Mål: Optimere projektplanen for at holde budgettet

Vigtigt: Denne artikel er maskinoversat. Se ansvarsfraskrivelsen. Du kan finde den engelske version af denne artikel her til din orientering.

Når du har oprettet din projektplan, skal du gennemgå planlagte omkostninger. Hvis de planlagte omkostninger ikke overholder dine budget, kan du optimere planen, så du kan overholde budgettet. Når du ændrer budgettet, skal du huske, at du også sandsynligvis vil ændre slutdato eller område for projektet. Denne relation mellem tid, omfang og budget ofte kaldes projekttrekant.

Tip: Denne artikel er en i en række af artikler i Projektoversigten, der beskriver en lang række projektledelsesaktiviteter. Vi kalder disse aktiviteter for "mål", fordi de er organiseret omkring livscyklussen for projektledelsen: Opbygge en plan, spore og administrere et projekt og lukke et projekt.

Forrige mål  |  Næste mål

Se alle mål i projektoversigten

Optimere projektplanen for at holde budgettet

Nummer 1 Se projektomkostningerne     Du kan få vist totalerne, omkostningerne over tid eller omkostningerne i et diagram. Det kan hjælpe dig med at se, om du overholder det allokerede budget, og om det er nødvendigt at justere omkostningerne.

nummer 2 Optimere planen for at reducere omkostningerne     Hvis du mener, at de planlagte omkostninger ikke overholder det allokerede budget, kan du bruge forskellige strategier til at reducere omkostningerne.

  •  Justere ressourcerne og omkostningerne for at overholde budgettet

    Klik på alle følgende relevante punkter:

    • Angive omkostninger til ressourcer for at justere almindelige satser og overarbejdssatser, omkostninger pr. gang, faste omkostninger eller omkostningsressourcer.

    • Fjerne eller erstatte en ressourcetildeling for at reducere omkostningerne ved at erstatte en dyr ressource (person, udstyr, materiale eller omkostninger) med en billigere eller reducere antallet af sammenlignelige ressourcer på en enkelt opgave. Nogle gange, når du bruger billigere ressourcer, kan det medføre tilsvarende kompromiser i form af reduceret omfang, længere fuldførelsestid eller lavere kvalitet. Det er dog stadig en af de mest realistiske strategier til at optimere omkostningerne. Hvis du fjerner en dyr ressource fra tildeling, har denne ressource frie hænder til at arbejde på andre opgaver eller projekter, hvor det giver bedre mening fra et økonomisk perspektiv.

    • Gentildele det resterende arbejde på et job for at styre, hvilke af flere ressourcer, der udfører hvilke dele af det resterende arbejde, eller for at angive præcist, hvornår det resterende arbejde skal udføres.

  •  Reducere projektets omfang for at overholde budgettet

    Udfør alle følgende relevante punkter:

    •  Afgøre, om du vil ændre leverancen eller omfanget

      Du skal måske reducere omfanget for at kunne overholde slutdatoen eller budgettet. Når du har oprettet din projektplan, kan det også være, at du har mere tid eller flere penge til rådighed, end du havde regnet med. I begge tilfælde kan du ændre projektets omfang. Du kan vælge at ændre produktets leverancer eller at ændre projektets omfang.

      • Reducere produktets leverancer     Hvis du reducerer omfanget ved at reducere produktets leverancer, leverer du rent faktisk mindre til kunderne eller interessenterne, end du havde planlagt. Lad os antage, at du arbejder på et projekt, hvor der skal udvikles et nyt produkt. For at kunne overholde slutdatoen eller budgettet beslutter du at fjerne nogle produktfunktioner, der oprindeligt blev planlagt og godkendt af kunderne. I dette tilfælde er du formentlig nødt til at indhente godkendelse fra kunderne og vil muligvis skulle justere kontrakten, hvis det er relevant.

      • Reducere projektets omfang     Du kan muligvis levere de samme produktleverancer ved at ændre den måde, du producerer dem på.

        På det projekt, hvor der skal udvikles et nyt produkt, beslutter du f.eks., at der skal fjernes en markedsanalyse, og du reducerer også varigheden af produkttestfasen for at kunne overholde slutdatoen eller budgettet. I dette tilfælde ændres det endelige produkt og leverancerne ikke. Du har imidlertid ændret metoden for at levere dette slutprodukt ved at reducere projektets omfang.

      • Bruge den ledige tid eller det overskydende budget     Hvis du finder ud af, at du har mere tid eller flere penge, end du havde regnet med, kan du tilføje leverancer. Du kan også vælge at øge omfanget af selve projektet, hvilket ofte resulterer i et produkt med en højere kvalitet.

      • Overveje omfangets indvirkning på kvaliteten     Du skal måske reducere omfanget for at kunne overholde slutdatoen eller budgettet. Når du har oprettet din projektplan, kan det også være, at du har mere tid eller flere penge til rådighed, end du havde regnet med. I begge tilfælde kan du ændre projektets omfang. Tænk over, at kvaliteten og omfanget er tæt forbundet. Hvis du reducerer omfanget, kan det være nødvendigt at acceptere et lavere kvalitetsniveau. Hvis du øger omfanget, vil du sandsynligvis øge kvaliteten af projektet og af det endelige produkt.

    • Ændre en varighed for at reducere den mængde tid, der er planlagt til opgaver. Sørg for, at det stadig er muligt at fuldføre arbejdet med den reducerede varighed. Sørg også for at justere den tilsvarende mængde arbejde, der er tildelt til ressourcerne.

    • Du kan fjerne en opgave, hvis den ikke er absolut nødvendig. Vær dog opmærksom på, at hvis du fjerner opgaver, kan kvaliteten af den overordnede projektimplementering blive forringet. Opgaver, der skal udføres, bør stadig afspejles i planen, og kun de opgaver, der betragtes som valgfrie, må fjernes.

    • Du kan erstatte en ressourcetildeling ved at erstatte en dyr ressource (person, udstyr eller materialer) med en billigere ressource. Nogle gange, når du bruger billigere ressourcer, kan det medføre tilsvarende kompromiser i form af reduceret omfang, længere fuldførelsestid eller forringet kvalitet. Det er dog stadig en af de mest realistiske strategier til at optimere omkostninger.

Nummer 3 Justere planen for at udnytte overskydende budget     Når du har oprettet planen, kan det være, at du har overskydende budget tilbage. Du kan vælge at styre projektet i mål uden at bruge hele budgettet. Du kan også vælge at øge omfanget og kvalitetsmålene for projektet.

 Mere . . .

Når du opretter en plan, og Microsoft Office Project 2007 beregner planlægge og pris for projektet, kan det være, at du finder ud af, at du har mere tid eller et øget budget til din rådighed. Du kan vælge at afslutte projektet forud for tidsplanen eller under budgettet. Du kan også øge omfanget og føje kvalitet til projektet.

  • Spørge kunden      Spørg kunden eller interessenter for projektet om, hvordan de foretrækker, at tiden eller pengene bliver brugt. De foretrækker muligvis at lade planen være, som den er, og lade projektet blive leveret forud for tidsplanen eller under budgettet.

  • Tjek din kontrakt     Se, om der er incitamenter i kontrakten (eller i nogle tilfælde endda sanktioner) for at være forud for tidsplanen eller under budgettet. Kontrakttypen (fastpriskontrakt, kontrakt med refunderbare omkostninger eller kontrakt på timepris) kan afgøre, hvordan du kan udnytte den overskydende tid eller det overskydende budget.

  • Tilføje omfang     Du kan tilføje opgaver eller faser, som du gerne ville have med, men som du troede, at der ikke var tid eller penge til. Du kan øge varighed for eksisterende opgaver, så ressourcer har mere tid til at udføre opgaverne. Vær opmærksom på, at hvis du øger omfanget, så skal du sandsynligvis føje både tid og omkostninger til din plan. Hvis du ændrer omfanget og leverancerne, kan det have kontraktmæssige konsekvenser, så sørg for at kontrollere kontrakten og få kundens godkendelse, hvis det er nødvendigt.

  • Hæv kvalitetens standard     Du kan bruge overskydende tid eller budget til at tilføje opgaver eller faser, der øger eller kontrollerer kvaliteten. Du kan øge varigheden af eksisterende opgaver, så ressourcerne har mere tid til at levere arbejde i højere kvalitet. En anden måde at hæve kvaliteten på er at tilføje flere dygtige medarbejdere, mere effektivt udstyr eller bedre materialer. Disse typer ressourcer kan være dyrere, men de kan også være en god måde at bruge det overskydende budget på.

nummer 4 Tilføje en note om omkostningsændringerne    Angiv oplysninger om de ændringer, du har foretaget for at overholde budgettet. Disse noter kan være nyttige, når du sporer projektets faktiske status, afslutter projektet eller indsamler data til det næste projekt.

nummer 5 Evaluere resultaterne af omkostningsoptimeringen    Bekræft, at du har reduceret omkostningerne, og at slutdatoen, arbejdsbelastningen og andre projekter ikke påvirkes negativt af disse ændringer.

Klik på alle følgende relevante punkter:

  • Se projektomkostninger for at se, om du har reduceret omkostningerne, og hvor tæt du er på at kunne overholde dit allokerede budget.

  • Se den kritiske vej for at finde ud af, hvordan de ændringer, du har foretaget for at optimere omkostningerne, påvirker den kritiske vej. Du kan få vist forskellige datoer, opgaver og andre ressourcer, der er knyttet til den kritiske vej.

  • Gennemgå ressourcers arbejdsbelastning for at se, om eventuelle tildelte ressourcer nu er overbelastet eller underudnyttet som følge af dine ændringer for at optimere omkostningerne.

  • Kontrollere indvirkningen på andre projekter for at sikre, at alle ændringer er opdateret i andre projektfiler, der er sammenkædet med eller konsolideret i dit projekt.

nummer 6 Kommunikere ændringerne af tildelinger ud til ressourcerne     Hvis du har tildelt nye opgaver til ressourcer eller ændret eller fjernet eksisterende tildelinger, skal du give de pågældende ressourcer besked om disse ændringer.

Forrige mål  |  Næste mål

Se alle mål i projektoversigten

Bemærk: Ansvarsfraskrivelse for maskinoversættelse: Denne artikel er blevet oversat af et computersystem uden menneskelig indgriben. Microsoft tilbyder disse maskinoversættelse for at hjælpe ikke-engelsktalende brugere til at kunne nyde indhold om Microsofts produkter, tjenester og teknologier. Da artiklen er maskinoversat, kan den indeholde forkerte ord eller syntaks- eller grammatikfejl.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×