Mål: Oprette et projekt til opfølgning

Selvom Microsoft Office Project 2007 gør det nemt at foretage opfølgning, er der mange trin, du skal igennem, før du kan følge op på projektets fremskridt. Først skal du beslutte, hvilken opfølgningsmetode der skal bruges, og hvilke elementer der skal følges op på, f.eks. opgavers startdato og slutdato, arbejde og ressourceomkostninger. Derefter skal du sikre, at din gruppe er oprettet til den valgte opfølgningsmetode.

Tip: Denne artikel er en af en række artikler i projektoversigten, som beskriver et bredt udvalg af projektstyringsaktiviteter. Vi kalder disse aktiviteter for "mål", fordi de er organiseret omkring projektledelsens forløb: Oprettelse af en plan, opfølgning og styring af et projekt og afslutning af et projekt.

Tidligere mål  |  Næste mål

Se alle mål i projektoversigten

Teleskop rettet mod månen

Nummer 1  Forberede sammenligning af projektoplysninger over tid    Det kan være nødvendigt at oprette eller gemme oprindelige projektestimater og faktiske projektdata, som du sammenligner, for at bestemme, hvordan projektet skrider frem.

Klik på alt af det følgende, som gælder:

  • Oprette eller opdatere en oprindelig plan eller en midlertidig plan, så du senere kan sammenligne oplysningerne i din oprindelig plan eller din midlertidig plan med den opdaterede tidsplan eller oprindelige plan senere i projektet. Når du gemmer en oprindelig plan, kan du identificere og afhjælpe uoverensstemmelser og planlægge mere nøjagtigt for tilsvarende fremtidige projekter.

  • Gemme en version af et projekt i Project Server for at gemme forskellige versioner af et projekt, som din administrator af projektstyringen vil have til sammenligning, modellering og arkivering.

  • Sammenligne to versioner af et projekt for at gennemgå forskelle mellem en aktuel version og en tidligere version af det samme projekt i en detaljeret rapport uden at bruge Microsoft Office Project Server 2007.

Nummer 2  Forberede manuel indsamling af data    Selvom det er hurtigst og nemmest at indsamle oplysninger om projektstatus ved at bruge Project Server 2007, kan du have brug for at indsamle disse oplysninger manuelt.

 Mere . . .

Du har måske ikke et e-mail-system eller adgang til et intranet eller internettet, eller projektet er muligvis så beskedent, at det ikke tager lang tid selv at indsamle dataene.

Når du beslutter at indsamle data om projektstatus manuelt, skal du huske på, at du også skal indtaste disse data manuelt i din projektplan. Vær opmærksom på følgende punkter:

  • Bestemme, hvilke projektoplysninger der skal følges op på og opdateres    Du kan f.eks. opdatere start- og slutdatoer for Opgave, opgavers færdiggørelsesprocent og pris.

  • Identificere og indsamle data fra kilderne til oplysningerne    Hvis du f.eks. vil opdatere start- og slutdatoer, skal du indsamle faktiske datoer fra de ressourcer, som er tildelt opgaverne. Hvis du vil indsamle omkostningsdata, kan det være nødvendigt at indhente faktiske omkostninger fra regnskabsafdelingen.

  • Fastlægge en metode til dataindsamling    Du kan aktivt indsamle data ved at ringe til dine kilder eller opsøge dem for at interviewe dem. Eller du kan bede dine kilder om at udfylde en formular og aflevere den.

  • Fastlægge og holde fast i en realistisk tidsplan for indsamling    Hvor ofte vil du eller er det nødvendigt at indsamle og opdatere projektoplysninger? En gang om ugen? En gang om måneden? Hvis du vælger en hyppighed, der er hensigtsmæssig og passer ind i din planlægge, er der større sandsynlighed for, at du indsamler oplysninger om projektstatus og inkorporerer dem i projektplanen.

  • Fastlægge det tidsinterval, hvormed du vil inkorporere faktiske data i projektplanen    Du kan f.eks. inkorporere faktiske omkostninger pr. måned, pr. uge, pr. dag eller pr. time. Med de tidsfaseinddelt visninger i Project 2007 (visningen Opgaveforbrug og Ressourceforbrug) kan du ændre tidsskala og opdatere faktiske data på det nødvendige detaljeringsniveau.

Hvis du holder din gruppes metode til statusrapportering så enkel, som projektet giver mulighed for, får du sandsynligvis oplysninger til tiden.

Nummer 3  Forberede indsamling af data    Vælg et manuelt eller elektronisk system til at indsamle de oplysninger om opgavestatus, du behøver for at følge op på, hvordan projektet skrider frem.

Klik i følgende rækkefølge:

  1. Vise eller ændre URL-adressen for at oprette forbindelse til Project Server, så gruppemedlemmer kan bruge denne URL i deres browser til at få adgang til Microsoft Office Project Web Access-startsiden.

  2. Udgive de seneste plan- og gruppetildelinger for at anmode om, at et gruppemedlem accepterer en tildeling af en opgave. Du kan bruge den statusrapportering, der er tilgængelig i Office Project Web Access, til at følge op på og opdatere opgavernes fremskridt.

Nummer 4  Forberede opfølgning på status for indkøb    Du vil muligvis overvåge, hvor tæt du er på at få de varer og serviceydelser, der er nødvendige for at afslutte projektopgaver.

Efterhånden som du fremskaffe produkter og serviceydelser, kan du følge deres status i hele indkøbsprocessen. Det er f.eks. som minimum godt at vide, om et produkt eller en serviceydelse er i licitation, under evaluering eller ifølge en kontrakt, samt navnet på en valgt leverandør.

Med Project 2007 kan du følge op på indkøbsstatus ved at indsætte de nødvendige felt i visninger med ark og derefter følge op på deres status.

Tidligere mål  |  Næste mål

Se alle mål i projektoversigten

Udvid dine færdigheder
Gå på opdagelse i kurser
Få nye funktioner først
Bliv Office Insider

Var disse oplysninger nyttige?

Tak for din feedback!

Tak for din feedback! Det lyder, som om det vil kunne hjælpe, hvis du bliver sat i forbindelse med en af vores Office-supportteknikere.

×