Om de arbejdsprocesser, der følger med SharePoint

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

SharePoint-arbejdsprocesser er forprogrammerede miniprogrammer, som strømliner og automatiserer en lang række forretningsprocesser – fra indsamling af signaturer, feedback eller godkendelser af en plan eller et dokument til registrering af den aktuelle status for en rutineprocedure. SharePoint-arbejdsprocesser er udviklet for at spare tid, effektivisere arbejdet og gøre de opgaver, du udfører jævnligt, mere ensartede.

Sammenligning af manuel proces med automatiseret arbejdsproces

Denne artikel handler om de forprogrammerede arbejdsprocesser, der følger med SharePoint 2010, hvor du vælger indstillinger i en tilknytningsformular, når du tilføjer versioner af dem til brug på lister, i biblioteker og på hele grupper af websteder.

Det er også muligt at foretage mere omfattende tilpasninger af disse inkluderede arbejdsprocestyper – og endda oprette dine egne brugerdefinerede arbejdsprocesser fra bunden – ved hjælp af SharePoint Designer og andre programmer. Du kan få mere at vide om disse processer i artiklen Introduktion til design og tilpasning af arbejdsprocesser.

I mellemtiden kan du i denne artikel få mere om hele sættet af inkluderede arbejdsprocesser.

Hvis du foretrækker at gå direkte videre til detaljerede anvisninger for en specifik arbejdsproces, kan du finde links til hver af dem i afsnittet Hvad nu?, som du kan oprette et link til fra følgende indholdsfortegnelse.

Hvad vil du vide?

Hvad er en SharePoint-arbejdsproces?

Hvilke processer kan jeg automatisere ved hjælp af en SharePoint-arbejdsproces?

Godkendelse (diriger et dokument eller et element til godkendelse eller afvisning)

Indsaml feedback (diriger et dokument eller et element til feedback)

Indsamle signaturer (dirigere et dokument, en projektmappe eller en formular til digitale signaturer)

Godkendelse af fordeling (administrere dokumentudløb og -opbevaring)

Tre-tilstand (registrere et problem, et projekt eller en opgave via tre tilstande eller faser)

Hvem kan tilføje og starte en SharePoint-arbejdsproces?

Hvordan tilføjer og kører jeg en SharePoint-arbejdsproces?

Kan jeg oprette brugerdefinerede SharePoint-arbejdsprocesser af mit eget?

Hvad nu?

Hvad er en SharePoint-arbejdsproces?

Du ved sikkert allerede, hvad et rutediagram er. Det er et grafisk kort over en proces med instruktioner om, hvad der sker på hvert trin.

Arbejdsproces

En SharePoint-arbejdsproces er som et automatiseret rutediagram, som fjerner meget af arbejdet, gætteriet og tilfældigheden ved standardarbejdsprocesserne.

Se f.eks. på dokumentgodkendelsesprocessen i illustrationen. Når du kører denne proces manuelt, kan det medføre en masse kontrol og registrering, videresendelse af dokumenter og afsendelse af påmindelser – og alle disse opgaver skal udføres af dig eller en eller flere af dine kolleger. Det betyder en masse ekstraarbejde og muligvis også en konstant strøm af afbrydelser.

Men når du bruger SharePoint-arbejdsprocessen for godkendelse af dokumenter til at køre processen, udføres al kontrol, sporing, videresendelse og afsendelse af påmindelser automatisk af arbejdsprocessen. Hvis en person ikke får afsluttet en opgave til tiden, eller hvis et andet problem opstår, er de fleste af de inkluderede arbejdsprocesser konfigureret, så du får tilsendt en meddelelse om det. Ingen i gruppen behøver proaktivt at overvåge processen – fordi med en SharePoint-arbejdsproces sker overvågningen af arbejdsprocessen helt automatisk.

Desuden er det let at køre en SharePoint-arbejdsproces. Du vælger bare den ønskede arbejdsprocestype, angiver de indstillinger, der vil virke bedst i din situation, og lader SharePoint tage over. Du kan selvfølgelig altid annullere eller afbryde en arbejdsproces, når du vil.

Toppen af siden

Hvilke processer kan jeg automatisere ved hjælp af en SharePoint-arbejdsproces?

Hver af de arbejdsprocestyper, der er inkluderet i SharePoint, fungerer som en skabelon. Du tilføjer en version af arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek eller for en hel gruppe af websteder ved at bruge en igangsættelsesformular til at specificere de indstillinger og valg, du vil bruge til denne version – hvem arbejdsprocessen tildeler opgaver til, opgavetidsfrister, hvordan arbejdsprocessen kan startes og af hvem, instruktioner, der skal inkluderes i opgavemeddelelser osv.

SharePoint 2010 indeholder fem forprogrammerede arbejdsprocestyper

Bemærk:  Med SharePoint Server 2010 og med SharePoint Online til Office 365 til virksomheder er alle disse fem arbejdsprocestyper inkluderet. Med SharePoint Online til Office 365 til små virksomheder og selvstændige er der dog kun inkluderet arbejdsprocessen med tre tilstande.

Godkendelse (diriger et dokument eller et element til godkendelse eller afvisning)

Flueben En arbejdsproces af typen Godkendelse sender et dokument eller et andet element til bestemte personer til godkendelse eller afvisning.

Du kan også bruge en arbejdsproces af typen Godkendelse til at styre godkendelse af indhold på en liste eller i et bibliotek.

Du kan få mere at vide og se en trinvis vejledning i artiklen Om arbejdsprocesser for godkendelse.

(Der findes også en anden lignende arbejdsproces til brug på webudgivelseswebsteder – nemlig arbejdsprocessen Godkendelse af udgivelse).

Indsaml feedback (diriger et dokument eller et element til feedback)

Arbejdsprocessen for indsamling af feedback En arbejdsproces af typen Indsaml feedback sender et dokument eller et andet element til bestemte personer for at få deres feedback.

Arbejdsprocessen Indsaml feedback konsoliderer al feedback fra deltagere til ejeren af arbejdsprocessen og viser en oversigt over gennemgangen.

Du kan få mere at vide og se en trinvis vejledning i artiklen Om arbejdsprocesser til indsamling af feedback.

Indsaml signaturer (diriger et dokument, en projektmappe eller en formular til digital signering)

Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer Arbejdsprocessen til indsamling af feedback sender et Microsoft Office-dokument til bestemte personer for at anmode om deres digitale signatur.

Bemærk, at arbejdsprocessen Indsaml signaturer kun fungerer med Word-dokumenter, Excel-projektmapper og InfoPath-formularer.

Du kan få mere at vide og se en trinvis vejledning i artiklen Om arbejdsprocesser til indsamling af signaturer.

Godkendelse af fordeling (administrere dokumentudløb og -opbevaring)

Arbejdsprocessen Godkendelse af fordeling Arbejdsprocessen til godkendelse af fordeling er designet til at understøtte datastyringsbehov i en virksomhed. Denne arbejdsproces styrer dokumentudløbet og opbevaringsprocessen ved at gøre det muligt for deltagere at beslutte, om udløbne dokumenter eller elementer skal bevares eller slettes.

Når en arbejdsproces til godkendelse af fordeling starter, oprettes der opgaver til arbejdsprocessen for bestemte dokumenter og elementer på opgavelister til arbejdsprocessen. Da der er stor sandsynlighed for, at arbejdsprocessen til godkendelse af fordeling giver en stor mængde opgaver, særligt hvis den er indstillet til at starte automatisk, når elementer udløber, indgår der understøttelse af massefuldførelse af opgaver i arbejdsprocessen, så dataadministratorer eller andre autoriserede personer kan behandle store mængder af elementer, som skal slettes, på én gang.

Du kan konfigurere din fordelingsgodkendelse til at fungere sammen med udløbspolitikfunktionen for en politik til administration af oplysninger, så arbejdsprocessen starter automatisk, hver gang et dokument eller element på et websted udløber.

Du kan få mere at vide og se en trinvis vejledning i artiklen Bruge en arbejdsproces for godkendelse.

Tre-tilstand (registrer et problem, et projekt eller en opgave gennem tre tilstande eller faser)

Tre-tilstandsarbejdsprocessen Tre-tilstandsarbejdsprocessen er udviklet til at spore et listeelements status gennem tre tilstande (faser). Den kan bruges til at administrere forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer et stort antal problemer eller elementer, f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver.

For hver enkelt overgang mellem tilstande knytter arbejdsprocessen en opgave til en person og sender den pågældende person en mail om opgaven. Når denne opgave er fuldført, opdaterer arbejdsprocessen status for elementet og går videre til den næste tilstand. Tre-tilstandsarbejdsprocessen er designet til at fungere sammen med skabelonen Problemsporingsliste, men den kan bruges sammen med en hvilken som helst liste, der indeholder en valgkolonne, som har tre eller flere værdier.

Du kan få mere at vide og se en trinvis vejledning i artiklen Bruge en tre-tilstandsarbejdsproces.

Toppen af siden

Hvem kan tilføje og starte en SharePoint-arbejdsproces?

Hvis du vil tilføje eller starte en arbejdsproces, skal du have den korrekte tilladelse til den liste, det bibliotek eller den gruppe af websteder, hvor arbejdsprocessen skal køre:

  • Sådan tilføjes en arbejdsproces    Du skal som standard have tilladelsen Administrer lister for at kunne tilføje en arbejdsproces. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, mens grupperne Medlemmer og Gæster ikke har den.

  • Sådan startes en arbejdsproces   Du skal desuden som standard også have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces, som allerede er blevet tilføjet. Grupperne Medlemmer og Ejere har som standard tilladelsen Rediger elementer. Gruppen Gæster har ikke.
    Alternativt kan ejerne vælge at konfigurere bestemte arbejdsprocesser, så de kun kan startes af medlemmer af gruppen Ejere.

Toppen af siden

Hvordan tilføjer og kører jeg en SharePoint-arbejdsproces?

I følgende diagram får du en overordnet oversigt over de grundlæggende faser til planlægning, tilføjelse, kørsel og redigering af en SharePoint-arbejdsproces. Individuelle afsnit om hvert trin følger.

Arbejdsproces

Planlæg Sørg for, at du ved, hvilke indstillinger du ønsker, og hvilke oplysninger du skal have tilgængelige, når du bruger igangsætningsformularen til at tilføje din version af arbejdsprocessen.

  • Få mere at vide    Find ud af, hvilken af de inkluderede arbejdsprocestyper der kan klare den opgave, du skal have udført.

  • Tilføj    Udfyld initieringsformularen for at føje din arbejdsprocesversion til en liste, et bibliotek eller en gruppe af websteder.

  • Start    Start den nye arbejdsproces, enten manuelt eller automatisk, for et dokument eller et andet element på en liste eller i et bibliotek. Hvis du starter arbejdsprocessen manuelt, har du mulighed for at ændre nogle af indstillingerne i tilknytningsformularen, som er en kortere initieringsformular. Når arbejdsprocessen starter, oprettes der opgaver, sendes meddelelser om opgaverne, og handlinger og hændelser registreres.

  • Overvåg    Mens arbejdsprocessen kører, kan du gå til siden Status for arbejdsproces for at se, hvilke opgaver der er blevet udført, og hvilke andre handlinger der har været. Hvis der er behov for det, kan du bruge siden til at justere nuværende og fremtidige opgaver og endda annullere eller afbryde arbejdsprocessen.

  • Gennemse    Når arbejdsprocessen har kørt, kan du se en oversigt over kørslen på siden Status for arbejdsproces. Du kan også oprette statistiske rapporter over arbejdsprocessens generelle ydelse på statussiden.

  • Rediger    Hvis du ikke er helt tilfreds med arbejdsprocessen, kan du åbne den originale tilknytningsformular, som du brugte for at tilføje den, og foretage dine ændringer der.

Toppen af siden

Kan jeg oprette mine egne SharePoint-arbejdsprocesser?

Hvis du har brug for større fleksibilitet med en integreret arbejdsproces, kan du tilpasse den yderligere med et værktøj som SharePoint Designer. Du kan også oprette din egen originale arbejdsproces fra bunden.

Ved brug af Workflow Designer opretter du regler, der knytter betingelser og handlinger sammen med elementer på SharePoint-lister og -biblioteker. Ændringer i elementer på lister eller i biblioteker starter handlinger i arbejdsprocessen.

Du kan f.eks. udvikle en arbejdsproces, som starter en ekstra arbejdsproces for godkendelse, hvis omkostningen af et element overstiger et bestemt beløb.

Du kan også definere en arbejdsproces for et sæt relaterede dokumenter. Hvis din arbejdsproces f.eks. er knyttet til et dokumentbibliotek, eller hvis det filtreres til indholdstypen Dokument, vises en gruppe af kontekstbetingede dokumentgruppehandlinger. En dokumentgruppe er en ny funktion i SharePoint Server 2010, der gør det muligt at behandle en gruppe af dokumenter som en enkelt enhed, så en arbejdsproceshandling for en dokumentgruppe køres på hvert af de elementer, der findes i det pågældende dokumentsæt.

Få mere at vide under Introduktion til design og tilpasning af arbejdsprocesser.

Toppen af siden

Hvad nu?

Du kan læse følgende artikler for at få mere detaljerede instruktioner til at arbejde med de inkluderede arbejdsprocestyper:

Hvis du er interesseret i at foretage yderligere tilpasninger af alle de grundlæggende inkluderede arbejdsprocestyper – altså ud over det, du kan gøre ved hjælp af tilknytningsformularen – eller hvis du vil bygge din egen originale arbejdsproces fra bunden, skal du se artiklen Introduktion til design og tilpasning af arbejdsprocesser.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×