Om at udforme en database

Et godt databasedesign gør det nemt at vedligeholde databasen. Du lagrer data i tabeller, og hver tabel indeholder kun data om ét emne, f.eks. kunder. Hvis du opdaterer bestemte data, f.eks. en adresse, ét sted, vises den pågældende ændring derfor overalt i databasen.

En velformet database indeholder normalt forskellige typer forespørgsler, der viser de ønskede oplysninger. En forespørgsel kan indeholde et delsæt af data, f.eks. alle kunder i Odense, eller kombinationer af data fra forskellige tabeller, f.eks. ordreoplysninger kombineret med kundeoplysninger.

A query with fields from two tables

Knapflade  Denne forespørgsel henter ordrenr, firmanavn, bynavn og nødvendige datooplysninger for kunder i London, hvis ordrer skulle leveres i april.

De resultater, du ønsker fra databasen  – de formularer og side for dataadgang, du vil bruge, og de rapporter, du vil udskrive  – giver ikke nødvendigvis et fingerpeg om, hvordan du skal strukturere tabellerne i databasen, da du ofte baserer formularer, rapporter og dataadgangssider på forespørgsler i stedet for tabeller.

Inden du bruger Microsoft Access til at oprette tabeller, forespørgsler, formularer og andre objekter, er det en god ide at skitsere og arbejde med dit design på papir først. Du kan også undersøge veludformede databaser, der ligner den, du er i gang med at udforme, eller du kan åbne eksempeldatabasen Northwind og derefter åbne Vinduet Relationer for at undersøge eksempeldatabasens design.

Benyt følgende fremgangsmåde til at udforme en database.

Fastslå formålet med databasen

Det første trin i udformningen af en database er at fastslå formålet med databasen, og hvordan den skal bruges:

  • Tal med de personer, der skal bruge databasen. Gennemgå de spørgsmål, som du og andre vil have databasen til at besvare.

  • Skitser de rapporter, du vil kunne oprette på basis af databasen.

  • Indsaml de formularer, du i øjeblikket bruger, når du registrerer dine data.

Mens du fastlægger formålet med databasen, begynder du at få et overblik over, hvilke oplysninger databasen skal indeholde. Dernæst kan du bestemme, hvilke oplysninger du har brug for at lagre i databasen, og hvilket emne de enkelte oplysninger tilhører. Disse oplysninger svarer til felterne (kolonnerne) i databasen, og de emner, disse oplysninger hører til, svarer til tabellerne.

Fastslå, hvilke felter du har brug for i databasen.

Hvert felt indeholder oplysninger om et bestemt emne. Du kan f.eks. lagre følgende oplysninger om dine kunder: firmanavn, adresse, by, land og telefonnummer. Du skal oprette et særskilt felt for hver af disse oplysninger. Når du beslutter, hvilke felter du skal bruge, skal du tage hensyn til følgende principper:

  • Medtag alle de oplysninger, du får brug for.

  • Gem oplysninger i mindst mulige logiske dele. Medarbejdernavne er f.eks. ofte opdelt i to felter: Fornavn og Efternavn, så det er nemt at sortere data efter Efternavn.

  • Opret ikke felter til data, der består af lister med flere elementer. Hvis du f.eks. i tabellen Leverandører opretter feltet Produkter, der indeholder en kommasepareret liste for hvert produkt, du modtager fra leverandøren, bliver det vanskeligere at finde netop de leverandører, der kan levere et bestemt produkt.

  • Undlad at medtage afledte eller beregnede data (data, der er resultatet af et udtryk). Hvis du f.eks. har feltet PrisPrEnhed og feltet Antal, skal du ikke oprette et ekstra felt, der ganger værdierne i disse to felter med hinanden.

  • Opret ikke felter, der ligner hinanden. Hvis du f.eks. i tabellen Leverandører opretter felterne Produkt1, Produkt2 og Produkt 3, bliver det vanskeligere at finde alle de leverandører, der kan levere et bestemt produkt. Du skal også ændre databasens design, hvis en leverandør kan levere mere end tre produkter. Du har kun brug for ét felt til produkter, hvis du placerer dette felt i tabellen Produkter i stedet for i tabellen Leverandører.

Fastslå, hvilke tabeller du har brug for i databasen

Hver tabel bør indeholde oplysninger om ét emne. Listen med felter giver et fingerpeg om, hvilke tabeller du skal bruge. Hvis du f.eks. har feltet Ansættelsesdato, er emnet for feltet en medarbejder, og feltet hører derfor til tabellen Medarbejdere. Du har måske en tabel med kunder, en tabel med produkter og en tabel med ordrer.

Fastslå, hvilken tabel de enkelte felter hører til

Når du afgør, hvilken tabel de enkelte felter tilhører, skal du tage hensyn til følgende principper:

  • Føj kun feltet til én tabel.

  • Føj ikke feltet til en tabel, hvis det medfører, at de samme oplysninger vises i flere poster i den pågældende tabel. Hvis det viser sig, at et felt i en tabel kommer til at indeholde mange dublerede oplysninger, er feltet sandsynligvis i den forkerte tabel.

    Hvis du f.eks. placerer det felt, der indeholder en kundes adresse, i tabellen Ordrer, forekommer disse oplysninger sikkert i mere end én post, da kunden sikkert afgiver mere end én ordre. Hvis du derimod placerer adressefeltet i tabellen Kunder, forekommer det kun ét sted. På det punkt afviger en tabel i en Microsoft Access-database sig fra en tabel i en database med flad filstruktur, f.eks. et regneark.

    Når hver enkelt oplysning kun er lagret ét sted, skal du kun opdatere den ét sted. Dette er mere effektivt, og det udelukker også muligheden for dublerede værdier, som indeholder forskellige oplysninger.

Identificere et felt eller feltsæt med entydige værdier i hver post

Hvis der skal være mulighed for at forbinde oplysninger, der er gemt i forskellige tabeller, f.eks. forbinde en kunde med alle kundens ordrer, skal hver tabel i databasen indeholde et felt eller et sæt af felter, der entydigt identificerer hver enkelt post i tabellen. Et sådant felt eller sæt af felter kaldes en primær nøgle.

Fastslå relationer mellem tabeller:

Når du har opdelt oplysningerne i tabeller og identificeret primær nøgle, skal du fortælle Microsoft Access, hvordan relaterede oplysninger kan sættes sammen igen på de rette måder. Det kan du gøre ved at definere relation mellem tabeller.

Det kan være en god ide at se på relationerne i en eksisterende, veludformet database, f.eks. eksempeldatabasen Northwind.

Optimere designet

Når du har udformet de tabeller, felter og relation, du har brug for, skal du undersøge designet for at finde eventuelle fejl. Det er lettere at ændre designet af databasen nu, end når du har fyldt tabellerne med data.

Brug Microsoft Access til at oprette tabellerne, angive relationer mellem tabellerne og indtaste nok eksempeldata i tabellerne, så du kan afprøve designet. Hvis du vil undersøge relationerne i databasen, kan du prøve at oprette forespørgsler og se, om de viser de ønskede svar. Opret simple kladder af formularer og rapporter, og se, om de viser de forventede data. Se efter unødvendige dubletter af data, og fjern dem.

Indtaste data og oprette andre databaseobjekter

Når du synes, tabelstrukturerne svarer til de principper for design, som er beskrevet her, skal du i gang med føje alle dataene til tabellerne. Du kan derefter oprette andre databaseobjekter – forespørgsel, formular, Rapport, side for dataadgang, makro og modul.

Brug af analyseværktøj i Microsoft Access

Microsoft Access indeholder to værktøjer, du kan bruge til at optimere designet af en Microsoft Access-database.

  • Tabelanalyse kan analysere designet af én tabel ad gangen, foreslå nye tabelstrukturer og relation, når det er hensigtsmæssigt, og opdele en tabel i nye relaterede tabeller, hvis det er mest hensigtsmæssigt.

  • Med funktionen Ydeevneanalyse kan du analysere hele databasen og få vist forslag til forbedringer. Med guiden kan du også implementere disse forslag.

Yderligere oplysninger om at udforme en database i Access finder du i Knowledge Base-artiklen Hvor finder man oplysninger om design af en database i Access (artiklen er evt. på engelsk).

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×