Office
Log på
Om arbejdsprocesser for indsamling af signaturer

Om arbejdsprocesser for indsamling af signaturer

Bemærk!:  Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

Arbejdsprocesserne i SharePoint-produkter er funktioner, du kan bruge til at automatisere dine forretningsprocesser, hvilket gør dem både mere ensartet og mere effektivt. Du kan bruge en arbejdsproces for SharePoint Indsamling af signaturer til at distribuere dokumenter, der er oprettet i Excel, Word eller InfoPath til en eller flere personer til deres signaturer.

Du finder flere oplysninger i Oversigt over arbejdsprocesserne i SharePoint.

Vigtigt!: Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer er aktiveret ikke som standard og der ikke vises på listen Vælg en arbejdsprocesskabelon i Tilknytningsformularen. Hvis du vil gøre det tilgængeligt til brug, skal en webstedsadministrator aktivere dem på niveauet for gruppen af websteder. Hvis du har niveau tilladelser for gruppe af websteder, kan du se aktivere SharePoint-arbejdsprocesskabeloner.

Hvis du vil udføre er fuldføre en arbejdsprocesopgave for indsamling af signaturer    Bare gå til segmentet FÆRDIGT og udvide den. Du nødvendigvis ikke nogen af de andre segmenter nu.

Sammenligning af manuel proces med automatiseret arbejdsproces

SharePoint-arbejdsprocesser er:

  • Effektive og ensartede    En arbejdsproces for indsamling af signaturer automatisk dirigerer dokumentet, tildeler signatur opgaver og holder styr på deres status. Aktivitet i arbejdsprocessen kan overvåges og tilpasses fra statussiden for central og oversigten over begivenheder i kørsel af arbejdsprocessen vedligeholdes i 60 dage efter fuldførelse.

  • Mindre arbejde for dig    En arbejdsproces for indsamling af signaturer sparer dig og dine kolleger for både tid og besvær, og samtidig strømlines og standardiseres signeringsprocessen.

Her er et diagram over en meget simpel version af arbejdsprocessen for indsamling af signaturer.

Rutediagram over arbejdsprocessen

Tip til brug af artiklen

Oplysninger i denne artikel vises i udvidelig målgrupper.

Hvis du vil udføre er fuldføre en arbejdsprocesopgave for indsamling af signaturer    Bare gå til segmentet FÆRDIGT og udvide den. Du nødvendigvis ikke nogen af de andre segmenter nu.

Hvis du vil tilføje, skal starte, overvåge, og vedligeholde arbejdsprocesser    Hvis du ikke allerede fortrolig med disse opgaver, kan du finde det nyttigt at Arbejd dig videre til denne artikel, segmentet ved målgruppe, først gang, du design, og Tilføj en arbejdsproces. Når du er vant til oplysningerne og layoutet artikel, vil du kunne gå direkte til segmentet skal du på en hvilken som helst vende tilbage besøg.

En bemærkning til grafikken    Skærmbillederne og begrebsdiagrammerne i denne artikelserie er generelt baseret på arbejdsprocessen for godkendelse. Men når der er brug for begrebsmæssig eller mere detaljeret vejledning, er billederne og diagrammerne i denne artikel blevet tilpasset arbejdsprocesserne for indsamling af signaturer.

Oplysninger om udskrivning af denne artikel    Dette er en lang artikel. Hvis du kun vil udskrive udvalgte segmenter, skal du sørge for, at kun disse segmenter er udvidet, når du udskriver. Hvis du vil medtage al grafik i den udskrevne kopi, skal du udskrive i liggende format og ikke i stående format.

Oplysninger om søgning    Før du søger efter tekst eller ord i denne artikel, skal du sørge for, at alle de segmenter, du vil søge i, er udvidet.

Få mere at vide om arbejdsprocesserne for indsamling af signaturer

En arbejdsproces for indsamling af signaturer er en funktion, SharePoint-produkter, som omdirigerer et dokument eller en formular, der er oprettet i Word, Excel eller InfoPath til en eller flere personer til sin signatur. Arbejdsprocessen automatisere, strømlines og standardiseres hele processen.

Illustration af distributionen i arbejdsprocessen

Den grundlæggende arbejdsproces for indsamling af signaturer, som findes i SharePoint-produkter, fungerer som en skabelon. Ved hjælp af denne skabelon kan du tilføje en eller flere arbejdsprocesser for indsamling af signaturer på dine websteder. Hver enkelt arbejdsproces, som du tilføjer, er en entydig version af den grundlæggende arbejdsproces for indsamling af signaturer. De virker på hver deres måde baseret på de indstillinger, du angav, da du tilføjede den.

  • Når du første gang føjer en arbejdsproces for indsamling af signaturer til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, kan du angive, hvor mange deltagere der skal medtages, og du kan angive, om deres opgaver tildeles en efter en (serielt) eller alle på en gang (parallelt). Du kan endda beslutte, om du vil opdele deltagernes opgaver i to eller flere separate faser. Og hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt for et dokument, får du mulighed for at redigere disse indstillinger.

  • En opgave tildeles de enkelte deltagere i arbejdsprocessen. Hver deltager vælger mellem flere svarmuligheder: at signere (eller undlade at signere) dokumentet, at tildele signeringsopgaven til en anden eller at slette opgaven.

  • Mens arbejdsprocessen kører, kan du overvåge statussen og tilpasse den, hvis det er nødvendigt, fra siden Status for arbejdsproces.

  • 60 dage efter, at arbejdsprocessen er afsluttet, kan du stadig se listen over alle de arbejdsproceshændelser, der var i løbet af denne kørsel (eller forekomst) af arbejdsprocessen, på siden Status for arbejdsproces.

Arbejdsprocessen for indsamling af signaturer ikke er designet til at indsamle godkendelser og afviste invitationer til et dokument eller til at styre webside udgivelse for et websted. Hvis du vil tilføje en arbejdsproces, som deltagerne godkende eller afvise det dokument, der gennemses, skal du se i artiklen om arbejdsprocesser for godkendelse.

Desuden ikke er arbejdsprocesser for indsamling af signaturer designet til at indsamle feedback. Hvis du vil bruge en arbejdsproces til indsamling af feedback om et dokument, kan du se i artiklen om arbejdsprocesserne for indsamling af Feedback.

Du kan også bruge Microsoft SharePoint Designer 2013 til yderligere at tilpasse en hvilken som helst af arbejdsprocesserne i SharePoint-produkterne.

Tilføje en arbejdsproces    Som standard, skal du have tilladelsen Administrer lister for at tilføje en arbejdsproces. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og gruppen besøgende ikke).

At starte en arbejdsproces    Som standard, skal du også have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces, der allerede er blevet tilføjet. (Gruppen medlemmer og gruppen Ejere begge have tilladelsen Rediger elementer som standard, gruppen besøgende ikke).

Ejere kan alternativt vælge at konfigurere specifikke arbejdsprocesser, så de kun kan startes af medlemmer af gruppen Ejere. Det gør du ved at markere afkrydsningsfeltet Kræv tilladelser til at administrere lister for at starte denne arbejdsproces på første side i tilknytningsformularen.

Flere og flere forretningstransaktioner foregår elektronisk. Det har medført, at digitale signaturer bruges mere og mere for juridisk at forpligte parterne til transaktionerne. En digital signatur bruges for at bekræfte identiteten af den person, som signerede dokumentet, og den bekræfter, at indholdet ikke er blevet ændret, efter at den digitale signatur er blevet anvendt på dokumentet. Sikkerheden bag de digitale signaturer er baseret på krypteringsteknologier og er med til at mindske den risiko, der er forbundet med elektroniske forretningstransaktioner. Digital signering i Office er blevet forbedret for at imødekomme de behov, der er for beskyttelse af oplysninger i erhvervssektoren og den offentlige sektor i hele verden.

Hvis du vil oprette en digital signatur, skal du have et digitalt certifikat, som beviser din identitet over for de pålidelige signaturmodtagere, og som skal skaffes fra et anerkendt nøglecenter. Hvis du ikke har et digitalt certifikat, har Microsoft også partnere, som leverer digitale certifikater samt andre avancerede signaturer.

Der er fire grundlæggende faser:

  • FØR arbejdsprocessen køres (Planlæg, tilføje, starte)   
    før du føjer en arbejdsproces, du planlægger, hvor du vil tilføje den (for en enkelt liste eller et bibliotek eller for hele gruppen af websteder) og oplysninger om, hvordan det fungerer. Når du har tilføjet og arbejdsprocessen er konfigureret, kan alle med de nødvendige tilladelser starte arbejdsprocessen for et bestemt dokument. Arbejdsprocessen kan også angive til at køre automatisk. Automatisk kører kan aktiveres baseret på et eller begge af to udløsende hændelser: Når et dokument er føjet til eller oprettet i en liste eller bibliotek, eller når et dokument i en liste eller et bibliotek er ændret.

  • MENS arbejdsprocessen kører (Fuldfør, Overvåg, justere)   
    mens arbejdsprocessen kører, individuelle deltagerne har fuldført deres tildelte opgaver. I mellemtiden kan status for arbejdsprocessen overvåges fra en central siden Status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen. Kan foretage justeringer til arbejdsprocessen, mens den afspilles fra den samme side og hvis det er nødvendigt, arbejdsprocessen kan annulleres eller afsluttet derfra.

  • Når arbejdsprocessen har kørt (gennemse, rapport, Skift)   
    når arbejdsprocessen er fuldført, kan du gennemse hele historien, Kør (eller forekomst) i op til 60 dage på siden Status for arbejdsproces. Hvis der er nogensinde alt det, du vil ændre om, hvordan funktionerne arbejdsproces, kan du åbne og redigere den tilknytningsformular, som du har færdiggjort, når du først tilføjede arbejdsprocessen.

I følgende rutediagram illustreres disse tre faser sådan, som den person, der tilføjer en ny arbejdsproces, ser det.

Arbejdsproces

Planlægge en ny arbejdsproces for indsamling af signaturer

I dette segment gennemgås de beslutninger, du skal træffe, og de oplysninger, du skal samle, før du tilføjer en version af arbejdsprocessen for indsamling af signaturer.

Hvis du allerede kender, hvordan du tilføjer denne type af arbejdsproces og kun bruge en påmindelse om specifikke trin, kan du gå direkte til det relevante tilføje-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

De arbejdsprocesser, som findes i SharePoint-produkter, fungerer som masterskabeloner, som de bestemte, individuelle arbejdsprocesser, du føjer til lister, biblioteker og grupper af websteder, er baseret på.

Hver gang du f.eks. tilføjer en arbejdsproces for indsamling af signaturer, tilføjer du en version af den generelle skabelon for arbejdsprocessen. Du angiver et navn og bestemte indstillinger for hver enkelt version. Disse ting angiver du i tilknytningsformularen, når du tilføjer den bestemte version. På den måde kan du tilføjer flere arbejdsprocesser, som hver især er baseret på masterskabelonen af arbejdsprocessen for indsamling af signaturer, men som hver især er navngivet og tilpasset den bestemte måde, du vil bruge den på.

I denne illustration er der blevet tilføjet tre arbejdsprocesser, som er baseret på skabelonen for arbejdsprocessen for godkendelse – en for alle indholdstyper i et enkelt bibliotek, en for en enkelt indholdstype i et enkelt bibliotek og en for en enkelt indholdstype i en hel gruppe af websteder.

Tre arbejdsprocesser baseret på skabelonen for arbejdsprocessen for godkendelse

Når du tilføjer en ny arbejdsprocesversion, som er baseret på en af de inkluderede arbejdsprocesskabeloner, udfylder du en tilknytningsformular for at angive, hvordan du vil have, at den nye version skal fungere.

I følgende afsnit finder du en liste med spørgsmål, som vil forberede dig på at udfylde tilknytningsformularen. Først skal du dog bruge et øjeblik på at gennemse formularen og felterne i den.

Første side i tilknytningsformularen

Første side i tilknytningsformularen

Anden side i tilknytningsformularen

Anden side i tilknytningsformularen

Felterne på den anden side vises også i initieringsformularen, som vises, hver gang arbejdsprocessen startes manuelt. Felterne kan redigeres på det tidspunkt for den enkelte kørsel.

Ni spørgsmål, du skal besvare

Når du har svarene på alle spørgsmålene i dette afsnit, er du klar til at tilføje arbejdsprocessen.

I denne artikel omhandler den arbejdsprocesskabelon, der vises i menuen som Indsaml signaturer – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på, at denne type af arbejdsproces er det bedste valg for dig, referer til segmentet Få mere at vide i denne artikel. Du kan finde yderligere oplysninger om de andre arbejdsprocesskabeloner, der er tilgængelige i artiklen om arbejdsprocesserne i SharePoint.

Det er vigtigt at vide, at signaturlinjer af typen vi gennemgår her kan være indsat kun i dokumenter, der er oprettet i Word, Excel eller InfoPath.

Hvad er en indholdstype?

Hvert dokument eller et andet element, der er gemt i en SharePoint-liste eller et bibliotek hører til en eller anden indholdstype. En indholdstype kan være så grundlæggende og generisk som dokument eller en Excel-regnearkeller som højt specialiserede som Juridiske kontrakt eller Produkt designspecifikation. Nogle indholdstyper er tilgængelige i SharePoint-produkter som standard, men du kan tilpasse disse og tilføje andre, som du selv har oprettet.

Du kan gøre den nye version af arbejdsprocessen for indsamling af signaturer tilgængelig på en enkelt liste eller i et enkelt bibliotek, eller du kan gøre det tilgængeligt i hele gruppen af websteder.

  • Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, kan du konfigurere den, så den kører for alle indholdstyper eller kun en enkelt indholdstype.

  • Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for hele gruppen af websteder, skal du konfigurere den, så den kun kører på en enkelt webstedsindholdstype.

  • I alle tilfælde skal skal alle de dokumenter, som kører en arbejdsproces for indsamling af signaturer være en fil, der er oprettet i Word, Excel eller InfoPath.

Oversigt over en gruppe af websteder med tre måder at tilføje på forklaret

Giv arbejdsprocesversionen et navn, som:

  • Klart og tydeligt angiver, hvad den bruges til.

  • Klart og tydeligt adskiller den fra andre arbejdsprocesser.

Et eksempel

Forestil dig, at du er medlem af en gruppe af redaktører. Gruppen vil bruge to forskellige arbejdsprocesser for indsamling af feedback:

  • Du kører den første arbejdsproces på hvert dokument, som sendes af et medlem af din egen gruppe. Denne arbejdsproces indsamler feedback kun fra leder for din gruppe.

  • Du kører den anden arbejdsproces på hvert dokument, som sendes af personer uden for din egen gruppe. Denne arbejdsproces indsamler feedback fraalle medlemmer af din gruppe.

Du kan navngive den første arbejdsproces I bidrag Feedback og andet én Udvendige bidrag Feedback.

Tip!: Som altid er det en god ide at bruge en ensartet navngivningsmetode og sørge for, at alle dem, der arbejder med dine arbejdsprocesser, kender metoden.

Du kan angive, at arbejdsprocessen skal bruge webstedets standardlister af typen Opgaver og Oversigt, bruge andre eksisterende lister eller anmode om nye lister til kun denne arbejdsproces.

  • Hvis der findes mange arbejdsprocesser for webstedet, eller hvis nogle af arbejdsprocesserne involverer mange opgaver, kan det være en god ide at anmode om nye lister til hver enkelt arbejdsproces. Håndtering af alt for lange lister er en af de ting, der kan reducere ydeevnen. Det er hurtigere og nemmere for systemet at vedligeholde kortere lister end én meget lang liste.

  • Hvis de opgaver og historikken for denne arbejdsproces indeholder følsomme eller fortrolige angiver data, du skal huske adskilt fra listerne Generelt og derefter skal du helt , at nye, separate lister for denne arbejdsproces. Når du tilføjer arbejdsprocessen, skal du sørge for, at relevante tilladelser er indstillet til de nye lister.

Signaturlinjer kan indsættes i dokumentet på et af følgende to tidspunkter:

  • Før arbejdsprocessen startes for dokumentet.

  • Efter at arbejdsprocessen startes, men før den første deltager signerer dokumentet.

Tilføjelse af en digital signatur i et dokument kræver to trin:

  1. Først skal nogen indsætter ensignature linje i brødteksten i dokumentet.
    Signaturlinje indsat, men endnu ikke signeret

  2. Derefter nogen signerer til den indsatte linje.
    Indsat signaturlinje med en signatur

Dette huske    Fra det tidspunkt, at den første deltager signerer dokumentet, er dokumentet låst mod redigering. Any yderligere ændre til dokumentet efter dette punkt – med undtagelse af andre underskrivere, tilføje deres signaturer – ugyldiggør eller sletter alle signaturer, der er tilføjet. Og fordi indsættelse af en signaturlinje tæller som en ændring i dokumentet, alle signatur linjer skal allerede findes i dokumentet før den første deltager tilføjer sin faktiske signatur til en af disse linjer.

Der er derfor tre simple måder at besvare dette spørgsmål på:

  • For hver type af start    Dokumentet er baseret på en skabelon eller en formular, hvor signaturlinjer allerede er blevet tilføjet, så ingen skal tilføje dem for hver enkelt kørsel af arbejdsprocessen.

  • For en manuel start    Den person, der starter arbejdsprocessen, indsætter alle de signaturlinjer, der er behov for, før vedkommende starter arbejdsprocessen.

  • For en automatisk start    Den første deltager, som åbner dokumentet, indsætter alle de signaturlinjer, der er behov for, før vedkommende tilføjer sin egen signatur.

Her er en hurtig grafisk oversigt over hovedpunkterne.

Dokument uden den første signatur, og som derfor kan redigeres

Dokument med første signatur tilføjet, og som derfor ikke kan redigeres

En arbejdsproces kan konfigureres, så den kan startes kun manuelt, kun automatisk eller på begge måder:

  • Når du manuelt starter en arbejdsproces for indsamling af signaturer for et bestemt dokument eller element, vises en anden formular, nemlig initieringsformularen. Initieringsformularen indeholder kun indstillingerne fra den anden side i tilknytningsformularen. Det betyder, at hvis den person, der starter arbejdsprocessen, vil ændre nogle af disse indstillinger (dog kun for den aktuelle forekomst), kan vedkommende gøre det, før han eller hun klikker på Start.

  • Hvis arbejdsprocessen startes automatisk, er der selvfølgelig ikke mulighed for at vise en initieringsformular, så de standardindstillinger, der er angivet i tilknytningsformularen, anvendes uden nogen ændring.

I følgende illustration vises forskellen mellem en manuel og en automatisk start.

Formularer til manuel og automatisk start sammenlignet

De ændringer, du foretager i initieringsformularen er anvendt kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil ændrepermanente, standardindstillingerne af arbejdsprocessen , skal redigere du den originale tilknytningsformular, som beskrevet i ændre målgruppen i denne artikel.

Manuel start

Hvis du tillader manuel start, kan alle med de nødvendige tilladelser når som helst starte arbejdsprocessen for alle egnede dokumenter.

Fordelene ved manuel start er, at du og dine kolleger kan køre arbejdsprocessen, kun når og hvis I vælger at gøre det. Og hver gang du kører den, har du mulighed for at ændre nogle af indstillingerne ved hjælp af initieringsformularen.

Ved manuel start er der selvfølgelig en, som skal huske at køre arbejdsprocessen, når det er relevant at gøre det.

Automatisk start

Du kan konfigurere arbejdsprocessen, så den starter automatisk i forbindelse med en hvilken som helst af følgende hændelser:

  • Et nyt dokument oprettes i eller overføres til listen eller biblioteket.

  • Et dokument på listen eller i biblioteket ændres.

Fordelen ved automatisk start er, at ingen skal huske at starte arbejdsprocessen. Den kører, hver gang en udløsende hændelse indtræffer.

Særlige overvejelser i forbindelse med automatisk start af arbejdsprocesser til indsamling af signaturer

I modsætning til i nogle af de andre inkluderet arbejdsprocesser, som er det 't muligt at tilføje flere opgaver, når du har startet en arbejdsproces for indsamling af signaturer. Når arbejdsprocessen startes automatisk, tildeler kun signatur opgaverne allerede er angivet i standardindstillingerne. Hver af disse opgaver kan faktisk være tildelt igen under kørsel af arbejdsprocessen, men ingen Yderligere opgaver kan oprettet og tildelt. Med andre ord, en arbejdsproces for indsamling af signaturer skal køres kun automatisk når identitet, eller mindst det nummer, for deltagere kendes på forhånd.

Hvad du kan gøre efter en automatisk start, er at slette eller annullere de opgaver, som allerede er blevet tildelt – men bemærk, at annullering af en opgave ikke fjerner den tilknyttede signaturlinje fra dokumentet.

Nedenfor finder du tre scenarier, hvor en automatisk start anvendes. Bemærk, at i hvert scenario:

  • Kører arbejdsprocessen for et bibliotek, som brugerne overfører de dokumenter, som skal signeres, til.

  • Er det sæt af personer, som tildeles signaturopgaver, det samme sæt personer hele tiden. Der er ikke behov for at gennemse eller redigere personerne, hver gang arbejdsprocessen startes.

I hvert af disse scenarier er der selvfølgelig ikke behov for, at deltagerne indsætter signaturlinjer, når arbejdsprocessen køres, hvis det element, der overføres, er et dokument eller en formular, som allerede indeholder de relevante signaturlinjer.

Scenario 1: Enkelt opgave, enkelt underskriver

Nye udgiftskrav skal signeres af Anne, og Anne opretter derfor et bibliotek med navnet Nye udgiftskrav. Alle i organisationen kan oprette eller overføre et krav.

Hun opretter en arbejdsproces og giver det samme navn: Ny udgifter krav. Arbejdsprocessen køres automatisk for alle nye dokumenter, tildele kun én signaturopgave – til Anna af kurset.

Rutediagram for arbejdsproces

Scenario 2: Flere opgaver, flere underskrivere

Denne gang er det kontrakter, der skal signeres af Anne og Søren og Frank – af dem alle tre.

Søren opretter et bibliotek med navnet kontrakter for signaturer. Hun opretter en arbejdsproces for indsamling af signaturer med navnet signaturer (annaANDseanANDfrank). Arbejdsprocessen køres automatisk for alle nye dokumenter, tildele én signaturopgave til hver af de tre personer.

Den første underskriver, der åbner dokumentet, indsætter signaturlinjerne for alle tre underskrivere, før vedkommende selv signerer dokumentet.

Rutediagram for arbejdsproces

Scenario 3: Flere opgaver, enkelt underskriver

I denne version skal kontrakterne kun underskrives af Anne eller Søren eller Frank – af kun én af disse tre.

Søren opretter et bibliotek med navnet kontrakter for signatur og en arbejdsproces med navnet signatur (Anneellersørenellerfrank). Hun opretter også en adresseliste eller distributionsgruppe, også kaldet Anneellersørenellerfrank, som indeholder alle tre dem.

Arbejdsprocessen køres automatisk for alle nye dokumenter i biblioteket, men denne gang tildeles kun én signaturopgave til gruppen Anneellersørenellerfrank .

Denne type af opgave kaldes en gruppeopgave og fungerer på følgende måde: Der sendes en mail med en meddelelse om opgaven til hvert medlem i gruppen, men der oprettes kun en enkelt opgave, som et vilkårligt medlem af gruppen kan gøre krav på og fuldføre på vegne af hele gruppen.

Rutediagram for arbejdsproces

Du kan finde oplysninger om, hvordan du gør krav på og fuldfører en gruppeopgave, segmentet FÆRDIGT i denne artikel.

Når du føjer en arbejdsproces til en indholdstype for hele gruppen af websteder, får du mulighed for også at føje arbejdsprocessen til alle de andre indholdstyper i gruppen af websteder, som nedarver fra den indholdstype, som du føjer arbejdsprocessen til. Bemærk, at hvis du tilføjer en arbejdsproces for kun en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, vises denne indstilling ikke.

Bemærkninger!: 

  • Det kan tage lang tid, før den handling, som udfører al den ekstra tilføjelse, bliver færdig.

  • Hvis nedarvningen er blevet afbrudt for nogen af de websteder eller underwebsteder, hvor arbejdsprocessen skal føjes til de indholdstyper, der nedarver, skal du sørge for, at du er medlem af gruppen Ejere på hvert af disse websteder eller underwebsteder, før du kører handlingen.

Du skal angive navnet eller mailadressen på dem, som en signaturopgave skal tildeles.

Gruppere opgaver eller en enkelt?    Hvis du tildeler en opgave til en gruppe eller distributionsliste, der skal tildeles en gruppeopgave : hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men kun et medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde oplysninger om, hvordan du gør krav på og fuldfører en gruppeopgave, segmentet FÆRDIGT i denne artikel.

En fase eller flere faser?    Du kan vælge at lade kun én fase signatur opgaver eller have flere faser. Hvis du har mere end én fase, udføres faserne efter hinanden.

Parallelle gennemsyn eller serielle gennemsyn?    For de andre deltagere i en hvilken som helst en fase, kan du vælge enten at få deres signatur opgaver, der er tildelt alle på samme tid (parallelt) eller har deres opgaver, der er tildelt efter hinanden (i serielt) i den rækkefølge, som du angiver. Indstillingen seriel kan være nyttigt, hvis for eksempel en af underskrivere er den reelle beslutningstageren vedrørende dokumentet, og det ikke mening på grund af de andre underskrivere til at udføre deres signatur opgaver, hvis beslutningstageren beslutter ikke at logge.

Et eksempel

Dette simple scenario illustrerer nogle af de fordele, der er ved både flere faser og serielle opgavetildelinger:

Forestil dig, at Frank tilføjer en ny arbejdsproces for indsamling af signaturer for et kontraktbibliotek. Da Frank er den endelige beslutningstager, vil han være den første person, der signerer kontrakterne. Hvis han beslutter ikke at signere, tildeles hverken Anne eller Søren en signaturopgave. Frank kan konfigurere dette på to forskellige måder:

  • Ved hjælp af et serielt gennemsyn    Frank konfigurerer en enkelt seriel fase, hvori hun er den første deltager og Anna og Søren er anden og tredje.
    Her kan du se hvordan Frank konfigurerer serielle gennemsyn enkelt trin.
    Poster vist i en formular

  • Ved hjælp af to faser    Hvis Frank ønsker Anna og Søren skal tildeles deres opgaver på samme tid, så Søren ikke nødvendigt at vente Anna at tilføje sin signatur, før hun kan tilføje sin egen, han kan konfigurere to faser i arbejdsprocessen. Første fase indeholder kun sin egen signaturopgave, og andet er en parallel fase, der indeholder Anna og Søren opgaver. I anden fase starter ikke, hvis det første trin ikke er fuldføres.
    Her kan du se hvordan Frank konfigurerer to faser parallelle gennemsyn.
    Indstillinger vist i en formular

Her er diagrammer over begge løsninger. Hvis Frank ikke fuldfører sin signaturopgave, tildeles der ikke opgaver til hverken Anne eller Søren. Det gælder for begge versioner.

Rutediagrammer over begge versioner

I feltet Cc på den anden side i tilknytningsformularen kan du angive navne og adresser på dem, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

  • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave til den person, hvis navn angives i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

Tilføje en arbejdsproces for indsamling af signaturer (for kun én liste eller ét bibliotek)

Hvis du ikke har kendskab til tilføjelse af arbejdsprocesser, kan du finde det nyttigt at gennemgå de foregående segmenter Få mere at vide og PLANLÆGGE i denne artikel, før du går videre med trinene i dette segment.

Der er to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:

Mail    Hvis der skal sendes mails for en arbejdsproces, skal mail være aktiveret for SharePoint-webstedet. Hvis du ikke er sikker på, om mail er blevet aktiveret, skal du kontakte SharePoint-administratoren.

Tilladelser    Standardindstillingerne i SharePoint-produkter kræver, at du har tilladelsen Administrer lister for at tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og gruppen besøgende ikke. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser, se segmentet Få mere at vide i denne artikel).

Følg disse trin

  1. Åbn den liste eller biblioteket, som du vil føje arbejdsprocessen til.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

  4. Angive enten en enkelt indholdstype for at arbejdsprocessen kan køre på eller alle (for alle indholdstyper), og klik derefter på Tilføj en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

    Bemærk!: Indsamling af signaturer arbejdsprocesser kan kun køres for dokumenter, der er oprettet i oprettet i Word, Excel eller InfoPath.

    Kommandoen Tilføj en arbejdsproces med en valgt dokumentindholdstype

    1. Udfyld den første side i tilknytningsformularen.
      Der er en vejledning efter illustrationen.

Første side i tilknytningsformularen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek

Første boble

Indholdstype

Behold standardindstillingen Alle, eller vælg en specifik indholdstype.

Anden boble

Arbejdsproces

Vælg skabelonen Indsaml signaturer – SharePoint 2010.

Bemærk!: Hvis skabelonen Indsaml signaturer – SharePoint 2010 ikke vises på listen skal du kontakte SharePoint-administratoren for at finde ud af, hvordan du får den aktiveret for gruppen af websteder eller arbejdsområdet. Hvis du har tilladelser til webstedet af websteder, kan du se aktivere SharePoint-arbejdsprocesskabeloner.

Tredje boble

Navn

Skriv et navn på arbejdsprocessen. Navnet identificerer arbejdsprocessen for brugerne af listen eller biblioteket.

Forslag til navngivning af arbejdsprocessen, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

Opgaveliste

Vælg en opgaveliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Opgave (ny) for at oprette en ny liste.

Finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge et eksisterende dokument), i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Femte boble

Oversigtsliste

Vælg en oversigtsliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Ny oversigtsliste for at oprette en ny liste.

Finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge et eksisterende dokument), i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Sjette boble

Startindstillinger

Angiv den eller de måder, som arbejdsprocessen kan startes på.

Oplysninger om de forskellige indstillinger finder du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

  1. Når alle indstillingerne i formularen er, som du vil have, at de skal være, skal du klikke på Næste.

  2. Udfyld den anden side i tilknytningsformularen.
    Der er en vejledning efter illustrationen.

    Du får vist alle indstillingerne på den anden side i tilknytningsformularen i SharePoint-produkter, hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan ændre indstillingerne for den ene forekomst.

Anden side i tilknytningsformularen med indstillingerne fremhævet

Første boble

Tildele til

Angiv navne eller adresser på dem, der skal tildeles arbejdsopgaver til i arbejdsprocessen.

  • Hvis opgaverne tildeles en ad gangen (serielt)   
    Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, hvori du vil opgaverne skal tildeles.

  • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt)   
    Rækkefølgen af navnene eller adresserne er ligegyldig.

  • Hvis du medtager en gruppe eller distributionsliste   
    skal tildeles en gruppeopgave: hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men kun et medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde oplysninger om, hvordan du gør krav på og fuldfører en gruppeopgave, segmentet FÆRDIGT i denne artikel.

Anden boble

Rækkefølge

Angiv, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt).

Kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj en hvilken som helst fase, som du vil have ud over den første, du lige har konfigureret.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

CC

Angiv navnene eller mailadresserne på de personer, som skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

  • Skriv et navn her hører ikke 't resultatet i en tildeling af en opgave i arbejdsprocessen.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  1. Når du har angivet indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

Den nye arbejdsprocesversion oprettes i SharePoint-produkter.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at starte og teste den nye arbejdsproces, skal du gå til segmentet STARTE i denne artikel.

Du finder instruktioner til at indsætte signaturlinjer i et dokument i segmentet indsætte i denne artikel.

Tilføje en arbejdsproces for indsamling af signaturer (for en hel gruppe af websteder)

Hvis du ikke har kendskab til tilføjelse af arbejdsprocesser, kan du finde det nyttigt at gennemgå segmenterne Få mere at vide og PLANLÆGGE i denne artikel, før du går videre med trinene i dette segment.

Der er to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:

Mail    Hvis arbejdsprocessen skal sende en besked via mail, skal være aktiveret mail til dit websted. Hvis du ikke er sikker på, at dette allerede er gjort, kan du kontakte administratoren af SharePoint.

Tilladelser    Standardindstillingerne i SharePoint-produkter kræver, at du har tilladelsen Administrer lister for at tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og gruppen besøgende ikke. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser, se segmentet Få mere at vide i denne artikel).

Følg disse trin

  1. Gå til startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger for Ikonet Indstillinger , og klik derefter på Indstillinger for websted.

    Klik på Indstillinger for Knappen Indstillinger på titellinjen i SharePoint 2016. i SharePoint Online, og derefter klikke på webstedsindhold. Webstedsindhold, klik på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier til Web Design på siden Indstillinger for websted.
    Linket Webstedsindholdstyper under Gallerier

  4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, du vil tilføje en arbejdsproces for, på siden Webstedsindholdstyper.

    Bemærk!: Indsamling af signaturer arbejdsprocesser kan kun køres for dokumenter, der er oprettet i oprettet i Word, Excel eller InfoPath.

    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

    1. Klik på Indstillinger for arbejdsproces på siden for den valgte indholdstype, under Indstillinger.
      Linket Indstillinger for arbejdsproces i sektionen Indstillinger

    2. Klik på linket Tilføj en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
      Linket TIlføj en arbejdsproces

    3. Udfyld den første side i tilknytningsformularen.
      Der er en vejledning efter illustrationen.

Første side i tilknytningsformularen med indstillingerne fremhævet

Første boble

Arbejdsproces

Vælg skabelonen Indsaml signaturer – SharePoint 2010.

Bemærk!: Hvis skabelonen Indsaml signaturer – SharePoint 2010 ikke vises på listen skal du kontakte SharePoint-administratoren for at finde ud af, hvordan du får den aktiveret for gruppen af websteder eller arbejdsområdet. Hvis du har tilladelser til webstedet af websteder, kan du se aktivere SharePoint-arbejdsprocesskabeloner.

Anden boble

Navn

Skriv et navn på arbejdsprocessen. Navnet identificerer arbejdsprocessen for brugerne af gruppen af websteder.

Forslag til navngivning af arbejdsprocessen, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Opgaveliste

Vælg en opgaveliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Opgave (ny) for at oprette en ny liste.

Finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge et eksisterende dokument), i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

Oversigtsliste

Vælg en oversigtsliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Ny oversigtsliste for at oprette en ny liste.

Finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge et eksisterende dokument), i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Femte boble

Startindstillinger

Angiv den eller de måder, som arbejdsprocessen kan startes på.

Oplysninger om de forskellige indstillinger finder du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Sjette boble

Opdatere liste- og webstedsindholdstyper?

Angiv, om arbejdsprocessen skal føjes til (tilknyttes) alle andre websteder og listeindholdstyper, som nedarver fra denne indholdstype.

  • Det kan tage lang tid, før den handling, som udfører al den ekstra tilføjelse, bliver færdig.

  • Hvis nedarvningen er blevet afbrudt for nogen af de websteder eller underwebsteder, hvor arbejdsprocessen skal føjes til de indholdstyper, der nedarver, skal du sørge for, at du er medlem af gruppen Ejere på hvert af disse websteder eller underwebsteder, før du kører handlingen.

  1. Når alle indstillingerne i formularen er, som du vil have, at de skal være, skal du klikke på Næste.

  2. Udfyld den anden side i tilknytningsformularen.
    Der er en vejledning efter illustrationen.

    Du får vist alle indstillingerne på den anden side i tilknytningsformularen i SharePoint-produkter, hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan ændre indstillingerne for den ene forekomst.

Anden side i tilknytningsformularen med indstillingerne fremhævet

Første boble

Tildele til

Angiv navne eller adresser på dem, der skal tildeles arbejdsopgaver til i arbejdsprocessen.

  • Hvis opgaverne tildeles en ad gangen (serielt)   
    Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, hvori du vil opgaverne skal tildeles.

  • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt)   
    Rækkefølgen af navnene eller adresserne er ligegyldig.

  • Hvis du medtager en gruppe eller distributionsliste   
    skal tildeles en gruppeopgave: hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men kun et medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde oplysninger om, hvordan du gør krav på og fuldfører en gruppeopgave, segmentet FÆRDIGT i denne artikel.

Anden boble

Rækkefølge

Angiv, om opgaverne i denne fase skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt).

Kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj en hvilken som helst fase, som du vil have ud over den første, du lige har konfigureret.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

CC

Angiv navnene eller mailadresserne på de personer, som skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

  • Skriv et navn her hører ikke 't resultatet i en tildeling af en opgave i arbejdsprocessen.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  1. Når du har angivet indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

Den nye arbejdsprocesversion oprettes i SharePoint-produkter.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at starte og teste den nye arbejdsproces, skal du gå til segmentet STARTE i denne artikel.

Du finder instruktioner til at indsætte signaturlinjer i et dokument i segmentet indsætte i denne artikel.

Indsætte signaturlinjer

Før en arbejdsprocesdeltager kan tilføje sin signatur, skal en signaturlinje indsættes i dokumentet. Indsættelse af linjen , og den tilføjelse af signaturen selve er to separate handlinger.

Det er vigtigt at huske på, at:

  • Når en signatur er blevet føjet til en signaturlinje, kan dokumentet ikke længere redigeres, undtagen for at tilføje flere signaturer på eksisterende signaturlinjer.

  • Hvis dokumentet redigeres, efter at den første signatur er blevet tilføjet, bliver de signaturer, der allerede er blevet tilføjet, ugyldiggjorte eller fjernet fra dokumentet.

  • Hvis du indsætter eller sletter signaturlinjer, behandles det som ændringer i dokumentet.

  • Derfor skal al indsættelse og fjernelse af signaturlinjer være fuldført, før den første deltager signerer dokumentet.

Her er en hurtig grafisk oversigt over dette.

Dokument uden den første signatur, og som derfor kan redigeres

Dokument med første signatur tilføjet, og som derfor ikke kan redigeres

For at indsætte en signaturlinje i Word eller Excel:

  1. Klik på det sted i dokumentet eller regnearket, hvor du vil indsætte en signaturlinje.

  2. På den Indsæt under fanen den gruppen tekst, skal du klikke på Signaturlinje.

  3. I den Signaturindstilling dialogboksen skal du udfylde alle, alle eller ingen af disse fire felter:

    • Foreslået underskriver   
      underskriverens fulde navn.
      (Vises i den færdige signatur).

    • Foreslåede Underskrivers titel   
      (vises i den færdige signatur).

    • Foreslåede Underskrivers e-mailadresse   
      (ikke vises i den færdige signatur.)

    • Vejledning til underskriveren   
      en hvilken som helst nyttige oplysninger til underskriveren.
      (Ikke vises i den færdige signatur.)
      Dialogboksen Signaturindstilling

  4. I samme dialogboks skal du markere eller fjerne markeringen i følgende afkrydsningsfelter:

    • Tillad underskriveren at tilføje kommentarer i dialogboksen signeret af   
      Tillad underskriveren at angive deres formål med signeringen.
      (Hvad underskriveren skriver kan ikke vises i den færdige signatur.)

    • Vis dato for signering på signaturlinjen   
      den dato, som signaturen skal tilføjes.
      (Vises i den færdige signatur).

  5. Klik på OK.

Gentag den samme procedure for at tilføje flere signaturlinjer.

Slette en signaturlinje i Word eller Excel:

  1. Klik på signaturlinjen for at markere den.

  2. Tryk på DELETE.

Vigtigt!: Signaturlinjer kan kun indsættes i InfoPath Filler-formularer.

For at indsætte en signaturlinje i InfoPath:

  1. Klik for at placere markøren, hvor du vil indsætte en signaturlinje i formularen.

  2. Klik på Signaturlinje i gruppen Kontrolelementer under fanen Startside på båndet.

  3. Klik på signaturlinjen for at markere den, højreklik på den, og klik derefter på Egenskaber for signaturlinje i genvejsmenuen.

  4. Udfyld eventuelt følgende fire felter under fanen Generelt i dialogboksen Egenskaber for signaturlinje:

    • Meddelelse, som underskrivere får vist før signering   
      en hvilken som helst nyttige oplysninger til underskriveren.
      (Ikke vises i den færdige signatur.)

    • Underskrivers navn   
      (vises i den færdige signatur).

    • Underskrivers titel   
      (vises i den færdige signatur).

    • Underskrivers mailadresse   
      (ikke vises i den færdige signatur.)
      Dialogboksen Egenskaber for signaturlinje

  5. Foretag eventuelle justeringer under fanen Størrelse og under fanen Avanceret.

  6. Klik på OK.

Slette en signaturlinje i InfoPath:

  • Klik på kontrolelementet for at markere det, og tryk derefter på Delete.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at teste den nye arbejdsproces, skal du gå til segmentet STARTE i denne artikel.

Hvis du fuldfører en arbejdsprocesopgave, gå (eller vende tilbage) til segmentet FÆRDIGT i denne artikel.

Starte en arbejdsproces til indsamling af signaturer

En påmindelse om signaturer processen: skal være alle ændringer i dokumentet – herunder alle indsættelser og sletninger af signaturlinjer – før den første deltager tilføje sin signatur på en signaturlinje. (Du kan finde flere oplysninger, se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel).

Du skal også kontrollere, at de personer, som arbejdsprocessen kan tildele opgaver forstå, hvordan du tilføje deres signaturer og fuldføre deres opgaveformularer. De kan være nyttige segmentet FÆRDIGT i denne artikel.

To måder at starte en arbejdsproces på    En arbejdsproces kan konfigureres, så den kan startes kun manuelt, kun automatisk eller på begge måder:

  • Manuelt når som helst ved alle, der har de nødvendige tilladelser.

  • Automatisk når en bestemt udløsende hændelse indtræffer – det vil sige, når et dokument er føjet til listen eller biblioteket og/eller når et dokument, der allerede findes på listen ændres på nogen måde.
    (Den udløsende hændelse eller hændelser, der er angivet i den første side i Tilknytningsformularen, under den oprindelige tilføjelse og konfiguration af arbejdsprocessen. Yderligere oplysninger finder du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.)

En arbejdsproces kan 't start for alle dokumenter, der er tjekket ud. (Et dokument kan tjekkes ud, Når en arbejdsproces er startet på den, men når det er tjekket ud, ingen Yderligere arbejdsprocesser på det pågældende dokument kan ikke startes, før det er tjekket ind igen.)

Hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at starte automatisk, køres arbejdsprocessen hver gang en udløsende hændelse indtræffer for det dokument, som udløste den.

Når arbejdsprocessen starter, tildeles den eller de første opgaver, og der sendes en meddelelse om opgaven til hver enkelt person, der ejer opgaven. Der sendes også startmeddelelser (forskellig fra meddelelser om opgaver) til den person, som oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, og til alle andre, der er angivet i feltet Cc på den anden side i tilknytningsformularen.

Hvis der ikke er nok signaturlinjer i dokumentet, før den udløsende handling starter arbejdsprocessen, skal de indsættes, før den første signatur tilføjes i dokumentet.

En bemærkning omkring tilladelser    Normalt, skal du have tilladelsen Rediger elementer til at starte en arbejdsproces. (Som standard, gruppen medlemmer og gruppen Ejere begge have denne tilladelse, men gruppen besøgende ikke. Dog kan en ejer også vælge, på grundlag af arbejdsproces af arbejdsprocessen, så der kræves tilladelsen Administrer lister for personer, der starter arbejdsprocessen. Hvis du vælger denne indstilling, kan ejere grundlæggende angive, at kun de og andre ejere kan starte en bestemt arbejdsproces. Yderligere oplysninger finder du i segmentet Få mere at vide i denne artikel.)

To steder at begynde fra

Du kan starte en arbejdsproces manuelt to forskellige steder:

  • Fra listen eller biblioteket , hvor dokumentet er gemt.

  • Fra i selve dokumentetog åbnet i det Microsoft Office-program, hvor det blev oprettet. (Bemærk, at det skal være den fulde, installerede program og ikke en webprogram version).

De resterende to afsnit i dette segment indeholder vejledninger til begge metoder.

  1. Tilføj enten alle de signaturlinjer, der er behov for, i dokumentet, eller aftal med deltagerne i arbejdsprocessen, at alle de signaturlinjer, der er behov for, føjes til dokumentet, før den første deltager tilføjer en signatur på en af linjerne.

  2. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor det dokument, som arbejdsprocessen skal køres for, er gemt.

  3. Klik på ikonet foran elementnavnet for at markere elementet og derefter på den filer fane på båndet i den arbejdsprocesser gruppe, skal du klikke på arbejdsprocesser.

  4. På siden arbejdsprocesser: dokument navn under Start en ny arbejdsproces, skal du klikke på den arbejdsproces, du vil køre.
    Link til at starte en arbejdsproces

  5. Foretag de ændringer, der skal anvendes på denne bestemte forekomst af arbejdsprocessen, i initieringsformularen.

    Bemærk!: Her, ændringer i initieringsformularen er anvendte kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal gælde hver gang arbejdsprocessen kører, eller hvis du vil ændre indstillinger for arbejdsproces, der ikke vises i formularen, i segmentet ændre i denne artikel.

Anden side i tilknytningsformularen med indstillingerne fremhævet

Første boble

Tildele til

Rediger listen over de personer, der skal tildeles opgaver til i arbejdsprocessen.

  • Hvis opgaverne tildeles en ad gangen   
    Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles.

  • Hvis alle opgaver tildeles på samme tid   
    Rækkefølgen af navnene eller adresserne er ligegyldig.

  • Hvis du medtager en gruppe eller distributionsliste   
    skal tildeles en gruppeopgave: hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men kun et medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde oplysninger om, hvordan du gør krav på og fuldfører en gruppeopgave, segmentet FÆRDIGT i denne artikel.

Anden boble

Rækkefølge

Kontrollér, at angivelsen af, om opgaverne i hvert segment skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er, som den skal være.

Kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj de faser, du vil have efter den eller de faser, der er konfigureret i øjeblikket.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

CC

Tilføj eller fjern relevante kontakter. Husk på, at:

  • Skriv et navn her hører ikke 't resultatet i en tildeling af en opgave i arbejdsprocessen.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  1. Når du er tilfreds med alle indstillinger i initieringsformularen, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Den eller de første opgaver tildeles i arbejdsprocessen, og samtidig sendes der meddelelser om start til dig og alle dem, der er angivet i feltet Cc i initieringsformularen.

  1. Tilføj enten alle de signaturlinjer, der er behov for, i dokumentet, eller aftal med deltagerne i arbejdsprocessen, at alle de signaturlinjer, der er behov for, føjes til dokumentet, før den første deltager tilføjer en signatur på en af linjerne.

  2. Åbn dokumentet i det installerede Office-program på computeren.

    Bemærk!: Denne metode kan bruges, når dokumentet er åben i en web application version af Microsoft Office-program. Det skal være åben i den fulde, installeret version af programmet på computeren.

  3. Når dokumentet er blevet åbnet, skal du klikke på fanen Filer, klikke på Gem og send og derefter klikke på den arbejdsproces, der skal køres for dokumentet.

  4. Hvis du får vist en meddelelse om, at filen skal være tjekket ind, for at arbejdsprocessen kan køre, skal du klikke på knappen Tjek ind.
    Hvis du ikke får vist denne meddelelse, skal du gå videre til trin 5.

  5. Klik på knappen Start arbejdsproces.

  6. Foretag de ændringer, der skal anvendes på denne bestemte forekomst af arbejdsprocessen på siden Rediger en arbejdsproces i initieringsformularen.

    Bemærk!: Her, ændringer i initieringsformularen er anvendte kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal gælde hver gang arbejdsprocessen kører, eller hvis du vil ændre indstillinger for arbejdsproces, der ikke vises i formularen, i segmentet ændre i denne artikel.

Anden side i tilknytningsformularen med indstillingerne fremhævet

Første boble

Tildele til

Rediger listen over de personer, der skal tildeles opgaver til i arbejdsprocessen.

  • Hvis opgaverne tildeles en ad gangen   
    Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles.

  • Hvis alle opgaver tildeles på samme tid   
    Rækkefølgen af navnene eller adresserne er ligegyldig.

  • Hvis du medtager en gruppe eller distributionsliste   
    skal tildeles en gruppeopgave: hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men kun et medlem skal gøre krav på og fuldføre opgaven. Du kan finde oplysninger om, hvordan du gør krav på og fuldfører en gruppeopgave, segmentet FÆRDIGT i denne artikel.

Anden boble

Rækkefølge

Kontrollér, at angivelsen af, om opgaverne i hvert segment skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er, som den skal være.

Kan finde flere oplysninger om brug af serielle og parallelle faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj de faser, du vil have efter den eller de faser, der er konfigureret i øjeblikket.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

CC

Tilføj eller fjern relevante kontakter. Husk på, at:

  • Skriv et navn her hører ikke 't resultatet i en tildeling af en opgave i arbejdsprocessen.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  1. Når du er tilfreds med indstillingerne i initieringsformularen, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Den eller de første opgaver tildeles i arbejdsprocessen, og samtidig sendes der meddelelser om start til dig og alle dem, der er angivet i feltet Cc i initieringsformularen.

Hvad skal der ske nu?

  • Hvis dette er første gang, denne arbejdsproces er kørt, de andre deltagere skal oplysninger og hjælp for at kunne udføre deres tildelte opgaver? (De kan være nyttige segmentet FÆRDIGT i denne artikel.)

  • Det er også en god ide at kontrollere, om deltagerne modtager deres mails, og særligt at meddelelserne ikke filtreres fra af filteret for uønsket mail.

  • Og naturligvis du muligvis en eller flere arbejdsprocesopgaver til at fuldføre dig selv. Gå til segmentet FÆRDIGT i denne artikel for oplysninger.

  • I mellemtiden for at finde ud af, hvordan du kan holde styr på statussen for den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, skal du gå til segmentet OVERVÅGE i denne artikel.

Fuldføre en opgave i en arbejdsproces til indsamling af signaturer

Hvis dette er første gang, du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for indsamling af signaturer, kan det være en god ide at læse hele dette segment, før du fuldfører opgaven. På den måde vil du blive bekendt med alle de muligheder, du har.

Bemærk!: Hvis du ved, at en arbejdsprocesopgave er blevet tildelt til dig, men du ikke har fået en meddelelse om opgaven endnu i din indbakke, skal du kontrollere, at meddelelsen ikke er blevet sendt til din mappe med uønsket mail. Hvis det er tilfældet, skal du justere indstillingerne for filteret for uønsket mail.

Først skal du sørge for, at du har den korrekte artikel

Forskellige typer af arbejdsprocesser kræver forskellige opgavehandlinger.

Så før du begynder, skal du kontrollere, at den opgave, du har fået tildelt, rent faktisk er en opgave i en arbejdsproces for indsamling af signaturer og ikke en opgave i en anden type af arbejdsproces.

Se efter teksten dette dokument kræver din signatur i en af følgende steder:

  • På linjen emne i meddelelsen om opgaven
    Identificerende tekst i meddelelsen om opgaven

  • På meddelelseslinjen i dokumentet, der skal gennemses
    Identificerende tekst i det element, der skal gennemses

  • I opgavetitlen på siden Status for arbejdsproces
    Identificere tekst i opgavetitlen på siden Status for arbejdsproces

Hvis du ikke kan se teksten dette dokument kræver din signatur i disse placeringer, du kontakte den person, der startes eller oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen til at finde ud af, hvilke arbejdsprocesskabelon, den er baseret på – eller om det er en brugerdefineret arbejdsproces.

Hvis opgaven er en signaturopgave, skal du bare læse videre.

Når du får tildelt en opgave i en arbejdsproces, får du besked om opgaven på en af tre måder:

  • Du modtager en mail med meddelelse om opgaven.

  • Du åbner et Microsoft Office-dokument og får vist en meddelelseslinje, hvor der står, at du har fået tildelt en relateret opgave.

  • Du kontrollerer SharePoint-webstedet og opdager, at en eller flere opgaver i øjeblikket er tildelt til dig.

Når du finder ud af, at du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for indsamling af signaturer, skal du sædvanligvis gøre to ting:

  • Gennemse dokumentet    Du åbner og gennemser dokumentet og signerer det derefter (eller undlader at signere det).

  • Fuldføre opgaven    Du udfylder og sender opgaveformularen.

Derfor er følgende tre elementer ofte involveret i fuldførelsen af en opgave:

  • Meddelelsen om opgaven (som du modtager som en mail)

  • Det dokument, som sendes til signering (som du åbner og derefter signerer eller undlader at signere)

  • Opgaveformularen (som du åbner, fuldfører og sender)

Sådan ser de tre elementer ud.

Bemærk!:  Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen om opgaven vises kun, når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook og ikke, når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.

Meddelelse om opgave, element til gennemsyn og opgaveformular

Bemærk!: Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen om opgaven vises kun, når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook og ikke, når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.

(Bemærk, at hvis opgaven ikke er tildelt til dig personligt, men til en hel gruppe eller distributionsliste liste du er medlem af, og derefter skal du gøre krav på opgave før du fuldfører den. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet krav en gruppeopgave, før du fuldfører den i dette segment.)

Følg disse trin

  1. Klik på linket til dokumentet i instruktionerne Sådan fuldfører du denne opgave i meddelelsen om opgaven.

  2. Klik på Åbn denne opgave på meddelelseslinjen i det åbne dokument.

Åbn elementet og opgaveformularen i mailen med meddelelsen om opgaven

Bemærk!: Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen om opgaven (vist i illustrationen oven over den sorte pil) vises kun, når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook og ikke, når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.

(Bemærk, at hvis opgaven ikke er tildelt til dig personligt, men til en hel gruppe eller distributionsliste liste du er medlem af, og derefter skal du gøre krav på opgave før du fuldfører den. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet krav en gruppeopgave, før du fuldfører den i dette segment.)

Følg disse trin

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor det dokument, der skal gennemses, er gemt, og klik på linket I gang for dokumentet og arbejdsprocessen.

  2. Klik på titlen på opgaven på siden Status for arbejdsproces.

  3. Klik på linket for dokumentet på meddelelseslinjen Denne arbejdsproces gælder for i opgaveformularen.

Åbn element og opgaveformular fra listen eller biblioteket

Bemærk, at hvis opgaven ikke er tildelt til dig personligt, men til en hel gruppe eller distributionsliste liste du er medlem af, og derefter skal du gøre krav på opgave før du fuldfører den. Du kan finde flere oplysninger i afsnittet krav en gruppeopgave, før du fuldfører den i dette segment.

Vær også opmærksom på, at hvis signaturlinjen er konfigureret til en bestemt bruger, og du signerer den, mens du er logget på som en anden bruger, vil uoverensstemmelsen muligvis kunne ses på signaturlinjen. I dette eksempel blev signaturlinjen konfigureret til Frank Martinez, men signaturen blev tilføjet af en person, som var logget på som Anna Lidman.

Signaturlinje med en anden underskriver

I følgende eksempel blev dokumentet oprettet i Word.

Element til gennemsyn med tre meddelelseslinjer

Bemærk de tre gule meddelelseslinjer øverst i dokumentet:

Markeret som færdig    Denne meddelelseslinje fortæller dig, at mindst én person allerede har tilføjet sin signatur på en signaturlinje.

Vigtigt!:  Fra da af vil en hvilken som helst ændring i dokumentet, undtagen tilføjelsen af signaturer på eksisterende signaturlinjer, bevirke, at de signaturer, der allerede er blevet tilføjet, fjernes eller ugyldiggøres. Det vil sige, at det ikke er muligt at indsætte eller slette signaturlinjer på dette tidspunkt. Der kan kun tilføjes signaturer.

Signaturer    Du kan klikke på knappen Vis signaturer for at åbne ruden Signaturer. Under Anmodede signaturer skal du klikke på navnet ud for dit navn og derefter klikke på Signer.

Bemærkninger!: 

  • Hvis dit navn vises mere end én gang på listen Anmodede signaturer, findes der mere end én linje, du skal tilføje din signatur på. Brug den samme procedure for at tilføje hver enkelt signatur.

  • Hvis du ikke kan se dit navn på listen Anmodede signaturer, skal du kontakte den person, som startede arbejdsprocessen – eller hvis den blev startet automatisk, skal du kontakte den person, som oprindeligt tilføjede den.

  • I InfoPath-formularer findes ruden Signaturer eller listen Anmodede signaturer ikke. Kontrollér, at du har signeret alle dine signaturlinjer, før du gemmer dokumentet og fuldfører opgaven.

Element med ruden Signaturer åben

Hvis du får vist en meddelelse om tredjepartsudbydere af digitale signaturer, skal du klikke på OK for at fortsætte. Hvis du ikke vil have vist denne meddelelse igen, skal du markere afkrydsningsfeltet.

Dialogboksen Signeråbnes.

Dialogboksen Signer

Signer dokumentet ved at skrive dit navn i feltet ud for det store X, klik på Signer, og klik derefter på OK i dialogboksen Bekræftelse af signatur.

Husk: Hvis dit navn vises mere end én gang på listen Anmodede signaturer, findes der mere end én linje, du skal tilføje din signatur på. Brug den samme procedure for at tilføje hver enkelt signatur.

Arbejdsprocesopgave    Når du er klar til at fuldføre og sende opgaveformularen, skal du klikke på knappen Åbn denne opgave på meddelelseslinjen Arbejdsprocesopgave.

Opgaveformularen for en opgave i arbejdsprocessen for indsamling af signaturer ser cirka sådan ud.

Opgaveformular med indstillingerne fremhævet

Bemærk, at de første to kontrolelementer (Slet element og denne arbejdsprocesopgave gælder for dokumenttitel) ikke vises i opgaveformularen, når den åbnes fra inde i dokumentet skal underskrives. De vises kun , når opgaveformularen åbnes direkte fra meddelelsen om opgaven eller opgavelisten på siden Status for arbejdsproces.

Første boble

Slet element

Hvis du vil slette opgaven fra den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, skal du klikke på linket her.

  • Dokumentet til signering bliver ikke slettet, når du sletter opgaven.

  • En opgave, der er blevet slettet, vises ikke længere i området Opgaver på siden Status for arbejdsproces. Sletningen registreres dog stadig i området Oversigt på siden.

Bemærk!:  Hvis du ikke startede denne forekomst af arbejdsprocessen, kan det være en god idé at kontakte den person, som startede den – eller hvis den startede automatisk, skal du kontakte den person, som oprindeligt tilføjede den – før du sletter opgaven.

Anden boble

Denne arbejdsprocesopgave gælder for dokumenttitel

Hvis du vil åbne det dokument, som skal signeres, skal du klikke på linket her.

Tredje boble

Status, anmodet af, konsoliderede kommentarer, forfaldsdato dato

Du kan ikke redigere eller ændre værdierne i disse fire felter, men oplysningerne i dem kan være nyttige.

Bemærk, at feltet Konsoliderede kommentarer indeholder alle de kommentarer, som blev sendt i formularen af de deltagere, som allerede har fuldført deres opgaver i denne forekomst af arbejdsprocessen.

På samme måde vil de næste deltagere kunne se den tekst, du angiver i feltet Kommentarer (4) i din egen formular, i feltet Konsoliderede kommentarer.

Fjerde boble

Kommentarer

Den tekst, du angiver her, registreres i Oversigt over arbejdsproces, og vil også blive vist i feltet Konsoliderede kommentarer (3) for de næste deltagere.

Femte boble

Log

Når du har signeret dokumentet og eventuelt skrevet din feedback i feltet Kommentarer, skal du klikke på denne knap for at sende formularen og fuldføre opgaven.

Sjette boble

Annullere

Hvis du vil lukke opgaveformularen uden at gemme nogen ændringer eller svar, skal du klikke på denne knap. Opgaven vises som ikke færdiggjort og tildelt dig.

Syvende boble

Gentildel opgave

Hvis du vil tildele opgaven til en ny person, skal du klikke på denne knap.

Se en illustration af den side, hvor du skal angive oplysninger om den nye tildeling, og for at få yderligere instruktioner, skal du gå til afsnit 7 i dette segment, tildele opgaven til en anden.

Bemærk!: Denne indstilling kan være slået fra for nogle arbejdsprocesopgaver.

Hvis kun en enkelt opgave er tildelt en hel gruppe, som du tilhører, kan et vilkårligt medlem af gruppen gøre krav på opgaven og fuldføre den på vegne af hele gruppen.

Gør krav på opgaven, før du åbner og signerer dokumentet. Når du har gjort krav på opgaven, tildeles den til dig, og ingen andre medlemmer af gruppen kan fuldføre den. På den måde er det kun én person, som gør det nødvendige arbejde.

  1. Gå til siden Status for arbejdsproces, og peg på navnet på den opgave, der er tildelt din gruppe, indtil der vises en pil.

  2. Klik på pilen, klik på Rediger element, og klik derefter på knappen Kræv opgave i opgaveformularen.
    Sådan gør du krav på en gruppeopgave

Når siden Status for arbejdsproces opdateres, kan du se, at opgaven ikke længere er tildelt gruppen, men nu er tildelt dig.

Hvis du senere vil frigive opgaven til gruppen igen uden at fuldføre den, skal du bruge de samme trin for at vende tilbage til opgaveformularen. Denne gang skal du i stedet klikke på Frigiv opgave.

Knappen Frigiv opgave i opgaveformularen

Hvis du vil have, at en anden person skal fuldføre en arbejdsprocesopgave, som er blevet tildelt til dig, skal du klikke på Gentildel opgave i arbejdsprocesopgaveformularen.

Denne formular vises.

Formular for gentildeling af opgave

Første boble

Tildel opgave til

Angiv navnet eller adressen på den person, som opgaven skal tildeles.

Hvis du vil tildele opgaven til den person, som startede arbejdsprocessen – eller hvis arbejdsprocessen startede automatisk, til den person, som oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen – skal du lade feltet være tomt.

Anden boble

Ny anmodning

Angiv oplysninger, som kan være relevante for, at den person, du tildeler opgaven til, kan fuldføre opgaven. Den tekst, du angiver her, føjes til området Konsoliderede kommentarer.

Tredje boble

Ny varighed

Gør en af disse tre ting:

  • Sådan bevares den nuværende forfaldsdato    Lad dette felt stå tomt.

  • Sådan fjernes forfaldsdatoen helt    Skriv det tal 0.

  • Til at angive en ny forfaldsdato dato    Skriv et tal her, og derefter angive enheder for varighed i feltet nedenfor. De to poster identificere sammenlagt perioden, før ændringen opgave forfalder.

Bemærk, at opgaverne Indsaml signaturer som standard ikke tildeles forfaldsdatoer eller opgavevarigheder.

Fjerde boble

Enheder for ny varighed

Hvis du angiver en nye opgavevarigheden, kan du bruge dette felt sammen med feltet Ny varighed til at identificere perioden, før en opgave forfalder. (For eksempel: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger.)

Når formularen er fuldført, skal du klikke på Send. Opgaven er markeret som fuldført, er tildelt en ny opgave til den person, der er nu ansvarlig for opgaven, og der sendes en meddelelse om opgave.

Alle de nye oplysninger, som du har angivet, medtages i teksten Uddelegeret af i den nye meddelelse om opgaven (nr. 1 i illustrationen nedenfor).

Meddelelse om opgave for en opgave, som er blevet tildelt en ny person

Alle disse ændringer registreres og kan ses i sektionerne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces som vist her.

Områderne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces for de opgaver, der tildeles en ny person

Overvåge, tilpasse eller standse en igangværende arbejdsproces for indsamling af signaturer

På siden Status for arbejdsproces kan du overvåge, tilpasse eller standse en igangværende arbejdsproces for den forekomst af arbejdsprocessen.

Vi viser dig først, hvordan du kommer til siden, derefter viser vi dig, hvordan du bruger de indstillinger og oplysninger, du finder på denne side. Til sidst viser vi dig to andre sider, hvor du kan få flere overvågningsoplysninger.

Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet findes, og klik på linket I gang for det relevante element og den relevante arbejdsproces.

I dette eksempel er elementet det dokument, der hedder Keynote Draft, og arbejdsprocessen er Approval 3.

Klikker på linket for status for arbejdsproces

Siden Status for arbejdsproces åbnes.

  • Hvis der er mange elementer på listen eller i biblioteket, kan du sortere og/eller filtrere for hurtigere at finde det element, du skal bruge. Hvis du gang på gang sorterer og filtrerer på samme måde, kan det være en god ide at oprette en brugerdefineret visning, som automatiserer dette.

  • Du kan også åbne siden Status for arbejdsproces ved enten at klikke på linket Vis status for denne arbejdsproces i en mail med en meddelelse om, at arbejdsprocessen "er startet", eller på linket Se arbejdsproceshistorikken i en mail med en meddelelse om, at arbejdsprocessen "er fuldført" for den specifikke forekomst, du er interesseret i.

Her, under illustrationen af hver sektion på siden Status for arbejdsproces, finder du de overvågningsspørgsmål, som besvares i sektionen.

Sektionen Oplysninger om arbejdsproces

Sektionen Oplysninger om arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvem startede denne forekomst af arbejdsprocessen?

  • Hvornår startede arbejdsprocessen?

  • Hvornår blev den sidste handling i denne forekomst udført?

  • Hvilket element kører denne forekomst for?

  • Hvad er status for forekomsten?

Sektionen Opgaver

Området Opgaver på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvilke opgaver er allerede blevet oprettet og tildelt, og hvad er status for dem?

  • Hvilke opgaver er blevet fuldført, og hvad var resultatet af hver enkelt opgave?

  • Hvad hedder forfaldsdatoen for hver af de opgaver, som allerede er blevet oprettet og tildelt? Bemærk, at opgaverne Indsaml signaturer som standard ikke tildeles forfaldsdatoer eller opgavevarigheder.

De opgaver, som er blevet slettet, og som endnu ikke er blevet tildelt, vises ikke i denne sektion.

Sektionen Oversigt over arbejdsproces

Sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvilke hændelser er allerede indtruffet i denne forekomst af arbejdsprocessen?

  • Bemærk, at overskredne opgaver og meddelelser om overskredne opgaver ikke vises i dette område.

Du kan standse en aktiv forekomst af en arbejdsproces før tid på to forskellige måder:

  • Annuller arbejdsprocessen    Alle opgaver annulleres, men beholdes i området Opgaver på siden Status for arbejdsproces.

  • Afslut denne arbejdsproces    Alle opgaver annulleres og slettes fra området Opgaver på siden Status for arbejdsproces. Der vises dog stadig data for dem i området Oversigt over arbejdsproces.

Du får vejledninger til begge metoder nedenfor.

Annullere (alle opgaver annulleres, men beholdes både på listen Opgaver og i oversigten

Hvis der ikke længere er brug for den aktuelle forekomst af en arbejdsproces, kan den annulleres.

Denne procedure kan som standard udføres af den person, som startede forekomsten af arbejdsprocessen eller af hvem som helst, som har tilladelsen Administrer lister. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen Medlemmer og Gæster har ikke.

  • Klik på Annuller alle Indsaml signaturer-opgaver i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden Status for arbejdsproces.

Alle igangværende opgaver annulleres, og arbejdsprocessen slutter med statussen annulleret. Annullerede opgaver findes stadig, både i området opgaver og i området Oversigt over arbejdsproces.

Afslutte (alle opgaver slettes fra listen Opgaver, men bevares i oversigten)

Hvis der opstår fejl, eller hvis arbejdsprocessen standser og ikke svarer, kan den afsluttes.

Denne procedure kan som standard kun udføres af en person, som har tilladelsen Administrer lister. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, gruppen Medlemmer og Gæster har ikke.

  • Klik på Afslut denne arbejdsproces i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden Status for arbejdsproces.

Alle de opgaver, der er oprettet af arbejdsprocessen annulleres og slettes fra området opgaver på siden Status for arbejdsproces, selvom de er stadig afspejles i området Oversigt over arbejdsproces. Arbejdsprocessen slutter med statussen annulleret.

På siden Arbejdsprocesser for et hvilket som helst element finder du en liste over de arbejdsprocesser, der i øjeblikket er aktive for elementet.

  1. Gå til den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er gemt.

  2. Peg på navnet på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. På siden Arbejdsprocesser: Elementnavn under Aktive arbejdsprocesserfinder du en liste over de forekomster af arbejdsprocesser, der er aktive for elementet.

Bemærk!:  Bemærk, at der ikke kan køre flere forekomster af en enkelt arbejdsprocesversion på det samme element på samme tid. Eksempel: Der er blevet tilføjet to arbejdsprocesser, som begge er baseret på skabelonen Indsaml signaturer. En kaldes Planlæg feedback, og den anden kaldes Budget for feedback. Der kan når som helst køre én forekomst af hver af arbejdsprocesserne på et element, men ikke to forekomster af den samme arbejdsproces.

Administratorer af grupper af websteder kan hurtigt danne sig et overblik over:

  • Hvor mange arbejdsprocesser baseret på hver arbejdsprocesskabelon, der i øjeblikket findes i gruppen af websteder.

  • Om hver enkelt arbejdsprocesskabelon er aktiv eller inaktiv i gruppen af websteder.

  • Hvor mange forekomster af arbejdsprocesversioner baseret på den enkelte arbejdsprocesskabelon der i øjeblikket kører i gruppen af websteder.

Sådan gør du:

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger ikonet Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted , og klik derefter på Indstillinger for websted.
    arbejdsprocesser under Webstedsadministration på siden Indstillinger for websted.
    Linket Arbejdsprocesser under overskriften Webstedsadministration

Siden Arbejdsprocesser åbnes, og oplysningerne vises.

Hvad skal der ske nu?

Hvis det er første gang, denne version af arbejdsprocessen har kørt, kan du bruge instruktionerne i segmentet Gennemse i denne artikel til at få vist hændelserne i forekomsten, og Find ud af, om funktionerne arbejdsproces, som du vil have den.

Gennemse resultaterne af arbejdsprocessen for indsamling af signaturer og oprette rapporter

Når forekomsten af arbejdsprocessen er færdig, kan du gennemse de hændelser, der er registreret i oversigten. Du kan åbne posten for en forekomst i op til 60 dage, efter at forekomsten er fuldført.

Vigtigt!:  Bemærk, at denne oversigt over arbejdsprocessen kun er til orientering. Den kan ikke bruges til officielle revisioner eller til nogen andre juridiske, bevismæssige formål.

Du kan også køre rapporter om arbejdsprocessens overordnede ydeevne på tværs af forekomster.

Så længe et element forbliver på den samme liste eller i det samme bibliotek, og indtil den samme arbejdsproces køres igen på det samme element, kan du få adgang til oversigten over den nyeste forekomst fra listen eller biblioteket.

Sådan får du vist siden Status for arbejdsproces for den nyeste forekomst af en arbejdsproces, der er kørt for et element:

  • Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet findes, og klik på statuslinket for det relevante element og den relevante arbejdsproces.

I dette eksempel er elementet dokumentet Keynote draft , og arbejdsprocessen er New Doc Approval.

Klik på linket for status for arbejdsproces

Sektionen Oversigt over arbejdsproces findes næsten nederst på siden Status for arbejdsproces.

Sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Hvad nu, hvis du vil gennemse oversigten for en forekomst, efter at du har kørt den samme arbejdsproces igen på det samme element?

Det kan du gøre i op til 60 dage enten fra listen eller biblioteket eller fra meddelelsen om fuldførelsen af arbejdsprocessen. 60 dage er så længe, som opgaveoversigten for arbejdsprocesserne bevares i SharePoint-produkter.

Fra listen eller biblioteket

  1. Gå til den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er gemt.

  2. Klik på ikonet foran elementnavnet for at markere elementet, og klik derefter på Arbejdsprocesser i gruppen Arbejdsprocesser under fanen Filer.

  3. På siden arbejdsprocesser: elementnavn under Fuldførte arbejdsprocesser, klik på navn eller status for den forekomst af en arbejdsproces, som du vil gennemse.
    Listen Fuldførte arbejdsprocesser på siden Arbejdsprocesser for element
    siden af feltet Status for arbejdsproces for forekomsten åbnes.

Fra meddelelsen om fuldførelse af en arbejdsproces

  • Åbn meddelelsen om fuldførelsen af arbejdsprocessen for den forekomst, du vil gennemse, og klik derefter på linket Se arbejdshistorikken.

Meddelelse om fuldførelse af arbejdsproces med link til oversigt fremhævet
siden af feltet Status for arbejdsproces for forekomsten åbnes.

Hvis du vil bevare alle fuldførelse meddelelser, vil du oprette en regel i Outlook. Konfigurere reglen til at kopiere alle indgående meddelelser, der har den tekst, der er fuldført på i linjen emne i deres egen, separat mappe. (Sørg for, at din Outlook regel Kopier på indgående meddelelser og ikke blot flytte dem, eller de ikke vises også i din indbakke.)

Hvis du vil vide, hvordan det overordnet går for en af dine arbejdsprocesversioner – over tid og over flere forekomster – kan du oprette den ene eller begge af to foruddefinerede rapporter:

  • Rapport for aktivitetsvarighed    Brug denne rapport til at se gennemsnit for, hvor lang tid hver enkelt aktivitet i en arbejdsproces er om at blive fuldført, og hvor lang tid det tager at fuldføre en hel kørsel eller forekomst af arbejdsprocessen.

  • Annullerings- og fejlrapport    Brug denne rapport til at se, om en arbejdsproces ofte annulleres, eller der ofte opstår fejl, før den fuldføres.

Oprette de tilgængelige rapporter for en arbejdsproces

  1. I listen eller biblioteket, i kolonnen Status for arbejdsprocessen, skal du klikke på en hvilken som helst linket for status for oplysninger.
    Klik på status for arbejdsproces

  2. Klik på Vis arbejdsprocesrapporter under Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
    Klik på linket Vis arbejdsprocesrapporter i sektionen Oversigt over arbejdsproces

  3. Find den arbejdsproces, som du vil have vist en rapport, og klik derefter på navnet på den rapport, du vil have vist.
    Klik på link for Rapport for aktivitetsvarighed

  4. På siden Tilpas enten at beholde eller ændre den placering, hvor rapportfilen oprettes, og klik derefter på OK.
    Klik på OK for filplacering
    rapporten er oprettet og gemt på den angivne placering.

  5. Når rapporten er fuldført, kan du klikke på linket vist i nedenstående illustration til at se den. Ellers skal du klikke på OK for at afslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til at få vist rapporten, skal du finde det på den placering, du har angivet i det foregående trin.)
    Klik på linket for at se rapporten

Hvad skal der ske nu?

Hvis arbejdsprocessen fungerer efter hensigten, er du klar til at begynde at bruge den.

Hvis der er noget, du vil ændre om, hvordan det fungerer, kan du se segmentet ændre i denne artikel.

Oprette rapporter over arbejdsprocessens ydeevne

Hvis du vil vide, hvordan det overordnet går for en af dine arbejdsprocesversioner – over tid og over flere forekomster – kan du oprette den ene eller begge af to foruddefinerede rapporter:

  • Rapport for aktivitetsvarighed    Brug denne rapport til at se gennemsnit for, hvor lang tid hver enkelt aktivitet i en arbejdsproces er om at blive fuldført, og hvor lang tid det tager at fuldføre en hel kørsel eller forekomst af arbejdsprocessen.

  • Annullerings- og fejlrapport    Brug denne rapport til at se, om en arbejdsproces ofte annulleres, eller der ofte opstår fejl, før den fuldføres.

Oprette de tilgængelige rapporter for en arbejdsproces

  1. I listen eller biblioteket, i kolonnen Status for arbejdsprocessen, skal du klikke på en hvilken som helst linket for status for oplysninger.
    Klik på status for arbejdsproces

  2. Klik på Vis arbejdsprocesrapporter under Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
    Klik på linket Vis arbejdsprocesrapporter i sektionen Oversigt over arbejdsproces

  3. Find den arbejdsproces, som du vil have vist en rapport, og klik derefter på navnet på den rapport, du vil have vist.
    Klik på link for Rapport for aktivitetsvarighed

  4. På siden Tilpas enten at beholde eller ændre den placering, hvor rapportfilen oprettes, og klik derefter på OK.
    Klik på OK for filplacering
    rapporten er oprettet og gemt på den angivne placering.

  5. Når rapporten er fuldført, kan du klikke på linket vist i nedenstående illustration til at se den. Ellers skal du klikke på OK for at afslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til at få vist rapporten, skal du finde det på den placering, du har angivet i det foregående trin.)
    Klik på linket for at se rapporten

Hvad skal der ske nu?

Hvis arbejdsprocessen fungerer efter hensigten, er du klar til at begynde at bruge den.

Hvis der er noget, du vil ændre om, hvordan det fungerer, kan du se segmentet ændre i denne artikel.

Ændre, deaktivere eller slette en arbejdsproces for indsamling af signaturer

Når du har kørt den første forekomst af den nye arbejdsproces for indsamling af signaturer og gennemset resultaterne, kan det være, at du vil foretage nogle ændringer af den måde, som arbejdsprocessen er konfigureret på.

Det kan desuden være, at du i fremtiden vil foretage flere ændringer af konfigurationen.

Det kan også være, at du på et tidspunkt vil deaktivere arbejdsprocessen i kortere eller længere tid, men ikke fjerne den – eller det kan være, at du rent faktisk vil fjerne den helt.

Hvis du vil foretage permanente ændringer af indstillingerne for en eksisterende arbejdsproces, skal du åbne og redigere den tilknytningsformular, som oprindeligt blev brugt til at tilføje den.

Hvis arbejdsprocessen kun kører for én liste eller ét bibliotek

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsprocessen kører.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Bemærk!: Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

  4. Klik på navnet på den arbejdsproces, som du vil ændre indstillinger for, under Navn på arbejdsproces (klik for at ændre indstillinger) på siden Indstillinger for arbejdsproces.

    Bemærk!:  Hvis den arbejdsproces for indsamling af signaturer, som du vil bruge, ikke vises på listen, er den muligvis kun tilknyttet én indholdstype. De arbejdsprocesser, som vises på listen, styres af kontrolelementet Vis arbejdsprocestilknytninger af denne type, som findes lige over listen. Se illustrationen. Klik gennem indstillingerne for indholdstype i rullemenuen for at få vist, hvilken indholdstype der viser den arbejdsproces, du vil bruge. Når den arbejdsproces, du vil bruge, vises på listen, skal du klikke på navnet på arbejdsprocessen.

  5. Du skal redigere og gemme de relevante indstillinger på de samme to sider i tilknytningsformularen, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.

    Du kan finde flere oplysninger om felterne og kontrolelementerne i Tilknytningsformularen, skal du se segmentet PLANLÆGGE og det relevante tilføje-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis arbejdsprocessen er aktiv for alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger ikonet Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted , og klik derefter på Indstillinger for websted.

Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier på siden Indstillinger for websted.
Linket Webstedsindholdstyper under Gallerier

  1. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på siden webstedsindholdstyper.
    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

  2. På siden for den valgte indholdstype, underKlik påIndstillinger for, Indstillinger for arbejdsproces.
    Linket Indstillinger for arbejdsproces i sektionen Indstillinger

  3. Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillinger for, under Navn på arbejdsproces (klik for at ændre indstillinger) på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  4. Du skal redigere og gemme de relevante indstillinger på de samme to sider i tilknytningsformularen, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.

    Du kan finde flere oplysninger om felterne og kontrolelementerne i Tilknytningsformularen, skal du se segmentet PLANLÆGGE og det relevante tilføje-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis arbejdsprocessen kun kører for én liste eller ét bibliotek

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsprocessen kører.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger

  4. Klik på linket Fjern en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  5. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
    Formular på siden Fjern arbejdsprocesser

Der er fem kolonner i formularen:

  • Arbejdsproces    Navnet på arbejdsprocessen.

  • Forekomster    Det antal forekomster af arbejdsprocessen, som i øjeblikket er aktive for elementer.

  • Tillad    Denne indstilling angiver, at arbejdsprocessen kan fortsætte med at fungere normalt.

  • Ingen nye forekomster    Denne indstilling angiver, at aktive forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres. Derefter deaktiveres arbejdsprocessen, så der ikke kan køres nye forekomster af den. Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen på et senere tidspunkt, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.

  • Fjerne    Indstilling, der fjerner arbejdsprocessen fra listen eller biblioteket helt. Alle kørende forekomster umiddelbart er afsluttet, og kolonnen for arbejdsprocessen ikke længere vises på siden for listen eller biblioteket. (Denne handling 't fortrydes.)

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted og derefter på Webstedsindstillinger.

    I SharePoint Online, skal du klikke på Indstillinger for Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted , skal du klikke på webstedsindhold og derefter klikke på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier til Webdesigner på siden Indstillinger for websted.
    Linket Webstedsindholdstyper under Gallerier

  4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på siden webstedsindholdstyper.
    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

  5. På siden for den valgte indholdstype, underIndstillinger, klik på Indstillinger for arbejdsproces.

  6. Klik på linket Fjern en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  7. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
    Formular på siden Fjern arbejdsprocesser

Hvad skal der ske nu?

Hvis du har foretaget ændringer, skal du teste forekomsten af arbejdsprocessen for at dobbelttjekke virkningerne af ændringerne.

  • Arbejdsproces    Navnet på arbejdsprocessen.

  • Forekomster    Det antal forekomster af arbejdsprocessen, som i øjeblikket er aktive for elementer.

  • Tillad    Denne indstilling angiver, at arbejdsprocessen kan fortsætte med at fungere normalt.

  • Ingen nye forekomster    Denne indstilling angiver, at aktive forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres. Derefter deaktiveres arbejdsprocessen, så der ikke kan køres nye forekomster af den. Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen på et senere tidspunkt, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.

  • Fjerne    Indstilling, der fjerner arbejdsprocessen helt fra gruppen af websteder. Alle kørende forekomster umiddelbart er afsluttet, og kolonnen for arbejdsprocessen ikke længere vises på siden for listen eller biblioteket. (Denne handling ern't fortrydes.)

Du kan tilpasse arbejdsprocesserne i SharePoint-produkter yderligere på en række forskellige måder.

Du kan endda oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser fra bunden.

Du kan bruge et hvilket som helst af følgende programmer:

  • SharePoint Designer 2013    Tilpas formularer, handlinger og funktionsmåder i arbejdsprocesserne.

  • Microsoft Visual Studio    Byg dine egne brugerdefinerede arbejdsproceshandlinger.

Du kan finde flere oplysninger i Hjælp til Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×