Om Access-databaser

En database er en samling oplysninger, der er relateret til et bestemt emne eller formål, f.eks. registrering af kundeordrer eller vedligeholdelse af musiksamlinger. Hvis databasen ikke er lagret på en computer, eller kun dele af den er, skal du registrere oplysninger fra forskellige kilder, som du selv skal koordinere og organisere.

Antag, at leverandørernes telefonnumre er gemt forskellige steder: På arkivkort, der indeholder leverandørers telefonnumre, i produktoplysningsmapper i et arkivskab og på et regneark, der indeholder ordreoplysninger. Hvis en leverandørs telefonnummer ændres, skal du opdatere de pågældende oplysninger alle tre steder. I en database skal du derimod kun opdatere oplysningerne på ét sted. Leverandørens telefonnummer opdateres automatisk alle de steder, du bruger det i databasen.

Access-databasefiler

Ved hjælp af Microsoft Access kan du håndtere alle dine oplysninger fra en enkelt databasefil. I filen kan du bruge følgende:

  • Tabeller, hvis du vil gemme data.  

  • Forespørgsler, hvis du vil søge efter og hente præcis de ønskede data.

  • Formularer, hvis du vil have vist, tilføje og opdatere data i tabeller.   

  • Rapporter, hvis du vil analysere eller udskrive data i et bestemt layout.

  • Dataadgangssider, hvis du vil have vist, opdatere eller analysere data i databasen fra internettet eller et intranet.

A form, report, query, and data access page displaying data from the same table

Knapflade   Gem data én gang i én tabel, men få dem vist flere steder. Når du opdaterer data, opdateres de pågældende data alle de steder, de findes.

2   Få vist data i en forespørgsel

  Få vist data i en formular

  Få vist data i en rapport

  Få vist data på en dataadgangsside

Tabeller og relationer

Opret en tabel for hver type oplysning, du registrerer, for at lagre dataene. Definer relationer mellem tabellerne for at samle dataene fra flere tabeller i en forespørgsel, i en formular, i en rapport eller på en dataadgangsside.

Two tables, each with a Customer ID field that relates them

Knapflade   Kundeoplysninger, der engang fandtes på en adresseliste, er nu placeret i tabellen Kunder.

2   Ordreoplysninger, der engang fandtes i et regneark, er nu placeret i tabellen Ordrer.

  Et entydigt id, f.eks. kunde-id, bruges til at skelne en post fra en anden i en tabel. Ved at føje en tabels entydige id-felt til en anden tabel og definere en relation sammenholdes relaterede poster fra begge tabeller, så de kan samles i en formular, rapport eller forespørgsel.

Forespørgsler

Opret en forespørgsel, hvis du vil søge efter og hente de data, der opfylder de angivne betingelser, herunder data fra flere tabeller. I en forespørgsel kan flere poster også opdateres eller slettes samtidigt og foruddefinerede eller brugerdefinerede beregninger udføres på dataene.

A query with fields from two tables

Knapflade   I denne forespørgsel er oplysninger om Ordre-id, Leveringsdato, Firmanavn og By for kunder i London, hvis ordrer skal leveres i april, hentet fra separate tabeller.

Formularer

Opret en formular for på en let måde at få vist, indtaste og ændre data direkte i en tabel. Når du åbner en formular, hentes dataene fra en eller flere tabeller, og de vises på skærmen med det layout, du vælger i guiden Formular, eller et layout, du selv har opretter i designvisning.

A form displaying one record of information and a Print Invoice button

Knapflade    I en tabel vises mange poster samtidigt, men du skal måske rulle for at se alle dataene i en enkelt post. Når du får vist en tabel, kan du også kun opdatere data fra én tabel ad gangen.

2    I en formular fokuseres på én post ad gangen, og der kan vises felter fra mere end én tabel. Der kan også vises billeder og andre objekter.

  En formular kan indeholde en knap, der udskriver, åbner andre objekter eller på anden måde automatiserer opgaver.

Rapporter

Opret en rapport, hvis du vil analysere dine data eller præsentere dem på en særlig måde, når de udskrives. Du kan f.eks. udskrive én rapport, der grupperer data og beregner totaler, og én anden rapport med forskellige data formateret til udskrivning af adresseetiketter.

Reports that total, display charts, or generate mailing labels

Knapflade   Brug en rapport, hvis du vil oprette adresseetiketter.

2   Brug en rapport, hvis du vil have vist totaler i et diagram.

  Brug en rapport, hvis du vil beregne totaler.

Dataadgangssider

Brug en dataadgangsside, hvis du vil gøre data tilgængelige på internettet eller et intranet til interaktiv rapportering, dataindtastning eller dataanalyse. Dataene hentes fra en eller flere tabeller, og de vises på skærmen med det layout, du selv har oprettet i designvisning, eller med det layout, du har valgt i guiden Side.

Grouped data access page with expand buttons and record navigation toolbars

Knapflade   Klik på udvidelsessymbolet ...

2   ... hvis du vil have vist dataene og værktøjslinjen til postnavigation for det næste detaljeniveau.

  Brug værktøjslinjen til postnavigation for at flytte til, sortere og filtrere poster og for at få Hjælp.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×