Mål: Starte et projekt

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Planlægningsfasen i et projekt kan strække sig over lang tid og involverer mange personer, så det er vigtigt at definere projektets målsætninger, forudsætninger og begrænsninger. Planlægningsfasen er også tidspunktet for udarbejdelse af en plan for administration af omfang til håndtering af ændringer i projektets målsætninger.

På små projekter er det muligvis ikke nødvendigt at skrive hele dokumenter, som andre skal læse igennem. Vejledningen i denne artikel kan dog være nyttig, hvis du skriver noter om projektet til dig selv.

Tip: Denne artikel er en i en række af artikler i Projektoversigten, der beskriver en lang række projektledelsesaktiviteter. Vi kalder disse aktiviteter for "mål", fordi de er organiseret omkring livscyklussen for projektledelsen: Opbygge en plan, spore og administrere et projekt og lukke et projekt.

  |  Næste mål

Se alle mål i projektoversigten

Mand med projektplaner

Nummer 1  Definer dit projekts målsætninger     Klare projektmålsætninger er afgørende, fordi projektets succes afhænger af, i hvor høj grad du opfylder målsætningerne.

Mere ...

Et klart projektmål er både specifikt og målbart. Undgå vage mål som f.eks. "At producere leverancer af højeste kvalitet". Et projekts mål kan omfatte:

  • En liste over projektleverancer.

  • Specifikke forfaldsdatoer, både for endelig færdiggørelse af projektet og for mellemliggende milepæle.

  • Bestemte kvalitetskriterier, som leverancerne skal opfylde.

  • Omkostningsgrænser, som projektet ikke må overstige.

For at målsætningerne skal være effektive, skal alle projekt-interessenter samt sponsorer, der sponserer projektet, officielt acceptere målsætningerne. Ofte opretter projektlederen et målsætningsdokument, der bliver en permanent del af projektet.

Hvis dokumentet blev oprettet i et andet program end Microsoft Office Project 2007, som f.eks Microsoft Office Word 2007 eller Microsoft Office OneNote 2007, kan du vedhæfte dokumentet i din projektfil for nem adgang.

Hvis du bruger Microsoft Office Project Web Access 2007, kan du let overføre understøttende dokumenter i starten af et projekt. Dette er praktisk, hvis dit team ikke har en delt mappe eller et websted, der indeholder oplysninger, der er relevante for projekter eller andre virksomhedsopgaver.

Hvis du bruger Microsoft Office Project Portfolio Server 2007, kan du også overføre dokumenter. Desuden kan du spore projekter via den indledende proces og godkendelsesprocessen, før du implementerer dem. I takt med at nye projekter indledes, kan du vurdere dem i forhold til målene for organisationen.

Bemærk: Du kan også tilføje projektniveauoplysninger i feltet Kommentarer i dialogboksen Egenskaber for et projekt. Dette hjælper dig til at finde dokumenter og projekter efter projektstart.

nummer 2  Identificer dine projektforudsætninger     I planlægningsfasen af et projekt har du formentlig mange vigtige og ubesvarede spørgsmål. F.eks. hvornår vil vigtige ressourcer kunne begynde at arbejde? Og hvor lang tid tager en ny proces?

Mere ...

For at påbegynde planlægningen skal du foretage nogle kvalificerede gæt og derefter bruge disse estimater til at oprette din tidsplan.

Det er vigtigt at holde styr på dine forudsætninger, så:

  • Projektinteressenterne og sponsorerne kan rejse kritik af forudsætningerne og derefter formelt acceptere en række projektforudsætninger.

  • Når du har flere oplysninger om disse faktorer, kan du opdatere tidsplanen.

Overvej disse projektområder, når du identificerer dine underliggende antagelser:

  • Afleveringer fra andre projekter eller afdelinger: Hvis dit projekt afhænger af andres arbejde, skal de forstå denne afhængighed og acceptere afleveringsdatoerne.

  • Ressourcetilgængelighed og -brug (herunder personer, materialer og udstyr): Hvis du ikke leder de personer, som arbejder på projektet, hvem gør så? Og har vedkommende godkendt din brug af disse ressourcer?

  • Opgavevarighed: Er dine skøn for varigheden af opgaver baseret på pålidelige oplysninger eller gæt?

  • Projektomkostninger: Hvor afgørende er omkostningerne til projektet? Hvem skal godkende dit budget eller øge det, hvis det er nødvendigt?

  • Tid til rådighed: Hvis du arbejder med en kendt deadline, har du så en realistisk chance for at afslutte alle opgaver og levere en acceptabel kvalitet?

  • Leverancer: Stemmer din liste over projektafhængigheder og -leverancer overens med det, som kunder og andre interessenter forventer? Hvis du skal gå på kompromis med en leverance, er dine interessenter enige i, hvilke aspekter af leverancen der først gås på kompromis med?

Dette er blot nogle få problematikker, der er værd at overveje, inden du går i gang et komplekst projekt. Projektets ultimative succes afhænger af, om der identificeres forudsætninger og udarbejdes backupplaner, men også i lige så høj grad af, om du får gennemført de planer, du har lagt.

2007 Microsoft Office-system tilbyder en række softwareløsninger, som kan hjælpe dig med at forstå de komplekse forhold i et projekt, inden du begynder at arbejde med projektet. Du kan f.eks. oprette et komplekst, tværfunktionelt rutediagram eller en blog, så teammedlemmernes idéer kan blive noteret, når de brainstormer til projektplanerne.

nummer 3  Identificer dit projekts begrænsninger     Begrænsninger på et projekt er faktorer, som potentielt begrænser projektlederens muligheder.

Mere ...

Typisk er de tre største begrænsninger følgende:

  • Tidsplan, f.eks. en fast slutdato eller en deadline for en større milepæl.

  • Ressourcer, f.eks. et foruddefineret budget.

  • Omfang, f.eks. et krav om, at der skal udvikles tre modeller af produktet.

En ændring i én af disse begrænsninger påvirker normalt de andre to og kan påvirke den overordnede kvalitet.

Hvis f.eks. varigheden af projektet (tidsplanen) reduceres, kan øge det antal medarbejdere (ressourcer), du skal bruge, og reducere antallet af egenskaber, som kan indgå i produktet (omfang).

Projektlederen bestemmer, om denne afvejning kan accepteres. Dette begreb kaldes "de tre begrænsninger for projektstyring" eller "projekttrekanten".

I løbet af planlægningsprocessen skal du lave en liste over projektets begrænsninger for at sikre, at alle projektets interessenter er opmærksomme på dem, og at de får mulighed for at kommentere på listen.

Det kan også betale sig for interessenterne at blive enige om, hvordan der skal reageres på uventede begrænsninger, der opstår under af projektforløbet.

Hvis omkostningerne til arbejdskraft f.eks. viser sig at være højere end forventet, er interessenterne muligvis villige til at reducere omfanget af projektet på bestemte, foruddefinerede måder.

Bemærk: I Project betyder ordet "begrænsning" en restriktion eller begrænsning, som du har angivet i en Opgave. Du kan f.eks. angive, at en opgave skal starte på en bestemt dato eller afsluttes før en bestemt dato.

nummer 4  Udarbejd en plan for administration af omfang     Når du har identificeret projektets målsætninger, forudsætninger og betingelser, er du klar til at lave en kladde af en plan for administration af omfang.

Mere ...

Projektets omfang er kombinationen af alle projekts mål og opgaver, og det arbejde, der kræves for at udføre dem.

Planen for administration af omfang er et dokument, der beskriver, hvordan projektets omfang vil blive administreret, og hvordan ændringer i omfanget, skal integreres i projektet.

Denne plan er nyttig, fordi projektteams ofte skal justere målsætningerne i løbet af et projekt.

En plan for administration af omfang kan omfatte følgende:

  • En vurdering af, hvor sandsynligt det er, at omfanget ændrer sig, hvor ofte og i hvor stor udstrækning.

  • En beskrivelse af, hvordan eventuelle ændringer i omfang vil blive identificeret og klassificeret.

    I et byggeprojekt kan det f.eks. være muligt for arbejdslederen at godkende arbejdet, hvis kunden beder om en ændring af designet, der vil koste under DKK 5.000, men hvis ændringen koster mere end det, skal projektledere og kunden også genoverveje omfanget af projektet med hensyn til omkostninger, ressourcer og andre faktorer.

  • En plan for, hvad du skal gøre, når der identificeres en ændring i omfanget (f.eks. underrette sponsoren og udstede en ordre om ændring af kontrakten).

En grundigt udarbejdet plan for administration af omfang kan tjene som grundlag for projektets nødplan.

Selvom du kan oprette en plan for administration af omfang med Project, opretter de fleste projektledere dem med andre programmer som f.eks. Word 2007 eller OneNote 2007.

  |  Næste mål

Se alle mål i projektoversigten

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×