Lync Web Scheduler

Microsoft Lync Online Web Scheduler er et webbaseret program, du kan bruge til at oprette Lync-møder, hvis du ikke har Microsoft Outlook, eller du bruger et operativsystem, som ikke er baseret på Windows. Med Web Scheduler kan du oprette nye møder, ændre eksisterende møder og sende invitationer ved hjælp af dit foretrukne mailprogram.

Virksomhedens supportteam giver dig linket til Web Scheduler-portalen samt et brugernavn og en adgangskode, så du kan logge på. Når du er på siden, kan du klikke på fanerne for at få adgang til forskellige indstillinger, eller du kan bruge tabulatortasten på tastaturet til at vælge den ønskede indstilling.

Oprette et Lync-møde

  1. Gå til den Web Scheduler-side, som virksomhedens supportteam har henvist dig til.

  2. Log på med brugernavn og adgangskode.

  3. Klik på Opret nyt møde.

Skærmbillede af Opret nyt møde

  1. Skriv et Emne for mødet.

  2. Du kan lade mødeplaceringen forblive som Lync-møde, eller du kan tilføje en placering, f.eks. et mødelokale, hvis du også har deltagere, der møder personligt.

  3. Skriv en kort meddelelse eller en dagsorden for mødet i feltet Meddelelse (valgfrit).

  4. Vælg Tidszone samt klokkeslæt for mødets Start og Slut.

  5. Som standard kan alle – også personer uden for virksomheden – komme forbi lobbyen, som er et virtuelt venterum, hvor du kan give adgang til eller afvise folk. Du kan finde oplysninger om, hvordan du ændrer indstillingerne, i Adgang og præsentationsværter.

  6. Som standard har alle fra virksomheden tilladelser som præsentationsvært. Du kan finde oplysninger om, hvordan du ændrer indstillingerne, i Adgang og præsentationsværter.

  7. Tilføj deltagernes navne eller mailadresser under Deltagere og lyd – adskil navnene med semikolon (;).

  8. Klik på Kontrollér navne for at bekræfte, at du har de korrekte navne.

Skærmbillede af dialogboksen Deltagere og lyd

For de inviterede, der er eksterne i forhold til virksomheden, skal du skrive deres fulde mailadresse, f.eks. mailto:contoso@contoso.com?lc=da-dk.

Bemærk:  Vi anbefaler, at du skriver deltagernes fulde mailadresse. Web Scheduler kan kun finde navne på ansatte i virksomheden, hvis de er entydige, og der ikke er to personer med samme navn.

  1. Hvis din konto er konfigureret med en provider til lydmøder, vil mødeinvitationen indeholde gratisnummeret, betalingsnummeret og deltagerkoden. Mødedeltagerne kan bruge lyd via computeren eller ringe til mødet.

  2. Klik på Gem.

Toppen af siden

Sende invitationer til mødedeltagere

Du kan sende mødeinvitationen ved hjælp af en af følgende metoder:

  • Sende invitationer ved hjælp af dit mailprogram

Ved hjælp af denne metode kan du kopiere mødeoplysningerne fra Web Scheduler og indsætte dem i en mødeindkaldelse, du kan oprette i dit foretrukne mailprogram.

  1. Klik på Gem, når du er færdig med at oprette mødet.

  2. Der åbnes et vindue med mødeoplysningerne.

Skærmbillede af vinduet Mødedetaljer

  1. Fremhæv mødeoplysningerne, herunder URL-adressen, lydmødenummeret og møde-id'et.

  2. Højreklik på teksten, og klik derefter på Kopiér.

  3. Åbn dit mailprogram, og opret en almindelig mødeindkaldelse.

  4. Indsæt detaljerne for Lync-mødet (kopieret på trin 4) i indkaldelsen.

  5. Tilføj deltagerne, kontrollér mødedato og klokkeslæt, skriv en dagsorden for mødet, og send indkaldelsen.

  • Sende indkaldelser ved hjælp af iCalendar

Med iCalendar kan brugere af forskellige mailsystemer udveksle kalenderoplysninger. Modtagerne af en iCalendar-invitation skal have software, der understøtter åbning og besvarelse af mødeindkaldelsen.

  1. I sektionen Mine møder skal du vælge mødet ud fra dets emne og derefter klikke på Eksportér som iCalendar.

Skærmbillede af feltet Møde med muligheden for at eksportere som iCalendar

  1. Klik på Åbn, når du bliver bedt om det i dit mailprogram.

  2. Når kalenderposten åbnes, sendes der en indkaldelse til de personer, du tilføjede som deltagere, da du planlagde mødet.

  3. De inviterede kan nu åbne og gemme iCalendar-filen i deres foretrukne mailprogram, f.eks. Outlook, Notes, iCal osv.

Toppen af siden

Adgang og præsentationsværter

Standardindstillingerne for møder er optimale for de mest typiske teammøder. Du kan tilpasse mødeindstillingerne til dine behov, mødetypen og deltagerne.

Når du opretter et nyt møde under Adgang og præsentationsværter, kan du vælge, hvem der kan besøge lobbyen, og hvem der kan deltage i mødet som præsentationsvært.

Skærmbillede af dialogboksen Adgang og præsentationsværter

Hvem kommer igennem lobbyen?

Adgangsindstillinger

Hvad sker der?

Anbefales, når...

Kun arrangør (låst)

Du er den eneste, der kommer direkte ind i mødet. Alle andre skal vente, indtil du giver dem adgang.

Du holder et møde, hvor det er nødvendigt med høj sikkerhed, eller som omhandler fortrolige oplysninger.

Personer, som jeg inviterer fra mit firma

Kun de personer, der blev inviteret til at deltage i mødet direkte. Alle andre skal vente, indtil du giver dem adgang.

Mødet omhandler fortrolige oplysninger, og du vil kun give bestemte personer adgang.

Personer fra mit firma

Alle i organisationen kan komme direkte ind i mødet – også selvom de ikke er inviteret.

Der ikke er nogen eksterne deltagere, og mødet ikke omhandler fortrolige oplysninger.

Alle, inklusive personer uden for mit firma

Alle, der har adgang til mødelinket, kommer direkte ind i mødet.

Du inviterer eksterne deltagere, og du ikke diskuterer fortrolige oplysninger.

Vigtigt:  Selvom mødelobbyen er aktiveret, vil de deltagere, der ringer til mødet, automatisk komme igennem lobbyen.

Hvem er præsentationsvært?

Indstillinger for præsentationsvært

Hvem er præsentationsvært?

Anbefales til...

Kun arrangør

Du er den eneste præsentationsvært.

De præsentationer, hvor deltagerne ikke skal interagere med mødeindholdet. Du kan udnævne flere præsentationsværter under mødet.

Personer fra mit firma

Alle i virksomheden kan fungere som præsentationsvært.

Passer til møder med medlemmerne i dit team, hvor alle deltagerne kan dele og ændre indhold.

Alle, inklusive personer uden for mit firma (der er ingen begrænsninger)

Alle dem, du inviterer, vil være præsentationsværter.

Brug denne indstilling, når der er eksterne deltagere, og de skal kunne fungere som præsentationsvært.

Personer, som jeg vælger

Du og de personer, du vælger.

Vælg denne indstilling, når bestemte personer skal være præsentationsværter.

Bemærk:  Når du vælger Personer, som jeg vælger, skal du klikke på Vælg præsentationsværter og flytte deltagerne fra Deltager til Præsentationsværter. Eksterne deltagere og distributionslister kan ikke tilføjes som præsentationsværter med denne indstilling, men når du er i mødet, kan du give tilladelser som præsentationsvært til enkeltpersoner.

Toppen af siden

Deltage i et Lync-møde

Klik på mødelinket i mødeindkaldelsen for at logge på.

Skærmbillede af mødelinket i mødeindkaldelsen

Du kan også bruge fanen Deltag i møde i Web Scheduler:

  1. Vælg det møde, du vil deltage i, under Mine møder.

  2. Klik på Deltag i møde til højre på siden.

  3. Lync åbnes, og du logges på mødet.

Du kan få mere at vide under Deltage i et Lync-møde.

Få vist eller redigere eksisterende møder

Du kan se alle de møder, du har arrangeret, under Mine møder i Web Scheduler. Vær opmærksom på, at Web Scheduler kun viser de møder, du har arrangeret – ikke de møder, du har modtaget indkaldelser til.

  1. Gå til Mine møder, og klik derefter på et mødeemne for at åbne siden med detaljer.

Skærmbillede af fanen Mine møder

  1. Klik på Rediger møde.

  2. Foretag de ønskede ændringer, og klik derefter på Gem.

  3. Klik på OK på beskeden, og kontrollér de ændrede oplysninger.

Vigtigt:  Når du opdaterer et møde, skal du manuelt sende de opdaterede oplysninger til de inviterede. Web Scheduler opdaterer ikke automatisk kalenderen.

  • Hvis du brugte iCalendar til at sende indkaldelserne, skal du klikke på Eksportér som iCalendar igen for at åbne invitationen og sende en opdatering.

  • Hvis du kopierede mødeoplysninger fra Lync til en almindelig mødeindkaldelse, skal du åbne indkaldelsen, opdatere den med de nye mødeoplysninger og sende den igen til deltagerne.

Toppen af siden

Slette eller annullere et møde

Dine møder udløber 14 dage efter det planlagte sluttidspunkt, men du kan slette et møde, hvis du vil rydde op i Web Scheduler eller annullere dit møde.

  1. Klik på det møde under fanen Mine møder, du vil slette.

  2. Klik på fanen Slet møde på siden med mødeoplysninger.

  3. Klik på Ja, når du bliver bedt om at bekræfte sletningen.

    Vigtigt:  Du skal sende en besked om aflysningen til deltagerne, da Web Scheduler ikke automatisk opdaterer din kalender.

  4. Hvis du brugte iCalendar til at sende indkaldelserne, skal du åbne indkaldelsen og klikke på Annuller. Der sendes derefter en besked om annulleringen til modtagerne.

  5. Hvis du kopierede mødeoplysningerne fra Lync til en almindelig mødeindkaldelse, skal du åbne indkaldelsen og derefter klikke på Annuller for at sende en besked om annulleringen til de inviterede.

Del Facebook Facebook Twitter Twitter Mail Mail

Var disse oplysninger nyttige?

Fantastisk! Har du mere feedback?

Hvordan kan vi forbedre det?

Tak for din feedback!

×