Om arbejdsprocesser for godkendelse

Bemærk!: Vi vil gerne give dig den mest opdaterede hjælp, så hurtigt vi kan, på dit eget sprog. Denne side er oversat ved hjælp af automatisering og kan indeholde grammatiske fejl og unøjagtigheder. Det er vores hensigt, at dette indhold skal være nyttigt for dig. Vil du fortælle os, om oplysningerne var nyttige for dig, nederst på denne side? Her er artiklen på engelsk så du kan sammenligne.

SharePoint arbejdsprocesser kan hjælpe dig med at automatisere dine forretningsprocesser, hvilket gør dem både mere ensartet og mere effektivt. Arbejdsprocessen godkendelse kan du distribuere dokumenter og andre elementer, der er gemt i SharePoint til en eller flere personer til deres godkendelse.

Du kan få mere at vide under Om arbejdsprocesser i SharePoint.

Vigtigt!: Arbejdsprocessen for godkendelse er aktiveret ikke som standard og der ikke vises på listen Vælg en arbejdsprocesskabelon i Tilknytningsformularen. Hvis du vil gøre det tilgængeligt til brug, skal en webstedsadministrator aktivere dem på niveauet for gruppen af websteder. Gå til Indstillinger for websted > Funktioner gruppe af websteder > aktivere funktionen arbejdsprocesser. Desuden indeholder SharePoint 2013 skabelonerne arbejdsproces, der er baseret på SharePoint 2010 kompatibilitetstilstand. Brug SharePoint Designer 2013 til at oprette en arbejdsproces for SharePoint 2013 baseret med lignende logik.

Hvis alt, du skal gøre, er at fuldføre en arbejdsprocesopgave for godkendelse    Rul ned til segmentet FULDFØRE, og udvid det. Det er muligt, at du ikke har brug for de andre segmenter lige nu.

Sammenligning af manuel proces med automatiseret arbejdsproces

SharePoint-arbejdsprocesser er:

  • Effektive og ensartede    En arbejdsproces for godkendelse dirigerer automatisk dokumentet eller elementet, tildeler gennemsynsopgaver og sporer fremdriften og sender påmindelser og meddelelser, når der er behov for det. Aktiviteten i en arbejdsproces kan overvåges og tilpasses fra en central statusside, og historikken i en arbejdsproces bevares i 60 dage efter fuldførelsen.

  • Mindre arbejde for dig    En arbejdsproces for godkendelse sparer dig og dine kolleger for både tid og besvær, og samtidig strømlines og standardiseres godkendelsesprocessen.

Her er et diagram over en meget simpel version af arbejdsprocessen for godkendelse.

Diagram over en simpel arbejdsproces for godkendelse

Oplysningerne i artiklen præsenteres i ti segmenter, der kan udvides.

Klik her for at få nogle tip til, hvordan du får mest muligt ud af artiklen

Hvis alt, du skal gøre, er at fuldføre en arbejdsprocesopgave for godkendelse    Rul ned til segmentet FULDFØRE, og udvid det. Det er muligt, at du ikke har brug for de andre segmenter lige nu.

Hvis du vil tilføje, skal starte, overvåge, og vedligeholde arbejdsprocesser    Hvis du ikke allerede fortrolig med disse opgaver, kan du finde det nyttigt at Arbejd dig videre til denne artikel, segmentet ved målgruppe, først gang, du design, og Tilføj en arbejdsproces. Når du er vant til oplysningerne og layoutet artikel, vil du kunne gå direkte til segmentet skal du på en hvilken som helst vende tilbage besøg.

Godkendelse af indhold og godkendelse af publicering    Det kan være, at du har lister eller biblioteker, der indeholder nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer, som skal gennemses for nøjagtighed af indhold eller for egnethed i form og stil, før de bliver gjort tilgængelige for alle dem, som har adgang til listen. Denne type gennemsynsproces kaldes godkendelse af indhold, og du kan bruge en arbejdsproces for godkendelse til at styre godkendelse af indhold på en liste eller i et bibliotek. Der findes også en proces for godkendelse af publicering, som ligner denne meget. Den er oprettet især til brug på de SharePoint-websteder, der publicerer websider til internettet.

Oplysninger om udskrivning af denne artikel    Dette er en lang artikel. Hvis du kun vil udskrive udvalgte segmenter, skal du sørge for, at kun disse segmenter er udvidet, når du udskriver. Hvis du vil medtage al grafik i den udskrevne kopi, skal du udskrive i liggende format og ikke i stående format.

Oplysninger om søgning    Før du søger efter tekst eller ord i denne artikel, skal du sørge for, at alle de segmenter, du vil søge i, er udvidet.

En arbejdsproces for godkendelse er en funktion i SharePoint, som distribuerer et dokument eller et andet element, der er gemt på en liste eller i et bibliotek i SharePoint, til en eller flere personer, som skal godkende eller afvise det. Arbejdsprocessen automatiserer, strømliner og standardiserer hele processen.

Simpelt arbejdsprocesdiagram for godkendelse

Den grundlæggende arbejdsproces for godkendelse, som findes i SharePoint-produkter, fungerer som en skabelon. Ved hjælp af denne skabelon kan du tilføje flere arbejdsprocesser for godkendelse på dine websteder. Hver enkelt arbejdsproces, du tilføjer, er en entydig version af den grundlæggende arbejdsproces for godkendelse. De virker på hver deres måde baseret på de indstillinger, du angav, da du tilføjede den.

Afsnit i dette segment

  1. Hvad kan jeg få ud af en arbejdsproces for godkendelse?

  2. Hvad kan en arbejdsproces for godkendelse ikke gøre?

  3. Hvem kan bruge denne type af arbejdsproces?

  4. Sådan planlægger, tilføjer, kører og vedligeholder du denne type af arbejdsproces

1. Hvad kan jeg få ud af en arbejdsproces for godkendelse?

  • Når du første gang føjer en arbejdsproces for godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, kan du angive, hvor mange deltagere der skal inkluderes. Du kan også angive, om deres opgaver tildeles en efter en eller alle på én gang. Du kan endda bestemme, om du vil inddele deltagernes opgaver i to eller flere separate faser samt angive en endelig slutdato og/eller den tid, der må bruges på de enkelte opgaver. Og hver gang, du starter arbejdsprocessen manuelt for et element, kan du ændre disse indstillinger.

  • En opgave tildeles de enkelte deltagere i arbejdsprocessen. Deltagerne vælger, hvad de vil foretage sig: godkende eller afvise elementet, anmode om en ændring af elementet, tildele opgaven på ny eller annullere eller slette opgaven.

  • Mens arbejdsprocessen kører, kan du overvåge statussen og tilpasse den, hvis det er nødvendigt, fra siden Status for arbejdsproces.

  • 60 dage efter, at arbejdsprocessen er afsluttet, kan du stadig se listen over alle de arbejdsproceshændelser, der var i løbet af denne kørsel (eller forekomst) af arbejdsprocessen, på siden Status for arbejdsproces.

Du kan også bruge en arbejdsproces for godkendelse til at administrere en proces i godkendelse af indhold for en liste eller bibliotek. Yderligere oplysninger finder du i segmentet kontrollere i denne artikel.

2. Hvad kan en arbejdsproces for godkendelse ikke gøre?

Deltagerne i en arbejdsproces for godkendelse har sædvanligvis ikke tilladelse til at redigere de elementer, de har til gennemsyn. Deltagerne kan i stedet anmode om, at elementet redigeres i løbet af arbejdsprocesforekomsten. Hvis du vil tilføje en arbejdsproces, hvor deltagerne indsætter kommentarer og registrerer ændringer i selve elementet, skal du se artiklen Om arbejdsprocesser for indsamling af feedback i sektionen Se også.

Desuden ikke er arbejdsprocesser for godkendelse designet til indsamling af signaturer. Hvis du vil bruge en arbejdsproces til indsamling af signaturer i et Microsoft Word-dokument, artiklen en Microsoft Excel-projektmappe eller en Microsoft InfoPath-formular,alle om arbejdsprocesserne for indsamling af signaturer, i afsnittet Se også.

Til starten af segmentet

3. Hvem kan bruge denne type af arbejdsproces?

Tilføje en arbejdsproces    Som standard, skal du have tilladelsen Administrer lister for at tilføje en arbejdsproces. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og gruppen besøgende ikke).

At starte en arbejdsproces    Som standard, skal du også have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces, der allerede er blevet tilføjet. (Gruppen medlemmer og gruppen Ejere begge have tilladelsen Rediger elementer som standard, gruppen besøgende ikke).

Ejere kan alternativt vælge at konfigurere specifikke arbejdsprocesser, så de kun kan startes af medlemmer af gruppen Ejere. Det gør du ved at markere afkrydsningsfeltet Kræv tilladelser til at administrere lister for at starte denne arbejdsproces på første side i tilknytningsformularen.

Til starten af segmentet

4. Sådan planlægger, tilføjer, kører og vedligeholder du denne type af arbejdsproces

Der er fire grundlæggende faser:

  • FØR arbejdsprocessen køres (Planlæg, tilføje, starte)   
    Før du føjer en arbejdsproces, kan du planlægge, hvor du vil tilføje den (for en enkelt liste eller et bibliotek eller for hele gruppen af websteder) og oplysninger om, hvordan det fungerer. Når du har tilføjet og arbejdsprocessen er konfigureret, kan alle med de nødvendige tilladelser starte arbejdsprocessen for et bestemt element. Arbejdsprocessen kan også angive til at køre automatisk. Automatisk kører kan aktiveres baseret på et eller begge af to udløsende hændelser: Når et element er føjet til eller oprettet i en liste eller et bibliotek, eller når et punkt på en liste eller i biblioteket ændres.

  • MENS arbejdsprocessen kører (Fuldfør, Overvåg, justere)   
    Mens arbejdsprocessen kører, individuelle deltagerne har fuldført deres tildelte opgaver. Automatisk påmindelser sendes til deltagere, der ikke opfylder opgave deadlines. I mellemtiden kan status for arbejdsprocessen overvåges fra en central siden Status for arbejdsproces for den pågældende forekomst af arbejdsprocessen. Kan foretage justeringer til arbejdsprocessen, mens den afspilles fra den samme side og hvis det er nødvendigt, arbejdsprocessen kan annulleres eller afsluttet derfra.

  • Når arbejdsprocessen har kørt (gennemse, rapport, Skift)   
    Når arbejdsprocessen er fuldført, kan du gennemse hele historien, Kør (eller forekomst) i op til 60 dage på siden Status for arbejdsproces. Statistiske rapporter på ydeevnen for denne arbejdsprocesversion kan oprettes ud fra den samme side. Endelig, hvis der er nogensinde alt det, du vil ændre om, hvordan funktionerne arbejdsproces, kan du åbne og redigere den tilknytningsformular, som du har færdiggjort, når du først tilføjede arbejdsprocessen.

I følgende rutediagram illustreres disse tre faser sådan, som den person, der tilføjer en ny arbejdsproces, ser det.

Arbejdsproces

I dette segment gennemgås de beslutninger, du skal træffe, og de oplysninger, du skal samle, før du tilføjer en version af arbejdsprocessen for godkendelse.

Hvis du allerede kender, hvordan du tilføjer denne type af arbejdsproces og kun bruge en påmindelse om specifikke trin, kan du gå direkte til det relevante tilføje -segment (liste/bibliotek eller gruppe af websteder) i denne artikel.

Afsnit i dette segment

  1. Skabeloner og versioner

  2. Introduktion til tilknytningsformularen

  3. Tolv spørgsmål, du skal besvare

1. Skabeloner og versioner

De arbejdsprocesser, som findes i SharePoint-produkter, fungerer som masterskabeloner, som de bestemte, individuelle arbejdsprocesser, du føjer til lister, biblioteker og grupper af websteder, er baseret på.

Hver gang, du føjer en arbejdsproces til godkendelse, f.eks, du rent faktisk tilføjer en version af skabelonen generelle arbejdsproces for godkendelse. Du kan give hver version sit eget navn og sine egne indstillinger, som du angiver i Tilknytningsformularen, når du tilføjer den bestemte version. På den måde, du kan føje flere arbejdsprocesser, alle versioner, der er baseret på godkendelse af arbejdsproces master skabelon, men hver af versionerne med navnet og tilpasset for den specifikke måde, du vil bruge den. De navngivne versioner kan også kaldes forekomsteraf arbejdsprocesser.

Til starten af segmentet

2. Introduktion til tilknytningsformularen

Når du tilføjer en ny arbejdsprocesversion, der er baseret på en af de inkluderede arbejdsprocesskabeloner, udfylder du en Tilknytningsformularen til at angive den måde, du vil din nye forekomst til at arbejde.

I følgende afsnit finder du en liste med spørgsmål, som vil forberede dig på at udfylde tilknytningsformularen. Først skal du dog bruge et øjeblik på at gennemse formularen og felterne i den.

Første side i tilknytningsformularen

Første initieringsformular

Anden side i tilknytningsformularen

Form til angivelse af kørselsspecifikke oplysninger

Felterne i det røde felt på den anden side vises også i initieringsformularen, som vises, hver gang arbejdsprocessen startes manuelt. Felterne kan redigeres der for den enkelte kørsel.

Til starten af segmentet

3. Tolv spørgsmål, du skal besvare

Når du har svarene på alle spørgsmålene i dette afsnit, er du klar til at tilføje arbejdsprocessen.

  1. Er dette den korrekte type af arbejdsproces?

  2. Én liste eller ét bibliotek eller hele gruppen af websteder? og Én indholdstype eller alle indholdstyper?

  3. Hvad ville være et godt navn?

  4. Opgavelister og oversigtslister: eksisterende eller nye?

  5. Hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?

  6. Skal arbejdsprocessen også anvendes på de indholdstyper, der nedarver fra denne?

  7. Deltagere: Hvem og i hvilken rækkefølge?

  8. Hvilke andre oplysninger har deltagerne brug for?

  9. Hvornår skal opgaverne være afsluttet?

  10. Hvornår slutter arbejdsprocessen?

  11. Hvem skal have besked?

  12. Vil denne arbejdsproces kontrollere godkendelse af indhold?

01. Er dette den korrekte type af arbejdsproces?

Der findes flere arbejdsprocesskabeloner, der indeholder ordet "Godkendelse" i deres navne. I denne artikel omhandler den arbejdsprocesskabelon, der vises i menuen som godkendelse – SharePoint 2010. Hvis du ikke er sikker på, at denne type af arbejdsproces er det bedste valg for dig, referer til segmentet Få mere at vide i denne artikel. Du kan finde yderligere oplysninger om de andre arbejdsprocesskabeloner, der er tilgængelige i artiklen om arbejdsprocesserne i SharePoint, i afsnittet Se også.

Til starten af segmentet

02. Én liste eller ét bibliotek eller hele gruppen af websteder? (og) Én indholdstype eller alle indholdstyper?

Du kan gøre den nye version af arbejdsprocessen for godkendelse tilgængelig i en enkelt liste eller et bibliotek, eller du kan gøre det tilgængeligt i hele gruppen af websteder.

  • Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for en enkelt liste eller et enkelt bibliotek, kan du konfigurere den, så den kører for alle indholdstyper eller kun en enkelt indholdstype.

  • Hvis du tilføjer arbejdsprocessen for hele gruppen af websteder, skal du konfigurere den, så den kun kører på en enkelt webstedsindholdstype.

Oversigt over en gruppe af websteder med tre måder at tilføje på forklaret

Hvad er en indholdstype?

Hvert dokument eller et andet element, der er gemt i en SharePoint-liste eller et bibliotek hører til en eller anden indholdstype. En indholdstype kan være så grundlæggende og generisk som dokument eller en Excel-regnearkeller som højt specialiserede som Juridiske kontrakt eller Produkt designspecifikation. Nogle indholdstyper er tilgængelige i SharePoint-produkter som standard, men du kan tilpasse disse og tilføje andre, som du selv har oprettet. Kan finde flere oplysninger under oprette eller tilpasse en webstedsindholdstype og tilføje en indholdstype til en liste eller bibliotek.

Til starten af segmentet

03. Hvad ville være et godt navn?

Giv arbejdsprocesversionen et navn, som:

  • Klart og tydeligt angiver, hvad den bruges til.

  • Klart og tydeligt adskiller den fra andre arbejdsprocesser.

Et eksempel

Forestil dig, at du er medlem af en gruppe af redaktører. Gruppen vil bruge to forskellige arbejdsprocesser for godkendelse til at administrere indsendelse af dokumenter fra eksterne bidragydere:

  • Du kører den første arbejdsproces på hvert enkelt dokument, som sendes ind, for at afgøre, om du vil acceptere det til redigeringsprocessen.

  • Når du har accepteret og redigeret et indsendt dokument, kører du den anden arbejdsproces på den redigerede kladde for at afgøre, om det skal godkendes som færdigt.

Du kan navngive den første arbejdsproces Acceptere bidrag godkendelse og andet én Endelig kladde-godkendelse.

Tip!: Som altid er det en god ide at bruge en ensartet navngivningsmetode og sørge for, at alle dem, der arbejder med dine arbejdsprocesser, kender metoden.

Til starten af segmentet

04. Opgavelister og oversigtslister: eksisterende eller nye?

Du kan have arbejdsprocessen bruger webstedets standard opgaver og oversigt, bruge andre eksisterende opgaver og oversigt over lister eller anmodning om nye lister kun for denne arbejdsproces.

  • Hvis der findes mange arbejdsprocesser for webstedet, eller hvis nogle af arbejdsprocesserne involverer mange opgaver, kan det være en god ide at anmode om nye lister til hver enkelt arbejdsproces. Håndtering af alt for lange lister kan reducere ydeevnen. Det er hurtigere og nemmere for systemet at vedligeholde kortere lister end én meget lang liste.

  • Hvis opgaverne og oversigten for arbejdsprocessen indeholder følsomme eller fortrolige data, som du vil holde adskilt fra den generelle liste af typen Opgaver, skal du definitivt angive, at du vil have nye, separate lister til denne arbejdsproces. Når du har tilføjet arbejdsprocessen, skal du kontrollere, at de relevante tilladelser er angivet for de nye lister.

Til starten af segmentet

05. Hvordan (og af hvem) kan denne arbejdsproces startes?

En arbejdsproces kan konfigureres, så den kan startes kun manuelt, kun automatisk eller på begge måder:

  • Når du manuelt starter en arbejdsproces til godkendelse på et bestemt dokument eller element, vises en anden formular, initieringsformularen. Initieringsformularen indeholder de fleste af indstillingerne fra den anden side i Tilknytningsformularen . På den måde, hvis den person, der starter arbejdsprocessen ønsker at ændre nogen af disse indstillinger (for den aktuelle forekomst kun), kan de gøre det før de Klik på Start. Gå til listen > element kontekst menuen > arbejdsprocesser > Vælg arbejdsprocessen skal starte den manuelt.

  • Hvis arbejdsprocessen startes automatisk, er der selvfølgelig ikke mulighed for at vise en initieringsformular, så de standardindstillinger, der er angivet i tilknytningsformularen, anvendes uden nogen ændringer.

I følgende illustration vises forskellen mellem en manuel og en automatisk start.

Formularer til manuel og automatisk start sammenlignet

De ændringer, som du foretager i initieringsformularen, anvendes kun i den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil ændre de permanente standardindstillinger for arbejdsprocessen, skal du redigere den originale tilknytningsformular som gennemgået i segmentet REDIGERE i denne artikel.

Manuel start

Hvis du tillader manuel start, kan alle med de nødvendige tilladelser når som helst starte arbejdsprocessen for alle egnede elementer.

Fordelene ved manuel start er, at du og dine kolleger kan køre arbejdsprocessen, når og hvis I vælger at gøre det. Og hver gang du kører den, har du mulighed for at ændre nogle af indstillingerne ved hjælp af initieringsformularen.

Et hurtigt eksempel    Hvis du vil køre din arbejdsprocessen kun på elementer, der er udarbejdet af en writer fra uden for dit team, beholder starter det kun manuelt den i at køre automatisk på elementer, der er oprettet af du og dine kolleger. (En alternativ løsning: vedligeholde en liste eller et bibliotek for elementer fra forfattere på dit team og en separat liste eller et bibliotek for elementer fra alle andre forfattere. På den måde, du kan køre arbejdsprocessen automatisk, men kun på listen udvendig forfattere. En anden løsning: Tilføj en hvis-betingelse og angive Oprettet af den bestemte person. Arbejdsproces betingelser oversigtsvejledning yderligere oplysninger finder du.)

Den primære ulempe ved manuel start er, at nogen skal huske at køre arbejdsprocessen, når det er relevant at gøre det.

Automatisk start

Du kan konfigurere arbejdsprocessen, så den starter automatisk i forbindelse med en hvilken som helst af følgende hændelser:

  • Nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element.

  • Et nyt element oprettes i eller overføres til listen eller biblioteket.

  • Et element på listen eller i biblioteket ændres.

Fordelen ved automatisk start er, at ingen skal huske at starte arbejdsprocessen. Den kører, hver gang en udløsende hændelse indtræffer.

Et hurtigt eksempel    Hvis du er ansvarlig for nøjagtigheden og relevansen af elementerne på en liste, kan du føje en arbejdsproces for godkendelse til listen og angive dig selv som den eneste deltager. Du kan konfigurere arbejdsprocessen, så den starter automatisk, hver gang et element på listen ændres, og hver gang et nyt element tilføjes. På den måde er du altid opdateret.

To ulemper ved automatisk start:

  • Du kan ikke standse arbejdsprocessen fra at køre, når en udløsende hændelse indtræffer.

  • Du kan ikke ændre nogen indstillinger i begyndelsen af de enkelte forekomster.

Du kan finde flere oplysninger om at køre arbejdsprocessen for godkendelse automatisk, når nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element, i segmentet KONTROLLERE i denne artikel.

Til starten af segmentet

06. Skal arbejdsprocessen også anvendes på de indholdstyper, der nedarver fra denne?

Det er kun, når du føjer en arbejdsproces til en indholdstype for hele gruppen af websteder, at du får mulighed for også at føje arbejdsprocessen til alle de andre indholdstyper i gruppen af websteder, som nedarver fra den indholdstype, som du føjer arbejdsprocessen til.

Noter

  • Det kan tage lang tid, før den handling, som udfører al den ekstra tilføjelse, bliver færdig.

  • Hvis nedarvningen er blevet afbrudt for nogen af de websteder eller underwebsteder, hvor arbejdsprocessen skal føjes til de indholdstyper, der nedarver, skal du sørge for, at du er medlem af gruppen Ejere på hvert af disse websteder eller underwebsteder, før du kører handlingen.

Til starten af segmentet

07. Deltagere: Hvem og i hvilken rækkefølge?

Du skal angive navnet eller mailadressen på dem, som gennemsynsopgaver skal tildeles.

En fase eller flere faser?    Du kan vælge at have kun én fase med gennemsynsopgaver eller at have flere faser. Hvis du har mere end en fase, vil faserne udføres en efter en.

Parallelle gennemsyn eller serielle gennemsyn?    For deltagerne i en hvilken som helst fase kan du vælge, at deres gennemsynsopgaver enten tildeles alle på en gang (parallelt) eller en efter en (serielt) i den rækkefølge, du angiver. Den serielle mulighed kan være praktisk, hvis du f.eks. angiver, at arbejdsprocessen skal slutte efter den første afvisning – eller hvis deltagerne længere henne i processen skal kunne se de kommentarer, som tidligere deltagere har angivet, som en del af konteksten af deres gennemsyn.

Et eksempel

Dette simple scenario illustrerer nogle af de fordele, der er ved både flere faser og serielle gennemsyn:

Forestil dig, at Frank tilføjer en ny arbejdsproces for godkendelse. Han vil have, at hans kolleger Anne og Søren gennemser hvert element, før han selv gennemser det. Han vil også, at arbejdsprocessen skal slutte, før hans eget gennemsyn, hvis enten Anne eller Søren afviser elementet. Frank kan konfigurere dette på to forskellige måder:

  • Ved hjælp af et serielt gennemsyn    Frank konfigurerer en enkelt trin serielle gennemsyn, hvor Anna og Søren er de første to deltagere og han er tredjepart og hun markerer indstillingen Afslut ved første afvisning.
    I denne aftale accepterer godkende Anna elementet, før Søren opgaven er tildelt, og klik derefter Søren skal godkende elementet, før Franks opgaven er tildelt. Hvis Anna afviser elementet, skal hverken Søren eller Frank tildeles en opgave. og hvis hun godkender, men Søren afviser, og derefter arbejdsprocessen stadig afsluttes, før du Franks gennemsynsopgaven tildeles nogensinde.
    Her er, hvordan Frank konfigurerer serielle gennemsyn enkelt trin.
    Formular med indstillinger for seriel fase fremhævet
    Indstillingen Afslut ved første afvisning markeret

  • Ved hjælp af to faser    Hvis Frank ønsker Anna og Søren skal tildeles deres anmeldelser ad gangen, så Søren ikke nødvendigt at vente Anna afsluttes, før hun kan begynde, han kan konfigurere to faser i arbejdsprocessen: først en parallel fase for Anna og Søren gennemsyn , og den anden en separat fase til kun sin egen gennemsyn. Igen, hun markerer indstillingen Afslut ved første afvisning. I anden fase starter ikke, før det første trin er afsluttet; så igen, hvis Anne eller Søren afviser elementet, Franks gennemsynsopgave aldrig skal tildeles.
    Her er, hvordan Frank konfigurerer to faser parallelle gennemsyn.
    Formular med indstillinger for parallel fase fremhævet
    Indstillingen Afslut ved første afvisning markeret

Her er diagrammer over begge løsninger.

Seriel arbejdsproces og arbejdsproces med to faser side om side

Eksterne deltagere    Der er en særlig proces, du skal følge for at medtage de deltagere, som ikke er medlemmer af SharePoint-organisationen. I denne proces fungerer et webstedsmedlem som proxy for den eksterne deltager.

Her er et diagram over processen:

Rutediagram over den proces, der skal følges for at medtage eksterne deltagere

Skal én opgave tildeles til hver hele gruppe eller én til hvert enkelt gruppemedlem?    Hvis du inkluderer en gruppeadresse eller distributionsliste blandt de deltagerne i arbejdsprocessen, kan du angive, at én opgave tildeles til hvert enkelt medlemi gruppen, eller at kun én opgave tildeles hele gruppen(men at der stadig sendes en meddelelse om den enkelte opgave til hvert enkelt medlem. Når kun én opgave tilknyttes hele gruppen, kan et vilkårligt medlem af gruppen gøre krav på opgaven og fuldføre den ene opgave. Du finder en vejledning i, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

Til starten af segmentet

08. Hvilke andre oplysninger har deltagerne brug for?

Der findes et tekstfelt i tilknytningsformularen, hvor du kan angive instruktioner, oplysninger om krav, ressourcer osv.

To ting, som du kan overveje at medtage:

  • Kontaktoplysninger, hvis deltagerne har problemer eller spørgsmål.

  • Hvis der kun tildeles en enkelt opgave til hver gruppe eller distributionsliste i arbejdsprocessen, kan du nævne her, at et medlem fra hver af en sådan gruppe skal gøre krav på opgaven, før vedkommende fuldfører den. På den måde risikerer du ikke, at andre medlemmer af gruppen spilder tid ved at starte på den samme opgave. Du finder oplysninger om, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

Til starten af segmentet

09. Hvornår skal opgaverne være afsluttet?

Du kan angive, hvornår arbejdsprocesopgaver skal være færdige, på en eller begge af følgende måder:

Efter kalenderdato    Du kan angive en enkelt kalenderdato, hvor alle opgaver skal være færdige.

  • Hvis du angiver, at arbejdsprocessen skal starte automatisk, skal du helst undlade bruge denne indstilling. Det skyldes, at den datoværdi, du angiver, ikke automatisk justeres i forhold til den aktuelle dato, hver gang arbejdsprocessen starter automatisk.

Efter opgavevarighed    Du kan angive et antal dage, uger eller måneder, som kan bruges til at færdiggøre hver enkelt opgave, med start på det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

  • En kalenderforfaldsdato tilsidesætter en specifik opgavevarighed. Det vil sige, at hvis dags dato er d. 10. juni, og jeg får tildelt en opgave i dag, som har en varighed på tre dage, men som også har en kalenderforfaldsdato d. 11. juni, forfalder opgaven d. 11. juni (kalenderforfaldsdatoen) og ikke d. 13. juni (slutdatoen for varigheden på tre dage).

Til starten af segmentet

10. Hvornår slutter arbejdsprocessen?

Hvis du vil undgå, at der spildes tid på unødvendige gennemsyn, kan du vælge, at arbejdsprocessen skal slutte med det samme (før den angivne eller beregnede forfaldsdato), når en af to hændelser indtræffer:

  • En deltager afviser elementet.

  • Elementet på nogen måde ændres.

Bemærk!:  Der kan ikke startes en arbejdsproces for et element, som er tjekket ud. Når arbejdsprocessen er startet, kan elementet til gennemsyn dog tjekkes ud for at beskytte det mod ændringer. Men indtil elementet er tjekket ind igen, er der ingen andre arbejdsprocesser, der kan starte for det.

Til starten af segmentet

11. Hvem skal have besked?

I feltet Cc på den anden side i tilknytningsformularen kan du angive navne og adresser på dem, der skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

  • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave til den person, hvis navn angives i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

  • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

Til starten af segmentet

12. Vil denne arbejdsproces kontrollere godkendelse af indhold?

Det kan være, at du har en liste eller et bibliotek, hvor nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer skal gennemses for nøjagtigheden af indholdet eller for relevans i forhold til stil og form, før de bliver synlige for alle dem, der har adgang til listen. Den slags gennemsynsproces kaldes godkendelse af indhold.

I SharePoint-produkter kan du bruge en arbejdsproces for godkendelse for at gøre processen for godkendelse af indhold endnu nemmere og mere effektiv. Du kan finde flere oplysninger i segmentet Kontrollere godkendelse af indhold i denne artikel.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at føje den nye arbejdsproces for godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, skal du gå til det relevante TILFØJE-segment (Liste/bibliotek eller Gruppe af websteder) i denne artikel.

Det kan være, at du har en liste og et bibliotek, hvor nye elementer og/eller nye versioner af aktuelle elementer skal gennemses for nøjagtigheden af indholdet eller relevans i forhold til stil og form, før de bliver synlige for alle dem, der har adgang til listen. Den slags gennemsynsproces kaldes godkendelse af indhold.

Du kan kontrollere godkendelsen af indhold manuelt i SharePoint-produkter uden en arbejdsproces. Men hvis du bruger en arbejdsproces for godkendelse, kan det gøre processen endnu nemmere og mere effektiv.

Hvis du ikke allerede kender til funktionerne for versionsstyring og godkendelse af indhold i SharePoint-produkter, anbefaler vi, at du starter med at læse følgende artikler:

Der er to måder, som en arbejdsproces for godkendelse kan kontrollere processen for godendelse af indhold. Hver måde er tilknyttet et enkelt kontrolelement i den tilknytningsformular, du udfylder, når du første gang tilføjer arbejdsprocessen. Du kan bruge arbejdsprocessen til den ene eller begge af måderne.

Kontrollere publiceringen af overordnede versioner

I området Startindstillinger på den første side i tilknytningsformularen kan du angive indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element. Nogle få ting at bemærke:

  • Denne indstilling er kun tilgængelig for en arbejdsproces for godkendelse, som kører på alle indholdstyper på en enkelt liste eller i et enkelt bibliotek og ikke for nogen af de arbejdsprocesser, der kører på elementer af kun en enkelt indholdstype.

  • Hvis denne indstilling skal være tilgængelig, skal godkendelse af indhold være aktiveret for listen eller biblioteket på siden Indstillinger for versioner, og indstillingen Opret overordnede og underordnede (kladder) versioner skal være markeret på den samme side.

  • Hvis du markerer denne indstilling, vil de efterfølgende to indstillinger være utilgængelige: Start arbejdsprocessen, når der oprettes et nyt element og Start arbejdsprocessen, når et element ændres.

  • Hvis du markerer denne indstilling, kører arbejdsprocessen kun automatisk for et element, når nogen forsøger at publicere en overordnet version af elementet.

  • På en hvilken som helst liste eller i et hvilket som helst bibliotek må der kun være én arbejdsproces for godkendelse, som bruges til godkendelse af publicering af overordnede versioner. Hvis du forsøger at angive en ny arbejdsproces på den samme liste eller i det samme bibliotek for denne funktion, bliver du bedt om at vælge den ene eller den anden.

Kontrol, som ikke er baseret på versionsstyring

I området Aktivér godkendelse af indhold på den anden side i tilknytningsformularen kan du angive indstillingen Opdater godkendelsesstatussen, når arbejdsprocessen er fuldført (brug denne arbejdsproces til at styre godkendelse af indhold).

Denne indstilling er tilgængelig i formularen, uanset om godkendelse af indhold er påkrævet på listen eller i biblioteket. Uanset opdateres værdien i feltet Godkendelse for elementet baseret på resultatet af arbejdsprocessen.

Når du bruger denne indstilling, kan du enten:

  • Altid køre arbejdsprocessen manuelt eller

  • Vælge en eller flere af indstillingerne for automatisk start på første side i tilknytningsformularen eller

  • Tillade både manuel og automatisk start

Indholdsstyring til internetpublicerende websteder

Indholdsstyring er en specialiseret proces på de websteder, der publicerer sider på internettet. Derfor er de en specialiseret arbejdsproces for godkendelse af publiceringer, som kan bruges på publicerende websteder. SharePoint indeholder desuden en webstedsskabelon (kaldet Udgivelseswebsted med arbejdsgang), som indeholder en version af den arbejdsproces, som allerede er tilpasset brug i forbindelse med publicering på internettet.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar til at føje den nye arbejdsproces for godkendelse til listen, biblioteket eller gruppen af websteder, skal du gå til det relevante TILFØJE-segment (Liste/bibliotek eller Gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis du ikke er helt fortrolig med, hvordan du tilføjer arbejdsprocesser, kan det være en god ide at se både segmentet FÅ MERE AT VIDE og segmentet PLANLÆGGE i denne artikel, før du fortsætter med trinnene i dette segment.

Afsnit i dette segment

  1. Inden du starter

  2. Tilføje arbejdsprocessen

1. Inden du starter

Der er to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:

Mail    Hvis arbejdsprocessen skal sende en e-mail-meddelelser og påmindelser, skal være aktiveret mail til dit SharePoint-websted. Hvis du ikke er sikker på, at dette allerede er gjort, kan du kontakte administratoren af SharePoint. Se også SharePoint 2013 Step by step: konfiguration for udgående e-mail-indstilling.

Tilladelser    Standardindstillingerne i SharePoint kræver, at du har tilladelsen Administrer lister, for at du kan tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, grupperne Medlemmer og Gæster har ikke. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i segmentet FÅ MERE AT VIDE i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. Tilføje arbejdsprocessen

Følg disse trin:

  1. Åbn den liste eller biblioteket, som du vil føje arbejdsprocessen til.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Bemærk!: Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

  4. Under Vis arbejdsprocestilknytninger af denne type på siden Indstillinger for arbejdsproces, skal du angive, om du vil have arbejdsprocessen til at køre på dokumentet, listen eller en mappe og derefter klikke på Tilføj en arbejdsproces.

  5. Udfyld den første side i Tilknytningsformularen.
    (Vejledninger nedenfor illustrationen).

    Grundlæggende oplysninger om tilføjelse af en arbejdsproces med sektioner vist

    Første boble

    Indholdstype

    Anden boble

    Skabelon

    Vælg skabelonen godkendelse – SharePoint 2010.

    Bemærk!: Hvis skabelonen godkendelse – SharePoint 2010 ikke vises på listen skal du kontakte SharePoint-administratoren for at finde ud af, hvordan du får den aktiveret for gruppen af websteder eller arbejdsområdet. Hvis du er administrator, gå til Indstillinger for websted > Funktioner gruppe af websteder > Aktivere arbejdsprocesser funktion.

    Tredje boble

    Navn

    Skriv et navn på arbejdsprocessen. Navnet identificerer arbejdsprocessen for brugerne af listen eller biblioteket.

    Hvis du vil have forslag til navngivning af arbejdsprocessen, skal du se segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Fjerde boble

    Opgaveliste

    Vælg en opgaveliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Ny opgaveliste for at oprette en ny liste.

    Oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge en eksisterende liste) finder du i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

    Femte boble

    Oversigtsliste

    Vælg en oversigtsliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Oversigt over arbejdsproces (ny) for at oprette en ny liste.

    Oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge en eksisterende liste) finder du i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

    Sjette boble

    Startindstillinger

    Angiv den eller de måder, som arbejdsprocessen kan startes på.

    Oplysninger om valg af startindstillinger finder du i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelsen af indhold, herunder publiceringen af overordnede versioner, finder du i segmentet KONTROLLERE i denne artikel.

    • Bemærk, at indstillingen Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element  ikke vises, hvis du tilføjer arbejdsprocessen for kun en enkelt indholdstype.

    • Bemærk også, at hvis du vælger Start denne arbejdsproces for at godkende publiceringen af en overordnet version af et element, vil de to efterfølgende afkrydsningsfelter ikke være tilgængelige.

  6. Når alle indstillingerne i formularen er, som du vil have, at de skal være, skal du klikke på Næste.

  7. Udfyld den anden side i Tilknytningsformularen.
    (Vejledninger nedenfor illustrationen).

    Bemærk!: SharePoint-produkter indeholder de første mange indstillinger på denne anden side af tilknytningsformularen – nummer 1-7 i følgende illustration, fra Godkendere til CC – hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan ændre disse indstillinger for den ene forekomst.

    Standardværdierne for Tilføj arbejdsproces med felter vist

    Første boble

    Tildelt

    Anden boble

    Rækkefølge

    Angiv, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt).

    Du kan finde flere oplysninger om brug af seriel rækkefølge og parallel rækkefølge i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Tredje boble

    Tilføj en ny fase

    Tilføj en hvilken som helst fase, som du vil have ud over den første, du lige har konfigureret.

    • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Fjerde boble

    Udvid grupper

    • Hvis du vil tildele én opgave til hvert medlem i hver gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem af gruppen modtager en meddelelse om opgaven, og hvert medlem vil have sin egen opgave at fuldføre.

    • Hvis du kun vil tildele én opgave til hele gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem i gruppen modtager en meddelelse om opgaven, men et vilkårligt medlem kan gøre krav på opgaven og fuldføre den på vegne af hele gruppen. Du finder en vejledning i, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

    Femte boble

    Anmodning

    Den tekst, som du angiver her, inkluderes i hver enkelt meddelelse om en opgave, som sendes i arbejdsprocessen. Glem ikke at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan få brug for, herunder:

    • Kontaktoplysninger.

    • Hvis det er relevant, kan du medtage en note om enkelte opgaver, som er tildelt hele grupper eller distributionslister. Du finder en vejledning i, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

    Sjette boble

    Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

    Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen, og/eller angiv det antal dage, uger eller måneder, som kan bruges på at fuldføre de enkelte opgaver fra det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

    • Hvis arbejdsprocessen starter automatisk, er det sædvanligvis en god ide at lade feltet Forfaldsdato for alle opgaver være tomt og bruge de to felter for varighed til at styre forfaldsdatoen. Du kan altid angive en nøjagtig forfaldsdato i initieringsformularen, hvis og når du starter arbejdsprocessen manuelt.

    Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

    Syvende boble

    Cc

    Angiv navnene eller mailadresserne på de personer, som skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

    • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave, hvis et navn angives i dette felt.

    • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

    • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

    Boble 8

    Afslut arbejdsprocessen

    Vælg ingen, den ene eller begge af disse indstilling.

    Du kan finde flere oplysninger om disse indstillinger i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Niende boble

    Aktivér godkendelse af indhold

    Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du vil bruge arbejdsprocessen til at administrere godkendelse af indhold.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelsen af indhold, herunder publiceringen af overordnede versioner, i segmentet kontrollere i denne artikel.

  8. Når du har angivet indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

Hvis du ikke er helt fortrolig med, hvordan du tilføjer arbejdsprocesser, kan det være en god ide at se både segmentet FÅ MERE AT VIDE og segmentet PLANLÆGGE i denne artikel, før du fortsætter med trinnene i dette segment.

Afsnit i dette segment

  1. Inden du starter

  2. Tilføje arbejdsprocessen

1. Inden du starter

Der er to ting, der skal være i orden, før du kan tilføje en arbejdsproces:

Mail    Hvis arbejdsprocessen skal sende en e-mail-meddelelser og påmindelser, skal være aktiveret mail til dit websted. Hvis du ikke er sikker på, at dette allerede er gjort, kan du kontakte administratoren af SharePoint. Se også SharePoint 2013 Step by step: konfiguration for udgående e-mail-indstilling.

Tilladelser    Standardindstillingerne i SharePoint kræver, at du har tilladelsen Administrer lister, for at du kan tilføje arbejdsprocesser for lister, biblioteker eller grupper af websteder. Gruppen Ejere har som standard tilladelsen Administrer lister, grupperne Medlemmer og Gæster har ikke. Du kan finde flere oplysninger om tilladelser i segmentet FÅ MERE AT VIDE i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. Tilføje arbejdsprocessen

Følg disse trin:

  1. Gå til startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på ikonet Indstillinger og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier til webdesigner på siden Indstillinger for websted.

  4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, du vil tilføje en arbejdsproces for, på siden Webstedsindholdstyper.

    Bemærk!:  En arbejdsproces, som føjes til hele gruppen af websteder, skal kun tilføjes for elementer med en enkelt indholdstype.

    Dokumentindholdstyper med type fremhævet

    1. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger på siden for den valgte indholdstype.

    2. Klik på linket Tilføj en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

    3. Udfyld den første side i Tilknytningsformularen.
      (Vejledninger nedenfor illustrationen).

    Side til konfiguration af arbejdsprocessen

    Første boble

    Skabelon

    Anden boble

    Navn

    Skriv et navn på arbejdsprocessen. Navnet identificerer arbejdsprocessen for brugerne af gruppen af websteder.

    Hvis du vil have forslag til navngivning af arbejdsprocessen, skal du se segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Tredje boble

    Opgaveliste

    Vælg en opgaveliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende opgaveliste eller klikke på Ny opgaveliste for at oprette en ny liste.

    Oplysninger om årsager til at oprette en ny opgaveliste (i modsætning til at vælge en eksisterende liste) finder du i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

    Fjerde boble

    Oversigtsliste

    Vælg en oversigtsliste, der skal bruges med arbejdsprocessen. Du kan vælge en eksisterende oversigtsliste eller klikke på Oversigt over arbejdsproces (ny) for at oprette en ny liste.

    Oplysninger om årsager til at oprette en ny oversigtsliste (i modsætning til at vælge en eksisterende liste) finder du i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

    Femte boble

    Startindstillinger

    Angiv den eller de måder, som arbejdsprocessen kan startes på.

    Oplysninger om valg af startindstillinger finder du i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Sjette boble

    Vil du føje arbejdsprocessen til underordnede indholdstyper?

    Angiv, om arbejdsprocessen skal føjes til (tilknyttes) alle andre websteder og listeindholdstyper, som nedarver fra denne indholdstype.

    • Det kan tage lang tid, før den handling, som udfører al den ekstra tilføjelse, bliver færdig.

    • Hvis nedarvningen er blevet afbrudt for nogen af de websteder eller underwebsteder, hvor arbejdsprocessen skal føjes til de indholdstyper, der nedarver, skal du sørge for, at du er medlem af gruppen Ejere på hvert af disse websteder eller underwebsteder, før du kører handlingen.

  5. Når alle indstillingerne i formularen er, som du vil have, at de skal være, skal du klikke på Næste.

  6. Udfyld den anden side i Tilknytningsformularen.
    (Vejledninger nedenfor illustrationen).

    Bemærk!: SharePoint-produkter indeholder de første mange indstillinger på denne anden side af tilknytningsformularen – nummer 1-7 i følgende illustration, fra Godkendere til CC – hver gang du starter arbejdsprocessen manuelt, så du kan ændre disse indstillinger for den ene forekomst.

    Standardværdierne for Tilføj arbejdsproces med felter vist

    Første boble

    Tildelt

    Anden boble

    Rækkefølge

    Angiv, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt).

    Du kan finde flere oplysninger om brug af seriel rækkefølge og parallel rækkefølge i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Tredje boble

    Tilføj en ny fase

    Tilføj en hvilken som helst fase, som du vil have ud over den første, du lige har konfigureret.

    • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Fjerde boble

    Udvid grupper

    • Hvis du vil tildele én opgave til hvert medlem i hver gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem af gruppen modtager en meddelelse om opgaven, og hvert medlem vil have sin egen opgave at fuldføre.

    • Have kun én opgave, der er tildelt en helegruppe , du angiver i feltet tildelt, Fjern markeringen i dette afkrydsningsfelt. (Hvert medlem af gruppen, modtager en meddelelse om opgave, men ethvert emne kan gøre krav på og fuldføre enkelt opgaven på vegne af hele gruppen. Du kan finde instruktioner til at gøre krav på de en gruppeopgave, i segmentet færdigt i denne artikel.)

    Femte boble

    Anmodning

    Den tekst, som du angiver her, inkluderes i hver enkelt meddelelse om en opgave, som sendes i arbejdsprocessen. Glem ikke at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan få brug for, herunder:

    • Kontaktoplysninger.

    • Hvis det er relevant, kan du medtage en note om enkelte opgaver, som er tildelt hele grupper eller distributionslister. Du finder en vejledning i, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

    Sjette boble

    Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

    Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen, og/eller angiv det antal dage, uger eller måneder, som kan bruges på at fuldføre de enkelte opgaver fra det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

    • Hvis arbejdsprocessen starter automatisk, er det sædvanligvis en god ide at lade feltet Forfaldsdato for alle opgaver være tomt og bruge de to felter for varighed til at styre forfaldsdatoen. Du kan altid angive en nøjagtig forfaldsdato i initieringsformularen, hvis og når du starter arbejdsprocessen manuelt.

    Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

    Syvende boble

    Cc

    Angiv navnene eller mailadresserne på de personer, som skal have besked, hver gang arbejdsprocessen starter eller slutter.

    • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave, hvis et navn angives i dette felt.

    • Når arbejdsprocessen startes manuelt, modtager den person, som startede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

    • Når arbejdsprocessen startes automatisk, modtager den person, som oprindeligt tilføjede den, start- og slutmeddelelser, uden at der er brug for at angive vedkommendes navn i dette felt.

    Boble 8

    Afslut arbejdsprocessen

    Vælg ingen, den ene eller begge af disse indstilling.

    Du kan finde flere oplysninger om disse indstillinger i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Niende boble

    Aktivér godkendelse af indhold

    Markér dette afkrydsningsfelt, hvis du vil bruge arbejdsprocessen til at administrere godkendelse af indhold.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af arbejdsprocessen til at styre godkendelsen af indhold, herunder publiceringen af overordnede versioner, i segmentet kontrollere i denne artikel.

  7. Når du har angivet indstillingerne på denne side, som du vil have dem, skal du klikke på Gem for at oprette arbejdsprocessen.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du er klar, skal du gå til segmentet STARTE i artiklen og starte den første forekomst for at teste den nye arbejdsproces.

En arbejdsproces kan konfigureres, så den kan startes kun manuelt, kun automatisk eller på begge måder:

  • Manuelt når som helst af hvem som helst med de nødvendige tilladelser.

  • Automatisk når en bestemt udløsende hændelse indtræffer. Det vil sige, når et element er føjet til listen eller biblioteket, ændres og/eller når et element på listen på nogen måde, og/eller når nogen forsøger at publicere en overordnet version af et element).
    (Den udløsende hændelse eller hændelser, der er angivet i den første side i Tilknytningsformularen, under den oprindelige tilknytning og konfiguration af arbejdsprocessen. Yderligere oplysninger finder du se segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.)

Bemærk!:  Der kan ikke startes en arbejdsproces for et element, som er tjekket ud. Når arbejdsprocessen er startet, kan elementet til gennemsyn dog tjekkes ud for at beskytte det mod ændringer. Men indtil elementet er tjekket ind igen, er der ingen andre arbejdsprocesser, der kan starte for det.

Afsnit i dette segment

  1. Starte arbejdsprocessen automatisk

  2. Starte arbejdsprocessen manuelt

  3. Starte manuelt på listen eller i biblioteket

  4. Starte manuelt fra et Microsoft Office-program

1. Starte arbejdsprocessen automatisk

Hvis arbejdsprocessen er konfigureret til at starte automatisk, køres arbejdsprocessen hver gang en udløsende hændelse indtræffer for det element, som udløste den.

Når arbejdsprocessen starter, tildeles den eller de første opgaver, og der sendes en meddelelse om opgaven til hver enkelt person, der ejer opgaven. Der sendes også startmeddelelser (forskellig fra meddelelser om opgaver) til den person, som oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, og til alle andre, der er angivet i feltet Cc på den anden side i tilknytningsformularen.

Bemærk!: Når der tilføjes en ny arbejdsproces, som skal starte automatisk, skal feltet Forfaldsdato for alle opgaver på den anden side i tilknytningsformularen sædvanligvis ikke udfyldes, da en eksplicit datoværdi i feltet ikke vil blive automatisk justeret i forhold til den dato, hvor arbejdsprocessen starter hver gang. Du kan finde flere oplysninger i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. Starte arbejdsprocessen manuelt

En bemærkning omkring tilladelser    Sædvanligvis skal du have tilladelsen Rediger elementer for at starte en arbejdsproces. Gruppen Medlemmer og gruppen Ejere har som standard denne tilladelse, men gruppen Gæster har den ikke. En ejer kan dog fra arbejdsproces til arbejdsproces også vælge at kræve, at dem, der starter arbejdsprocessen, skal have tilladelsen Administrer lister. Når ejerne vælger denne indstilling, kan de i bund og grund angive, at det kun er dem selv og andre ejere, der kan starte en bestemt arbejdsproces. Du kan finde flere oplysninger i segmentet Få mere at vide om i denne artikel.

To steder at begynde fra

Du kan starte en arbejdsproces manuelt to forskellige steder:

  • På den liste eller i det bibliotek , hvor elementet er gemt.

  • I selve elementet , åbnet i det Microsoft Office-program, som det blev oprettet i. Bemærk, at dette skal være det installerede program og ikke et webprogram.

De resterende to afsnit i dette segment indeholder vejledninger til begge metoder.

Til starten af segmentet

3. Starte manuelt på listen eller i biblioteket

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor det element, som arbejdsprocessen skal køres for, er gemt.

  2. Klik på ellipsen ud for navnet på elementet, klik derefter på ellipsen i dialogboksen for at åbne elementmenuen, og klik derefter på Arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. Klik på den arbejdsproces, du vil køre, under Start en ny arbejdsproces på siden Arbejdsprocesser: Elementnavn.

  4. Foretag de ændringer, der skal anvendes på denne bestemte forekomst af arbejdsprocessen, på siden Rediger en arbejdsproces i initieringsformularen.

    Bemærk!:  De ændringer, der foretages i initieringsformularen, bruges kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der gælder, hver gang arbejdsprocessen kører, eller hvis du vil ændre de indstillinger for arbejdsprocessen, som ikke vises i denne formular, skal du se segmentet REDIGERE i denne artikel.

    Initieringsformular

    Første boble

    Tildelt

    Anden boble

    Rækkefølge

    Kontrollér, at angivelsen af, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er, som den skal være.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af seriel rækkefølge og parallel rækkefølge i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Tredje boble

    Tilføj en ny fase

    Tilføj de faser, du vil have efter den eller de faser, der er konfigureret i øjeblikket.

    • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

    Du kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

    Fjerde boble

    Udvid grupper

    • Markér afkrydsningsfeltet hvert medlem af hver gruppe , du angiver i feltet Tildel, Vælg dette for at få en opgave, der er tildelt til . (Hvert medlem af gruppen modtager meddelelsen om opgaven, og hver straks har sit eget opgaven er afsluttet).

    • Hvis du kun vil tildele én opgave til hele gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem i gruppen modtager en meddelelse om opgaven, men et vilkårligt medlem kan gøre krav på opgaven og fuldføre den på vegne af hele gruppen. Du finder en vejledning i, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

    Femte boble

    Anmodning

    Den tekst, som du angiver her, inkluderes i hver enkelt meddelelse om en opgave, som sendes i arbejdsprocessen. Glem ikke at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan få brug for, herunder:

    • Kontaktoplysninger i forbindelse med spørgsmål og problemer

    • Hvis det er relevant, kan du medtage en note om enkelte opgaver, som er tildelt hele grupper eller distributionslister. Du finder en vejledning i, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

    Sjette boble

    Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

    Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen, og/eller angiv det antal dage, uger eller måneder, som kan bruges på at fuldføre de enkelte opgaver fra det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

    Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

    Syvende boble

    Cc

    Tilføj eller fjern relevante kontakter. Husk på, at:

    • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave, hvis et navn angives i dette felt.

    • Da du starter arbejdsprocessen manuelt, modtager du meddelelser om start og stop, uanset om du er angivet i dette felt eller ej.

  5. Når du er tilfreds med alle indstillinger i initieringsformularen, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Den eller de første opgaver tildeles i arbejdsprocessen, og samtidig sendes der meddelelser om start til dig og alle dem, der er angivet i feltet Cc i initieringsformularen.

Til starten af segmentet

  1. Åbn elementet i det installerede Office-program på computeren.

  2. Når elementet er blevet åbnet, skal du klikke på fanen Filer, klikke på Gem og send og derefter klikke på den arbejdsproces, der skal køres for elementet.

  3. Hvis du får vist en meddelelse om, at filen skal være tjekket ind, for at arbejdsprocessen kan køre, skal du klikke på Tjek ind.

  4. Klik på knappen Start arbejdsproces.

  5. Foretag de ændringer, der skal anvendes på denne bestemte forekomst af arbejdsprocessen, på siden Rediger en arbejdsproces i initieringsformularen.

    Bemærk!:  De ændringer, der foretages i initieringsformularen, bruges kun under den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen. Hvis du vil foretage ændringer, der gælder, hver gang arbejdsprocessen kører, eller hvis du vil ændre de indstillinger for arbejdsprocessen, som ikke vises i denne formular, skal du se segmentet REDIGERE i denne artikel.

    Initieringsformular

Første boble

Tildelt

Anden boble

Rækkefølge

Kontrollér, at angivelsen af, om opgaverne skal tildeles en ad gangen (serielt) eller alle på en gang (parallelt), er, som den skal være.

Du kan finde flere oplysninger om brug af seriel rækkefølge og parallel rækkefølge i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

Tredje boble

Tilføj en ny fase

Tilføj de faser, du vil have efter den eller de faser, der er konfigureret i øjeblikket.

  • Hvis du vil slette en hel fase, skal du klikke på feltet Tildel for fasen og derefter trykke på Ctrl+Delete.

Du kan finde flere oplysninger om brug af flere faser i segmentet PLANLÆGGE i artiklen.

Fjerde boble

Udvid grupper

  • Hvis du vil tildele én opgave tilhvert medlem i hver gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du markere dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem af gruppen modtager en meddelelse om opgaven, og hvert medlem vil have sin egen opgave at fuldføre.

  • Hvis du kun vil tildele én opgave til hele gruppe, som du angiver i feltet Tildel til, skal du fjerne markeringen i dette afkrydsningsfelt. Hvert enkelt medlem i gruppen modtager en meddelelse om opgaven, men et vilkårligt medlem kan gøre krav på opgaven og fuldføre den på vegne af hele gruppen. Du finder en vejledning i, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

Femte boble

Anmodning

Den tekst, som du angiver her, inkluderes i hver enkelt meddelelse om en opgave, som sendes i arbejdsprocessen. Glem ikke at medtage yderligere instruktioner eller ressourcer, som deltagerne kan få brug for, herunder:

  • Kontaktoplysninger i forbindelse med spørgsmål og problemer.

  • Hvis det er relevant, kan du medtage en note om enkelte opgaver, som er tildelt hele grupper eller distributionslister. Du finder en vejledning i, hvordan du gør krav på en gruppeopgave, i segmentet FULDFØRE i denne artikel.

Sjette boble

Forfaldsdatoer og opgavevarigheder

Angiv en endelig forfaldsdato for hele arbejdsprocessen, og/eller angiv det antal dage, uger eller måneder, som kan bruges på at fuldføre de enkelte opgaver fra det tidspunkt, hvor opgaven tildeles.

Du kan finde flere oplysninger om, hvornår du skal bruge forfaldsdatoer, og hvornår du skal bruge opgavevarigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

Syvende boble

Cc

Tilføj eller fjern relevante kontakter. Husk på, at:

  • Der tildeles ikke en arbejdsprocesopgave, hvis et navn angives i dette felt.

  • Da du starter arbejdsprocessen manuelt, modtager du meddelelser om start og stop, uanset om du er angivet i dette felt eller ej.

  1. Når du er tilfreds med indstillingerne i initieringsformularen, skal du klikke på Start for at starte arbejdsprocessen.

Den eller de første opgaver tildeles i arbejdsprocessen, og samtidig sendes der meddelelser om start til dig og alle dem, der er angivet i feltet Cc i initieringsformularen.

Hvad skal der ske nu?

  • Hvis dette er første gang, denne arbejdsproces er kørt, muligvis de andre deltagere oplysninger og hjælp for at kunne udføre deres tildelte opgaver. (De kan være nyttige segmentet færdigt i denne artikel.)

  • Det er også en god ide at kontrollere, om deltagerne modtager deres mails, og særligt at meddelelserne ikke filtreres fra af filteret for uønsket mail.

  • Og der kan selvfølgelig også være en eller flere arbejdsprocesopgaver, som du selv skal fuldføre. Gå til segmentet FULDFØRE i denne artikel for at få flere oplysninger om, hvordan du fuldfører opgaverne.

  • Du kan finde oplysninger om, hvordan du holder styr på statussen for den aktuelle forekomst af arbejdsprocessen, i segmentet OVERVÅGE i denne artikel.

Hvis dette er første gang, du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for godkendelse, kan det være en god ide at læse hele dette segment, før du fuldfører opgaven. På den måde vil du blive bekendt med alle de muligheder, du har.

Bemærk!: Hvis du ved, at en arbejdsprocesopgave er blevet tildelt til dig, men du ikke har fået en meddelelse om opgaven endnu i din indbakke, skal du kontrollere, at meddelelsen ikke er blevet sendt til din mappe med uønsket mail. Hvis det er tilfældet, skal du justere indstillingerne for filteret for uønsket mail.

Først skal du sørge for, at du har den korrekte artikel

Forskellige typer af arbejdsprocesser kræver forskellige opgavehandlinger.

Så før du begynder, skal du kontrollere, at den opgave, du har fået tildelt, rent faktisk er en opgave i en arbejdsproces for godkendelse og ikke en opgave i en anden type af arbejdsproces.

Se efter teksten Godkend på et af følgende steder:

  • På linjen Emne i meddelelsen om opgaven

  • På meddelelseslinjen i det element, der skal gennemses

  • I opgavetitlen på siden Status for arbejdsproces

Hvis du ikke kan se teksten Godkend på nogen af disse steder, skal du kontakte den person, der startede eller oprindeligt tilføjede arbejdsprocessen, for at få at vide, hvilken arbejdsprocesskabelon den er baseret på – eller om det er en brugerdefineret arbejdsproces. Du kan finde links til artikler om, hvordan du bruger de andre typer af arbejdsprocesser, der findes i SharePoint-produkter, i afsnittet Se også i denne artikel.

Hvis opgaven er en godkendelsesopgave, skal du bare læse videre.

Afsnit i dette segment

  1. En oversigt over processen

  2. Åbne elementet og opgaveformularen fra meddelelsen om opgaven

  3. Åbne elementet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket

  4. Gennemse elementet

  5. Fuldføre og sende opgaveformularen

  6. Forfaldne meddelelser

  7. Gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave (valgfrit)

  8. Anmode om en ændring af et element (valgfrit)

  9. Tildele godkendelsesopgaven til en anden (valgfrit)

  10. Fuldføre en opgave på vegne af en ekstern deltager (valgfrit)

1. En oversigt over processen

Når du får tildelt en opgave i en arbejdsproces, får du besked om opgaven på en af tre måder:

  • Du modtager en mail med meddelelse om opgaven.

  • Du åbner et Microsoft Office-dokument og får vist en meddelelseslinje, hvor der står, at du har fået tildelt en relateret opgave.

  • Du kontrollerer SharePoint-webstedet og opdager, at en eller flere opgaver i øjeblikket er tildelt til dig.

Når du finder ud af, at du har fået tildelt en opgave i en arbejdsproces for godkendelse, skal du sædvanligvis gøre to ting:

  • Gennemse elementet    Find ud af, om du kan godkende elementet i dets nuværende form.

  • Fuldføre din opgave    Brug opgaveformularen til at sende resultaterne af dit gennemsyn.

Derfor er følgende tre elementer ofte involveret i fuldførelsen af en opgave:

  • Meddelelsen om opgaven (som du modtager som en mail)

  • Det element, du skal godkende (som du åbner og gennemser)

  • Opgaveformularen (som du åbner, fuldfører og sender)

Sådan ser de tre elementer ud.

Meddelelse om opgave, element til gennemsyn og opgaveformular

Bemærk!: Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen om opgaven vises kun, når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook og ikke, når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.

Til starten af segmentet

2. Åbne elementet og opgaveformularen fra meddelelsen om opgaven

Følg disse trin

  1. Klik på linket til elementet i instruktionerne Sådan fuldfører du denne opgave i meddelelsen om opgaven.

  2. Klik på Åbn denne opgave på meddelelseslinjen i det åbne element.

Åbn elementet og opgaveformularen i mailen med meddelelsen om opgaven

Bemærk!: Knappen Åbn denne opgave på båndet i meddelelsen om opgaven vises kun, når meddelelsen åbnes i den fulde, installerede version af Outlook og ikke, når den åbnes i Outlook Web Access-webprogrammet.

Til starten af segmentet

3. Åbne elementet og opgaveformularen fra listen eller biblioteket

Følg disse trin:

  1. Gå til den liste eller det bibliotek, hvor det element, der skal gennemses, er gemt, og klik på linket I gang for elementet og arbejdsprocessen.

  2. Klik på titlen på opgaven på siden Status for arbejdsproces.

  3. Klik på linket for elementet på meddelelseslinjen Denne arbejdsproces gælder for i opgaveformularen.

Åbn element og opgaveformular fra listen eller biblioteket

Til starten af segmentet

4. Gennemse elementet

I dette eksempel er elementet et Microsoft Word-dokument.

Tip!:  Hvis dette er en gruppeopgave – dvs. en enkelt opgave, som er tildelt en hel gruppe eller en distributionsliste, så et enkelt medlem af gruppen kan fuldføre opgaven for hele gruppen – er det en god ide at gøre krav på opgaven, før du gennemser elementet. På den måde risikerer du ikke, at et andet medlem af gruppen også gennemser artiklen. Du kan finde en vejledning i afsnit 7 i dette segment, Gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave.

Element til gennemsyn åbnet og med gule linjer vist

Bemærk de to gule meddelelseslinjer øverst i dokumentet:

  • Skrivebeskyttet Server    Dette dokument er åben i skrivebeskyttet tilstand – det vil sige, du kan læse dokumentet, men du kan ikke foretage eventuelle ændringer i den.
    (Bemærk, at når fuldfører en arbejdsprocesopgave for godkendelse, skal du som regel Foretag eventuelle ændringer direkte i selve elementet. I stedet skal bruge du opgaveformularen til at registrere alle dine svar.)

  • Arbejdsprocesopgave    Når du er klar til at registrere dine svar i opgaveformularen, skal du klikke på knappen Åbn denne opgave.

Til starten af segmentet

5. Fuldføre og sende opgaveformularen

Opgaveformularen for en opgave i en arbejdsproces for godkendelse ser omtrent sådan ud.

Opgaveformular i arbejdsproces

Bemærk, at de første to elementer (Slet element og Denne arbejdsproces gælder for Titel på element) ikke vises i opgaveformularen, når den åbnes fra elementet til gennemsyn.

Første boble

Slet element

Anden boble

Denne arbejdsprocesopgave gælder for Titel på element

Du kan åbne elementet til gennemsyn ved at klikke på linket her.

Tredje boble

Status, Anmodet af, Konsoliderede kommentarer, Forfaldsdato

Du kan ikke redigere eller ændre værdierne i disse fire felter, men oplysningerne i dem kan være nyttige.

Bemærk, at feltet Konsoliderede kommentarer ikke kun indeholder flere instruktioner til, hvordan du fuldfører opgaven, men også alle de kommentarer, der er sendt af de deltagere, der allerede har fuldført deres opgaver i den samme forekomst af arbejdsprocessen.

På samme måde vil de næste deltagere kunne se de kommentarer, du angiver i feltet Kommentarer (4) i din egen formular, i feltet Konsoliderede kommentarer.

Fjerde boble

Kommentarer

Den tekst, du angiver her, registreres i Oversigt over arbejdsproces, og vil også blive vist i feltet Konsoliderede kommentarer (3) for de næste deltagere.

Femte boble

Godkend

Hvis du vil godkende elementet, skal du først skrive en eventuel kommentar i feltet Kommentarer (4) og derefter klikke på denne knap.

Sjette boble

Afvis

Hvis du vil afvise elementet, skal du først skrive en eventuel kommentar i feltetKommentarer (4) og derefter klikke på denne knap.

Syvende boble

Annullere

Hvis du vil lukke opgaveformularen uden at gemme nogen ændringer eller svar, skal du klikke på denne knap. Opgaven vises som ikke færdiggjort og tildelt dig.

Boble 8

Anmod om ændring

Hvis du vil anmode om en ændring af det element, som du gennemser, skal du klikke på denne knap.

Hvis du vil se en illustration af den formular, hvor du skal angive oplysninger om anmodningen, og vil have flere oplysninger, skal du gå til afsnit  8 i dette segment, Anmode om en ændring af et element.

Bemærk!: Denne indstilling kan være slået fra for nogle arbejdsprocesopgaver.

Niende boble

Gentildel opgave

Hvis du vil tildele godkendelsesopgaven til en anden, skal du klikke på denne knap.

Hvis du vil se en illustration af den side, hvor du skal angive oplysninger om den nye tildeling, og vil have flere oplysninger, skal du gå til afsnit 7 i dette segment, Tildele godkendelsesopgaven til en anden.

Bemærk!: Denne indstilling kan være slået fra for nogle arbejdsprocesopgaver.

Til starten af segmentet

6. Forfaldne meddelelser

Hvis enten en opgave eller en hel arbejdsprocesforekomst skulle have været færdig, sendes der automatisk meddelelser til:

  • Den person, som opgaven er tildelt

  • Den person, som startede arbejdsprocessen (eller hvis den startede automatisk, sendes der en meddelelse til den person, som tilføjede arbejdsprocessen)

Til starten af segmentet

7. Gøre krav på og fuldføre en gruppeopgave (valgfrit)

Hvis kun en enkelt opgave er tildelt en hel gruppe, som du tilhører, kan et vilkårligt medlem af gruppen gøre krav på opgaven og fuldføre den på vegne af hele gruppen.

Gør krav på opgaven, før du gennemser elementet. Når du har gjort krav på opgaven, tildeles den til dig, og ingen andre medlemmer af gruppen kan fuldføre den. På den måde er det kun én person, som gør det nødvendige arbejde.

  1. Gå til siden Status for arbejdsproces, og peg på navnet på den opgave, der er tildelt din gruppe, indtil der vises en pil.

  2. Klik på pilen, klik på Rediger element, og klik derefter på knappen Kræv opgave i opgaveformularen.
    Sådan gør du krav på en gruppeopgave

Når siden Status for arbejdsproces opdateres, kan du se, at opgaven ikke længere er tildelt gruppen, men er tildelt dig.

Hvis du senere vil frigive opgaven til gruppen igen uden at fuldføre den, skal du bruge de samme trin for at vende tilbage til opgaveformularen. Denne gang skal du i stedet klikke på Frigiv opgave.

Knappen Frigiv opgave i opgaveformularen

Til starten af segmentet

8. Anmode om en ændring af et element (valgfrit)

Før du begynder processen, skal du bemærke, at arbejdsprocessen kan være angivet til at slutte med det samme, hvis elementet redigeres. Det kan være en god ide at kontakte den person, der startede eller tilføjede arbejdsprocessen, for at høre, om du må redigere elementet, og om det er i orden, at arbejdsprocessen i så fald slutter.

Vi viser i følgende scenario, hvordan en anmodning om ændring fungerer:

Forestil dig først, at dit navn er Frank.

Forestil dig derefter, at din kollega Anne har startet en arbejdsproces for godkendelse for et dokument, som hun har oprettet.

Når du gennemser Annes nye dokument, synes du, at introduktionen er for lang.

Du klikker på Anmod om ændring nederst i opgaveformular for arbejdsprocessen og udfylder denne formular.

Formular til anmodning om ændring af et element

Første boble

Anmod om ændring fra

Anden boble

Ny anmodning

Beskriv den ændring, du vil foretage, og tilføj flere oplysninger, som den person, der skal foretage ændringen, kan få brug for. Den tekst, du angiver her, føjes til området Konsoliderede kommentarer.

Tredje boble

Ny varighed

Gør en af disse tre ting:

  • Sådan bevares den nuværende forfaldsdato    Lad feltet være tomt.

  • Sådan fjernes forfaldsdatoen    helt    Skriv tallet 0.

  • Sådan angives en ny forfaldsdato    Skriv et tal her, og angiv derefter enhederne for varighed i følgende felt. Sammen angiver de to værdier perioden, før ændringsopgaven forfalder.

Fjerde boble

Enheder for Ny varighed

Hvis du angiver en ny opgavevarighed, skal du bruge dette felt sammen med feltet Ny varighed til at angive perioden, før opgaven forfalder. Eksempel: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger.

Når du udfyldt formularen, skal du klikke på Send. Den aktuelle opgave markeres som Fuldført. Men du er ikke færdig endnu. Du får tildelt en godkendelsesopgave igen, når Anne har fuldført ændringsopgaven.

Imens modtager Anne følgende mailmeddelelse:

Den meddelelse, der sendes, når der anmodes om en ændring af et element

Anne kan hurtigt se i linjen Emne (nr. 1 i illustrationen), at det ikke er en almindelig godkendelsesmeddelelse, men at det i stedet er en anmodning om at ændre noget i elementet. Hun finder oplysningerne om den bestemte ændring, der er anmodet om, i teksten Ændring anmodet af (nr. 2).

Anne tjekker elementet ud, redigerer det, gemmer ændringerne, og tjekker elementet ind igen.

Derefter går hun til siden Status for arbejdsproces og åbner hendes ændringsanmodningsopgave fra området Opgaver.


Formular, der sendes, når den anmodede ændring er fuldført

Anne tilføjer eventuelle oplysninger i feltet Kommentarer, og klikker derefter på Send svar. Der udføres to handlinger i arbejdsprocessen:

  • Annes ændringsanmodningsopgave markeres som Fuldført.

  • Der tildeles en ny godkendelsesopgave til dig (med Annes kommentarer i feltet Konsoliderede kommentarer), og der sendes en meddelelse til dig om opgaven.

Nu kan du færdiggøre gennemsynet af det redigerede element.

Alle disse handlinger registreres og kan ses i sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces, som vist i følgende illustration.

Oversigt over arbejdsproces med handlinger fra ændringsanmodning

Her er et diagram over hele processen.

Rutediagram over ændringsanmodning

Til starten af segmentet

9. Tildele godkendelsesopgaven til en anden (valgfrit)

Hvis du vil have, at en anden person skal fuldføre en arbejdsprocesopgave, som er blevet tildelt til dig, skal du klikke på Gentildel opgave i arbejdsprocesopgaveformularen.

Denne formular vises.

Formular for gentildeling af opgave

Første boble

Tildel opgave til

Anden boble

Ny anmodning

Angiv oplysninger, som kan være relevante for, at den person, du tildeler opgaven til, kan fuldføre opgaven. Den tekst, du angiver her, føjes til området Konsoliderede kommentarer.

Tredje boble

Ny varighed

Gør en af disse tre ting:

  • Sådan bevares den nuværende forfaldsdato    Lad feltet være tomt.

  • Sådan fjernes forfaldsdatoen    helt    Skriv tallet 0.

  • Sådan angives en ny forfaldsdato    Skriv et tal her, og angiv derefter enhederne for varighed i følgende felt. Sammen angiver de to værdier perioden, før ændringsopgaven forfalder.

Fjerde boble

Enheder for Ny varighed

Hvis du angiver en ny opgavevarighed, skal du bruge dette felt sammen med feltet Ny varighed til at angive perioden, før opgaven forfalder. Eksempel: 3 dage eller 1 måned eller 2 uger.

Når formularen er udfyldt, skal du klikke på Næste. Opgaven markeres med Fuldført, en ny opgave tildeles den person, som nu er ansvarlig for opgaven, og der sendes en meddelelse om opgaven.

Alle de nye oplysninger, som du har angivet, medtages i teksten Uddelegeret af i den nye meddelelse om opgaven (nr. 1 i illustrationen nedenfor).

Meddelelse om opgave for en opgave, som er blevet tildelt en ny person

Alle disse ændringer registreres og kan ses i sektionerne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces som vist her.

Områderne Opgaver og Oversigt på siden Status for arbejdsproces for de opgaver, der tildeles en ny person

Til starten af segmentet

10. Fuldføre en opgave på vegne af en ekstern deltager (valgfrit)

Der er en særlig proces, du skal følge for at medtage de deltagere, som ikke er medlemmer af SharePoint-organisationen. I denne proces fungerer et webstedsmedlem som proxy for den eksterne deltager:

  1. Inkluder den eksterne deltagers mailadresse i den relevante Tildel til-fase på den anden side i tilknytningsformularen.

  2. Den eksterne deltagers opgave tildeles rent faktisk til det medlem af webstedet, som startede arbejdsprocessen – eller hvis arbejdsprocessen starter automatisk, til det medlem, som tilføjede arbejdsprocessen. Den person, som opgaven tildeles, fungerer som proxy for den eksterne deltager.

  3. Dette medlem af webstedet modtager en meddelelse om opgaven med instruktioner om at sende en kopi af elementet til gennemsyn til den eksterne deltager. Den eksterne deltager modtager også en kopi af meddelelsen om opgaven, hvilket kan fungere som en vigtig besked eller forhåndsadvisering.

  4. Det medlem af webstedet, som opgaven er tildelt, sender en kopi af elementet til den eksterne deltager.

  5. Den eksterne deltager gennemser elementet og sender svar tilbage til medlemmet af webstedet.

  6. Når medlemmet af webstedet modtager den eksterne deltagers svar, fuldfører vedkommende opgaven på vegne af den eksterne deltager.

Her er et diagram over processen.

Rutediagram over den proces, der skal følges for at medtage eksterne deltagere

På siden Status for arbejdsproces kan du overvåge, tilpasse eller standse en igangværende arbejdsproces for den forekomst af arbejdsprocessen.

Vi viser dig først, hvordan du kommer til siden, derefter viser vi dig, hvordan du bruger de indstillinger og oplysninger, du finder på denne side. Til sidst viser vi dig to andre sider, hvor du kan få flere overvågningsoplysninger.

Afsnit i dette segment

  1. Åbne siden Status for arbejdsproces

  2. Brug af siden Status for arbejdsproces til at overvåge statussen for arbejdsprocessen

  3. Ændre aktive opgaver (opgaver, som er blevet tildelt)

  4. Ændre fremtidige opgaver (opgaver, som ikke er blevet tildelt endnu)

  5. Annullere eller afslutte denne kørsel af arbejdsprocessen

  6. Finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører for et element

  7. Overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder

1. Åbne siden Status for arbejdsproces

Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet findes, og klik på linket I gang for det relevante element og den relevante arbejdsproces.

I dette eksempel er elementet det dokument, der hedder Keynote Draft, og arbejdsprocessen er Approval 3.

Klikker på linket for status for arbejdsproces

Siden Status for arbejdsproces åbnes.

Bemærkninger!: 

  • Hvis der er mange elementer på listen eller i biblioteket, kan du sortere og/eller filtrere for hurtigere at finde det element, du skal bruge. Hvis du gang på gang sorterer og filtrerer på samme måde, kan det være en god ide at oprette en brugerdefineret visning, som automatiserer dette.

  • Du kan også åbne siden Status for arbejdsproces ved enten at klikke på linket Vis status for denne arbejdsproces i en mail med en meddelelse om, at arbejdsprocessen "er startet", eller på linket Se arbejdsproceshistorikken i en mail med en meddelelse om, at arbejdsprocessen "er fuldført" for den specifikke forekomst, du er interesseret i.

Til starten af segmentet

2. Brug af siden Status for arbejdsproces til at overvåge statussen for arbejdsprocessen

Her, under illustrationen af hver sektion på siden Status for arbejdsproces, finder du de overvågningsspørgsmål, som besvares i sektionen.

Sektionen Oplysninger om arbejdsproces

Sektionen Oplysninger om arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvem startede denne forekomst af arbejdsprocessen?

  • Hvornår startede arbejdsprocessen?

  • Hvornår blev den sidste handling i denne forekomst udført?

  • Hvilket element kører denne forekomst for?

  • Hvad er status for forekomsten?

Sektionen Opgaver

Området Opgaver på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvilke opgaver er allerede blevet oprettet og tildelt, og hvad er status for dem?

  • Hvilke opgaver er blevet fuldført, og hvad var resultatet af hver enkelt opgave?

  • Hvad hedder forfaldsdatoen for hver af de opgaver, som allerede er blevet oprettet og tildelt?

De opgaver, som er blevet slettet, og som endnu ikke er blevet tildelt, vises ikke i denne sektion.

Sektionen Oversigt over arbejdsproces

Sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Disse spørgsmål besvares:

  • Hvilke hændelser er allerede indtruffet i denne forekomst af arbejdsprocessen?

  • Bemærk, at overskredne opgaver og meddelelser om overskredne opgaver ikke vises i dette område.

Til starten af segmentet

3. Ændre aktive opgaver (opgaver, som er blevet tildelt)

Der er to måder at ændre de opgaver, der allerede er tildelt, men som endnu ikke er blevet fuldført:

  • Redigere en enkelt aktiv opgave

  • Redigere alle aktive opgaver

Redigere en enkelt aktiv opgave

Tilladelser    Hvis du vil foretage ændringer i en enkelt opgave, der er tildelt til en anden end dig selv, skal du have tilladelsen Administrer lister. (Gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke. Så er det muligt, for eksempel have tilladelser, der gør det muligt at starte en arbejdsproces, men ikke for at foretage ændringer til en anden deltager opgave.)

Hvis du har de nødvendige tilladelser:

  1. Klik på titlen på opgaven på listen Opgaver.
    Klik på titlen på opgaven på listen

  2. Brug opgaveformularen til at fuldføre, slette eller gentildele opgaven.

Du kan finde flere detaljerede oplysninger om, hvordan du bruger opgaveformularen, segmentet færdigt i denne artikel.

Redigere alle aktive opgaver

Tilladelser    Alle fire kommandoen link i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces i alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links, der vises på siden på den person, som startede forekomsten af en arbejdsproces, men den Afslut denne arbejdsproces link ikke vises kun, hvis vedkommende også har tilladelsen Administrer lister. (Igen, gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke).

  1. Klik på linket Opdater aktive opgaver af Godkendelse i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen.

  2. Foretag dine ændringer i den formular, der åbnes, og klik derefter på OK.

    • Der sendes meddelelser med besked om dine ændringer til dem, der er tildelt opgaver i denne kørsel.

    • De opgaver, der allerede er fuldført eller slettet, og de opgaver, der endnu ikke er tildelt, påvirkes ikke af de ændringer, du foretager i formularen.

    • Hvis du vil ændre de opgaver, som endnu ikke er tildelt, skal du se sektionen Ændre fremtidige opgaver.

Ændringsformular for aktive opgaver

Første boble

Varighed pr. opgave, Enheder for varighed

Anden boble

Anmodning

  • Sådan ændres anmodnings-   teksten    Rediger tekstfeltet efter ønske.

  1. Når alle felter ser ud, som du vil have dem, skal du klikke på OK.

Alle aktive opgaver i den aktuelle forekomst opdateres.

Til starten af segmentet

4. Ændre fremtidige opgaver (opgaver, som ikke er blevet tildelt endnu)

Tilladelser    Alle fire kommandoen link i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces i alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links, der vises på siden på den person, som startede forekomsten af en arbejdsproces, men den Afslut denne arbejdsproces nu link ikke vises kun, hvis vedkommende også har tilladelsen Administrer lister. (Igen, gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke).

  1. Klik på linket Tilføj eller opdater godkendere af Godkendelse i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden Status for arbejdsproces.

  2. Foretag dine ændringer i den formular, der åbnes, og klik derefter på OPDATER.

    Bemærk!:  De opgaver, der allerede er oprettet og tildelt påvirkes ikke af de ændringer, du foretager i formularen.

Ændringsformular for fremtidige opgaver

Første boble

Deltagere, Rækkefølge, Udvid grupper

Anden boble

Anmodning

  • Sådan ændres anmodnings-   teksten    Rediger teksten i feltet efter ønske.

Tredje boble

Forfaldsdato for alle opgaver, Varighed pr. opgave, Enheder for varighed

  • Sådan ændres eller fjernes kalenderforfaldsdatoen    Slet den eksisterende dato, og angiv derefter en ny dato, eller hvis du helt vil fjerne den specifikke forfaldsdato, skal du lade feltet være tomt. Skriv ikke et nul i feltet. Feltet skal enten indeholde en kalenderdatoværdi eller være tomt.

  • Sådan bevares den nuværende    varighed    Lad Varighed pr. opgave være tomt, og ret ikke i Enheder for varighed.

  • Sådan fjernes varigheden, så der ikke er    nogen    Skriv tallet 0 i Varighed pr. opgave.

  • Sådan udvides opgavens    varighed    Brug begge varighedsfelter for at angive det antal og den type af enheder, som varigheden skal forlænges med. Du kan finde flere oplysninger om, hvordan du angiver forfaldsdatoer og varigheder, i segmentet PLANLÆGGE i denne artikel.

  1. Når alle felter ser ud, som du vil have dem, skal du klikke på OK.

Alle fremtidige opgaver i den aktuelle forekomst vil afspejle dine ændringer.

Til starten af segmentet

5. Annullere eller afslutte denne kørsel af arbejdsprocessen

Der er to måder, du kan standse en igangværende arbejdsprocesforekomst på, før den er fuldført:

  • Annuller arbejdsprocessen    Alle opgaver annulleres, men beholdes i området Opgaver på siden Status for arbejdsproces.

  • Afslut arbejdsprocessen    Alle opgaver annulleres og slettes fra området Opgaver på siden Status for arbejdsproces. Der vises dog stadig data for dem i området Oversigt over arbejdsproces.

Du får vejledninger til begge metoder nedenfor.

Annullere (alle opgaver annulleres, men beholdes både på listen Opgaver og i oversigten

Tilladelser    Alle fire kommandoen link i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces i alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links, der vises på siden på den person, som startede forekomsten af en arbejdsproces, men den slutter arbejdsprocessen link ikke vises kun, hvis vedkommende også har tilladelsen Administrer lister. (Igen, gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke).

Hvis der ikke længere er brug for den aktuelle forekomst af en arbejdsproces, kan den standses.

  • Klik på Annuller alle Godkendelse-opgaver i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden Status for arbejdsproces.

  • Klik på Ja for at bekræfte.

Linket Annuller alle opgaver

Alle aktuelle opgaver annulleres, og arbejdsprocessen slutter med statussen Annulleret. De annullerede opgaver er stadig angivet både i området Opgaver og i området Oversigt over arbejdsproces.

Afbryde (alle opgaver slettes fra listen Opgaver, men bevares i oversigten)

Tilladelser    Alle fire kommandoen link i følgende illustration vises på siden Status for arbejdsproces i alle, der har tilladelsen Administrer lister. De første tre links, der vises på siden på den person, som startede forekomsten af en arbejdsproces, men den Afslut denne arbejdsproces link ikke vises kun, hvis vedkommende også har tilladelsen Administrer lister. (Igen, gruppen Ejere har tilladelsen Administrer lister som standard, gruppen medlemmer og grupperne besøgende ikke).

Hvis der opstår fejl, eller hvis arbejdsprocessen standser og ikke svarer, kan den afbrydes.

Klik på Afslut denne arbejdsproces i området lige under visualiseringen af arbejdsprocessen på siden Status for arbejdsproces, og klik derefter på Ja for at bekræfte.

Alle de opgaver, der er oprettet af arbejdsprocessen, annulleres og slettes fra området Opgaver på siden Status for arbejdsproces, selvom de stadig vises i området Oversigt over arbejdsproces. Arbejdsprocessen slutter med statussen Arbejdsproces annulleret.

Til starten af segmentet

6. Finde ud af, hvilke arbejdsprocesser der kører for et element

På siden Arbejdsprocesser for et hvilket som helst element finder du en liste over de arbejdsprocesser, der i øjeblikket er aktive for elementet.

  1. Gå til den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er gemt.

  2. Peg på navnet på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. På siden Arbejdsprocesser: Elementnavn under Aktive arbejdsprocesserfinder du en liste over de forekomster, der er aktive for elementet.

Bemærk!:  Bemærk, at der ikke kan køre flere forekomster af en enkelt arbejdsprocesversion på det samme element på samme tid. Eksempel: Der er blevet tilføjet to arbejdsprocesser, som begge er baseret på skabelonen Godkendelse. En kaldes Planlæg godkendelse, og den anden kaldes Budget for godkendelse. Der kan når som helst køre én forekomst af hver af arbejdsprocesserne på et element, men ikke to forekomster af den samme arbejdsproces.

Til starten af segmentet

7. Overvåge arbejdsprocesser for hele gruppen af websteder

Administratorer af grupper af websteder kan hurtigt danne sig et overblik over:

  • Hvor mange arbejdsprocesser baseret på hver arbejdsprocesskabelon, der i øjeblikket findes i gruppen af websteder.

  • Om hver enkelt arbejdsprocesskabelon er aktiv eller inaktiv i gruppen af websteder.

  • Hvor mange forekomster af arbejdsprocesversioner baseret på den enkelte arbejdsprocesskabelon der i øjeblikket kører i gruppen af websteder.

Sådan gør du:

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på Indstillinger ikonet Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted , og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Arbejdsprocesser under Webstedsadministration på siden Indstillinger for websted.

Siden Arbejdsprocesser åbnes, og oplysningerne vises.

Hvad skal der ske nu?

Hvis dette er første gang, arbejdsprocesversionen har kørt, kan det være en god ide at bruge vejledningen i segmentet GENNEMSE i denne artikel til at få vist hændelserne i forekomsten og se, om arbejdsprocessen fungerer efter hensigten.

Når forekomsten af arbejdsprocessen er færdig, kan du gennemse de hændelser, der er registreret i oversigten. Du kan åbne posten for en forekomst i op til 60 dage, efter at forekomsten er fuldført.

Vigtigt!:  Bemærk, at denne oversigt over arbejdsprocessen kun er til orientering. Den kan ikke bruges til officielle revisioner eller til nogen andre juridiske, bevismæssige formål.

Du kan også køre rapporter om arbejdsprocessens overordnede ydeevne på tværs af forekomster.

Afsnit i dette segment

  1. Gennemse hændelser i den nyeste forekomst

  2. Se oversigten for forekomsten i op til 60 dage

  3. Oprette rapporter over arbejdsprocessens ydeevne

1. Gennemse hændelser i den nyeste forekomst

Så længe et element forbliver på den samme liste eller i det samme bibliotek, og indtil den samme arbejdsproces køres igen på det samme element, kan du få adgang til oversigten over den nyeste forekomst fra listen eller biblioteket.

Sådan får du vist siden Status for arbejdsproces for den nyeste forekomst af en arbejdsproces, der er kørt for et element:

  • Gå til den liste eller det bibliotek, hvor elementet findes, og klik på statuslinket for det relevante element og den relevante arbejdsproces.

I dette eksempel er elementet dokumentet Keynote draft, og arbejdsprocessen er New Doc Approval.

Klik på linket for status for arbejdsproces

Sektionen Oversigt over arbejdsproces findes næsten nederst på siden Status for arbejdsproces.

Sektionen Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces

Til starten af segmentet

2. Se oversigten for forekomsten i op til 60 dage

Hvad nu, hvis du vil gennemse oversigten for en forekomst, efter at du har kørt den samme arbejdsproces igen på det samme element?

Det kan du gøre i op til 60 dage enten fra listen eller biblioteket eller fra meddelelsen om fuldførelsen af arbejdsprocessen.

Fra listen eller biblioteket

  1. Gå til den liste eller i det bibliotek, hvor elementet er gemt.

  2. Peg på navnet på elementet, klik på den pil, der vises, og klik derefter på Arbejdsprocesser i rullemenuen.

  3. På siden arbejdsprocesser: elementnavn under Fuldførte arbejdsprocesser, klik på navn eller status for den forekomst af en arbejdsproces, som du vil gennemse.
    Listen Fuldførte arbejdsprocesser på siden Arbejdsprocesser for element
    Siden Status for arbejdsproces for forekomsten åbnes.

Fra meddelelsen om fuldførelse af en arbejdsproces

  • Åbn meddelelsen om fuldførelsen af arbejdsprocessen for den forekomst, du vil gennemse, og klik derefter på linket Se arbejdshistorikken.


Siden Status for arbejdsproces for forekomsten vises.

Det kan være en god ide at oprette en Outlook-regel, så du kan beholde alle dine meddelelser om fuldførelse. Konfigurer reglen, så alle indgående meddelelser med teksten blev fuldført på på linjen Emnekopieres til deres egne separate mapper. Sørg for, at Outlook-reglen konfigureres, så de indgående meddelelser kopieres og ikke flyttes. I så fald vises de ikke i din indbakke.

Til starten af segmentet

3. Oprette rapporter over arbejdsprocessens ydeevne

Hvis du vil vide, hvordan det overordnet går for en af dine arbejdsprocesversioner – over tid og over flere forekomster – kan du oprette den ene eller begge af to foruddefinerede rapporter:

  • Rapport for aktivitetsvarighed    Brug denne rapport til at se gennemsnit for, hvor lang tid hver enkelt aktivitet i en arbejdsproces er om at blive fuldført, og hvor lang tid det tager at fuldføre en hel kørsel eller forekomst af arbejdsprocessen.

  • Annullerings- og fejlrapport    Brug denne rapport til at se, om en arbejdsproces ofte annulleres, eller der ofte opstår fejl, før den fuldføres.

Oprette de tilgængelige rapporter for en arbejdsproces

  1. Gå til listen eller biblioteket, og klik på et vilkårligt link til statusoplysninger i kolonnen Status for arbejdsprocessen.

  2. Klik på Vis arbejdsprocesrapporter under Oversigt over arbejdsproces på siden Status for arbejdsproces.

  3. Find den arbejdsproces, du vil se en rapport for, og klik derefter på navnet på den rapport, du vil se.

  4. På siden Tilpas enten at beholde eller ændre den placering, hvor rapportfilen oprettes, og klik derefter på OK.
    Klik på OK for filplacering
    Rapporten er oprettet og gemt på den angivne placering.

  5. Når rapporten er færdig, kan du klikke på det link, der er vist i illustrationen nedenfor, for at se den. Ellers skal du klikke på OK for at afslutte og lukke dialogboksen. Når du på et senere tidspunkt er klar til at se rapporten, finder du den på det sted, du angav på det forrige trin.

Hvad skal der ske nu?

Hvis arbejdsprocessen fungerer efter hensigten, er du klar til at begynde at bruge den.

Hvis der er noget andet, du vil ændre ved, hvordan den fungerer, skal du se segmentet REDIGERE i denne artikel.

Når du har kørt den første forekomst af den nye arbejdsproces for godkendelse og gennemset resultaterne, kan det være, at du vil foretage nogle ændringer af den måde, som arbejdsprocessen er konfigureret på.

Det kan desuden være, at du i fremtiden vil foretage flere ændringer af konfigurationen.

Det kan også være, at du på et tidspunkt vil deaktivere arbejdsprocessen i kortere eller længere tid, men ikke fjerne den – eller det kan være, at du rent faktisk vil fjerne den helt.

Afsnit i dette segment

  1. Ændre permanente indstillinger for en arbejdsproces

  2. Deaktivere eller fjerne en arbejdsproces

1. Ændre permanente indstillinger for en arbejdsproces

Hvis du vil foretage permanente ændringer af indstillingerne for en eksisterende arbejdsproces, skal du åbne og redigere den tilknytningsformular, som du oprindeligt brugte for at tilføje den.

Hvis arbejdsprocessen kun kører for én liste eller ét bibliotek

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsprocessen kører.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Bemærk!: Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

  4. Klik på navnet på den arbejdsproces, du vil ændre indstillinger for, under Navn på arbejdsproces (klik for at ændre indstillinger) på siden Indstillinger for arbejdsproces.

    Bemærk!:  Hvis den arbejdsproces for godkendelse, som du vil bruge, ikke vises på listen, er den muligvis kun tilknyttet én indholdstype. De arbejdsprocesser, som vises på listen, styres af kontrolelementet Disse arbejdsprocesser er konfigureret til at køre elementer af denne type, som findes lige under listen. Se illustrationen. Klik gennem indstillingerne for indholdstype i rullemenuen for at få vist, hvilken indholdstype der viser den arbejdsproces, du vil bruge. Når den arbejdsproces, du vil bruge, vises på listen, skal du klikke på navnet på den.

  5. Du skal redigere og gemme de relevante indstillinger på de samme to sider i tilknytningsformularen, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.

    Du kan finde flere oplysninger om felterne og kontrolelementerne i tilknytningsformularen i segmentetPLANLÆGGE og det relevante afsnit i segmentet TILFØJE (Liste/bibliotek eller Gruppe af websteder) i denne artikel.

Hvis arbejdsprocessen er aktiv for alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på ikonet Indstillinger Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Webstedsindholdstyper under Gallerier til webdesigner på siden Indstillinger for websted.

  4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen er aktiv for, på siden Webstedsindholdstyper.

  5. Klik på Indstillinger for arbejdsproces under Indstillinger på siden for den valgte indholdstype.

  6. Klik på navnet på den arbejdsproces, som du vil ændre indstillinger for, under Navn på arbejdsproces (klik for at ændre indstillinger) på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  7. Du skal redigere og gemme de relevante indstillinger på de samme to sider i tilknytningsformularen, som oprindeligt blev brugt til at tilføje arbejdsprocessen.

    Du kan finde flere oplysninger om felterne og kontrolelementerne i tilknytningsformularen i segmentetPLANLÆGGE og det relevante afsnit i segmentet TILFØJE (Liste/bibliotek eller Gruppe af websteder) i denne artikel.

Til starten af segmentet

2. Deaktivere eller fjerne en arbejdsproces

Hvis arbejdsprocessen kun kører for én liste eller ét bibliotek

  1. Åbn den liste eller det bibliotek, hvor arbejdsprocessen kører.

  2. Klik på fanen Liste eller Bibliotek på båndet.

    Bemærk!: Navnet på denne fane kan variere, afhængigt af liste- eller bibliotekstypen. For en kalenderliste er navnet på fanen Kalender.

  3. Klik på Indstillinger for arbejdsproces i gruppen Indstillinger.

  4. Klik på linket Fjern, bloker eller gendan en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  5. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser for at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
    Formular på siden Fjern arbejdsprocesser

Der er fem kolonner i formularen:

  • Arbejdsproces    Navnet på arbejdsprocessen.

  • Forekomster    Det antal forekomster af arbejdsprocessen, som i øjeblikket er aktive for elementer.

  • Tillad    Denne indstilling angiver, at arbejdsprocessen kan fortsætte med at fungere normalt.

  • Ingen nye forekomster    Denne indstilling angiver, at aktive forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres. Derefter deaktiveres arbejdsprocessen, så der ikke kan køres nye forekomster af den. Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen på et senere tidspunkt, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.

  • Fjern    Denne indstilling fjerner arbejdsprocessen fra listen eller biblioteket. Alle aktive forekomster afsluttes med det samme, og kolonnen for arbejdsprocessen vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. Handlingen kan ikke fortrydes.

Hvis arbejdsprocessen er aktiv for alle lister og biblioteker i gruppen af websteder

  1. Åbn startsiden for gruppen af websteder – ikke startsiden for et websteder eller et underwebsted i gruppen af websteder.

  2. Klik på ikonet Indstillinger Knappen Indstillinger for offentligt SharePoint Online-websted og klik derefter på Indstillinger for websted.

  3. Klik på Webstedsindholdstyper på siden Indstilling for websted under Gallerier.

  4. Klik på navnet på den webstedsindholdstype, som arbejdsprocessen er aktiv for, på siden Webstedsindholdstyper.

  5. Klik på Indstillinger for arbejdsproces underIndstillinger på siden for den valgte indholdstype.

  6. Klik på linket Fjern, bloker eller gendan en arbejdsproces på siden Indstillinger for arbejdsproces.

  7. Brug formularen på siden Fjern arbejdsprocesser for at deaktivere, genaktivere eller fjerne arbejdsprocesser.
    Formular på siden Fjern arbejdsprocesser

Der er fem kolonner i formularen:

  • Arbejdsproces    Navnet på arbejdsprocessen.

  • Forekomster    Det antal forekomster af arbejdsprocessen, som i øjeblikket er aktive for elementer.

  • Tillad    Denne indstilling angiver, at arbejdsprocessen kan fortsætte med at fungere normalt.

  • Ingen nye forekomster    Denne indstilling angiver, at aktive forekomster af arbejdsprocessen kan fuldføres. Derefter deaktiveres arbejdsprocessen, så der ikke kan køres nye forekomster af den. Denne handling kan fortrydes. Hvis du vil genaktivere arbejdsprocessen på et senere tidspunkt, skal du vende tilbage til denne side og vælge Tillad.

  • Fjern    Denne indstilling fjerner arbejdsprocessen fra gruppen af websteder. Alle aktive forekomster afsluttes med det samme, og kolonnen for arbejdsprocessen vises ikke længere på siden for listen eller biblioteket. Handlingen kan ikke fortrydes.

Hvad skal der ske nu?

Hvis du har foretaget ændringer, skal du teste forekomsten af arbejdsprocessen for at dobbelttjekke virkningerne af ændringerne.

Yderligere tilpasning

Du kan tilpasse arbejdsprocesserne i SharePoint-produkter yderligere på en række forskellige måder.

Du kan endda oprette brugerdefinerede arbejdsprocesser fra bunden.

Du kan bruge et hvilket som helst af følgende programmer:

  • Microsoft SharePoint Designer 2013    Tilpas formularer, handlinger og funktionsmåder i arbejdsprocesserne.

  • Microsoft Visual Studio    Byg dine egne brugerdefinerede arbejdsproceshandlinger.

Du kan finde flere oplysninger i Hjælp til Microsoft Software Developer Network (MSDN).

Udvid dine Office-færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×