Lync Web Scheduler

I denne artikel

Oprette et Lync-møde
Sende invitationer til mødedeltagere
- Sende invitationer ved hjælp af dit mailprogram
- Sende invitationer ved hjælp af iCalendar
Adgang og præsentationsværter
- Hvem kommer igennem lobbyen?
- Hvem er præsentationsvært?
Deltage i et møde
Få vist eller redigere eksisterende møder
Slette eller annullere et møde

Oprette et Lync-møde

Lync-møder understøtter både onlinemøder og telefonmøder. Deltagerne kan deltage i et møde fra en computer, hvis de vil se præsentationen, eller de kan deltage via telefon, hvis de kun ønsker lyd.

Gå til https://sched.lync.com, og log på Web Scheduler med dit brugernavn og din adgangskode.
Klik på Opret nyt møde.
Skriv et emne for mødet i feltet Subject.
Du kan lade mødeplaceringen forblive som Online Meeting, eller du kan tilføje en placering, f.eks. et mødelokale, hvis du også har deltagere, der møder personligt.
Skriv en kort meddelelse eller en dagsorden for mødet i feltet Message (valgfrit).
Vælg en tidszone for mødet på rullelisten.
Vælg dato og klokkeslæt for mødet i felterne Start og Slut.
Som standard kan alle – også personer uden for virksomheden – komme forbi lobbyen, som er et virtuelt venterum, hvor du kan give adgang til eller afvise folk. Du kan finde oplysninger om, hvordan du redigerer indstillingerne, i Adgang og præsentationsværter.
Som standard har alle inviterede fra din organisation tilladelse som præsentationsvært. Oplysninger om, hvordan du redigerer indstillingerne, finder du i Adgang og præsentationsværter.
Tilføj deltagernes navne i det tilgængelige felt under Participants and Audio, og adskil dem med et semikolon (;).
Klik på Check names for at bekræfte, at du har de korrekte navne. For de inviterede, der er eksterne i forhold til virksomheden, skal du skrive deres fulde mailadresse, f.eks. mailto:contoso@contoso.com.

Bemærk!: Web Scheduler kontrollerer ikke, om deltagerne eller mødelokalerne er ledige.

Hvis din konto er konfigureret med en provider til lydmøder, vil mødeinvitationen indeholde gratisnummeret, betalingsnummeret og deltagerkoden. Mødedeltagerne kan bruge lyd via computeren eller ringe til mødet, afhængigt af hvad den enkelte bruger foretrækker.
Klik på Gem.

Sende invitationer til mødedeltagere

Du kan sende mødeinvitationen ved hjælp af en af følgende metoder:

Sende invitationer ved hjælp af dit mailprogram

Ved hjælp af denne metode kan du kopiere mødedetaljerne fra Web Scheduler og indsætte dem i en mødeinvitation, som du kan oprette i ethvert mailprogram.

Tip!: Du kan også få adgang til mødeoplysningerne ved at klikke på View Meeting Join Info på siden med mødeoplysninger i Web Scheduler.

Klik på Save, når du er færdig med at oprette mødet.
Der åbnes et vindue med mødeoplysningerne.
Fremhæv mødeoplysningerne, herunder URL-adressen, lydmødenummeret og møde-id'et.
Højreklik på teksten, og klik derefter på Copy.
Åbn dit mailprogram, og opret en almindelig mødeindkaldelse.
Indsæt oplysningerne om onlinemødet i Lync (kopieret i trin 4) i invitationen.
Tilføj deltagerne, kontrollér mødedato og klokkeslæt, skriv en dagsorden for mødet, og send invitationen.

Sende invitationer ved hjælp af iCalendar

Med iCalendar kan brugere af forskellige mailsystemer udveksle kalenderoplysninger. Modtagerne af en iCalendar-invitation skal have software, der understøtter åbning og besvarelse af mødeinvitationen.

I sektionen Mine møder skal du vælge mødet ud fra dets emne og derefter klikke på Eksportér som iCalendar.
Klik på Åbn, når du bliver bedt om det i dit mailprogram.

Bemærk!: iCalendar metager alle de oplysninger, du tilføjede, da du planlagde mødet, f.eks. meddelelsen, deltagerne, sted for mødet, dato og klokkeslæt.
Når kalenderposten åbnes, sendes der en indkaldelse til de personer, du tilføjede som deltagere, da du planlagde mødet.
De inviterede kan derefter åbne iCalendar-filen i deres foretrukne mailprogram, f.eks. Outlook, Notes, iCal osv.

Adgang og præsentationsværter

Standardindstillingerne for adgang og præsentationsvært er optimale for de mest typiske teammøder. Du kan tilpasse mødeindstillingerne til dine behov, mødetypen eller deltagerne.

I sektionen Adgang og præsentationsværter på siden med mødeoplysninger kan du vælge, hvem der kan besøge lobbyen, og hvem der kan deltage i mødet som præsentationsvært.

Hvem kommer igennem lobbyen?

Adgangsindstillinger	Hvad sker der?	Anbefales, når...
Kun arrangør (låst)	Det er kun arrangøren, der ikke skal igennem lobbyen. Alle andre skal vente i lobbyen, indtil de får adgang.	Du ikke ønsker, at deltagerne kan se indholdet før mødet, eller du diskuterer fortrolige oplysninger.
Personer, som jeg inviterer fra mit firma	De personer, som ikke har en konto på dit netværk, og de personer, som ikke er inviteret, skal vente i lobbyen, indtil de får adgang.	Du diskuterer fortrolige oplysninger, og du kun vil give adgang til bestemte personer i virksomheden.
Personer fra mit firma	De personer, der ikke har en konto på netværket, skal vente i lobbyen, indtil de får adgang.	Alle deltagerne skal have en konto på organisationens netværk, og du ikke diskuterer fortrolige oplysninger.
Alle, inklusive personer uden for mit firma	Ingen skal vente i lobbyen.	Du inviterer eksterne deltagere, og du ikke diskuterer fortrolige oplysninger.

Vigtigt!: Selvom mødelobbyen er aktiveret, vil de deltagere, der ringer til mødet, automatisk komme igennem lobbyen.

Hvem er præsentationsvært?

Indstillinger for præsentationsvært	Hvem er præsentationsvært?	Anbefales til...
Kun arrangør	Kun den person, der planlægger mødet.	De præsentationer, hvor deltagerne ikke skal interagere med mødeindholdet. Du kan udnævne flere præsentationsværter under mødet.
Personer fra mit firma	Alle dem, du har inviteret, har en konto på netværket.	Interne gruppearbejdesessioner, hvor alle deltagerne kan dele og ændre mødeindholdet.
Alle, inklusive personer uden for mit firma (der er ingen begrænsninger)	Alle dem, du inviterer.	Gruppearbejdssessioner med de personer, der ikke har en konto på dit netværk.
Personer, som jeg vælger	Du og de deltagere, du vælger.	Præsentationer med mere end én bestemt præsentationsvært.

Bemærk!: Eksterne deltagere eller distributionslister kan ikke inviteres som præsentationsværter ved hjælp af funktionen People I choose. Du kan give præsentationsværten adgang til enkeltpersoner i mødelokalet.

Deltage i et møde

Du kan bruge mødelinket i invitationen til at logge på mødet, eller du kan klikke på fanen Join Meeting i Web Scheduler for at starte mødet.

Klik på mødet under My Meetings.
Klik på fanen Join Meeting på siden med mødeoplysninger.
Lync åbnes, og du kan logge på mødet.

Få vist eller redigere eksisterende møder

Du kan se alle de møder, du har arrangeret, under fanen Mine møderi Web Scheduler. Husk, at Web Scheduler kun viser de møder, du har arrangeret – ikke de møder, du er inviteret til.

Klik på et møde for at åbne siden med mødeoplysninger, som indeholder et kort resume af mødet, et sæt faner, der kan handles ud fra, og mødeoplysningerne.
Klik på Rediger.
Foretag de ønskede ændringer, og klik derefter på Save.
Klik på OK på beskeden, og kontrollér de ændrede oplysninger.

Vigtigt!: Når du opdaterer et møde, skal du manuelt sende de opdaterede oplysninger til de inviterede. Web Scheduler opdaterer ikke automatisk kalenderen.

Hvis du brugte iCalendar til at sende invitationerne, skal du klikke på Export as iCalendar igen for at åbne invitationen og sende en opdatering.
Hvis du kopierede mødeoplysninger fra Lync til en almindelig mødeinvitation, skal du åbne invitationen, opdatere den med de nye mødeoplysninger og sende den igen til dine deltagere.

Slette eller annullere et møde

Dine møder udløber 14 dage efter det planlagte sluttidspunkt, men du kan slette et møde, hvis du vil rydde op i Web Scheduler eller annullere dit møde.

Klik på det møde, du vil slette, under fanen My Meetings.
Klik på fanen Delete Meeting på siden med mødeoplysninger.
Klik på Yes, når du bliver bedt om at bekræfte sletningen.

Vigtigt!: Du skal sende en besked om annulleringen til deltagerne, da Web Scheduler ikke automatisk opdaterer din kalender.
Hvis du brugte iCalendar til at sende invitationerne, skal du åbne invitationen og klikke på Cancel. Der sendes derefter en besked om annulleringen til modtagerne.
Hvis du kopierede mødeoplysningerne fra Lync til en almindelig mødeinvitation, skal du åbne invitationen og derefter klikke på Cancel for at sende en besked om annulleringen til de inviterede.

Toppen af siden