Microsoft MyAnalytics tip

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Disse tip kan hjælpe dig med at bruge din tid bedre og fokusere på Hvad er vigtigt i dit arbejde. Alle tip ikke for alle. Hvad du kan og skal altid afhænger af din rolle og den organisation, du arbejder i.

Brug MyAnalytics i Outlook

Vil du gerne vide, hvor mange personer der læser en bestemt mail, som du har sendt? Se Outlook-tilføjelsesprogram til MyAnalytics for at få at vide, hvor mange personer der har læst, besvaret eller videresendt din mail.

Tip: Gå til Outlook, og åbn en mail, som du har sendt eller modtaget. Klik derefter på MyAnalytics øverst i mailen, lige under linjen med modtagere, for at få vist statistikken.

Møder

Færre møder, kortere møder eller mere fokuserede møder. Dette er nogle af indstillingerne, hvis du vil gemme den tid, der er brugt på møder.

Sende opsummeringer i stedet for invitationer

Mail er ikke altid spild af tid. Det kan være en nyttig måde at mindske deltagerantallet i møder på og samtidig stadig holde folk informeret. Hvis du har kollegaer, hvis input til beslutningsprocesser ikke nødvendiggør et møde, kan du efter mødet sende dem en opdatering på mail og informere dem om, hvad der blev besluttet.

Afkorte dine møder

En nylig udført undersøgelse af ledere viste, at 25 til 50 % af den tid, der blev brugt på møder, var spildt. Nogle virksomheder har indført stående møder. Selvom det ikke passer til alle former for møder, vil et stående møde nødvendigvis være kortere og mere effektivt end et typisk møde, der foregår siddende. Alternativt kan du overveje at afkorte eller konsolidere tilbagevendende møder, især hvis der er mere end 10 deltagere.

Genoverveje tilbagevendende møder

En almindeligt tip til produktivitet er at lave "forårsrengøring" af kalenderen. Prøv at annullere alle tilbagevendende møder i en uge, og tilføj så dem, der virkelig er behov for. Det har vist sig, at dette reducerer 10 til 30 % af antallet af møder, der afholdes som et team.

Genoverveje listen over deltagere

Store statusmøder og opdateringsmøder for deltagere, der "need-to-know", kan dræne opmærksomheden, når alle deltagerne ikke er fuldt ud engageret. Multitasking er en almindelig indikator for, at det ikke er absolut nødvendigt, at en person deltager i et møde. Kan du sende en opsummering i stedet?

Modvirke "forretningsturisme"

Ordet "forretningsturisme" er blevet brugt om personer i en virksomhed, som "sørger for at deltage i alle de møder, de kan, så de føler sig velinformeret". Vellykkede møder kræver dynamisk input og fokus fra alle deltagere, og ikke-engagerede deltagere kan forringe mødeeffektiviteten markant. Som arrangør skal du prøve at begrænse samarbejde med mødedeltagere for at reducere forstyrrelse og sikre tilstrækkeligt bidrag.

Mail

Tag telefonen, lad være med at bruge "svar til alle", eller frameld dig maillister, der ikke er nyttige – det er nogle af de alternative muligheder for det, du kan gøre, hvis du kan se, at du bruger for meget tid på mails.

Fjerne unødvendige mailmodtagere

Før du klikker på Send, så se lige på listen over modtagere for at sikre dig, at hver person har noget at bidrage med til samtalen. Tænk dig om en ekstra gang, før du bruger Svar til alle. Som standard bør du kun svare afsenderen. Brug kun Svar til alle, når dit svar virkelig er relevant for alle involverede. Nogle modtagere har muligvis kun behov for at kende resultatet af beslutninger og ikke blive sat på som CC for hele samtalen.

Sende færre mails – bruge Skype eller gribe telefonen

Før du overhovedet sender en mail, bør du tage højde for denne viden. En opgavestyrke, der arbejdede med enkelhed i organisationer, fandt, at en reduktion på 54 procent i ledelsens mails, resulterede i en produktivitetsforøgelse på 7 procent i hele virksomheden. En kolonne med ledelsestip understøttede denne indfaldsvinkel ved at opfordre ledere til at "gribe telefonen". Telefonopkald er ofte mere effektive end mailsamtaler frem og tilbage og gør det muligt at besvare spørgsmål i realtid. Skype er en god mulighed.

Framelde dig grupper, som du ikke læser

Overvej at melde dig ud af grupper, som du reelt ikke behøver at være en del af. Hvis du ender med bare at slette mails eller flytte dem til mappen med mails, der skal "læses senere", og aldrig får set på dem igen, er det måske bedre slet ikke at få disse mails til at fylde op i din indbakke.

Tage hensyn til andres indbakker

Du kan måske introducere følgende firmadisciplin vedrørende Cc-mail. Det er i virkeligheden ret enkelt: Når du besvarer en mail, flytter du alle dem, du kan, til BCC med beskeden "flytter Jonathan, Bente og Jeanette til BCC for spare deres Indbakke". Det giver disse kollegaer en mulighed for at protestere, hvis de ønsker at forblive i tråden, men kan også redde dem fra bare at få fyldt deres indbakke op og spilde deres tid. Denne simple anerkendelse af værdien af folks tid er også med til at sprede en god adfærd, hver gang nogen bemærker det. Videregiv det

Uden for arbejdstid

Være en betænksom kollega!

  • Komprimer mails og statusopdateringer med daglige eller ugentlige oversigter i mails, der er "informative". Det reducerer generel støj og tilfældighed forårsaget af mailoverbelastning.

  • Gem udkast, eller udskyd levering af mails til modtagernes normale arbejdstid. Begræns mail, der sendes sent om aftenen eller tidligt om morgenen, til kun at være hastemails, der skiller sig ud fra mængden.

  • Deaktiver beskeder på din telefon og computer, når du prøver at koncentrere dig.

Som et team:

  • For eksempel: Ingen møder om onsdagen

  • Aftalte "teamtimer"

  • Hav respekt for andres tid

  • Vær bevidst om mødeoverskridelser, og hvem du inviterer

Fokustid

Vi definerer fokustid som mindst to fortløbende timer uden møder. Fokustid forventes at repræsentere tilstrækkelig tid til, at du kan koncentrere dig om det, du skal levere, eller fuldføre andre vigtige opgaver.

Blokere fokustid i kalenderen

Prioriter din egen tid, og bloker, så der ikke kan ske overbookning. Udvis på samme måde respekt for overbooking for dit teams blokerede tid.  

Færre møder

Færre møder kan give mere tid til at koncentrere sig om betydningsfulde opgaver eller hvile.

Mere tid til at fremme relationer kan medføre højere produktivitetsniveau

Afsat tid til lidt afslapning i løbet af arbejdsdagen kan betyde mere for ét arbejdsmæssigt vellykket resultat end bare mental genoprettelse. Dedikeret tid til at fremme relationer og udvikle netværk har vist sig at være uvurderligt for professionelle fremskridt. En undersøgelse, der er foretaget af et partnerteam, har bevist en sammenhæng mellem succesfulde sælgere og store netværk. De fandt, at de bedste sælgere havde interne netværk, der var 33 % større end sælgere med resultater, der lå under gennemsnittet. I dette tilfælde resulterer en investering i betydningsfulde kollegarelationer i højere ydeevne.

Afsætte tid til det, der er vigtigt

Før du springer frokosten over og i stedet tager en fjerde kop kaffe ved dit skrivebord, bør du nyde et måltid sammen med dit team. Det giver dit hoved en pause, forstærker dit netværk og øger sandsynligvis produktiviteten.

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×