OneNote: En grund til at droppe blokken?

Gælder for

Microsoft Office OneNote® 2003 Service Pack 1

Af Paul Ford

Første gang jeg startede OneNote, var jeg ikke sikker på, hvordan jeg ville bruge det. Jeg har arbejdet som copywriter og webudvikler (eller, for at bruge en flottere titel, informationsarkitekt) de sidste otte år og er blevet noget af en Microsoft Office Word-veteran, og jeg vidste ikke, om jeg havde brug for endnu et softwareværktøj til hierarkisk disponering.

Men der er mange tilfælde, hvor jeg ikke har brug for et hierarki, især i starten af et projekt. På det tidspunkt vil jeg være kreativ – skrive mine ideer ned og ikke spekulere over, hvor de passer ind i helheden. Jeg plejede at gøre det på gammeldags noteblokke.

Men nu har OneNote fået mig til at skifte mening. Før OneNote har intet program haft noget nær den samme fleksibilitet og enkelhed som en pen og et stykke papir. I modsætning til mange andre programmer er OneNote ikke centreret om dokumentet. Selvom programmet understøtter hierarkisk organisation, giver det slip på ideen om "dokumentet" og erstatter den med ideen om en notesblok (man kan endda få vist de blå og røde linjer fra en klassisk papirnotesbog).

Bemærk: Nogle af de funktioner eller funktionaliteter, der er beskrevet i dette emne, er kun tilgængelige, hvis du har installeret Microsoft Office OneNote 2003 Service Pack 1. Yderligere oplysninger om denne Service Pack, og hvordan du henter den, findes i Service Pack-funktioner i OneNote 2003.

På samme måde som en notesbog gør OneNote det muligt at skrive, hvad jeg vil, uanset hvor på siden jeg vil have det. I modsætning til en almindelig notesbog kan jeg i OneNote sortere, strukturere og bruge mine noter til at opbygge mere traditionelle dokumenter (den slags, jeg normalt opretter i Word). Med OneNote kan jeg notere enhver ide i skrevet format, tegnet format, grafisk format eller lydformat uden at skulle bekymre mig om, hvor den passer ind i projektet.

Denne alsidighed betyder, at OneNote hjælper mig med at tænke på, hvad kunden fortæller mig, før jeg begynder at tænke på leveringer og slutprodukter. Jeg kan forblive fleksibel under brainstormingen uden at påtvinge mine ideer nogen struktur eller tvinge mig selv til at tænke hierarkisk. Fordi det er mit job at se tingene i et nyt lys og hjælpe kunderne til at konkurrere mere effektivt, har jeg fordel af alt, der hjælper mig med at tænke på nye og uventede måder.

Bruge OneNote til brainstorming

Jeg har opdaget, at OneNote er særligt nyttigt, når jeg hurtigt vil indfange brainstorming under et møde og derefter omsætte ideerne fra brainstormingsessionen til en disposition, som jeg kan overføre til Word for at oprette længere dokumenter, for eksempel forslag, funktionsspecifikationer, kopier eller leveringer.

Oprette hurtige oversigter med noteflag

Jeg mødtes for nyligt med it-afdelingen i en stor finansvirksomhed, der ønskede at gøre deres websted mere fleksibelt for brugerne. Jeg benyttede OneNote til at holde styr på, hvad der blev sagt.

Før mødet tilpassede jeg OneNote-noteflagene ved at tilføje nogle af mine egne flag ud over de foruddefinerede flag, for eksempel "Websider", "Databasedrevet webside", "Websideelement" og "Webnavigation". Da jeg oprettede de tilpassede noteflag, kunne jeg knytte særlige ikoner til dem. Jeg benyttede for eksempel husikonet til noteflaget "Websider" og et stjerneikon til "Webnavigation". Under mødet blev der diskuteret et nyt element på webstedet. Jeg skrev en note og markerede den med det tilsvarende flag.

Af hensyn til min kundes fortrolighed kan jeg ikke vise de faktiske noter fra mødet, men jeg kan give jer en ide om, hvordan det så ud.


Note fra brainstormingsession om websted


Jeg ved godt, det ser rodet ud. Men der skete noget spændende: Jeg åbnede opgaveruden Oversigt over noteflag og oprettede en oversigtsside for den aktuelle sektion i noterne. OneNote sorterede automatisk punkterne med flag til en klassisk dispositionsvisning og placerede denne visning på en side i den samme sektion i notesbogen.


De samme noter sorteret på en oversigtsside


Efter mødet tog jeg tilbage til mit kontor og flyttede rundt på nogle ting med musen, sendte det hele direkte fra OneNote til et Word-dokument, der skulle bruges til mit endelige forslag, og tilføjede mine kommentarer. Der gik ikke lang tid, før jeg havde en pæn disposition, som forklarede min kunde, præcis hvilken websidefunktionalitet vi ville hjælpe dem med at opbygge, og hvad der skulle være på hver side. Fordi jeg benyttede OneNote, kunne jeg hurtigt notere, hvad der blev sagt, og jeg kunne også næsten umiddelbart strukturere oplysningerne til en disposition, som jeg kunne begynde at arbejde med.

Muligheden for i OneNote at komme fra nærmest tilfældige, løst nedfældede noter fra en brainstorming til en struktureret disposition på så kort tid er nok den bedste egenskab ved programmet for mig. Jeg sparer en time, hver gang jeg bruger programmet – tid, som jeg tidligere brugte på at overføre noter fra en notesblok til Word, mens jeg klippede og indsatte tekst for at finde den mest logiske rækkefølge til mine ideer. Nu gør oversigterne over noteflag omkring 80 procent af arbejdet for mig.

Andre måder at indsamle og dele projektoplysninger

OneNote er også nyttigt til at hjælpe mig med at holde styr på de personer, jeg træffer til møder, samt oplysningerne fra disse møder. Den tætte integration med Microsoft Office Outlook® 2003 betyder, at jeg kan oprette en kontaktperson i Outlook ud fra de oplysninger, jeg har skrevet på siden i OneNote. Jeg kan gøre det samme, når jeg planlægger et møde med en kunde – indtaste oplysningerne i OneNote og derefter oprette en aftale i Outlook ud fra oplysningerne. Jeg kan også gøre det modsatte og indsætte oplysningerne fra aftalen i Outlook, for eksempel dagsordenen og deltagernavnene, i OneNote, så jeg har oplysningerne tilgængelige, når jeg tager noter under mødet.

Den største fordel ved at have kontakt- og mødeoplysninger i OneNote, i modsætning til min gule notesblok eller bagsiden af et visitkort, er, at det på et senere tidspunkt er nemt at søge efter et navn eller oplysningerne om et møde i OneNote.

Andre måder at indsamle og dele projektoplysninger på

Jeg har eksperimenteret med at bruge OneNote på andre måder til at indsamle oplysninger under kundemøder, for eksempel at optage telefonsamtaler i OneNote, tegne skitser i OneNote, udskrive sider fra notesbogen for at dele dem med andre og kopiere noter, som er taget på en Pocket PC med OneNote.

Til at optage telefonsamtaler med OneNote-lyd købte jeg en lille enhed i en elektronikforretning. Enheden har et telefonstik i enden, som jeg sætter min telefon til, og i den anden ende sidder der en mikrofonudgang, der kan sættes direkte i mikrofonstikket på computeren. Når enheden er monteret, kan jeg optage hele samtaler, mens jeg tager noter. Senere kan jeg bruge de skrevne noter som referencer til at gå til ethvert sted i samtalen og høre, hvad der rent faktisk blev sagt (husk, at hvis du optager telefonsamtaler, skal du ifølge loven fortælle din samtalepartner, at du optager samtalen).

Ved personlige møder kan jeg slutte en ekstern mikrofon til den bærbare computers mikrofonstik. Nogle bærbare computere og Tablet PC'er har indbyggede mikrofoner, der kan benyttes på samme måde.

Selvom jeg ikke har en Tablet PC, finder jeg det ekstremt praktisk at tegne i OneNote. Jeg bruger pegefeltet på min bærbare computer eller en pen til at tegne – jeg kan for eksempel tegne et gitter med de indholdstyper, der skal være på et websted, eller skitsere diagrammer, der illustrerer processer.

Ved udskrivning giver OneNote særdeles flot output, så det er let at dele noter med de øvrige teammedlemmer. Skitser gemmes i vektorformat, så de er lette at skalere, uden at punkter bliver synlige, hvilket gør udskrifter meget pænere.

Og hvis du bruger en Pocket PC, kan du overføre de noter, du tager på din Pocket PC, til OneNote. Når du slutter din Pocket PC til computeren, bliver noterne automatisk kopieret til sektionen Pocket PC-noter i notesbogen. Det er praktisk at tage noter på en Pocket PC og overføre dem til OneNote ved korte møder, hvor du ikke har adgang til computeren, ved oprettelse af opgavelister og til løbende brainstorming – i mit tilfælde i undergrundsbanen på vej til arbejde!

Opsummering

OneNote er særdeles velegnet til tre ting:

  • Det gør det muligt at være spontan i den måde, du arrangerer ideer og noter på.

  • Det gør det muligt for dig at omarrangerer noter og ideer på forskellige måder.

  • Det tillader, at du blander forskellige medietyper.

OneNote gør mine møder mere produktive, fordi jeg nemt kan indsamle mange forskellige oplysninger om det, der bliver sagt – uanset om jeg bruger tekst, skitser eller lydoptagelser. Jeg arbejder med kundeservice og har oplevet, at OneNotes alsidighed og den tid, jeg sparer på ikke at skulle indtaste mine noter fra papir, i sidste ende kommer mine kunder til gode, fordi det frigør mine tanker og min tid, så jeg kan bruge mere tid på deres problemer. OneNote bygger bro mellem brainstormingen og disponerings- og planlægningsstadiet ved at give mig et meget brugervenligt værktøj, som gør det let at holde styr på komplekse ideer og noter i forskellige prioriteringsrækkefølger.

Jeg har fundet ud af, at OneNote er en fuldgod erstatning for den gamle notesblok – lige så let at komme til og lige så nem at bladre igennem, men med den store fordel, at jeg kan uden problemer kan genbruge noterne i andre programmer. Det har ikke været let for mig at lægge min kære notesblok på hylden, men jeg har bemærket, at selvom jeg stadig tager en ekstra notesblok med mig til møder, bliver den som regel i mappen, mens jeg bruger OneNote til at holde orden (eller det modsatte) i mine tanker.


Paul Ford er forfatter, informationsarkitekt og programmør i Brooklyn, NY. Du kan finde ham på http://www.copywire.com, og han optræder undertiden som kommentator på programmet "All Things Considered" på NPR.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×