Om arbejdsprocesserne i SharePoint

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

SharePoint-arbejdsprocesser er forprogrammerede mini-programmer, der strømline og automatisere en lang række forretningsprocesser. Arbejdsprocesser kan variere fra indsamler signaturer, feedback eller godkendelser for en plan eller et dokument, til sporing af den aktuelle status for en rutinemæssige procedure. SharePoint-arbejdsprocesser er designet til at spare tid og kræfter samt til at hente konsistens og effektivitet til opgaver, du udfører jævnligt.

Hvad er en SharePoint-arbejdsproces?

Du ved sikkert allerede, hvad et rutediagram er. Det er et grafisk kort over en proces med instruktioner om, hvad der sker på hvert trin.

Arbejdsproces

En SharePoint-arbejdsproces er som et automatiseret rutediagram, som fjerner meget af arbejdet, gætteriet og tilfældigheden ved standardarbejdsprocesserne.

Se f.eks. på dokumentgodkendelsesprocessen i illustrationen. Når du kører denne proces manuelt, kan det medføre en masse kontrol og registrering, videresendelse af dokumenter og afsendelse af påmindelser – og alle disse opgaver skal udføres af dig eller en eller flere af dine kolleger. Det betyder en masse ekstraarbejde og muligvis også en konstant strøm af afbrydelser.

Men når du bruger SharePoint dokumentgodkendelse arbejdsprocessen til at køre processen, alle, der kontrollerer og registrering og minder og videresende er udført af arbejdsprocessen, automatisk. Hvis en person er for sent at udføre en opgave, eller hvis der opstår nogle andre problemer, oprette de fleste af de arbejdsprocesser, der medtages en meddelelse om at give dig besked om det. Ingen i gruppen skal proaktiv overvåge processen, fordi med en SharePoint-arbejdsproces processen er altid proaktiv overvågning sig selv.

Desuden er det let at køre en SharePoint-arbejdsproces. Du vælger bare den ønskede arbejdsprocestype, angiver de indstillinger, der vil virke bedst i din situation, og lader arbejdsprocessen tage over. Du kan selvfølgelig altid annullere eller afbryde en arbejdsproces, når du vil.

Hver af typerne, medtages act som en skabelon. Du tilføjer en version af arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et bibliotek eller en hel gruppe af websteder ved hjælp af en startformular til at angive indstillinger og indstillinger, du vil for denne version. Disse indstillinger og valg omfatter som arbejdsprocessen tildeler opgaver til opgave deadlines, hvordan arbejdsprocessen kan startes og af hvem instruktioner til medtages i opgave meddelelserne osv.

Vigtigt:  Som standard er arbejdsprocesserne Godkendelse, Indsaml feedback og Indsaml signatur ikke aktiveret, og de står ikke anført i feltet Vælg en arbejdsprocesskabelon i tilknytningsformularen. Hvis du vil gøre dem tilgængelige for brug, skal en webstedsadministrator aktivere dem på niveauet for gruppen af websteder.

Der findes fem forprogrammerede arbejdsprocestyper.

Flueben En arbejdsproces for godkendelse dirigerer et dokument eller et andet element til de angivne personer, så de kan godkende eller afvise det. Du kan også bruge en arbejdsproces for godkendelse til at styre godkendelse af indhold på en liste eller i et bibliotek. Du kan få mere at vide og en trinvis vejledning under Om arbejdsprocesser for godkendelse.

Arbejdsprocessen for indsamling af feedback Arbejdsprocessen for indsamling af feedback dirigerer et dokument eller et andet element til de angivne personer, så de kan give deres feedback. Arbejdsprocessen for indsamling af feedback samler al feedback fra deltagerne for ejeren af arbejdsprocessen, og der oprettes en oversigt over gennemsynsprocessen. Du kan få mere at vide og en trinvis vejledning under Om arbejdsprocesser for indsamling af feedback.

Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer dirigerer et Microsoft Office-dokument til de angivne personer, så de kan signere det digitalt. Bemærk, at arbejdsprocessen for indsamling af signaturer kun virker i forbindelse med Word-dokumenter, Excel-projektmapper og InfoPath-formularer. Du kan få mere at vide og en trinvis vejledning under Om arbejdsprocesser for indsamling af signaturer.

Tre-tilstandsarbejdsprocessen Tre-tilstandsarbejdsprocessen er udviklet til at spore et listeelements status gennem tre tilstande (faser). Den kan bruges til at administrere forretningsgange, der kræver, at organisationer sporer et stort antal problemer eller elementer, – f.eks. kundesupportproblemer, kundeemner eller projektopgaver.

Med hver overgang mellem tilstande tildeler arbejdsprocessen en opgave til en person og sender personen en e-mail-besked om opgaven. Når denne opgave er udført, opdaterer arbejdsprocessen statussen for elementet og går videre til næste tilstand. Tre-tilstandsarbejdsprocessen er beregnet til at arbejde med listeskabelonen Problemsporing, men den kan bruges til enhver liste, som indeholder en valgkolonne med tre eller flere værdier.

Du kan få mere at vide og en trinvis vejledning under Brug af en tre-tilstandsarbejdsproces.

Arbejdsprocessen Godkendelse af fordeling En arbejdsproces til godkendelse af publicering svarer til andre SharePoint-arbejdsprocesser på den måde, at den automatiserer dirigeringen af indhold til emneeksperter og interessenter til gennemgang og godkendelse. Det, der gør arbejdsprocessen til godkendelse af publicering enestående, er, at den er designet specielt til publicering af websteder, hvor publiceringen af nye og opdaterede websider er strengt kontrolleret. På denne type websteder kan der ikke publiceres nyt indhold, før det er blevet godkendt af hver eneste godkender i arbejdsprocessen. Du kan få mere at vide samt finde en trinvis vejledning under Arbejde med en arbejdsproces til godkendelse af publicering.

Hvis du vil tilføje eller starte en arbejdsproces, skal du have den korrekte tilladelse til den liste, det bibliotek eller den gruppe af websteder, hvor arbejdsprocessen skal køre:

  • Tilføje en arbejdsproces    Som standard, skal du have tilladelsen Administrer lister for at tilføje en arbejdsproces. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og gruppen besøgende ikke).

  • At starte en arbejdsproces    Som standard, skal du også have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces, der allerede er blevet tilføjet. (Gruppen medlemmer og gruppen Ejere begge have tilladelsen Rediger elementer som standard, gruppen besøgende ikke).
    Alternativt ejere kan vælge at konfigurere bestemte arbejdsgange, så de kan være Introduktion kun af medlemmer af gruppen ejere.

I følgende diagram får du en overordnet oversigt over de grundlæggende faser til planlægning, tilføjelse, kørsel og redigering af en SharePoint-arbejdsproces. Individuelle afsnit om hvert trin følger.

Arbejdsproces

  • Planlæg    Sørg for, at du ved, hvilke indstillinger du ønsker, og hvilke oplysninger du skal have tilgængelige, når du bruger igangsætningsformularen til at tilføje din version af arbejdsprocessen.

  • Tilføj    Udfyld initieringsformularen for at føje din arbejdsprocesversion til en liste, et bibliotek eller en gruppe af websteder.

  • Start    Start den nye arbejdsproces, enten manuelt eller automatisk, for et dokument eller et andet element på en liste eller i et bibliotek. Hvis du starter arbejdsprocessen manuelt, har du mulighed for at ændre nogle af indstillingerne i tilknytningsformularen, som er en kortere initieringsformular. Når arbejdsprocessen starter, oprettes der opgaver, sendes meddelelser om opgaverne, og handlinger og hændelser registreres.

  • Overvåg    Mens arbejdsprocessen kører, kan du gå til siden Status for arbejdsproces for at se, hvilke opgaver der er blevet udført, og hvilke andre handlinger der har været. Hvis der er behov for det, kan du bruge siden til at justere nuværende og fremtidige opgaver og endda annullere eller afbryde arbejdsprocessen.

  • Gennemse    Når arbejdsprocessen har kørt, kan du se en oversigt over kørslen på siden Status for arbejdsproces. Du kan også oprette statistiske rapporter over arbejdsprocessens generelle ydelse på statussiden.

  • Rediger    Hvis du ikke er helt tilfreds med arbejdsprocessen, kan du åbne den originale tilknytningsformular, som du brugte for at tilføje den, og foretage dine ændringer der.

Hvis du har brug for større fleksibilitet med en integreret arbejdsproces, kan du tilpasse den yderligere med et værktøj som SharePoint Designer 2013. Du kan også oprette din egen originale arbejdsproces fra bunden.

Ved hjælp af Workflow Designer opretter du regler, der knytter betingelser og handlinger sammen med elementer på SharePoint-lister og i Sharepoint-biblioteker. Ændringer af elementer på lister eller i biblioteker starter handlinger i arbejdsprocessen.

Du kan f.eks. udvikle en arbejdsproces, som starter en ekstra arbejdsproces for godkendelse, hvis omkostningen af et element overstiger et bestemt beløb.

Du kan også definere en arbejdsproces for et sæt relaterede dokumenter. Hvis din arbejdsproces f.eks. er knyttet til et dokumentbibliotek, eller hvis det filtreres til indholdstypen Dokument, udføres en gruppe af kontekstbetingede dokumentgruppehandlinger. En dokumentgruppe gør det muligt at behandle en gruppe af dokumenter som en enkelt enhed, så en arbejdsproceshandling for en dokumentgruppe køres på hvert af de elementer, der findes i det pågældende dokumentsæt.

Toppen af siden

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×