Om arbejdsprocesser for godkendelse

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

SharePoint-arbejdsprocesser kan hjælpe dig med at automatisere dine forretningsprocesser, hvilket gør dem både mere ensartet og mere effektivt. Arbejdsprocessen godkendelse af SharePoint kan du distribuere dokumenter og andre elementer, der er gemt i SharePoint til en eller flere personer til deres godkendelse.

Se Få mere at vide om arbejdsprocesserne i SharePoint.

Vigtigt:  Som standard er Godkendelse ikke aktiveret og ikke angivet i feltet Vælg en arbejdsprocesskabelon i tilknytningsformularen. Hvis du vil gøre den tilgængelig for brug, skal en webstedsadministrator aktivere dem på niveauet for gruppen af websteder.

Hvis du vil udføre er fuldføre en arbejdsprocesopgave for godkendelse    Kun Rul ned til segmentet færdigt og udvide den. Du nødvendigvis ikke nogen af de andre segmenter nu.

Sammenligning af manuel proces med automatiseret arbejdsproces

SharePoint-arbejdsprocesser er:

  • Effektive og ensartede    En arbejdsproces for godkendelse automatisk dirigerer et dokument eller element, tildeles gennemsynsopgaver registrerer deres fremskridt og sender påmindelser og beskeder, når det er nødvendigt. Aktivitet i en arbejdsproces kan overvåges og tilpasses fra statussiden for central og oversigten over begivenheder i en kørsel af arbejdsprocessen vedligeholdes i 60 dage efter fuldførelse.

  • Mindre arbejde for dig    En arbejdsproces for godkendelse sparer dig og dine kolleger for både tid og besvær, og samtidig strømlines og standardiseres godkendelsesprocessen.

Her er et diagram over en meget simpel version af arbejdsprocessen for godkendelse.

Diagram over en simpel arbejdsproces for godkendelse

Oplysningerne i artiklen præsenteres i ti segmenter, der kan udvides.

Klik her for at få nogle tip om at få mest muligt ud af artiklen

Hvis du vil udføre er fuldføre en arbejdsprocesopgave for godkendelse    Kun Rul ned til segmentet færdigt og udvide den. Du nødvendigvis ikke nogen af de andre segmenter nu.

Hvis du vil tilføje, skal starte, overvåge, og vedligeholde arbejdsprocesser    Hvis du ikke allerede fortrolig med disse opgaver, kan du finde det nyttigt at Arbejd dig videre til denne artikel, segmentet ved målgruppe, først gang, du design, og Tilføj en arbejdsproces. Når du er vant til oplysningerne og layoutet artikel, vil du kunne gå direkte til segmentet skal du på en hvilken som helst vende tilbage besøg.

Godkendelse af indhold og godkendelse af publicering    Det kan være, at du har lister eller biblioteker, der indeholder nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer, som skal gennemses for nøjagtighed af indhold eller for egnethed i form og stil, før de bliver gjort tilgængelige for alle dem, som har adgang til listen. Denne type gennemsynsproces kaldes godkendelse af indhold, og du kan bruge en arbejdsproces for godkendelse til at styre godkendelse af indhold på en liste eller i et bibliotek. Der findes også en proces for godkendelse af publicering, som ligner denne meget. Den er oprettet især til brug på de SharePoint-websteder, der publicerer websider til internettet.

Oplysninger om udskrivning af denne artikel    Dette er en lang artikel. Hvis du kun vil udskrive udvalgte segmenter, skal du sørge for, at kun disse segmenter er udvidet, når du udskriver. Hvis du vil medtage al grafik i den udskrevne kopi, skal du udskrive i liggende format og ikke i stående format.

Oplysninger om søgning    Før du søger efter tekst eller ord i denne artikel, skal du sørge for, at alle de segmenter, du vil søge i, er udvidet.

En arbejdsproces for godkendelse er en funktion i SharePoint, som distribuerer et dokument eller et andet element, der er gemt på en liste eller i et bibliotek i SharePoint, til en eller flere personer, som skal godkende eller afvise det. Arbejdsprocessen automatiserer, strømliner og standardiserer hele processen.

Simpelt arbejdsprocesdiagram for godkendelse

Den grundlæggende arbejdsproces for godkendelse, som findes i SharePoint-produkter, fungerer som en skabelon. Ved hjælp af denne skabelon kan du tilføje flere arbejdsprocesser for godkendelse på dine websteder. Hver enkelt arbejdsproces, du tilføjer, er en entydig version af den grundlæggende arbejdsproces for godkendelse. De virker på hver deres måde baseret på de indstillinger, du angav, da du tilføjede den.

Afsnit i dette segment

  1. Hvordan kan en arbejdsproces for godkendelse for mig?

  2. Hvad kan en arbejdsproces for godkendelse?

  3. Hvem kan bruge denne type af arbejdsproces?

  4. Hvordan du planlægger, tilføje, køre, og bevare denne type af arbejdsproces?

1. Hvad kan jeg få ud af en arbejdsproces for godkendelse?

  • Når du første gang føjer en arbejdsproces for godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, kan du angive, hvor mange deltagere der skal inkluderes. Du kan også angive, om deres opgaver tildeles en efter en eller alle på én gang. Du kan endda bestemme, om du vil inddele deltagernes opgaver i to eller flere separate faser samt angive en endelig slutdato og/eller den tid, der må bruges på de enkelte opgaver. Og hver gang, du starter arbejdsprocessen manuelt for et element, kan du ændre disse indstillinger.

  • En opgave tildeles de enkelte deltagere i arbejdsprocessen. Deltagerne vælger, hvad de vil foretage sig: godkende eller afvise elementet, anmode om en ændring af elementet, tildele opgaven på ny eller annullere eller slette opgaven.

  • Mens arbejdsprocessen kører, kan du overvåge statussen og tilpasse den, hvis det er nødvendigt, fra siden Status for arbejdsproces.

  • 60 dage efter, at arbejdsprocessen er afsluttet, kan du stadig se listen over alle de arbejdsproceshændelser, der var i løbet af denne kørsel (eller forekomst) af arbejdsprocessen, på siden Status for arbejdsproces.

Du kan også bruge en arbejdsproces for godkendelse til at administrere en proces i godkendelse af indhold for en liste eller bibliotek. Yderligere oplysninger finder du i segmentet kontrollere i denne artikel.

2. Hvad kan en arbejdsproces for godkendelse ikke gøre?

Deltagerne i en arbejdsproces for godkendelse har sædvanligvis ikke tilladelse til at redigere de elementer, de har til gennemsyn. Deltagerne kan i stedet anmode om, at elementet redigeres i løbet af arbejdsprocesforekomsten. Hvis du vil tilføje en arbejdsproces, hvor deltagerne indsætter kommentarer og registrerer ændringer i selve elementet, skal du se artiklen Om arbejdsprocesser for indsamling af feedback i sektionen Se også.

Desuden ikke er arbejdsprocesser for godkendelse designet til indsamling af signaturer. Hvis du vil bruge en arbejdsproces til indsamling af signaturer i et Microsoft Word-dokument, en Microsoft Excel-projektmappe eller en Microsoft InfoPath-formular, kan du se artiklen,alle om arbejdsprocesserne for indsamling af signaturer, i afsnittet Se også.

Til starten af segmentet

3. Hvem kan bruge denne type af arbejdsproces?

Tilføje en arbejdsproces    Som standard, skal du have tilladelsen Administrer lister for at tilføje en arbejdsproces. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og gruppen besøgende ikke).

At starte en arbejdsproces    Som standard, skal du også have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces, der allerede er blevet tilføjet. (Gruppen medlemmer og gruppen Ejere begge have tilladelsen Rediger elementer som standard, gruppen besøgende ikke).

Ejere kan alternativt vælge at konfigurere specifikke arbejdsprocesser, så de kun kan startes af medlemmer af gruppen Ejere. Det gør du ved at markere afkrydsningsfeltet Kræv tilladelser til at administrere lister for at starte denne arbejdsproces på første side i tilknytningsformularen.

Til starten af segmentet

4. Sådan planlægger, tilføjer, kører og vedligeholder du denne type af arbejdsproces

Der er fire grundlæggende faser:

  • FØR arbejdsprocessen køres (Planlæg, tilføje, starte)   
    før du føjer en arbejdsproces, du planlægger, hvor du vil tilføje den (for en enkelt liste eller et bibliotek eller for hele gruppen af websteder) og oplysninger om, hvordan det fungerer. Når du har tilføjet og arbejdsprocessen er konfigureret, kan alle med de nødvendige tilladelser starte arbejdsprocessen for et bestemt element. Arbejdsprocessen kan også angive til at køre automatisk. Automatisk kører kan aktiveres baseret på et eller begge af to udløsende hændelser: Når et element er føjet til eller oprettet i en liste eller et bibliotek, eller når et punkt på en liste eller i biblioteket ændres.

  • MENS arbejdsprocessen kører (Fuldfør, Overvåg, justere)   
    mens arbejdsprocessen kører, individuelle deltagerne har fuldført deres tildelte opgaver. Automatisk påmindelser sendes til deltagere, der ikke opfylder opgave deadlines. I mellemtiden kan status for arbejdsprocessen overvåges fra en central siden Status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen. Kan foretage justeringer til arbejdsprocessen, mens den afspilles fra den samme side og hvis det er nødvendigt, arbejdsprocessen kan annulleres eller afsluttet derfra.

  • NÅR arbejdsprocessen har kørt (gennemse, rapport, Skift)   
    når arbejdsprocessen er fuldført, kan du gennemse hele historien, Kør (eller forekomst) i op til 60 dage på siden Status for arbejdsproces. Statistiske rapporter på ydeevnen for denne arbejdsprocesversion kan oprettes ud fra den samme side. Endelig, hvis der er nogensinde alt det, du vil ændre om, hvordan funktionerne arbejdsproces, kan du åbne og redigere den tilknytningsformular, som du har færdiggjort, når du først tilføjede arbejdsprocessen.

I følgende rutediagram illustreres disse tre faser sådan, som den person, der tilføjer en ny arbejdsproces, ser det.

Arbejdsproces

I dette segment gennemgås de beslutninger, du skal træffe, og de oplysninger, du skal samle, før du tilføjer en version af arbejdsprocessen for godkendelse.

Hvis du allerede kender, hvordan du tilføjer denne type af arbejdsproces og kun bruge en påmindelse om specifikke trin, kan du gå direkte til det relevante tilføje -segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Afsnit i dette segment

  1. Skabeloner og versioner

  2. Introduktion til Tilknytningsformularen

  3. Tolv spørgsmål, du skal besvare

1. Skabeloner og versioner

De arbejdsprocesser, som findes i SharePoint-produkter, fungerer som masterskabeloner, som de bestemte, individuelle arbejdsprocesser, du føjer til lister, biblioteker og grupper af websteder, er baseret på.

Hver gang du f.eks. tilføjer en arbejdsproces for godkendelse, tilføjer du en version af den generelle skabelon for arbejdsprocessen. Du angiver et navn og bestemte indstillinger for hver enkelt version. Disse ting angiver du i tilknytningsformularen, når du tilføjer den bestemte version. På den måde kan du tilføjer flere arbejdsprocesser, som alle er baseret på masterskabelonen af arbejdsprocessen for godkendelse, men som hver især er navngivet og tilpasset den bestemte måde, du vil bruge den på.

I denne illustration er der blevet tilføjet tre arbejdsprocesser, som er baseret på skabelonen for arbejdsprocessen for godkendelse – en for alle indholdstyper i et enkelt bibliotek, en for en enkelt indholdstype i et enkelt bibliotek og en for en enkelt indholdstype i en hel gruppe af websteder.

Tre arbejdsprocesser baseret på skabelonen for arbejdsprocessen for godkendelse

Til starten af segmentet

2. Introduktion til tilknytningsformularen

Når du tilføjer en ny arbejdsprocesversion, som er baseret på en af de inkluderede arbejdsprocesskabeloner, udfylder du en tilknytningsformular for at angive, hvordan du vil have, at den nye version skal fungere.

I følgende afsnit finder du en liste med spørgsmål, som vil forberede dig på at udfylde tilknytningsformularen. Først skal du dog bruge et øjeblik på at gennemse formularen og felterne i den.

Første side i tilknytningsformularen

Første initieringsformular

Anden side i tilknytningsformularen

Form til angivelse af kørselsspecifikke oplysninger

Felterne i det røde felt på den anden side vises også i initieringsformularen, som vises, hver gang arbejdsprocessen startes manuelt. Felterne kan redigeres der for den enkelte kørsel.

Til starten af segmentet

3. Tolv spørgsmål, du skal besvare

Når du har svarene på alle spørgsmålene i dette afsnit, er du klar til at tilføje arbejdsprocessen.

  1. Er dette den korrekte type af arbejdsproces?

  2. En liste eller ét bibliotek eller hele gruppen af websteder? og én indholdstype eller alle indholdstyper?

  3. Hvad er et godt navn?

  4. Opgavelister og oversigtslister: eksisterende eller nye?

  5. Hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?

  6. Får indholdstyper, der nedarver fra denne også denne arbejdsproces?

  7. : Deltagere hvem, i hvilken rækkefølge?

  8. Hvilke andre oplysninger har deltagerne brug for?

  9. Hvornår skal opgaverne være afsluttet?

  10. Hvornår slutter arbejdsprocessen?

  11. Hvem skal have besked?

  12. Vil denne arbejdsproces kontrollere godkendelse af indhold?

01. Er dette den korrekte type af arbejdsproces?

Der findes flere arbejdsprocesskabeloner, der indeholder ordet "Godkendelse" i deres navne. I denne artikel omhandler den arbejdsprocesskabelon, der vises i menuen som godkendelse – SharePoint 2013. Hvis du ikke er sikker på, at denne type af arbejdsproces er det bedste valg for dig, referer til segmentet Få mere at VIDE i denne artikel. Du kan finde yderligere oplysninger om de andre arbejdsprocesskabeloner, der er tilgængelige i artiklen om arbejdsprocesserne i SharePoint, i afsnittet Se også.

Til starten af segmentet

02. Én liste eller ét bibliotek eller hele gruppen af websteder? (og) Én indholdstype eller alle indholdstyper?

Du kan gøre den nye version af arbejdsprocessen for godkendelse tilgængelig i en enkelt liste eller et bibliotek, eller du kan gøre det tilgængeligt i hele gruppen af websteder.

  • Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, kan du konfigurere den, så den kører for alle indholdstyper eller kun en enkelt indholdstype.

  • Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for hele gruppen af websteder, skal du konfigurere den, så den kun kører på en enkelt webstedsindholdstype.

Oversigt over en gruppe af websteder med tre måder at tilføje på forklaret

Hvad er en indholdstype?

Hvert dokument eller et andet element, der er gemt i en SharePoint-liste eller et bibliotek hører til en eller anden indholdstype. En indholdstype kan være så grundlæggende og generisk som dokument eller en Excel-regnearkeller som højt specialiserede som Juridiske kontrakt eller Produkt designspecifikation. Nogle indholdstyper er tilgængelige i SharePoint-produkter som standard, men du kan tilpasse disse og tilføje andre, som du selv har oprettet.

Til starten af segmentet

03. Hvad ville være et godt navn?

Giv arbejdsprocesversionen et navn, som:

  • Klart og tydeligt angiver, hvad den bruges til.

  • Klart og tydeligt adskiller den fra andre arbejdsprocesser.

Et eksempel

Forestil dig, at du er medlem af en gruppe af redaktører. Gruppen vil bruge to forskellige arbejdsprocesser for godkendelse til at administrere indsendelse af dokumenter fra eksterne bidragydere:

  • Du kører den første arbejdsproces på hvert enkelt dokument, som sendes ind, for at afgøre, om du vil acceptere det til redigeringsprocessen.

  • Når du har accepteret og redigeret et indsendt dokument, kører du den anden arbejdsproces på den redigerede kladde for at afgøre, om det skal godkendes som færdigt.

Du kan navngive den første arbejdsproces Acceptere bidrag godkendelse og andet én Endelig kladde-godkendelse.

Tip: Som altid er det en god ide at bruge en ensartet navngivningsmetode og sørge for, at alle dem, der arbejder med dine arbejdsprocesser, kender metoden.

Til starten af segmentet

04. Opgavelister og oversigtslister: eksisterende eller nye?

Du kan angive, at arbejdsprocessen skal bruge webstedets standardlister af typen Opgaver og Oversigt, bruge andre eksisterende lister eller anmode om nye lister til kun denne arbejdsproces.

  • Hvis der findes mange arbejdsprocesser for webstedet, eller hvis nogle af arbejdsprocesserne involverer mange opgaver, kan det være en god ide at anmode om nye lister til hver enkelt arbejdsproces. Håndtering af alt for lange lister kan reducere ydeevnen. Det er hurtigere og nemmere for systemet at vedligeholde kortere lister end én meget lang liste.

  • Hvis opgaverne og oversigten for arbejdsprocessen indeholder følsomme eller fortrolige data, som du vil holde adskilt fra den generelle liste af typen Opgaver, skal du definitivt angive, at du vil have nye, separate lister til denne arbejdsproces. Når du har tilføjet arbejdsprocessen, skal du kontrollere, at de relevante tilladelser er angivet for de nye lister.

Til starten af segmentet

05. Hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?

En arbejdsproces kan konfigureres, så den kan startes kun manuelt, kun automatisk eller på begge måder:

  • Når du manuelt starter en arbejdsproces for godkendelse for et bestemt dokument eller element, vises en anden formular, nemlig initieringsformularen. Initieringsformularen indeholder de fleste af indstillingerne fra den anden side i tilknytningsformularen. Det betyder, at hvis den person, der starter arbejdsprocessen, vil ændre nogle af disse indstillinger (dog kun for den aktuelle forekomst), kan vedkommende gøre det, før han eller hun klikker på Start.

  • Hvis arbejdsprocessen startes automatisk, er der selvfølgelig ikke mulighed for at vise en initieringsformular, så de standardindstillinger, der er angivet i tilknytningsformularen, anvendes uden nogen ændringer.

I følgende illustration vises forskellen mellem en manuel og en automatisk start.

Formularer til manuel og automatisk start sammenlignet

De ændringer, du foretager i initieringsformularen er anvendt kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil ændrepermanente, standardindstillingerne af arbejdsprocessen , skal redigere du den originale tilknytningsformular, som beskrevet i ÆNDRE målgruppen i denne artikel.

Manuel start

Hvis du tillader manuel start, kan alle med de nødvendige tilladelser når som helst starte arbejdsprocessen for alle egnede elementer.

Fordelene ved manuel start er, at du og dine kolleger kan køre arbejdsprocessen, når og hvis I vælger at gøre det. Og hver gang du kører den, har du mulighed for at ændre nogle af indstillingerne ved hjælp af initieringsformularen.

Et hurtigt eksempel    Hvis du kun vil køre arbejdsprocessen på de elementer, som er skrevet af en ekstern forfatter, vil manuel start forhindre, at arbejdsprocessen kører automatisk for de elementer, som er skrevet af dig og de andre på dit team. En anden løsning er at vedligeholde én liste eller ét bibliotek for elementer fra forfattere på dit team, og en anden liste eller et andet bibliotek for elementer fra alle andre forfattere. På den måde kan du køre arbejdsprocessen automatisk, men kun for listen med eksterne forfattere.

Den primære ulempe ved manuel start er, at nogen skal huske at køre arbejdsprocessen, når det er relevant at gøre det.

Automatisk start

Du kan konfigurere arbejdsprocessen, så den starter automatisk i forbindelse med en hvilken som helst af følgende hændelser:

  • Nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element.

  • Et nyt element oprettes i eller overføres til listen eller biblioteket.

  • Et element på listen eller i biblioteket ændres.

Fordelen ved automatisk start er, at ingen skal huske at starte arbejdsprocessen. Den kører, hver gang en udløsende hændelse indtræffer.

Et hurtigt eksempel    Hvis du er ansvarlig for nøjagtigheden og relevansen af elementerne på en liste, kan du føje en arbejdsproces for godkendelse til listen og angive dig selv som den eneste deltager. Du kan konfigurere arbejdsprocessen, så den starter automatisk, hver gang et element på listen ændres, og hver gang et nyt element tilføjes. På den måde er du altid opdateret.

To ulemper ved automatisk start:

  • Du kan ikke standse arbejdsprocessen fra at køre, når en udløsende hændelse indtræffer.

  • Du kan ikke ændre nogen indstillinger i begyndelsen af de enkelte forekomster.

Du kan finde flere oplysninger om at køre arbejdsprocessen for godkendelse automatisk, når nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element, i segmentet kontrollere i denne artikel.

Til starten af segmentet

06. Skal arbejdsprocessen også anvendes på de indholdstyper, der nedarver fra denne?

Det er kun, når du føjer en arbejdsproces til en indholdstype for hele gruppen af websteder, at du får mulighed for også at føje arbejdsprocessen til alle de andre indholdstyper i gruppen af websteder, som nedarver fra den indholdstype, som du føjer arbejdsprocessen til.

Noter

  • Det kan tage lang tid, før den handling, som udfører al den ekstra tilføjelse, bliver færdig.

  • Hvis nedarvningen er blevet afbrudt for nogen af de websteder eller underwebsteder, hvor arbejdsprocessen skal føjes til de indholdstyper, der nedarver, skal du sørge for, at du er medlem af gruppen Ejere på hvert af disse websteder eller underwebsteder, før du kører handlingen.

Til starten af segmentet

07. Deltagere: Hvem og i hvilken rækkefølge?

Du skal angive navnet eller mailadressen på dem, som gennemsynsopgaver skal tildeles.

En fase eller flere faser?    Du kan vælge at lade kun én fase af gennemsynsopgaver eller have flere faser. Hvis du har mere end én fase, udføres faserne efter hinanden.

Parallelle gennemsyn eller serielle gennemsyn?    For de andre deltagere i en hvilken som helst en fase, kan du vælge enten at få deres gennemsynsopgaver, der er tildelt alle på samme tid (parallelt) eller har deres gennemsynsopgaver, der er tildelt efter hinanden (i serielt) i den rækkefølge, som du angiver. Indstillingen seriel kan være nyttigt, hvis for eksempel du konfigurere arbejdsprocessen skal slutte efter den første afvisning – eller hvis du vil deltagere yderligere sammen for at kunne se kommentarer fra tidligere deltagere som en del af konteksten af deres anmeldelser.

Et eksempel

Dette simple scenario illustrerer nogle af de fordele, der er ved både flere faser og serielle gennemsyn:

Forestil dig, at Frank tilføjer en ny arbejdsproces for godkendelse. Han vil have, at hans kolleger Anne og Søren gennemser hvert element, før han selv gennemser det. Han vil også, at arbejdsprocessen skal slutte, før hans eget gennemsyn, hvis enten Anne eller Søren afviser elementet. Frank kan konfigurere dette på to forskellige måder:

  • Ved hjælp af et serielt gennemsyn    Frank konfigurerer en enkelt trin serielle gennemsyn, hvor Anna og Søren er de første to deltagere og han er tredjepart og hun markerer indstillingen Afslut ved første afvisning.
    i denne aftale accepterer hun skal godkende elementet, før Søren opgaven er tildelt, og klik derefter Søren skal godkende elementet, før Franks opgaven er tildelt. Hvis Anna afviser elementet, skal hverken Søren eller Frank tildeles en opgave. og hvis hun godkender, men Søren afviser, og derefter arbejdsprocessen stadig afsluttes, før du Franks gennemsynsopgaven tildeles nogensinde.
    Her kan du se hvordan Frank konfigurerer serielle gennemsyn enkelt trin.
    Formular med indstillinger for seriel fase fremhævet
    Indstillingen Afslut ved første afvisning markeret

  • Ved hjælp af to faser    Hvis Frank ønsker Anna og Søren skal tildeles deres anmeldelser ad gangen, så Søren ikke nødvendigt at vente Anna afsluttes, før hun kan begynde, han kan konfigurere to faser i arbejdsprocessen: først en parallel fase for Anna og Søren anmeldelser og andet en separat fase til kun sin egen gennemsyn. Endnu engang markerer hun indstillingen Afslut ved første afvisning. I anden fase starter ikke, før det første trin er afsluttet; så igen, hvis Anne eller Søren afviser elementet, Franks gennemsynsopgave aldrig skal tildeles.
    Her kan du se hvordan Frank konfigurerer to faser parallelle gennemsyn.
    Formular med indstillinger for parallel fase fremhævet
    Indstillingen Afslut ved første afvisning markeret

Her er diagrammer over begge løsninger.

Seriel arbejdsproces og arbejdsproces med to faser side om side

Eksterne deltagere    Der er en særlig proces for at medtage deltagere, der ikke er medlemmer af SharePoint-organisationen. I denne proces fungerer webstedsmedlem som en proxy for den eksterne deltager.

Her er et diagram over processen:

Rutediagram over den proces, der skal følges for at medtage eksterne deltagere

Én opgave tildeles til hver hele gruppe eller én til hvert enkelt gruppemedlem?    Hvis du medtager en adresse eller distributionsliste Gruppelisten mellem arbejdsprocesdeltagerne, kan du have arbejdsproces Tildel en opgavetil hvert medlem af gruppen, eller tildele kun én opgave til hele gruppen (men stadig sende en meddelelse om af den pågældende enkelt opgave til hvert medlem). Når kun én opgave tildeles til hele gruppen, kan derefter et medlem af gruppen gøre krav på og fuldføre denne opgave i en enkelt. (Du finder instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Til starten af segmentet

08. Hvilke andre oplysninger har deltagerne brug for?

Der findes et tekstfelt i tilknytningsformularen, hvor du kan angive instruktioner, oplysninger om krav, ressourcer osv.

To ting, som du kan overveje at medtage:

  • Kontaktoplysninger, hvis deltagerne har problemer eller spørgsmål.

  • Hvis du arbejdsproces tildeler kun en enkelt opgave til hver gruppe eller distributionsliste, omtale her, et enkelt medlem af hver sådan gruppe skal gøre krav på opgave før du fuldfører den. På den måde, andre medlemmer af gruppen ikke spilder tid ved at starte den samme opgave. Du kan finde oplysninger om hvordan du gør krav en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel

Til starten af segmentet

09. Hvornår skal opgaverne være afsluttet?

Du kan angive, hvornår arbejdsprocesopgaver skal være færdige, på en eller begge af følgende måder:

Efter kalenderdato    Du kan angive en enkelt kalenderdato, hvor alle opgaver skal være færdige.

  • Hvis du konfigurerer arbejdsprocessen til at starte automatisk, må du som regel Brug denne indstilling. Dette skyldes, at den dato, værdi, du angiver ikke automatisk at justere selve i forhold til dags dato, hver gang arbejdsprocessen startes automatisk.

Efter opgavevarighed    Du kan angive et antal dage, uger eller måneder, som kan bruges til at færdiggøre hver enkelt opgave, med start på det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

  • En kalenderforfaldsdato tilsidesætter en specifik opgavevarighed. Det vil sige, at hvis dags dato er d. 10. juni, og jeg får tildelt en opgave i dag, som har en varighed på tre dage, men som også har en kalenderforfaldsdato d. 11. juni, forfalder opgaven d. 11. juni (kalenderforfaldsdatoen) og ikke d. 13. juni (slutdatoen for varigheden på tre dage).

Til starten af segmentet

10. Hvornår slutter arbejdsprocessen?

Hvis du vil undgå, at der spildes tid på unødvendige gennemsyn, kan du vælge, at arbejdsprocessen skal slutte med det samme (før den angivne eller beregnede forfaldsdato), når en af to hændelser indtræffer:

  • En deltager afviser elementet.

  • Elementet på nogen måde ændres.

Bemærk:  Der kan ikke startes en arbejdsproces for et element, som er tjekket ud. Når arbejdsprocessen er startet, kan elementet til gennemsyn dog tjekkes ud for at beskytte det mod ændringer. Men indtil elementet er tjekket ind igen, er der ingen andre arbejdsprocesser, der kan starte for det.

Til starten af segmentet

11. Hvem skal have besked?

I feltet Cc på den anden side i tilknytningsformularen kan du angive navne og adresser på dem, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

  • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave til den person, hvis navn angives i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

Til starten af segmentet

12. Vil denne arbejdsproces kontrollere godkendelse af indhold?

Det kan være, at du har en liste eller et bibliotek, hvor nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer skal gennemses for nøjagtigheden af indholdet eller for relevans i forhold til stil og form, før de bliver synlige for alle dem, der har adgang til listen. Den slags gennemsynsproces kaldes godkendelse af indhold.

I SharePoint-produkter, kan du bruge en arbejdsproces for godkendelse til at indhold godkendelsesprocessen endnu nemmere og mere effektivt. Yderligere oplysninger finder du i segmentet kontrollere godkendelse af indhold i denne artikel.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at føje den nye arbejdsproces for godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, skal du gå til det relevante tilføje-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Det kan være, at du har en liste og et bibliotek, hvor nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer skal gennemses for nøjagtigheden af indholdet eller relevans i forhold til stil og form, før de bliver synlige for alle dem, der har adgang til listen. Den slags gennemsynsproces kaldes godkendelse af indhold.

Du kan kontrollere godkendelsen af indhold manuelt i SharePoint-produkter uden en arbejdsproces. Men hvis du bruger en arbejdsproces for godkendelse, kan det gøre processen endnu nemmere og mere effektiv.

Hvis du ikke allerede kender til funktionerne for versionsstyring og godkendelse af indhold i SharePoint-produkter, anbefaler vi, at du starter med at læse følgende artikler:

Der er to måder, som en arbejdsproces for godkendelse kan kontrollere processen for godendelse af indhold. Hver måde er tilknyttet et enkelt kontrolelement i den tilknytningsformular, du udfylder, når du første gang tilføjer arbejdsprocessen. Du kan bruge arbejdsprocessen til den ene eller begge af måderne.

Kontrollere publiceringen af overordnede versioner

I området Startindstillinger på den første side i tilknytningsformularen kan du angive indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element. Nogle få ting at bemærke:

  • Denne indstilling er kun tilgængelig for en arbejdsproces for godkendelse, som kører på alle indholdstyper på en enkelt liste eller i et enkelt bibliotek og ikke for nogen af de arbejdsprocesser, der kører på elementer af kun en enkelt indholdstype.

  • Hvis denne indstilling skal være tilgængelig, skal godkendelse af indhold være aktiveret for listen eller biblioteket på siden Indstillinger for versioner, og indstillingen Opret overordnede og underordnede (kladder) versioner skal være markeret på den samme side.

  • Hvis du markerer denne indstilling, vil de efterfølgende to indstillinger være utilgængelige: Start arbejdsprocessen, når der oprettes et nyt element og Start arbejdsprocessen, når et element ændres.

  • Hvis du markerer denne indstilling, kører arbejdsprocessen kun automatisk for et element, når nogen forsøger at publicere en overordnet version af elementet.

  • På en hvilken som helst liste eller i et hvilket som helst bibliotek må der kun være én arbejdsproces for godkendelse, som bruges til godkendelse af publicering af overordnede versioner. Hvis du forsøger at angive en ny arbejdsproces på den samme liste eller i det samme bibliotek for denne funktion, bliver du bedt om at vælge den ene eller den anden.

Kontrolelementet ikke er baseret på versionsstyring

I området Aktivér godkendelse af indhold på den anden side i tilknytningsformularen kan du angive indstillingen Opdater godkendelsesstatussen, når arbejdsprocessen er fuldført (brug denne arbejdsproces til at styre godkendelse af indhold).

Denne indstilling er tilgængelig i formularen, uanset om godkendelse af indhold er påkrævet på listen eller i biblioteket. Uanset opdateres værdien i feltet Godkendelse for elementet baseret på resultatet af arbejdsprocessen.

Når du bruger denne indstilling, kan du enten:

  • Altid køre arbejdsprocessen manuelt eller

  • Vælge en eller flere af indstillingerne for automatisk start på første side i tilknytningsformularen eller

  • Tillade både manuel og automatisk start

Indholdsstyring til internetpublicerende websteder

Indholdsstyring er en specialiseret proces på de websteder, der publicerer sider på internettet. Derfor er de en specialiseret arbejdsproces for godkendelse af publiceringer, som kan bruges på publicerende websteder. SharePoint indeholder desuden en webstedsskabelon (kaldet Udgivelseswebsted med arbejdsgang), som indeholder en version af den arbejdsproces, som allerede er tilpasset brug i forbindelse med publicering på internettet.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at føje den nye arbejdsproces for godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, skal du gå til det relevante tilføje-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis du ikke kender endnu med tilføjelse af arbejdsprocesser, kan det være nyttigt at se både segmentet Få mere at VIDE og segmentet PLANLÆGGE i denne artikel, før du går videre med trinene i dette segment.

Afsnit i dette segment

  1. Inden du går i gang

  2. Tilføje arbejdsprocessen

1. Inden du starter

Der er to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:

Mail    Hvis der skal sendes mails og påmindelser for en arbejdsproces, skal mail være aktiveret for SharePoint-webstedet. Hvis du ikke er sikker på, om mail er blevet aktiveret, skal du kontakte SharePoint-administratoren.

Tilladelser    Standardindstillingerne i SharePoint kræver, at du har tilladelsen Administrer lister for at tilføje arbejdsprocesser for lister og biblioteker, eller grupper af websteder. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser, se segmentet Få mere at VIDE i denne artikel).

Til starten af segmentet

2. Tilføje arbejdsprocessen

Følg disse trin

  1. Åbn den liste eller biblioteket, som du vil føje arbejdsprocessen til.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Bemærk: Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

  4. Under Vis arbejdsprocestilknytninger af denne type på siden Indstillinger for arbejdsproces, skal du angive, om du vil have arbejdsprocessen til at køre på dokumentet, listen eller en mappe og derefter klikke på Tilføj en arbejdsproces.

  5. Udfyld den første side i tilknytningsformularen.
    Der er en vejledning efter illustrationen.

Grundlæggende oplysninger om tilføjelse af en arbejdsproces med sektioner vist

Første boble

Indholdstype

Behold standardindstillingen Alle, eller vælg en specifik indholdstype.

Anden boble

Skabelon

Vælg skabelonen Godkendelse – SharePoint 2013.

Bemærk:  Hvis skabelonen Godkendelse – SharePoint 2013 ikke vises på listen, skal du kontakte SharePoint-administratoren for at få at vide, hvordan du får den aktiveret for gruppen af websteder eller arbejdsområdet.

Tredje boble

Navn

Skriv et navn på arbejdsprocessen. Navnet identificerer arbejdsprocessen for brugerne af listen eller biblioteket.

Forslag til navngivning af arbejdsprocessen, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

Opgaveliste

Vælg en opgaveliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Ny opgaveliste for at oprette en ny liste.

Finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge et eksisterende dokument), i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Femte boble

Oversigtsliste

Vælg en oversigtsliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Oversigt over arbejdsproces (ny) for at oprette en ny liste.

Finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge et eksisterende dokument), i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Sjette boble

Startindstillinger

Angiv den eller de måder, som arbejdsprocessen kan startes på.

Oplysninger om valg af startindstillinger finder du i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelsen af indhold, herunder publiceringen af overordnede versioner, i segmentet kontrollere i denne artikel.

  • Bemærk, at indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element  ikke vises, hvis du tilføjer arbejdsprocessen for kun en enkelt indholdstype.

  • Bemærk også, at hvis du vælger Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element, vil de to efterfølgende afkrydsningsfelter ikke være tilgængelige.

  1. Når alle indstillingerne i formularen er, som du vil have, at de skal være, skal du klikke på Næste.

  2. Udfyld den anden side i tilknytningsformularen.
    Der er en vejledning efter illustrationen.

    Bemærk: SharePoint-produkter indeholder de første mange indstillinger på denne anden side af tilknytningsformularen – nummer 1-7 i følgende illustration, fra Godkendere til CC – hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan ændre disse indstillinger for den ene forekomst.

Standardværdierne for Tilføj arbejdsproces med felter vist

Første boble

Tildele til

Angiv navne eller adresser på dem, der skal tildeles arbejdsopgaver til i arbejdsprocessen.

  • Hvis opgaverne tildeles en ad gangen (serielt)   
    Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles.

  • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt)   
    Rækkefølgen af navnene eller adresserne er ligegyldig.

  • Hvis du tildeler en opgave til en person uden for organisationen SharePoint   
    kan finde flere oplysninger om inkluderer eksterne deltagere, i segmentet færdigt i denne artikel.

Anden boble

Rækkefølge

Angiv, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt).

Du kan finde flere oplysninger om brug af seriel rækkefølge og parallel rækkefølge, skal du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj en hvilken som helst fase, som du vil have ud over den første, du lige har konfigureret.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

Udvid grupper

  • Hvis du vil tildele én opgave til hvert medlem i hver gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem af gruppen modtager en meddelelse om opgaven, og hvert medlem vil have sin egen opgave at fuldføre.

  • Hvis du vil have kun én opgave tildeles til hver afkrydsningsfeltet hele gruppe , du angiver i feltet Tildel til atfjerne markeringen i dette. (Hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men ethvert emne kan gøre krav på og fuldføre enkelt opgaven på vegne af hele gruppen. Du kan finde instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Femte boble

Anmode om

Den tekst, som du angiver her, inkluderes i hver enkelt meddelelse om en opgave, som sendes i arbejdsprocessen. Glem ikke at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan få brug for, herunder:

  • Kontaktoplysninger.

  • Hvis det er relevant, en bemærkning om enkelte opgaver tildelt hele grupper eller fordeling lister. (Du finder instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Sjette boble

Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen, og/eller angiv det antal dage, uger eller måneder, som kan bruges på at fuldføre de enkelte opgaver fra det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

  • Hvis arbejdsprocessen starter automatisk, er det sædvanligvis en god ide at lade feltet Forfaldsdato for alle opgaver være tomt og bruge de to felter for varighed til at styre forfaldsdatoen. Du kan altid angive en nøjagtig forfaldsdato i initieringsformularen, hvis og når du starter arbejdsprocessen manuelt.

Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Syvende boble

CC

Angiv navnene eller mailadresserne på de personer, som skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

  • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave, hvis et navn angives i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

Boble 8

Afslut arbejdsprocessen

Vælg ingen, den ene eller begge af disse indstilling.

Du kan finde flere oplysninger om disse indstillinger, skal du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Niende boble

Aktivér godkendelse af indhold

Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du vil bruge arbejdsprocessen til at administrere godkendelse af indhold.

Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelsen af indhold, herunder publiceringen af overordnede versioner, i segmentet kontrollere i denne artikel.

  1. Når du har angivet indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

Den nye arbejdsprocesversion oprettes i SharePoint-produkter.

Hvis du ikke kender endnu med tilføjelse af arbejdsprocesser, kan det være nyttigt at se både segmentet Få mere at VIDE og segmentet PLANLÆGGE i denne artikel, før du går videre med trinene i dette segment.

Afsnit i dette segment

  1. Inden du går i gang

  2. Tilføje arbejdsprocessen

1. Inden du starter

Der er to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:

Mail    Hvis der skal sendes mails og påmindelser for en arbejdsproces, skal mail være aktiveret for webstedet. Hvis du ikke er sikker på, om mail er blevet aktiveret, skal du kontakte SharePoint-administratoren.

Tilladelser    Standardindstillingerne i SharePoint kræver, at du har tilladelsen Administrer lister for at tilføje arbejdsprocesser for lister og biblioteker, eller grupper af websteder. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser, se segmentet Få mere at VIDE i denne artikel).

Til starten af segmentet

2. Tilføje arbejdsprocessen

Følg disse trin

  1. Gå til startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger ikonet knappen indstillinger for offentligt sharepoint online-websted , og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier til webdesigner på siden Indstillinger for websted.

  4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, du vil tilføje en arbejdsproces for, på siden Webstedsindholdstyper.

    Bemærk:  En arbejdsproces, som føjes til hele gruppen af websteder, skal kun tilføjes for elementer med en enkelt indholdstype.

    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

    1. Klik på Indstillinger for arbejdsproces på siden for den valgte indholdstype, under Indstillinger.
      Linket Indstillinger for arbejdsproces i sektionen Indstillinger

    2. Klik på linket Tilføj en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.
      Linket TIlføj en arbejdsproces

    3. Udfyld den første side i tilknytningsformularen.
      Der er en vejledning efter illustrationen.

Side til konfiguration af arbejdsprocessen

Første boble

Skabelon

Vælg skabelonen Godkendelse – SharePoint 2013.

Bemærk:  Hvis skabelonen Godkendelse – SharePoint 2013 ikke vises på listen, skal du kontakte SharePoint-administratoren for at få at vide, hvordan du får den aktiveret for gruppen af websteder eller arbejdsområdet.

Anden boble

Navn

Skriv et navn på arbejdsprocessen. Navnet identificerer arbejdsprocessen for brugerne af gruppen af websteder.

Forslag til navngivning af arbejdsprocessen, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Opgaveliste

Vælg en opgaveliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Ny opgaveliste for at oprette en ny liste.

Finde oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge et eksisterende dokument), i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

Oversigtsliste

Vælg en oversigtsliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Oversigt over arbejdsproces (ny) for at oprette en ny liste.

Finde oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge et eksisterende dokument), i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Femte boble

Startindstillinger

Angiv den eller de måder, som arbejdsprocessen kan startes på.

Oplysninger om valg af startindstillinger finder du i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Sjette boble

Føje arbejdsprocessen til underordnede indholdstyper?

Angiv, om arbejdsprocessen skal føjes til (tilknyttes) alle andre websteder og listeindholdstyper, som nedarver fra denne indholdstype.

  • Det kan tage lang tid, før den handling, som udfører al den ekstra tilføjelse, bliver færdig.

  • Hvis nedarvningen er blevet afbrudt for nogen af de websteder eller underwebsteder, hvor arbejdsprocessen skal føjes til de indholdstyper, der nedarver, skal du sørge for, at du er medlem af gruppen Ejere på hvert af disse websteder eller underwebsteder, før du kører handlingen.

  1. Når alle indstillingerne i formularen er, som du vil have, at de skal være, skal du klikke på Næste.

  2. Udfyld den anden side i tilknytningsformularen.
    Der er en vejledning efter illustrationen.

    Bemærk: SharePoint-produkter indeholder de første mange indstillinger på denne anden side af tilknytningsformularen – nummer 1-7 i følgende illustration, fra Godkendere til CC – hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan ændre disse indstillinger for den ene forekomst.

Standardværdierne for Tilføj arbejdsproces med felter vist

Første boble

Tildele til

Angiv navne eller adresser på dem, der skal tildeles arbejdsopgaver til i arbejdsprocessen.

  • Hvis opgaverne tildeles en ad gangen (serielt)   
    Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, hvori du vil opgaverne skal tildeles.

  • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt)   
    Rækkefølgen af navnene eller adresserne er ligegyldig.

  • Hvis du tildeler en opgave til en person uden for organisationen SharePoint   
    kan finde flere oplysninger om inkluderer eksterne deltagere, i segmentet færdigt i denne artikel.

Anden boble

Rækkefølge

Angiv, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt).

Du kan finde flere oplysninger om brug af seriel rækkefølge og parallel rækkefølge, skal du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj en hvilken som helst fase, som du vil have ud over den første, du lige har konfigureret.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

Udvid grupper

  • Hvis du vil tildele én opgave til hvert medlem i hver gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem af gruppen modtager en meddelelse om opgaven, og hvert medlem vil have sin egen opgave at fuldføre.

  • Have kun én opgave tildeles hverhel gruppe , du angiver i feltet tildelt, Fjern markeringen i dette afkrydsningsfelt. (Hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men ethvert emne kan gøre krav på og fuldføre enkelt opgaven på vegne af hele gruppen. Du kan finde instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Femte boble

Anmode om

Den tekst, som du angiver her, inkluderes i hver enkelt meddelelse om en opgave, som sendes i arbejdsprocessen. Glem ikke at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan få brug for, herunder:

  • Kontaktoplysninger.

  • Hvis det er relevant, en bemærkning om enkelte opgaver tildelt hele grupper eller fordeling lister. (Du finder instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Sjette boble

Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen, og/eller angiv det antal dage, uger eller måneder, som kan bruges på at fuldføre de enkelte opgaver fra det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

  • Hvis arbejdsprocessen starter automatisk, er det sædvanligvis en god ide at lade feltet Forfaldsdato for alle opgaver være tomt og bruge de to felter for varighed til at styre forfaldsdatoen. Du kan altid angive en nøjagtig forfaldsdato i initieringsformularen, hvis og når du starter arbejdsprocessen manuelt.

Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Syvende boble

CC

Angiv navnene eller mailadresserne på de personer, som skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

  • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave, hvis et navn angives i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

Boble 8

Afslut arbejdsprocessen

Vælg ingen, den ene eller begge af disse indstilling.

Du kan finde flere oplysninger om disse indstillinger, skal du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Niende boble

Aktivér godkendelse af indhold

Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du vil bruge arbejdsprocessen til at administrere godkendelse af indhold.

Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelsen af indhold, herunder publiceringen af overordnede versioner, i segmentet kontrollere i denne artikel.

  1. Når du har angivet indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

Den nye arbejdsprocesversion oprettes i SharePoint-produkter.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar, skal du gå til segmentet STARTE i denne artikel og starte den første forekomst for at teste den nye arbejdsproces.

En arbejdsproces kan konfigureres, så den kan startes kun manuelt, kun automatisk eller på begge måder:

  • Manuelt når som helst ved alle, der har de nødvendige tilladelser.

  • Automatisk når en bestemt udløsende hændelse indtræffer. Det vil sige, når et element er føjet til listen eller biblioteket, ændres og/eller når et element på listen på nogen måde, og/eller når nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element).
    (Den udløsende hændelse eller hændelser, der er angivet i den første side i Tilknytningsformularen, under den oprindelige tilknytning og konfiguration af arbejdsprocessen. Yderligere oplysninger finder du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.)

Bemærk:  Der kan ikke startes en arbejdsproces for et element, som er tjekket ud. Når arbejdsprocessen er startet, kan elementet til gennemsyn dog tjekkes ud for at beskytte det mod ændringer. Men indtil elementet er tjekket ind igen, er der ingen andre arbejdsprocesser, der kan starte for det.

Afsnit i dette segment

  1. Starte arbejdsprocessen automatisk

  2. Starte arbejdsprocessen manuelt

  3. Starte manuelt fra listen eller biblioteket

  4. Starte manuelt fra et Microsoft Office-program

1. Starte arbejdsprocessen automatisk

Hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at starte automatisk, køres arbejdsprocessen hver gang en udløsende hændelse indtræffer for det element, som udløste den.

Når arbejdsprocessen starter, tildeles den eller de første opgaver, og der sendes en meddelelse om opgaven til hver enkelt person, der ejer opgaven. Der sendes også startmeddelelser (forskellig fra meddelelser om opgaver) til den person, som oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, og til alle andre, der er angivet i feltet Cc på den anden side i tilknytningsformularen.

Bemærk: Når der føjes en ny arbejdsproces, der startes automatisk, feltet Forfaldsdato for alle opgaver på den anden side i Tilknytningsformularen skal normalt være tomt, da en hvilken som helst eksplicitte datoværdi angivet der har vundet 't automatisk at justere selve i forhold til den dato, som starter arbejdsprocessen hver gang. Yderligere oplysninger finder du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. Starte arbejdsprocessen manuelt

En bemærkning omkring tilladelser    Normalt, skal du have tilladelsen Rediger elementer til at starte en arbejdsproces. (Som standard, gruppen medlemmer og gruppen Ejere begge have denne tilladelse, men gruppen besøgende ikke. Dog kan en ejer også vælge, på grundlag af arbejdsproces af arbejdsprocessen, så der kræves tilladelsen Administrer lister for personer, der starter arbejdsprocessen. Hvis du vælger denne indstilling, kan ejere grundlæggende angive, at kun de og andre ejere kan starte en bestemt arbejdsproces. Yderligere oplysninger finder du i segmentet Få mere at vide i denne artikel.)

To steder at begynde fra

Du kan starte en arbejdsproces manuelt to forskellige steder:

  • Fra listen eller biblioteket , hvor elementet er gemt

  • Fra i selve elementetog åbnet i det Microsoft Office-program, hvor det blev oprettet. (Bemærk, at det skal være installeret program, og ikke en webprogram version).

De resterende to afsnit i dette segment indeholder vejledninger til begge metoder.

Til starten af segmentet

3. Starte manuelt på listen eller i biblioteket

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor det element, som arbejdsprocessen skal køres for, er gemt.

  2. Klik på ellipsen ud for navnet på elementet, klik derefter på ellipsen i dialogboksen for at åbne elementmenuen, og klik derefter på Arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. På siden arbejdsprocesser: elementnavn under Start en ny arbejdsproces, skal du klikke på den arbejdsproces, du vil køre.
    Link til at starte en arbejdsproces

  4. Foretag de ændringer, der skal anvendes på denne bestemte forekomst af arbejdsprocessen på siden Rediger arbejdsproces i initieringsformularen.

    Bemærk: Her, ændringer i initieringsformularen er anvendte kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der skal gælde hver gang arbejdsprocessen kører, eller hvis du vil ændre indstillinger for arbejdsproces, der ikke vises i formularen, i segmentet ÆNDRE i denne artikel.

Initieringsformular

Første boble

Tildele til

Rediger listen over de personer, der skal tildeles opgaver til i arbejdsprocessen.

  • Hvis opgaverne tildeles en ad gangen   
    Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles.

  • Hvis alle opgaver tildeles på samme tid   
    Rækkefølgen af navnene eller adresserne er ligegyldig.

  • Hvis du tildeler en opgave til en person uden for organisationen SharePoint   
    kan finde flere oplysninger om inkluderer eksterne deltagere, i segmentet færdigt i denne artikel

Anden boble

Rækkefølge

Kontrollér, at angivelsen af, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er, som den skal være.

Du kan finde flere oplysninger om brug af seriel rækkefølge og parallel rækkefølge, skal du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj de faser, du vil have efter den eller de faser, der er konfigureret i øjeblikket.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

Udvid grupper

  • Hvis du vil tildele én opgave tilhvert medlem i hver gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem af gruppen modtager en meddelelse om opgaven, og hvert medlem vil have sin egen opgave at fuldføre.

  • Hvis du vil have kun én opgave tildeles til hver afkrydsningsfeltet hele gruppe , du angiver i feltet Tildel til atfjerne markeringen i dette. (Hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men ethvert emne kan gøre krav på og fuldføre enkelt opgaven på vegne af hele gruppen. Du kan finde instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Femte boble

Anmode om

Den tekst, som du angiver her, inkluderes i hver enkelt meddelelse om en opgave, som sendes i arbejdsprocessen. Glem ikke at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan få brug for, herunder:

  • Kontaktoplysninger i forbindelse med spørgsmål og problemer

  • Hvis det er relevant, en bemærkning om enkelte opgaver tildelt hele grupper eller fordeling lister (du finder instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Sjette boble

Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen, og/eller angiv det antal dage, uger eller måneder, som kan bruges på at fuldføre de enkelte opgaver fra det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Syvende boble

CC

Tilføj eller fjern relevante kontakter. Husk på, at:

  • Skriv et navn her ikke angives i en arbejdsprocesopgave.

  • Da du starter arbejdsprocessen manuelt, modtager du meddelelser om start og stop, uanset om du er angivet i dette felt eller ej.

  1. Når du er tilfreds med alle indstillinger i initieringsformularen, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Den eller de første opgaver tildeles i arbejdsprocessen, og samtidig sendes der meddelelser om start til dig og alle dem, der er angivet i feltet Cc i initieringsformularen.

Til starten af segmentet

4. Starte manuelt fra et Microsoft Office-program

  1. Åbn elementet i det installerede Office-program på computeren.

  2. Når elementet er blevet åbnet, skal du klikke på fanen Filer, klikke på Gem og send og derefter klikke på den arbejdsproces, der skal køres for elementet.

  3. Hvis du får vist en meddelelse om, at filen skal være tjekket ind, for at arbejdsprocessen kan køre, skal du klikke på Tjek ind.

  4. Klik på knappen Start arbejdsproces.

  5. Foretag de ændringer, der skal anvendes på denne bestemte forekomst af arbejdsprocessen, på siden Rediger en arbejdsproces i initieringsformularen.

    Bemærk:  De ændringer, der foretages i initieringsformularen, bruges kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der gælder, hver gang arbejdsprocessen kører, eller hvis du vil ændre de indstillinger for arbejdsprocessen, som ikke vises i denne formular, skal du se segmentet REDIGERE i denne artikel.

    Initieringsformular

Første boble

Tildele til

Rediger listen over de personer, der skal tildeles opgaver til i arbejdsprocessen.

  • Hvis opgaverne tildeles en ad gangen (serielt)   
    Angiv navnene eller adresserne i den rækkefølge, som opgaverne skal tildeles.

  • Hvis alle opgaverne tildeles på samme tid (parallelt)   
    Rækkefølgen af navnene eller adresserne er ligegyldig.

  • Hvis du tildeler en opgave til en person uden for organisationen SharePoint   
    kan finde flere oplysninger om inkluderer eksterne deltagere, i segmentet færdigt i denne artikel.

Anden boble

Rækkefølge

Kontrollér, at angivelsen af, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er, som den skal være.

Du kan finde flere oplysninger om brug af seriel rækkefølge og parallel rækkefølge, skal du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj de faser, du vil have efter den eller de faser, der er konfigureret i øjeblikket.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Fjerde boble

Udvid grupper

  • Hvis du vil tildele én opgave tilhvert medlem i hver gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem af gruppen modtager en meddelelse om opgaven, og hvert medlem vil have sin egen opgave at fuldføre.

  • Hvis du vil have kun én opgave tildeles til hver afkrydsningsfeltet hele gruppe , du angiver i feltet Tildel til atfjerne markeringen i dette. (Hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men ethvert emne kan gøre krav på og fuldføre enkelt opgaven på vegne af hele gruppen. Du kan finde instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Femte boble

Anmode om

Den tekst, som du angiver her, inkluderes i hver enkelt meddelelse om en opgave, som sendes i arbejdsprocessen. Glem ikke at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan få brug for, herunder:

  • Kontaktoplysninger i forbindelse med spørgsmål og problemer.

  • Hvis det er relevant, en bemærkning om enkelte opgaver tildelt hele grupper eller fordeling lister. (Du finder instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

Sjette boble

Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen, og/eller angiv det antal dage, uger eller måneder, som kan bruges på at fuldføre de enkelte opgaver fra det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Syvende boble

CC

Tilføj eller fjern relevante kontakter. Husk på, at:

  • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave, hvis et navn angives i dette felt.

  • Da du starter arbejdsprocessen manuelt, modtager du meddelelser om start og stop, uanset om du er angivet i dette felt eller ej.

  1. Når du er tilfreds med indstillingerne i initieringsformularen, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Den eller de første opgaver tildeles i arbejdsprocessen, og samtidig sendes der meddelelser om start til dig og alle dem, der er angivet i feltet Cc i initieringsformularen.

Hvad skal der ske nu?

  • Hvis dette er første gang, denne arbejdsproces er kørt, muligvis de andre deltagere oplysninger og hjælp for at kunne udføre deres tildelte opgaver. (De kan være nyttige segmentet færdigt i denne artikel.)

  • Det er også en god ide at kontrollere, om deltagerne modtager deres mails, og særligt at meddelelserne ikke filtreres fra af filteret for uønsket mail.

  • Og naturligvis du muligvis en eller flere arbejdsprocesopgaver til at fuldføre dig selv. Gå til segmentet færdigt i denne artikel for oplysninger om, hvordan du fuldføres.

  • Du kan finde oplysninger om hvordan du kan holde styr på statussen for den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, gå til segmentet OVERVÅGE i denne artikel.

Hvis dette er første gang, du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for godkendelse, kan det være en god ide at læse hele dette segment, før du fuldfører opgaven. På den måde vil du blive bekendt med alle de muligheder, du har.

Bemærk: Hvis du ved, at en arbejdsprocesopgave er blevet tildelt til dig, men du ikke har fået en meddelelse om opgaven endnu i din indbakke, skal du kontrollere, at meddelelsen ikke er blevet sendt til din mappe med uønsket mail. Hvis det er tilfældet, skal du justere indstillingerne for filteret for uønsket mail.

Først skal du sørge for, at du har den korrekte artikel

Forskellige typer af arbejdsprocesser kræver forskellige opgavehandlinger.

Så før du begynder, skal du kontrollere, at den opgave, du har fået tildelt, rent faktisk er en opgave i en arbejdsproces for godkendelse og ikke en opgave i en anden type af arbejdsproces.

Se efter teksten Godkend på et af følgende steder:

  • På linjen emne i meddelelsen om opgaven
    Meddelelse om opgave med teksten Godkend vist

  • På meddelelseslinjen i elementet, der skal gennemses
    Det element, der skal gennemses, med teksten Gennemse vist

  • I opgavetitlen på siden Status for arbejdsproces
    Opgave på siden Status for arbejdsproces med Gennemse vist

Hvis du ikke kan se meddelelsen godkende teksten i disse placeringer, du kontakte den person, der startes eller oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen til at finde ud af, hvilke arbejdsprocesskabelon, den er baseret på – eller om det er en brugerdefineret arbejdsproces. Du kan finde links til artikler om, hvordan du bruger de andre typer arbejdsprocesserne i SharePoint-produkter i afsnittet Se også i denne artikel.

Hvis opgaven er en godkendelsesopgave, skal du bare læse videre.

Afsnit i dette segment

  1. En oversigt over processen

  2. Få adgang til elementet og opgaveformularen fra meddelelsen om opgaven

  3. Få adgang til elementet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket

  4. Gennemse elementet

  5. Fuldføre og sende opgaveformularen

  6. Forfaldne meddelelser

  7. Gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave (valgfrit)

  8. Anmode om en ændring af et element (valgfrit)

  9. Tildele godkendelsesopgaven til en anden (valgfrit)

  10. Fuldføre en opgave på vegne af en ekstern deltager (valgfrit)

1. En oversigt over processen

Når du får tildelt en opgave i en arbejdsproces, får du besked om opgaven på en af tre måder:

  • Du modtager en mail med meddelelse om opgaven.

  • Du åbner et Microsoft Office-dokument og får vist en meddelelseslinje, hvor der står, at du har fået tildelt en relateret opgave.

  • Du kontrollerer SharePoint-webstedet og opdager, at en eller flere opgaver i øjeblikket er tildelt til dig.

Når du finder ud af, at du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for godkendelse, skal du sædvanligvis gøre to ting:

  • Gennemse elementet    Find ud af, om du kan godkende elementet i dets nuværende form.

  • Fuldføre din opgave    Brug opgaveformularen til at sende resultaterne af dit gennemsyn.

Derfor er følgende tre elementer ofte involveret i fuldførelsen af en opgave:

  • Meddelelsen om opgaven (som du modtager som en mail)

  • Det element, du skal godkende (som du åbner og gennemser)

  • Opgaveformularen (som du åbner, fuldfører og sender)

Sådan ser de tre elementer ud.

Meddelelse om opgave, element til gennemsyn og opgaveformular

Bemærk: Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen om opgaven vises kun, når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook og ikke, når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.

Til starten af segmentet

2. Åbne elementet og opgaveformularen fra meddelelsen om opgaven

Følg disse trin

  1. Klik på linket til elementet i instruktionerne Sådan fuldfører du denne opgave i meddelelsen om opgaven.

  2. Klik på Åbn denne opgave på meddelelseslinjen i det åbne element.

Åbn elementet og opgaveformularen i mailen med meddelelsen om opgaven

Bemærk: Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen om opgaven vises kun, når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook og ikke, når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.

Til starten af segmentet

3. Åbne elementet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket

Følg disse trin

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor det element, der skal gennemses, er gemt, og klik på linket I gang for elementet og arbejdsprocessen.

  2. Klik på titlen på opgaven på siden Status for arbejdsproces.

  3. Klik på linket for elementet på meddelelseslinjen Denne arbejdsproces gælder for i opgaveformularen.

Åbn element og opgaveformular fra listen eller biblioteket

Til starten af segmentet

4. Gennemse elementet

I dette eksempel er elementet et Microsoft Word-dokument.

Tip: Hvis dette er en gruppeopgave – det vil sige, en enkelt opgave, der er tildelt til en hel gruppe eller distributionsliste, så et enkelt gruppemedlem, der kan udføre opgaven til hele gruppen – og det er en god ide at gøre krav på opgaven, før du gennemse elementet. På denne måde kan du reducere risikoen for, at et andet medlem af din gruppe også gennemgås i artiklen. Flere oplysninger under afsnit 7 i dette segment krav og fuldføre en gruppeopgave.

Element til gennemsyn åbnet og med gule linjer vist

Bemærk de to gule meddelelseslinjer øverst i dokumentet:

  • Skrivebeskyttet Server    Dette dokument er åben i skrivebeskyttet tilstand – det vil sige, du kan læse dokumentet, men du kan ikke foretage eventuelle ændringer i den.
    (Bemærk, at når fuldfører en arbejdsprocesopgave for godkendelse, skal du som regel Foretag eventuelle ændringer direkte i selve elementet. I stedet skal bruge du opgaveformularen til at registrere alle dine svar.)

  • Arbejdsprocesopgave    Når du er klar til at registrere dine svar i opgaveformularen, skal du klikke på knappen Åbn denne opgave.

Til starten af segmentet

5. Fuldføre og sende opgaveformularen

Opgaveformularen for en opgave i en arbejdsproces for godkendelse ser omtrent sådan ud.

Opgaveformular i arbejdsproces

Bemærk, at de første to elementer (Slet element og denne arbejdsprocesopgave gælder for titel på element) ikke vises i opgaveformularen, når den åbnes fra i elementet til gennemsyn.

Første boble

Slet element

Hvis du vil slette opgaven fra den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, skal du klikke på denne knap.

  • Elementet til gennemsyn bliver ikke slettet, når du sletter opgaven.

  • Hvis du sletter opgaven, fungerer handlingen som en afvisning (og den registreres også i oversigten som en sådan) af dokumentet. Så, hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at slutte ved den første afvisning, slutter arbejdsprocessen, når du sletter opgaven.

  • En opgave, der er blevet slettet, vises ikke længere i området Opgaver på siden Status for arbejdsproces. Sletningen og den efterfølgende automatiske afvisning registreres stadig i området Oversigt på siden.

    Bemærk:  Hvis det ikke er dig, der har startet forekomsten af arbejdsprocessen, kan det være en god ide at spørge den person, der startede den, om det er i orden, at du sletter opgaven, før du gør det.

Anden boble

Denne arbejdsprocesopgave gælder for titel på element

Du kan åbne elementet til gennemsyn ved at klikke på linket her.

Tredje boble

Status, anmodet af, konsoliderede kommentarer, forfaldsdato dato

Du kan ikke redigere eller ændre værdierne i disse fire felter, men oplysningerne i dem kan være nyttige.

Bemærk, at feltet Konsoliderede kommentarer ikke kun indeholder flere instruktioner til, hvordan du fuldfører opgaven, men også alle de kommentarer, der er sendt af de deltagere, der allerede har fuldført deres opgaver i den samme forekomst af arbejdsprocessen.

På samme måde vil de næste deltagere kunne se de kommentarer, du angiver i feltet Kommentarer (4) i din egen formular, i feltet Konsoliderede kommentarer.

Fjerde boble

Kommentarer

Den tekst, du angiver her, registreres i Oversigt over arbejdsproces, og vil også blive vist i feltet Konsoliderede kommentarer (3) for de næste deltagere.

Femte boble

Godkende

Hvis du vil godkende elementet, skal du først skrive en eventuel kommentar i feltet Kommentarer (4) og derefter klikke på denne knap.

Sjette boble

Afvis

Hvis du vil afvise elementet, skal du først skrive kommentarer, du vil bidrage i denkommentarer felt (4), og klik derefter på denne knap.

Syvende boble

Annullere

Hvis du vil lukke opgaveformularen uden at gemme nogen ændringer eller svar, skal du klikke på denne knap. Opgaven vises som ikke færdiggjort og tildelt dig.

Boble 8

Anmod om ændring

Hvis du vil anmode om en ændring af det element, som du gennemser, skal du klikke på denne knap.

Se en illustration af den formular, hvor du skal angive oplysninger om anmodningen, og for at få yderligere instruktioner, skal du gå til afsnit 8 i dette segment, anmodning om en ændring af elementet.

Bemærk: Denne indstilling kan være slået fra for nogle arbejdsprocesopgaver.

Niende boble

Gentildel opgave

Hvis du vil tildele godkendelsesopgaven til en anden, skal du klikke på denne knap.

Se en illustration af den side, hvor du skal angive oplysninger om den nye tildeling, og for at få yderligere instruktioner, skal du gå til afsnit 7 i dette segment, tildele godkendelsesopgaven til en anden.

Bemærk: Denne indstilling kan være slået fra for nogle arbejdsprocesopgaver.

Til starten af segmentet

6. Forfaldne meddelelser

Hvis enten en opgave eller en hel arbejdsprocesforekomst skulle have været færdig, sendes der automatisk meddelelser til:

  • Den person, som opgaven er tildelt

  • Den person, som startede arbejdsprocessen (eller hvis den startede automatisk, sendes der en meddelelse til den person, som tilføjede arbejdsprocessen)

Til starten af segmentet

7. Gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave (valgfrit)

Hvis kun en enkelt opgave er tildelt en hel gruppe, som du tilhører, kan et vilkårligt medlem af gruppen gøre krav på opgaven og fuldføre den på vegne af hele gruppen.

Gør krav på opgaven, før du gennemser elementet. Når du har gjort krav på opgaven, tildeles den til dig, og ingen andre medlemmer af gruppen kan fuldføre den. På den måde er det kun én person, som gør det nødvendige arbejde.

  1. Gå til siden Status for arbejdsproces, og peg på navnet på den opgave, der er tildelt din gruppe, indtil der vises en pil.

  2. Klik på pilen, klik på Rediger element, og klik derefter på knappen Kræv opgave i opgaveformularen.
    Sådan gør du krav på en gruppeopgave

Når siden Status for arbejdsproces opdateres, kan du se, at opgaven ikke længere er tildelt gruppen, men er tildelt dig.

Hvis du senere vil frigive opgaven til gruppen igen uden at fuldføre den, skal du bruge de samme trin for at vende tilbage til opgaveformularen. Denne gang skal du i stedet klikke på Frigiv opgave.

Knappen Frigiv opgave i opgaveformularen

Til starten af segmentet

8. Anmode om en ændring af et element (valgfrit)

Før du begynder processen, skal du bemærke, at arbejdsprocessen kan være angivet til at slutte med det samme, hvis elementet redigeres. Det kan være en god ide at kontakte den person, der startede eller tilføjede arbejdsprocessen, for at høre, om du må redigere elementet, og om det er i orden, at arbejdsprocessen i så fald slutter.

Vi viser i følgende scenario, hvordan en anmodning om ændring fungerer:

Forestil dig først, at dit navn er Frank.

Forestil dig derefter, at din kollega Anne har startet en arbejdsproces for godkendelse for et dokument, som hun har oprettet.

Når du gennemser Annes nye dokument, synes du, at introduktionen er for lang.

Du klikker på Anmod om ændring nederst i opgaveformular for arbejdsprocessen og udfylder denne formular.

Formular til anmodning om ændring af et element

Første boble

Anmod om ændring fra

Angiv navnet eller mailadressen på den person, du anmoder om ændringen.

Hvis du vil sende anmodningen til den person, som kørte arbejdsprocessen – eller hvis arbejdsprocessen startede automatisk, til den person, som tilføjede arbejdsprocessen for godkendelse – du kan også lade feltet være tomt.

Anden boble

Ny anmodning

Beskriv den ændring, du vil foretage, og tilføj flere oplysninger, som den person, der skal foretage ændringen, kan få brug for. Den tekst, du angiver her, føjes til området Konsoliderede kommentarer.

Tredje boble

Ny varighed

Gør en af disse tre ting:

  • Sådan bevares den nuværende forfaldsdato    Lad feltet være tomt.

  • Sådan fjernes forfaldsdatoen helt    Skriv det tal 0.

  • Sådan angives en ny forfaldsdato    Skriv et tal her, og angiv derefter enhederne for varighed i følgende felt. Sammen angiver de to værdier perioden, før ændringsopgaven forfalder.

Fjerde boble

Enheder for ny varighed

Hvis du angiver en nye opgavevarigheden, kan du bruge dette felt sammen med feltet Ny varighed til at identificere perioden, før en opgave forfalder. (For eksempel: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger.)

Når du har alle formularposter den måde, du vil have dem, du klikker på Send, og den aktuelle opgave er markeretfærdigt. (Men du ikke er færdig endnu. Du skal være tildelt en godkendelsesopgave igen efter hun er fuldført opgaven Skift).

Imens modtager Anne følgende mailmeddelelse:

Den meddelelse, der sendes, når der anmodes om en ændring af et element

Anne kan hurtigt se i linjen Emne (nr. 1 i illustrationen), at det ikke er en almindelig godkendelsesmeddelelse, men at det i stedet er en anmodning om at ændre noget i elementet. Hun finder oplysningerne om den bestemte ændring, der er anmodet om, i teksten Ændring anmodet af (nr. 2).

Anne tjekker elementet ud, redigerer det, gemmer ændringerne, og tjekker elementet ind igen.

Derefter går hun til siden Status for arbejdsproces og åbner hendes ændringsanmodningsopgave fra området Opgaver.


Formular, der sendes, når den anmodede ændring er fuldført

Anne tilføjer eventuelle oplysninger i feltet Kommentarer, og klikker derefter på Send svar. Der udføres to handlinger i arbejdsprocessen:

  • Annes ændringsanmodningsopgave markeres som fuldført.

  • Der tildeles en ny godkendelsesopgave til dig (med Annes kommentarer i feltet Konsoliderede kommentarer), og der sendes en meddelelse til dig om opgaven.

Nu kan du færdiggøre gennemsynet af det redigerede element.

Alle disse handlinger registreres og kan ses i sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces, som vist i følgende illustration.

Oversigt over arbejdsproces med handlinger fra ændringsanmodning

Her er et diagram over hele processen.

Rutediagram over ændringsanmodning

Til starten af segmentet

9. Tildele godkendelsesopgaven til en anden (valgfrit)

Hvis du vil have, at en anden person skal fuldføre en arbejdsprocesopgave, som er blevet tildelt til dig, skal du klikke på Gentildel opgave i arbejdsprocesopgaveformularen.

Denne formular vises.

Formular for gentildeling af opgave

Første boble

Tildel opgave til

Angiv navnet eller adressen på den person, som opgaven skal tildeles.

Hvis du vil tildele opgaven til den person, som startede arbejdsprocessen – eller hvis arbejdsprocessen startede automatisk, til den person, som oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen – skal du lade feltet være tomt.

Anden boble

Ny anmodning

Angiv oplysninger, som kan være relevante for, at den person, du tildeler opgaven til, kan fuldføre opgaven. Den tekst, du angiver her, føjes til området Konsoliderede kommentarer.

Tredje boble

Ny varighed

Gør en af disse tre ting:

  • Sådan bevares den nuværende forfaldsdato    Lad feltet være tomt.

  • Sådan fjernes forfaldsdatoen helt    Skriv det tal 0.

  • Sådan angives en ny forfaldsdato    Skriv et tal her, og angiv derefter enhederne for varighed i følgende felt. Sammen angiver de to værdier perioden, før ændringsopgaven forfalder.

Fjerde boble

Enheder for ny varighed

Hvis du angiver en nye opgavevarigheden, kan du bruge dette felt sammen med feltet Ny varighed til at identificere perioden, før en opgave forfalder. (For eksempel: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger.)

Når formularen er fuldført, skal du klikke på Send. Opgaven er markeret som fuldført, er tildelt en ny opgave til den person, der er nu ansvarlig for opgaven, og der sendes en meddelelse om opgave.

Alle de nye oplysninger, som du har angivet, medtages i teksten Uddelegeret af i den nye meddelelse om opgaven (nr. 1 i illustrationen nedenfor).

Meddelelse om opgave for en opgave, som er blevet tildelt en ny person

Alle disse ændringer registreres og kan ses i sektionerne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces som vist her.

Områderne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces for de opgaver, der tildeles en ny person

Til starten af segmentet

10. Fuldføre en opgave på vegne af en ekstern deltager (valgfrit)

Der er en særlig proces, du skal følge for at medtage de deltagere, som ikke er medlemmer af SharePoint-organisationen. I denne proces fungerer et webstedsmedlem som proxy for den eksterne deltager:

  1. Inkluder den eksterne deltagers mailadresse i den relevante Tildel til-fase på den anden side i tilknytningsformularen.

  2. Den eksterne deltagers opgave tildeles rent faktisk til det medlem af webstedet, som startede arbejdsprocessen – eller hvis arbejdsprocessen starter automatisk, til det medlem, som tilføjede arbejdsprocessen. Den person, som opgaven tildeles, fungerer som proxy for den eksterne deltager.

  3. Dette medlem af webstedet modtager en meddelelse om opgaven med instruktioner om at sende en kopi af elementet til gennemsyn til den eksterne deltager. Den eksterne deltager modtager også en kopi af meddelelsen om opgaven, hvilket kan fungere som en vigtig besked eller forhåndsadvisering.

  4. Det medlem af webstedet, som opgaven er tildelt, sender en kopi af elementet til den eksterne deltager.

  5. Den eksterne deltager gennemser elementet og sender svar tilbage til medlemmet af webstedet.

  6. Når medlemmet af webstedet modtager den eksterne deltagers svar, fuldfører vedkommende opgaven på vegne af den eksterne deltager.

Her er et diagram over processen.

Rutediagram over den proces, der skal følges for at medtage eksterne deltagere

På siden Status for arbejdsproces kan du overvåge, tilpasse eller standse en igangværende arbejdsproces for den forekomst af arbejdsprocessen.

Vi viser dig først, hvordan du kommer til siden, derefter viser vi dig, hvordan du bruger de indstillinger og oplysninger, du finder på denne side. Til sidst viser vi dig to andre sider, hvor du kan få flere overvågningsoplysninger.

Afsnit i dette segment

  1. Gå til siden Status for arbejdsproces

  2. Brug siden Status for arbejdsproces til at overvåge statussen for arbejdsprocessen

  3. Ændre aktive opgaver (opgaver, som allerede er tildelt)

  4. Ændre fremtidige opgaver (opgaver, som endnu ikke er tildelt)

  5. Annullere eller afslutte denne kørsel af arbejdsprocessen

  6. Finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører på et element

  7. Overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder

1. Åbne siden Status for arbejdsproces

Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet findes, og klik på linket I gang for det relevante element og den relevante arbejdsproces.

I dette eksempel er elementet det dokument, der hedder Keynote Draft, og arbejdsprocessen er Approval 3.

Klikker på linket for status for arbejdsproces

Siden Status for arbejdsproces åbnes.

Bemærkninger: 

  • Hvis der er mange elementer på listen eller i biblioteket, kan du sortere og/eller filtrere for hurtigere at finde det element, du skal bruge. Hvis du gang på gang sorterer og filtrerer på samme måde, kan det være en god ide at oprette en brugerdefineret visning, som automatiserer dette.

  • Du kan også åbne siden Status for arbejdsproces ved enten at klikke på linket Vis status for denne arbejdsproces i en mail med en meddelelse om, at arbejdsprocessen "er startet", eller på linket Se arbejdsproceshistorikken i en mail med en meddelelse om, at arbejdsprocessen "er fuldført" for den specifikke forekomst, du er interesseret i.

Til starten af segmentet

2. Brug af siden Status for arbejdsproces til at overvåge statussen for arbejdsprocessen

Her, under illustrationen af hver sektion på siden Status for arbejdsproces, finder du de overvågningsspørgsmål, som besvares i sektionen.

Sektionen Oplysninger om arbejdsproces

Sektionen Oplysninger om arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvem startede denne forekomst af arbejdsprocessen?

  • Hvornår startede arbejdsprocessen?

  • Hvornår blev den sidste handling i denne forekomst udført?

  • Hvilket element kører denne forekomst for?

  • Hvad er status for forekomsten?

Sektionen Opgaver

Området Opgaver på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvilke opgaver er allerede blevet oprettet og tildelt, og hvad er status for dem?

  • Hvilke opgaver er blevet fuldført, og hvad var resultatet af hver enkelt opgave?

  • Hvad hedder forfaldsdatoen for hver af de opgaver, som allerede er blevet oprettet og tildelt?

De opgaver, som er blevet slettet, og som endnu ikke er blevet tildelt, vises ikke i denne sektion.

Sektionen Oversigt over arbejdsproces

Sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvilke hændelser er allerede indtruffet i denne forekomst af arbejdsprocessen?

  • Bemærk, at overskredne opgaver og meddelelser om overskredne opgaver ikke vises i dette område.

Til starten af segmentet

3. Ændre aktive opgaver (opgaver, som er blevet tildelt)

Der er to måder at ændre de opgaver, der allerede er tildelt, men som endnu ikke er blevet fuldført:

  • Redigere en enkelt aktiv opgave

  • Redigere alle aktive opgaver

Redigere en enkelt aktiv opgave

Tilladelser    Hvis du vil foretage ændringer i en enkelt opgave, der er tildelt til en anden end dig selv, skal du have tilladelsen Administrer lister. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke. Så er det muligt, for eksempel have tilladelser, der gør det muligt at starte en arbejdsproces, men ikke for at foretage ændringer til en anden deltager opgave.)

Hvis du har de nødvendige tilladelser:

  1. Klik på titlen på opgaven på opgavelisten.
    Klik på titlen på opgaven på listen

  2. Brug opgaveformularen til at fuldføre, slette eller gentildele opgaven.

Du kan finde flere detaljerede oplysninger om, hvordan du bruger opgaveformularen, segmentet færdigt i denne artikel.

Redigere alle aktive opgaver

Tilladelser    Alle fire kommandoen link i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces i alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links, der vises på siden på den person, som startede forekomsten af en arbejdsproces, men den Afslut denne arbejdsproces link ikke vises kun, hvis vedkommende også har tilladelsen Administrer lister. (Igen, gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke).

  1. Klik på linket Opdater aktive opgaver af Godkendelse i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen.

  2. Foretag dine ændringer i den formular, der åbnes, og klik derefter på OK.

    • Der sendes meddelelser med besked om dine ændringer til dem, der er tildelt opgaver i denne kørsel.

    • De opgaver, der allerede er fuldført eller slettet, og de opgaver, der endnu ikke er tildelt, påvirkes ikke af de ændringer, du foretager i formularen.

    • Hvis du vil ændre de opgaver, der endnu ikke er tildelt, skal du se afsnittet nedenfor, ændre fremtidige opgaver.

Ændringsformular for aktive opgaver

Første boble

Varighed hver opgave, varighedsenheder

  • Sådan bevares den nuværende forfaldsdato    Tomt Varighed hver opgave, og Foretag ingen ændringer Varighedsenheder.

  • Sådan fjernes forfaldsdatoen, så der ingen er    Skriv det tal 0 i Varighed hver opgave.

  • Flytte forfaldsdatoen ved at forlænge opgavevarighed    Brug begge varighedsfelter til at angive det antal og den type af enheder, som du vil udvide varigheden.

Anden boble

Anmode om

  • Sådan ændres anmodningsteksten    Foretag de ændringer, du vil i tekstfeltet.

  1. Når alle felter ser ud, som du vil have dem, skal du klikke på OK.

Alle aktive opgaver i den aktuelle forekomst opdateres.

Til starten af segmentet

4. Ændre fremtidige opgaver (opgaver, som ikke er blevet tildelt endnu)

Tilladelser    Alle fire kommandoen link i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces i alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links, der vises på siden på den person, som startede forekomsten af en arbejdsproces, men den Afslut denne arbejdsproces nu link ikke vises kun, hvis vedkommende også har tilladelsen Administrer lister. (Igen, gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke).

  1. Klik på linket Tilføj eller opdater godkendere af Godkendelse i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden Status for arbejdsproces.

  2. Foretag dine ændringer i den formular, der åbnes, og klik derefter på OPDATER.

    Bemærk:  De opgaver, der allerede er oprettet og tildelt påvirkes ikke af de ændringer, du foretager i formularen.

Ændringsformular for fremtidige opgaver

Første boble

Deltagere, rækkefølge, Udvid grupper

  • Tilføje eller fjerne deltagere, eller til at ændre rækkefølgen af opgaverne    Tilføje, fjerne og/eller omarranger rækkefølgen af deltagernes navne eller adresser i dendeltagere felt.

  • Sådan fjernes en hel fase   Skal du klikke på i denTildele til feltet for fasen, og tryk derefter påCtrl+Delete.

Bemærk: Du kan bruge afkrydsningsfeltet Udvid grupper til at angive, om der skal tildeles distributionsgrupper vises kun én opgave for hele gruppen eller én opgave per medlem.

Du kan finde flere oplysninger om brug af disse felter, kan du se segmentet PLANLÆGGE og det relevante tilføje -segment (liste/bibliotek eller Gruppe af websteder) i denne artikel.

Anden boble

Anmode om

  • Sådan ændres anmodningsteksten    Foretag de ændringer, du vil teksten i feltet.

Tredje boble

Forfaldsdato for alle opgaver, varighed hver opgave, varighedsenheder

  • Til at ændre eller fjerne kalenderen forfaldsdato    Slet den eksisterende dato og derefter enten angiver en ny eller, hvis du vil fjerne specifikke forfaldsdato helt fra dato Lad feltet være tomt. (Ikke Indtast et nul i dette felt. Dette felt skal enten indeholder en datoværdi kalender eller være tomt.)

  • Sådan bevares den eksisterende varighed    Tomt Varighed hver opgave, og Foretag ingen ændringer Varighedsenheder.

  • Sådan fjernes varigheden, så der ingen er    Skriv det tal 0 i Varighed hver opgave.

  • Sådan udvides opgavevarigheden af    Brug begge varigheder felter til at angive det antal og den type af enheder, som du vil udvide varigheden. (Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du forfaldsdatoer og varighed, se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel).

  1. Når alle felter ser ud, som du vil have dem, skal du klikke på OK.

Alle fremtidige opgaver i den aktuelle forekomst vil afspejle dine ændringer.

Til starten af segmentet

5. Annullere eller afslutte denne kørsel af arbejdsprocessen

Der er to måder, du kan standse en igangværende arbejdsprocesforekomst på, før den er fuldført:

  • Annuller arbejdsprocessen    Alle opgaver annulleres, men beholdes i området Opgaver på siden Status for arbejdsproces.

  • Afslut arbejdsprocessen    Alle opgaver annulleres og slettes fra området Opgaver på siden Status for arbejdsproces. Der vises dog stadig data for dem i området Oversigt over arbejdsproces.

Du får vejledninger til begge metoder nedenfor.

Annullere (alle opgaver annulleres, men beholdes både på listen Opgaver og i oversigten

Tilladelser    Alle fire kommandoen link i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces i alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links, der vises på siden på den person, som startede forekomsten af en arbejdsproces, men den slutter arbejdsprocessen link ikke vises kun, hvis vedkommende også har tilladelsen Administrer lister. (Igen, gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke).

Hvis der ikke længere er brug for den aktuelle forekomst af en arbejdsproces, kan den standses.

  • Klik på Annuller alle Godkendelse-opgaver i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden Status for arbejdsproces.

  • Klik på Ja for at bekræfte.

Linket Annuller alle opgaver

Alle igangværende opgaver annulleres, og arbejdsprocessen slutter med statussen annulleret. Annullerede opgaver findes stadig, både i området opgaver og i området Oversigt over arbejdsproces.

Afbryde (alle opgaver slettes fra listen Opgaver, men bevares i oversigten)

Tilladelser    Alle fire kommandoen link i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces i alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links, der vises på siden på den person, som startede forekomsten af en arbejdsproces, men den Afslut denne arbejdsproces link ikke vises kun, hvis vedkommende også har tilladelsen Administrer lister. (Igen, gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke).

Hvis der opstår fejl, eller hvis arbejdsprocessen standser og ikke svarer, kan den afbrydes.

Klik på Afslut denne arbejdsproces i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden Status for arbejdsproces, og klik derefter på Ja for at bekræfte.

Alle de opgaver, der er oprettet af arbejdsprocessen annulleres og slettes fra området opgaver på siden Status for arbejdsproces, selvom de er stadig afspejles i området Oversigt over arbejdsproces. Arbejdsprocessen slutter med en status for Arbejdsproces annulleret.

Til starten af segmentet

6. Finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører for et element

På siden Arbejdsprocesser for et hvilket som helst element finder du en liste over de arbejdsprocesser, der i øjeblikket er aktive for elementet.

  1. Gå til den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er gemt.

  2. Peg på navnet på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. På siden Arbejdsprocesser: Elementnavn under Aktive arbejdsprocesserfinder du en liste over de forekomster, der er aktive for elementet.

Bemærk: Bemærk, flere forekomster af et enkelt arbejdsprocesversion kan 't køre på det samme element ad gangen. For eksempel: to arbejdsprocesser, begge baseret på skabelonen godkendelse er blevet tilføjet. En hedder planlægge godkendelse, og den anden hedder Budget godkendelse. På en hvilken som helst ét element ad gangen, kan én forekomst hver af planlægge godkendelse og godkendelse af Budget køre, men ikke to forekomster af en arbejdsproces.

Til starten af segmentet

7. Overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder

Administratorer af grupper af websteder kan hurtigt danne sig et overblik over:

  • Hvor mange arbejdsprocesser baseret på hver arbejdsprocesskabelon, der i øjeblikket findes i gruppen af websteder.

  • Om hver enkelt arbejdsprocesskabelon er aktiv eller inaktiv i gruppen af websteder.

  • Hvor mange forekomster af arbejdsprocesversioner baseret på den enkelte arbejdsprocesskabelon der i øjeblikket kører i gruppen af websteder.

Sådan gør du:

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger ikonet knappen indstillinger for offentligt sharepoint online-websted , og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Arbejdsprocesser under Webstedsadministration på siden Indstillinger for websted.

Siden Arbejdsprocesser åbnes, og oplysningerne vises.

Hvad skal der ske nu?

Hvis det er første gang, denne version af arbejdsprocessen har kørt, kan du bruge instruktionerne i segmentet GENNEMSE i denne artikel til at få vist hændelserne i forekomsten, og Find ud af, om funktionerne arbejdsproces, som du vil have den.

Når forekomsten af arbejdsprocessen er færdig, kan du gennemse de hændelser, der er registreret i oversigten. Du kan åbne posten for en forekomst i op til 60 dage, efter at forekomsten er fuldført.

Vigtigt:  Bemærk, at denne oversigt over arbejdsprocessen kun er til orientering. Den kan ikke bruges til officielle revisioner eller til nogen andre juridiske, bevismæssige formål.

Du kan også køre rapporter om arbejdsprocessens overordnede ydeevne på tværs af forekomster.

Afsnit i dette segment

  1. Gennemse hændelser i den nyeste forekomst

  2. Se oversigten for forekomsten i op til 60 dage

  3. Oprette rapporter over arbejdsprocessens ydeevne

1. Gennemse hændelser i den nyeste forekomst

Så længe et element forbliver på den samme liste eller i det samme bibliotek, og indtil den samme arbejdsproces køres igen på det samme element, kan du få adgang til oversigten over den nyeste forekomst fra listen eller biblioteket.

Sådan får du vist siden Status for arbejdsproces for den nyeste forekomst af en arbejdsproces, der er kørt for et element:

  • Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet findes, og klik på statuslinket for det relevante element og den relevante arbejdsproces.

I dette eksempel er elementet dokumentet Keynote draft , og arbejdsprocessen er New Doc Approval.

Klik på linket for status for arbejdsproces

Sektionen Oversigt over arbejdsproces findes næsten nederst på siden Status for arbejdsproces.

Sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Til starten af segmentet

2. se oversigten for forekomsten i op til 60 dage

Hvad nu, hvis du vil gennemse oversigten for en forekomst, efter at du har kørt den samme arbejdsproces igen på det samme element?

Det kan du gøre i op til 60 dage enten fra listen eller biblioteket eller fra meddelelsen om fuldførelsen af arbejdsprocessen.

Fra listen eller biblioteket

  1. Gå til den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er gemt.

  2. Peg på navnet på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. På siden arbejdsprocesser: elementnavn under Fuldførte arbejdsprocesser, klik på navn eller status for den forekomst af en arbejdsproces, som du vil gennemse.
    Listen Fuldførte arbejdsprocesser på siden Arbejdsprocesser for element
    siden af feltet Status for arbejdsproces for forekomsten åbnes.

Fra meddelelsen om fuldførelse af en arbejdsproces

  • Åbn meddelelsen om fuldførelsen af arbejdsprocessen for den forekomst, du vil gennemse, og klik derefter på linket Se arbejdshistorikken.

Meddelelse om fuldførelse af arbejdsproces med link til oversigt fremhævet
siden af feltet Status for arbejdsproces for forekomsten åbnes.

Hvis du vil bevare alle fuldførelse meddelelser, vil du oprette en regel i Outlook. Konfigurere reglen til at kopiere alle indgående meddelelser, der har den tekst, der er fuldført på på linjen emne i deres egen, separat mappe. (Sørg for, at din Outlook regel Kopier på indgående meddelelser og ikke blot flytte dem, eller de ikke vises også i din indbakke.)

Til starten af segmentet

3. oprette rapporter over arbejdsprocessens ydeevne

Hvis du vil vide, hvordan det overordnet går for en af dine arbejdsprocesversioner – over tid og over flere forekomster – kan du oprette den ene eller begge af to foruddefinerede rapporter:

  • Rapport for aktivitetsvarighed    Brug denne rapport til at se gennemsnit for, hvor lang tid hver enkelt aktivitet i en arbejdsproces er om at blive fuldført, og hvor lang tid det tager at fuldføre en hel kørsel eller forekomst af arbejdsprocessen.

  • Annullerings- og fejlrapport    Brug denne rapport til at se, om en arbejdsproces ofte annulleres, eller der ofte opstår fejl, før den fuldføres.

Oprette de tilgængelige rapporter for en arbejdsproces

  1. I listen eller biblioteket, i kolonnen Status for arbejdsprocessen, skal du klikke på en hvilken som helst linket for status for oplysninger.
    Klik på status for arbejdsproces

  2. Klik på Vis arbejdsprocesrapporter under Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.
    Klik på linket Vis arbejdsprocesrapporter i sektionen Oversigt over arbejdsproces

  3. Find den arbejdsproces, som du vil have vist en rapport, og klik derefter på navnet på den rapport, du vil have vist.
    Klik på link for Rapport for aktivitetsvarighed

  4. På siden Tilpas enten at beholde eller ændre den placering, hvor rapportfilen oprettes, og klik derefter på OK.
    Klik på OK for filplacering
    rapporten er oprettet og gemt på den angivne placering.

  5. Når rapporten er fuldført, kan du klikke på linket vist i nedenstående illustration til at se den. Ellers skal du klikke på OK for at afslutte og lukke dialogboksen. (Senere, når du er klar til at få vist rapporten, skal du finde det på den placering, du har angivet i det foregående trin.)
    Klik på linket for at se rapporten

Hvad skal der ske nu?

Hvis arbejdsprocessen fungerer efter hensigten, er du klar til at begynde at bruge den.

Hvis der er noget, du vil ændre om, hvordan det fungerer, kan du se segmentet ÆNDRE i denne artikel.

Når du har kørt den første forekomst af den nye arbejdsproces for godkendelse og gennemset resultaterne, kan det være, at du vil foretage nogle ændringer af den måde, som arbejdsprocessen er konfigureret på.

Det kan desuden være, at du i fremtiden vil foretage flere ændringer af konfigurationen.

Det kan også være, at du på et tidspunkt vil deaktivere arbejdsprocessen i kortere eller længere tid, men ikke fjerne den – eller det kan være, at du rent faktisk vil fjerne den helt.

Afsnit i dette segment

  1. Ændre permanente indstillinger for en arbejdsproces

  2. Deaktivere eller fjerne en arbejdsproces

1. Ændre permanente indstillinger for en arbejdsproces

Hvis du vil foretage permanente ændringer af indstillingerne for en eksisterende arbejdsproces, skal du åbne og redigere den tilknytningsformular, som du oprindeligt brugte for at tilføje den.

Hvis arbejdsprocessen kun kører for én liste eller ét bibliotek

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsprocessen kører.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Bemærk: Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

  4. Klik på navnet på den arbejdsproces, som du vil ændre indstillinger for, under Navn på arbejdsproces (klik for at ændre indstillinger) på siden Indstillinger for arbejdsproces.

    Bemærk:  Hvis den arbejdsproces for godkendelse, som du vil bruge, ikke vises på listen, er den muligvis kun tilknyttet én indholdstype. De arbejdsprocesser, som vises på listen, styres af kontrolelementet Disse arbejdsprocesser er konfigureret til at køre elementer af denne type, som findes lige under listen. Se illustrationen. Klik gennem indstillingerne for indholdstype i rullemenuen for at få vist, hvilken indholdstype der viser den arbejdsproces, du vil bruge. Når den arbejdsproces, du vil bruge, vises på listen, skal du klikke på navnet på den.

  5. Du skal redigere og gemme de relevante indstillinger på de samme to sider i tilknytningsformularen, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.

    Du kan finde flere oplysninger om felterne og kontrolelementerne i Tilknytningsformularen, kan du se segmentet PLANLÆGGE og det relevante tilføje-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis arbejdsprocessen er aktiv for alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger ikonet knappen indstillinger for offentligt sharepoint online-websted , og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier til webdesigner på siden Indstillinger for websted.

  4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på siden webstedsindholdstyper.
    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

  5. På siden for den valgte indholdstype, underKlik påIndstillinger for, Indstillinger for arbejdsproces.
    Linket Indstillinger for arbejdsproces i sektionen Indstillinger

  6. Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillinger for under Navn på arbejdsproces (Klik for at ændre indstillinger) på siden Indstillinger for arbejdsproces.
    Link til redigering af indstillinger for arbejdsproces

  7. Du skal redigere og gemme de relevante indstillinger på de samme to sider i tilknytningsformularen, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.

    Du kan finde flere oplysninger om felterne og kontrolelementerne i Tilknytningsformularen, kan du se segmentet PLANLÆGGE og det relevante tilføje-segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. Deaktivere eller fjerne en arbejdsproces

Hvis arbejdsprocessen kun kører for én liste eller ét bibliotek

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsprocessen kører.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Bemærk: Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

  4. Klik på linket Fjern, bloker eller gendan en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  5. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
    Formular på siden Fjern arbejdsprocesser

Der er fem kolonner i formularen:

  • Arbejdsproces    Navnet på arbejdsprocessen.

  • Forekomster    Det antal forekomster af arbejdsprocessen, som i øjeblikket er aktive for elementer.

  • Tillad    Denne indstilling angiver, at arbejdsprocessen kan fortsætte med at fungere normalt.

  • Ingen nye forekomster    Denne indstilling angiver, at aktive forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres. Derefter deaktiveres arbejdsprocessen, så der ikke kan køres nye forekomster af den. Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen på et senere tidspunkt, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.

  • Fjern    Denne indstilling fjerner arbejdsprocessen fra listen eller biblioteket. Alle aktive forekomster afsluttes med det samme, og kolonnen for arbejdsprocessen vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. Handlingen kan ikke fortrydes.

Hvis arbejdsprocessen er aktiv for alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger ikonet knappen indstillinger for offentligt sharepoint online-websted , og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Webstedsindholdstyper på siden Indstilling for websted under Gallerier.

  4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen kører på siden webstedsindholdstyper.
    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

  5. På siden for den valgte indholdstype, underIndstillinger, klik på Indstillinger for arbejdsproces.
    Linket Indstillinger for arbejdsproces i sektionen Indstillinger

  6. Klik på linket Fjern, bloker eller gendan en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  7. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
    Formular på siden Fjern arbejdsprocesser

Der er fem kolonner i formularen:

  • Arbejdsproces    Navnet på arbejdsprocessen.

  • Forekomster    Det antal forekomster af arbejdsprocessen, som i øjeblikket er aktive for elementer.

  • Tillad    Denne indstilling angiver, at arbejdsprocessen kan fortsætte med at fungere normalt.

  • Ingen nye forekomster    Denne indstilling angiver, at aktive forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres. Derefter deaktiveres arbejdsprocessen, så der ikke kan køres nye forekomster af den. Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen på et senere tidspunkt, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.

  • Fjerne    Indstilling, der fjerner arbejdsprocessen helt fra gruppen af websteder. Alle kørende forekomster umiddelbart er afsluttet, og kolonnen for arbejdsprocessen ikke længere vises på siden for listen eller biblioteket. (Denne handling kan ikke fortrydes.)

Hvad skal der ske nu?

Hvis du har foretaget ændringer, skal du teste forekomsten af arbejdsprocessen for at dobbelttjekke virkningerne af ændringerne.

Yderligere tilpasning

Du kan tilpasse arbejdsprocesserne i SharePoint-produkter yderligere på en række forskellige måder.

Du kan endda oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser fra bunden.

Du kan bruge et hvilket som helst af følgende programmer:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Tilpas formularer, handlinger og funktionsmåder i arbejdsprocesserne.

  • Microsoft Visual Studio    Byg dine egne brugerdefinerede arbejdsproceshandlinger.

Du kan finde flere oplysninger i Hjælp til Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×