opgavestyring.

    Klik på Forrige eller Næste for at rulle gennem ugerne i kalenderen. Du kan ikke indtaste timeseddeltimer tidligere end én uge før den planlagte startdato for opgavetildelingen eller senere end én uge efter den planlagte slutdato for tildelingen.

    Tip: Hvis timeseddeltimerne svarer nøje til den planlagte tid for opgavetildelingen, kan du nemt kopiere de planlagte timer til gitteret og derefter ændre timerne efter behov. Klik på Kopier fra planlagt for automatisk at udfylde gitteret med standardarbejdstimerne for opgaven. Hvis der for en opgave f.eks. er planlagt 40 timers arbejde i en periode på én uge, og det er planlagt, at du skal arbejde 8 timer pr. dag i 5 dage, vil der automatisk blive indsat 8 timer for hver dag, som opgaven er planlagt til at tage, under den viste rapporteringsperiode, når du klikker på Kopier fra planlagt. Hvis dit faktiske arbejde varierer lidt fra det planlagte arbejde, kan du ændre tallene i gitteret, inden du gemmer arbejdet i Office Project Web Access.

  3. Klik på Gem i Project Web Access.

    Hvis du er klar til at sende timesedlen til chefen, skal du klikke på Gå til webtimeseddel. Der åbnes et nyt vindue, og siden Timeseddelcenter vises.

    Tip: Hvis du vil gemme timesedlen for at sende den til Office Project Web Access på et senere tidspunkt, skal du klikke på Gem og luk i gruppen Gem under fanen Opgave eller Aftale. Ændringerne gemmes lokalt i Outlook, uden at de sendes til Office Project Web Access eller din chef. Brug denne indstilling, når du arbejder offline.

Hvis du har registreret arbejdstimer for flere opgaver, og du vil gemme dem alle i Office Project Web Access, kan du også klikke på Opdater Project Web Access på værktøjslinjen Project Web Access i Outlook. Hermed gemmes alle dine ændringer samtidig, i stedet for at du skal gemme hver opgave individuelt. Når du har gemt dine arbejdstimer i Outlook, skal du sende din timeseddel til din chef i Office Project Web Access.

Bemærk: Når du gemmer dine arbejdstimer i Office Project Web Access på denne måde, bliver ændringerne også sendt til din opgavestatus.

Toppen af siden

Sende kombinerede oplysninger om opgavestatus og timeseddeltimer til Project Web Access

  1. Åbn den synkroniserede opgave eller aftale, du rapporterer om, fra mappen Opgaver eller Kalender i Outlook. Hvis du har åbnet en aftale, skal du klikke på Project Web Access i gruppen Vis under fanen Aftale for at få vist formularen til opgaverapportering. Hvis du har åbnet en opgave, vises formularen til opgaverapportering som standard.

  2. Skriv det faktiske antal timer, du har arbejdet på opgaven, for hver dag, der vises i gitteret.

    Klik på Forrige eller Næste for at gå gennem ugerne i kalenderen. Du kan ikke indtaste timeseddeltimer tidligere end én uge før den planlagte startdato for opgavetildelingen eller senere end én uge efter den planlagte slutdato for tildelingen.

    Timer, der indtastes i gitteret, bliver automatisk overført til boksene Procent arbejde færdigt og Samlet arbejde.

    Hvis en opgave f.eks. kræver i alt to ugers arbejde (2 u), og du indtaster 16 timers arbejde under den aktuelle rapporteringsperiode i gitteret, bliver boksen Procent arbejde færdigt automatisk opdateret, så der står 20% udført. Hvis du har brug for yderligere tid til at udføre arbejdet, kan du skrive det resterende arbejde i boksen Resterende arbejde for at udvide opgavens varighed. Du kan også mindske opgavens varighed ved at skrive et mindre tal i boksen Resterende arbejde.

    Tip: Hvis timeseddeltimerne svarer nøje til den planlagte tid for opgavetildelingen, kan du nemt kopiere de planlagte timer til gitteret og derefter ændre timerne efter behov. Klik på Kopier fra planlagt for automatisk at udfylde gitteret med standardarbejdstimerne for opgaven. Hvis der for en opgave f.eks. er planlagt 40 timers arbejde i en periode på én uge, og det er planlagt, at du skal arbejde 8 timer pr. dag i 5 dage, vil der automatisk blive indsat 8 timer for hver dag, som opgaven er planlagt til at tage, under den viste rapporteringsperiode, når du klikker på Kopier fra planlagt. Hvis dit faktiske arbejde varierer lidt fra det planlagte arbejde, kan du ændre tallene i gitteret, inden du gemmer arbejdet i Office Project Web Access.

  3. Klik på Gem i Project Web Access.

    Hvis du er klar til at sende timesedlen til chefen, skal du klikke på Gå til webtimeseddel. Der åbnes et nyt vindue, og siden Timeseddelcenter vises.

    Tip: Hvis du vil gemme timesedlen for at sende den til Office Project Web Access på et senere tidspunkt, skal du klikke på Gem og luk i gruppen Gem under fanen Opgave eller Aftale. Ændringerne gemmes lokalt i Outlook, uden at de sendes til Office Project Web Access eller din chef. Brug denne indstilling, når du arbejder offline.

Hvis du har registreret arbejdstimer for flere opgaver, og du vil sende dem alle i Office Project Web Access, kan du også klikke på Opdater Project Web Access på værktøjslinjen Project Web Access i Outlook. Hermed sendes alle dine ændringer samtidig, i stedet for at du skal sende hver opgave individuelt. Når du har sendt dine ændringer i Outlook, skal du sende din timeseddel til din chef i Office Project Web Access.

Toppen af siden

Konfigurere automatisk opgaveopdatering i Outlook

Du kan ændre standardindstillingerne og angive, hvordan og hvor ofte du vil opdatere tildelinger i Office Project Web Access.

Vigtigt: Hvis du vil opdatere Project Web Access automatisk, skal du være logget på Microsoft Office Project Server ved hjælp af en Windows-brugerkonto.

  1. Klik på Indstillinger i menuen Funktioner i Outlook, og klik derefter på fanen Project Web Access.

  2. Klik på Hver i sektionen Opdatering af tildeling.

  3. Angiv antallet af dage, uger eller måneder i de tilsvarende bokse, og angiv derefter, hvornår du ønsker, at den næste opdatering skal finde sted, i boksen næste opdatering.

  4. Marker afkrydsningsfeltet Send mig en bekræftelsesmeddelelse for at modtage en oversigts-e-mail efter hver opdatering.

Toppen af siden

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×